MANUAL DE FUNCIONES CONTABILIDAD DATOS GENERALES NOMBRE DEL CARGO CONTABILIDAD AREA FINANCIERA CIUDAD BOGOT PERSONAS QUE

SE DESEMPEAN EN EL CARGO CARGO AL QUE REPORTA DIRECTAMENTE CARGOS QUE COORDINA

1 Gerente General

OBJETIVO DEL CARGO Analizar las diferentes cuentas que conforman los balances y estados financieros de diferentes dependencias de la Institucin, revisando y analizando la informacin, a fin de determinar la correcta procedencia de los movimientos efectuados y levantar los informes correspondientes. PROPSITO CLAVE DEL CARGO Analizar los mercados de valores, calculando el precio de los distintos activos financieros en funcin de su situacin patrimonial actual y sus perspectivas futuras de rentabilidad y riesgo. FUNCIONES PRINCIPALES DEL CARGO Funciones y responsabilidades (qu hace?)

Analiza la informacin financiera suministrada por las diferentes unidades. Analiza los saldos mensuales de las diferentes cuentas que conforman los estados financieros para comprobar su razonabilidad. Analiza las cuentas que conforman los estados financieros y elabora los informes correspondientes. Analiza los informes y anexos resultantes de la depuracin mensual de los saldos en las diferentes cuentas de los estados financieros. Analiza los listados especiales enviados por el Departamento de Informtica sobre los diversos movimientos de los registros contables. Analiza los libros mayores auxiliares y los listados de cuentas para verificar la ubicacin de la informacin dentro de los informes parciales. Calcula y lleva el control de los ingresos propios de la Institucin. Efecta los clculos necesarios para el anlisis de los estados financieros. Elabora estados financieros. Mantiene registro actualizado de las modificaciones y/o rectificaciones al presupuesto. Coordina y supervisa el proceso de recoleccin de informacin. Verifica la disponibilidad presupuestaria e informa a unidades solicitantes. Realiza conversiones monetarias. Efecta ajustes al presupuesto de caja, en caso de ser necesario. Efecta auditoras internas. Lleva el control de las ganancias generadas por diferentes conceptos. Lleva el control posterior de las reposiciones de las cajas chicas de las unidades. Elabora puntos de cuentas. Asesora y evaca consultas tcnicas en el rea de su competencia. Elabora proyectos de normas para la creacin y/o administracin de cajas chicas, fondos especiales y otros. Reporta al supervisor inmediato las irregularidades detectadas en el anlisis de cuentas. Transcribe y accesa informacin operando un microcomputador. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organizacin. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala. Elabora informes peridicos de las actividades realizadas.

COMITES Tipo de Comit COMIT DE ANALISIS FINANCIERO COMIT DE APROBACION DEL PRESUPUESTO COMIT DE ESTADOS Y RESULTADOS Dirige Participa Participa AUTONOMIA Decisiones tomadas por s mismo (No requieren aprobacin de superior inmediato) .Las decisiones que se toman se basan en polticas especficas, en procedimientos definidos para lograr objetivos especficos, mejorar mtodos y/o establecer tcnicas y estndares, a nivel operativo. Decisiones que se toman consultando al superior El cargo recibe supervisin general de manera directa y constante, y ejerce supervisin especfica de manera directa y constante. Rol Frecuencia Mensual Mensual Mensual

DATOS GENERALES NOMBRE DEL CARGO AREA CIUDAD PERSONAS QUE SE DESEMPEAN EN EL CARGO CARGO AL QUE REPORTA DIRECTAMENTE CARGOS QUE COORDINA Ejecutivo de cuenta. Comercial Bogot 1 Gerente general - Vendedores. OBJETIVO DEL CARGO Garantizar el cumplimiento de las metas establecidas por el rea comercial PROPSITO CLAVE DEL CARGO Garantizar el cumplimiento de las ventas bajo un excelente servicio al cliente, personal capaz de conformar un equipo humano con un esquema integro en el logro de las metas establecidas por la empresa.

FUNCIONES PRINCIPALES DEL CARGO Funciones y responsabilidades (qu hace?)

Prospeccin del mercado para detectar nuevos clientes Presentacin y ventas de los productos y servicios por medio de tcnicas de negociacin. Recogida de pedidos, (si es poltica de la empresa) Seguimiento y cobros de moros, (si es poltica de la compaa) Evaluar nuevos usos o necesidades de consumo de los clientes activos.

 Preparar pronsticos de venta en funcin del rea asignada para ser evaluados por el supervisor. Definir las necesidades de material promocional y soporte tcnico para su zona. Programar el trabajo en su rea, anticipando los objetivos de cada gestin. Vender todos los productos que la empresa determine, en el orden de prioridades por ella establecidos. Visitar a todos los clientes (activos y/o potenciales) de acuerdo a la zona o cartera establecida. Mantener a los clientes informados sobre novedades, posibles demoras de entrega y cualquier otro tipo de cambio significativo. Diligenciar los formularios y procedimientos para registrar las operaciones de venta. Asistir a las reuniones de trabajo a que fuera convocado. Colaborar en la distribucin y/o colocacin de material promocional en los locales. Asesorar tcnica, comercial y promocionalmente a sus clientes. Actuar como vnculo activo entre la Empresa y sus clientes para gestionar y desarrollar nuevas propuestas de negocios de promocin. Realizar permanentemente tareas de Relaciones Pblicas y manejo de invitaciones a eventos. Participacin en todas las etapas vinculadas con Exposiciones y Congresos. Llevar un control detallado de las operaciones de cada cliente. Programar semanalmente las actividades de visitas a realizar diariamente. Informar diariamente a la Empresa los resultados de sus visitas. Concurrir puntualmente a reuniones, charlas o cursos de capacitacin a los que fuera convocado por la empresa. Apoyar y capacitar al cliente con demostraciones de productos y servicios. Actuar como instructor de otros vendedores cuando la Empresa se lo solicite. Promover las visitas de los Clientes a la Empresa cuando le fuera solicitado. COMITS Tipo de Comit Rol Frecuencia

Comit de supervisores. Comit de vendedores.

Participa. Lidera.

Mensual. Quincenal.

AUTONOMA

Decisiones tomadas por s mismo (No requieren aprobacin de superior inmediato)

Decisiones que se toman consultando al superior Pago de bonificaciones para los vendedores. Proyectos para mejorar las ventas de la compaa. Incrementos salariales a vendedores.

Negociaciones con el cliente. Desarrollar programas de capacitacin y bienestar para el personal. Evaluacin del desarrollo de vendedores.

RELACIN CON CLIENTE Cliente interno (con quin) (para qu) Verifica el bienestar de los empleados. (con quin) Cliente Externo (para qu)

Vendedores

Clientes

Satisfacer las necesidades de los clientes. Verifica el cumplimiento en la entrega de

Gerente general

Entregar informes de las ventas mensualmente.

sus pedidos.

Supervisores

Disea estrategias de ventas.