Temas

Sesin 04

rdenes de compra, contratos y costos asociados a la gestin de compras

Facilitador: Yuri Humala
e_yhumala@ipae.pe

Contenido del mdulo

Definicin de aprovisionamiento y compras. Video: La Meta. Demanda y mtodos de pronstico. Planificacin y programacin del aprovisionamiento: objetivos de compras. Catlogo de materiales: estructura, usos en la gestin de compras. Proceso de compras y tipos de compras. Identificacin y seleccin de potenciales proveedores. Procedimientos para la evaluacin de ofertas. Costos asociados a la gestin de compras. Ejecucin y seguimiento de la compra: contrato de venta y orden de compra. Estrategias de compras y la cadena de suministro. Sistemas de compras contemporneos: B2B, E-Marketplace, E-Procurement Evaluacin de la gestin de compras: indicadores.

Agenda
1. 2. 3. 4. 5. Elementos para la evaluacin de ofertas. Proceso de evaluacin de ofertas. Cuadro de evaluacin de ofertas. Costos asociados a la gestin de compras. Ejercicio de costos.

Elementos para evaluar ofertas

Claridad en los objetivos. Indicadores o factores observables. Meta o estndar deseado para cada indicador. Rangos de evaluacin para las variaciones al estndar. Mtodos de medicin: Instrumentos o metodologas, pruebas tcnicas, tests reconocidos, certificaciones.

Importancia de la evaluacin
Evaluar que me ofrezcan lo que realmente necesito con la mejor calidad y a un precio competitivo.

Asegurar que el proveedor seleccionado: Sea el adecuado: que tenga u ofrezca las caractersticas mnimas necesarias. Tenga un impacto positivo en la productividad de la empresa. Ofrezca un producto o servicio de calidad. Ofrezca un precio de mercado y razonable. Saber por lo que estoy pagando !

Proceso de evaluacin de ofertas

Verificacin procedimientos Ofertantes Evaluacin tcnica Evaluacin econmica Informe de evaluacin Adjudicacin

Proceso de evaluacin
1
Tener los criterios de seleccin: claridad de lo que se desea obtener y recibir las ofertas en base a las necesidades de la empresa.

Preguntarse:
Cules son las caractersticas mnimas que debe tener ese bien o servicio a adquirir? Qu necesito? Cules son los requerimientos de mi empresa? Qu debe tener el proveedor? Qu podra hacer que me incline ms por un proveedor que por los dems? Sobre qu razones basara mi decisin de compra?

Ejemplos:
- Que cumplan alguna calidad requerida por ciertas normas. -Capacidades/tamaos/velocidades especficos en el caso de equipo y maquinaria. - Tiempos de entrega oportunos. - Que exista una garanta - Que ya se haya tenido una experiencia favorable en el pasado. - Instalaciones, capacidad tcnica. - Cierto nivel financiero, de organizacin y de administracin. - Reconocimiento y reputacin. - Localizacin, entre otros.

Proceso de evaluacin
2
Realizar bsqueda de proveedores. 1 Comunicar adecuadamente el bien o servicio que se desea adquirir.

Solicitar cotizaciones por escrito, evitar cotizaciones por telfono.

Analizar las ofertas recibidas.

Caractersticas de las cotizaciones

Se solicitan ANTES de ejecutar la actividad B Comparables entre s A
Cotizaciones

Descriptivas / C Caracterizan Bien o Servicio D Incluyen Precio

A nombre de la empresa beneficiaria

Cuadro de evaluacin de ofertas

Criterios de Seleccin / Caractersticas Mnimas Que tenga capacidad para hornear 18 latas Que posea una cmara de coccin y fachada de acero inoxidable 3 Carros por cada horno Instalacin en la panadera Que tenga un funcionamiento: Monofsico 220 Volts. Otros requisitos Tiempo de entrega: 30 das despues de aceptada la oferta Garanta: Un ao Cumple con todas las caractersticas? Precio del bien Cantidad Total Ofertas que califican por cumplir todos los requisitos Se recomienda adjudicar el suministro del servicio descrito a la empresa: Justificacin de la seleccin: $ $ 1 12,430.00 Califica Primer Lugar $ Si Si Si 12,430.00 $ 1 19,999.99 No Califica $ Si Si No 19,999.99 $ 1 18,660.00 No Califica No (2 meses) Si No 18,660.00 Oferta 1 Oferta 2 Oferta 3 Cumplen con las caractersticas mnimas especificadas? (Si/No): Si Si Si Si Si No No No Si Si No especifica No especifica Si No Si

Oferta 1 Se seleccion a Oferta 1 debido a que cumple todas las caractersticas requeridas

Costo de renovacin
Son todos los gastos en que se incurren durante la compra de los inventarios. Este costo se calcula sumando todos los gastos durante un perodo (1 ao) dividiendo entre el total de rdenes de compra emitidos en ese mismo perodo.
1. Gastos de ordenar

Gestin del chequeo de stocks, emisin de requisiciones, solicitudes de cotizacin, rdenes de compra, su proceso de firmas y envo al proveedor.

Costo de renovacin
2. Gastos de seguimiento

Incluye

los

incurridos

en

comunicaciones, recepcin,

visitas, o

emisin de documentos de verificacin control de calidad. 3. Gastos diversos Son otros gastos relacionados con las compra de los materiales, como: Controles de la factura de compra. Trmites administrativos. Gastos de local, servicios, etc. del rea de compras.

Costo de posesin
Tambin llamado Costo de Almacenaje son todos aquellos gastos incurridos en mantener y controlar las existencias fsicas en los almacenes de la empresa. Se expresa en porcentaje del valor promedio anual del inventario. Incluye los siguientes gastos:
1. Gastos financieros

Intereses Costos de Oportunidad Intereses ms costos de oportunidad Costos Financieros

Costo de posesin
2. Gastos de riesgo

Seguro del local, contra incendio, robos y otro daos.

3. Gastos de almacenamiento

Costo de funcionamiento del almacn. Pago de Impuestos. Costo de Obsolescencia. Mermas.

Costos - Ejercicio
Demanda anual Precio unitario S/. Costo de renovacin x O/C S/. Costo de posesin 150,000 10.00 2,745 28%

Nmero de pedidos al ao Cantidad a Pedir Inventario Promedio Costo de posesin valorizado S/. Costo de renovacin S/. Costo Total (C.P. + C.R.) S/.

1 150,000 75,000 210,000 2,745 212,745

2 75,000 37,500 105,000 5,490 110,490

3 50,000 25,000 70,000 8,235 78,235

4 37,500 18,750 52,500 10,980 63,480

5 30,000 15,000 42,000 13,725 55,725

6 25,000 12,500 35,000 16,470 51,470

8 18,750 9,375 26,250 21,960 48,210

10 15,000 7,500 21,000 27,450 48,450

12 12,500 6,250 17,500 32,940 50,440

Inventario Promedio - Clculo

Hay varias formas de calcular el Inventario promedio (IP): Esta dado por la mitad de la cantidad comprada (CC): I.P. = CC/2 Suma del Inventario Inicial (II) ms el Inventario Final (IF), dividido entre 2: I.P. = (II + IF)/2 Suma de los Inventarios Finales mensuales, dividiendo el resultado entre el nmero de meses considerados: I.P. = (IF1+IF2+IF3+.+IFn)/n Se obtiene por la suma de los Inventarios Iniciales (II) de cada mes, ms el Inventario Final (IF) del ltimo mes que se considere, entre el nmero de meses ms 1: I.P. = (II1+II2+II3+.+IIn+Ifn)/(n+1)

Costos - Ejercicio
Nmero de pedidos al ao Cantidad a Pedir Inventario Promedio Costo de posesin valorizado S/. Costo de renovacin S/. Costo Total (C.P. + C.R.) S/. 1 2 3 4 5 6 8 10 12

150,000 75,000

75,000 37,500

50,000 25,000 70,000 8,235 78,235

37,500 18,750 52,500 10,980 63,480

30,000 15,000 42,000 13,725 55,725

25,000 12,500 35,000 16,470 51,470

18,750 9,375 26,250 21,960 48,210

15,000 7,500 21,000 27,450 48,450

12,500 6,250 17,500 32,940 50,440

210,000 105,000 2,745 5,490

212,745 110,490

Costos - Ejercicio

Costo de renovacin

Costo anual

Costo Total
Costo de posesin

Tamao del lote