Manual Project

PROJECT
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA

Director: Coordinadoras: Csar Augusto Mendoza Mauricio Vergara Bravo Oscar Javier Silva Romero Henry Martnez Sarmiento Carlos Alberto Rodrguez Nestor Orlando Rojas Edison Jair Duque Oliva
Asesores y conferencistas:
MANUAL DESARROLLADO POR: OLGA CECILIA CARDENAS DIRIGIDO POR : CESAR AUGUSTO MENDOZA ACTUALIZADO POR: NATALIA BEJARANO NEME
Este trabajo es resultado del esfuerzo de todo el equipo perteneciente a la Unidad de Informtica. Se prohibe la reproduccin parcial o total de este documento, por cualquier tipo de mtodo fotomecnico y/o electrnico, sin previa autorizacin de la Universidad Nacional de Colombia. Las aplicaciones WINDOWS, WORD, EXCEL, POWER POINT, ACCESS, PROJECT y EXPLORER son marcas registradas de Microsoft Corporation. NETSCAPE es una marca registrada de Netscape Corporation.
Manejador de Proyectos PROJECT
INTRODUCCION
Microsoft Project, es un Software aplicativo que facilita el proceso de planear y manejar tareas, costos y recursos permitiendo comunicar progresos y resultados de un proyecto o sus partes. An si el usuario no tiene experiencia con la administracin de proyectos, Project es un sistema de planificacin verstil y de fcil utilizacin. Microsoft Project 2000 es una herramienta de administracin de proyectos eficaz y flexible que puede utilizar para controlar proyectos simples o complejos. Le ayudar a programar y realizar un seguimiento de todas las actividades para supervisar su progreso. Ahora manejar y controlar sus proyectos a travs de la red, con Microsoft Project Central, que puede instalar en la intranet de su organizacin o en Internet, el intercambio de informacin del proyecto con las personas implicadas es muchsimo ms fcil que antes. En este manual se encuentra una gua bsica para comenzar las actividades de planificacin de proyectos y las herramientas que se pueden aprovechar de Project para el gerenciamiento de estos. Este texto se constituye en una buena herramienta tanto acadmica como laboral para la realizacin de cualquier tipo de proyecto.
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METODOLOGIA PARA CONSULTAR EL MANUAL
El manual se encuentra clasificado por temas de acuerdo a la utilizacin prctica del paquete as: I. GENERALIDADES II. CREACION DE PROYECTOS III. CONFIGURACION GRAFICA DE UN PROYECTO IV. OPCIONES DE VISUALIZACION V. SEGUIMIENTO DEL PROYECTO VI. PROYECTOS MULTIPLES VII. ESTRATEGIAS UTILIZADAS PARA RESOLUCION DE PROBLEMAS VIII. GENERACION DE INFORMES. IX. OPCIONES DE IMPRESION X. USO DE PLANTILLAS XI. En el manual se encuentran algunas convenciones y recursos grficos, que persiguen la mayor claridad y entendimiento de los temas expuestos. Se utilizaron los siguientes: Define y especifica algunos conceptos o palabras clave que son nombrados con frecuencia dentro del tematratado. Cuadro de dilogo, que explica grficamente ventanas que se pueden observar al ejecutar diferentes comandos de la aplicacin. las los
Manejador de Proyectos PROJECT Recuadro que orienta determinado tema. sobre como profundizar en
Para adquirir informacin sobre su creacin ver niveles de esquema y relaciones: Ver Manejo de niveles en el proyecto.
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION .................................................... 1 METODOLOGIA PARA CONSULTAR EL MANUAL............................. 2 TABLA DE CONTENIDO .............................................. 4 1 ALCANCE DEL PAQUETE .......................................... 6 2 INSTALACION Y ACCESO ............. Error! Marcador no definido. 2.1 Requerimientos de hardware .... Error! Marcador no definido. 2.2 Requerimientos de software .... Error! Marcador no definido. 2.3 Instalacin ................... Error! Marcador no definido. 2.4 Acceso al programa ............ Error! Marcador no definido. 3 PANTALLA INICIAL ............................................. 8 4 ICONOS BASICOS .............................................. 10 4.1 Descripcin de las barras de herramientas................. 10 5 ICONOS ESPECFICOS .......................................... 15 6 CREACION DEL PROYECTO ....................................... 18 6.1 Definir o consultar informacin acerca del proyecto ....... 18 6.2 Creacin de tareas ....................................... 19 6.2.1 Desde la tabla de Gantt ............................... 19 6.2.2 Desde el Diagrama de Gantt ............................ 21 6.3 Niveles de esquema y relaciones .......................... 22 6.31 Relaciones ............................................. 22 6.3.2 Especificacin de restricciones en cuanto a la terminacin o el inicio ..................................... 27 6.3.4 Manejo de niveles en el proyecto....................... 29 6.4 Edicin de tareas ........................................ 30 6.4.1 Zona de Detalles .................................... 30 6.4.2 Insertar y eliminar actividades o filas. ............. 32 6.4.3 Mover y copiar tareas en la hoja de tareas ........... 32 6.5 .......................................................... 33 6.6 Tipologa de las tareas .................................. 33 6.5.1 Tareas de resumen o fases: ............................ 33 6.5.2 Subtareas ............................................. 34 6.5.3 Tareas repetitivas: .................................. 34 6.5.4 Hitos: ............................................... 35 6.5.5 Tareas crticas ....................................... 36 6.7 Asignacin de recursos ................................... 36 6.6.1 Creacin de los recursos ............................. 36 6.6.2 Asignacin de los costos de los recursos .............. 43 Los recursos de trabajo y materiales. Costos y unidades ... 46 Prioridades .............................................. 47 Redistribucin De Recursos Mejorada....................... 47 6.8 Grupos ................................................... 47

6.9 Calendario laboral ....................................... 49 6.9.1 Creacin del calendario .............................. 51 6.10 Determinacin de los costos fijos y totales de las tareas . 53 6.10.1 Control de la acumulacin de costos.................. 54 6.10.2 Consulta de los costos totales del proyecto. ......... 54 7 CONFIGURACIN GRAFICA DEL PROYECTO........................... 56 7.1 Cuadrcula ............................................... 56 7.2 Formato de fuente y barras ............................... 57 7.3 Formato Estilos de Barra y de texto....................... 58 8 VISUALIZACIONES ............................................. 62 8.1 Combinacin de ventanas .................................. 62 8.2 Hojas desplegadas con el men ver ........................ 64 8.3 Creacin de tablas ....................................... 72 8.4 Ordenamientos ............................................ 75 8.5 Diagrama Pert ........................................... 76 8.6 Diagrama de Red .......................................... 80 8.7 Escala temporal .......................................... 82 9 LINEA DE BASE Y SEGUIMIENTO ................................. 84 10 PROYECTOS MULTIPLES ........................................ 89 10.1 Subproyectos ............................................. 89 10.2 Compartir recursos ....................................... 91 10.3 Programar y Controlar Proyectos con Mayor Facilidad ....... 92 10.4 Trabajar con Ms Facilidad, Rapidez y Eficacia............ 93 11 ELABORACION DE REPORTES .................................... 95 11.1 Generacin de reportes personalizados..................... 95 11.2 Filtros .................................................. 95 11.3 Generacin automtica de reportes ........................ 97 11.4 Impresin de reportes .................................... 98 12 ESTRATEGIAS DE SOLUCION DE CONFLICTOS EN PROJECT .......... 101 12.1 Eliminacin de sobreasignacin de recursos............... 101 12.2 Reduccin de costos ..................................... 102 12.3 Disminucin de la programacin .......................... 102 13 PLANTILLAS Y ORGANIZADOR .................................. 103 13.1 Generacin de plantillas ................................ 103 13.2 Utilizacin del Organizador ............................. 104 14 CONSEJOS PRCTICOS ........................................ 106 15 MANEJO DE PROYECTOS EN RED ................................ 107 15.1 Comunicacin A Travs Del Correo Electrnico............. 107 15.2 comunicacin a travs del web ........................... 108 15.3 Project central ......................................... 111
ALCANCE DEL PAQUETE
Project ayuda a planificar, administrar y comunicar informacin acerca de los proyectos de manera eficaz, con la facilidad del uso de un entorno grfico y se utiliza a lo largo de todas las actividades clave de la administracin de proyectos, como son: v Creacin de una programacin: En esta etapa se introducen las tareas que deberan realizarse, las relaciones lgicas entre ellas y el tiempo que se tardaran. Despus de introducir esta informacin, Project calcula automticamente las fechas de programacin para el mismo. Por medio de la utilizacin de esquemas se podrn dividir las tareas mas largas en actividades manejables. v Adicin de personal y equipamiento a la programacin: Tambin se pueden incluir los recursos a ser utilizados en el proyecto y asignarlos a las tareas programadas. v Ajuste de la programacin: Despus de introducir la informacin de la programacin, esta se puede analizar, evaluar y ajustar segn las necesidades evidenciadas por ejemplo; si la fecha de fin no satisface los objetivos trazados, inicialmente se pueden manipular fcilmente las tareas y los recursos asignados a las mismas, para que se ajusten a la programacin y recalcular rpidamente la nueva programacin. v Comunicacin de informacin del proyecto: En Project es fcil obtener el estado del proyecto y comunicar informacin del mismo clara y eficazmente de varias maneras. Por ejemplo, se pueden presentar grupos especficos de tareas, o hacer que Project cree un grupo de todas las tareas realizadas. Adems con el asistente para diagramas de Gantt, de Pert o de Red,
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Manejador de Proyectos PROJECT Project puede crear grficos que tengan el aspecto deseado. Project produce informes impresos como programaciones, asignacin de trabajos, presupuestos etc. v Seguimiento del progreso: Si el plan del proyecto cambia una vez empezado el trabajo real, Project proporciona una serie de herramientas apara realizar los cambios del proyecto de una manera eficaz. Por ejemplo, se podr introducir informacin acerca del progreso de tareas especficas en el proyecto, y a continuacin comparar este progreso con el plan original.
PANTALLA INICIAL
La pantalla que se observa una vez se ha ingresado al programa es la siguiente:

Barra de ttulo Barra men
Barra de herramientas estndar
Zona de edicin Barra de formato Escala Temporal
Tabla de Gantt
Grfico de Gantt
Zona de niveles de
Lnea de divisin horizontal Barra de vistas
Lnea de divisin vertical
Zona de Detalles
Manejador de Proyectos PROJECT En primer lugar se encuentra la barra de ttulo, seguida de la barra de Men, con las diferentes opciones que se explicaran ms adelante. Debajo aparecen dos barras de herramientas que contienen los iconos de las funciones ms utilizadas, luego de las cuales se encuentra la barra de entrada o edicin. Enseguida se muestra el rea mas grande de la pantalla denominada de trabajo, la cual est dividida en dos partes: La tabla de GANTT y el Grfico de GANTT (Vista predeterminada de Project). La primera permite entrar las tareas del proyecto, especificar su duracin y dems caractersticas. La segunda permite visualizar grficamente las tareas del proyecto a travs de un diagrama de barras. Adicionalmente esta presentacin cuenta con una zona especial de informacin denominada FORMATO DE TAREAS o ZONA DE DETALLES, por medio de la cual se pueden especificar datos de la tarea seleccionada. Para activar el FORMATO DE TAREAS se ingresa por el Men VENTANA comando Dividir. En la versin Project 2000, que aunque contiene recursos de visualizacin ms amigables al usuario que las versiones anteriores, presenta herramientas graficas ms complejas, como el diagrama de Pert y el Diagrama de Red, que sirven para visualizar de manera diferente la informacin grfica de cada una de las tareas del proyecto.
3ICONOS BASICOS
La barra de mens de Project consta de 10 opciones con las que cuentan de manera estndar la mayora de los programas de la Suite Office, estas son: Archivo Edicin Ver Insertar Formato Herramientas Proyecto Ventana Ayuda
3.1 Descripcin herramientas
de
las
barras
de
Las barras de herramientas de Project contienen los iconos de las funciones ms utilizadas por un usuario, como por ejemplo grabar, imprimir, copiar, enlazar, etc. Estas funciones aqu contenidas se pueden encontrar tambin en las diferentes opciones que ofrece el men, sin embargo, aprovechando la utilizacin de mouse y del ambiente grfico que caracteriza a Windows, estos iconos se convierten en una de las herramientas ms importantes de Project.
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ICONO NOMBRE / MODO DESCRIPCION ABREVIADO Nuevo Ctrl + U Con este botn se crea de una manera rpida un documento, una plantilla, un proyecto o una base de datos nueva, basndonos en la plantilla normal. Es utilizado para abrir un archivo ya creado. Tambin, cuando se abre la ventana de abrir es posible buscar archivos en las unidades de almacenamiento que se encuentren disponibles.
Abrir Ctrl + A
Cuando se est trabajando con Project, este botn sirve tambin para importar informacin de otro programa o importar un archivo que tiene un formato de archivo diferente.
Guardar Ctrl + G Guarda o salva el documento o proyecto activo con el nombre, ubicacin y formato que se precisen si este no ha sido guardado con anterioridad. Posteriormente al dar clic en este botn se grabara el documento donde y como fueron asignados por primera vez sin desplegarse el cuadro de dialogo GUARDAR COMO.
Cuando se esta utilizando Microsoft Access, mediante este comando se guarda el diseo de una hoja de datos; diseo de una tabla, consulta, formulario o informe; o la estructura y contenido de una macro o un mdulo.
Manejador de Proyectos PROJECT Imprimir Ctrl + P

Imprime al archivo en uso o los elementos seleccionados utilizando las opciones de impresora predeterminada. Cuando se requiera de modificaciones en las opciones de impresin es necesario recurrir al cuadro de dilogo IMPRIMIR.
Es necesario tener en cuenta que cuando se est utilizando Microsoft Project el comando imprimir, imprime la vista activa del proyecto. Si se encuentra en una vista de formulario o en la vista Diagrama PERT de tareas, debe seleccionar una vista diferente en el men VER para poder imprimir.
ICONO NOMBRE / MODO DESCRIPCION ABREVIADO
Vista Preliminar Alt + I +
Muestra la apariencia de un archivo, tal y como va a aparecer cuando se imprima, Puede acercar o Ctrl alejar una pgina o ver varias pginas al mismo tiempo.
Se requiere tener una impresora preinstalada para poder tener disponible este icono. Microsoft PowerPoint presenta opciones diferentes a la de vista preliminar, por lo cual no presenta este botn. Ortografa y Gramtica F7
Esta opcin pertenece al men herramientas. Revisa el documento activo en busca de posibles errores de ortografa, gramtica y estilo de escritura mostrando sugerencias para corregirlos. El cuadro de dilogo
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Ortografa, bsicamente es el mismo en todas las aplicaciones presentando pequeas diferencias en algunas de ellas.
Cortar Ctrl + X
Esta opcin elimina el elemento seleccionado guardndolo en el portapapeles para poderlo copiar en cualquier lugar.
Al utilizar este comando en Microsoft Excel o Project permite eliminar toda la fila o columna seleccionada y copiarla en otra siempre y cuando se tenga disponible la misma rea de pegado. En Microsoft Excel este comando solo permite pegar una sola vez el objeto cortado, mientras en las otras aplicaciones una vez el objeto se haya cortado y presente en el portapapeles es posible realizar mltiples copias del mismo. Copiar Ctrl + C
Copia el elemento que se encuentre seleccionado y lo guarda en el portapapeles. Al igual que con la opcin cortar, todo aquello que este guardado en el portapapeles se perder al utilizar nuevamente esta opcin.
Es necesario recordar que copiar no elimina la seleccin original, como si lo hace cortar.
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ICONO NOMBRE / MODO DESCRIPCION ABREVIADO
Pegar Ctrl + V
Deshacer Ctrl + Z
Una vez copiado o cortado un elemento y ubicado en el portapapeles, este comando inserta la seleccin donde se le indique, remplazando lo que all se encuentre. Si el portapapeles se encuentra vaco este botn se encuentra desactivado. Permite deshacer los cambios que se hayan realizado en un documento que se encuentre activo. Este comando cambia de nombre dependiendo de la ltima accin que se haya realizado y que requiera revertirse. Presenta una ventana desplegable que permite invertir varias ordenes anteriores, salvo en Microsoft PROJECT y ACCESS, donde solo es posible modificar la accin inmediatamente anterior. Cuando una orden no permite deshacerse este comando cambia de nombre, produciendo mensaje No se puede deshacer.
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ICONOS ESPECFICOS
En la barra estndar de Project se encuentran los siguientes iconos que tienen que son propios del programa:
ICONO DESCRIPCION
Vincular, une varias tareas previamente marcadas con el fin de establecer diferentes tipos de relaciones entre ellas. Desvincula varias tareas previamente seleccionadas. Da acceso a una ventana de dilogo dividida en varias carpetas que muestra la informacin de la tarea o del recurso sobre la cual se est posicionado, en cuanto a nombre, recursos, duracin, tareas predecesoras, y notas. Adjunta una anotacin a la tarea seleccionada, de tal forma que aparece una hoja en la parte izquierda del nmero de la fila de la tarea. A travs de este icono se le asignan recursos a una o varias tareas seleccionadas. Ordena las tareas del proyecto segn su fecha de inicio. Aumenta la escala de tiempo de la grfica de barras, as si est en meses la pasa a trimestres y as sucesivamente. Disminuye la escala de tiempo. Coloca en pantalla la barra de GANTT de la tarea seleccionada
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ICONO
DESCRIPCION
Trae a la pantalla la barra de herramientas de dibujo con la cual se pueden trazar recuadros de texto, lneas, flechas y otras figuras. Se activa el auto filtro, en cada una de las columnas de cualquiera de las tablas que se utilizan en esta aplicacin. Copia la ventana activa como un objeto para poderla llevar a cualquier otra aplicacin. Abre el cuadro de dilogo del asistente para diagramas de Gantt, a travs del cual es posible cambiar la presentacin al grfico de barras de la pantalla. Se utiliza como filtro para ver las diferentes tareas de la hoja que compartan una misma caracterstica, como por ejemplo que tengan un mismo recurso, que sean crticas, etc. La barra de formato cuenta con las aplicaciones de la siguiente barra: BARRA DE ESQUEMA ICONO DESCRIPCION Anula la sangra a una o varias tareas seleccionadas promovindolas a un nivel mas general. Aplica la sangra a las tareas que se desean convertir en las subordinadas de otra tarea. Muestra las subtareas una vez ocultas con el icono siguiente. han sido
Oculta las subtareas dejando ver nicamente las tareas de resumen o que subordinan a las otras.
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Manejador de Proyectos PROJECT Permite ver en la pantalla todas las tareas que hayan sido ocultas. Muestra los smbolos de esquema (+) (-).
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CREACION DEL PROYECTO
5.1 Definir o consultar informacin acerca del proyecto

Para definir proyecto: o consultar informacin acerca del
Se selecciona men PROYECTOInformacin del proyecto. En esta carpeta se encuentra informacin relativa a la fecha de inicio y finalizacin del proyecto, fecha actual y el calendario que esta utilizando el proyecto en el momento. Al seleccionar men PROYECTOInformacin del proyecto Botn Estadsticas, se encontrar informacin acerca del comienzo, fin, duracin, trabajo y costo, en los estadios posibles de un proyecto los cuales son: actual, previsto, real y proyeccin sobre lo restante, se puede adicionalmente ver calculado el porcentaje el porcentaje completado del proyecto con respecto a la lnea de base. Por ejemplo; para el caso se iniciar la creacin de un proyecto para construir un Edificio de propiedad del estado, cuya fecha de inicio es el 1 de febrero de 2001, esta fecha se aplica por el men PROYECTOInformacin del proyectofecha de comienzo1/2/01 y en el campo "programar a partir de", se debe especificar "Fecha de comienzo del proyecto". Si se desea consultar o crear las propiedades del archivo de trabajo se puede acceder por la opcin archivo resumen.
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5.2
Creacin de tareas
6.2.1 Desde la tabla de Gantt Al crear un proyecto se especifican todas y cada una de las tareas que lo componen, sin importar que tan detallados puedan ser. La entrada de estas tareas se puede realizar en los siguientes pasos: Seleccionar del campo "Nombre de la tarea" el rengln deseado dando un click y escribir all el nombre de la tarea y con un Enter o al hacer click en el visto bueno de la barra de edicin se acepta la introduccin de la informacin, o el botn de la X o tecla Esc, para rechazar la informacin. Las tareas se introducen al paquete siguiendo un el orden deseado, sin embargo, este puede ser cambiado posteriormente. Estos pasos se repiten para todas y cada una de las tareas que componen el proyecto. Para definir la duracin de la tarea, basta con ubicarse en el campo "Duracin" al frente de la tarea a la cual se le va a especificar la duracin y se digita un numero seguido de una unidad de medida teniendo en cuenta la siguiente notacin:
CONVENCION m h d s me dt
DURACION Minutos horas das semanas meses Das calendario
Por ejemplo si la duracin de una determinada tarea es de dos horas se escribir 2h, si es de 5 semanas 5s, y as sucesivamente. Si se requiere que la tarea seleccionada sea realizada an en das festivos, si es necesario se adiciona una "t" a la convencin de tiempo segn sea el caso. Por ejemplo si la actividad estudio de suelos debe ser realizada inclusive los fines de semana se coloca en el campo tiempo de duracin 2st. Esto ocasiona por lo tanto una menor fecha de terminacin de la tarea frente al tiempo que demorara si se utilizara calendario estrictamente laboral. A medida que se van introduciendo las tareas, en la parte derecha de la hoja aparece la grfica de barras. Una vez que se han introducido todas las tareas y sus respectivas duraciones se pueden percibir los cambios en la grfica Al definir todas las tareas del proyecto estas tomarn como fecha de inicio, la misma del proyecto, es decir todas empezarn el mismo da. Con base en estas fechas Project calcular la fecha de terminacin, dependiendo del conjunto de las tareas y del orden en que se lleven a cabo y de sus vnculos. Para el clculo de la duracin de un proyecto, Project considera dos tipos de tareas:
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Manejador de Proyectos PROJECT v Tareas crticas : Son aquellas que al variar su duracin afectan la del proyecto completo, es posible definir una convencin para que en la grfica de barras aparezcan en color rojo. v Tareas no crticas : Estas pueden variar su duracin sin que necesariamente se modifique la fecha de trmino del proyecto, sin embargo, pueden convertirse en crticas si el cambio en la programacin lo determina. 6.2.2 Desde el Diagrama de Gantt Otra de las maneras por medio de las cuales se pueden crear tareas es por medio del diagrama de Gantt. Para tal fin, se sita el puntero en el diagrama de barras de Gantt junto a una fila de tareas vaca y en la fecha en la que se desea que comience la tarea. Se Arrastra hasta que la nueva barra de Gantt represente la duracin deseada. Project mostrar mientras se crea la tarea, una ventana similar a la siguiente en la cual va indicando las fechas de comienzo y fin de la tarea creada.
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Finalmente se ver la zona de trabajo con la barra de Gantt, la duracin de la tarea y el usuario estar en la disposicin de asignar un nombre a la nueva tarea.
5.3
Niveles de esquema y relaciones
6.31 Relaciones Para establecer un vnculo entre tareas se marcan las tareas haciendo click en la primera tarea a vincular y luego manteniendo click sostenido hasta la segunda (esto es aplicable a dos o ms tareas). Si las tareas se encuentran de manera no consecutiva, se marcan la primera y luego se mantiene presionada la tecla Control o Ctrl y se hace click en la siguiente o siguiente (s) tarea (s) que se desean vincular. Posteriormente se presiona el botn Vincular tareas de la barra de herramientas Estndar.
Vincular Tareas
Desvincular Tareas
Si se desea desvincular tareas; se marcan las tareas a desvincular y se selecciona el botn Desvincular tareas de la barra de herramientas Estndar. Otra forma de vincular tareas consiste la seleccin de la barra de la tarea que se desea encadenar y se ubica el mouse hasta que aparezca el cursor en forma de estrella. Luego se arrastra el mouse hasta la barra de la otra tarea con la que se desea vincular. Por ltimo, se suelta el botn del mouse. El computador inmediatamente vincular las tareas con una relacin Final Comienzo (FC), es decir, la segunda tarea comienza al finalizar la primera. Para cambiar la relacin existente entre dos tareas o eliminar el vnculo:
Manejador de Proyectos PROJECT Ubicar el cursor del mouse sobre la flecha que representa la relacin entre las dos tareas. Hacer doble click. Inmediatamente aparece la ventana Dependencia de tareas y en esta ventana el cuadro Tipo:. Presionar la flecha de la derecha para que aparezcan las cinco opciones que se muestran a continuacin:
Se selecciona la relacin que se desea establecer entre las dos tareas, es decir, si se desea que acaben al tiempo (FF), que comiencen al tiempo (CC), que la primera comience cuando la segunda finalice (CF) o que la segunda comience luego de que finalice la primera (FC). Si se desea eliminar el vnculo se escoge Ninguno. Una vez enlazadas todas las tareas y visualizando la grfica desde el comienzo del proyecto, la ventana debe aparecer como sigue:
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Esta es la ventana de Grfica de Gantt. En la parte izquierda se encuentra la numeracin de las tareas, despus sigue la columna de Nombre de la Tarea, en la que se puede digitar o editar (con la tecla de funcin F2 o directamente desde la Barra de Edicin), el nombre de la tarea. En la siguiente columna Duracin aparece la duracin de cada actividad y por ltimo, la grfica que permite observar por medio de barras la duracin de la tarea seleccionada. Una vez enlazadas las tareas se definen relaciones entre ellas, de tal forma que la tarea con el menor nmero de identificacin se considera como la primera a realizar y al culminar comenzar la ejecucin de la siguiente tarea con el nmero que le sigue consecutivamente, es decir se establece una relacin Fin - Comienzo. Las relaciones que se pueden definir entre tareas en Project son: FC CF Fin a Se establece cuando se hace Comienzo necesario que termine una tarea para comenzar otra. Comienzo Se utiliza cuando se a Fin necesita que una tarea comience para que otra pueda terminar. Comienzo Se hace necesaria cuando hay a una tarea que para que Comienzo principie se requiere que otra comience tambin. Fin a Cuando es necesario que una Fin tarea termine para que la otra tambin termine. han las ser con
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CC
FF
El primer tipo de relacin describe las tareas que de ser llevadas a cabo secuencialmente, mientras tres siguientes tratan sobre relaciones que han de llevadas a cabo en paralelo, de manera simultnea
Manejador de Proyectos PROJECT una o ms tareas y se utilizan para comprimir tiempos del proyecto haciendo uso simultneo de recursos. los los
Para establecer stas relaciones se toman los siguientes pasos ilustrados a continuacin: Se va a tomar como ejemplo el establecer una relacin comienzo a comienzo de la tarea 14 solicitar licencias con la tarea 13 buscar financiacin. v Se digita doble click en la tarea a la cual se le van a establecer relaciones con otras tareas en este caso la tarea 14. v Aparece una nueva ventana dividida en 5 carpetas, se digita click sobre las carpetas predecesoras para traerla al frente:
En la parte inferior de esta ventana aparece una hoja de tareas donde se muestran las dems tareas que tienen una relacin de cualquier tipo con la tarea seleccionada, en este caso solicitar licencias tiene una relacin FC con la tarea buscar financiacin. Si se desea cambiar el tipo de relacin existente se hace click en el campo Tipo que est a la derecha del nombre de la tarea.
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Manejador de Proyectos PROJECT Una vez posicionados sobre este campo, en la barra de edicin que est en la mitad de esta ventana aparece una flecha que indica opciones predeterminadas para escoger, se le da un click a esa flecha y aparece la lista de las posibles relaciones:
v Se selecciona el tipo de relacin que se va a establecer y para que se acepte la orden se oprime la tecla Enter o se hace click en el botn del visto bueno de la barra de edicin. En este caso se escogi la relacin CC. De tal forma que la grfica de Gantt qued como sigue a continuacin:
Tenga en cuenta que................ Si se necesita establecer otra relacin con otra tarea diferente a la que aparece all, se procede de la misma forma pero antes, en el campo Id de sta misma ventana se escribe el cdigo de identificacin o nmero de la tarea con la
Manejador de Proyectos PROJECT cual se desea establecer la relacin y luego se procede normalmente a definir el tipo de relacin. Otra de las formas para establecer relaciones entre tareas es a travs del formato de tareas al cual se tiene acceso Dividir. Se con la opcin Ventana procede de igual forma, ubicndose en el campo tipo y ubicando la relacin en la barra de edicin que est sobre la grfica de barras. En el campo Pos (posposicin) se coloca el tiempo de adelanto o posposicin de una tarea con respecto a otra. Adelanto se utiliza por ejemplo cuando una tarea requiere la culminacin de otra para poder empezar (FC), pero se puede iniciar un determinado tiempo antes de que la otra termine, por ejemplo 2 das, en este caso el tiempo de adelanto se incluir en el campo Pos como un valor negativo 2d. El tiempo de posposicin se utiliza cuando entre dos tareas existe una relacin FC pero con un tiempo de retraso entre el final de una y el comienzo de la otra tarea, en este caso el tiempo se introduce como un valor positivo. Por ejemplo, si se requieren dos das ms, despus de buscadas todas las opciones de financiacin, para estudiarlas a fondo, antes de solicitar las licencias, se coloca 2d en el campo Pos. 6.3.2 Especificacin de terminacin o el inicio restricciones en cuanto a la
En Project es posible asignar restricciones a las tareas de manera que se ejecuten teniendo en cuenta ciertos criterios (restricciones). Cuando se desea especificar que una tarea termine o empiece en cierta fecha, es necesario definir una restriccin (debe comenzar en , lo antes posible, debe finalizar en, no empezar o terminar antes o despus de, etc).
Manejador de Proyectos PROJECT Para determinar esto se siguen los siguientes pasos: Se entra a la ventana de informacin de la tarea, haciendo doble click sobre el nombre de la tarea o presionando el botn de la barra de herramientas:
Informacin
Se llama a la carpeta click sobre ella.
titulada
Avanzado,
haciendo
En el campo tipo se selecciona la flecha para que se despliegue una ventana con las diferentes restricciones. Despus de escoger la restriccin se presiona el botn Aceptar. Si se selecciona restricciones como Debe comenzar el o No comenzar antes del es necesario especificar la fecha para la cual se debe cumplir la restriccin escribindola en el campo Fecha.
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Manejador de Proyectos PROJECT La opcin tipo de tarea, presenta tres alternativas para definir las caractersticas de cada tarea: Duracin fija, Trabajo fijo y Unidades fijas.
De esta manera, se le carga el trabajo a cada tarea, aqu se puede definir el comportamiento de las tareas a medida que se trabaja con su duracin, sus recursos o su carga de trabajo. 6.3.4 Manejo de niveles en el proyecto Cuando se crea un plan general del proyecto se le pueden asignar diferentes categoras a las tareas; ya que, existen tareas que son subordinadas por otras, o tareas que se convierten en proyectos pequeos cuya ejecucin depende del cumplimiento de varias tareas menores. v Tarea Resmen: Es una tarea compuesta de subtareas que recoge la duracin, el costo y otro tipo de informacin de las tareas que subordina. Estas tareas pueden representar fases de un proyecto. Aparecen en negrita y las barras de tarea son diferentes de sus tareas subordinadas Las tareas subordinadas aparecen con sangra hacia la derecha, bajo la tarea resumen Para crear el esquema de un proyecto hay que definir primero que tareas sern subordinadas y cules son superiores, en la hoja de tareas de la Grfica de Gantt, se ubican de tal forma que quede primero la futura tarea principal y despus sus subordinadas.
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Manejador de Proyectos PROJECT Una vez colocadas, se seleccionan las tareas a declarar como subordinadas en la hoja de tareas de la grfica de Gantt, se presiona el botn de la barra de esquema que contiene una flecha apuntando a la derecha:(Aplicar sangra) Para cancelar esta subordinacin se procede de la misma forma, marcando primero pero se presiona esta vez el botn con la flecha que indica hacia la izquierda: (Anular sangra) Se puede tambin utilizar los esquemas para filtrar la informacin en la pantalla utilizando los botones de la barra de esquema para que solo muestre las tareas principales o las subordinadas o todas las tareas.
5.4
Edicin de tareas
6.4.1
Zona de Detalles
Una de las opciones para observar el formato de tareas, es dividiendo la pantalla por el Men VENTANADividir. Aparece en la parte inferior de la pantalla un formato que tambin permite capturar los datos de las tareas. En esta nueva ventana aparece el nombre de la ventana sobre la cual se est posicionado en la hoja de tareas, adems su duracin la fecha de comienzo, del final, el porcentaje de culminacin las tareas que se deben realizar antes de ella, los recursos que se necesitan para llevarla a cabo y los costos de los mismos, estos datos pueden ser introducidos o cambiados a travs de esta ventana o directamente desde la tabla de tareas. Para acceder a las anteriores opciones se ingresa por el men FORMATO Detalles o con click derecho sobre la Zona de Detalles.
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En la vista detalles se puede especificar que informacin deseamos que Project nos presente, respecto a cada tarea podemos definirla de acuerdo a los recursos, la programacin o los costos, por ejemplo. Con las teclas de flechas anterior y siguiente se obtiene acceso a las tareas que estn antes y despus en la lista de la hoja de tareas.
Zona de Detalles
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Manejador de Proyectos PROJECT 6.4.2 Insertar y eliminar actividades o filas.
En ocasiones el proyecto puede adems sufrir algn cambio, y en este momento se hace necesario insertar unas nuevas actividades; para esto, se realizan los siguientes pasos: Primero se debe seleccionar toda la fila de una tarea; con un click sobre el nmero de la tarea (parte izquierda de la ventana), o ubicada sobre ella digitar simultneamente SHIFT + Barra espaciadora. Si se quieren insertar ms de una fila simultneamente, se deben marcar tantas filas como se necesiten insertar, teniendo en cuenta que al insertarlas stas aparecern en la parte superior de las que se marcaron. Luego de haber marcado tantas filas como se necesiten se selecciona el comando Nueva Tarea, del men de INSERTAR, o se oprime la tecla Insert del teclado. Para borrar una fila que contiene una tarea que no se necesite; hay que marcar la tarea y seleccionar el comando Eliminar Tarea del men EDICIN, o simplemente se oprime la tecla Delete o Suprimir del teclado. En este momento, se borrar la fila y las otras tareas se reacomodaran. Si la tarea que se acabo de eliminar es necesaria para el proyecto o fue borrada por accidente; entonces, se utiliza el comando Deshacer que se encuentra dentro del men de EDICIN. Esto es valido para una tarea recin borrada o para cualquier orden a la que se quiera dar marcha atrs. 6.4.3 Mover y copiar tareas en la hoja de tareas
Al desarrollar el proyecto, se puede encontrar la necesidad de cambiar de orden algunas tareas o desarrollar varias veces la misma; para esto se pueden utilizar los comandos Cortar celda, Copiar celda y Pegar del men de EDICIN o los iconos correspondientes: Para mover una tarea; hay que marcarla, luego selecciona el comando Cortar celda del men
se de
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Manejador de Proyectos PROJECT EDICIN, con esta orden se ha cortado la tarea pero se encuentra en el visor de portapapeles; luego se ubica en la fila deseada y se selecciona el comando Pegar del men de EDICIN, en este momento la tarea se inserta en el lugar escogido. Para copiar tareas, elegir el comando Copiar celda del men de EDICIN, en este momento la tarea queda en la hoja pero tambin est dentro del portapapeles; luego estando ubicados en el sitio de destino y con la opcin Pegar del men EDICIN la tarea aparece duplicada y se puede copiar cuantas veces se desee. Se pueden utilizar tambin los iconos de la barra de herramientas para realizar estas mismas operaciones as:
Cortar, se utiliza para mover informacin de un lado a otro. Copiar, permite reproducir la informacin en uno o ms sitios. Pegar, a travs de este icono se pega en el documento lo que antes fue cortado o pegado.
5.5
Tipologa de las tareas
MS Project maneja 5 tipos bsicos de tareas: 6.5.1 Tareas de resumen o fases: Es una tarea compuesta de subtareas que recoge la duracin, el costo y otro tipo de informacin de las tareas que subordina. Estas tareas pueden representar fases de un proyecto. Aparecen en negrita y las barras de tarea son diferentes de sus tareas subordinadas o subtareas.
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Manejador de Proyectos PROJECT Para adquirir informacin sobre su creacin ver niveles de esquema y relaciones: Ver Manejo de niveles en el proyecto.
6.5.2 Subtareas Las subtareas son las tareas subordinadas o las que se desprender de las tareas de resumen. Aparecen con sangra hacia la derecha, bajo la tarea resumen. 6.5.3 Tareas repetitivas:
Una tarea repetitiva es aquella que sucede con frecuencia, ya se diaria, semanal, mensual o anualmente. Si se desea insertar una tarea repetitiva: Se ubica el sitio donde desea insertar la tarea. Se escoge el comando Tarea Repetitiva del men INSERTAR. Inmediatamente aparece la ventana Informacin de tarea repetitiva:
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Manejador de Proyectos PROJECT En sta ventana se puede escribir la informacin acerca de su nueva tarea: v Nombre: En este cuadro escriba el nombre de su tarea. v Duracin: Cuanto dura cada una de las repeticiones. v Patrn de repeticin: Con que frecuencia se repite la accin. v Diariamente, semanalmente, mensualmente o anualmente. Las especificaciones de cada una de las frecuencias de las repeticiones, cambian de acuerdo a la que usted elija. v Intervalo de repeticin: Se especifica desde que y hasta que fecha se va a realizar esta tarea, desde el Comienzo (Elige la fecha) hasta Terminar el:, eligiendo tambin la fecha o cuantas veces se va a repetir la tarea (dando click en el cuadro Terminar despus de y escribiendo la informacin correspondiente al nmero de ocurrencias). v En el ejemplo la tarea repetitiva especificada es una serie de pruebas, que deben hacerse cada dos lunes, con una duracin de 2h, durante dos meses, tal como lo muestra la ventana de informacin anterior. 6.5.4 Hitos:
Un hito es una tarea con duracin de cero das (0 das) que se utiliza para identificar sucesos significativos de la programacin. Si se introduce una duracin de cero das para una tarea, Project mostrar el smbolo de hito en el diagrama de barras de Gantt al comienzo del da correspondiente. Por ejemplo el hito, marca el comienzo de una fase en el proyecto, y para el caso tratado existen 2 hitos: Inicio y fin del proyecto. Para introducir un hito: v En el men ver, elegir diagrama de Gantt, o desde la barra de vistas (Lado izquierdo de la pantalla inicial de Project) v En el campo duracin, de la tarea que se desea cambiar, elegir 0d.
Manejador de Proyectos PROJECT 6.5.5 Tareas crticas Son aquellas que al variar su duracin afectan la del proyecto completo, es posible definir una convencin para que en la grfica de barras aparezcan en color rojo. La tipologa de tareas se puede identificar grficamente en siguiente ventana:
Hito
Tarea repetitiva Tarea de resumen fase o
Subtarea
5.6
Asignacin de recursos
Creacin de los recursos
6.6.1
Para asignar recursos a una o varias tareas, se marcan y se utiliza el botn de asignacin , el comando Asignacin de recursos en la Barra De Herramientas Estndar, o la ventana inferior de la pantalla cuando se divide la zona de trabajo por el men VENTANA. Al seleccionar cualquiera de las dos primeras opciones aparece una caja de dilogo que permite adicionar un recurso a la o las tareas que hayan sido seleccionadas. Por cualquiera se puede ingresar uno o ms recursos y especificar las unidades asignadas.
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Manejador de Proyectos PROJECT Cuando se ha generado una lista de recursos con anterioridad y se desea definir alguno o algunos para una tarea especfica; entonces se debe hacer click sobre el nombre del recurso en la hoja que aparece en esta ventana de Asignacin de recursos.
Barra de Edicin
Si dentro de la lista de recursos no se encuentra ningn recurso o el recurso que se necesita asignar no existe entonces: Se digita el nombre del recurso o los recursos que se van a utilizar y se presiona la tecla Enter o el Botn aceptar que aparece en la barra de edicin (Visto bueno). Cabe aclarar que se puede introducir a la lista el nombre de todos los recursos que se asignarn durante todo el proyecto. Se pueden insertar todos los datos de nuestra base de recursos, tambin, a travs de la Hoja De Recursos, en el men VER, all nos aparece una tabla con diferentes campos para insertar la informacin completa de cada uno de nuestros recursos.
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Los recursos que maneja Project, no son solo personas o grupos de ellas, tambin una de la ventajas de Project 2000, a comparacin de sus versiones anteriores es el manejo de recursos como Material, donde se puede especificar la utilizacin de recursos diferentes a las personas, tales como las maquinas o insumos especiales que se necesite contabilizar en el proyecto. Al darle doble clic, sobre alguna de las casillas de los recursos nos aparece la ventana, Informacin Del Recurso, que tambin a travs del icono Informacin Del Recurso, en la Barra De Herramientas Estndar, se despliegan sus cuatro carpetas que renen toda la informacin posible acerca del recurso. Desde all, se puede modificar su calendario laboral, su grupo o insertar datos sobre el manejo de la informacin personal (correo electrnico, direccin telfono...)al interior de la organizacin, consolidndose con herramientas como Project Central.
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A continuacin se describen los usos de cada carpeta de esta ventana: GENERAL: Aqu se colocan los datos bsicos de los recursos, el nombre, las iniciales, el correo electrnico el grupo de trabajo (Por ejemplo, un grupo de obreros), el tipo del recurso (Si es una persona o un material), y la disponibilidad del recurso, de acuerdo a caractersticas especiales de este, por ejemplo, un Ingeniero que solamente tiene disponible para el proyecto desde el 15 de Marzo hasta la finalizacin del mismo. En el botn detalles se busca y consolida informacin del recurso a nivel interno en la organizacin.
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HORARIO DE TRABAJO, en esta carpeta esta la informacin de la carga laboral del recurso, aqu se puede crear un calendario laboral especfico para este recurso, con das laborables y una jornada diaria solamente para esta persona. En el caso de ser un material, esta carpeta no se activa, ya que no se tiene un uso vlido para las caractersticas de este recurso.
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Manejador de Proyectos PROJECT COSTOS: (VER 6.6.2). A travs de esta carpeta se insertan los costos especiales del recurso. Se utiliza una Tabla De Tasas De Costo, donde se pueden asignar diferentes costos al mismo recurso. En la Tasa A , esta el costo predeterminado que se inserta tambin a travs de la Hoja de Recursos, sin embargo las Tasas B, C, D y E, permiten anexar costos estndar, de horas extra o por uso diferentes al predeterminado. Estas tasas se utilizan en el costeo de la tarea a la que este asignado el recurso. Por ejemplo, el mismo Ingeniero, tiene un costo adicional al predeterminado (Tasa A), por corregir los planos del proyecto, entonces en esa tarea se utilizar el costo de la Tasa B. Adems de trabajar con las tasas de asignacin, aqu se determina la acumulacin de los costos del recurso, ya sea al Comienzo, Fin o Prorrateo.
NOTAS: Project permite insertar notas o comentarios especficos de los recursos. Estas notas se vern en la impresin o en la tarea a la cual este asignada este recurso. Tambin se puede acceder a esta carpeta a travs del icono Notas del recurso, que se encuentra en la barra de herramientas estndar.
Manejador de Proyectos PROJECT 6.6.1.1 Asignacin de los recursos a las tareas Una vez aceptado el nombre del recurso digitado, e insertado todad la informacin, se procede a asignarlo, para ello marca el recurso o los recursos que se va a asignar (se puede seleccionar uno o ms de uno) y se lleva el indicador de Mouse a la ventana principal de Project, la hoja de tareas. En la hoja de tareas se selecciona la o las tareas a las cuales se les va a asignar el o los recursos que han sido marcados en la hoja Asignacin de recursos. Una vez seleccionadas las tareas se presiona el botn Asignar del cuadro de dilogo titulado Asignacin de recursos o cerrar si se quiere introducir el recurso a la lista pero no se desea asignarlo an. Realizados estos pasos aparece al frente de la barra o de las barras de la tarea o tareas seleccionadas, el nombre del recurso o recursos asignados. Los botones Quitar y Reemplazar se utilizan para retirar un recurso a las tareas seleccionadas y para cambiar un recurso asignado por otro que tambin se encuentra dentro de la lista. El botn Cerrar quita de la pantalla este cuadro de dilogo, sin embargo, ste se puede dejar abierto mientras se asignan o se crean todos los recursos. La columna unidades muestra el nmero de unidades asignadas al recurso. El nmero representa el porcentaje del recurso que va a utilizar la tarea seleccionada. Por ejemplo, el nmero 0,5 para el recurso Gelogo, quiere decir que el 50 por ciento del tiempo de Gelogo ( Si est predeterminado en porcentajes, tambin se puede colocar en valores decimales, por ejemplo asignar 1 o le 100%), se va a emplear en la tarea seleccionada. Tambin se puede definir la cantidad de tiempo en el que va a trabajar un recurso en determinada tarea, por ejemplo para el Gelogo, se le puede definir como unidades 2
Manejador de Proyectos PROJECT horas (2H) o como das y dependiendo del calendario Project le definir el porcentaje de trabajo. Si el nmero mximo de unidades del recurso es superior a 1, el nmero representa la cantidad de recursos asignados a la tarea, siguiendo con el mismo ejemplo si las unidades para Gelogo; son iguales a 1, significa que este recurso est asignado completamente a esa tarea y si se asigna a otra u otras de la misma fecha se estar sobre asignando. 6.6.2 Asignacin de los costos de los recursos o costos de los diferentes
Para asignarle precios recursos se procede as:
Se utiliza el botn de asignacin , o Asignacin de recursos del men de Insertar.
el
comando
En la lista de recursos de la ventana Asignacin de Recursos, se marca el recurso al cual se le va a definir su costo. Se hace doble click sobre aparece una nueva ventana: el nombre del recurso, y
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Manejador de Proyectos PROJECT Aparece entonces: Nombre Iniciales Es el nombre que identifica al recurso. Son las iniciales que van a identificar el recurso, esto facilita el manejo en la hoja de tareas y en la grfica Pert. Son los costos de un recurso o material, aplicados as: Fecha En este campo, Project permite colocar Efectiva diferentes fechas para las tasas de costos en perodos especficos, para que se haga efectivos durante el proyecto. Tasa Costo estndar del Estndar recurso por unidad de tiempo, en el caso de que los recursos sean humanos se puede registrar en este campo el salario por hora o por alguna otra unidad de tiempo. Tasa H. Costo de Sobre - tiempo extra (horas extras) usualmente un recurso puede tener un costo de sobre tiempo, es decir su costo aumenta si se utiliza fuera del tiempo que marque su asignacin.
Costos
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Manejador de Proyectos PROJECT Es el costo por el uso del recurso, se utiliza en el caso de recursos que tienen que ser comprados o alquilados para la realizacin de una tarea, es el mismo costo fijo del recurso, independiente de su costo por hora. Acumulacin Se determina el momento en el cual De costos el costo real se produce: Comienzo Se produce el costo total en el momento en que se inician las tareas que usan este recurso. ProrrateoSe produce el costo real cuando las tareas que usan este recurso progresan, en proporcin con el porcentaje de la tarea que se ha completado. Fin Se produce el costo total en el momento en que se finalizan las tareas que usan este recurso. Calendario Define el calendario que sirve como base para hacer la distribucin de tiempos del proyecto. Reestructurado y creando un nuevo calendario especifico para el recurso. Grupo Este campo permite agrupar recursos de diferentes formas para facilitar su manejo en general. Cdigo En este campo se especifican claves de identificacin para recursos con la finalidad de ordenarlos o filtrarlos. Tabla de Aparecen diferentes carpetas que tasas de permiten colocar varias tasas de costos. costos diferentes en fechas alternas para el mismo recurso, en diferentes perodos durante el proyecto Por uso
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Los recursos unidades
de
trabajo
materiales.
Costos
Project 2000 incluye nuevas utilidades que permitirn al usuario administrar recursos y costos con mayor eficacia, considerando ahora elementos antes ignorados por la aplicacin: Clculo de recursos materiales: en el campo trabajo de la hoja de recursos, es posible distinguir entre recursos de trabajo (personas) y recursos materiales. Cuando se cataloga en este campo un recurso como trabajo, es posible asignarle la tasa estndar, tasa horas extra y calendario. Por lo contrario, cuando se define para un recurso material en el campo trabajo, se puede especificar en el campo etiqueta de material la unidad de medida del mismo (litros, bultos, libras, metros, metros cbicos), en la tasa estndar se ubica slo el valor por unidad de medida en caso de que el recurso tenga un costo variable, si el recurso material tiene un costo fijo, se debe especificar dicho valor en el campo costo por uso.
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A los recursos materiales no se les puede asignar tasa de horas extra ni calendario, as como Project no permite asignar una etiqueta de recurso a los recursos de trabajo. Prioridades Establecer prioridad para el proyecto, til cuando se manejan multi-proyectos, para solucionar problemas como sobreasignacin de recursos. Esta prioridad no es slo alta, media o baja como en versiones anteriores sino ahora est representada por un nmero entre 1 y 1000, donde 1 es la ms alta prioridad y 1000 la ms baja. Este manejo numrico de las prioridades permite mayor exactitud y resulta muy til en la reasignacin de recursos sobreasignados. Redistribucin De Recursos Mejorada Redistribucin de recursos mejorada, mediante las nuevas posibilidades de asignacin de calendario a las diferentes tareas para poder registrar tareas que por sus caractersticas se pueden realizar en un horario especial que permita contemplar turnos de trabajo diferentes y de la misma manera encontrar por esta va una nueva solucin a los problemas de sobreasignacin de recursos.
5.7
Grupos
Agrupar tareas o recursos es ahora posible, esto permitir obtener ms informacin como totales resumidos para los diferentes grupos.
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Se puede agrupar tareas teniendo en cuenta elementos tales como si es tarea crtica, la prioridad, el tipo de delimitacin, si ha sido completada, etc. Los recursos se pueden agrupar de acuerdo con el grupo, la tasa estndar, el trabajo y recursos materiales, etc.
Cuando se agrupa por tareas, el Diagrama de Gantt se visualiza de una manera ms compleja por los vnculos entre tareas.
Pero adems de los anteriores, se puede agrupar tareas o recursos de acuerdo con criterios que no aparezcan en la opcin agrupar del men proyecto, haciendo clic en la opcin ms criterios o tambin se puede crear criterios de agrupamiento nuevos eligiendo all mismo la opcin personalizar agrupar por...
Podemos agrupar tareas, por ejemplo por costos, en las opciones de personalizar agrupar por...
Para asignar horas extras a un recurso se puede hacer por el siguiente ruta: Men VENTANADividirTrabajo del recurso. En la seccin superior, se selecciona la tarea a la que se desea asignar horas extra de trabajo. En la columna "Trabajo de horas extra" de la Zona de Detalles se escribe el nuevo nmero de horas extra para cada recurso.
Recuerde que............................... para acceder a la Zona de Detalles tambin lo puede hacer por el men FormatoDetalles, donde podr asignar las horas extras requeridas.
5.8
Calendario laboral
el programa laborables acepte un calendario y no laborables, con hay das que
Para que festivos,
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Manejador de Proyectos PROJECT personalizar el calendario estndar, para ello se entra por el men: HERRAMIENTAS Cambiar calendario laboral. All nos aparece una ventana con diferentes opciones, para elegir sobre que calendario base vamos a hacer las modificaciones. En el caso de los recursos, a travs de esta ventana se modifica el calendario base para cada uno de ellos, que se utilizar ms adelante en la hoja de recursos.
Si por ejemplo el 1 de Mayo de 2001 es un da festivo y por lo tanto no se toma en cuenta dentro del desarrollo del proyecto, se hace clic sobre el nmero 1 del mes de Mayo en el calendario y se activa la opcin "Periodo no laborable". Si los Sbados o cualquier otro da se consideran das laborables pero con un horario especial, se marcan con un click mas arrastre o presionando el nombre del da, de la parte superior para marcar todos los das del mes. Posteriormente en el recuadro horario de trabajo se
Manejador de Proyectos PROJECT cambian las horas de inicio y terminacin de cada una de las jornadas o se borra una jornada para nicamente dejar la otra. A travs del botn opciones se pueden predeterminar, el da de inicio de la semana, el primer mes del ao fiscal, la hora de inicio de la jornada, la hora de salida y el nmero de horas laborables a la semana. Si se presiona el botn Nuevo se puede generar un nuevo calendario con el cual se puede trabajar en el caso de que no se quiera utilizar el calendario estndar. Para que el nuevo calendario se aplique al proyecto ste debe definirse como calendario del proyecto a travs del men PROYECTOInformacin del proyectoCalendario, en el campo calendario, se selecciona el nuevo calendario deseado para el proyecto, ejemplo, calendario Colombia. Para elaborar un calendario personalizado se puede hacer una copia del Estndar (el base u otro calendario), hacerle los cambios pertinentes y oprimir el botn aceptar. 6.9.1 Creacin del calendario
Cuando se desarrolla un proyecto es necesario definir el calendario de trabajo; este muestra los das en que se trabaja y la jornada laboral en que se van a utilizar los recursos. Microsoft Project trae un calendario de trabajo definido llamado "Estndar", que toma los das laborales de lunes a sbado en el horario de 8:00 a 12:00 y 13:00 a 17:00; este calendario muestra un mes especfico y su definicin. Sin embargo, es importante aclarar que en Project se trabajan dos clases de calendario: v Calendario base Define las horas y los das de trabajo festivos y laborales para utilizarse como base para el proyecto o como base para el calendario de algn recurso
Manejador de Proyectos PROJECT especfico, la forma de editar o crear un calendario base se describe en la seccin de este manual titulado Personalizacin del Calendario. v Crear un nuevo calendario base: Para crear un nuevo calendario base se debe acceder al men HERRAMIENTASCambiar calendario laboral, una vez en esta ventana se oprime el botn Nuevo que permite acceder a la ventana Crear nuevo calendario base, en esta se elige la opcin Crear nuevo calendario base. En la casilla Nombre se asgna al calendario base el nombre deseado..
v Calendario de recursos: Muestra los das y horas en que se va a utilizar un recurso especfico, cuando se crea un recurso inmediatamente se crea un calendario para l, basado por omisin en el Estndar. Si se desea que el calendario de un recurso tenga como base otro calendario ya creado, se especifica de esta forma en la ventana informacin del recurso en el cajn Cal. Base. Recuerde que para acceder a esta informacin acerca de los recursos, solo debe oprimir el botn Informacin de la barra de herramientas, pero que debe estar visualizando la presentacin del men VERUso de recursos.
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5.9 Determinacin de los totales de las tareas
costos
fijos
Microsoft Project, permite adems definir los costos del proyecto, tanto los totales como los de cada recurso y tarea. Cuando se definen los costos, se puede entrar una tasa estndar para todo el proyecto, definir tasas especficas para las diferentes tareas y recursos, y tasas para horas extras de utilizacin. Para establecer los costos de los diferentes recursos se puede utilizar la Hoja de recursos a la cual se tiene acceso a travs del men VERHoja de recursos, tambin en el acceso directo de la BARRA DE VISTAS, o a travs de la ventana de informacin del recurso, siguiendo las especificaciones en cuanto a costos que ya se explicaron en la seccin Asignacin de costos a Recursos. Sin embargo, algunas tareas tienen costos fijos independientes del costo de los recursos que les fueron asignados, para establecer estos costos se procede de la siguiente forma: Del men VER escoger la opcin Diagrama de Gantt. Nuevamente entrar por VER pero ahora eligiendo Tabla y de all Costo. Aparece entonces otra forma de presentacin en pantalla, all en la columna costo fijo se puede digitar el costo fijo que corresponde a esa tarea especfica, este costo
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Manejador de Proyectos PROJECT puede corresponder por ejemplo al costo total de materiales que se van a utilizar en esa tarea, el pago de unos honorarios y en general esas partidas que se conocen pero que no es necesario introducirlas dentro de los recursos, pues slo se van a utilizar una vez dentro del proyecto. Adicionalmente a travs de esta hoja se puede consultar el costo total por tarea, calculado con base en el costo de los recursos que le fueron asignados y en el costo fijo de la tarea. 6.10.1 Control de la acumulacin de costos.
La acumulacin de costos hace referencia al clculo de los mismos bien sea al iniciar la tarea, al finalizarla o prorratendolos con base en el porcentaje de cumplimiento de la tarea, sin embargo, existen algunas restricciones, por ejemplo los costos fijos slo se acumulan al final, y los costos nicos de un recurso slo se podrn acumular al inicio o al final de la tarea. Para definir la forma de acumulacin se procede de la siguiente forma: Se visualiza la Hoja de Recursos a travs del men VER. Se selecciona el recurso al cual se le va a definir una forma determinada de acumulacin de costos. Se presiona el botn de informacin: En la ventana que aparece all se encuentra la opcin acumular se le da click a la flecha de esta opcin y se selecciona la forma de prorrateo. 6.10.2 Consulta de los costos totales del proyecto.
Para conocer el costo total del proyecto se utiliza la opcin Informacin del proyecto del men PROYECTO y de all se presiona el botn Estadsticas.
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El costo total que aparece en esta ventana contiene la sumatoria de los costos de los recursos y los costos fijos de las tareas y se actualiza automticamente cuando se introduce un nuevo concepto de costo o cuando se cambia algn costo ya existente. Muestra tambin el costo real en el caso de que el proyecto ya haya arrancado y el restante que hace falta para la terminacin del proyecto.
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CONFIGURACIN GRAFICA DEL PROYECTO
6.1
Cuadrcula
Con esta opcin se puede adecuar el rea grfica para mejorar la lectura de tareas y escalas temporales permitiendo por ejemplo agregar el color y tipo de lnea de las filas de barras o de las columnas principales. Para hacer esta modificacin se sigue: FORMATOCuadrcula y aparece la siguiente ventana:
Filas de Barras
Columnas principales
En la anterior ventana se puede seleccionar, en primer lugar, que lnea se desea cambiar en la zona a cambiar. Despus, en el campo "normal", se puede especificar el tipo que se desea utilizar y posteriormente su color. La zona A intervalos; especifica a cada cuantos intervalos se desea la lnea escogida que puede ser de color y tipo diferente, para resaltar los intervalos.
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6.2
Formato de fuente y barras
Si se desea cambiar el color y presentacin a las barras del diagrama de Gantt, se accede al men FORMATOBarra, donde aparece la siguiente ventana:
En la carpeta forma de la barra , se puede cambiar la forma , tipo y color de la parte inicial, barra central y parte final de la barra. En la carpeta "texto de la barra" se incluye un campo: por ejemplo los nombres de los recursos, en una de las posiciones posibles a la izquierda, derecha, arriba, abajo o dentro de la barra. Es necesario tener en cuenta que las modificaciones hechas por este comando, solo afectan la tarea o el grupo de tareas seleccionado. Segn el grfico, a una de las tareas se le ha incluido el campo nombre de los recursos a la derecha de la barra de Gantt, para poder visualizarlos en esta posicin.
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Si se requiere dar formato la tabla de tareas FORMATOFuente y all se estilo, tamao y color seleccionada.
a la letra de las tareas en se ingresa por el men puede modificar la fuente, de la letra de la tarea
6.3
Formato Estilos de Barra y de texto
Por medio de estas herramientas se pueden crear nuevas barras y estilos de texto y adems, asignarlas segn sea el caso a varias tareas al tiempo. Por ejemplo para dar un formato a la ruta crtica se debe: Seleccionar la opcin "Estilos de texto" del men FORMATO. En el recuadro elemento a cambiar se selecciona "Tareas Crticas". Se escoge un color para estas tareas (Por lo general rojo) y aceptar. Para ejemplificar el concepto de estilos de barra, se explicaran la creacin de algunos tipos de barras que se utilizan frecuentemente: Como son: Ruta crtica, margen de demora total y demora permisible.
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Manejador de Proyectos PROJECT Identificacin de la ruta crtica: Para asignar un estilo de barra a la ruta crtica se debe entrar al men FORMATOEstilos de barra y aparece la siguiente ventana:
Botn selector
En la columna nombre, se escribe en un espacio vaco el nombre de la nueva barra, que para el caso es ruta crtica. En la columna aspecto, se le da la visualizacin deseada: se escoge en la mayora de los casos una barra de color rojo, que es el formato estndar para la identificacin de la ruta crtica en un proyecto. En la columna "mostrar para tareas" se escribe Tareas crticas, o se escoge la especificacin con el botn selector. En la columna desde se escoge con el botn selector o se escribe Comienzo. En la columna hasta se escoge fin. De esta manera Project identifica la ruta crtica sobre el diagrama de Gantt. Identificacin del Margen de demora total y de demora permisible: El Margen de demora total es la cantidad de
Manejador de Proyectos PROJECT tiempo que se puede posponer una tarea antes de que suponga un retraso por la fecha fin del proyecto. El margen de demora permisible es la cantidad de tiempo que se puede posponer una tarea antes de que suponga un retraso para otra tarea. Para visualizar en el grfico de Gantt stos mrgenes de demora se debe ejecutar los siguientes pasos: Del men FORMATO escoger la opcin "Estilos de barra". En la columna nombre escribir el nombre de la nueva barra, ya sea demora total o permisible. En la columna aspecto, se le dar la visualizacin deseada, se recomienda un aspecto que no recargue la zona de trabajo y que cada barra sea diferente a las otras y preferiblemente mas delgadas, para as evitar confusiones. Se deja vaca la columna de Mostrar para Tareas, (Para que Project por defecto muestre para todas las tareas). En la columna Desde se escoge del botn selector, la opcin fin. En la columna Hasta, se escoge del botn selector, de acuerdo al margen de demora que se desee visualizar as: o Para el margen de demora total se selecciona Margen de demora total o Para el margen de demora permisible se selecciona Demora permisible. Una vez aplicadas las dos barras mencionadas para el proyecto en mencin, se observa el diagrama de Gantt as:
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Barra de demora
Barra de demora
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VISUALIZACIONES
7.1
Combinacin de ventanas
Dentro de Microsoft Project, se tiene la oportunidad de crear combinaciones de ventanas que permiten manejar mejor la informacin; la ventana que queda en la parte superior contiene la informacin fija y la ventana inferior se utiliza para ver informacin relativa de alguna opcin seleccionada en la ventana superior. Esto se realiza a travs del men VENTANADividir o aplicando doble click con el Mouse sobre la lnea indicada por la flecha que se presenta en las siguientes figura:
Haga doble clic aqu y obtendr en pantalla la zona de detalles
Project trae como predeterminada la vista detalles en la parte inferior de la ventana, sin embargo, usted puede combinar todas las vistas que desee, simplemente
Manejador de Proyectos PROJECT dividiendo la pantalla en dos partes, luego seleccionar una de las dos (ya sea la superior o la inferior, depende lo que necesite), y aplicar una de las vistas que se enuncian en la siguiente seccin. Por ejemplo, usted quiere visualizar al mismo tiempo el diagrama de Gantt y la Vista Uso de las Tareas, simplemente active una de las ventanas y aplique la vista que necesite, as: En la parte superior (Ventana activa), se aplico el Diagrama de Gantt, y en la inferior el uso de las tareas,
Ventana activa
Diagrama de
Vista Uso de Tareas
En el caso de los recursos, por ejemplo, Project trae predeterminadas dos combinaciones de ventanas: Vista asignacin de Recursos y vista Entrada de tareas, esta combinacin le facilita al usuario la utilizacin de informacin referente, al manejo de los recursos, ya que combina el Diagrama de Gantt, con el Uso de los recursos y la Programacin del recurso (Vista detalles):
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Manejador de Proyectos PROJECT Esta barra de herramientas se llama Administracin de recursos, y se puede mostrar con un clic derecho sobre la barra de mens, o a travs del men VER, Barra de herramientas, Administracin de recursos
7.2
Hojas desplegadas con el men ver
Se puede crear una combinacin de ventanas tomando la informacin que ms se utiliza, bien sea con la ventana dividida para poder ver dos hojas diferentes al mismo tiempo o una hoja y una presentacin, formato o grfica especial. Las hojas que se trabajan en Project son:
Hoja de tareas
Esta hoja aparece dentro de la grfica de Gantt, en ella se registra la informacin bsica sobre las tareas. Si se quiere ampliar o disminuir el espacio de visualizacin de la hoja o del grfico de barras se toma la lnea de divisin vertical que las separa y con click sostenido se mueve hacia la derecha o hacia la izquierda.
Manejador de Proyectos PROJECT Para cambiar el tipo de informacin que aparece all se procede de la siguiente forma: Cerciorarse de que se est viendo la informacin correspondiente a la Grfica de Gantt, para ello se entra por el men VER y de all se selecciona "Diagrama de Gantt", o a travs de la barra de vistas (Lado izquierdo de la pantalla inicial). Nuevamente se entra por el men selecciona la opcin "Tabla". VER pero ahora se
De esta opcin se obtienen varias formas de presentacin de la hoja de tareas que aparece en la grfica junto al diagrama de barras: Variantes que se pueden obtener discriminadas por tareas Costo fijo. Costo total Costo real Costo restante la Duracin Fechas de comienzo y terminacin. Tareas predecesoras y nombre de los recursos Fechas de comienzo y fin Lmites al comienzo y al fin. Demoras previstas. Duracin Fechas de comienzo y fin Porcentaje
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Tabla
Costo
Entrada (Es presentacin estndar)
Programacin
Resumen
Manejador de Proyectos PROJECT completado Costo Trabajo Fecha de comienzo y fin reales Porcentaje completado Duracin real y restante Costo real Trabajo Trabajo Variacin Trabajo real y restante Porcentaje de trabajo Fechas de comienzo y fin Comienzo previsto Fin previsto Variacin en el comienzo y en el fin.
Seguimiento
Trabajo
Variacin
La opcin ms tablas permite generar nuevas hojas pero esta vez se puede seleccionar Si se quieren las variantes discriminadas por tareas o por recursos:
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Manejador de Proyectos PROJECT Se pueden tambin crear tablas con las columnas que se quieran ver o editar las tablas existentes. Hoja de recursos: (Men VERHoja de Recursos)
En esta hoja se presentan los recursos y la informacin bsica sobre ellos como: Nmero de identificacin, nombre, tipo, etiqueta del material (sea el caso), iniciales, grupo, capacidad mxima, tasa estndar, tasa extra, costo total, forma de acumulacin, calendario base y cdigo. Sin embargo esta forma de presentacin por recursos se puede variar de la misma forma que se hizo con la hoja de tareas: Nuevamente se activa la visualizacin de la hoja de recursos y se entra por el men VERTabla. De esta opcin se obtienen varias formas de presentacin de la hoja de recursos que est activa en la pantalla principal:
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Manejador de Proyectos PROJECT Variantes que se pueden obtener discriminadas por recursos: Costo fijo. Costo previsto Variacin Costo real Costo restante Recursos materiales Recursos de trabajo Cada una de las vistas anteriores, como una de las presentaciones estndar. Grupo Capacidad mxima Mximo Tasa Estndar Tasa Extra Costo Trabajo Porcentaje completado Trabajo Hora extra Lnea base Variacin Real Restante Trabajo Rene todos los campos de las vistas anteriores para hacer ms fcil su exportacin a
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Tabla
Costo
Entrada
Resumen
Trabajo
Uso Exportacin
Manejador de Proyectos PROJECT hojas de clculo como Excel, o a bases de datos.
La opcin "Ms tablas" permite generar nuevas hojas pero esta vez se puede seleccionar si se quieren las variantes discriminadas por tareas o por recurso, por definicin Project sacar la opcin recursos activada:
Hoja de uso de recursos (Men VERuso de recursos), o a travs de la BARRA DE VISTAS, en el acceso directo que se encuentra en esta ubicacin:
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Manejador de Proyectos PROJECT La informacin que se presenta en esta hoja es prcticamente la misma que se muestra en la hoja de recursos. Su importancia radica en acompaar a la informacin con un calendario que permite considerar, con respecto al tiempo, los conceptos asociados a la asignacin de recursos. Otras formas de visualizacin FORMATO, en Detalles. por medio del men
Estas formas individuales permiten capturar, consultar y actualizar la informacin sobre alguna tarea o recurso. La informacin presentada en esta forma es la misma que aparece en la hoja de tareas. Se usa para trabajar con los datos de una sola tarea en particular. Recursos y predecesoras
Para acceder a la anterior presentacin se debe estar ubicado sobre la zona de detalles, luego por la opcin Detalles del men FORMATO se le pueden cambiar las especificaciones a esta ventana, en cuanto a los detalles que se quieren ver dentro de ella. Estos detalles son: Recursos y predecesoras, Recursos y sucesoras, Predecesoras y sucesoras de la tarea seleccionada, Calendario del recurso, Trabajo de recursos, Costo de recursos, Notas y objetos.
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Manejador de Proyectos PROJECT Para aplicar estas vistas en Detalles, no se le olvide activar la parte inferior de la pantalla, de lo contrario, no aparecern las opciones en el men.
Tambin se pueden definir otro tipo de presentaciones para que aparezcan preferiblemente en la parte inferior de la pantalla, para ello se selecciona la opcin "Ms vistas" del men VER, aparece entonces una lista de posibles presentaciones:
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Manejador de Proyectos PROJECT Solo hay Aplicar. que escoger alguna y presionar el botn
Recuerde que............................... para acceder a las opciones del men VER, tambin lo puede hacer por la barra de vistas , donde tendr disponibles los accesos directos a todas las vistas de Project.
7.3
Creacin de tablas
Sin embargo es posible que usted necesite informacin especfica sobre su proyecto que en las tablas predeterminadas de Project, no se encuentren en los campos ya creados, entonces debe modificar una tabla ya conformada o crear una nueva. Para modificar o crear una nueva tabla, debe hacer lo siguiente: Ir al men VER Tabla mas tablas..., desde aqu usted elige la opcin nuevo, se despliega la siguiente ventana:
Barra de edicin
Campos
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Manejador de Proyectos PROJECT Aqu se nos presentan varias opciones que nos permitirn editar la nueva tabla:

Nombre: Usted elige el nombre de la tabla, de acuerdo ala informacin que desee presentar. Visible en el men: permite que su tabla tenga un acceso directo desde el men VER, que se puede aplicar al proyecto. Barra de edicin: con las opciones cortar, copiar, insertar y eliminar filas puede editar y arreglar el orden de los campos que eligi para la tabla. Campos: Desde aqu elige los campos que desee mostrar en la tabla, adems de determinar las caractersticas de cada uno de ellos, como la alineacin el titulo o el nombre. Formato de fecha: Puede dejar el formato predeterminado de Project, o elegir de que manera quiere la presentacin de las fechas, de manera corta, o completa con las horas, por ejemplo. Alto de columna: Desde aqu se predetermina el tamao de las filas, si se quiere de 1 (predeterminado), o de dos filas, por ejemplo, que sera el doble del que ya conocemos. Bloquear la primera columna: esta opcin le permite dejar la primera columna de su tabla fija, esto se hace si se desea dejar una informacin especifica todo el tiempo visible en la pantalla. Por ejemplo en la Tabla De Entrada, del diagrama de Gantt, la columna bloqueada es la del indicador de filas, y se reconoce por que siempre esta visible en pantalla.
Al activar la casilla de verificacin Visible en el men, la tabla que acaba de crear solo podr utilizarse en el proyecto en el cual este trabajando, si se quiere dejar la tabla predeterminada para todos los proyectos, dirjase al men HERRAMIENTAS Organizador..., ene esta ventana al lado derecho de la carpeta TABLAS, aparecen todas las tablas utilizadas en el archivo actual, sin embargo solamente con seleccionar la tabla que acaba de crear, y dar clic en copiar, pasar inmediatamente a la plantilla GLOBAL.MPT, quedando as
Manejador de Proyectos PROJECT disponible para cualquier proyecto que desee trabajar con la misma tabla ms adelante.
Con las mismas opciones anteriores podemos modificar y editar tablas ya creadas, si solamente lo que queremos es arreglar campos o insertar algunos ms que nos ayuden a analizar mejor las informacin, en cualquier tabla de nuestro proyecto, ya sea para tareas o recursos. Simplemente vamos a la opcin Modificar, y nos aparecen la misma ventana de nueva, pero con los campos ya determinados, lo que se hace es simplemente cambiar las caractersticas de la tabla ya creada.
Tenga en cuenta que................ Si se necesita entrar al organizador, no solo lo puede hacer a travs del menu HERRAMIENTAS, si no tambin hay un botn en la ventana de mas tablas...
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7.4
Ordenamientos
Al igual que todas las aplicaciones, los ordenamientos permiten organizar la informacin de acuerdo a criterios especficos dados por las diferentes caractersticas de las tareas o recursos. Para ordenar se ingresa por el men PROYECTOOrdenarOrdenar por. Esta opcin permite ordenamiento considerando tres criterios, el primer criterio es la primera llave de ordenamiento, del cual partirn los ordenamientos de segundo y tercer criterio. Cada criterio permite ser ordenado ascendente o descendentemente, por ejemplo si el primer criterio de ordenamiento es el nombre de manera ascendente entonces aparecern primero las tareas que inicien por la letra A luego la que inicien por la letra B y as sucesivamente.
Adems de la manera anterior de organizar la informacin del proyecto, se tiene en el men PROYECTOOrdenar, cuatro criterios predeterminados de Project, estos son: Ordenar por fecha de comienzo, fecha de fin, por prioridad, por costo y por identificador.
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7.5
Diagrama
Pert
Muestra la relacin de las tareas del proyecto, su duracin, las unidades, fecha de comienzo y final. Se usa para ver la dependencia entre tareas y la asignacin de recursos de cada tarea.
Se pueden utilizar porcentajes de visualizacin de esta grfica para que aparezcan ms tareas, menos tareas o el proyecto completo, a travs de la opcin "Zoom" del men VER.
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Manejador de Proyectos PROJECT Tambin se pueden definir otros detalles para esta misma grfica utilizando la opcin Diseo del men FORMATO:
En esta ventana se le pueden definir el tipo de vnculos que existen entre una tarea y sus predecesoras o sucesoras, adems de opciones de visualizacin de flechas, saltos de pgina, y ajustar estos saltos con relacin al tamao de la hoja seleccionada. Adems de configurar el color y las relaciones entre cada uno de los nodos, sus vnculos y opciones de diagrama.
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Manejador de Proyectos PROJECT Grfica de recursos
Esta grfica muestra la forma de asignacin de los recursos. Esta combina dos colores: el rojo que seala la parte del recurso que ha sido sobreasignado y el azul que muestra lo que fue utilizado. Esta informacin se presenta para cada uno de los recursos del proyecto. Segn el grfico se ve como el Arquitecto fue asignado el doble del tiempo para el que en realidad fue programado por lo que tiene asignado el doble de su jornada laboral. Las barras con tramas de lneas horizontales indican grficamente el porcentaje de tiempo sobreasignado. Sin embargo se pueden cambiar las variables para este tipo de grfica, a travs de Detalles del men Formato, y se pueden obtener grficos de recursos por: o Unidades de recursos asignados. o Trabajo. o Trabajo acumulado. o Sobreasignacin. o Asignacin porcentual. o Disponibilidad. o Costo o Costo acumulado.
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Manejador de Proyectos PROJECT La presentacin calendario La presentacin Calendario muestra la programacin en formato de calendario: una barra de tareas cubre los das o las semanas en los que est programada cada tarea. Utilizando este formato ser posible ver cules son las tareas programadas para das, semanas o meses especficos. El Calendario puede utilizarse para: o Revisar las tareas programadas para das, semanas o meses especficos. o Crear un proyecto sencillo introduciendo tareas y el perodo de tiempo que requerir el cumplimiento de cada una de ellas. o Asignar personal y otros recursos, de forma que se puedan utilizar dichos recursos de la manera ms eficaz posible. Se puede acceder a travs del men VER, Calendario, o en el acceso directo de la barra de vistas, entonces se despliega la siguiente ventana:
De manera muy grfica se pueden observar las tareas que se tienen en el proyecto por da, por ejemplo, el martes 16 de enero del 2001, finaliza la tarea Anlisis de resultados, pero empieza el Borrador de estudio.
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7.6
Diagrama de Red
Es una de las nuevas herramientas de Project 2000, respecto a sus versiones anteriores, en la vista Diagrama de red se muestran las tareas y las dependencias entre tareas en formato de red o de flujo. Cada tarea se representa con un cuadro (tambin denominado nodo) y la lnea que une dos cuadros representa la dependencia entre las dos tareas. De forma predeterminada, la vista Diagrama de red muestra una lnea diagonal sobre las tareas en curso y lneas diagonales en cruz sobre las tareas completadas, muy similar al manejo del Diagrama de Pert.
Al dar doble clic sobre cualquiera de los nodos, se despliega la misma ventana de informacin de la tarea que ya conocemos desde el diagrama de Gantt, sin embargo al colocar el mouse sobre algn cuadro se muestra una ventana con la informacin bsica de la tarea.
El diagrama de red, permite ahora filtrar tareas de la misma manera en que era posible anteriormente slo en otras vistas de Project. Adems, el formato de los nodos
Manejador de Proyectos PROJECT es ms flexible, permitiendo definir formas especficas de diagrama de flujo tales como procesos, decisiones, datos, documentos, etc, dejando de lado de esta manera los rgidos nodos rectangulares de versiones anteriores, uniformes para todas las tareas. Es posible tener acceso a las mejoras en cuanto al formato de los nodos son posibles gracias la opcin de estilos de cuadro, ms completa con respecto a otras versiones. Esta presentacin de la informacin puede ser modificada por el usuario, para que muestre mas o menos datos de cada uno de los nodos, se hace a travs del men FORMATO Estilos de cuadro, donde se puede cambiar la presentacin de cada cuadro.
Se elige a que tareas se les quiere aplicar el nuevo orden de los nodos, se seleccionan las caractersticas y se aplica al diagrama de red. Por ejemplo, al cambiar el color de las tareas no crticas (tareas normales), diferente al predeterminado (azul), al aplicar solamente se modificaran las tareas seleccionadas.
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Manejador de Proyectos PROJECT La ventaja del diagrama de red y de Pert, es que nos muestra la estructura del proyecto de manera muy grfica, siendo ms claros los vnculos y las relaciones de las tareas, adems que la ruta critica esta claramente definida.
7.7
Escala temporal
El adecuar la escala de tiempo permite que las tareas y relaciones se muestren de una forma clara dentro de la grfica, as si el proyecto contiene tareas por horas y la escala de tiempo est en meses, apenas se vern como lneas las duraciones de las diferentes tareas. Para cambiarla basta con dar doble click en el calendario que aparece en la parte superior de la grfica de Gantt (Escala Temporal), o entrar por el men FORMATO y de all escoger la opcin Escala Temporal, al hacerlo aparece la siguiente ventana:
En la carpeta Escala temporal, aparece la Unidad Principal se refiere a la forma como va a aparecer la
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Manejador de Proyectos PROJECT escala en la parte superior de la grfica de barras, esta siempre debe ser mayor que la escala secundaria. La Unidad Secundaria permite un nivel ms amplio de detalle con respecto a la unidad principal. El recuadro Tamao permite aumentar o disminuir el porcentaje de visualizacin de la grfica dentro de la ventana principal. Con sta ventana no slo se pueden cambiar las escalas mayor y menor sino tambin su presentacin dentro de la grfica, en cuanto a formato, lneas, porcentaje de visualizacin etc. a medida que se van cambiando las opciones va cambiando tambin la muestra que aparece en la misma ventana, indicando como quedara la escala en caso de que se acepte con click en Aceptar, las modificaciones realizadas. Si se utiliza la carpeta Perodos no laborables de esta misma ventana se pueden manipular las barras que representan los das no laborables, bien sea colocndolas detrs de las barras. Adelante o simplemente no dibujndolas. Adems se puede cambiar el formato en cuanto a colores y estilos para estas barras. Tambin se pueden utilizar los botones de la Barra de Herramientas: Aumenta la escala de tiempo de la grfica de barras, as si est en meses la pasa a trimestres y as sucesivamente. Disminuye la escala de tiempo.
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LINEA DE BASE Y SEGUIMIENTO
La lnea de base hace referencia al punto de comparacin del cual se parte para realizar un seguimiento. Es el reflejo de lo que el diseador del proyecto ha estimado, y su objetivo primordial es poder realizar una evaluacin de la planeacin respecto a la ejecucin, en un momento determinado. La lnea de base es una imagen del proyecto en un momento inicial especfico, a travs de la cual se lograr comparar lo que esta ocurriendo con el proyecto respecto a lo que se tenia en dicha imagen (Lnea de Base). Para ingresar seleccione del men HERRAMIENTASSeguimientoGuardar lnea base. Inmediatamente aparece una ventana como la siguiente:
La lnea de base se puede guardar para el completo o solo para las tareas seleccionadas.
proyecto
La opcin de plan provisional se refiere a que adems de guardar la lnea de base, se pueden trabajar hasta diez planes provisionales, es decir, antes de llegar a una lnea de base definitiva se pueden tener en cuenta cinco diferentes opciones. De los planes provisionales se desprenden las opciones de Inicio 1 , Inicio 2 ,...,
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Manejador de Proyectos PROJECT Fin 4 y Fin 5 ..., que aparecen en la creacin de convenciones. Estos planes provisionales, es a lo que generalmente se conocen como ESCENARIOS posibles de nuestro proyecto. La linea de base es el punto de comparacin que permite realizar una evaluacin entre lo planeado y lo realmente ejecutado. Despus de crear el punto de comparacin, se puede entrar a analizar el seguimiento. El seguimiento esta dado por la comparacin entre lo planeado y lo realmente ejecutado. Para realizar el seguimiento, Project incluye las opciones de Actualizar Tareas y Actualizar Proyecto en el men HERRAMIENTASSeguimiento.
En este orden de ideas al iniciar el seguimiento del proyecto se debe iniciar la actualizacin de cada una de las tareas que lo componen. Dicha actualizacin se puede realizar de dos formas como se observa a continuacin. Actualizar tareas:
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Manejador de Proyectos PROJECT Se puede actualizar una o ms tareas de acuerdo a las necesidades. La actualizacin de tareas se puede realizar por porcentaje completado, colocando la duracin que lleva hasta el momento o el tiempo que falta para su terminacin, y por ltimo, la fecha de iniciacin o terminacin real de la tarea (s) previamente seleccionada. Actualizar proyecto: Al actualizar el proyecto, a trabajo completado, se esta haciendo una fecha de corte, ala cual se supone que todas las tareas a esa fecha han sido completadas, as:
La
actualizacin por porcentaje completado permite registrar el proyecto o las tareas previamente seleccionadas con el porcentaje de cumplimiento de las tareas o el proyecto, respecto a una fecha propuesta. La actualizacin Slo al 0% o al 100% le asignar dicho porcentaje de acuerdo a la terminacin de la tarea. Si una tarea ha terminado del todo le asigna el 100%, de lo contrario le asigna el 0%. Se puede realizar actualizacin de Tareas o de Proyecto: Tareas: Porcentaje completado, duracin real, duracin restante y estado real (comienzo o fin). Proyecto: Porcentaje completado.
Manejador de Proyectos PROJECT Existe otra opcin en esta ventana llamada reprogramacin del trabajo, y hace referencia a los paros que se realizan en los proyectos ya sean o no necesarios. Cuando ocurre un cese de actividades la manera de programarlo en Project es actualizando el proyecto hasta la fecha de inicio del paro y luego reprogramando a partir de la fecha de reiniciacin de labores. Por ejemplo si se presenta un paro de actividades por parte del sector estatal, el da 18 de Junio de 2001, y se para la construccin del edificio, pero las actividades se reanudan el 10 de Julio de 2001, el proyecto debe ser reprogramado. Para reprogramar el proyecto con el evento presentado en Project, se procede de la siguiente manera: Por medio del men FORMATO estilos de barra se crea la barra que representa el paro para que se pueda visualizar en el Diagrama de Gantt, los campos del cuadro estilos de barra deben contener la siguiente informacin.
Los campos de la siguiente informacin:
ventana
anterior
contienen
la
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Manejador de Proyectos PROJECT o o o o o Nombre: Paro o el nombre deseado Aspecto: Barra de color y forma deseada Mostar tareas: para todas las tareas Desde: Detener Hasta: Reanudar
Una vez elaborada el estilo de barra correspondiente, sigue el procedimiento as: Men HERRAMIENTASSeguimientoactualizar proyecto y en el campo "actualizar trabajo realizado al"; se coloca la fecha de inicio del paro que es el 18 de junio de 2001 y se oprime el botn aceptar. Se ingresa de nuevo por la ruta anterior y en el campo reprogramar trabajo de la ventana actualizar proyecto, se coloca la fecha desde la cual se reanudaron las actividades de construccin, es decir el 10 de junio de 2001, se oprime botn aceptar. Una vez elaborado este procedimiento aparecer en el diagrama de Gantt la barra que se configur para el paro y el proyecto reprogramado en su totalidad.
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PROYECTOS MLTIPLES
El estudio de proyectos mltiples implica tres aspectos a tratar: Subproyectos Comparticin de recursos Consolidacin de recursos.
9.1
Subproyectos
Un subproyecto es un proyecto completo que hace parte de otro mayor. Por ejemplo en la construccin del edificio, que se ha trabajado hasta ahora como ejemplo, en la tarea de diseo de planos, puede existir un subproyecto que contenga las tareas de realizar los planos segn las vistas preliminares requeridas, cada tarea ser una vista. Para manejar este u otro(s) subproyecto(s) con Project es necesario crearlos en archivos aparte. Cuando se tienen los subproyectos se incluyen en el proyecto de la siguiente forma: 1. Se debe ubicar en el indicador de la tarea que representa o representar el subproyecto (tarea asociada). 2. Se ingresa a la ventana de "Proyecto" por el men INSERTAR. En esta ventana establezca la ubicacin del archivo del subproyecto, clic en aceptar, y en la celda del proyecto actual aparecer una nueva fase, que contiene todas las subtareas del proyecto insertado..
89
Cuando se trabaja con subproyectos, se pueden visualizar en el proyecto general, pulsando doble Click sobre la tarea asociada. Enseguida se cargar en pantalla el subproyecto. Toda modificacin en el subproyecto se cargar en el proyecto principal y la duracin de la tarea asociada, depender de la duracin del subproyecto.
Proyecto insertado
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Manejador de Proyectos PROJECT Estos cambios que afectan al proyecto inicial, se pueden ver por ejemplo en el cambio de la ruta critica inicial, combinndose con las tareas criticas del subproyecto. Otra posibilidad que incluye como Project como novedad es el manejo de la ruta crtica: ahora se puede observar ms de una ruta crtica en un proyecto y adems una nica ruta crtica entre proyectos insertados. Un subproyecto es un proyecto independiente que se asocia a una tarea de otro proyecto.Generalmente el proyecto requiere la ejecucin del subproyecto para la consecucion de sus objetivos.
9.2
Compartir recursos
La opcin de comparticin de recursos sirve para generar una hoja conjunta de recursos a partir de diferentes proyectos. La utilizacin de los recursos de uno u otro proyecto, permite al usuario estar al tanto del trabajo asignado en diferentes actividades. Para compartir recursos se escoge la opcin Compartir Recursos del men HERRAMIENTAS:
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Manejador de Proyectos PROJECT Se crea un fondo de recursos y un proyecto compartidor. El fondo es un archivo que el programa carga en memoria y una vez se ha activado la opcin del men descrita anteriormente, el proyecto activo en pantalla o proyecto compartidor podr utilizar los recursos de archivo proyecto que contiene el fondo recursos, , por esta razn si se selecciona la opcin "El fondo de recursos tienen prioridad" le dar prioridad en la redistribucin de recursos automtica al proyecto que se selecciona en esta opcin al utilizar primero los recursos que se deben redistribuir. Para que el proyecto compartidor tenga prioridad, es necesario tener cargado en memoria el archivo proyecto del fondo de recursos, en la ventana de la ubicacin del archivo Vnculos para compartir. Cuando el mismo recurso tenga asignaciones en dos proyectos simultneamente, de acuerdo a la seleccin, si se pide a Project redistribuir recursos, ste respeta la programacin del trabajo en un proyecto y reprograma en el otro. En el mismo men HERRAMIENTAS Recursos Renovar fondo de recursos, una herramienta que actualiza los recursos compartidos del proyecto consolidado.
9.3 Programar y Controlar Proyectos con Mayor Facilidad

Los cambios en mens ya conocidos, permiten tener mayores posibilidades para la planeacin y control del proyecto:
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Manejador de Proyectos PROJECT En la informacin de la tarea, es posible definir la duracin de la tarea como estimada, esto permitir identificar tareas cuya duracin sea incierta y distinguirlas de las dems. En la tabla de Gantt, la tarea cuya duracin es estimada tendr en el campo duracin un signo de pregunta; por defecto, todas las tareas nuevas tienen duracin estimada mientras el usuario no especifique lo contrario, una vez se cambia la duracin esta ser exacta.
En la informacin de tarea podemos definir ahora una duracin estimada, no exacta.
Un mayor nmero y tipo de campos para el manejo de dentro de las diferentes tablas lo cual permite al usuario obtener mucha mayor informacin del proyecto por medio del manejo de una base de datos ms compleja. Mayor nmero de opciones a la hora de filtrar: en el men proyecto, opcin filtro, se puede elegir adems de los filtros tradicionales ms usados, pero adems, una gama ms amplia en la opcin ms filtros, donde podemos elegir para ver las tareas o recursos cualquier tipo de dato ellos.
9.4 Trabajar Eficacia
con
Ms
Facilidad,
Rapidez
Ahora Project 2000 posee opciones de edicin que hacen que el manejo de las tablas se asemeje al manejo matricial de Microsoft Excel.
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Manejador de Proyectos PROJECT Pero adems de lo anterior, Project tiene ahora una mayor compatibilidad con los programas de la suite de Office: Excel: permite la insercin de grficos y diagramas. Word: se puede vincular con documentos generando actualizaciones automticas. Access: es posible importar y exportar datos as como almacenar proyectos en bases de datos. Outlook: hace posible la comunicacin efectiva del proyecto, la asignacin y el seguimiento de tareas, fcilmente va correo electrnico. Finalmente, si no conoce bien el programa o quiere profundizar en el conocimiento de sus ventajas, la versin 2000 de Project trae una ayuda bastante dinmica y amigable realizada en formato web con hipervnculos que llevan al usuario de la mano en la solucin de sus inquietudes al estilo de una pgina de Internet.
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10 ELABORACIN DE REPORTES
Los reportes en Project pueden obtenerse de dos formas. A travs de las diferentes presentaciones o por medio de la generacin de informes.
10.1 Generacin de reportes personalizados

Cuando se quiere imprimir una presentacin es necesario tener en cuenta la programacin de todas las diferentes aplicaciones de Windows. Por esto es importante asegurarse, a travs de las visualizaciones, de que es lo que se quiere imprimir. Diagrama de Gantt, Pert y Red; Hojas de Tareas o de Recursos, Calendario diferentes tablas y porcentajes de avance etc. Al igual que las diferentes tablas y porcentajes de visualizacin. De igual forma, Project ofrece utilidades que permiten generar informes.
10.2 Filtros
Como se ha explicado en el desarrollo del manual Project maneja Tareas y recursos. Al aplicar filtros se puede obtener informacin de ellos con base en el cumplimiento de ciertos criterios. Para acceder a este servicio se ingresa por el men PROYECTOFiltro para:... o por medio del indicador de flecha de la zona de filtros en la barra de herramientas de Formato.
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Desde el men PROYECTO, se despliegan varias opciones predeterminadas para filtrar la informacin por tareas o por recursos, por ejemplo filtrar por hitos, por fechas y por tipos de tareas.
Aunque la ventana que aparece es diferente, los filtros que se pueden aplicar son los mismos. Para activarlo se selecciona cual de ellos se quiere aplicar.
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10.3 Generacin automtica de reportes

La generacin automtica de informes generales de diferentes tipos e informes personalizados se realiza por medio del men VERInformes, con la cual se obtiene la siguiente ventana:
Aqu se selecciona el tipo de informe que se desea pulsando click en el botn y luego en Seleccionar o simplemente doble click sobre el tipo de informe. Dependiendo del informe seleccionado en el listado propuesto, se pueden obtener diferentes reportes. Los informes se refieren a Recursos (Financieros y humanos) y a las tareas (fechas, duraciones). Adicionalmente se pueden crear informes personalizados. Esta opcin permite obtener diferentes informes segn la necesidad de informacin que exista, son reportes prediseados que se pueden utilizar cuando se quiera. Para su elaboracin se puede tomar como base un informe existente y/o se puede editar el tipo de informacin que debe contener.
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Tanto los informes preestablecidos como los personalizados se muestran en pantalla con la presentacin que adquirirn una vez se hayan impreso, (presentacin preliminar).
10.4 Impresin de reportes

Para imprimir los reportes a partir de la presentacin se ingresa por el men ARCHIVOImprimir, en este momento se abre una ventana que permite definir la impresin. Para los informes generados automticamente o personalizados, aparecer un icono de impresin a travs del cual se acceder a la misma ventana.
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Manejador de Proyectos PROJECT Aqu se especifica todo lo relacionado a la impresin. En la parte superior aparece la impresora activa en ese momento, pero es importante asegurarse de sea realmente la que se va a utilizar. El icono Pres. Preliminar permite observar como quedar la impresin de acuerdo al principio de WYSIWYG (What you see is what you geet), es decir los que usted ve es lo que realmente va a obtener. Esta visualizacin permite desplazarse al interior del documento a imprimir, por medio de las flechas, y acceder a algunas opciones de presentacin a travs del icono Preparar pgina. Aqu se pueden cambiar las especificaciones de la hoja en la cual se va a imprimir (mrgenes, encabezados, pies de pgina, orientacin, etc.).
Cuando se haya finalizado el proceso de arreglo de la presentacin para imprimir, se puede regresar a la ventana de impresin o cerrar esta vista preliminar y volver a Project.
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Manejador de Proyectos PROJECT Desde el men ARCHIVO Configurar pgina, se puede arreglar y configurar todas las pginas que se van a imprimir para el proyecto, desde las mrgenes, hasta las notas y comentarios en cada una de las pginas. Se pueden imprimir las diferentes presentaciones de Project o los informes automticos que genera.
Para tener una vista completa del proyecto para su impresin, es recomendable que se diriga al men VER Zoom Proyecto completo , de esta manera en una sola hoja se pueden observar todas las tareas de su proyecto.
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ESTRATEGIAS DE SOLUCION DE CONFLICTOS EN PROJECT
Las estrategias de solucin de conflictos en Project estn basadas en el control de tareas y recursos. Se definen tres aspectos a tener en cuenta: Recursos humanos, Costos y tiempo.
11.1 Eliminacin de sobreasignacin de recursos

Es necesario saber como detectar los recursos sobreasignados. La forma ms sencilla es a travs de la Barra de estado o de la hoja de recursos pero, donde se encuentra la sobreasignacin?. Para ayudar a detectar las sobreasignaciones Project brinda la utilidad de la barra de Administracin de Recursos. Para activarla se ingresa por el men VER y luego la opcin Barras de herramientas . De all se selecciona Administracin de recursos y luego aparece una nueva Barra de herramientas como esta:
El tercer icono de la nueva barra llamado Ir a sobreasignacin , permite detectar las tareas en las cuales se encuentran los recursos sobreasignados. Cuando se tienen recursos sobreasignados se adoptar varias alternativas de solucin, como: pueden
Cambio de asignacin de tarea en el o los recursos sobreasignados. Reasignacin del recurso para que trabaje tiempo parcial.
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Manejador de Proyectos PROJECT Disminucin de la cantidad de trabajo asignada al recurso. Cambio en la programacin laboral del recurso. Retraso en la tarea con un recurso sobreasignado
11.2 Reduccin de costos

Para reducir costos es necesario tener el dominio de la tabla de costos, de la hoja de recursos y un buen conocimiento de la programacin. Los costos se pueden reducir por medio de 2 estrategias: Mediante el reemplazo de un recurso por otro. Mediante la reprogramacin del trabajo de uno o varios recursos.
11.3 Disminucin de la programacin

Como es lgico suponer, la reduccin de la programacin se debe centrar en el anlisis de la ruta crtica, pues una modificacin en una tarea crtica supone una variacin en la fecha de finalizacin del proyecto. Las estrategias que normalmente se aplican para reducir la programacin son: Cambio de la ruta crtica Adelanto o posposicin de tareas Disminucin de la duracin de tareas. Disminucin del tiempo de trabajo asignado a un recurso. Asignacin de ms recursos a las tareas que lo requieran. Ampliacin de la programacin laboral: Por ejemplo un recurso puede trabajar inclusive los sbados. Asignacin de horas extras.
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PLANTILLAS Y ORGANIZADOR
12.1 Generacin de plantillas

Una plantilla es utilizada para lograr unificar diferentes convenciones que se utilizan dentro Paquete, para generar una plantilla se siguen siguientes pasos: 1. las del los
Genere todas las convenciones deseadas dentro de los Estilos de Barra en un Proyecto vaco. 2. De click en la zona global del documento y a continuacin borre el contenido con la tecla suprimir. 3. A pesar de que el contenido fue borrado las convenciones se mantienen. Ahora guarde el archivo como una plantilla, para ello escoja la opcin de Guardar Como del men ARCHIVO, cuando aparezca la ventana en la parte inferior campo Tipo de Archivo escoja Plantilla.
Para utilizar una plantilla de click en la zona global de un archivo corriente, elegir la opcin copiar del men edicin y a continuacin pegar sobre la plantilla, el archivo asumir las nuevas convenciones y a su vez podra guardarlo bajo un nuevo nombre y con la caracterstica de ser un proyecto.
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12.2 Utilizacin del Organizador

Organizador Es el cuadro de dilogo con fichas en el que se pueden copiar presentaciones, tablas, filtros, calendarios, informes, formularios y mdulos de Visual Basic para aplicaciones personalizados a otros documentos y a otros usuarios. Para abrir el organizador, se elige ms presentaciones en el men ver y a continuacin, se selecciona el botn "Organizador". Se selecciona la ficha para el elemento que se desea copiar. Por ejemplo, si se crea un nuevo calendario laboral, para el proyecto edificio, llamado Colombia y se quiere copiar en otro archivo se utiliza el organizador, para copiar los mismas propiedades de calendario laboral Colombia del archivo edificio al nuevo archivo Project 2, como lo indica la siguiente ventana:
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Para tal efecto se sigue la siguiente ruta: VER Mas vistas calendario organizador carpeta calendario. En esta ventana se escoge el archivo equipo.mpp y con el botn copiar se traslada el calendario Colombia a el archivo Project2.mpp, se cierra esta ventana y se oprime el botn aplicar en la ventana de mas presentaciones. Para comprobar que la operacin fue bien hecha se puede consultar el men archivo resumen calendario observando disponible all el calendario Colombia.
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13
CONSEJOS PRCTICOS
Recuerde que Project es una aplicacin que tiene muchos detalles en el desarrollo de sus operaciones que deben ser tenidas en cuenta y que si no se practica o se est en contacto con el paquete, con frecuencia, se puede olvidar fcilmente; Cuando desee ejecutar alguna de las visualizaciones recuerde que no es igual estar en la opcin men VERDiagrama de Gantt, que en la opcin men VERHoja de recursos ya que las opciones de visualizacin para los dos comandos es completamente diferente. Nunca olvide cuando requiera ver el diagrama de Gantt de una tarea en la pantalla, oprimir el botn Ir a la tarea seleccionada, ya que es muy til cuando el diagrama de Gantt se ha perdido en pantalla. Para las opciones estilos de barra, los campos Desde, Hasta y Mostrar para tareas, deben ser llenados con las opciones disponibles, para que el estilo de barra deseado sea bien elaborado a travs del botn.
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14 MANEJO DE PROYECTOS EN RED
Poder comunicarse con otros con relacin a una programacin es sumamente importante para el xito del proyecto. Project permite coordinar los detalles de un proyecto con otros miembros de su equipo, independientemente del lugar donde se encuentren. Para ello, es necesario definir un grupo de trabajo para un proyecto que utilice un sistema de correo electrnico en la intranet o el World Wide Web. Una vez establecido el grupo de trabajo, el administrador del grupo de trabajo podr asignar tareas, solicitar informes de estado y enviar actualizaciones de tareas. Adems, todos los miembros del equipo de trabajo podrn aceptar o rechazar asignaciones de tareas, enviar informes de estado, distribuir un archivo de proyecto para recibir respuestas o enviar una nota a otro miembro del grupo con relacin a una tarea.
14.1 Comunicacin Electrnico
Travs
Del
Correo
El administrador del grupo de trabajo y sus miembros pueden tener acceso a un sistema de correo electrnico comn y cada usuario dispone de una direccin de correo electrnico. Los administradores del grupo de trabajo configuran Microsoft Project para que utilice el correo electrnico como medio de comunicacin del grupo de trabajo y se aseguran de que Microsoft Project reconozca la direccin de correo electrnico correcta de cada usuario. Los miembros del grupo de trabajo que no tengan Microsoft Project debern ejecutar WGsetup.exe en sus equipos para que el programa de correo electrnico pueda procesar correctamente los mensajes del grupo de trabajo que su administrador les enve. Este programa est disponible en el CD de Microsoft Project 2000.
Manejador de Proyectos PROJECT Cuando el administrador del grupo de trabajo utilice Microsoft Project para enviar mensajes (por ejemplo, asignaciones de tareas) a los miembros del grupo, esos mensajes aparecen como nuevos elementos de correo en las bandejas de entrada de correo electrnico de los miembros del grupo de trabajo. Cuando los miembros del grupo de trabajo responden a dichos mensajes, estos aparecern como nuevos elementos de correo en la bandeja de entrada del administrador del grupo de trabajo.
14.2
Comunicacin a travs del web
Cuando se produce una comunicacin a travs del Web, ya sea una intranet o Internet, el administrador del grupo de trabajo y los miembros de dicho grupo tienen acceso a un servidor de Web comn. Cuando el administrador del grupo de trabajo configura Microsoft Project para que utilice una comunicacin Web, Microsoft Project instala entonces la Bandeja de entrada de equipo en el servidor de Web. El administrador del grupo de trabajo podr entonces utilizar Microsoft Project para enviar mensajes de grupo de trabajo (por ejemplo, asignaciones de tareas) a los miembros del grupo; los mensajes del grupo de trabajo se envan a la Bandeja de entrada de equipo. Los recursos pueden utilizar el explorador de Web para abrir la Bandeja de entrada de equipo, del mismo modo que cualquier otro sitio Web, excepto que dicha bandeja tiene una pantalla de inicio de sesin para que el sitio sea seguro. Cuando se conecten, los miembros del grupo de trabajo podrn ver los mensajes que ha enviado el administrador del grupo, organizados en una interfaz anloga a la del programa cliente de correo electrnico.
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Manejador de Proyectos PROJECT Cuando los miembros del grupo de trabajo responden a los mensajes, la Bandeja de entrada de equipo avisa a Microsoft Project, que a su vez avisa al administrador del grupo de trabajo. El administrador del grupo de trabajo podr ver entonces dichas respuestas en Microsoft Project utilizando la Bandeja de entrada de Web y actualizar la programacin en consecuencia. Por diseo, la Bandeja de entrada de equipo acta como un puesto remoto. Los miembros del grupo que utilizan la Bandeja de entrada de equipo no utilizan Microsoft Project para obtener acceso a ella. Slo la utilizan como medio para recibir y realizar un seguimiento de las asignaciones de tareas a travs de una intranet o de Internet, as como para enviar actualizaciones al administrador del grupo. La Bandeja de entrada de Web y la Bandeja de entrada de equipo constituyen un medio de comunicacin entre el administrador del grupo de trabajo y los integrantes del grupo de trabajo para controlar las tareas del proyecto, ya sea a travs de una intranet o del World Wide Web. Estas bandejas no se utilizan para la comunicacin por medio de correo electrnico. La secuencia de funcionamiento conjunto de estas dos bandejas de entrada es la siguiente: El administrador del grupo de trabajo.
grupo
de
trabajo
define
el
El administrador del grupo de trabajo asigna tareas a los integrantes del grupo de trabajo utilizando el comando Asignar equipo de Microsoft Project.
109
Manejador de Proyectos PROJECT Por medio de un explorador de Web, los integrantes del grupo de trabajo se conectan a la Bandeja de entrada de equipo, reciben sus mensajes de asignacin de equipo y responden al administrador del grupo de trabajo indicando que aceptan o rechazan las asignaciones de tareas. El administrador del grupo de trabajo abre la Bandeja de entrada de Web, que se encuentra en Microsoft Project, para recibir las respuestas de los integrantes del grupo de trabajo. A partir de estas respuestas, el administrador del grupo de trabajo puede actualizar la programacin del proyecto. De forma similar, el administrador del grupo de trabajo puede enviar un mensaje de Estado del equipo o Actualizar equipo, a travs de una intranet o del World Wide Web, que los integrantes del grupo de trabajo recibirn en la Bandeja de entrada de equipo correspondiente. Las respuestas de los integrantes del grupo de trabajo aparecern en la Bandeja de entrada de Web del administrador del grupo de trabajo. Todas estas labores de trabajo en Intranet e Internet pueden ser llevadas a cabo gracias a Microsoft Project Central, este es un complemento de Microsoft Project 2000 que se instala por separado y permite a los miembros del grupo de trabajo del proyecto compartir informacin por medio de la creacin de una pgina Web, local en la Intranet o en Internet, y establecer hipervnculos con otros documentos como documentos de Word, libros de Excel o bases de datos de Access. En resumen, Project 2000 permite simplificar la comunicacin del equipo de trabajo, crear informes especializados individualmente que despus el mismo Project Central consolida para obtener informes del proyecto completo, tener siempre una visin de conjunto del proyecto por medio de la informacin detallada de todos los elementos de ste en el explorador.
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14.3
Project central
Microsoft Project Central es un producto complementario de Microsoft Project que permite la elaboracin de un plan en el que colaboran los miembros de un grupo de trabajo, los jefes de proyecto y otros participantes. Con Microsoft Project Central, podr, junto con los miembros del grupo de trabajo, intercambiar y trabajar con informacin del proyecto en un sitio Web. Project ofrece dos soluciones de grupo de trabajo: un sistema de grupos de trabajo mediante correo electrnico y Microsoft Project Central. Un sistema de grupos de trabajo mediante correo electrnico ofrece la posibilidad de comunicar informacin bsica sobre el proyecto, incluyendo informacin de asignacin de tareas y actualizacin de tareas. A comparacin de Project Central, que ofrece ms flexibilidad y ventajas adicionales que un sistema de grupos de trabajo basado en el correo electrnico, permite intercambiar informes, tareas y datos. A travs de esta herramienta por ejemplo, pueden ver las tareas en un Diagrama de Gantt, y pueden agrupar, ordenar y filtrar dichas tareas. Cada miembro del grupo de trabajo puede ver la informacin ms reciente para el proyecto completo, no slo sus tareas asignadas, si no tambin puede crear y enviar nuevas tareas y asignaciones por correo, al archivo del proyecto.
Una vez instalado obtener acceso a l del comando Bandeja Grupo de trabajo del miembros del grupo acceso a Microsoft Pgina principal de explorador de Web.
Microsoft Project Central, puede desde Microsoft Project por medio de entrada de equipo en el submen men HERRAMIENTAS. Un usuario y los de trabajo tambin pueden obtener Project Central seleccionando la Microsoft Project Central con un
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ALCANCE DEL PAQUETE

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La pantalla que se observa una vez se ha ingresado al programa es la siguiente:

Barra de herramientas estndar

Zona de edicin Barra de formato Escala Temporal

Lnea de divisin horizontal Barra de vistas

Lnea de divisin vertical

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3.1 Descripcin herramientas

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Vista Preliminar Alt + I +

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CREACION DEL PROYECTO

5.1 Definir o consultar informacin acerca del proyecto

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DURACION Minutos horas das semanas meses Das calendario

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Niveles de esquema y relaciones

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Se llama a la carpeta click sobre ella.

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Manejador de Proyectos PROJECT 6.4.2 Insertar y eliminar actividades o filas.

Tipologa de las tareas

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Tarea repetitiva Tarea de resumen fase o

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