Ingeniera Civil Industrial

ADMINISTRACIN DE SISTEMAS ORGANIZACIONALES

PROCESO DE ADMINISTRACIN EMPRESARIAL: PLANIFICACIN Y ADMINISTRACIN.

Docente: Vctor Hugo Jerez Alumna: Evelyn Jofr Pomareda

La Serena, 3 de Diciembre de 2011

INDICE
PRESENTACIN DEL TEMA INTRODUCCIN QU ES LA ADMINISTRACIN? ADMINISTRACIN CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACIN VENTAJAS DE LA ADMINISTRACIN ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIN PLANIFICACIN IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIN PROPSITO DE LA PLANIFICACIN PASOS DE LA PLANIFICACIN CONCLUSIN LINKOGRAFIA 3 4 5 8 10 12 13 16 18 19 20 22 23

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Presentacion del tema

Este informe tiene como objetivo que pueda reconocer la importancia de la administracin y la planificacin empresarial en la sociedad actual, as como su evolucin a travs del tiempo. La administracin nos proporciona diferentes tcnicas y herramientas que hacen posible la marcha de las organizaciones. A partir del reconocimiento de que las organizaciones estn siempre presentes en nuestras vidas y de que las mismas necesitan de la administracin para un funcionamiento eficaz, se comprende la importancia de la administracin en la vida organizacional. La administracin es aplicable en todo tipo de organizaciones, ya sea que las mismas tengan o no nimo de lucro; una sociedad de fomento por ejemplo es una organizacin sin fines de lucro, una microempresa o una pyme son organizaciones con nimo de lucro

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Introduccion
El surgimiento de la administracin como institucin esencial distinta y rectora es un acontecimiento de primera importancia en la historia social en pocos casos, si los hay una institucin bsica nueva o algn nuevo grupo dirigente, ha surgido tan rpido como la administracin desde principios de siglo. La administracin es el rgano social encargado de hacer que los recursos sean productivos, esto es con la responsabilidad de organizar el desarrollo econmico que refleja el espritu esencial de la era moderna. Las personas han hecho planes y perseguido metas por medio de organizaciones y logrado todo tipo de hazaas desde hace miles de ao. Sin embargo, la teora de la administracin se suele considerar un fenmeno relativamente reciente que surge con la industrializacin de Europa y Estados Unidos en el siglo XXI. Una organizacin es una unidad social o agrupacin de personas constituidas esencialmente para alcanzar objetivos especficos lo que significa que las organizaciones se proponen y construyen con planeacin y se elabora para conseguir determinados objetivos. La administracin posee caractersticas como universalidad, especificidad unidad temporal, valor instrumental, amplitud del ejercicio, flexibilidad, entre otras que sern ampliadas en este contenido; Adems poseen elementos como: la eficiencia, eficacia, productividad, coordinacin de recursos, objetivos y grupos sociales que la hacen diferente a otras disciplinas. El proceso administrativo comprende las actividades interrelacionadas de: planificacin, organizacin, direccin y control de todas las actividades que implican relaciones humanas y tiempo. La administracin de empresas posee cinco variables principales que constituyen su estudio las cuales son: tarea, personas, tecnologa, ambiente y estructura.

[Escriba texto] http://www.monografias.com/trabajos14/administracion-empresas/administracion-empresas.shtml

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Que es la Administracion?
La administracin puede ser entendida como la disciplina que se encarga del manejo cientfico de los recursos y de la direccin del trabajo humano, enfocada a la satisfaccin de un inters. La administracin es analizada, por ejemplo, por la teora de las organizaciones, dedicada del estudio sobre la forma en que los seres humanos administran sus recursos (humanos, materiales e inmateriales) e interactan con el entorno para alcanzar sus objetivos.

Manuel Certo (2001) 1, al ampliar esta definicin centra su atencin en los siguientes aspectos: Es un proceso o serie de actividades continuas y relacionadas (define cuatro funciones bsicas: planeacin, organizacin, direccin y control). Comprende y se concentra en el alcance de las metas de la organizacin (se utilizan las funciones mencionadas para alcanzar los objetivos de la organizacin a la que se administra). Esas metas se alcanzan: trabajando con la gente, por medio de ella y de otros recursos organizacionales (humanos, monetario, materia primas, capital). La ubicacin de la administracin como arte, tcnica o ciencia es un tema abierto y muy discutido, sobre el cual los diferentes autores representativos del campo administrativo tienen opiniones diversas, es interesante conocer respecto a la cuestin: algunos de sus argumentos con

[Escriba texto] Administracin Moderna, 8va Edicin, Bogot, Editorial Pearson, 2001 1 Certo Manuel,

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M. Bunge: Las ciencias de la administracin son cientficas por el modo de estudiar su objeto, pero no constituyen una ciencia, por cuanto lejos de proponerse alcanzar conocimientos desinteresados, persiguen conocer la mejor manera de controlar algo, a saber: los aspectos administrativos de los socio sistemas. La administro tcnica es

cientfica sin constituir una ciencia.

Mario Bunge. Organizaciones JJ.Ader y otros. Editorial Paidos, Bs. As, (1990).Mario Bunge es Doctor en ciencias fisicomatemticas

Harold Koontz: La administracin es un arte en cuanto prctica o actividad y una ciencia en cuanto al conocimiento organizado que sustenta la prctica.
Harold Koontz-Heliz Weihrich. Administracin una perspectiva global. MC. Graw Hill

Roberto Serra: No podemos concebir a la administracin como arte dado que en ella no caben las vivencias ni las interpretaciones subjetivas de la realidad. Es verdad que todo administrador debe poseer talento, inteligencia y creatividad, pero estas tres cualidades tambin se dan en la ciencia y la tcnica.
Roberto Serra. Administracin. Luis del Prado-Guillermo Spitznagel. Editorial de la universidad catlica. EDUCA.2005.

Servant Schreiber: La administracin es el arte de las artes porque consiste en organizar el talento humano. Servant Schreiberen,

Administracin en Lus del Prado-Guillermo Spitznagel. Editorial de la universidad catlica., EDUCA.2005. Buenos Aires.

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Figura N1

La administracin est compuesta de acciones proyectadas hacia delante en el tiempo, cada accin tiene sentido cuando se relaciona con otra accin que le da significado concreto al conjunto de ellas. De este modo, podemos pensar la administracin como un proceso administrativo que implica la accin para lograr objetivos en un tiempo determinado y con un fin en comn.

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Administracion
La administracin es la principal actividad que marca una diferencia en el grado que las organizaciones les sirven a las personas que afectan. El xito que puede tener una organizacin al alcanzar sus objetivos, y tambin al satisfacer sus obligaciones sociales depende, en gran medida, de sus gerentes. Si los gerentes realizan debidamente su trabajo es probable que la organizacin alcance sus metas, ya que sobre ellos cae la responsabilidad de administrar todos los recursos con los cuales cuenta la empresa. El proceso de administracin se refiere a planear y organizar la estructura de rganos y cargos que componen la empresa y dirigir y controlar sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuacin de los medios (rganos y cargos) a los fines que se desean alcanzar Desde finales del siglo XIX se ha definido la administracin en trminos de cuatro funciones especficas de los gerentes: la planificacin, la organizacin, la direccin y el control. Aunque este marco ha sido sujeto a cierto escrutinio, en trminos generales sigue siendo el aceptado. Por tanto cabe decir que la administracin es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organizacin y el empleo de todos los dems recursos organizacionales, con el propsito de alcanzar metas establecidas por la organizacin.

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Figura N2

PLANEACION: La Planificacin es el proceso por el cual se obtiene una visin del futuro, en donde es posible determinar y lograr los objetivos, mediante la eleccin de un curso de accin. ESTOS 3 SON LOS PUNTOS MAS FUERTES DE LA PLANIFICACION: Propicia el desarrollo de la empresa. Reduce al mximo riesgos Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.

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ORGANIZACIN: Se refiere a la creacin de una estructura, la cual determine las jerarquas necesarias y agrupacin de actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro del grupo social DIRECCIN: Etimolgicamente, la palabra "direccin", viene del verbo "dirigere"; ste se forma a su vez del prefijo "di", intensivo, y "regere": regir, gobernar. La direccin es aquel elemento de la administracin en el que se logra la realizacin efectiva de todo lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones, ya sea tomadas directamente, ya, con ms frecuencia, delegando dicha autoridad, y se vigila simultneamente que se cumplan en la forma adecuada todas las rdenes emitidas. Para llevar todo acabo se tiene que tomar muy en cuenta la COMUNICACION que es parte fundamental de la direccin y que va implcita en todo el proceso administrativo. CONTROL: El control se refiere a los mecanismos utilizados para garantizar que conductas y desempeo se cumplan con las reglas y procedimientos de una empresa. El trmino control tiene una connotacin negativa para la mayora de las personas, pues se le asocia con restriccin, imposicin, delimitacin, vigilancia o manipulacin;

Caractersticas del Proceso de la Administracin

El proceso administrativo es sistmico: el proceso administrativo tiene carcter

sistmico ya que cada una de las etapas es en s misma un proceso cclico y con realimentacin, lo que posibilita comprender todo el proceso y cada una de sus etapas como un sistema en el que los elementos interactan entre s y cuyo producto final no puede atribuirse a uno de ellos sino al conjunto.

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Orden lgico: si bien las etapas se van dando simultneamente, cada una de las

mismas le sucede a la otra hasta completar as el ciclo. De este modo, es interesante pensar como ejemplo una pequea empresa que planea sus compras, luego organiza la produccin, la dirige para que se produzca tal como fue planeada y finalmente controla la produccin. Esta secuencia es la que generalmente se da en este tipo de empresas. Secuencialidad: la idea de proceso lleva a una secuencia particular, cada etapa del

proceso administrativo constituye en s misma un proceso, es decir que cada una tiene su propia dinmica y secuencia de pasos a seguir. Simultaneidad: temporalmente las etapas del proceso se dan en forma simultnea

en las distintas reas de la organizacin.

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Ventajas Del Proceso Administrativo Se ofrece un marco de trabajo conceptual. Proporciona fundamentos para el estudio de la administracin promoviendo el

entendimiento de lo que es la administracin. Son factibles de las contribuciones de otras escuelas administrativas ya que puede

usarse lo mejor del pensamiento contemporneo administrativo. Se obtiene flexibilidad, si bien es aplicable a una variedad de situaciones, se da al

usuario el margen necesario para adaptarlo a un conjunto particular de situaciones. Se reconoce flexibilidad y arte de la administracin y se fomenta la mejor manera

de utilizarlo en una forma prctica. Se proporciona una genuina ayuda a los practicantes de la administracin. El

patrn del proceso hace que el gerente analice y entienda el problema y lo lleve a determinar los objetivos y los medios para alcanzarlos. Los principios de la administracin estn derivados, refinados y aplicados y sirven

como directrices necesarias para una til investigacin administrativa. Se estimula el desarrollo de una filosofa determinada de la administracin, cada

una de las fases de sus aplicacin requiere servirse de valores, convicciones del gerente y el entendimiento de los objetivos, recursos en torno del cual opera

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Elementos de la administracin Eficiencia: Es la capacidad de reducir al mnimo la cantidad de recursos usados para alcanzar los objetivos o fines de la organizacin, es decir, hacer correctamente las cosas. Es un concepto que se refiere a " insumo-productos". Se puede hacer aumento de la eficiencia cuando: Logramos incrementar la cantidad de producto obtenidos manteniendo constante

el volumen de recursos empleados. Mantenemos constante la cantidad de productos obtenidos disminuyendo la

cantidad de recurso empleado Eficacia: Es la capacidad para determinar los objetivos apropiados, es decir, cuando se consiguen las metas que se haban definido. Estos dos conceptos estn muy interrelacionado (eficiencia y eficacia) ya que la eficacia de un modelo, de un administrador, estar ntimamente unida a la necesidad de ser o no eficiente. El ideal de este desempeo debe centrarse en ser eficaces de la forma ms eficiente posible. Productividad: Es la relacin resultado (producto) e insumo dentro de un periodo con la debida consideracin de la calidad, se puede expresar en la forma siguiente: La frmula seala que se puede mejorar la productividad: 1.- al aumentar la produccin (resultados) con los mismos insumos. 2.- al disminuir los insumos manteniendo la misma produccin. 3.- al aumentar la produccin y disminuir los insumo para cambiar la razn de un modo favorable.

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Existen varias clases de insumo como lo son el trabajador, los materiales y el capital, sin embargo, sin duda alguna la mayor oportunidad para aumentar la productividad se encuentra en el propio trabajo, en el conocimiento y, en especial, en la administracin. La productividad implica eficacia y eficiencia en el desempeo individual y organizacional.

Coordinacin de recursos: La organizacin, para lograr sus objetivos requiere de una serie de recursos, estos son elementos que, administrados correctamente, le permitirn o le facilitarn alcanzar sus objetivos. Existen tres tipos de recursos: Recursos materiales. Aqu quedan comprendidos el dinero, las instalaciones fsicas, la maquinaria, los muebles, las materias primas, etc. Recursos tcnicos. Bajo este rubro se listan los sistemas, procedimientos, organigramas, instructivos, etc. Recursos humanos. No solo el esfuerzo o la actividad humana quedan comprendidos en este grupo, sino tambin otros factores que dan diversas modalidades a esa actividad: conocimientos, experiencias, motivacin, intereses vocacionales, aptitudes, actitudes, habilidades, potencialidades, salud, etc. Los recursos humanos se han dejado al ltimo no por ser los menos importantes, sino porque, requieren de una explicacin ms amplia. Los recursos humanos son ms importantes que los otros dos, pueden mejorar y perfeccionar el empleo y diseo de los recursos materiales y tcnicos, lo cual no sucede a la inversa. Para administrar se requiere combinar, sistematizar y analizar estos tres tipos de recursos que interviene en el logro de un fin comn.

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Grupo social: Este elemento es de gran importancia porque sin l no se puede dar la administracin. La administracin siempre se da dentro de un grupo social, entendindose por grupo social, grupo de personas, empresas, instituciones..., que de alguna forma comparten los mismos objetivos.

Objetivo: La administracin siempre est enfocada a lograr fines o resultados. En ocasiones, los ejecutivos no relacionados con los negocios afirman que el objetivo de los administradores de negocios es sencillo: obtener utilidades o beneficios. Para muchas empresas de negocios, una meta importante es el aumento a largo plazo del valor de sus acciones comunes. En un sentido muy real, en todo tipo de organizaciones, tanto lucrativa o no, el objetivo lgico y pblicamente deseable de los administradores deben ser obtener un supervit: tienen que establecer un ambiente en el que las personas puedan alcanzar metas de un grupo con la menor cantidad de tiempo, dinero, materiales e insatisfaccin personal, o en el que puedan lograr al mximo posibles una meta deseada con los recursos disponibles.

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Planificacion
Es esencial para que las organizaciones logren ptimos niveles de rendimiento, estando directamente relacionada con ella, la capacidad de una empresa para adaptarse al cambio. La planificacin incluye elegir y fijar las misiones y objetivos de la organizacin. Despus, determinar las polticas, proyectos, programas, procedimientos, mtodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlos, incluyendo adems la toma de decisiones al tener que escoger entre diversos cursos de accin futuros. El proceso de planificacin es un proceso por medio del cual se proyectan y se fijan las bases de las actividades con el objeto de minimizar el riesgo y aprovechar las oportunidades y los recursos. La planeacin salva la brecha existente entre dnde se est y a dnde se quiere llegar. Consiste en determinar por anticipado qu es necesario hacer para alcanzar un objetivo especfico. Comprende seleccionar misiones y objetivos y las acciones para alcanzarlos; requiere tomar decisiones, es decir, seleccionar entre posibilidades futuras de accin. La planificacin decide el qu, cundo, dnde, quin y cmo se debe realizar una actividad, accin o proyecto. Implica elaborar pronsticos, establecer metas y seleccionar los procedimientos para llevar a cabo las decisiones. Consiste bsicamente en tomar decisiones por adelantado. El proceso de planificacin es equivalente al proceso de toma de decisiones. Como ejemplo, podemos mencionar que cuando cada maana planificamos nuestro da y elegimos qu ropa utilizar, de qu forma llegaremos a nuestro trabajo, a qu hora realizaremos las llamadas telefnicas, si almorzaremos o no y a qu hora lo haremos, estamos anticipando decisiones que de no haberlo planeado, igual hubiramos tenido que tomar. Estas acciones no se limitan a la organizacin temporal de movimientos fsicos sino tambin a la planificacin de pensamientos para realizar lo conducente.

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La planeacin reduce el impacto del cambio, minimiza el desperdicio y la redundancia y fija los estndares para facilitar el control. La planeacin establece un esfuerzo coordinado. Da direccin tanto a los administradores como a lo que no lo son. Cuando todos los interesados saben a dnde va la organizacin y con que deben contribuir para lograr el objetivo, pueden empezar a coordinar sus actividades, a cooperar unos con otros, y a trabajar en equipo. La falta de planeacin puede dar lugar a una fluctuacin, logrando as que la organizacin camine con eficiencia hacia sus propios objetivos.

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Importancia de la planificacin En las organizacin, la planificacin es el proceso de estableces metas y elegir los medio para alcanzar dichas metas. Sin planes los gerentes no pueden saber cmo organizar su personal ni sus recursos debidamente. Quizs incluso ni siquiera tengan una idea clara de que deben organizar, sin un plan no pueden dirigir con confianza ni esperar que los dems le sigan. Sin un plan, los gerentes y sus seguidores no tienen muchas posibilidades de alcanzar sus metas ni de saber cundo ni dnde se desvan del camino. El control se convierte en un ejercicio ftil. Con mucha frecuencia los planes eficientes afectan el futuro de toda la organizacin. La planificacin es fundamental, ya que esta: 1.- Permite que la empresa est orientada al futuro 2.- Facilita la coordinacin de decisiones 3.- Resalta los objetivos organizacionales 4.- Se determina anticipadamente qu recursos se van a necesitar para que la empresa opere eficientemente. 5.- Permite disear mtodos y procedimientos de operacin. 6.- Evita operaciones intiles y se logran mejores sistemas de trabajo 7.- La planeacin es la etapa bsica del proceso administrativo: precede a la organizacin, direccin y control, y es su fundamento. 8.- Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismo. 9.- Facilita el control la permitir medir la eficiencia de la empresa.

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Propsitos de la planificacin
La planeacin reduce la incertidumbre. Tambin aclara la consecuencia de las acciones que podran tomar los administradores en respuesta al cambio. La planeacin tambin reduce la superposicin y desperdicios de actividades. La coordinacin antes del hecho probablemente descubra desperdicios y redundancia. Adems cuando los medios, los fines estn claros, y las ineficiencias son obvias. En resumen el propsito son: 1. 2. 3. 4. Disminuir el riesgo del fracaso Evitar los errores y asegurar el xito de la empresa. Administrar con eficiencia los recursos de la empresa. Asegurar el xito en el futuro

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Pasos en la planeacin
1. Deteccin de las oportunidades aunque precede la planeacin real y, por lo tanto, no es estrictamente parte del proceso de planeacin, la deteccin de las oportunidades tanto en el ambiente externo como dentro de organizacin, es el verdadero punto de partida de la planeacin. Pre limita las posibles oportunidades futuras y verla con claridad y de manera compleja, saber dnde se encuentra los puntos dbiles y fuertes, comprender que problema se desean resolver y porque, as como saber lo que se esperar ganar. La plantacin requiere de un diagnostico realista de la determinacin de oportunidades. 2. Establecimiento de objetivos. El segundo paso de la planeacin consiste en establecer objetivos para toda la empresa y despus para cada unidad de trabajo subordinadas, lo cual debe realizarse tanto para a corto plazo, como largo. Los objetivos especifican los resultados esperados y sealan los puntos finales de lo que se debe hacer, a que habr de darse prioridad y que se debe lograr con la red de estrategias, polticas, procedimientos, reglas, presupuestos y programas. 3. Desarrollo de premisas. El tercer paso lgico de la planeacin es establecer, difundir obtener consenso para utilizar premisas crticas de la planeacin tales como pronsticos, las polticas bsicas y los planes ya existentes en la compaa. Estn son suposicin sobre el ambiente en el que plan ha de ejecutarse. 4. Determinacin de curso alternativo de accin. Consiste en buscar cursos alternativos de accin, en particular aquellos que no resultan inmediatamente evidentes. Pocas veces hay un plan para el que no existan alternativas razonables y con bastante frecuencia, una que no es obvia resulta ser la mejor. 5. Evaluacin de cursos alternativos de accin. Despus de buscar los cursos alternativos y examinar sus puntos fuertes y dbiles el paso siguiente es evaluarlos, ponderando a la luz de las premisas y metas previamente fijas. Quizs un curso parezca ser el ms lucrativo, pero puede ser que requiera un gran desembolso de efectivo y que sea de lenta recuperacin; otro puede parecer menos rentable pero quizs representa un riesgo menor; otro quizs se adapte a los objetivos de largo plazo de la compaa. 6. Seleccin de un curso de accin. Este es el punto en el cual se adopta un plan, el punto real de la toma de decisiones. Ocasionalmente un anlisis y evaluacin de cursos alternativos revelara que [Escriba texto] Pgina 20

dos o ms de ellos son aconsejables y quizs el administrador decida seguir varios cursos en lugar del mejor. 7. Formulacin de planes derivados. Pocas veces cuando se toma una decisin, la planeacin est completa por lo cual se aconseja un sptimo paso, casi invariablemente se necesitan planes derivados para respaldar el plan bsico. 8. Expresin numrica de los planes a travs del presupuesto. Se debe presentar una expresin numrica convertida en presupuesto, si se preparan bien los presupuestos se convierten en un medio para sumar los diversos planes y fijar estndares importantes contra los que se puedan medir el avance de la planeacin.

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Conclusion
Administrar es conseguir que las tareas se ejecuten de la mejor manera posible, utilizando los recursos disponibles para alcanzar los objetivos. La administracin se da en todo tipo de organizaciones no es un trabajo que se realiza solo en empresas o en agencias de gobierno, la administracin es necesaria en iglesias, las prisiones, las tabernas y las expediciones de montaa. La tarea de la administracin consiste en interpretar los objetivos de la empresa y traducirlos en accin empresarial mediante planeacin, organizacin direccin y control de las actividades realizadas en las diversas reas y niveles de la empresa para conseguir tales objetivos.

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Linkografa
1. http://www.monografias.com/trabajos14/administracion-empresas/administracionempresas.shtml 2. http://www.mailxmail.com/curso-administracion-general-empresarial/administracionplanificacion 3. http://www.region11.edu.ar/publico/portal/doc/adultos/libros/administraciondeempresa s.doc 4. http://ocwus.us.es/ocwus/organizacion-de-empresas/organizacion-y-gestion-deempresas-turisticas/tema_3.pdf

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