SELECCIN DE COMPAA DE PAQUETERA

Juan Carlos Viela, Ingeniero Industrial por la Universidad de Navarra. Ha desempeado cargos de direccin tcnico-comercial en grandes operadores logsticos multinacionales. Experto en diseo, implantacin, reingeniera y mejora de la productividad en operaciones logsticas complejas. Director del Master en Gestin de la Logstica y profesor asociado del Instituto Logstico Tajamar. Ha publicado diversos artculos en la prensa profesional especializada. Juan Carlos domina plenamente los idiomas espaol, ingls e francs. Participa directamente de los proyectos desarrollados por la divisin de Fusiones y Adquisiciones de PRESS LOG empresa en la cual ocupa la posicin de Director Asociado.

Los comerciales de empresas de paquetera visitan frecuentemente a empresas para ofrecerles sus servicios de transporte nacional. Las ofertas que envan suelen ser bastante complicadas y resulta muy difcil compararlas. Cmo saber si una oferta es interesante? El precio a pagar por el transporte de un envo depende, fundamentalmente, del su peso y de la distancia al destinatario. Sin embargo, ese precio puede cambiar mucho en funcin de otros aspectos, como podran ser: El peso especfico de las mercancas a transportar La cobertura de responsabilidad en el transporte (seguros) La fecha mxima de entrega de la mercanca al destinatario La necesidad de realizar servicios complementarios al transporte El nmero diario/semanal/mensual/anual de envos a transportar. Es muy conveniente aportar estas informaciones al comercial. Si adems se le entrega una muestra con los principales datos de los envos realizados (pesos, destinos, bultos), podr confeccionar una oferta ajustada. La oferta recibida contendr una tabla de precios por envo, ordenada por tramos de peso y zona de destino. Tambin acompaar otra tabla en la que indica la zona que corresponde a la provincia en la que se encuentra el destinatario. Todo esto se complementa con las condiciones del servicio, la letra pequea, que no hay que descuidar para nada, pues puede esconder grandes sorpresas. All se indica la relacin peso/volumen (peso especfico) para el clculo del precio real del transporte, los suplementos por seguros, los procedimientos de revisin de precios ligados al precio del carburante, etc. Con toda esta informacin, la oferta de transporte se convierte en algo realmente complicado de desentraar.

Muchas personas, que tienen que valorar esa oferta, suelen comparar los precios de la tabla con los de otras tablas que manejan. De entrada, encuentran que los tramos de peso y las zonas de envo de las tablas no coinciden. Eso les lleva a valorar un reducido nmero de envos tpicos y compararlos con lo que pagan actualmente, y a partir de ah toman sus decisiones sobre la oferta recibida. Las conclusiones que se obtienen con estas formas de proceder suelen fallar en muchas ocasiones. Si se ha optado por la oferta, se podrn comprobar las consecuencias de la decisin al recibir la primera factura. Es posible encontrar un importe muy superior al esperado y tener que revocar la decisin tomada antes. Antes de tomar una decisin sobre una oferta de transporte, es muy recomendable dedicar un tiempo a analizarla. Se podrn evitar muchos contratiempos en el futuro. No se habr perdido el tiempo, sino que se habr invertido. Este tiempo siempre es menor que el que habra que dedicar a resolver los problemas derivados de una decisin equivocada. A continuacin se proponen una serie de pasos que pueden ayudar a valorar adecuadamente una oferta de transporte. Construir una base de datos con los envos reales realizados durante los ltimos doce meses, en donde aparezcan el peso, el volumen, los bultos, el cdigo postal del destinatario, y lo pagado por ellos. Con ello, se habrn tenido en cuenta los envos tpicos a los destinos habituales, adems de los envos y destinos poco comunes, que tambin tienen su influencia en el coste total del transporte. Este modo de proceder se hace tanto ms necesario cuanto ms variedad se tenga en los tamaos de los envos y en los destinos. Una base de datos amplia recoge los envos expedidos en pocas de alta y de baja demanda, cuyas caractersticas difieren mucho entre s. En definitiva, cuantos ms envos contenga la base de datos, ms fiables sern las conclusiones a las que se llegue. Valorar uno a uno los envos anteriores, segn la oferta. No hay que olvidar nada que pueda influir en el precio del envo: el peso especfico, las primas de seguro, los servicios adicionales, etc. Los precios que aparecen en la oferta estn vinculados a un peso especfico de referencia. Los habituales suelen ser: 167, 250, 270, 300, y 333 kg/m3; en la oferta puede aparecer cualquier otro. El peso por el que se factura un envo es el mayor de dos valores: el peso real, y el resultante de multiplicar el volumen real del envo por el peso especfico que figura en la oferta. As, si el peso especfico de la mercanca es inferior al que figura en la oferta, el peso por el que se facturar ser mayor que el peso real de la mercanca. A menor peso especfico de la mercanca, mayor peso facturado; es el efecto del volumen.

 La ley establece que toda mercanca transportada debe viajar asegurada. Los precios de la tabla incluyen un seguro de responsabilidad civil, por el que el transportista debe indemnizar a su cliente a razn de 4,50 por kg de producto perdido o daado. Si se desea una indemnizacin mayor, habr que calcular el precio del seguro a partir de la oferta y aadirlo al precio del transporte. Servicios adicionales como cobros contra reembolso, entregas en horario concertado, entregas en domicilios particulares, colocacin de la mercanca en el destinatario, reexpediciones, ayuda en la descarga, etc., tambin ser preciso valorarlos segn el contenido de la oferta.

Simular el precio de cada envo realizado es la manera de saber lo que realmente habra que pagar por el transporte. Comparar los pagos reales y los obtenidos con la oferta, de la manera que ms convenga: en conjunto, por provincias, por tramos de peso, etc. As se sabr si realmente se ahorra algo, dnde se ahorra y qu porcentaje le supone sobre su factura actual. Tomar una primera decisin sobre lo que conviene de la oferta. Procedimientos como ste reducen enormemente las posibilidades de equivocacin. El importe del conjunto de facturas futuras estar muy prximo a la simulacin de valoracin realizada. Si se cree que hay aspectos positivos en la oferta, no conviene sacar todava conclusiones definitivas; el precio es importante, pero no lo es todo. Visitar la empresa que ha ofertado, ver cmo trabaja, de qu medios dispone, qu mecanismos y sistemas de informacin y control tiene, cmo resolvera ciertos problemas habituales, qu compromiso escrito de tiempo de entrega y nivel de servicio adquiere, etc. ayuda a conformar la visin sobre la oferta. Las impresiones sacadas pueden hacer cambiar la conclusin a la que se pensaba llegar; la opinin de terceros, tambin. Si todo marcha favorablemente, an queda por abordar la negociacin final de precios y condiciones. El resultado de la negociacin es la cuantificacin de lo interesante que ha resultado la oferta. Resulta obligado hacer un plan de puesta en marcha del servicio, conjuntamente con la empresa de transporte, y vigilar muy de cerca su desarrollo durante el comienzo de las actividades. El objetivo es que los destinatarios perciban que el servicio que reciben es igual o mejor que el que venan recibiendo. Sus comentarios favorables son la mejor prueba de una labor bien hecha.