INTRODUO GESTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAO

Adriana Beal, Eng. MBA Maio de 2001

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Apresentao
Existe um consenso entre especialistas das mais diversas reas de que as organizaes bem-sucedidas no sculo XXI sero aquelas centradas no conhecimento, no fluxo intenso de informaes e em pessoas capacitadas participando de decises. Nesse contexto, as tecnologias da informao adquirem uma importncia sem precedentes, invadindo todo o processo produtivo, incluindo distribuio, transporte, comunicao, comrcio e finanas. Embora seja relativamente fcil (ainda que caro) adquirir a tecnologia da informao, quase nunca simples incorpor-la com sucesso, pois extremamente complicado mudar a estrutura, a cultura, os processos e os hbitos de uma empresa, e muito difcil encontrar lderes capazes de levar esse processo adiante. Entender os usos e impactos que a tecnologia da informao pode ter para o negcio passou a ser uma competncia essencial para o sucesso profissional em qualquer rea de atuao, e esta publicao tem como objetivo oferecer uma introduo gesto da tecnologia da informao, evidenciando o seu potencial para aumentar a produtividade e lucratividade das organizaes.

O que tecnologia da informao?

O termo "Tecnologia da Informao" serve para designar o conjunto de recursos tecnolgicos e computacionais para a gerao e uso da informao. A TI est fundamentada nos seguintes componentes (Rezende, 2000): hardware e seus dispositivos e perifricos; software e seus recursos; sistemas de telecomunicaes; gesto de dados e informaes.

Por que usar tecnologia da informao?

Algumas das razes que levaram disseminao do uso da TI: nica maneira de fazer determinado trabalho; melhorar processos internos; aplicar controles melhores; reduzir custos; melhorar a qualidade e disponibilidade das informaes importantes interna e externamente organizao; agregar valor aos servios e produtos ofertados por uma organizao. O principal benefcio que a tecnologia da informao traz para as organizaes a
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sua capacidade de melhorar a qualidade e a disponibilidade de informaes e conhecimentos importantes para a empresa, seus clientes e fornecedores. Os sistemas de informao mais modernos oferecem s empresas oportunidades sem precedentes para a melhoria dos processos internos e dos servios prestados ao consumidor final. Na era em que vivemos, o sucesso das empresas passou a depender de sua capacidade de inovar das reas de produtos, servios, canais e processos. Nesse contexto, a tecnologia da informao assume um papel crtico, permitindo s organizaes modificar-se rapidamente e levar essas inovaes at o mercado. A necessidade de operar num ambiente dinmico faz com que as empresas precisem concentrar-se em adquirir excelncia operacional, o que exige, entre outros requisitos, a disponibilidade de sistemas de informao integrados, confiveis e de alta velocidade, alm de outras tecnologias, a fim de obter maior eficincia e controle operacional. Por exemplo, os funcionrios da Hertz, da FedEx e da UPS tm sua disposio sofisticados computadores portteis que lhes permitem inserir e extrair informaes crticas, reduzindo significativamente o tempo necessrio para tomar decises e fechar negcios.

Como funciona um Departamento de Tecnologia da Informao?

Dentro de uma organizao, a unidade, departamento ou setor de Tecnologia da Informao responsvel por todas as suas funes de informtica. A unidade de TI precisa ter uma estrutura organizacional bem definida, com as responsabilidades de suas unidades organizacionais claramente estabelecidas, documentadas e divulgadas, e polticas de pessoal adequadas, quanto seleo, segregao de funes, treinamento e avaliao de desempenho. Esta estrutura necessria para que se gerencie racionalmente os recursos computacionais da organizao, de modo a suprir as necessidades corporativas de informao de forma eficiente e econmica. Um departamento de de TI de uma empresa de grande porte apresenta, tipicamente, as seguintes divises: Administrao A administrao do departamento de TI j no mais vista como como uma subfuno do Departamento de Pessoal ou de Administrao, mas sim como uma diviso corporativa separada, com seu prprio Diretor Executivo, ou CIO (Chief Information Officer). Desenvolvimento e suporte de aplicao Diviso dedicada ao projeto, desenvolvimento e manuteno de softwares aplicativos. Pode englobar muitas equipes de desenvolvimento, formadas por analistas de sistemas, projetistas de sistemas e programadores. Operaes Responsvel pela organizao e operao rotineira do hardware de computador e dos sistemas operacionais. Eles prestam servios para as equipes de desenvolvimento de aplicativos e para os usurios de sistemas em operao.

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Suporte de produo Faz a interligao entre o usurio, a Diviso de Operaes e a Diviso de Comunicao de Dados, prestando servios na determinao de problemas e registro de defeitos. Este grupo tambm pode prover servios de administrao de banco de dados para aplicaes. Software de sistemas Diviso responsvel pela instalao e manuteno do software de sistemas, e pelos servios de suporte de natureza tcnica para o resto do pessoal de TI e usurios finais. Esto encarregados de providenciar para que o hardware e o software de sistema operem com um desempenho timo. Redes A Diviso de Redes ou de Comunicao de Dados oferece servios para os usurios do sistema que estejam experimentando problemas de comunicao ou desejam comunicar-se com dispositivos ou usurios remotos. Eles so responsveis pelo desenvolvimento e manuteno da rede de comunicao da organizao.

O que "planejamento da informao"?

A tecnologia da informao tem um custo elevadssimo, e os computadores no possuem "poderes mgicos" de resolver problemas de gesto, racionalizar processos ou aumentar a produtividade. Mquinas e softwares idnticos executaro maravilhas em organismos bem-estruturados e organizados, mas sero apenas uma fonte de gastos naqueles que no planejarem adequadamente suas necessidades de informao. O bom aproveitamento das facilidades trazidas pela tecnologia da informao depende de um processo peridico e estruturado de planejamento da informao. Para isso, os administradores precisam se preocupar em adquirir uma viso estratgica de como os sistemas de informao da organizao devero ser implementados ou alterados, de forma a atender as necessidades de informao da organizao por um perodo considerado adequado ( difcil estimar com preciso muito frente, pela velocidade da mudana tecnolgica, portanto esse plano deve contemplar os prximos 6 meses a 3 anos, e ser reavaliado sempre que surja alguma alterao significativa no ambiente externo ou interno). O planejamento da informao deve resultar em um documento - um plano estratgico que defina a direo futura dos recursos de TI, refletindo as polticas, padres e procedimentos de recursos de informao como um todo, e oferecendo orientao para todos os setores da organizao. O plano estratgico ou estratgia de TI o ponto de partida para qualquer investimento em tecnologia, identificando as mudanas futuras que devero constar dos planos e oramentos do departamento de tecnologia da informao.

Relacionamento entre misso, processos organizacionais e tecnologia da informao

Como mostra a figura a seguir, processos organizacionais (conjuntos de atividades que governam a forma como os recursos so usados para criar produtos e servios), necessidades de informao e tecnologia so itens interdependentes. Quando um
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processo organizacional remodelado ou criado, podem surgir novas exigncias de informao, e, conseqentemente, ser necessrios novos investimentos em tecnologia. As organizaes de sucesso insistem em que o redesenho de processos oriente a aquisio de tecnologia da informao, e no o inverso. Misso
define alcana

Processos Organizacionais
executa guia

Decises
considera d suporte

Informao
aplica processa

Tecnologia

A informao exata, completa e relevante assume um papel significativo em todas as etapas de elaborao e execuo de uma estratgia competitiva. Ela fundamental tanto para a definio de estratgias quanto para que a organizao tenha a capacidade de bem executar essas estratgias, levando em conta o ambiente competitivo. A ltima dcada apresentou evolues dramticas no apenas na rea de tecnologia da informao, mas tambm em relao aos usos gerenciais e explorao da TI para obteno de ganhos em eficincia e efetividade. Por essa razo, os gerentes, independentemente da indstria em que atuam, precisam avaliar com seriedade o potencial especfico da TI dentro da sua organizao. Ainda que a tecnologia de informao no tenha um papel significativo numa determinada indstria em determinada poca, essa caracterstica tende a desaparecer a curto prazo, medida em que gerentes criativos descobrem usos e papis inovadores para a TI e para os sistemas de informao, mudando as bases de competio no mercado.

Gesto estratgica de TI
A complexidade do contexto atual obriga que as organizaes deixem de tratar a TI como um problema tecnolgico que precisa de solues tecnolgicas, e passem a administr-la como uma oportunidade para responder aos constantes desafios impostos pelo mercado. O impacto das novas tendncias em TI est no domnio de negcio - perda de posio competitiva, surgimento de produtos ou servios substitutos, e assim por diante. Dessa forma, o domnio da TI est rapidamente adquirindo um status de agente de desenvolvimento e definio de estratgias em

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diferentes nveis - corporativo, de negcio e funcional. O sucesso vai ser alcanado por aqueles que conseguirem utilizar com criatividade o poder da TI para resolver problemas de negcio. Por um lado, os recursos tecnolgicos esto se tornando cada vez mais sofisticados e menos onerosos; por outro lado, a maior parte dos gerentes e executivos ainda no se deram conta do potencial da TI, e tampouco iniciaram o necessrio movimento em direo do reconhecimento do seu papel fundamental para a gesto em nvel estratgico. medida em que os gerentes fizerem as mudanas necessrias a fim de permitir a explorao das possibilidades abertas pela TI, as organizaes iro testemunhar um aumento significativo dos benefcios por ela gerados. Diferentes organizaes apresentam estruturas, culturas internas e necessidades de informao extremamente variadas. Por esse motivo, no existem frmulas prontas sobre como administrar os recursos de tecnologia da informao de forma estratgica e lucrativa. Cabe a cada organizao encontrar uma abordagem adequada s suas necessidades especficas em gesto da informao e dos recursos de TI. No Manual de Gesto de Tecnologia da Informao, tambm publicado pela 2Beal Educao e Tecnologia, so abordados diversos aspectos fundamentais para que o potencial da TI possa ser melhor aproveitado no favorecimento da produtividade e da lucratividade das organizaes.

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Referncias
BEAL, Adriana (2000). Manual de Gesto de Tecnologia da Informao. Vydia Tecnologia. GAO (1998). Information Technology Issues. Washington-DC, EUA. INTOSAI (1996). IT Audit Training for INTOSAI. Barbados. REZENDE, Denis A., ABREU, Aline F. Tecnologia da Informao Aplicada a Sistemas de Informao Empresariais. So Paulo: Atlas, 2000.

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