REGLAMENTO DE COMUNICACIONES Y ARCHIVO

NORMA 1 DEFINICIN Y OBJETO Inciso 1.1 La Comunicacin, se define para la Cooperativa de Ahorro y Crdito Abierta ABC Ltda., como un sistema interrelacionado y coordinado de transmisin de informacin entre los funcionarios al interior de la organizacin y hacia el exterior, a travs de los medios y documentos adecuados. Inciso 1.2 El presente manual expone en forma sinttica conceptos, normas, procedimientos, documentos y mecanismos adoptados, en la Cooperativa, para la transmisin de informacin. Hace referencia al manejo de los documentos normativos y as mismo orienta sobre la utilizacin de los medios de comunicacin adoptados, tanto internos como externos. Con la implementacin de este manual se pretende que la informacin se maneje en la entidad en forma ordenada, clara, eficaz y oportuna, a efecto de que las decisiones que se tomen en funcin a ella tengan similares caractersticas.

Inciso 1.3

NORMA 2 DOCUMENTOS NORMATIVOS Inciso 2.1 Para transmitir la normativa que delinea las actividades de la entidad se tienen los manuales de procedimientos, los cuales, registran y transmiten en forma ordenada y sistemtica las caractersticas de la estructura organizacional, las polticas, reglamentos y procedimientos referentes a todas las unidades y actividades de la cooperativa, en un marco de seguridad y control y tomando en cuenta las disposiciones legales en vigencia. Las polticas, que constituyen el conjunto de normas que guan el accionar de la entidad y que se consideran constantes en el largo plazo, emanarn de las unidades estratgicas constituidas por la Asamblea General de Socios, Consejo Administrativo y Gerencia General. Los reglamentos, que se formulan en base a las polticas y se constituyen en traducciones funcionales de las normas vigentes; para efectos prcticos, en el corto y mediano plazo son susceptibles de modificarse segn las necesidades de la entidad; y emanan de las unidades tcticas constituidas por los jefes de rea en coordinacin con Gerencia General, quien deber ponerlos en consideracin del Consejo Administrativo.
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Inciso 2.2

Inciso 2.3

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Inciso 2.4

Para complementar los anteriores se pondr a disposicin de los funcionarios la descripcin de procedimientos, que se constituye en un instrumento tcnico que incorpora informacin sobre la sucesin cronolgica y secuencial de actividades, que concatenadas entres s conforman un proceso especfico. En cada manual se podr incorporar un glosario de los trminos tcnicos ms utilizados aclarando el concepto adoptado por la Cooperativa. Los manuales de procedimientos Cooperativa. tendrn carcter de ley al interior de la

Inciso 2.5 Inciso 2.6 Inciso 2.7

Las polticas, reglamentos, y descripcin de actividades que conforman los Manuales, deben registrar el Nmero correlativo y la fecha desde la cual se encuentra en vigencia. Es necesario y obligatorio que todos los funcionarios en las diferentes reas tengan un conocimiento total de los manuales en cuyos procedimientos estn involucrados su cargos, asegurando su correcta aplicacin. Los Manuales y reglamentos en general sern elaborados con un mismo formato, y en lo posible en pginas intercambiables, que faciliten y agiliten su actualizacin y modificacin. Cuando por alguna circunstancia, la normativa contenida en los Manuales deba modificarse, esto se har conocer a todos los involucrados, y se actualizarn inmediatamente los documentos, a fin de evitar perjuicio a quines los utilizan.

Inciso 2.8

Inciso 2.9

Inciso 2.10

NORMA 3 MEDIOS ESCRITOS DE COMUNICACIN ORDINARIA Inciso 3.1 La Comunicacin externa, es aquella que la entidad recibe o emite por diferentes medios desde o hacia organizaciones o personas externas relacionadas con la Cooperativa; su emisin se restringe a los funcionarios con firma autorizada, debiendo llevar mnimamente dos firmas autorizadas que se responsabilizan de la misma. La emisin hacia el exterior, de informacin confidencial referente a la operativa, resultados, base de datos, etc., solamente podr ser emitida por la Gerencia General. La comunicacin interna es aquella que circula al interior de la entidad para transmitir la introduccin o modificacin de polticas, reglamentos,
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Inciso 3.2 Inciso 3.3

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procedimientos, para comunicar planes, actividades, designaciones y otros; para solicitar informacin y para atender dichas solicitudes. Inciso 3.4 Inciso 3.5 Para facilitar el control y registro sistemtico de la informacin emitida y recibida se utilizarn formatos nicos y estandarizados. Para la comunicacin externa se podr utilizar: a. Cartas, que son escritos bidireccionales que se emiten desde el interior de la Cooperativa y tambin se reciben de personas o instituciones externas b. Certificados, Son escritos unidireccionales que atienden determinadas solicitudes externas o particulares de los funcionarios, cuya emisin y firma solamente se autoriza a la Gerencia General, acompaada de cualquier otra firma autorizada. Inciso 3.6 Para la comunicacin interna se podrn utilizar segn su finalidad los siguientes formatos: a. Actas, son documentos escritos de carcter confidencial en los que se hace constar los temas tratados y los acuerdos y decisiones efectuados en reuniones ordinarias o extraordinarias, de la Asamblea General; los Consejos de Administracin y Vigilancia; las Comisiones de Crditos y Morosidad; de Educacin; Comit Tcnico de Crditos y las diferentes instancias de aprobacin de crditos. b. Resoluciones, son escritos de una sola va, a travs de los cuales se comunica, cuando corresponde, los acuerdos y decisiones de los Consejos y Comisiones, su validez esta sujeta a las firmas del Presidente y Secretario y estn dirigidas a los niveles gerenciales. Siendo responsabilidad directa de la Gerencia General la ejecucin, seguimiento y control de su cumplimiento. c. Instructivos, son escritos en sentido descendente que se emiten desde Gerencia General en coordinacin y con la firma del Jefe de Unidad respectivo, hacia los niveles funcionales y operativos, que ponen en vigencia o modifican los reglamentos y procedimientos especficos, de la Cooperativa. d. Comunicado Interno, son escritos de doble va que se emiten de forma descendente, ascendente y horizontal, entre unidades o personas al interior de estructura institucional. Todo comunicado interno debe llevar un cdigo de rea y numeracin que identifica al emisor y la fecha en que se emiti.
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e. Memorandums, son escritos de una sola va que transmiten informacin referente al manejo de los recursos humanos, y que podrn emitir solamente el Gerente General. NORMA 4 USO DE TECNOLOGA PARA LA COMUNICACIN Inciso 4.1 Inciso 4.2 Se establece que en la Cooperativa se utilizarn los adelantos tecnolgicos necesarios que garanticen una comunicacin oportuna, gil y confiable. La Gerencia General ser responsable de emitir los instructivos, procedimientos de control y seguimiento relativos al buen uso de dichos medios de comunicacin.

NORMA 5 ARCHIVO Inciso 5.1 Todas la unidades que manejen documentacin respaldatoria de operaciones y transacciones, emitan y reciban correspondencia deben llevar un archivo ordenado y actualizado. Esta documentacin podr ser transferida al archivo central al cabo de determinados periodos que sern fijados por cada rea y no menores a 3 meses. Los ttulos, valores, documentacin de garantas recibidas, documentacin de la Cooperativa deben conservarse en los recintos de Bveda. La Gerencia General es la responsable del cumplimiento de la normativa emitida por la SBEF y los reglamentos de la Cooperativa, referidos al archivo y conservacin de los datos generados por el sistema informtico. La cooperativa habilitar un ambiente exclusivo para funcionar como Archivo Central de la documentacin, mismo que deber caracterizarse por ser seguro y propio para preservar la documentacin en el tiempo, evitando situaciones de humedad, accidentes con fuego o cualquier otro que pudiera causar deterioro. Deber estar a cargo de un responsable que administre el ingreso y salida de la documentacin. La cooperativa tiene la obligacin de conservar la documentacin e informacin por el lapso de 10 aos, en medios escritos y magnticos.

Inciso 5.2 Inciso 5.3

Inciso 5.3

Inciso 5.4

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REGLAMENTO DE USO DE FORMATOS DE COMUNICACIN

TITULO I DEFINICIN Y OBJETO Artculo 1 Se entienden como formatos de comunicacin de los medios escritos, aquellos definidos para dar a conocer asuntos referentes a la operativa de la entidad, tanto interna como externamente. El presente reglamento tiene el propsito de guiar a los funcionarios en el uso de dichos formatos, su seguimiento y su archivo en las reas o secciones correspondientes.

Artculo 2

TITULO II DISPOSICIONES GENERALES Artculo 3 Artculo 4 Artculo 5 Artculo 6 Toda correspondencia interna deber tener el formato preestablecido en el presente manual. Para la correspondencia externa se usar papel y sobre membretados, cuyo uso est restringido para asuntos de la entidad. Todos los documentos oficiales que se elaboren como informes, cuadros y otros, debe llevar la identificacin de la Institucin. La correspondencia que se recibe debe ser procesada y contestada en el menor tiempo posible. La redaccin debe ser clara y concisa, debiendo citar con claridad el asunto de que se trata. Toda comunicacin que especifique urgencia, debe atenderse con prioridad y celeridad. Toda comunicacin debe identificarse con el cdigo de la unidad donde se emite y la numeracin debe seguir un orden correlativo numrico nico, sealando la gestin a la que pertenece, asimismo debe presentar despliegue de copias y descripcin de los documentos adjuntos. Toda comunicacin emitida debe asunto y destinatario. registrarse, detallando: cdigo emisor, fecha,

Artculo 7 Artculo 8

Artculo 9 Artculo 10

La correspondencia emitida desde y hacia la SBEF estar centralizada en la Secretaria de la Gerencia General.
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TITULO III ESTRUCTURA DE LA CODIFICACIN Artculo 11 A fin de facilitar el archivo y control sistemtico de las comunicaciones se asigna un sigla nica a las unidades, la cual permitir identificarlas y archivar las comunicaciones de forma ordenada: a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l. m. Artculo 12 Artculo 13 CAD CVG GGR SGA UAI URC UAL UCR UMC UCP UBC USS UCA Consejo de Administracin Consejo Vigilancia Gerencia General Sub Gerencia de Adm. y Finanzas Unidad de Auditoria Interna Unidad de Riesgo Crediticio Unidad de Asesora Legal Unidad de Crditos Unidad de Mercadeo Unidad de Captaciones Unidad de Bveda y Cajas Unidad de Sistemas Unidad de Contabilidad y Administracin

Acompaando a la sigla deber utilizarse el nmero correlativo de la documentacin a enviarse, mismo que debe reiniciarse en cada gestin. En el caso de las cartas se antepondr a este cdigo, la palabra CITE. Ejemplo. Para identificar la correspondencia emitida por la Sub Gerencia de Adm. y Finanzas se proceder de la siguiente manera: En el caso de correspondencia Interna, COMUNICADO INTERNO SGA-027-04 Tipo de documento Gestin Nmero Correlativo Sigla de la Unidad Emisora

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En el caso de Cartas: CITE- GOP-027-04

Gestin Nmero Correlativo Sigla de la Unidad Emisora

TITULO IV TIPOS DE COMUNICACIN INTERNA UTILIZADOS EN LA COOPERATIVA Artculo 14 El Acta, se constituye en el documento fundamental, que da constancia de los hechos acuerdos y decisiones, efectuadas en una reunin de los miembros de cada uno de los Consejos de Administracin, Vigilancia, y las Respectivas Comisiones y Comits sean estas ordinarias o extraordinarias. Artculo 15 El manejo, control y archivo de las Actas, ser es de exclusiva responsabilidad de los secretarios de cada instancia, regidos por normas de estricta confidencialidad y seguridad. Artculo 16 Las Resoluciones ponen en vigencia e instruyen la implementacin de las decisiones de los Consejos de Administracin y Vigilancia en temas relativos a polticas, reglamentos, procedimientos, programas de ejecucin y lineamientos estratgicos para la cooperativa.

Artculo 17 La validez de las resoluciones est sujeta a las firmas del Presidente y Secretario y estn dirigidas a los niveles gerenciales. Artculo 18 El archivo de las Resoluciones dado su carcter de confidencialidad, es de exclusiva responsabilidad los secretarios de los Consejos, su archivo se ordenar en forma correlativa numrica, con copia de seguridad en lugar fsico distinto, para evitar la prdida de esta importante informacin en caso de accidentes o aliados. Los instructivos sern emitidos por la Gerencia General en coordinacin y con la firma del Jefe de Unidad respectivo, para poner en vigencia y/o modificar polticas, reglamentos y procedimientos de la cooperativa, segn establezca el Consejo de Administracin.

Artculo 19

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Artculo 20 Cada gerente de rea y jefe de unidad deben verificar que sea de conocimiento de los interesados y de que se aplique efectivamente. Artculo 21 La Secretaria de Gerencia General llevar un archivo correlativo, cronolgico y actualizado de la totalidad de los instructivos emitidos. Artculo 22 El comunicado interno, es de doble va, descendente, ascendente y horizontal, se emitir para informar de temas de inters para la entidad y sus funcionarios, ya sean especficos o generales, relativos a: instrucciones breves, cursos de accin determinados, solicitudes, informes, etc. Artculo 23 El seguimiento y control del comunicado interno, estar a cargo de la unidad que lo emita.

Artculo 24 Los memorandums de utilizarn exclusivamente para temas relativos al cumplimiento de normas, regulaciones, nombramientos, desvinculaciones, etc., relativos a la administracin de recursos humanos, se emitirn solamente desde la Gerencia General, hacia los dems funcionarios de la organizacin. Articulo 25 El archivo de una copia, firmada como acuse de recibo, estar a cargo de la secretaria de Gerencia General, as como el envo de otra copia a la seccin de archivo para su incorporacin a la carpeta del funcionario afectado. TITULOVI Artculo 26 TIPOS DE COMUNICACIN EXTERNA UTILIZADOS EN LA COOPERATIVA Entre los documentos de comunicacin hacia el exterior, los certificados se emitirn a solicitud expresa de los interesados y si la entidad lo considera pertinente, conteniendo y proporcionando informacin oficial y especfica de inters de los solicitantes. Los certificados solo podrn emitirse y ser firmados por la Gerencia General. La secretaria de la Gerencia General elaborar y archivar una copia de los Certificados emitidos, al ser entregada se obtendr la firma del interesado, como acuse de recibo. Las cartas recibidas como parte de la correspondencia que se mantiene con personas e instituciones ajenas a la Cooperativa, se recepcionarn y registrarn por la Recepcionista para su posterior entrega al destinatario final.
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Artculo 27 Artculo 28

Artculo 29

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Artculo 30

Las cartas emitidas desde la cooperativa necesariamente debern estar firmadas por los directivos del Consejo de Administracin o ejecutivos con firmas autorizadas, segn corresponda. Las unidades emisoras sern las encargadas de elaborar las cartas, asignar el cite respectivo, y llevar un archivo de las copias, en las que debe existir un respaldo de haber sido entregadas a su destinatario. La secretaria de Gerencia ser la encargada del archivo de la correspondencia de los Consejos de Administracin Vigilancia, Gerencia General.

Artculo 31

Artculo 32

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REGLAMENTO DE ARCHIVO

TITULO I Artculo 1. Artculo 2.

DEFINICIN Y OBJETO Se entiende por archivo a la actividad de clasificar, ordenar, registrar y resguardar, toda la documentacin de la Cooperativa de Ahorro y Crdito Abierta ABC Ltda. El presente reglamento tiene el propsito de normar las actividades de la Unidad de Archivo Central. OPERATIVA DE LA SECCIN Se nombrar un responsable encargado de la custodia de la documentacin que ser entregada por las diferentes Unidades de la Cooperativa. El encargado del manejo del Archivo Central, debe velar por que existan las condiciones mnimas de seguridad. En su ausencia el recinto deber quedar bajo llave. Los documentos debern archivarse en anaqueles identificando las unidades a las que pertenecen y ordenados por gestin. Se debe realizar el registro por unidades de todo documento que ingresa a la unidad que permita controlar el movimiento de la documentacin.

TITULO II Artculo 3. Artculo 4.

Artculo 5. Artculo 6.

TITULO III INGRESO Y SALIDA DE LA DOCUMENTACIN Artculo 7. Artculo 8. Deber implementarse un sistema de boletas de salida, en las que el solicitante indique el plazo por el que solicita el documento La boleta de solicitud debe llevar la firma del solicitante y el visto bueno de la Sub Gerencia de Adm. y Finan., a fin de controlar la ubicacin de los documentos y evitar su extravo. Todo documento prestado por un tiempo determinado deber ser regresado oportunamente.

Artculo 9.

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REGLAMENTO DE USO DE MEDIOS DE COMUNICACIN

TTULO I Artculo 1 Artculo 2

DEFINICIN Y OBJETO Se entienden como medios de comunicacin aquellos mecanismos y herramientas, existentes en la Cooperativa y que facilitan la comunicacin interna y externa. El presente reglamento se pone a disposicin de los funcionarios para guiar su accionar en el uso de los medios de comunicacin disponibles en la entidad

TITULO II USO DE FAX Artculo 3 El Fax tiene como objetivo principal facilitar la comunicacin externa (con personas o instituciones relacionadas). Artculo 4 Artculo 5 La comunicacin va fax est habilitada para aquellos sectores cuya actividad de trabajo as lo requiera. No est permitido el uso del Fax por personas ajenas a la Institucin o para asuntos personales.

TITULO III. USO DE CORREO ELECTRNICO E INTERNET Artculo 6 El correo electrnico se utilizar pare el envo de los comunicados internos hacia otras unidades, de forma gil y econmica. Artculo 7 Artculo 8 La comunicacin va correo electrnico estar habilitada para los funcionarios de la entidad cuya actividad as lo requiera. La Gerencia General designar que funcionarios requieren acceder al internet a objeto de contar informacin actualizada y oportuna, necesaria para el desarrollo de sus actividades.

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