Manuel de procdures administratives, comptables et financires applicables a l'excution nationale

TCHAD

Mars 2010

Introduction
Dans le cadre du financement de la coopration au dveloppement, le PNUD Tchad a adopt l Excution Nationale (NEX) comme modalit dintervention et dappui au Gouvernement Tchadais. Ladite modalit affirme la responsabilit et lengagement de ce dernier devant lAdministrateur du PNUD quant lutilisation pertinente, efficace et efficiente des ressources pour atteindre les rsultats assigns aux diffrents programmes et projets. Le but ultime vis par cette approche est la durabilit et la prennit des actions de dveloppement. Aussi, sur la base des priorits du Pays, les principaux objectifs de lExcution Nationale sont particulirement : le dveloppement des capacits nationales face aux responsabilits et lobligation de rendre compte, ainsi que lappropriation des actions de dveloppement, de la conception lvaluation deffets et dimpacts, en passant par la mise en uvre et le suivi. Nanmoins, lapplication de la modalit NEX Tchad depuis quelques annes a rencontr plusieurs contraintes, aussi bien dans la mise en oeuvre que dans la gestion des ressources, dues au manque de prcision et lincertitude dapplication entre les procdures du Gouvernement ou celles du PNUD, ainsi qu des interprtations contradictoires des textes. Llaboration du prsent manuel est le principal rsultat des recommandations de plusieurs mission dAudit des projet NEX durant les annes antrieurs qui ont soulevs la ncessit de runir dans un seul document et de faon trs synthtique, lensemble des rgles et procdures NEX. Les objectifs viss par ce manuel de procdures sont ainsi de fournir les directives et orientations, dharmoniser les rgles et procdures administratives et financires applicables latteinte des objectifs et rsultats des programmes et projets, et den dfinir les mcanismes et les arrangements de gestion. Il nest toutefois pas statique mais transitoire et sera mis jour priodiquement pour tenir compte de lvolution des procdures en vigueur. DEFINITION ET PRINCIPES DE BASE DE LEXECUTION NATIONALE : 1.1 On entend par excution nationale le mode oprationnel concert par lequel le pays bnficiaire assume la responsabilit de la gestion et de la ralisation des programmes et projets appuys par le PNUD (Dcision 92/22 du Conseil dadministration en date du 26 mai 1992). 1.2 On entend par gestion et ralisation, lachat et la fourniture de tout apport ncessaire un programme ou un projet, ainsi que leur transformation en produits . 1.3 Dans sa rsolution 47/199 du 22 dcembre 1992, lAssemble gnrale a raffirm que lexcution nationale devrait tre la norme pour les programmes et projets appuys par le systme des Nations Unies, compte tenu des besoins et des capacits des pays bnficiaires . 1.4 Si lobjectif premier de lexcution nationale demeure le renforcement des capacits nationales et la durabilit des acquis, ses principes fondamentaux sont :

1- Respect des rgles et rglement du PNUD, lorsque le bureau du pays du PNUD fournit des services dappui 2- Lexcution nationale dun programme ou dun projet appuy par le PNUD, suppose que le Gouvernement fasse preuve dun intrt et dune volont dassumer la responsabilit de la gestion du programme ou du projet et quil existe des capacits nationales de gestion (technique, administrative et financire) appropries. A cet effet, une valuation des conditions de dmarrage des agences de mise en uvre est ralise par le PNUD avant le dmarrage des activits du projet ; lorsque lvaluation rvle que ces capacits sont insuffisantes, le PNUD prvoit un plan de renforcement de capacits qui est intgr au plan annuel de travail.;

3- Les structures nationales dsignes pour la mise en uvre des projets/programmes doivent tre directement concernes par les activits retenues ; 4- Lagence de mise en uvre est responsable devant le Reprsentant Rsident et lAdministrateur du PNUD de la gestion technique, financire et administrative des projets/programmes. La dlgation du pouvoir du Reprsentant Rsident lagence de mise en uvre exige lobligation de rendre compte par cette dernire. 5- Les ressources du PNUD doivent tre gres suivant les procdures administratives et financires contenues dans le manuel de procdures mis disposition des projets et programmes 6- La gestion des projets et programmes doit tre base sur les rsultats ; cest une approche stratgique du PNUD qui met laccent sur latteinte de rsultats lors de la planification et de la mise en uvre des projets et programmes. 7- Les principes dquit, de transparence, dconomie et defficacit doivent conditionner lutilisation des ressources. 8- Les engagements financiers du PNUD aux programmes et projets se font sur la base de la revue des performances et des rsultats des annes prcdentes. 9- Tous les biens appartenant au projet restent proprit du PNUD jusqu ce quils soient formellement cds. 10- Chaque anne, les projets appuys par le PNUD font lobjet dun audit externe 11- Lquipe de mise en uvre des projets qui comprend le personnel recrut et le personnel mis disposition (Coordonateur national de projet, charg de projet) est value chaque anne sur la base dune grille de performances. Par ailleurs dans le cadre du NEX, une agence des Nations Unies peut agir comme agent de ralisation, une lettre daccord entre le gouvernement et lagence des Nations Unies est signe dans ce cas conformment lannexe 1. Le gouvernement peut solliciter le PNUD pour apporter un appui dans la fourniture des services spcifiques (formation, recrutement, achats, etc). Dans ce cas une lettre daccord dappui la fourniture des services est sign entre le PNUD et le Gouvernement conformment lannexe (Annexe 3). Ce manuel, conu sous forme de modules et largement inspir des procdures du PNUD, est 3

un outil de travail permettant aux responsables chargs de la ralisation des projets et programmes appuys par le PNUD de rpondre aux exigences dune gestion la fois efficiente, transparente et conforme aux pratiques internationales. Il a pour objectif de fournir les directives et orientations en vue de la mise en uvre des activits du projet. Ces directives se rapportent aux aspects suivants : La Gestion des achats et des contrats La Gestion des ressources humaines La Gestion des voyages et formation La Gestion financire et comptable Le Suivi, valuation et audit

I - Gestion des Achats et des Contrats

Pour tout achat lexpression des besoins doit tre exprime par le service utilisateur par le biais dune requte dment approuve par la direction du projet. Cette dernire doit sassurer que la demande formule cadre avec le programme de travail, et contribue directement ou indirectement la ralisation des objectifs du projet. a. Pour tout achat dont la valeur dpasse mille dollars E.U (1.000$), lachat direct peut tre fait mais il faudrait nanmoins sassurer de la comptitivit des prix. Pour tout achat entre 1,000$ et 10,000$ le projet doit imprativement lancer une consultation auprs dau moins trois fournisseurs. La mme demande de prix doit tre adresse tous les fournisseurs et sur cette demande toutes les informations ncessaires doivent tre mentionnes : Quantit, nature, prix, performance, dlai de livraison, garantie, etc. b. Tout achat de biens ou de services dont le montant est suprieur dix mille dollars (10.000$) et infrieur trente mille dollars (29,999$) doit ncessairement faire lobjet dun appel doffres. c. Pour tout achat de biens ou de services situ entre trente mille dollars (30,000$) et cent mille dollars (100,000$), lappel doffres ouvert est obligatoire au niveau du march national et/ou international. Par la suite, lanalyse des offres sera soumise lapprobation du Comit Local du March (CAP) au niveau du PNUD. d. Pour tout achat suprieur 100,000 $, lappel doffres est ouvert au niveau international et lattribution du march se fait par le Comit local du March du PNUD local, et sera par la suite soumis par la suite au Comit ACP du Sige New York. e. Les demandes de prix peuvent tre adresses par courrier ou dposes chez le fournisseur contre dcharge qui sera verse dans les dossiers du projet. Une date limite dacceptation des offres des prix doit tre mentionne sur la demande. f. A la rception des offres, le projet doit les examiner dans les meilleurs dlais. Le prix est le principal critre de slection. Il nest pas lunique critre de slection. Les performances, les garanties, la disponibilit, les services aprs vente sont autant des critres dterminants si la diffrence entre les offres de prix demeurant infrieure 15%. Le choix retenu doit tre approuv par au moins deux personnes et une note crite justifiant ce choix et signe par le Directeur du projet, doit tre verse dans les dossiers du projet. g. Un bon de commande, sign par le Directeur du projet, doit tre transmis au fournisseur. Ce bon de commande doit faire rfrence la demande et loffre de prix. Il doit galement mentionner la quantit, le prix unitaire et le prix total et ventuellement la remise accorde par le fournisseur. Le bon de commande doit galement mentionner ladresse laquelle les biens commands doivent tre livrs. h. En mme temps que seffectue la livraison des biens, le fournisseur doit remettre loriginal dun Bon de Livraison qui mentionne lensemble des biens livrs. Une commande peut faire lobjet de deux ou plusieurs Bons de livraison si cette livraison est tale dans le temps. Le Directeur du projet ou toute autre personne concerne par cette acquisition doit signer le bon de livraison suivi de la mention Conforme au Bon de Commande N du . . Le bon de livraison doit tre vers dans les dossiers du projet et une copie signe doit tre remise au fournisseur. Lagent payeur ne peut en aucun cas signer un bon de livraison. 5

i. Une copie du bon de livraison signe doit tre attache la facture finale transmise pour paiement. Les prix mentionns sur la facture doivent tre identiques ceux mentionns dans loffre de prix et dans le bon de commande. Toute modification doit faire lobjet de laccord pralable et justifi du projet. j. Le service financier du projet procde au paiement de la facture aprs vrification de la conformit avec le bon de commande, et le bon de livraison. Toute facture soumise au paiement doit porter les coordonnes du fournisseur, la date denvoi, le N du compte courant bancaire, le N du registre du commerce et le cachet de fournisseur. Les articles et les prix ne doivent tre ni rays ni surchargs. Lutilisation des effaceurs est strictement interdite. k. Les offres reues doivent tre fermes et porter la mention Ne pas Ouvrir : Offre de prix pour. . Toute offre de prix reue aprs la date limite mentionne dans la demande de prix est automatiquement rejete. Le fournisseur doit tre inform par crit que son offre na pas t examine en raison de la date limite retenue. l. Le responsable administratif du projet doit ouvrir un dossier spcial pour les achats dont le montant est suprieur dix mille dollars. La demande de consultation, la liste des fournisseurs contacts, la lettre daccompagnement loffre de prix des fournisseurs et toute autre pice juge importante doit tre classes dans ce dossier. m. Le dpouillement et lanalyse des offres doivent tre effectus par un Comit dachat interne linstitution qui bnficie du projet. Ce comit doit tre cre au dmarrage du projet. Le PNUD doit tre reprsent dans ce comit. Le Directeur du projet concern par cette acquisition ne doit pas faire partie de ce Comit. n. Le Comit dachat ouvre les offres, les examine selon des critres pr-tablis. Chaque page de loffre doit porter les paraphes de lensemble des membres du Comit. Les Offres doivent tre classes par ordre de pertinence. Le Comit doit soumettre un rapport de dpouillement et des recommandations au Directeur du projet. Si ce dernier napprouve pas la recommandation du Comit, il doit justifier et documenter sa dcision par crit. o. Les procdures de commande, de rception et de paiement demeurent les mmes que celles dun achat de plus de mille dollars. Cependant, il est envisageable daccorder des avances au fournisseur lui permettant de livrer la commande dans les meilleurs dlais. Le pourcentage des avances payer au moment de la signature du contrat est de 25 %, le reste la fin du contrat, aprs certification de services rendus satisfaisants. p. Les exceptions la comptition (Waiver) sont les suivants : Les achats infrieurs 1,000 USD Linexistence de march comptitif ou non-disponibilit du produit ; Les besoins de standardisation ; LAccord de coopration avec les fournisseurs ; Le rsultat non satisfaisant de lappel doffres dans un dlai raisonnable.

q. Un plan dapprovisionnement devrait tre labor ds le dbut de chaque programme et projet. Cest un document prsent sous forme de tableau et qui regroupe toutes les informations relatives au planning dapprovisionnement au cours dune priode donne. Lintrt davoir ledit planning est de pouvoir grer rationnellement les ressources disponibles (temps, finances), raliser une conomie dchelle, prciser les actions prendre et faciliter le suivi.

II - Gestion du Personnel
Principes gnraux Le matriel financ par le PNUD demeure la proprit du PNUD jusqu son transfert ou cession. Cette rgle sapplique quel que soit le responsable de lachat du matriel concern. Le matriel peut tre transfr la fin dun programme ou projet, ou tout moment pendant la dure du programme ou projet. Il incombe au Partenaire de Mise en uvre de veiller ce que le matriel et les fournitures achets grce des fonds du PNUD soient rigoureusement utiliss aux fins du programme ou projet et quils soient bien entretenus. Le PMO doit rpertorier tout le matriel durable financ par le PNUD et envoyer un inventaire dtaill et certifi au PNUD au plus tard le 15 janvier de chaque anne. La gestion des stocks, des quipements et la maintenance du patrimoine du projet La gestion des stocks Elle consiste : 1- inventorier tous les biens et matriels durables financs par le PNUD et envoyer un inventaire certifi (par le COORDONATEUR NATIONAL ) au bureau de pays du PNUD avant le 31 dcembre de chaque anne. Lexercice dinventaire consiste : 1. constater si tous les quipements, matriels, meubles, fournitures durables, sont : a. Prsents (constat physique) b. Oprationnels (utilisables) c. En place (localisation) d. Fonctionnels (sans panne) e. Identifiables (description, fournisseurs) 2. sassurer du nombre rel et de la conformit des articles (marque, modle, numro de srie : on peut se rfrer la facture dachat) ; 3. noter la date et le cot dacquisition ; 4. noter le marquage au logo ; 5. noter le marquage au numro dinventaire ; 6. actualiser la dcision sur ltat du matriel ; 7. noter laffectation du matriel (joindre les pices justificatives) ; 8. prciser la priode couverte par lexercice. 9. formuler des recommandations pour cession, transfert, mise au rebut ou autres utilisations des matriels ou quipements ; 10. certifier la fiche dinventaire (nom, date, signature du charg de projet) ; 11. adresser la fiche dinventaire au PNUD, lAgence gouvernementale de coordination et la structure de tutelle. Un modle de fiche dinventaire figure en annexe (Annexe 19) 2- tenir un registre des quipements durables acquis sur financement PNUD. Cet tat contient des informations sur tous les biens et matriels, quils soient achets directement par lagence avec des avances de fonds du PNUD ou par le biais du PNUD. 3- tenir une fiche de stock pour chaque catgorie de fourniture de bureau. Dans ce cadre, les tapes ci-aprs doivent tre observes : 7

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faire le dcompte au niveau de chaque fiche de stock ; enregistrer toute nouvelle acquisition avant le stockage des articles ; mettre jour rgulirement les fiches de stock ; respecter le stock minimum requis par article.

A cet effet, des fiches de stocks doivent tre tenues pour les fournitures de bureau, le carburant et autres biens consommables 4- Toute sortie de fournitures ou de carburant doit faire lobjet dune demande crite signe du requrant et approuve par le charg du projet. 5- estimer les taux de consommation habituels des fournitures et dfinir un stock minimum pour viter les pnuries ou ruptures de stocks Principes rgissant la gestion du carburant : 1-Lapprovisionnement en carburant doit tenir compte : - des activits mener, - des itinraires, - du taux de consommation du vhicule aux 100 kilomtres. Pour ne pas faire face des situations de pnurie ou de manque de carburant lors dun dplacement urgent ou imprvu, il est recommand que les rservoirs des vhicules soient toujours pleins 2- Toute sortie de carburant doit tre justifie et faire lobjet dune demande crite dment approuve par le superviseur. Principes rgissant la gestion des quipements durables : 1-Le matriel financ par le PNUD demeure la proprit du PNUD jusqu son transfert formel ou sa cession. 2-Le matriel peut tre cd ou transfr la fin dun programme ou projet un nouveau projet ou une institution nationale. Le Reprsentant Rsident peut prendre toute dcision de cession du matriel, y compris le transfert, en consultation avec les parties concernes. 3-Lquipement roulant doit faire lobjet dune police dassurance la charge de linstitution qui en est propritaire. Principes rgissant la gestion, la maintenance et la scurit des vhicules et des ersonnes transportes Les principes gnraux 1-Lenregistrement des vhicules se fait au nom du PNUD ; leur utilisation correcte est importante pour la sauvegarde de limage du PNUD et du PMO. 2-Le vhicule mis la disposition du projet, nest utilis que dans le cadre des activits de celui-ci. Toute autre utilisation est formellement interdite.

3-Seuls les chauffeurs recruts cet effet ont le droit de conduire les vhicules mis la disposition des projets par le PNUD. Toute autre personne devant le faire pour une raison ou pour une autre doit obtenir pour cela lautorisation crite pralable du Reprsentant Rsident. 4-Le suivi quotidien, lentretien et les mouvements du matriel roulant du projet doivent faire lobjet de rapports par les chauffeurs. 5-Chaque vhicule est dot dun carnet de bord mettre jour et faire viser hebdomadairement par le charg de projet et est soumis rgulirement au PNUD. 6- Faire viser le carnet de bord par les personnes qui montent bord dun vhicule. Le format du carnet de bord de vhicule est conforme au modle figurant en annexe (Annexe 20) La maintenance des vhicules 1- Tous les vhicules doivent faire lobjet de rvision priodique et de vidange du moteur tous les 5000km. 2- Choisir un garage asserment capable de fournir des services de qualit ; La scurit des vhicules et des personnes transportes En vue de prvenir les incidents, il est important de respecter les consignes et mesures de scurit ci-aprs : Le chauffeur doit informer le Responsable Administratif et financier ou un membre de lquipe de projet de son itinraire lors de tous ses dplacements. Le personnel sous contrat PNUD qui effectue un voyage lextrieur du territoire national doit obtenir un visa de scurit avec lappui du point focal la scurit au bureau du PNUD. Tout vhicule doit avoir bord : - une lampe de poche - une trousse de premire ncessit comprenant au moins de laspirine, de mdicaments contre la diarrhe par exemple de limmodium et de la ttracycline, de sparadrap, de gaze strile, de la bande, une paire de ciseaux, des sachets de sel de rhydratation, des gants de latex, des prservatifs. - un carnet de bord, des fiches de route et deux stylos. - une trousse durgence comprenant au moins un pneu de secours, un cric, une chane ou une croche pour tracter, - une trousse de pices de rechange durgence renfermant des fusibles, des ampoules, des tuyaux de radiateur et serre-joints, des courroies pour ventilateur et alternateur, de filtres carburant et huile : Il est recommand de ne rien laisser de visible sur les siges des voitures. Ds la mise en marche dun vhicule, il faut systmatiquement verrouiller les portires et sassurer que les portires sont verrouilles avant de dmarrer Les locaux et vhicules doivent tre toujours sous surveillance de jour et de nuit pour viter les cambriolages, les vols ou autres incidents. 9

Le chauffeur doit tenir un rapport dvolution tout au long dun voyage ; cet effet, il doit remplir une fiche de route au cours des missions Il ne faut jamais sarrter pour un auto stoppeur. Tous les passagers bord dun vhicule doivent mettre leur ceinture de scurit. A cet effet, il importe dattirer lattention des passagers par des instructions sur de petites affiches coller lavant et larrire des siges des vhicules;

Exemple dinscription : Prire porter votre ceinture de scurit avant chaque dmarrage Faire systmatiquement le plein des rservoirs des vhicules tous les vendredis soir et chaque fois que le rservoir du vhicule est moiti rempli Il est interdit de rouler la nuit, afin dviter les braquages Lorsquon est en voyage, les vhicules doivent tre gars au plus tard 18h30. Au cas o il existe un pool de chauffeurs et un parc de vhicules o un chauffeur nest pas systmatiquement responsable de la conduite et de lentretien dun vhicule, il importe que chaque chauffeur qui reoit un ordre de mission prpare le vhicule et procde aux vrifications utiles avant de le conduire (niveau de carburant, quipements requis, etc.). Les chauffeurs doivent tre quips en moyens de communication tlphonique quils doivent garder en permanence sur eux (le tlphone mobile par exemple). A cet effet, une fiche de suivi de lutilisation des dotations doit tre remplie pour justifier lutilisation des moyens de communication mis leur disposition.

Attitudes observer en cas daccidents, de panne, ou de contrle routier En cas daccident Il faut : rester calme et ne pas paniquer, quitter la route appliquer au besoin les premiers soins appeler des secours

En cas de panne Il faut : rester calme et ne pas paniquer, quitter la route, essayer de dceler la panne, de rparer le vhicule avec les outils et pices de rechange bord, appeler au besoin des secours (police, gendarmerie, mcaniciens riverains et autres) se dplacer vers un endroit offrant plus de garanties de scurit

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En cas de contrle routier Il faut : ralentir, sarrter, rester dans le vhicule puis sassurer quil sagit dagents chargs de contrle public ; abaisser les vitres de 2.5 cm au maximum ; tre courtois ; prsenter les pices demandes par lagent ; assister aux fouilles ventuelles.

Dispositions relatives aux incidents Tout incident, mme mineur doit tre signal au bureau du PNUD (accident, vol, dommage, braquage, .). En cas daccident de la circulation, il faut faire faire un constat par la police Un rapport expliquant en dtail les circonstances de lvnement devra tre adress au PNUD. Le PNUD examinera les rapports et informera le COORDONATEUR NATIONAL de sa dcision. Le rapport circonstanci sera utilis aux fins de lassurance souscrite et le cas chant pour des mesures disciplinaires.

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III Gestion des Ressources Humaines

a) Le Personnel du Projet (PP) : Le personnel dappui de projet est constitu pour lessentiel des nationaux recruts divers niveaux de la hirarchie en conformit avec lorganigramme du projet rsultant des besoins en ressources humaines dfinis dans le document du projet, tels que les experts nationaux et le personnel dappui : les assistants financiers et administratifs. Cette catgorie de personnel doit tre recrut conformment aux procdures de recrutement retenues dans le prsent manuel. Les fonctionnaires du gouvernement peuvent postuler ces postes la condition quils se librent de leurs obligations prcdentes durant la dure du contrat. Ils font partie des effectifs et sont intgralement rmunrs par le projet suivant le type de contrat et la grille de rmunration en vigueur au sein des projets appuys par le PNUD. La dure du contrat ne peut excder la dure du projet. Le personnel local de projet peut tre classifi professionnel ou dappui suivant le niveau de responsabilits dfinie dans les termes de rfrence de chaque poste. Il est recommand dtablir une fiche mensuelle du personnel. b) Le Personnel recrut sur une base temporaire (PBT) :

En fonction des besoins ponctuels exprims du projet, la direction peut recourir des comptences nationales ou extrieures sur une base temporaire nexcdant pas une dure estime de 3 11 mois. Le recours cette catgorie de personnel savre indispensable: en vue de fournir une expertise et/ou des comptences/connaissances particulires, non disponibles au sein du personnel du projet, et dont ce dernier prouve le besoin pour une priode dtermine ; en vue de remplacer et dassurer les fonctions normalement menes bien par le personnel dappui, fonctions pour lesquelles aucun autre membre du personnel existant nest pas disponible ou pour lesquelles il nexiste pas de besoin continu. Le titulaire dun contrat temporaire na pas le statut dun membre du personnel du projet mais plutt celui dun contractant indpendant. A ce titre, il ne peut prtendre aucun avantage dordre social en dehors de ceux prvus dans le contrat sauf pour les voyages effectuer durant sa mission. Sa rmunration couvre les services demands mais aussi les cots annexes tels que les frais de dplacement et les indemnits de subsistance suivant une grille dtermine par lensemble des Agences des Nations Unies. c) Dans tous les cas ci-dessus voqus :

Aucun recrutement ne peut seffectuer sur une base rtroactive. Une autorisation mdicale doit tre dlivre par un Mdecin agr du Gouvernement pour tout contrat dune anne et plus. d) Les principes suivants doivent tre rigoureusement observs lors de tout recrutement : La concurrence : elle recommande de faire appel un large ventail de candidats avec les qualifications requises et didentifier le meilleur postulant qui rpond la dfinition du poste pourvoir 12

La transparence : Les renseignements, y compris les critres de slection, doivent tre fournis intgralement et quitablement tous les candidats ; un comit de recrutement doit tre galement mis en place. Lquit selon le genre : Compte tenu de la sous-reprsentation fminine dans diffrents types demplois, qualification gale, la priorit est donne aux candidatures fminines.

Le bureau du PNUD nassure aucune exonration, ni remboursement des impts. Par contre, le bureau doit simpliquer pour sassurer de la rgularit dans lapplication des dispositions sociales et fiscales en vigueur dans le pays. Le personnel recrut sur une base temporaire ne peroit pas dheures supplmentaires. Mais des heures supplmentaires peuvent tre payes aux membres du personnel dappui et non professionnel lorsque des vnements exceptionnels lexigent et sur la base de la grille convenue avec le Gouvernement. Le recrutement Le recrutement est effectu par le projet suivant la modalit NEX mais le PNUD peut galement effectuer le recrutement la demande du PMO. Dans le premier cas, ce sont les procdures contractuelles nationales qui sappliquent. Dans le deuxime cas, ce sont les procdures du PNUD, et les formulaires utiliss sont diffrents. Pour lun ou lautre, les tapes suivantes sont applicables : a) Limplication du PNUD tous les stades du processus de recrutement

Sassurer que le poste est prvu dans le document de projet (pour les postes autres que ceux de consultation) ou le Plan de Travail. Dans le cas contraire, requrir lapprobation du Comit de projet ; b) Les Termes de Rfrence

Pour tout recrutement un poste de projet, les termes de rfrence doivent tre dfinis par le service demandeur, approuvs par la direction du projet et le PNUD, et adresss au service dadministration et du personnel pour action ; c) La classification

Tout poste cr doit tre immdiatement classifi en considration du niveau de responsabilits et des exigences de ce poste contenus dans les termes de rfrence de celui-ci. De mme, la classification doit tre approuve par la direction du projet et le PNUD ; d) La publication

Au terme de la dfinition des termes de rfrence et de la classification du poste, le service administratif se doit de procder la publication la plus large possible du poste pourvoir, par le biais des affiches, de publications dans les journaux les plus lus de la place, et mme la radio et la tlvision et sur les pages internet. Cette publication doit rpondre au principe de transparence dans les recrutements du personnel des projets. De mme, la dure de la publication ne peut tre infrieure une semaine. Enfin, les dossiers doivent tre reus sous pli ferm ladresse indique dans les termes de rfrence, et ne peuvent tre ouverts que par un comit ad hoc dsign par la direction du projet, dont la composition et le rle doivent tre 13

en conformit avec les procdures nationales de recrutement. Le PNUD doit tre reprsent dans ce comit ; e) Les prslections, Test et Interview

Le comit ad hoc procde une analyse des dossiers de candidatures reues, et dresse une liste de candidats les plus mritants afin de les convoquer des tests crits et/ou des interviews. Au terme de la slection, un procs verbal doit tre tabli et disponible dans les dossiers du projet. Ce procs verbal qui doit tre sign par tous les membres du comit doit reflter la synthse des tapes suivantes : La prslection Les rsultats des tests crits si ncessaire, Le compte rendu des interviews ; f) Lapprobation du recrutement

Le procs verbal doit tre approuv par la direction du projet et le PNUD, sur la base des recommandations du comit de slection. La direction peut aussi, en fonction des informations sa disposition, ne pas respecter le classement suggr par le Comit lors du choix final. Dans ce cas, il doit justifier par crit et documenter sur le choix opr. g) La Mobilisation : g-1. Une fois la slection faite, une offre dengagement dtaille, le Contrat de Service , avec le niveau du salaire et les documents pertinents (conditions demploi, rglement du personnel) est envoye au candidat slectionn qui doit laccepter par crit. A lissue de cette acceptation le PNUD ou lAdministration du projet tablit le contrat. Attestation mdicale daptitude : Ds son acceptation de loffre, le candidat doit se faire examiner par un Mdecin agr du Gouvernement dans son lieu de rsidence et envoyer les rsultats (attestation mdicale) la direction du projet. A la rception de lattestation mdicale, un contrat de service est tabli reprenant les conditions dfinies dans loffre dment sign du candidat slectionn et envoy pour signature la direction du projet. Le candidat doit au pralable fournir une copie de la pice didentit, et ventuellement une copie de son acte de naissance ainsi quune copie certifie conforme de tous ses diplmes et attestations/certificats de travail. De mme, ladministration du projet doit procder aux arrangements ncessaires afin dinscrire le nouveau membre du personnel la caisse nationale de la scurit sociale. Le Service du Personnel doit lintgrer dans le systme de paie. Au terme dun recrutement transparent et concurrentiel, le candidat slectionn devra, conformment la pratique, tre recrut en premier lieu sur une base temporaire pour une priode probatoire de 3 mois. Sur la base dune valuation favorable du superviseur au terme de la priode de 3 mois, le candidat peut prtendre obtenir un contrat dune dure suprieure, conformment au document du projet et aux termes de rfrence du poste. La dure du contrat ne doit jamais dpasser la dure du projet. Compte tenu de lannualit des allocations budgtaires, la dure des contrats est calque sur lanne civile. 14

g-2

Le personnel recrut sur base temporaire ou contrat de consultation : g.2.1 Consultant international

Une offre de service doit tre tablie et que le contractant doit approuver et signer avant sa mobilisation. Le projet fournit le billet davion (A/R) du lieu de rsidence vers le lieu daffectation. Le projet doit galement faciliter le voyage du consultant dans la mise disposition de toute documentation juge utile pour lobtention de son visa. Des indemnits journalires peuvent tre accordes conformment loffre. g.2.2 Consultant national Le Projet prend en charge le voyage en cas de mission lintrieur du pays et le paiement des frais de mission (80% avant et 20% la fin de la mission sur prsentation F10). g.2.3 Personnel dappui Une offre de service doit tre tablie et que le contractant doit approuver et signer avant sa mobilisation. g-3 Le personnel recrut hors du lieu daffectation :

Le Projet prend en charge le voyage jusquau lieu daffection, ainsi que le voyage de retour au terme du contrat. g-4 Dans tous les cas,

Toutes les modalits (frquence de paiement, frais de mission, avance sur honoraires) doivent tre contenues dans le contrat. Aucun avantage/facilit ne pourra tre accord, hormis ce qui est clairement indiqu dans le contrat. h) Recrutement des fonctionnaires du Gouvernement

Les fonctionnaires du gouvernement peuvent de plein droit concourir aux postes pourvoir initis par les projets. Toutefois, si la candidature dun fonctionnaire est retenue, ce dernier doit imprativement se librer de son statut de fonctionnaire et se mettre la disposition du projet plein temps. Pour les consultants, il est demand une mise en cong du suprieur hirarchique. Les salaires et les indemints a) Dtermination du salaire :

La grille de salaire qui sera applique sera celle convenue par le Gouvernement et le PNUD/Systme des Nations Unies pour les projets financs par le PNUD/SNU. Celle-ci ne pourra en aucun cas tre suprieure la grille des salaires des fonctionnaires des Nations Unies ayant le mme type de contrats, et assumant le mme niveau de responsabilits. Pour chaque catgorie de personnel, la rmunration retenir sur la grille salariale est un forfait qui rsulte de la somme du salaire de base de la catgorie et de lchelon et de lindemnit de transport et de tout autre avantage prvu par la lgislation nationale. Compte tenu des spcificits des budgets, les conditions daugmentation des salaires sont dfinies par la grille labore par le Gouvernement et le PNUD. Il est noter cependant que cette augmentation ne 15

peut suivre celle du PNUD, tant donn quun budget spcifique est allou et fix ds le dbut du projet pour une priode donne. b) Gestion des prsences et mode de paiement :

Une fiche mensuelle devrait tre tablie pour chaque membre du personnel du projet. Cette fiche mentionne les prsences et les absences pour diffrentes raisons. Elle doit tre signe la fin de chaque mois par la personne concerne et son Suprieur hirarchique. Cette fiche servira de base dans le calcul du salaire. Le paiement des salaires doit tre effectu par chque et une copie du chque doit tre classe dans le dossier de la personne concerne. Des avances sur salaires peuvent tre accordes en cas de besoin urgent justifi. Cette avance ne peut tre accorde quaprs la fin de la premire quinzaine du mois et doit tre impute sur le mois en cours. La scurit sociale Toute personne dtenteur dun contrat de type Contrat de Service doit avoir une assurance maladie, pour lui-mme et sa famille. Il doit produire une copie de sa police dassurancemaladie, et ce, ds la signature dudit contrat afin dtre en rgle vis--vis des procdures du PNUD. Toute prolongation de ce type de contrat ne pourra plus tre faite sans la prsentation dune police ou attestation dassurance. Les congs a) Le cong annuel

Le cong annuel accord aux titulaires des contrats de service est de 1 mois par an, plus les jours fris officiels dcrts par le Gouvernement. Les congs annuels doivent tre purgs avant la fin du pravis ou de la priode du contrat. Toutefois, titre exceptionnel et sil est justifi que lintress na pas pu prendre ses congs pour raison de services, un maximum de 10 jours de congs pourra lui tre pay b) Le cong de maladie

Le cong de maladie certifi est accord pour une dure maximale de 24 jours par an pour les titulaires de contrat de services. Il doit obligatoirement tre tay par un certificat darrt maladie dlivr par un mdecin agre du Gouvernement. Durant cette priode de 24 jours de cong de maladie, le fonctionnaire peroit intgralement son salaire. A partir du 25me jour, chaque jour de cong de maladie sera automatiquement dduit des congs annuels. A lpuisement des congs annuels, le fonctionnaire peroit le tiers de son salaire jusquau terme de son contrat dont le renouvellement ne peut tre envisag en labsence dun certificat mdical attestant que le fonctionnaire est apte rintgrer son poste. c) Le cong de maternit

Il est accord aux titulaires de contrat de service pour une dure maximale de 16 semaines pouvant tre autorise normalement deux semaines avant laccouchement. Si le fonctionnaire manifeste son envie de continuer travailler au del de cette priode, elle peut y tre autorise condition quelle prsente un certificat mdical manant de son obsttricien attestant que ceci ne prsente pas de risque pour sa sant et celle de lenfant. Toutefois, elle ne pourra en aucun cas tre autorise travailler au-del de deux semaines avant la date prvue pour laccouchement. 16

A la reprise du travail aprs son accouchement et jusquau deuxime mois de lenfant, toute fonctionnaire a droit une heure par jour, pouvant tre prise en 2 temps, pour lallaitement de son bb. Une dure raisonnable de dplacement dune heure peut aussi tre autorise pour les enfants de moins de six mois. Un personnel choisissant de ne pas exercer son droit au cong de maternit ne peut pas en demander le paiement, ni demander le changement en cong annuel. d) Le cong de paternit

Le cong de paternit est autoris pour une priode de 4 semaines pour les contrats de services. Il est prendre au plus tard dans le mois qui suit la naissance de lenfant. Le cong de paternit peut tre combin avec des priodes de cong annuel. La demande doit tre dpose une semaine au moins avant la date prvue pour le dpart en cong. Le dtenteur du contrat de services doit avoir au moins une anciennet dau moins 6 mois de services au moment de la naissance de lenfant pour pouvoir bnficier du cong de paternit. e) Comptabilisation des congs

Les congs sont comptabiliss dans les fiches mensuelles de prsences. LEvaluation des performances et renouvellement de contrat a) Pour les contrats des consultants/prestataires de services recruts sur une base temporaire Durant la ralisation de ses activits, le projet peut faire appel aux services de consultants ou de personnel dappui local. Toute personne apportant son concours au projet contre paiement doit imprativement sign un contrat de louage de services. Ce contrat doit dfinir la nature du travail effectuer, la dure convenue, le produit escompt, les arrangements en matire dassurance, laquelle doit tre sa charge, le niveau de rmunration et les modalits de paiements. Les modalits de paiement retenues pour les consultants doivent faire partie du contrat tabli entre le consultant et le projet. Une des deux modalits suivantes doit tre retenue : Le paiement intgral des honoraires la fin des travaux sur la base dun certificat de paiement sign par le superviseur direct attestant que les travaux ont t effectu son entire satisfaction. Le paiement par tranches, gnralement trois tranches, raison de 15% la signature du contrat, 35% la rception provisoire des travaux et 50% la rception et acceptation des travaux. Ces modalits peuvent varier suivant les termes de chaque contrat, en fonction des inputs ncessaires lexcution du contrat. Dans le cas o le paiement de la premire avance slve plus de 30%, voire 50%, une justification doit tre produite. b) Pour les contrats de Personnel de Projets

Le contrle et lvaluation du service sont obligatoires, et sont une responsabilit normale de la Direction du projet. Ils sont effectus comme faisant partie dun processus de retour dinformation rgulier sur les performances et les progrs individuels par rapport au mandat. La performance du dtenteur de contrat de services doit tre suivie et documente tout au long 17

de la dure de son contrat. En rgle gnrale, les dtenteurs de ce type de contrat doivent produire la Direction du Projet et au PNUD, des rapports trimestriels de performance indiquant leurs principales ralisations, conformment aux termes du contrat et leurs plans de travail. Lesdits rapports sont archivs dans le dossier du personnel concern. Dans ce contexte, le but de lvaluation du service est de : Examiner le progrs par rapport au mandat et au plan de travail dtaill ; Fournir un retour dinformation sur la performance gnrale du dtenteur du contrat de services et, Prendre des dcisions en toute connaissance de cause sur des sujets contractuels. Le personnel est valu en trois temps : en fin de la priode probatoire, la fin de chaque anne, et la fin du contrat de lintress. Au cours de la session dvaluation du service, le fonctionnaire responsable doit informer le dtenteur de contrat de services de la prolongation ou non, du contrat. c) Renouvellement de contrat

Le contrat est renouvel en fonction de la disponibilit des fonds, des recommandations des valuations et surtout de la dure du projet. En cas de fraude ou malversation prouve et documente, le Directeur du projet soumet le dossier un comit ad hoc de discipline. Ce Comit examine le dossier et formule des recommandations au Directeur du projet, lequel prend une dcision en concertation avec le PNUD. Sparation a) Dmission

Cest une sparation initie par le staff. Une priode de pravis de 30 jours est ncessaire. Le pravis est pay tel que mentionn dans le contrat. Le crdit de cong continue courir. A la discrtion de la Direction, le staff peut tre autoris prendre son cong pendant la priode. b) Expiration du contrat

Le Directeur du projet doit avertir les individus de la non-prolongation du contrat, que ce soit la fin du projet ou pour cause dinsuffisance budgtaire, par une notification formelle envoyer dans les dlais prvus au contrat : Le pravis doit permettre au dtenteur du contrat de services de prendre tous les congs accumuls (cf 7.5 a) ; le responsable des ressources humaines doit veiller la rcupration, le cas chant, des dettes du contractant envers le projet, des quipements tels les ordinateurs, tlphones portables, cls, insignes, etc en vue de prparer le solde de tout compte . Une copie du pravis doit tre classe dans le dossier personnel de lindividu. A la demande du contractant, le Directeur du projet peut fournir une lettre de rfrence,.

18

c)

Rsiliation du contrat avant son terme

Chaque partie peut terminer le contrat de services avant la date dexpiration du contrat, en donnant un pravis dun mois par crit lautre partie. Dans le cas o le contrat est rsili, o les circonstances ne permettent pas le pravis exig, le dtenteur du contrat de service aura droit une compensation, gale une semaine de rmunration brute pour chaque mois de service non-effectu. Toutefois, dans le cas dune rsiliation rsultant dune faute grave, la personne naura droit ni un pravis, ni une autre compensation. Dans le cas dune rsiliation pour cause de violation des normes de conduite, de tels individus ne seront ligibles aucun autre contrat dans lavenir. La Direction du projet peut rsilier un contrat de services sur les bases suivantes : Abandon de poste, sans autorisation pralable, pendant plus de cinq jours conscutifs ; Violation des normes prvues dans le contrat de services ; Performance insuffisante documente dans le formulaire dvaluation, et Dautres circonstances srieuses, telles questimes appropries par la Direction du projet.

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IV Gestion des Voyages et des Formation

7.1 Les dispositions gnrales a) A travers les projets de dveloppement, le PNUD finance les activits de formation tendant promouvoir la ralisation des objectifs et des rsultats attendus. Les participants aux activits de formation sont les bnficiaires des programmes et projets et les fonctionnaires du gouvernement. En principe, les consultants et les Experts ne peuvent suivre une formation dans le cadre dun programme ou dun projet tant donn quils sont recruts pour sacquitter de tches spcifiques pour lesquelles ils doivent dj tre qualifis. b) Le projet peut prendre sa charge les frais de voyage des fonctionnaires du gouvernement devant se rendre des confrences, runions ou autres manifestations non prvues au stade de la formulation du document de projet, condition que leur participation soit ncessaire la ralisation des rsultats du programme ou du projet. c) Le projet peut prendre sa charge les frais de voyage et les indemnits de subsistance de participants qui rsident dans une rgion du pays autre que celle o a lieu la formation. d) La ressource Formation, et plus particulirement celle prvue ltranger, peut tre sous-traite ou confie un agent de ralisation. Lagent de ralisation doit informer le PNUD du processus de slection des candidats appuye par le PNUD, des propositions de bourse et du choix des installations de formation. Les bourses et autres indemnits finances par le PNUD ne devraient pas tre suprieures au montant mensuel maximum applicable en la matire au sein du systme des Nations Unies. e) Les voyages dtude sont organiss conformment au plan de travail du projet. La partie responsable doit veiller ce que litinraire le plus conomique soit retenu et que les indemnits verses ne soient pas suprieurs aux taux applicables par le systme des Nations Unies. f) La formation dans le pays (sminaires, ateliers et autres) est organise conformment au plan de travail et un budget convenu. g) Le personnel du projet peut tre appel effectuer des missions de suivi ou dvaluation des activits lintrieur du pays. Ces missions sont normalement prvues dans le plan de travail trimestriel du projet. Lobjet de la mission et les rsultats attendus doivent faire lobjet de termes de rfrence spcifiques chaque mission. Ces termes de rfrence doivent tre approuvs par le Directeur du projet qui dsigne par ordre de mission les fonctionnaires retenus. h) A la fin de la mission, le ou les fonctionnaire(s) ayant effectu cette mission doivent soumettre un rapport crit qui mentionne le droulement de la mission et les rsultats obtenus. Ce rapport doit tre soumis au Directeur du projet au plus tard une semaine aprs la fin de la mission. i) Les frais de mission auxquels le fonctionnaire a droit doivent lui permettre dtre log et nourri dans des conditions juges acceptables. Le montant de ces frais doit tre mentionn 20

dans lordre de mission et selon la grille convenue avec le Gouvernement, sans pour autant dpasser le montant accord aux fonctionnaires du PNUD. j) Le projet peut tre appel prendre en charge les frais de mission des fonctionnaires du Gouvernement qui se dplacent dans le cadre des activits du projet. Le montant de lallocation accorde ce titre doit tre dtermin sur la base de la grille convenue avec le Gouvernement. Cette mme rgle sapplique aux dplacements et aux missions du Coordonateur national du projet. k) Tous les frais autres que les indemnits journalires de subsistance et qui sont lis au bon droulement de la mission, peuvent tre rembourss sur la base de justification et aprs accord du Coordonateur national du projet. l) Les frais de mission calculs sur la base du nombre des jours retenus pour la mission doivent tre pays concurrence de 80% avant le dpart et 20% aprs soumission du rapport de mission. 7.2 Les dispositions spcifiques Les dispositions relatives aux formations et aux missions Les formations concernent les sminaires et ateliers organiss au niveau national, les voyages dtude, les stages, les participations des confrences internationales, les bourses pour suivre des formations spcifiques. La formation dans le pays (sminaires et ateliers) est organise par le partenaire de ralisation conformment au plan de travail et au budget prvu. Un sminaire/atelier peut se drouler en dehors du site du projet. Les formations au niveau national rpondent aux dispositions spcifiques ci-aprs : a) La prparation de la formation Les dispositions suivantes doivent tre prises : 1. 2. Sassurer de la disponibilit des fonds cet effet ; Prparer les TDR de la formation qui doit comprendre les principaux lments suivants : - Les objectifs de la formation - Le produit du plan du travail auquel elle se rattache ; - Les rsultats attendus ; - Les bnficiaires/participants (nombre, provenance, niveau); - La mthodologie - Le programme de droulement de la formation - Le lieu ; - Le budget de la formation Envoyer au moins trois semaines avant le dbut de la formation les TDR de la formation au Charg de programme responsable du PTA au PNUD, pour avis. Celui-ci doit envoyer au PMO ses observations au plus tard une semaine aprs rception des TDR. 21

3.

4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Prendre les contacts ncessaires la ralisation du sminaire/atelier; (localit, lieu, hbergement, moyens de dplacement, restauration) ; Dfinir les moyens matriels ncessaires : la logistique, la documentation, les supports pdagogiques de communication etc. Prparer et envoyer au PNUD la demande de paiement des perdiems et autres frais connexes au moins deux semaines avant le dbut de la formation ; Prparer les ordres de mission ; Coordonner le droulement du sminaire/atelier ; Rdiger un rapport pertinent du sminaire/atelier ; Suivre les tches et indications issues du sminaire/atelier.

b) Autres dispositions 1- Les perdiems aux participants doivent tenir compte des taux fixs par le PNUD en accord avec les autres agences du Systme des Nations Unies et partenaires au dveloppement et communiqus aux quipes de projets. Il est interdit de toucher deux perdiems (sur fonds PNUD et sur fonds gouvernementaux) pour la mme formation ; 2- Les frais de dplacement doivent tenir compte de la distance factuelle et des taux usuels de trafic en vigueur. Les payements divers doivent se faire sur la base des lettres dinvitation. 3- Des listes de prsence journalires doivent tre tablies. 4- Il est recommand que les sminaires/ateliers se tiennent pendant les jours ouvrables. c) Voyages dtudes, participation des confrences internationales, stages Ces formations doivent tre organises conformment au plan de travail du programme/projet. Lagence de mise en uvre doit veiller ce que litinraire le plus conomique soit retenu et que les indemnits verses ne soient pas suprieures aux taux applicables par le systme des Nations Unies. Un rapport doit tre produit par lagent au plus tard un mois aprs la fin du programme. Dispositions relatives aux missions lintrieur du territoire national Toute mission sauf cas exceptionnel doit tre programme dans le plan de travail. Avant la mission Les dispositions gnrales suivantes doivent tre prises : 1. 2. Sassurer de la disponibilit des fonds cet effet ; Prparer les TDR de la mission qui doit comprendre les principaux lments suivants : Les objectifs de la mission 22

3.

Les rsultats attendus ; Les participants : la composition de lquipe doit tre en rapport avec la finalit de la mission ; Le programme de droulement de la mission La destination (les sites visiter) ; les personnes rencontrer Le budget de la mission Envoyer au moins trois semaines avant le dbut de la mission, les TDR de la formation au Charg de programme responsable de lAWP au PNUD, pour avis. Celui-ci doit donner envoyer ses observations au Partenaire de ralisation au plus tard une semaine aprs rception des TDR. Prendre les contacts ncessaires la ralisation de la mission ; Dfinir les moyens matriels ncessaires la ralisation de la mission ; Prparer et envoyer, le cas chant, au PNUD la demande de paiement des perdiems et autres frais connexes au moins deux semaines avant le dbut de la mission ; Prparer lordre de mission et le faire approuver par le superviseur au moins une semaine avant la date effective de la mission. Un ordre de mission ne doit pas tre sign par son dtenteur ; Obtenir les avances sur frais de mission (80% du montant ncessaire pour la mission). Les 20% restants tant pays au retour aprs dpt du rapport de mission au plus tard deux semaines aprs la fin de la mission. Les perdiems pays aux participants une mission sont calculs sur la base de la grille mise la disposition des projets par le PNUD.

4. 5. 6.

7.

8.

9.

Au cours de la mission Il est important de respecter autant que possible le calendrier tabli et de raliser les activits programmes. Aprs la mission 1-Produire le rapport de mission une semaine au plus tard aprs la fin de la mission (voir formulaire en annexe (Annexe 17) 2-Rgulariser les avances sur frais de mission. Le COORDONATEUR NATIONAL est charg de veiller ce que lavance verse soit justifie.

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IV Gestion Financire et Comptable

LInstitution dsigne est responsable de la gestion de toutes les ressources que le PNUD alloue aux programmes et projets dans le cadre de lexcution Nationale.

Ds sa signature par les diffrentes parties concernes, le document de projet devient un cadre juridique valable qui confirme : La disponibilit des ressources La satisfaction de toutes les conditions et facteurs essentiels son excution La volont commune des parties raliser les rsultats et objectifs retenus. Ouverture et clture dun compte bancaire : a) La responsabilit douvrir et de clturer un compte bancaire au nom du projet incombe au gouvernement et selon sa rglementation. Dans le cas o le gouvernement confirme par crit que les conditions locales ne permettent pas louverture dun compte distinct pour les fonds du projet, le PNUD peut approuver lutilisation dun compte gnral auprs de la banque centrale, condition quil soit possible de suivre et de vrifier facilement les fonds du PNUD allous au projet. b) Le gouvernement doit communiquer officiellement au PNUD le N du compte, les noms et les qualits des personnes charges de grer ce compte ainsi que les spcimens de leurs signatures. Les titres de paiements (chques, ordre de virement ou de paiement) doivent porter imprativement une double signature. c) Il est fortement recommand davoir au moins trois signataires des ordres de paiements afin de palier aux ventuels retards dans les oprations de paiement dus labsence ou lindisponibilit de lun des deux signataires. Les spcimens de signatures doivent tre dposs la banque, au PNUD et auprs du gouvernement. d) Seul le Gouvernement est habilit clturer le compte bancaire dun projet. Il doit informer la banque et le PNUD par crit et demander que le solde disponible soit transfr au compte du PNUD. Plan de Gestion des ressources financires : a) La premire action de mise en uvre du projet au niveau financier est llaboration dun Plan Oprationnel de Trsorerie. Lobjectif de ce plan est de prparer une stratgie de rpartition des fonds allous entre les diffrentes activits cls du projet. Cette rpartition, dans le temps et dans lespace, devrait permettre aux responsables du projet et aux autres partenaires dapprcier la cohrence globale des projets, le cheminement logique dans la ralisation des produits et linterrelation entre les activits cls du projet, les produits et les effets escompts. b) Le Plan Oprationnel de Trsorerie couvre la dure totale du projet. Son laboration exige une connaissance parfaite des ralits et du contexte dans lequel le projet est appel 24

uvrer. La contribution de lensemble des partenaires doit tre assure car la rigueur financire est une condition ncessaire mais pas suffisante pour aboutir un Plan la fois raliste et ralisable. c) Un Plan Oprationnel de Trsorerie doit contribuer llaboration du Plan annuel de travail qui spcifie pour toute lanne considre, les rsultats escompts, les activits cls, le cadre temporel, et le budget prvisionnel. Lavantage de ce plan de travail est dtablir un lien direct entre le budget du projet et les activits envisages. Un exemple du Plan annuel de travail se trouve lAnnexe (Annexe 2). A partir de son Plan annuel de travail (PTA), le projet doit tablir son Programme trimestriel de travail. d) Cest partir de ce programme dactivits du projet que le Coordonateur national prpare le rapport financier et la demande davance des fonds. Avances de fonds : a) Les programmes et projets sont normalement financs par des avances trimestrielles que le bureau du PNUD consent lagent dexcution. Des avances mensuelles peuvent tre accordes si les conditions locales lexigent. Pour assurer une utilisation optimale des ressources du PNUD, les avances sont consenties sur la base dune prvision des dpenses trimestrielles ou mensuelles, conformment au plan de travail. Les avances ne peuvent tre suprieures au montant ncessaire pour le trimestre suivant. b) Le Partenaire responsable de la mise en oeuvre soumet toutes les demandes davance au PNUD dans le cadre du rapport financier. c) Chaque trimestre, le Partenaire responsable de la mise en oeuvre tablit le rapport financier du projet. Le but tant de comptabiliser les dpenses courantes effectues avec les avances prcdentes, de calculer le solde des avances et de demander lavance pour le trimestre suivant en fonction du budget du programme ou projet. d) La demande davance Annexe (Annexe 11) figurant dans le rapport financier Annexe (Annexe 16) indique le montant ncessaire pour le trimestre suivant en deux rubriques : Obligations en suspens. Il sagit de tous les apports ayant fait lobjet dun contrat, qui ont t reus, sont expdis ou vont tre livrs mais pour lesquels il na pas encore t mis de chque. Elle ne comprend que les obligations qui seraient acquittes le trimestre suivant ; Dpenses prvues : Elles concernent les nouveaux apports qui feront lobjet dachats et de paiements le trimestre suivant. e) Le Partenaire responsable de la mise en oeuvre soumet le rapport financier sign au Reprsentant Rsident du PNUD pour signature au plus tard le 15 du mois qui suit la fin du trimestre. Le PNUD ne consent des avances de fonds que sur la base du rapport financier complet et sign par les deux parties contenant les dtails des dpenses effectues grce lavance du trimestre prcdent. f) Le PNUD doit, ds rception du rapport financier, vrifier si des ressources sont disponibles au titre du budget et veiller ce que le montant demand ne soit pas suprieur au montant qui serait raisonnablement ncessaire pour les dcaissements du trimestre suivant. g) Ledit rapport financier doit toujours tre accompagn dun rapport dactivits dont lanalyse des cohrences des objectifs aux rsultats escompts doit tre fait par le PNUD. 25

h) A lexception des organismes des Nations Unies, le PNUD ne consent pas davances aux parties responsables. Les fonds dont ces derniers ont besoin leur sont directement fournis par le Partenaire de mise en uvre (PMO) par prlvement sur ses propres avances ou sous forme dune Demande de paiement directe.

Paiements directs : a) Le Partenaire de mise en oeuvre peut demander au PNUD deffectuer des paiements au profit de tiers pour des biens et services fournis un programme ou projet. Lorsque le PNUD effectue un paiement au nom du Partenaire de mise en oeuvre, ce dernier doit soumettre le formulaire type Demande de paiement direct (Annexe 12), dment rempli et sign par le Directeur du projet, qui en conserve une copie. Une fois le paiement effectu, le PNUD doit en informer le PMO et lui transmettre copies des pices justificatives. b) Lorsque le PNUD effectue des paiements directs la demande du PMO, sa responsabilit financire nest nullement engage. Il nest que lagent payeur qui excute une transaction financire la demande de lagent dexcution. Etablissement du rapport financier : a) Le PMO doit soumettre le rapport financier au PNUD au plus tard 15 jours aprs la fin du trimestre. Le rapport financier prsente les dpenses mensuelles conformment au formulaire type (Annexe 16). Tous les fonds que le PMO vire un agent de ralisation sont considrs comme des dpenses et imputs aux rubriques budgtaires appropries. Le PMO est responsable de lexcution de tous les contrats et accords conclus avec les agents de ralisation. b) Le PMO doit obligatoirement soumettre le rapport financier la fin de chaque trimestre. Si le bureau du PNUD ne reoit pas de rapport financier au plus tard 15 jours aprs la fin du trimestre, il doit prendre officiellement contact avec le PMO. Lorsquune avance nest pas rgle depuis plus de deux trimestres et que le rapport financier nest pas reu ou quil nindique pas de dpenses imputes cette avance, le Reprsentant Rsident doit senqurir de la situation auprs du PMO. La stratgie dexcution du projet doit tre rvise en vue de prendre des mesures pour surmonter toutes difficults lies lexcution ou la ralisation. Le Reprsentant Rsident doit informer le sige du PNUD de toutes les dcisions prises. Engagement des fonds et Procdures Comptables : a) Ds la vrification et lapprobation du rapport financier et de la demande davance de fonds, sur la base dun plan de travail dtaill, le PNUD procde lavance des fonds. Cette avance doit tre effectue par virement direct au compte bancaire du projet conformment la demande davance formule en monnaie locale. Le PNUD doit informer le PMO ds que lordre de paiement est transmis la banque. b) Lavance accorde par le PNUD doit tre inscrite sur les livres comptables du projet ds que la banque confirme la disponibilit des fonds sur le compte du projet. Un extrait bancaire portant sur cette confirmation doit tre class comme pice justificative la pice comptable. Le projet inscrit sur ses comptes lavance effectue et ventuellement les charges retenues par la banque. 26

c) Le projet doit disposer de deux livres comptables. Un livre pour les oprations bancaires et un livre pour la gestion de la caisse. Aussi, un classeur pour chacune des principales composantes du projet doit tre tenu. A titre dexemple, un classeur pour le personnel du projet, un autre pour les activits de formation et un autre pour le matriel acquis par le projet. Les livres comptables doivent tre numrots et ces numros doivent concorder avec ceux figurant sur toutes les pices comptables classes dans des classeurs. Chaque facture/reu liquid doit porter un cachet avec la mention paid ou pay . d) Conformment au plan de travail et aux activits envisages, les engagements financiers du projet doivent tre planifis. Avant chaque engagement le Directeur de projet doit sassurer que les procdures ont t respectes durant tout le processus. Sa responsabilit, comme reprsentant du Gouvernement dans la mise en uvre des activits du projet, est entirement engage. Gestion des fonds : Gestion de la caisse du Projet : a) Le recours des paiements travers la caisse doit tre limit au strict minimum et ne peut tre justifi que : i. Sil sagit dun paiement courant dont le montant est infrieur cent dollars des E.U ; ii. Si les conditions locales ne permettent pas de faire appel aux services bancaires. b) En rgle gnrale, le paiement en espce doit tre peru comme une exception impose par des considrations qui dpassent le champ daction du projet. Les procdures dcouragent fortement le recours au paiement en espce et cette pratique ne peut garantir une gestion efficiente et contrlable des fonds. c) i. ii. iii. La gestion de la petite caisse obit ainsi aux rgles suivantes : La gestion des fonds de la caisse ne doit pas tre confie celui ou celle qui est charg du contrle des dpenses. Les fonds ainsi que toutes les pices justifiant les dpenses doivent tre placs dans un coffre spcial. Laccs au coffre doit tre strictement limit. Chaque projet doit avoir une caisse particulire, et le contrle de la clture des comptes de la caisse doit tre journalier. Le Journal de Caisse doit tre numrot et dat. Les billets de banque disponibles en caisse en fin de journe doivent tre rpertoris en nombre et en valeur.

iv.

d) Pour faire face aux paiements courants du projet (achat de timbre, petite rparation, achat urgent de fourniture de bureau, remboursement de petite dpense, etc.) le montant maximum des fonds qui peuvent tre grs en liquide est limit 100 US $ par mois. e) Ds louverture dune caisse pour le projet, le Directeur du projet doit dsigner par crit la personne qui sera charge de la gestion de cette caisse. Le PNUD doit tre inform de cette dsignation. Le Directeur du projet et le personnel charg des finances ne doivent en aucun cas tre dsigns comme chargs de la gestion de la caisse. f) Le Directeur du projet ou toute autre personne dsigne par ce dernier, doit de temps autre effectuer des contrles afin de sassurer de la bonne gestion des fonds dposs. Chaque opration de contrle doit tre mentionne dans le Journal de la caisse avec les commentaires et les observations du Directeur du projet. 27

g) A la fin de chaque mois, un tat dtaill de la caisse doit tre sign et approuv par le Directeur du projet et aucun paiement en espce ne peut tre effectu sans lapprobation et la signature du Directeur du projet.

Gestion des avances de fonds exceptionnelles : a) Dans des cas particuliers et afin de permettre aux projets dvoluer dans un contexte socio-conomique particulier, le PNUD autorise lutilisation des avances de fonds exceptionnelles afin deffectuer certains paiements. Cette possibilit demeure toutefois conditionne par un certain nombre de rgles de gestion que les responsables des projets doivent respecter. b) Dans le cas o le contexte local exige des paiements importants en liquide, le projet est tenu de sassurer que les conditions de scurit permettent une telle opration. Les fonds retirs doivent tre dposs dans le coffre du projet plac en lieu sr au plutt 48 heures avant la date des paiements et toutes les prcautions doivent tre prises afin dassurer les conditions de scurit lors du retrait des fonds et des paiements. c) Le recours des paiements en espces doit tre strictement limit et ne peut tre justifi par le refus des fournisseurs daccepter les chques ou les virements bancaires. Ces modalits sont des pratiques internationalement reconnues. Afin dviter toute controverse, le mode de paiement doit tre mentionn sur la demande des prix et les bons de commande du projet. d) Il est fortement recommand de faire appel au PNUD pour effectuer des paiements directs si cette procdure facilite les activits des projets et vite la gestion et les paiements en espces. e) Lors des retraits pour les avances exceptionnelles, Le chque doit tre libell au nom de la personne charge de la gestion de ce fonds exceptionnel. Si les montants retirs dpassent Cinq mille dollars, le transfert des fonds de la banque au projet doit tre confi des professionnels en matire de transfert de fonds ou, si les pratiques locales le permettent, travers les services de la banque. Le Directeur du projet demeure pleinement responsable vis vis du PNUD pour toute avance de fonds en espces jusqu la justification des dpenses effectues. f) Les avances de fonds exceptionnelles doivent tre cltures ds la fin de lactivit qui a ncessit ces avances. Un tat dtaill des dpenses doit tre tabli, certifi et approuv par le Coordonateur national du projet. Le solde doit tre dpos la banque au plus tard 48h aprs la clture des tats financiers de ces avances. Gestion du compte bancaire : a) Ds louverture dun compte bancaire, le Directeur du projet doit dsigner par crit les personnes habilites signer les titres de paiement mis sur ce compte. Le PNUD doit en tre inform. b) Outre les approbations au niveau des titres de paiement, le Directeur du projet approuve ou dlgue lapprobation aussi bien des charges imputes pour la gestion du compte que toute opration dalimentation du compte. 28

c) Le compte du projet ne peut en aucun cas recevoir des fonds autre que ceux transfrs par le PNUD. Le Directeur du projet doit en informer la banque de cette mesure. d) Seuls les chques remis par la banque au projet et rpertoris dans les livres comptables du projet (Numro du chque et numro de la srie) peuvent tre utiliss lors des paiements ou le retrait des fonds. La pratique des chques de guichet est formellement interdite. e) Si les fonds disponibles sur le compte du projet ne permettent pas deffectuer un paiement ou de retirer des fonds, le projet ne peut en aucun cas ngocier un dcouvert auprs de la Banque mme si les circonstances permettent denvisager une alimentation du compte dans le court terme. Les charges et les agios pour dcouvert ne peuvent tre accepts lors de lapprobation des rapports financiers. Le PNUD ne peut tre tenu responsable vis--vis de la banque ou du gouvernement pour des engagements pris titre personnel par le Directeur du projet. f) Chaque projet dispose dun compte bancaire distinct. Le transfert entre les comptes des projets est formellement contraire aux procdures financires. Aussi, les fonds disponibles, tant destins au financement dactivits prvues par le projet et approuvs par le PNUD, ne peuvent en aucun cas servir au financement dautres activits sauf accord pralable du PNUD. g) A la fin de chaque mois, le projet est tenu deffectuer des rapprochements entre les paiements effectus et les tats soumis par la banque. Cette pratique, appele Rconciliation bancaire doit tre base sur les livres comptables du projet et sur les relevs mensuels soumis par la banque et arrts la mme date. Toute diffrence doit faire lobjet dune investigation et apure lors de la prochaine rconciliation. h) Toute rconciliation finalise doit tre certifie et approuve par le Directeur du projet.

Procdures de dcaissement des fonds des projets NEX Le service Financier du projet procde tout paiement aprs vrification de la conformit des documents qui y sont attachs (bon de commande, contrat, bon de livraison ou certification de service rendu, ordre/rapport de mission). Toute facture soumise au paiement doit porter les coordonnes du fournisseur, la date dmission, lidentit bancaire, fiscale, le numro du registre de commerce, et le cachet du fournisseur. La quantit, la nature, et les prix doivent clairement apparatre et ne doivent tre ni rays, ni surchargs. Lutilisation des effaceurs est strictement interdite. a) Requte de paiement et certification de service rendu

Les factures ou toute autre demande de paiement doivent parvenir au service administratif du projet qui doit soit certifier, soit soumettre pour certification. Une fois certifies, les factures ou demandes de paiement doivent tre transmises au service des finances pour prparation des rglements aprs les vrifications et les contrles dusage. b) Effectivit de paiement

Le service des finances doit procder aux paiements suivant les procdures ci-aprs : Vrification de la validit des pices jointes, et des signatures autorises ; Vrification du respect du processus de la transaction payer ; Contrle de la disponibilit budgtaire ; 29

 Contrle arithmtique, tablissement de la pice comptable, et imputation du compte et de lactivit dbiter ; Comptabilisation de la pice comptable Mise jour du grand livre des comptes Etablissement du chque ou du virement bancaire c) Approbation et signature des titres de paiement

Le Directeur du projet signe conjointement avec une des personnes habilites signer sur les titres de paiement. En cas dabsence ou dindisponibilit du Directeur du projet les deux autres personnes sont habilites signer les titres de paiement. d) Remise du titre de paiement au bnficiaire Sil sagit dun chque, le service des finances doit le remettre en mains propres au fournisseur ou toute autre personne porteuse dune dlgation contre signature sur la pice comptable la quelle une copie de la pice didentit doit tre attache. Sil sagit dun virement, le cachet de la banque sur une copie de lordre du virement fait fois. Sur demande du fournisseur, une copie de lordre du virement peut lui tre dlivre. Archivage des documents comptables :

e)

Les titres de paiements (chque/ virement) doivent tre conservs dans le coffre fort du projet avec les pices affrentes. Une fois les titres de paiement remis au bnficiaires, les pices comptables doivent tre classes par ordre chronologique suivant les numros qui leurs sont attribus. Il est vivement recommand pour des raisons de scurit, quil y ait un double classement des pices comptables : les originaux dans un premier dossier, et les copies dans un second.

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V-

Suivi, Evaluation et Audit

Le suivi, laudit et lvaluation sont des outils de gestion essentiels qui sont interdpendants et se compltent mutuellement. Ces instruments aident les projets sacquitter de ses obligations de rendre compte de lutilisation des ressources qui lui sont confies, dune part, offrent une base solide pour la prise de dcisions et permettent de tirer des enseignements pratiques de lexprience acquise, dautre part. Suivi : Le suivi est une fonction continuelle qui a pour but principal de fournir aux parties prenantes dun projet, des indications prcoces sur la qualit, la quantit et lopportunit de progrs pour atteindre les rsultats prvus. Toutes les activits du projet sont donc continuellement suivies, par les diffrents responsables, tous les niveaux, sur la base des indicateurs dtermins dans le Plan de communications et de suivi (Annexe 6). Un suivi efficace ncessite un bilan du progrs du projet par rapport au plan de travail, et dventuelles exceptions. Le document de projet ainsi que tout plan de travail prpar par le partenaire dexcution devrait fournir de base pour le bilan des progrs. Les outils dfinis au cours du processus dun projet seront mis jour selon un calendrier bien dfini comme suit : Au cours du cycle annuel : Mise jour du Journal de qualit : les progrs et la qualit des prestations seront valus sur la base des critres de qualit et du calendrier planifi ; (Annexe 7) Mise jour du Journal des problmes : tout problme du projet sera enregistr dans le Journal des problmes afin de faciliter leur rsolution ; (Annexe 8) Mise jour du Journal des risques : le Journal des risques sera mis jour par rapport lenvironnement externe qui affecte lexcution du projet ; (Annexe 9) Rapports trimestriels des progrs : les rapports dactivits et les rapports financiers trimestriels devront servir de base la prise de dcisions concernant les dboursements futurs de ressources du PNUD au Partenaire dexcution ; (Annexe 15) Journal des enseignements tirs : Les enseignements tirs du projet devront tre remplis activement pour assurer un enseignement continu. Visites sur terrain : les visites sur terrain sont indispensables pour suivre et contrler la concrtisation effective des rsultats, apprhender les risques et rgler les problmes ventuels. Le formulaire y affrent est joint en Annexe (Annexe 17)

Annuellement : Rvision annuelle : une rvision annuelle du projet sera effectue au cours du quatrime trimestre de lanne pour servir de base lvaluation des performances de chaque projet. Une telle rvision seffectue dans le cadre annuel du CPAP et de lUNDAF. Cette valuation impliquera toutes les parties prenantes, et particulirement le Partenaire dexcution, et se concentrera sur la mesure des indicateurs de ralisation. Cet examen mettra jour les objectifs de ralisation et rsultats atteints.

Evaluation : Lvaluation est un jugement port sur la pertinence, laptitude, lefficacit et les efforts de dveloppement, bas sur des critres et rfrences convenus entre les parties prenantes. Elle doit fournir un bilan objectif des contributions aux rsultats de dveloppement. Les enseignements tirs de lvaluation permettront datteindre la performance professionnelle, la 31

gestion efficace des rsultats et loptimisation de la responsabilisation des parties prenantes. Elle permet aussi de dterminer dans quelle mesure les processus, produits et services contribuent effectivement des rsultats de dveloppement qui ont des rpercussions, effets et impacts rels sur la vie des populations. Lvaluation est mene conformment aux valeurs universelles dquit, de justice, de parit des sexes et de respect de la diversit. Chaque projet doit faire lobjet dau moins une valuation indpendamment de sa dure et de son budget. Cette valuation doit tre entreprise par une structure externe au projet mais en collaboration troite avec tous les partenaires. Le rapport dvaluation doit tre examin lors dune runion qui regroupe lensemble des partenaires un niveau lev. Le but de cette runion est de permettre aux participants dapprcier les acquis, de prendre conscience des difficults rencontres, et de prendre les dcisions qui simposent tous les niveaux. Audit : Laudit est loutil de suivi qui contrle si les procdures et prestations fournies correspondent aux normes, critres, politiques et procdures prdtermins. Lobjectif de laudit est de donner lassurance au PNUD que les ressources ont t gres conformment : Aux rglements financiers, rgles et procdures prescrits pour les programmes ou projets ; Au descriptif de projet, aux plans de travail et domaines de gestion : activit, gestion, administration, finances, ralisation, suivi valuation et dispositions applicables ltablissement de rapports. Au moins un audit devrait tre ralis pendant la dure de tout programme ou projet, mais la meilleure pratique est de raliser un audit annuel pour tout projet ayant un budget annuel dau moins 100,000 USD. Nanmoins, le PNUD et/ou le Gouvernement peuvent tout moment demander laudit dun projet donn. Laudit dans le cadre de lExcution nationale doit porter sur les lments suivants, sans que ces points soient limitatifs : Evaluation du taux dexcution ; Comptabilit, suivi de la situation financire et rapports financiers ; Systme de gestion pour la comptabilisation, la documentation et ltablissement des diffrents rapports sur lutilisation des ressources ; Utilisation et gestion du matriel ; Structure de gestion, y compris lefficacit des mcanismes de contrle interne et de tenue de dossiers.

Laudit portera sur les fonds fournis au Gouvernement sous forme davance. Les dpenses engages pour le compte du programme ou projet par des Agences de ralisation des Nations Unies ou par le PNUD dans le cadre de lappui lExcution nationale, sont couvertes par les auditeurs des comptes de ces Organismes.

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VI Clture du programme ou du Projet

a) Dure de vie du projet : Le Partenaire de Mise en oeuvre est tenu de respecter la dure indique sur le document de projet. Un dlai supplmentaire peut tre accord par le PNUD. b) Rapport final :

Il est obligatoire et doit tre tabli par le Directeur de projet pour dcrire les acquis du projet. c) Transfert des quipements :

Les quipements acquis dans le cadre du projet sont la proprit du PNUD. Un inventaire final doit tre effectu au pralable et soumis au PNUD qui dcidera du transfert dfinitif de ces quipements au Partenaire de Mise en oeuvre, ou au Gouvernement. Dans ce cas, ce dernier devient lgalement propritaire et responsable du matriel transfr. d) Clture du compte du projet :

Ds lapprobation du rapport final, le Directeur du projet doit procder la clture du compte du projet et au transfert du solde au compte du PNUD. Le dernier rapport financier permettra de prparer la rvision finale du budget. Le projet est dfinitivement cltur ds que la rvision finale du budget est approuve.

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ANNEXES Annexe 1 Annexe 2 Annexe 3 Annexe 4 Modle de document de projet Feuille de budget du plan de travail annuel (AWP) Modle daccord de gestion TDR Coordonateur national et Gestionnaire de projet Modle Plan de suivi PTAl Plan de communication et de suivi Journal de qualit Journal des problmes Journal des risques Plan oprationnel Demande davance Demande de paiement direct Formulaire de demande de service Rapport annuel du projet Rapport dactivits trimestriel Rapport Financier Formulaire de rapport de visite sur terrain Rapport mensuel de prsence Inventaire de matriel Fiche dutilisation du vhicule

Annexe 5 Annexe 6 Annexe 7 Annexe 8 Annexe 9 Annexe 10 Annexe 11 Annexe 12 Annexe 13 Annexe 14 Annexe 15 Annexe 16 Annexe 17 Annexe 18 Annexe 19 Annexe 20

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