Microsoft Acces

Un archivio un complesso ordinato e sistematico di atti, scritture e documenti.Tempo fa era cartaceo ma

con le attuali tecnologie si trasformato in un archivio digitale con molta meroria e intelligente. Il
database un insieme di archivi collegati secondo un particolare modello logico e in modo tale da consentire la gestione dei dati stessi da parte di particolari applicazioni software dedicate.I campi sono spazi del database che cntengono unit dinformazione come nome e cognome;nella creazione di un database a ogni campo bisogna includere un campo per ogni categoria do dati.Il record un oggetto di una banca dati strutturata in dati compositi, che contengono un insieme di campi o elementi, ciascuno dei quali possiede nome e tipo propri.Il record per es costituito da tutti i campi di un cliente quindi nome,cognome ect..Il database come una tabella nelle colonne ci sono i campi (nome,cognome,indircco)mentre nelle righe ci sono i record.La tabella un elenco che riesce a visualizzare pi campi contemporaneamente. Un file di database contiene una o pi tabelle.Quindi il database pu essere pensato come a una serie di tabelle.LAccerss xp un database relazionale ha tante tabelle,ma messe in relazione come se formassero ununica grande tabella,quindi possibile fare ricerche in pi tabelle contemporaneamente.Il databsae relazionale formato da tabelle con dati interdipendenti,per non far ripete alcuni dati inutilmente.Per es. se bisogna archiviare articoli e fornitori mettendo tutto in una tabella si ripeterenbbe per lo stesso fornitore nome,cosnogme ectinvece se si costruisce una tabella articoli e una fornitori e nella tabella mettiamo un solo riferimento al fornitore i dati vengono inseriti una volta sola e risparmiamo mermoria,inoltre potremmo sapere quali fornitori forniscono lo stesso articolo.Un database relazionale un database che pu gestire pi tabelle correlate e estrarre iformazioni da pi tabelle in contemporanea.La correlazione viene effettuata mettendo nei record di una tabella un riferimento,un codice ai record dellaltra.Cos possiamo sapere tutti i record della prima tabella che hanno riferimento ad unrecord della seconda.Nel database si possono costruire diverse tabbelle che raggruppano record dello stesso tipo per esempio un archivio di gestione sempllice di un magazzino,per es. tutti i record relativi ai dati anagrafici dei fornitori possono essere raggruppati in tabelle Fornitori,in una tabella articoli vengono messi gli articoli,in una tabella carico e scarico si possono mettere le operazioni di carico e di scarico.Per ogni perazione si conosce larticolo e il fornitore di esso.I campi comuni alle diverse tabelle vengono detti campi chiave.Nella tabella di operazione di carico e scarico per es. possibile inserire un campo chiave ID operazione.tutti i campi della tabella conterranno un ID operazione numerato in modo progressivo che permette di identificare la categoria del record e la posizione del record allinterno della categoria.Quando si evidenzia in una tabella unoperazione possono essere visualizzati tutti i dati relativi allarticolo e al fornitore.I campi chiave possono essere definiti elementi di intersezione tra i diversi insiemi di dati che consentono di creare sottoinsiemi sempre diversi rispondendo allesigenza di ricerca e assemblaggio dati.Gli elementi fondamentali del database sono le tabelle.Per progettare un database bisogna progettare le tabelle e le loro relazioni per far in modo che il database funzioni.Dalle tabelle derivano altri elementi importanti.Le maschere di Access sono simili a moduli che bisogna compilare per richiedere undocumento,ad ogni campo corrisponde unetichetta ed previsto uno spazio utilizzabile per linserimento di informazioni.In pratica le maschere servono per facilitarci laggiornamento,la modifica o il calcolo sui dati.I campi di una maschera possono essere prelevati da pi tabelle diverse.Le maschere permettono di visualizzare o aggiungere immagini o commenti ai campi.Le query sono il mezzo con cui possibile interrogare un database.Quindi le query permette di filtrare i dati che ci interessano, fare ricerche incrociate sui record che rispondono a determinate caratteristiche.I report permettono di organizzare e riepilogare le informazioni contenute in un database,riordinando i dati provenienti da quesry o una tabella.Access ha a disposizione strumenti avanzati cio moduli e macro.Le macro permettono di creare e memorizzare procedure automatiche per lutilizzo del programma.I moduli costituiscono delle amschere con funzioni avanzate.Moduli e macro sono utili quando bisogna gestire archivi dati molto complessi.Per aprire Access bisogna fare clic su start,poi programmi,poi microsoft office e infine su Access oppure basta fare doppio clic sul file di database Access.Facendo clic su start,poi programmi,poi microsoft office ealla fine su Access si apre lapplicazione e compare lambiente di lavoro incui possiamo creare o aprire un database,o crearne uno da unmodello predefinito.Per aprie un database esistente basta sceglierlo dallelenco del riquadro attivit oppure fare clic su apri file.Creiamo per esercitarci un database Gestioni ordini.Dopo aver fatto clic su Nuovo da modello allinterno del riquadro attivit scegliamoil modello Gestione Ordini e decidiamodi salvarlo nella cartella documenti.La creazione guidata ci aiuta a iserire tutte le

informazioni per la generazione del database e al termine avremo un pannello comandi con la quale possibile gestire il database.Si pu aprire solo un database alla volta.La finestra Access la solita di windows.In essa vi una barra di menu e le barre degli strumenti,mediante le quali si pu operare nella creazione e nelluso del database.La finestra database contiene tutti gli oggetti del database.In alto presente una barra degli strumenti con i pulsanti che permettono di gestire la lettura e modifica di oggetti o la creazione e modifica della struttura delloggetto.Bisgona ricordare che tutti gli oggetti del database sono contenuti nello stesso file database.Prima di tutto apriamo una tabella,facciamo doppio cilc sul nome della tabella oppure selezioniamo la tabella e facciamo clic sul pulsante Apri della barra.Appare la tabella con il suo contenuto.Nella tabella appare la struttura del database costituita dai campi (nome,cognome ect..)e dai record (righe).A destra compare anche il numero totale totale dei record nella tabella.Per modificare un record sufficiente cliccare allinterno del campo.Per spostarsi da un campo allaltro o da un record si possono usare il mouese o le frecce direzionali.Spostantosi di campo il testo viene evidenziato pronto per essere sostituito alla prima digitazione,per annullare levidenziazione senza cancellare il dato basta cliccare con il mouese.Apportate le modifiche,esse, appena lasciato il campo,vengono registrate dal database.Solo cliccando sul tasto annulla (<-) o sul menu modifica,annulla record salvato si pu annullare la modifica a meno che che essa non sia gi stata effettuata. Le modifiche apportate ai record di una tabella o alla sua struttura vebngono salvate immediatamente nel database.Per salvare il database bisogno fare clic su file,salva e in questo caso non viene fatta nessuna richiesta sul nome e sulla cartella in cui salvare,oppure si fa clic su file,salva con nome.Se i dati sono molti il database complesso,il file pu risultare anche molto grande e non salvabie sul dischetto.Per chiudere il database si fa clic sul pulsante di chiusura in alto a destra della finestra del database oppure clic su file e poi chiudi. Le modifiche ai record o alle strutture delle tabelle vengono salvate subito,nella chiusura non viene richiesto niente e il database viene chiuso direttamente.La chiusura del database non fa uscire da access,per uscire si fa clic su file,esci.La guida in linea dellapplicaizone molto utile per risolvere dei problemi.Per aprire la guida fare clic sul men aiuto e poi su guida in linea microsoft access oppure premere il tasto F1.Appare lassistente di office che ci chiede di digitare una domanda e fare clic su cerca.Basta fare clic su uno dei risultati per visualizzare il testo guida.In access non vi sono molti modi di visualizzare sullo shermo delle finestre.Le voci di men cosrrispondono alle voci delle finstre database,dal quale si possono selezionare con un clic del mouse.La modalit di visualizzazione dellelenco sono quelle solite icone grabdu,piccole,elenco e dettagli.Queste modalit sono accessibili dal men visualizza o dalla finestra database.Cliccando su Visualizza,barre degli strumenti appare un elenco che pu mancare di alcune voci se esse non sono state attivate.Per vedere lelenco completo (che pu essere personalizzato) si deve fare clic su visualizza,barre degli strumenti,personalizza.Nella scheda barre degli strumenti si pu attivare o disattivare una barra spuntando la casella di spunta,creare una nuova barra,modificarne una esistente.Per creare una nuova barra cliccare su nuova.Viene chieso il nom e quindi viene creata la barra vuota,in queste possono essere trascinate delle schede comandi.Nella shceda opzioni si possono impostare alcuni elementi sulla visualizzazione dei men e delle barre. Nella creazione di undatabase laparte pi importante la sua progettazione.Anche se access fornisce creazioni guidate di un database raro che possa soddisfare esigenzepersonali di tutti.Quando si aprelapplicazione appare una finestra di dialogo mediante la quale si pu aprire un database esistente o crearne uno nuovo vuoto o uno nuovo dai modelli esistenti.Cliccando sul database vuoto viene rischiesto solo il nome del database e viene apertoil database nel quale occorre creare tabelle,maschere ect..Se vogliamo creare un semplice database per gestire unmagazzino,deve contenere lelenco degli articoli immagazzinati con i dettagli di nome,prezzo,forniteore ect..;lelenco dei fornitori condettagli di nome,indirizzo ectOra comincia la progettazione del database,quante tabelle creare,quli campi deve contenere,quali devono essere le relazioni fra loro in modo da rendere automatica la gestione?Una soluzione accettabile appare quella di creareuna tabella dei nomi delle operazioni,una tabella che contiene lelenco deglia rticoli relativi ad unoperazione di carico o scarico,una tabella degli articoli e una tabella dei fornitori.Nelle tabelle metteremo i campi essenziali e quelli indispensabili per le relazioni. A questo punto abbiamo pianificato il nostro database.Dopo aver aperto lapplicazione scegliamo Database vuoto da riquadro attivit e alla richiesta del nome del database digitare magazzino e salvare il file sul dischetto dove il databse sar salvato col nome Magazzino.mdb.Viene creato il database vuoto nel quale creeremo le tabelle.Le possibilit offerte sono 3.La visualizzazione di una tabella o di una mschera o degli altri oggetti del database pu essere visualizzazione normale e visualizzazione struttura.Nella prima possiamo inserire i dati e navigare mentre nella seconda possibile modificare la struttura delloggetto aperto.Facciamo doppio clic sula prima delle tre

voci della fnestra Magazzino e si apre la finestra Tabella in visualizzaizone struttura.In questa finestra possiamo introdurre i campi della tabella specificando il tipo di dati che dovr contenere.Cominciamo con creare la nosstra tabella Operazioni la quale deve contenere i campi.Facciamo clic sulla prima casella della prima riga e digitiamo ID op clicchiamo poi nella casella accanto (tipo dati) e apriamo la lista a discesa dalla quale selezioniamo contatore.Nella scheda in basso (propriet del campo) si possono inserire cliccando nelle varie caselle e scegliendo dalle liste,le propriet del campo.Nella casella descrizione non necessariomettere niente.Il campo ID op deve essere collegato alla tabella articoli delloperazione per cui deve essere chiave primaria:selezioniamo la riga cliccando sulla sinistra allesterno e poi sul pulsante chiave primaria (pulsante a forma di chiave) della barra degli strumenti standard.Appare alla sinistra una chiave ad indicare che il campo stato configurato correttamente.Passiamo sulla seconda riga cliccando nella casella nome e insieriamo data;accanto selezioniamo data ora come tipo di campo.In basso allarea propriet del campo alla voce Richiseto selezioniamo Si.Finito di inserire i campi fare clic sul pulsante di chiusura della finestra (x) e apparir la richiesta di salvare e quindi il nome con cui salvare la tabella digitiamo operazioni e clicchiamo su ok.In alternativa fare clic su file salva.Per aprire in visualizzazione normale (cio lettura e scrittura) una tabella si deve selezionare dallelenco e premere invio,oppure afre doppio clic oppure cliccare sul pulsante apri della barra degli strumenti della finestra database.Nella barra di stato in basso vi sono i pulsanti per muoversi fra i record:primo record,ultimo record,precedente e successivo.A destra compare anche il numero totale di record inseriti.Ci si pu muovere fra i record e fra i campi come per una qualsiasi tabella usando il mouse o i tasti freccia e il tasto TAB.Per inserire i dati in una tabella occorre portarsi alla fine di essa e riempire i campi.Se un dato stato configurato come necessario Access non permette di andare al record successivo se il dato non viene inserito correttamente.Se i dati sono corretti si pu passare al recortd successivo.A questo punto inseriamo qualche dato,cominciamo dalla tabella fornitori,la quale,nel nostro database, quella pi indipendente,cio i dati contenuti in essa non dipendono da altre tabelle.Come per le tabelle di World e Excel i campi possono essere allargati o ristretti a piacere trascinandoli dal punto di divisione in modo che si possa leggere il contenuto per intero.Dopo aver messo qualche dato nella tabella fornitori mettiamo qulche dato anche nella tabella articoli,la quale collegata a quella dei fornitori.Nella tabella rticoli compare un campo (ID fornitore) che collega il record a un foprnitore,e quindi bisognerebbe inserire il numero corrispondente al fornitore.SE effettuiamo ora il collegamento fra la tabella articoli e fornitori,questo inserimento si pu fare semplicemente scegliendo da un elenco.Un database trova la sua importanza nel momento in vui possiamo reperire i dati velocemente a seconda delle nostre necessit altrimenti sarebbe sufficiente elencare i dati su un foglio.Per facilitare la ricerca dei dati si ddevono impostare chiavi e indici.Nella tabella Articoliper es abbiamo imposto il campo ID articolo,un campo contatore,come chiave primaria selezionando il campo e cliccando sul pulsante Chiave Primaria.Ci vuol dire che nella tabella non vi si potr essere unrecord che abbia il numero ID articolo uguale ad un altro .Se vengono imposrtati come chiave primaria pi campi contemporaneamente,vorr dire che nella tabella non vi potr essere un record che abbia tutti i valori dei campi chiave contemporaneamente uguali ad un altro record.Le chiavi primarie,che sono obbligatorie,nel senso che bisogna impostarne almeno una,serve a collegare le tabelle fra di loro per la ricerca e la selezione dei dati.Facendo riferimento al nostro database,creaimo nel modo seguente un collegamento uno a molti (cio ad un record della prima tabella corrispondente a pi record della seconda tabella) fra ID Fornitore della tabella Fornitori e Id fornitore della tabella Articoli.Aprire la finestra relazioni facendo clic sul men Strumenti relazioni,oppure sul pulsante relazioni della barra degli strumenti.Aggiungere tutti e quattro le tabelle cghe abbiamo creato;le tabelle possono essere spostate per avere la migliore visibilit.Per creare un collegamento basta trascinare il campo chiave primaria (nel nostro caso ID Fornitore della tabella fornitori)sul campo relativo della tabella che si vuole collegare (nel nostro caso ID Fornitore della tabella articoli).Chiudere la finetsra Reklazioni e aprire la tabella Fornitori.Si noti che accanto a ogni record appare un segno + che sta indicare che a quel record appartengono molti articoli.Facendo clic sul segno + si apre una sotto tabella nella quale vengono elencati tutti gli articoli forniti da quel fornitore.Non solo ma accanto ai record degli articoli appare il segno pi relativo ai collegamenti fra larticolo e le operazioni.