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Como Montar um Escritrio de Projetos

Dentro do programa para discutir aes de curto-prazo para reduzir o budget de TI para 2009 em decorrncia da crise econmica internacional, foram apresentadas as vantagens de um escritrio de projetos, as principais causas de falhas de projetos, gestes de boas prticas para projetos e os passos importantes para a montagem de escritrio de projetos. O sucesso de implantao de um PMO (Project Management Office) requer apoio da alta direo da empresa, a adoo de um modelo de governana, a escolha de pessoal com perfil adequado, a escolha de uma metodologia comum, um plano robusto de implantao e comunicao. Foi discutida a importncia da comunicao no gerenciamento de projetos e sua correlao com as falhas de projetos. Foram tambm discutidos os softwares de apio ao escritrio de projeto a partir do quadrante mgico do Gartner Group, destacando com CAClarity, HP-PPM, PlanView, Compuware, Primavera e MS-Project. Segue o sumrio da reunio virtual: Definio de Escritrio de Projeto: A Project Management Office (PMO) um departamento dentro de uma

empresa que define e mantm padres para gesto de projetos dentro da organizao. O objetivo principal de um PMO conseguir sinergia e maximizao de recursos, incluindo financeiros e humanos, atravs da uniformizao de polticas de gesto, processos e mtodos. Com o tempo, geralmente um PMO passar a ser a fonte de orientao, documentao e mtricas relacionadas com as prticas que intervm na gesto e execuo de projetos na organizao. Um PMO geralmente baseia-se em princpios de gesto, prticas e processos de algum padro da indstria como a metodologia PMBOK (Project Management Body of Knowledge) ou PRINCE2 (Projeto em ambientes controlados). Principais causas de falhas em projetos Falta ou pobreza de casos de negcios Falta de comprometimento executivo, visibilidade e de responsabilidade M definio dos requisitos, escopo, objetivos e entregas Falhas nas comunicaes

Expectativas no realistas Falta ou escassez de recursos adequados Falta ou pouca integrao com a organizao e com outros sistemas Ausncia de planos de mitigao de riscos Falta de controles e de mtricas de avaliao de desempenho Complexidade, custos e prazos de entregas subestimados Contratao de fornecedores inadequados Falta de treinamento da equipe e dos usurios Mal uso de ferramentas e tcnicas de gerenciamento de projetos Boas A alta direo deve se comprometer com a gesto e priorizar os projetos Os usurios-chave devem assumir a responsabilidade pelo sucesso do Assegurar a implementao dos projetos dentro do escopo, prazo e custo Fazer avaliaes formais peridicas e revises com os gerentes de projetos Divulgue os benefcios do uso das melhores prticas de gerenciamento de Faa um planejamento detalhado do projeto: tarefas; faa estimativas; Planejar um ato contnuo e sistemtico, que envolve todos dos membros Use modelos conceituados de mercado: CMMI, PMBOK, ISO 9000, Exera liderana forte e eficaz na conduo do projeto Passos para montar um PMO

prticas de gesto de projetos viveis projeto

projetos oramentos e cronogramas da equipe PRINCE2, Six Sigma e outros

Estabelea o modelo de governana para conduzir a reestruturao Identifique as pessoas certas para atuar no escritrio de projetos Estabelea a metodologia comum para a conduo dos projetos Estabelea o plano do programa de reestruturao Estabelea o plano de comunicao Selecione um Software para o Escritrio de Projetos Principais funes de um escritrio de projetos

organizacional

Gerente de Portflio

direo

Reporta-se alta direo Participa das reunies estratgicas de portflio de projetos da alta Gerente de Programa Reporta-se ao gerente de portflio Participa das reunies do comit de direo do seu programa Gerente de Projetos Snior Reporta-se ao gerente de portflio ou do programa Participa das reunies do comit de direo do seu projeto Gerente de Projeto Reporta-se ao gerente de projetos snior Responsvel por sub-projetos Assistente de Gesto de Projetos Reporta-se ao gerente de projeto ou gerente snior de projetos Atua como membro da equipe

Organizao do Escritrio de Projetos Inicialmente, a recomendao montar o escritrio de projetos de TI sob a Num segundo momento, criar um departamento dentro de TI e, Por ltimo, criar uma rea organizacional para a gesto de todos os

coordenao do gerente do escritrio do CIO.

projetos da empresa