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Manual de Procedimientos Administrativos Presentacin ____________________________________________________________ 4 Objetivo________________________________________________________________ 8 Procedimientos para Docencia _____________________________________________ 9
Constancia de no adeudo (FGCBC001) __________________________________________ 10 Programacin de Exmenes ___________________________________________________ 11
Examen Ordinario __________________________________________________________________ 11 Examen Extraordinario ______________________________________________________________ 11
Actualizacin de Manuales ____________________________________________________ 15 Solicitud de reactivos y/o Material ______________________________________________ 15 Solicitud de Material Biolgico_________________________________________________ 15
Solicitud al Bioterio ________________________________________________________________ 15 Solicitud al Rastro (FGCBC002) ______________________________________________________ 15
Procedimientos Comunes_________________________________________________ 22
Solicitud de reactivos y/o Material (FGCBC001) __________________________________ 23 Solicitud del can ___________________________________________________________ 24 Solicitud de espacios fsicos ____________________________________________________ 24 Solicitud de espacios audiovisuales______________________________________________ 24
Elabor Fecha de elaboracin Aprob Fecha de aprobacin Fecha de elaboracin Pgina 2 de 36 Prxima revisin Clave del documento:
Anexos _______________________________________________________________ 25
Anexo 1: Diagramas de Flujo __________________________________________________ 25
Constancia de No adeudo (DFCBC001)_________________________________________________ Actualizacin de Manuales (DFCBC002) _______________________________________________ Solicitud de Impresiones y/o Copias (DFCBC003) ________________________________________ Solicitud de Material y/o Reactivos a la Coordinacin (DFCBC003) __________________________ Solicitud de Material y/o Reactivos por la Coordinacin (DFCBC004) ________________________ Solicitud de Material Biolgico al Bioterio (DFCBC005) ___________________________________ Reporte de Estadsticas (DFCBC006) __________________________________________________ Constancia de No adeudo (FGCBC001)_________________________________________________ Solicitud de Material Biolgico al Rastro Municipal (FGCBC002) ___________________________ Solicitud de Material y/o Reactivos a la Coordinacin (FGCBC003) __________________________ Reporte de Estadsticas ______________________________________________________________ Distribucin de Resultados (FGCBC004) _______________________________________________ Control de Distribucin de Resultados (FGCBC005) ______________________________________ 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 34 35 36
Anexo 2: Formatos___________________________________________________________ 32
Presentacin
La COORDINACIN DEL REA DE BIOQUMICA CLNICA, que de aqu en adelante solamente se nombrar como la coordinacin, se encuentra localizada en el cubculo 39 de la planta alta del edificio de gobierno (EG-PA-39), del campus I, y es la nica coordinacin de la carrera de QUMICA FARMACUTICO BIOLGICA (Q.F.B.) que localiza en este campus universitario. Lo anterior se justifica cuando se considera que es aqu donde se cuenta con la infraestructura para impartir los siguientes mdulos: Semestre Sexto Sptimo Octavo (orientacin Bioqumica Clnica) Noveno (orientacin Bioqumica Clnica) Noveno (orientacin Industrial) Farmacia Mdulo Evaluacin de frmacos y medicamentos I Microbiologa general I Evaluacin de frmacos y medicamentos II Microbiologa general II Analisis Bioqumico Clnico I Gentica Clnica Inmunologa Seminario Bioqumico Clnico I Anlisis Bioqumico Clnico II Biologa Mdica Seminario Bioqumico Clnico II Microbiologa Farmacutica
As mismo, se localiza la Clnica Multidisciplinaria Zaragoza, sede de uno de los ocho laboratorios clnicos y tomas de muestras con las que cuenta la Facultad de Estudios Superiores Zaragoza (FES Zaragoza). Esta coordinacin depende directamente de la Jefatura de Carrera, cuyo organigrama es el siguiente:
Direccin
Secretaria General
Secretaria Acadmica
Jefe de Divisin
Jefe de Carrera
Secretara Tecnica
Coordinacin
Docencia
Laboratorios Clnicos
Tomas de Muestras
Tal como se aprecia en el organigrama anterior, la coordinacin tiene a su cargo la supervisin de tres reas bsicas en nuestra Facultad, de tal manera que satisfaga, en la medida de lo posible, con las necesidades propias y de esta manera seguir preparado qumicos con calidad y ofrecer servicios confiables a nuestra sociedad. Dentro de las caractersticas del presente manual, es la descripcin de todas las actividades que se realizan en esta coordinacin as como los procedimientos lgicos para cumplir con los requerimientos de los laboratorios de docencia y de anlisis clnicos, dichas actividades pueden ser clasificadas en tres rubros, cada uno de ellos con caractersticas propias siendo los siguientes:
Elabor
Fecha de elaboracin
Procedimientos comunes.
Como ya fue sealado, la FES Zaragoza, cuenta con dos laboratorios clnicos y seis tomas de muestras, cuya infraestructura se encuentra inmersa en las siguientes Clnicas Multidisciplinarias:
Clnica AURORA. Calle Enramada S/N, Entre 4 Avenida y Madrugada, Col. Benito Jurez, Cd. Nezahualcoyotl, Telfono: 57-34-09-76 Clnica BENITO JUREZ. Calle Mxico Lindo, Entre Madrugada y Maanitas, Col. Benito Jurez, Cd. Nezahualcoyotl, Telfono: 57-30-76-05 / 57-30-07-87 Clnica Estado de Mxico. Avenida Cuauhtemoc , Entre 4 y 5 Av.,Telfono: 51-12-3167 Clnica Los Reyes. Av. Prolongacin Topilzin S/N, Col. Ancon de los Reyes, La Paz Edo, de Mxico, Telfono: 58-55-12-95 Clnica Nezahualcoyotl. Calle N 9, Entre 6 y Calle 8 Col Las guilas, Telfono: 57-3228-99 Clnica Reforma. Col. Reforma Norte 1, Poniente 10, Telfono: 57-42-53-93 / 5742-55-59 Clnica Tamaulipas. 4 Avenida S/N, Entre Jazmn y Gardenia, Col. Tamaulipas,Telfono: 51-12-31-65 Clnica Zaragoza. J.C. Bonilla N 66, Avenida Guelatao, Col. Ejercito de Oriente, Telfono: 56-23-06-95
Los laboratorios clnicos estn enfocados a la salud, la docencia y a su integracin con el servicio, formndose de esta manera el trinomio Salud-Docencia-Servicio, que para un mejor funcionamiento se cuenta con la estructura organizativa y el reglamento adecuado. Cuentan con diversas reas que se interrelacionan y que por lo cual, se debe tener un protocolo que asegure su buen funcionamiento, entre cada una de ellas, as contamos con:
rea de espera. Recepcin para el registro de muestras y pacientes. rea de toma de muestras. rea de procesamiento. o rea de hematologa. o rea de qumica clnica. o rea de inmunologa o rea de uroanalisis o rea de microbiologa o rea de parasitologa rea de lavado y preparacin de materiales.
Aprob Fecha de aprobacin Fecha de elaboracin Pgina 6 de 36 Prxima revisin Clave del documento:
Elabor
Fecha de elaboracin
As mismo, los laboratorios clnicos cuentan con alumnos calificados para ofrecer un servicio de calidad a todas aquellas personas que solicitan nuestro servicio. Estos alumnos, que muy pronto sern qumicos, cuentan con lo necesario para aclarar sus dudas durante todas las fases del proceso analtico, como son:
Documentacin de la fase: o Pre-analtica o Analtica o Post-analtica Organigramas Procedimientos analticos Procedimientos de calidad
Para reforzar los conocimientos o aclarar las dudas de los alumnos asignados a nuestros laboratorios clnicos, se cuenta con profesionales universitarios al frente de las diferentes reas.
Objetivo
Este manual ha sido elaborado para establecer los procedimientos mas frecuentes en los servicios administrativos de la coordinacin y de los laboratorios clnicos. Son procedimientos administrativos de rutina que se pretenden sean cada vez mas completos, mejores y con sentido profesional.
Emisin de constancias de no adeudo de material. Programacin de exmenes o Ordinarios. o Extraordinarios. Notificacin de exmenes extraordinarios. Entrega de constancias de calificaciones de: o Calificaciones ordinarias. o Calificaciones extraordinarias. Promover la actualizacin e impresin de manuales. Solicitud de material biolgico. o Al Bioterio o Al Rastro
Nombre del alumno. Nmero de cuenta. Fecha de emisin. Nombre y firma del coordinador (a) a cargo. Sello de la coordinacin.
La secuencia seguir es la siguiente: 1) El alumno se presenta a solicitar la constancia de no adeudo de material. 2) Se solicita su nombre, nmero de cuenta y fecha de examen. 3) Verificar que no deba material, para ello se recurre a la base de datos correspondiente, ya sea en forma electrnica o impresa. 4) En caso de no tener adeudo, se emite la constancia correspondiente. 5) En caso de deber, se remite al laboratorio donde tiene su deuda a pagar. 6) El laboratorista responsable le entrega un contravale, que indica que ha saldado su deuda.
Elabor Fecha de elaboracin Aprob Fecha de aprobacin Fecha de elaboracin Pgina 10 de 36 Prxima revisin Clave del documento:
Programacin de Exmenes
La programacin de los exmenes ordinarios y extraordinarios, se realiza de acuerdo con las fechas sealadas por el Departamento de Control Escolar, a travs de la secretaria tcnica de la carrera, una vez que se notifica las fechas para practicar los exmenes se realizan los pasos correspondientes segn sea el tipo de examen.
Examen Ordinario
El examen ordinario es 1) Se programan los exmenes de acuerdo al da y mdulo, segn la siguiente relacin: Da Lunes Martes Mircoles Jueves Viernes Mdulo (s) Microbiologa farmacutica Inmunologa, biologa mdica Evaluacin de frmacos I, anlisis bioqumico clnico I Microbiologa general I y II Evaluacin de frmacos II
2) Considerar que la planeacin es exclusivamente para la teora, no as para los laboratorios. 3) Es importante verificar que no exista traslape de horario, en los mdulos que correspondan a un mismo semestre, as mismo evitar el traslape en aulas. 4) Una vez que se verifica que no existe ningn tipo de traslape, se publica el calendario en lugares visibles, as como se informa a todos los profesores titulares. 5) Informar a los alumnos y profesores que se debe acatar dicho calendario. 6) Llegado el momento, verificar que se cumplan adecuadamente estos horarios
Examen Extraordinario
La programacin de los exmenes extraordinario se realiza considerando lo siguiente: 1) Con anticipacin se determina el o los profesores que aplicaran el examen. 2) Debido a que la participacin en estos exmenes proporcionan a los profesores documentos que apoyan para participar al Programa de Estmulos para Profesores de Asignatura (PEPASIG) o al PRIDE, segn la categora del profesor, es importante considerar los siguientes puntos: 2.1 Realizar una rotacin, de tal manera que participen la mayor cantidad de profesores por periodo. 2.2 Considerar los siguientes acuerdos 2.2.1 Los profesores de teora de microbiologa se alternaran de un periodo a otro.
Elabor Fecha de elaboracin Aprob Fecha de aprobacin Fecha de elaboracin Pgina 11 de 36 Prxima revisin Clave del documento:
4) Considerar que la planeacin incluye los dos componentes del mdulo. 5) Es importante verificar que no exista traslape de horario, en los mdulos que correspondan a un mismo semestre, as mismo evitar el traslape en aulas. 6) Una vez que se verifica que no existe ningn tipo de traslape y se ha notificado a todos los profesores que participaran (ver procedimiento correspondiente)., se publica el calendario en lugares visibles, 7) Informar a los alumnos y profesores que se debe acatar dicho calendario. 8) Llegado el momento, verificar que se cumplan adecuadamente estos horarios
Se hace una relacin de profesores que fueron notificados de la participacin en los exmenes extraordinarios. Es importante incluir las fechas en las que se debern llenar las actas correspondientes.
Examen Ordinario
El formato de entrega de calificaciones, lo elabora una de las cuatro coordinaciones con las que cuenta la carrera, esto se hace con la finalidad de que al momento que sean entregados en el departamento de dictmenes, exista la menor variacin entre estas constancias, la decisin de quin elaborar dicho documento se realiza por sorteo o de comn acuerdo con los representantes de cada coordinacin y el jefe de carrera, la informacin bsica que contendr dicha constancia es: 1) 2) 3) 4) 5) 6) Nombre del profesor. Mdulo (s). Grupo (s). Fecha. Nombre y firma del coordinador. Sello oficial.
Examen Extraordinario
El formato de entrega de calificaciones extraordinarias (formato 2) lo elabora la coordinacin y la informacin bsica que contendr dicha constancia es: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) Nombre del profesor. Periodo Mdulo. Semestre. Fecha. Nombre y firma de la coordinacin. Sello oficial.
Actualizacin de Manuales
Debido a que cada mdulo cuenta con material de apoyo, para que los alumnos realicen las prcticas lo mejor posible, es necesario promover la actualizacin de dichos manuales, la organizacin estar a cargo del coordinador acadmico, que se pondr de acuerdo con los profesores de mdulo para ver las mejoras que se harn a dicho manual, cuando requiera una actualizacin. Si el coordinador de mdulo junto con los profesores llega a la conclusin que por el momento no se habr cambios considerables y slo se requiere de reimpresiones del manual, se hace la peticin a la coordinacin indicando el nmero de ejemplares a imprimir, tomando en cuenta que el nmero de ejemplares ser suficiente hasta que haya una nueva edicin actualizada.
Cuando la coordinacin ha recibido la solicitud de impresiones, la cual podr ser verbal o por escrito, se llenar el formato correspondiente de imprenta (anexo 4). La coordinacin har entrega de la solicitud y el ejemplar original al jefe de imprenta para que se realicen las impresiones necesarias.
Es importante que los coordinadores de mdulo cuentes con calendario del ciclo escolar donde se utilizaran los animales.
1) 2) 3) 4) 5) 6)
Semestre. Carrera. Mdulo. Componente del mdulo (parasitologa). Fecha. Nombre, firma y sello de la coordinacin.
Los procedimientos para el laboratorio clnico son aquellas tcticas que de no cumplirse podran afectar nica y exclusivamente la actividad del laboratorio clnico y por ende, el servicio a la comunidad solicitante, estas actividades incluyen los siguientes aspectos:
Distribucin de alumnos. Rotacin de qumicos. Solicitud del transporte para el traslado de muestras. Solicitud de transporte para la distribucin de resultados. Procedimientos generales o En la consulta. o En el laboratorio clnico. o En el archivo del laboratorio. o Para el personal tcnico del laboratorio. Solicitud de estadsticas.
Distribucin de Alumnos
La distribucin de los alumnos inscritos se hace de acuerdo con el nmero de inscritos al mdulo de Seminario Bioqumico Clnico II (o Seminario Bioqumico Clnico, para el plan de estudios 2005), la lgica a seguir es muy sencilla, considerando los siguientes componentes del seminario: COMPONENTE PRCTICO: Se divide a los alumnos en dos grupos, aquellos que asistirn al laboratorio clnico Estado de Mxico y los que se asignan al Laboratorio Zaragoza. Una vez que asisten a estos laboratorios, el responsable del laboratorio har un rol para que los alumnos asistan a las diversas tomas de muestras. Para dicho componente se asistir los martes y jueves. COMPONENTE TERICO: Se repartirn a los alumnos en tres grupos que se presentarn a tomar su clase, en mircoles, en diversas aulas, las cuales podrn comprender el laboratorio Zaragoza, Estado de Mxico y una sede alterna en cualquiera de los dos Campis.
Rotacin de qumicos.
La rotacin de los qumicos es un procedimiento interno de los laboratorios, por lo que la coordinacin como tal no lo realiza, esta a cargo de los responsables de los laboratorios.
Solicitud de estadsticas
Las estadsticas se emplean para poder evaluar el desempeo, gastos y carga de trabajo de los laboratorios, para que con esto se pueda programar mejoras o tomar medidas estratgicas para incrementar la productividad. Esta informacin es recabada por cada qumico responsable de laboratorio o toma de muestras y deber ser entregada a la coordinacin dentro de los primeros 10 das de cada mes.
Procedimientos Generales
En la consulta
Para ordenar los anlisis, en original y copia de las formas de papelera, anotara en la parte inferior su clave y firma, el diagnostico de presuncin o datos clnicos y fecha de la solicitud. Tachara el o los anlisis que solicite. SOLICITUDES ORDINARIAS: Se entiende por solicitudes ordinarias, todas aquellas que por no llevar carcter de urgencia sern atendidas por los alumnos del laboratorio, en la hora y fecha indicada en la solicitud. La peticin de los estudios de laboratorio que fueron considerados como consecuencia de la atencin medica, se solicitara en la papelera de laboratorio en la forma establecida.
Elabor Fecha de elaboracin Aprob Fecha de aprobacin Fecha de elaboracin Pgina 19 de 36 Prxima revisin Clave del documento:
Procedimientos Comunes
Los procedimientos comunes son aquellos que de no cumplirse satisfactoriamente ponen en riesgo las actividades desempeadas en los laboratorios de docencia y en los laboratorios clnicos, estas actividades incluyen los siguientes aspectos:
Solicitud de reactivos y/o material. Solicitud del can. Solicitud de espacios fsicos. Solicitud de espacios audiovisuales. Promocin de cursos de actualizacin. Mediador en los conflictos. Programacin de juntas.* Contratacin.* Descuento de salario.* Justificacin de faltas.* Solicitud de papelera. Correccin de calificaciones.* Firma de actas.*
Los procedimientos marcados con asterisco (*) , se encuentran descritos en el Manual de Procedimientos, de la FES Zaragoza.
El hecho de que la coordinacin de laboratorios de el visto bueno, se hace para evitar comprar cuando hay en dichas coordinaciones.
Anexos
Anexo 1: Diagramas de Flujo
Constancia de No adeudo (DFCBC001)
Inicio
Solicitud de constancia
Contravale
Ha pagado
No
Se emite constancia
Trmino
Se requiere actualizar?
Si
No
Solicitar impresin
Si
Existe conformidad?
Fin
No
Es adecuado?
Si
Fin
No
Fin
Si
Se tienen formatos?
No
Verificar necesidades
Fin
Separar solicitudes
Fin
Fin
Se entregan al bioterio
Fin
Se tienen formatos?
No
Si
Fin
Anexo 2: Formatos
Constancia de No adeudo (FGCBC001)
Reporte de Estadsticas