SISTEMA DE GESTIN SGC, MECI Y SISTEDA

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VERSIN FECHA APROB 1 21/04/09

DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO MEJORA CONTINUA

PROCEDIMIENTO REVISIN POR LA DIRECCIN A LOS SISTEMAS DE GESTIN

SISTEMAS DE GESTIN

PROCEDIMIENTO REVISIN POR LA DIRECCIN A LOS SISTEMAS DE GESTIN

Versin 1

Cdigo: MEDE01.06.1412.P05

Macroproceso: Direccionamiento Estratgico Proceso: Mejora Continuo Junio de 2009

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CONTENIDO

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1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. DEFINICIONES 4. DOCUMENTOS Y REGISTROS 5. CONTENIDO Y DESARROLLO 5.1 SOLICITAR LOS INFORMES NECESARIOS PARA LLEVAR A CABO

3 3 3 4 4

LA REVISIN POR LA DIRECCIN A CADA UNO DE LOS RESPONSABLES. 4 5.2 ANALIZAR CON BASE A LA INFORMACIN ENTREGADA. 5.3 CONSOLIDAR , REVISAR Y GENERAR INFORME INSTITUCIONAL DE REVISIN POR LA DIRECCIN . 5.4 EVALUAR Y ANALIZAR LOS RESULTADOS DE LA INFORMACIN PRESENTADOS POR CADA RESPONSABLE DEL PROCESO. 6 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 7 CONSIDERACIONES GENERALES 8 ANEXO 1 7 7 8 8 7 4

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1. OBJETIVO Establecer los pasos necesarios para realizar las revisiones por la Alta Direccin con el objeto de asegurar que el mejoramiento continuo de los Sistemas de Gestin tenga la conveniencia, adecuacin, eficacia, eficiencia y efectividad en la Administracin Central Municipal de Santiago de Cali.

2. ALCANCE Aplica a todos los responsables de procesos que hacen parte de la cadena de valor de la Administracin Central Municipal.

3. DEFINICIONES ACCIN CORRECTIVA. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa (s) de una no conformidad detectada u otra situacin indeseable. ACCIN DE MEJORA. Accin implementada para incrementar los resultados del producto/servicio, proceso o sistema en trminos de eficacia y/o eficiencia. ACCIN PREVENTIVA. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa (s) de una no conformidad potencial u otra situacin potencialmente indeseable. ENCUESTA DE PERCEPCIN DEL CLIENTE. Documento que registra las opiniones del cliente respecto al producto ofrecido el grado de satisfaccin de sus necesidades y sus expectativas futuras frente a este. MEJORA CONTNUA. Accin permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeo. NO CONFORMIDAD. Incumplimiento de un requisito especificado. REGISTRO. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas.

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REVISIN. Actividad establecida para asegurar la conveniencia, la adecuacin y eficacia del tema objeto de la revisin con el fin de lograr el objetivo establecido. RIESGO. Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situacin que pueda entorpecer el desarrollo normal de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos. SATISFACCIN DEL CLIENTE. Percepcin del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos. SGC. Sistema de Gestin de Calidad, sistema de gestin para dirigir y controlar una organizacin con respecto a la calidad.

4. DOCUMENTOS Y REGISTROS

Los documentos y registros utilizados en el procedimiento se relacionan a continuacin: DOCUMENTOS Manual del proceso de Mejora continua CDIGO MEDE01.06.14.12.M01

Procedimiento de Revisin por la Direccin a los MEDE01.06.14.12.P02 Sistemas de Gestin REGISTRO CDIGO MEDE01.06.18.P02.F0 Formato de Acta de Reunin 1 5. CONTENIDO 5.1. SOLICITAR LOS INFORMES NECESARIOS PARA LLEVAR A CABO LA REVISIN POR LA DIRECCIN A CADA UNO DE LOS RESPONSABLES.

Establecer la existencia de la informacin pertinente para ejecutar la revisin del Sistema de Gestin; SGC, MECI Y SISTEDA. El Funcionario de Planeacin de la dependencia, debe solicitar al archivo de gestin de cada una de las reas o en el archivo central de la Dependencia, los siguientes registros correspondientes al periodo, entre la ltima revisin del Sistema de Gestin; SGC, MECI Y SISTEDA a la fecha: El Manual de Calidad
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Registro informe de auditora interna de calidad y reporte de auditoras internas. Los registros de seguimiento a la accin correctiva y preventiva, originado por el Plan de Mejoramiento Institucional y/o Procesos. Los registros de Producto no conforme generado por el Los registros reporte de satisfaccin del cliente. Los registros hojas de vida de Indicadores originados por cada uno de los procesos.. Los ltimos registros del informe general del Sistema de Gestin, SGC, MECI Y SISTEDA, el anlisis de resultados de la revisin. El informe auto evaluacin institucional, Auto evaluacin de control.

5.2.

ANALIZAR CON BASE A LA INFORMACIN ENTREGADA.

Para el anlisis de los insumos entregados: Auditoria Las no conformidades mas comunes, los riesgos mas importantes que se detectaron en la auditoria, los procesos que presentaron mayor numero de no conformidades, los procesos que mas se demoran en resolver las acciones correctivas, preventivas y de mejora con relacin a las auditorias. Disear la presentacin que evidencie la relacin de las diferentes causas, con cada uno de los procesos de la Dependencia. Igualmente establecer cuantas No Conformidades tiene cada proceso y mostrar en una sola presentacin el resultado de los procesos de la Dependencia.

Retroalimentacin de los Clientes Se analizan las oportunidades de mejora, acciones correctivas y preventivas que se pueden generar a partir de la informacin de los clientes. Tambin se determina si las acciones realizadas al interior se estn reflejando en los clientes. El Funcionario de Planeacin de la Dependencia, para realizar el anlisis de los resultados de evaluacin de atencin a usuarios y ciudadanos, debe tomar del reporte de satisfaccin del cliente, el porcentaje del nivel de satisfaccin del servicio para reflejar el comportamiento por cada nivel. A partir del mismo registro, presentar el comportamiento de cada una de las causales de satisfaccin o insatisfaccin del cliente, el tiempo de respuesta a Quejas y Reclamos por cada tipo de documento y los
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problemas detectados. Igualmente debe soportar su anlisis con los documentos diagnstico de oportunidades de mejora, diagnstico de problemas potenciales, mejoramiento de procesos y acciones de mejora al servicio.

Conformidad de los Servicios o Productos Identificar el comportamiento del Servicio No Conforme durante el periodo, clasificacin de tipos de no conformes, las acciones tomadas frente al servicio no conforme han sido eficaces.

Desempeo de los procesos Tener en cuenta las metas que alcanzaron dentro del periodo, el comportamiento de los indicadores, revisar y analizar si se estn cumpliendo con las expectativas de la Direccin.

Estado del Plan de Mejoramiento Analizar el grado de implementacin de las acciones formuladas en el plan de mejoramiento el registro anlisis de resultados el comportamiento a la fecha de: Las acciones cerradas, las acciones pendientes y las necesidades de recursos.

Acciones de seguimiento por revisiones anteriores. Revisar el cumplimiento de las acciones anteriores propuestas. El Funcionario de Planeacin de la Dependencia, revisa y verifica que los anlisis de resultados y revisin por la direccin, sean consistentes y estn completos.

Recomendaciones de mejora En el anlisis de esta informacin se busca priorizar las propuestas de mejora identificadas por los diferentes procesos.

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5.3.

CONSOLIDAR, REVISAR Y GENERAR INFORME INSTITUCIONAL DE REVISIN POR LA DIRECCIN.

Semestralmente el Funcionario de Planeacin del Departamento Administrativo de Planeacin Municipal, elabora el informe de Revisin por la Direccin, a partir de las directrices establecidas por el Comit Directivo. Verificar que el informe general de Revisin por la Direccin est completo y revisado. Comunicar el informe de los resultados Revisin por la Direccin al Comit de Control Interno incluyendo las acciones que han resultado eficaces y los aspectos en los que ha mejorado. Los miembros de Comit Directivo, divulgan a la organizacin, a travs de carteleras, red de comunicaciones, Intranet o reuniones con los lderes de procesos, el informe de Revisin por la Direccin mostrando las acciones correctivas y preventivas que han sido eficaces dentro del Sistema de Gestin, los objetivos y beneficios alcanzados, las acciones que aminoran las No Conformidades y mejoran el desempeo de los procesos, para asegurar que sean entendidas y puestas en marcha.

5.4.

EVALUAR Y ANALIZAR LOS RESULTADOS DE LA INFORMACIN PRESENTADOS POR CADA RESPONSABLE DEL PROCESO.

La Direccin de Control Interno realizara el Seguimiento y Evaluacin a cada una de las acciones de mejoramiento formuladas en la Revisin por la Direccin.

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA PROCESO GESTIN MAGT04.04.1.1412.P01. DOCUMENTAL: Norma fundamental. Cdigo

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PROCEDIMIENTO REVISIN POR LA DIRECCIN A LOS SISTEMAS DE GESTIN 7. CONSIDERACIONES GENERALES

Los responsables de los procesos deben generar oportunamente la informacin para la Revisin por la Direccin y las recomendaciones de mejora para los Sistemas de Gestin; Sistema de Control Interno, Sistema de Gestin. El Representante de la Direccin para la Coordinacin de los Sistemas de Gestin es el responsable de consolidar la informacin de los informes de Revisin por la Direccin para presentar a la Alta Direccin.

8. ANEXOS No aplica.

Elaborado por: Leira Giselle Ramrez Godoy Revisado por: Juan Manuel Meja Henao Aprobado por: Johannio Marulanda Arbelez

Cargo: Ver formato MEDE01.05.31412.F10 Cargo : Subdirector Desarrollo Integral Cargo: Director DAPM

Fecha: 25/08/09 Fecha: / / Fecha: //

Firma: Ver formato MEDE01.05.3.1412.F10 Firma: Ver formato MEDE01.05.3.1412. Firma:

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