SGC. DE LAYCONSA POE DE CONTROL DE REGISTROS 0.

1 CONTROL DE CAMBIOS
Nro. Edicin

AC-ISO-P-002

Detalle de la Modificacin

0.2 FIRMAS DE APROBACIN

SGC de LAYCONSA

Confidencial

V:0 AC-ISO-P-002

Pgina 1 de 6

SGC. DE LAYCONSA POE DE CONTROL DE REGISTROS 1. PROPOSITO Determinar el proceso a seguir para controlar la identificacin, almacenamiento, proteccin, recuperacin, tiempo de retencin y disposicin final de los registros del sistema de Gestin de Calidad de LAYCONSA. As mismo establece el procedimiento de llenado de los registros. 2. ALCANCE Este procedimiento se aplica a todos los registros que han sido identificados dentro del SGC de LAYCONSA. AC-ISO-P-002

SGC de LAYCONSA

Confidencial

V.0

Pgina 2 de 6

SGC. DE LAYCONSA POE DE CONTROL DE REGISTROS 3. PROCEDIMIENTO 3.1. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS AC-ISO-P-002

SGC de LAYCONSA

Confidencial

V.0

Pgina 3 de 6

SGC. DE LAYCONSA POE DE CONTROL DE REGISTROS 4. DESCRIPCIN 4.1 Procedimiento de Control de Registros Todos los registros generados por el SGC se identifican y se mantienen como evidencia de los resultados obtenidos para el Control de la Calidad. 4.1.1 Identificacin La identificacin del registro se inicia en la etapa de elaboracin del formato, donde se define la codificacin y el ttulo del mismo, su nmero de versin, adems le acompaa el cdigo del procedimiento. 4.1.2 Llenado de registros Los Registros del SGC se deben llenar en forma legible, datos confiables en casillas correctas, si no se llena un casillero colocar una raya; si hay un error debe tacharse el registro, el dueo de proceso responsable del registro debe revisar y colocar un visto bueno. Los Registros llevados de manera digital y que los usuarios llevan un solo archivo peridico, de ser necesario llevan una hoja de clculo de control de cambios para los registros dinmicos donde un nuevo registro pueda eliminar lo registrado anteriormente y este dato sea necesario de ser identificado. 4.1.3 Almacenamiento: Existen 2 tipos de soporte para los registros: papel y sistema electrnico (disco duro de PC). Los registros en papel se almacenan en archivadores o en folders debidamente identificados y los registros electrnicos en su correspondiente medio. Los dueos del proceso respectivo, son responsables de realizar dicho almacenamiento y del mantenimiento de los mismos, que incluye tener los registros en forma ordenada, completa y actualizada. 4.1.4 Proteccin: Para los registros en papel estos se protegen en archivadores o files colocados en armarios alejados de ambientes hmedos. Para el caso de registros en soporte informtico se ha determinado realizar un Back Up por el Encargado de Soporte de Sistemas en forma semanal para evitar su perdida, la extraccin de la copia y la custodia de la misma est a cargo del encargado de Sistemas quin guarda la copia por un lapso de 2 meses en una AC-ISO-P-002

SGC de LAYCONSA

Confidencial

V.0

Pgina 4 de 6

SGC. DE LAYCONSA POE DE CONTROL DE REGISTROS AC-ISO-P-002

carpeta identificada con el nombre del registro. La responsabilidad de la proteccin de los registros es asumida por el dueo del proceso. En el Registro Control de Documentos y Registros, cada registro se identifica con nombre y cdigo, aqu se planifica todos los controles de los registros como: identificacin, usuarios, responsable, almacenamiento, recuperacin, proteccin y disposicin de registros, otros. 4.1.5 Recuperacin: La adecuada identificacin, almacenamiento y proteccin, nos permite recuperar fcilmente el registro, as mismo los registros, estn bajo la custodia de los dueos de proceso; cualquier persona puede solicitarlos previa coordinacin con los responsables. 4.1.6 Tiempo de Retencin y Disposicin final Es el tiempo, que el registro est disponible para el usuario en el rea, y depende del tipo de informacin y de su utilidad y que una vez terminado este tiempo se elimina o se enva a un archivo central La disposicin final depende del tipo de registro, estos pueden ser conservados por un periodo determinado en el rea y luego enviarlos al archivo central o destruirlos. El tiempo de retencin y disposicin final para los registros del SGC de LAYCONSA est determinado por los dueos de procesos y se define en el procedimiento al que corresponden.
5. RESPONSABILIDADES

Los Dueos de Proceso, son responsables de revisar que los registros efecten los controles planificados, de la proteccin, almacenamiento, tiempo de retencin y disposicin final de los registros El Responsable del SGC, es responsable de que se lleve a cabo este POE de mantener actualizado el registro de Control de Documentos y Registros El personal usuario, de los registros es responsable del llenado correcto de los registros El Encargado de Soporte de sistemas, es responsable de guardar un Back Up de los registros digitales establecidos dentro del SGC de Layconsa.

SGC de LAYCONSA

Confidencial

V.0

Pgina 5 de 6

SGC. DE LAYCONSA POE DE CONTROL DE REGISTROS 6. REFERENCIAS Manual del Sistema de Calidad de LAYCONSA 7. INDICADORES DE EFICACIA No aplica. AC-ISO-P-002

8. DEFINICIONES SGC de LAYCONSA: Sistema de Gestin de Calidad de LAYCONSA Registro: Documento que proporciona evidencia objetiva de las actividades realizadas o resultados obtenidos. Almacenamiento de documentos: es el lugar fsico o digital en el cual el responsable del documento lo mantiene Recuperable: lo es si se le puede ubicar de acuerdo a su clasificacin y ordenamiento. Activo: cuando un registro esta dentro de su periodo en el que se considero se necesitara para cualquier consulta o anlisis de datos. Tiempo de retencin: tiempo de antigedad de los registros, durante el cual se mantienen identificados, legibles y ordenados en un lugar fsico o digital determinado. Disposicin final de los registros: accin final a tomar luego que un registro ya no es activo.
Cdigo Nombre de Registro Responsable Tiempo de retencin Lugar

Disposicin final

AC-ISO-R-001 Control de Documentos y Registro 9. REGISTROS

Responsable SGC Permanente PC/red interna -

SGC de LAYCONSA

Confidencial

V.0

Pgina 6 de 6