Artigo

GESTO DE DOCUMENTOS: UMA RENOVAO EPISTEMOLGICA NO UNIVERSO DA ARQUIVOLOGIA

Por: Ana Celeste Indolfo indolfo@bol.com.br
Mestre em Cincia da Informao Professora Assistente da UNIRIO Especialista de Nvel Superior do Arquivo Nacional

Resumo Apresenta uma reviso de literatura acerca do surgimento do conceito de gesto de documentos e dos estudos de classificao e avaliao do ciclo vital da informao arquivstica, a partir da metade do sculo XX. Destaca os princpios de classificao, os seus fundamentos, escolhas e polmicas. Aborda a avaliao de documentos pblicos e a questo do testemunho e da perda, da memria e da histria. Aponta na produo do pensamento arquivstico contemporneo os novos desafios com relao gesto dos documentos eletrnicos. Palavras-chave: Gesto de documentos. Classificao de documentos. Avaliao de documentos. Ciclo vital da informao arquivstica.

Resumen

Presenta una revisin de literatura respecto al surgimiento del concepto de gestin de documentos y de los estudios de clasificacin y de valoracin del ciclo vital de la informacin archivstica, desde la mitad del siglo XX. Seala los principios de clasificacin, sus fundamentos, opciones y polmicas. Aborda la valoracin de los documentos pblicos y la cuestin del testigo y de la prdida, de la memoria y de la historia. Apunta, en la produccin del pensamiento archivstico contemporneo, los nuevos desafos con relacin a la gestin de los documentos electrnicos. Palabras clave: Gestin de documentos. Clasificacin de documentos. Valoracin de documentos. Ciclo vital de la informacin archivstica.

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Introduo

O problema do controle e domnio dos fluxos documentais se inscreve no corao da Arquivstica moderna. (DUCHEIN, 1993, p. 10, traduo nossa)

Uma histria dos arquivos, da Arquivologia e mesmo das teorias e prticas que se desenvolveram para a consolidao do saber arquivstico muitos j o fizeram antes, e melhor. Pretende-se aqui contextualizar, por meio da reviso de literatura, as condies para que o conceito de gesto de documentos viesse a se impor como uma renovao epistemolgica. Muitos tericos afirmam que para contar essa histria ter-se-ia que comear pelo Oriente, e quanto a isso, pouco se conhece na literatura da rea. Outros apontam esse comeo, talvez, no Oriente Prximo, cujas prticas arquivsticas j esto mais bem conhecidas e estudadas, at se chegar ao Ocidente, onde essas prticas se desenvolveram e chegaram at os dias atuais, e a escolher os marcos de sua evoluo. O documento ou, ainda, a informao registrada, sempre foi o instrumento de base do registro das aes de todas as administraes, ao longo de sua produo e utilizao, pelas mais diversas sociedades e civilizaes, pocas e regimes. Entretanto, basta reconhecer que os documentos serviram e servem tanto para a comprovao dos direitos e para o exerccio do poder, como para o registro da memria. Se da Antiguidade Clssica Revoluo Francesa, os documentos

desempenharam um papel de prova e demonstraram o exerccio do poder por parte das administraes, consolidando a noo de arquivos de Estado e dos Arquivos Nacionais, no sculo XIX que se atribuiu aos documentos um valor de testemunho para a reconstituio da Histria, criando-se a dicotomia que, para alguns, ainda persiste no papel, nas funes e no trabalho com os documentos de arquivo. No sculo XX, ocorreu o aumento da quantidade da informao produzida, o incremento das atividades de racionalizao da sua utilizao e a valorizao para a ampliao de sua acessibilidade, alm das questes que envolvem o tratamento,

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armazenamento e difuso das informaes registradas nos novos suportes magnticos, eletrnicos ou digitais. E ao sculo XXI, o que caber aos arquivos, aos arquivistas e Arquivologia? Novos desafios para dar conta da gesto, da preservao e do acesso informao arquivstica. Para se percorrer esse longo caminho, uma releitura da literatura arquivstica apresenta-se como fundamental para fornecer a orientao e o referencial terico da compreenso do que ora se expe. Em seu livro Por que ler os clssicos, talo Calvino observa a questo que o prefixo re, antes de ler, serve para tranqilizar aqueles que se envergonham de admitir no ter lido um livro famoso, mesmo sabendo que por maiores que possam ser as leituras de formao, resta sempre um nmero enorme de obras ainda para se ler.

Os clssicos so aqueles livros dos quais, em geral, se ouve dizer: Estou relendo... e nunca Estou lendo... [pois] Um clssico um livro que nunca terminou de dizer aquilo que tinha para dizer. (CALVINO, 2004, p. 9-11)

Uma reviso de literatura mostra-se, num primeiro momento, como um grande mosaico, onde aquele que est re-visitando outros autores busca nas citaes e referncias a chancela para a apresentao do enunciado e para avalizar o discurso, que comeam a deixar justamente de serem prprios para que, no processo de consolidao dos fundamentos terico-metodolgicos, encontre identificao e reconhecimento no campo cientfico desse saber. Nessa reviso de literatura espera-se recomendar alguma leitura direta de textos originais, essenciais para mapear a historicidade do conceito de Gesto de Documentos no universo da Arquivologia e, talvez, descobrir, ou indicar, nesse mapa algo que sempre muitos souberam, mas desconheciam que aquele autor o dissera primeiro.

Conceito de Gesto de Documentos Os Estados Unidos, entre outros pases anglo-saxnicos, so considerados pioneiros, desde os anos 1940, na elaborao do conceito de gesto de documentos (records management) cuja tica, inicialmente, era nitidamente mais administrativa e

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econmica do que arquivstica, uma vez que se tratava, essencialmente, de otimizar o funcionamento da administrao, limitando a quantidade de documentos produzidos e o prazo de guarda, o que se confirma na prpria definio do conceito na legislao americana:

[gesto de documentos ] o planejamento, o controle, a direo, a organizao, o treinamento, a promoo e outras atividades gerenciais relacionadas criao, manuteno, uso, e eliminao de documentos, com a finalidade de obter registro adequado e apropriado das aes e transaes do Governo Federal e efetiva e econmica gesto das operaes dos agncias (44 U.S.C. Chapter 29 apud FONSECA, 2004, p. 73, traduo da autora).

O norte-americano Philip C. Brooks identificado como o primeiro profissional a fazer referncia ao ciclo vital dos documentos, conceito que se materializou na criao de programas de gesto de documentos e na implantao de arquivos intermedirios, pois segundo Duranti (1994) ele reconhecia a necessidade dos arquivistas desviarem sua ateno dos usos acadmicos dos registros para todas as fases de seu ciclo de vida, contribuindo, dessa forma, para a implementao de melhores procedimentos de guarda e a formulao das polticas necessrias a uma gesto responsvel de documentos. Ernst Posner e Theodore R. Schellenberg so considerados os responsveis pela sua difuso e aplicao, nas dcadas de 1950 a 1960, o que veio a produzir, conforme afirmam vrios autores, inclusive Llans I Sanjuan (1993), uma autntica revoluo na disciplina arquivstica.

Mas como e por que tudo isso comeou? Se que podemos assinalar um marco. Segundo Newton (1987 apud LLANS I SANJUN, 1993, p. 68) as razes do programa de records management poderiam, se quisessem, remontar poca colonial, quando os arquivos estavam organizados segundo o sistema de arquivos da Inglaterra. J em 1810, o Congresso Americano expediu o Archives Act, que assinalava a necessidade de espao para armazenar os documentos pblicos uma vez que, at a instalao do governo em Washington, os arquivos eram itinerantes.

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Do incio do sculo XIX at os finais da Guerra Civil, em 1865, os Estados Unidos no apresentavam muitos problemas com relao ao armazenamento e conservao dos documentos pblicos. A partir de ento e durante as dcadas iniciais do sculo XX, ocorre um crescimento vertiginoso da documentao em virtude da proibio legal de destru-la. Em virtude dessa situao, comisses foram criadas, atividades censitrias foram desenvolvidas e atos legislativos foram expedidos, visando autorizar a eliminao de documentos, estudar procedimentos de aplicao das tcnicas da administrao moderna ao governo federal, recensear o volume de documentos acumulados nas agncias federais, bem como autorizar a construo de um edifcio para o arquivo nacional. O desenvolvimento da rea de records management na administrao federal americana situa-se entre o ano de 1934, quando da votao do National Archives Act, e o ano de 1941, quando se projeta a instalao de um imvel para armazenamento temporrio dos documentos (records centers), segundo Walker (1989 apud LLANS I SANJUN, 1993, p. 73). Com a entrada dos Estados Unidos na Segunda Guerra Mundial, a situao, antes controlvel, vai se tornando crtica, gigantesca para alguns, levando a criao de novas comisses e a expedio de atos legislativos especficos. Destacam-se as aes das Comisses Hoover (1947 e 1953, respectivamente) e a Federal Records Act, de 1950, que determinava que os organismos governamentais deveriam dispor de um records management program. Penn (1984) e Ricks (1985) (apud LLANS I SANJUN, 1993, p. 75), afirmam que a lei forneceu os pilares da gesto de documentos nos Estados Unidos, a saber: 1) o conceito de ciclo de vida, 2) os programas de ao continuada, 3) o controle da gesto e 4) a especializao de quem a praticava. E Norton (1985 apud LLANS I SANJUN, 1993, p. 76) a identifica como ponto de nascimento de uma nova profisso: o records manager. Sobre a atuao das Comisses Hoover pode-se destacar que elas estabeleceram as prticas para a consolidao da rea, no perodo de 1950-1960, introduzindo aes voltadas para o controle da produo documental, a racionalizao das eliminaes e a conservao econmica e concentrada dos

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documentos de guarda intermediria, bem como a difuso de manuais de procedimentos. Quanto aos marcos legislativos que fortaleceram a rea no perodo de 1970 a 1990, temos: o Records Managenet Act, de 1975, que consagra a definio de gesto de documentos; o Amendements on Federal Records Managenet Act, de 1976, que exige que cada agncia federal preste contas de seu programa de gesto de documentos, por meio de um relatrio anual, ao Arquivo Nacional dos Estados Unidos; e a reorganizao da administrao dos arquivos, quando nos meados dos anos 1980, o NARS (National Archives and Records Service) passa a denominar-se NARA (National Archives and Records Administration). O governo federal do Canad, em paralelo, tambm, desenvolvia aes que estimulavam a aplicao da gesto de documentos nos rgos departamentais, uma vez que a administrao e conservao dos documentos pblicos tornavam-se cada vez mais dispendiosas, conforme demonstraram os diagnsticos e avaliaes realizadas tanto pela Comisso Massey (1951), como pela Comisso Glassco (19611962). De suas recomendaes concretizaram-se, em 1956, a construo de um depsito central para os Arquivos Pblicos do Canad e, em 1966, o programa de gesto de documentos governamentais passou a ser coordenado pelo arquivista federal (Dominion Archivist). A evoluo e as prticas da gesto de documentos no Canad so, amplamente, explicitadas em dois artigos dos arquivistas canadenses Croteau (1977) e Atherton (1979), aqui apresentados, de forma sintetizada, apenas para assinalar a importncia que a atuao dessas Comisses teve tanto nos Estados Unidos, como no Canad.

Difuso do conceito e os enfoques

No se pode falar de gesto de documentos como um conceito nico e de aplicao universal, uma vez que de sua elaborao e desenvolvimento participaram

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fatores determinantes, em que se destaca uma dada e especfica tradio arquivstica, e tambm administrativa, e um contexto histrico e institucional. No se pode falar, ainda, de um modelo de gesto de documentos, mas de diversidades que se produziram com as prticas em diferentes pases. Os elementos economia, eficcia e eficincia, sem esquecer o fator produtividade, so ressaltados, normalmente, em quase todos os conceitos uma vez que as mudanas por que passavam as organizaes, governamentais ou no, no incio do sculo XX, tanto no processo de produo, como na organizao racional do trabalho, passaram a exigir a adoo dos princpios da administrao cientfica, preconizada pelo Taylorismo1. Tais princpios, como o planejamento, o controle e a superviso da execuo, a padronizao dos procedimentos, a diviso e especializao do trabalho e a capacitao dos trabalhadores, visavam alcanar os benefcios e as vantagens propaladas por aqueles qualificativos na modernizao do processo administrativo. Yves Protin, terico francs que participou de misses de estudos na Inglaterra e nos Estados Unidos, sempre ressaltava a dificuldade de se traduzir (para o francs) tanto o termo records [documents ou archives], como o termo management [gestion], da sua definio para a expresso records management tentar uma adequao da terminologia.

[...] o segmento de um programa de ao formulado para procurar economia e eficcia na criao, organizao, conservao e utilizao dos documentos [records] e nas disposies finais tomadas sobre eles, garantindo que os documentos [records] inteis no sero criados ou conservados e que os documentos [archives] valiosos sero preservados. (PROTIN, 1962 apud LLANS I SANJUAN, 1993, p. 68, traduo nossa)

Artel Ricks, em trabalho apresentado no 8 Congresso Internacional de Arquivos, ocorrido em Washington, em 1976, afirma que a gesto de documentos criou, no caso do governo norte-americano, maior conscincia quanto ao significado dos documentos, qualquer que fosse seu suporte, tendo os arquivos nacionais, dos Estados Unidos e do Canad, assumido a funo de rgos de apoio administrao

Modelo de administrao desenvolvido pelos americanos Frederick Winslow Taylor (1856-1915) e Frank Bunker Gilbreth (1868-1924).

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pblica com a competncia de orientar programas de gesto de documentos em rgos governamentais. Para Michel Duchein, foram as necessidades nascidas com a crise econmica, dos anos 1930, e com a Segunda Guerra Mundial que foraram governos e arquivistas a enfrentarem os problemas colocados pelo aumento da massa documental, cujas causas foram suficientemente explicitadas e cujas conseqncias no plano arquivstico no poderiam ser tratadas pelos mtodos tradicionais.

Na Europa, nesse mesmo perodo, o problema foi tratado especialmente sob o ngulo do interesse histrico dos documentos, com diversas formas de controle dos arquivistas-historiadores sobre a seleo dos documentos a conservar e sobre a destruio do resto, constituindo-se o que se tem denominado, de maneira bastante imprecisa, s vezes, de prarquivamento. (DUCHEIN, 1993, p. 13, grifo do autor, traduo nossa)

Segundo o autor, as respostas a estes problemas foram diferenciadas de acordo com os pases, os governos, as tradies arquivsticas e os contextos histricos. Surgiram, a partir da, vrios modelos nacionais estreitamente ligados s condies culturais, econmicas, administrativas e histricas. Sendo as motivaes de ordem econmico-administrativa, implantava-se o modelo americano, sendo de ordem histrico-arquivstica, seguia-se o modelo europeu. Entretanto, Duchein afirma que:

[...] nenhum [modelo] exportvel tal qual fora do seu prprio contexto, e nenhum pode ser considerado como exemplar in abstracto. Porm, pode-se dizer que tambm, nenhum pas pode, hoje, escapar da necessidade de definir a sua prpria doutrina neste terreno. (DUCHEIN, 1993, p. 13, grifo do autor, traduo nossa)

A diversidade de modelos existentes, em termos internacionais, levou a UNESCO, por intermdio do RAMP2, a apresentar uma definio do conceito de
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RAMP (Records and Archives Management Program): programa da UNESCO estabelecido em 1979 que buscou fazer com que o pblico em geral e os tomadores de deciso atentassem (despertassem) para a importncia dos documentos e arquivos, bem como assessorar os governos no estabelecimento de infra-estruturas eficientes para a gesto de documentos e arquivos, e participassem do debate internacional dos problemas enfrentados pelos arquivos.

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gesto de documentos como domnio da gesto administrativa geral com vistas a assegurar a economia e a eficcia das operaes desde a criao, manuteno e utilizao, at a destinao final dos documentos. Por intermdio desse Programa, a comunidade arquivstica teve contato com o trabalho de James Rhoads (1983) sobre A funo da gesto de documentos e

arquivos nos sistemas nacionais de informao, no qual o autor descreve as fases e os

elementos que compem um programa de gesto de documentos, que devem conduzir com economia e eficcia o ciclo vital dos documentos, bem como formula os nveis de implantao desse programa. De acordo com a descrio, as trs fases bsicas da gesto de documentos so as seguintes: 1) elaborao, 2) utilizao e manuteno, e 3) eliminao de documentos. Para esse autor, um sistema integral de gesto de documentos se ocupar de tudo o que sucede aos documentos de uma organizao atravs de seu ciclo de vida, isto quer dizer, desde seu nascimento, passando por sua vida ativa e produtiva como meio de cumprir com as funes da organizao, at sua morte ou destruio quando tenham cumprido com todas as finalidades pertinentes, ou sua reencarnao como arquivos, se possuem valores que justifiquem sua conservao. Ao defender esse posicionamento, Rhoads assinala que bons arquivos dependem em grande medida de bons programas de gesto de documentos, j que somente estes podem garantir que os documentos de valor permanente sejam produzidos em materiais durveis, sejam organizados de modo que possam ser encontrados facilmente, sejam cuidados adequadamente durante o perodo ativo de sua existncia, sejam registrados, avaliados e recolhidos aos arquivos. Sua proposta uma das mais bem aceitas e adaptadas no cenrio internacional e nacional, assim, a aplicao de um programa de gesto de documentos pode se desenvolver em quatro nveis:

nvel mnimo: estabelece que os rgos devem contar, ao menos, com programas de reteno e eliminao de documentos e estabelecer procedimentos para recolher instituio arquivstica pblica aqueles de valor permanente; nvel mnimo ampliado: complementa o primeiro, com a existncia de um ou mais centros de arquivamento intermedirio;

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nvel intermedirio: compreende os dois primeiros, bem como a adoo de programas bsicos de elaborao e gesto de formulrios e correspondncias e a implantao de sistemas de arquivos; nvel mximo: inclui todas as atividades j descritas, complementadas por gesto de diretrizes administrativas, de telecomunicaes e o uso de recursos da automao. (ARQUIVO NACIONAL. Brasil, 1993, p. 15-16)

Em um outro estudo desse programa, Evans (1979) propunha que a racionalizao da criao, manuteno, uso e eliminao de documentos, deveria observar que cada arquivo [nacional ou governamental] refletisse tradies e prticas administrativas diferentes, nas quais, sem dvida, poderiam assentar-se servios de arquivos eficientes. Para ele, entretanto, era necessrio, e talvez urgente, resolver o problema da terminologia, da fixao de conceitos, da definio de funes e da uniformizao das unidades de intermediao. Outros autores, como Fishbein (1970) e Cook (1982), conceberam a gesto de documentos como a aplicao da administrao cientfica com fins predominantes de eficcia e economia, sendo considerados os benefcios culturais e de pesquisa, para os futuros pesquisadores, meros subprodutos. Para eles, conforme conclui Llans I Sanjuan (1993), o arquivista teria, a partir de ento, que pesar em uma mesma balana os custos e os benefcios culturais da manuteno e conservao dos documentos. Segundo o historiador norte-americano Lawrence Burnet (JARDIM, 1987, p.35), a gesto de documentos uma operao arquivstica entendida como o processo de reduzir seletivamente a propores manipulveis a massa de documentos, que caracterstica da administrao moderna, de forma a conservar permanentemente os que tm um valor cultural futuro sem menosprezar a integridade substantiva da massa documental para efeitos de pesquisa. Michel Roper, em trabalho apresentado em reunio patrocinada pelo Conselho Internacional de Arquivos, em Budapeste, em 1985, analisava que o conceito de gesto de documentos no era amplamente aplicado nos pases no anglo-saxnicos e que, embora as instituies arquivsticas europias reconhecessem a prtica da gesto de documentos, seu envolvimento tendia a ser maior em termos de avaliao e recolhimento dos documentos de guarda permanente.

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Joaquim Llans I Sanjuan, em seu livro Gesto de documentos: definio e

anlise de modelos, descreve e analisa com profunda e notvel clareza as questes

que envolveram o surgimento desse conceito, seus desdobramentos na realidade do exerccio profissional (Gestores de documentos X Arquivistas) e os diferentes modelos que se desenvolveram no contexto internacional. De seu texto destacam-se dois tericos cujos posicionamentos refletem a questo da diversidade dos enfoques conceituais. Um deles, preocupado com a questo da produo documental em novos suportes, aponta para o seguinte fato:

As novas tecnologias tentam o gestor de documentos com o perigo da infidelidade: recuperao acelerada, economia de espao e melhoria das comunicaes mas, ao mesmo tempo, dificultam a tarefa do arquivista que tem de aplicar os princpios da procedncia e ordem original e de avaliar o significado histrico e legal com o desaparecimento de fontes documentais em suporte papel. (SANDERS, 1989 apud LLANS I SANJUN, 1993, p. 30)

Atherton (1985-1986), optando por uma posio conciliadora, afirma que os gestores de documentos e os arquivistas, em que pesem as diferenas ainda existentes, tm o mesmo objetivo: a gesto efetiva da informao registrada durante

todos os estgios do ciclo de vida.

Texto pioneiro sobre essa questo na literatura nacional o artigo publicado na revista Acervo (v. 2, n. 2, 1987), de autoria de Jos Maria Jardim, sobre o conceito e a prtica de gesto de documentos, no qual o autor apresenta diversas definies para esse conceito, considerado, a poca, emergente na disciplina arquivstica. Naquele momento, j postulava o autor a necessidade urgente de se desenvolver e produzir conhecimento especfico para a implementao de programas de gesto de documentos na administrao pblica, a partir da reflexo e do referencial das experincias internacionais. A dcada de 1980 foi, tambm, promissora em termos de experincia de implantao de programas de modernizao arquivstica, em outros pases latinoamericanos, em especial no caso do Mxico, onde o programa para o Governo Federal buscava no esprito e nos conceitos de gesto de documentos as bases metodolgicas para planejar, dirigir e controlar a produo, circulao, conservao e uso da informao documental. Relato detalhado desse programa integra o artigo da revista Acervo (v. 3, n. 2, 1988), de autoria de Jos Enrique Ampudia Mello.

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Na dcada de 1990, o manual de arquivstica, de autoria dos arquivistas canadenses (oriundos de Quebc), Jean-Yves Rousseau e Carol Couture, sobre Os

fundamentos da disciplina Arquivstica, apresenta com muita clareza os elementos

fundamentais da teoria e prtica arquivsticas europias associando-os com o records

management norte-americano, superando a ciso existente na categoria profissional,

formulando uma nova verso da disciplina, a chamada arquivstica integrada e reconciliando os papis desempenhados pelos arquivos e pelos arquivistas, ou seja, sua tripla funo: administrativo, cientfico e cultural. Fonseca (2005), ao tratar da (re) construo de marcos interdisciplinares entre a Arquivilogia e a Cincia da Informao, apresenta um amplo painel sobre as origens e circunstncias da trajetria da Arquivologia, onde o conceito de gesto de documentos aparece, no cenrio internacional, como aquele que re-define o campo arquivstico, nos primeiros anos do ps-guerra. Entretanto, nas palavras de Fonseca (2005, p.30), a mais minuciosa e acurada histria dos arquivos e das tradies arquivsticas j escrita em lngua portuguesa, a obra intitulada Arquivstica: teoria e prtica de uma cincia da informao, em especial o captulo 2, em que os arquivistas portugueses, Armando Malheiro da Silva, Fernanda Ribeiro, Julio Ramos e Manuel Lus Real, traam uma profunda epistemologia da Arquivstica. O percurso, por eles descrito, inicia-se com a apresentao das prticas arquivsticas desde as civilizaes pr-clssicas e, ao chegarem contemporaneidade da estruturao dessas prticas na disciplina, destacam que o fenmeno da exploso documental no se restringe informao cientfico-tcnica. Para esses autores, esse fenmeno engloba a informao produzida por estruturas administrativas de todo o tipo, obviamente, os arquivos, formalizando a contextualizao do surgimento do conceito de records management, na poca do ps-guerra, com a contribuio americana sem paralelo para a histria da arquivstica, que canadenses, franceses, espanhis e portugueses traduziram por gesto de documentos. Pela exposio clara, pelo material reproduzido para leitura e reflexo, pelo apurado referencial bibliogrfico oferecido aos leitores poder-se-ia, inclusive, apelidar esse livro como o Manual dos arquivistas portugueses, numa livre associao ao

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famoso Manual de arranjo e descrio de arquivos, preparado pela Associao dos Arquivistas Holandeses (contemporneos do belga Paul Otlet), uma vez que os prprios autores dedicam sua obra ao centenrio da primeira edio daquele, por aqui, conhecido como o Manual dos arquivistas holandeses. Esse, sim, um verdadeiro clssico que, quanto mais se conhece por ouvir dizer, quando realmente lido, mais se revela novo, inesperado e indito, uma vez que os princpios essenciais, que identificam e distinguem a Arquivologia de outras cincias, ali se encontram estabelecidos e fixados. Para finalizar essa conceituao apresentam-se as definies propostas pelos instrumentos que normalizam a terminologia arquivstica. Pelas conhecidas verses do Dictionary of archival terminology, DAT1 (1984), DAT2 (1988) e DAT3 (2002), editados pelo Conselho Internacional de Arquivos, a gesto de documentos refere-se, respectivamente: a rea da administrao geral que procura alcanar economia e eficincia na criao, manuteno, uso e eliminao de documentos, isto , durante seu ciclo de vida; e, o campo da gesto responsvel pelo controle eficiente e sistemtico da criao, manuteno, uso e destinao dos documentos. Pelo Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica (Arquivo Nacional, 2005, p. 100) a gesto de documentos se define como o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento. Pelo Glossary of Archival and Records Terminology (PEARCE-MOSES, 2005), gesto de documentos o controle sistemtico e administrativo dos documentos durante o ciclo de vida de forma que assegure eficincia e economia na sua criao, uso, manuseio, controle, manuteno e destinao. Sendo um programa de gesto de documentos constitudo por atividades, polticas e procedimentos com os quais a organizao instrumentaliza (implementa/operacionaliza) a gesto de documentos. Renovao epistemolgica

Se ao final do sculo XX, os conceitos de gesto documentos e de ciclo vital encontram-se consolidados, apesar das aplicaes e prticas diferenciadas,
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vivenciadas tanto na Amrica do Norte, na Europa e, tambm, na Amrica Latina, possvel afirmar que os avanos cientficos e o impacto das novas tecnologias de comunicao e informao tm desafiado a Arquivologia a rever e a renovar, mais uma vez, seus princpios e mtodos de trabalho. Se a exploso documental, nos anos 40 e 50 do sculo XX, havia trazido para Arquivologia uma redefinio da disciplina e dos profissionais que nela trabalhavam, a constatao que se tem que, na atual, e assim chamada, era da informao, a crescente automao do processo produtivo e o uso intensivo dos recursos tecnolgicos produziram tantos efeitos na gerao, processamento, armazenamento, uso e acesso s informaes arquivsticas, que novos, maiores e complexos desafios vm se impondo aos profissionais, aos arquivos e a essa rea do conhecimento. Alguns tericos discutem quebras e mudanas de paradigmas, outros procuram na perspectiva do pensamento contemporneo as bases para as suas reflexes, outros foram buscar na Diplomtica o sentido da validao e preservao do contexto de produo dos documentos eletrnicos. Muitos seriam os nomes significativos a serem citados como exemplos de renovao epistemolgica da rea. Nessa perspectiva, mais do que tentar romper com os modelos

tradicionalmente aceitos, esses autores tm procurado fundamentar seus estudos, pesquisas e propostas de trabalho no efetivo controle do ciclo de vida da informao, baseando-se no gerenciamento arquivstico dos documentos, independente do suporte, formato ou mdia em que estes se encontram produzidos, armazenados e que precisam ser preservados, para serem efetivamente e continuadamente acessados. Esse crescente volume de documentos arquivsticos eletrnicos, ou digitais como se tm chamado mais recentemente, presentes em sistemas informatizados, tem ampliado a preocupao sobre a sua gesto, preservao e acesso a longo prazo. Para assegurar a longevidade, essencial a incluso de requisitos de natureza arquivstica desde o momento da concepo desses sistemas, tornando-se imprescindvel o cuidadoso controle ao longo de todo o seu ciclo vital, de modo a garantir a autenticidade, a fidedignidade, a integridade e a acessibilidade.

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O que de incio parecia uma desestruturao dos princpios e prticas arquivsticas, hoje o papel da gesto de documentos para o controle do ciclo vital ganha uma revitalizao incomparvel, sua funo torna-se primordial para garantir cada vez mais eficincia, eficcia e qualidade nos negcios, nas decises e na preservao da memria. Outro fortalecimento da rea veio com a publicao da Norma ISO 15489:2001 Information and Documentation Records Management. Esta a primeira Norma ISO na rea de documentao e informao que volta a ateno para os processos que garantem um sistemtico controle da produo, uso, manuteno e eliminao de documentos. Ela aplicvel a todo documento de arquivo, independentemente do suporte material e da entidade produtora. Ela oferece um conjunto de elementos, requisitos e metodologia que faz com que os gestores das organizaes e os profissionais responsveis pela gesto da informao implantem e desenvolvam programas de gesto de documentos, que dem suporte s decises e a continuidade administrativa e proteo queles que precisam ser preservados a longo prazo. Com isso, revisitamos o pensamento de Duchein quando afirma que a Arquivstica viver, ou seja, no entrar em colapso, se conseguir dominar e controlar os fluxos informacionais.

Classificao e avaliao de documentos de arquivos

A literatura e a prtica arquivsticas no plano internacional destacam, a partir da adoo do conceito de gesto de documentos, a importncia da atividade de avaliao e seleo de documentos para a racionalizao do ciclo de vida documental. A avaliao um processo de anlise e seleo de documentos que visa estabelecer prazos de guarda e destinao final dos documentos, definindo quais documentos sero preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em que momento podero ser eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente, segundo o

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valor e o potencial de uso que apresentam para a administrao que os gerou e para a sociedade. Os manuais nacionais (ARQUIVO NACIONAL, 1993, 2001) preconizam que nenhum documento dever ser conservado por tempo maior do que o necessrio para o cumprimento das atividades que o geraram. A fixao da temporalidade essencial para se alcanar a racionalizao do ciclo documental, para reduzir, ao essencial, a massa documental dos arquivos e para ampliar o espao fsico de armazenamento, assegurando as condies de conservao dos documentos de valor permanente e a constituio do patrimnio arquivstico nacional. A aplicao dos critrios de avaliao deve efetivar-se nos arquivos correntes, a fim de se distinguirem os documentos de valor eventual, de eliminao sumria, daqueles de valor probatrio ou informativo. Deve evitar-se a transferncia para os arquivos intermedirios de documentos que no tenham sido, anteriormente, avaliados, pois, o desenvolvimento do processo de avaliao e seleo nestes arquivos tem se mostrado extremamente oneroso do ponto de vista tcnico e gerencial, bem como tem levado a formao de massas documentais volumosas, descaracterizando a funo primordial dos arquivos de apoio s atividades gerenciais.

Os arquivos servem, em uma primeira instncia, para apoiar o gerenciamento operacional. [...] Sem arquivos, nem as aes e transaes que formam os processos e nem os processos de trabalho, eles mesmos, poderiam ser vinculados uns aos outros. [...] Arquivos devem no s assegurar que o trabalho seja feito de modo eficiente e efetivo, mas tambm possibilitar que terceiros chequem se, e como, foi executado. Arquivos tambm servem para garantir responsabilidade e evidncia. Arquivos confiveis contm evidncia confivel a respeito de decises tomadas, direitos adquiridos e compromissos assumidos. [...] Arquivos confiveis tornam pessoas e organizaes responsveis umas com as outras, com fornecedores e clientes, e com a sociedade em geral. (THOMASSEM, 2006, p. 7)

Torna-se fundamental para o processo de avaliao que os documentos tenham sido classificados, pois s a classificao permite a compreenso do contedo dos documentos de arquivo dentro do processo integral de produo, uso e acesso informao arquivstica, mantendo os vnculos orgnicos especficos que possui com a entidade geradora.

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Sem a classificao, fica nebulosa a caracterstica que torna os documentos de arquivo peculiares e diferenciados em relao aos demais documentos: a organicidade. Nenhum documento de arquivo pode ser plenamente compreendido isoladamente e fora dos quadros gerais de sua produo ou, expresso de outra forma, sem o estabelecimento de seus vnculos orgnicos. (GONALVES, 1998, p. 13, grifo da autora)

Segundo Schellenberg, a classificao bsica eficiente administrao de documentos correntes, com isso todos os outros elementos que compem as aes que visem ao efetivo controle do ciclo de vida dos documentos dependem da classificao.

Se os documentos so adequadamente classificados, atendero bem s necessidades das operaes correntes. [...] Na avaliao de documentos pblicos, o primeiro fator a ser levado em considerao o testemunho ou prova que contm da organizao e da funo. [...] Se a classificao dos documentos visa a refletir a organizao. [...] E se, alm disso, so classificados pela funo [...] ento o mtodo de classificao proporciona as bases para a preservao e destruio, seletivamente, dos documentos depois que hajam servido aos objetivos das atividades correntes. (SCHELLENBERG, 1974, p. 61-62)

O processo de avaliao deve considerar a funo pela qual foi criado o documento, identificando os valores a ele atribudos, primrio ou secundrio, segundo o seu potencial de uso. O valor primrio refere-se ao uso administrativo, razo primeira da criao do documento, o que pressupe o estabelecimento de prazos de guarda ou reteno anteriores eliminao ou ao recolhimento para guarda permanente. O valor primrio relaciona-se, portanto, ao perodo de uso do documento para o cumprimento dos fins administrativos, legais ou fiscais. Os documentos que testemunham a poltica e os procedimentos adotados pelo rgo no desempenho de suas funes possuem valor administrativo. Os documentos que envolvem proteo de direitos a curto ou a longo prazo, tanto para o governo quanto de terceiros apresentam valor legal ou jurdico. Os documentos relativos s operaes financeiras e comprovao de receitas e despesas, ou seja, aqueles que registram o controle oramentrio, tributrio e contbil possuem valor fiscal.

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O valor secundrio refere-se ao uso dos documentos para outros fins que no aqueles para os quais os documentos foram, inicialmente, criados, passando a ser considerado fonte de pesquisa e informao para terceiros e para a prpria administrao, pois contm informaes essenciais sobre matrias com as quais a organizao lida para fins de estudo. A gesto de documentos pressupe essa interveno no ciclo de vida dos documentos por intermdio de um conjunto das operaes tcnicas e processos que governam todas as atividades dos arquivos correntes e intermedirios e que so capazes de controlar e racionalizar as atividades desde a produo e uso at a destinao final dos documentos. Ento, a vinculao entre a classificao e a avaliao primordial para garantir o controle dos fluxos informacionais, o acesso e a disponibilizao da informao. S essas prticas permitem o compartilhamento das informaes para a tomada de deciso segura e transparente, a preservao dos conjuntos documentais para a guarda permanente, e asseguram que a eliminao, daqueles documentos destitudos de valor, a curto, mdio ou longo prazo, seja realizada de forma criteriosa. A tarefa da classificao exige o conhecimento da estrutura organizacional da administrao produtora dos documentos e das necessidades de utilizao dos documentos produzidos por esses administradores. A classificao pressupe a realizao do levantamento da produo documental, atividade que permite conhecer os documentos produzidos pelas unidades administrativas de um rgo no desempenho de suas funes e atividades, e a anlise e identificao do contedo dos documentos. A classificao refere-se ao estabelecimento de classes nas quais se identificam as funes e as atividades exercidas, e as unidades documentrias a serem classificadas, permitindo a visibilidade de uma relao orgnica entre uma e outra, determinando agrupamentos e a representao, sob a forma de hierarquia, do esquema de classificao proposto. A estruturao de um esquema de classificao pode ser facilitada pela utilizao de uma codificao numrica para designar as classes, subclasses, grupos e subgrupos pr-estabelecidos, o que agiliza a ordenao, a escolha do mtodo de arquivamento, a localizao (fsica e lgica).

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Esse esquema de classificao pode ser chamado de plano de classificao mas a atribuio da codificao numrica tem levado a adoo do termo cdigo de classificao de documentos de arquivo. Essa codificao pode seguir o mtodo de numerao decimal ou duplex. A elaborao de um plano de classificao deve permitir a articulao entre os conjuntos documentais produzidos, formadores dos arquivos, e as funes e as atividades exercidas pelo produtor, a organizao e ordenao dos documentos. Ele deve, tambm, possibilitar o acesso s informaes, de forma rpida, eficiente e segura, assegurando que a prtica da avaliao se constitua numa atividade essencial para a racionalizao do ciclo de vida dos documentos. As dificuldades encontradas nos processos de avaliao dos documentos so, de uma maneira geral, conseqncias da ausncia de tratamento arquivstico a que se encontram submetidos os documentos produzidos e acumulados, tanto nas instituies pblicas quanto nas empresas privadas. A ausncia de elaborao e implantao de programas de gesto de documentos tem ocorrido de uma forma sistemtica, em funo da falta de recursos humanos capacitados para a execuo de tal atividade e da falta de instrumentais tcnicos indispensveis para orientar os procedimentos fundamentais de classificao e organizao, de anlise e seleo documental. A esses fatores pode-se adicionar o desinteresse dos administradores, pblicos e privados, que, ao fecharem os olhos para essa questo, s buscam soluo quando se faz necessria a liberao de espao fsico abarrotados de papis. A soluo para os conjuntos documentais acumulados e para esses depsitos abarrotados de papis um dos grandes desafios para os servios arquivsticos das administraes pblicas, no s no Brasil. A ausncia de tratamento arquivstico na administrao dos arquivos correntes, ou seja, a preferncia pela ordenao no lugar da classificao, associada variedade de mtodos de arquivamento empregados, que privilegiam os elementos de identificao formais e dificultam a distino do uso administrativo e potencial dos documentos, vm quase impossibilitar o estabelecimento de critrios de valor que orientam a tarefa da avaliao.

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A avaliao no se reduz a um processo mecnico e nem deve ser aceita pela impossibilidade real de se conservar tudo. A avaliao no um processo subjetivo, baseado em intuio ou em suposies arbitrrias de valor. Os critrios de valor devem ser consistentes, no podem ser exatos ou precisos, e nem absolutos ou finais. A participao de outros profissionais, alm de recomendvel, essencial para o processo de anlise que exige conhecimentos especializados.

A avaliao de documentos deve ser baseada na anlise total da documentao relativa ao assunto a que se referem os documentos. A anlise a essncia da avaliao arquivstica. Ao mesmo tempo que aquilata os valores probatrios dos documentos, o arquivista deve levar em conta o conjunto da documentao do rgo que os produziu. No deve proceder avaliaes baseando-se em partes, ou baseando-se nas unidades administrativas do rgo, separadamente. Deve relacionar o grupo particular de documentos que est considerado com outros grupos, para entender-lhes o significado como prova da organizao e funo. Sua apreciao depende do grau de anlise das origens e inter-relaes dos documentos. Igualmente, ao apreciar os valores informativos dos documentos, o arquivista deve levar em considerao a documentao total em conexo com o assunto a que se refere a informao. (SCHELLENBERG, 1974, p.196197, grifo nosso)

O processo de avaliao deve ser visto como uma das competncias da administrao dos arquivos correntes como uma forma de assegurar a sua organizao. O levantamento dos prazos de guarda dever ocorrer aps a identificao dos documentos pelo processo de classificao e vincula-se freqncia de uso das informaes e existncia de prazos legais a serem cumpridos, os chamados prazos prescricionais. A prtica de promover a avaliao em outra idade, que no seja a corrente, considerada totalmente inadequada, pois os acervos acumulados encontram-se descontextualizados, na maioria das vezes, no classificados, apresentando caractersticas que exigiro propostas de destinao acompanhadas de justificativas especficas. A funo da tabela de temporalidade e destinao dos documentos como instrumento arquivstico singular, pela capacidade de orientar os tcnicos na tarefa de seleo dos documentos a serem eliminados, aps cumprirem os prazos de guarda

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nas fases corrente e intermediria, ou serem preservados como de guarda permanente. A metodologia para a sua elaborao deve fundamentar-se nas funes e atividades desempenhadas pelo rgo produtor, tomando-se por base o plano de classificao estabelecido para os conjuntos documentais, identificando os valores (primrios e secundrios) a eles atribudos, definindo prazos de guarda e determinando a destinao final para que se contemple o controle sobre o ciclo de vida. No h dvida de que as prticas arquivsticas da classificao e avaliao fundamentam as atividades de gesto de documentos Entretanto, a elaborao e a aplicao de planos de classificao e de tabelas de temporalidade e destinao, instrumentos tcnicos facilitadores do controle do ciclo de vida, so, muitas vezes, desprovidas de embasamento terico-metodolgico, propiciando que a funo poltica, da garantia do acesso s informaes e da preservao da memria e do patrimnio, nem sempre seja explicitada.

Classificao de documentos arquivsticos: fundamentos, escolhas e polmicas

Classificar dividir em classes ou grupos, segundo as diferenas e semelhanas, um conjunto de conceitos, categorias, metodicamente distribudos ou dispostos. um processo mental, habitual, e por que no dizer natural do ser humano, pois automaticamente classifica as coisas, os lugares, os espaos, os seres, os fatos e as idias, a fim de compreend-los melhor, orientando e ordenando o mundo a sua volta. Para Langridge (1977, p.15-17), a classificao sempre relativa, sempre uma representao, pois o homem elabora as classificaes, no as descobre. Para ele, no existe razo em julgar qualquer classificao como sendo certa ou errada, pois uma classificao pode ser, mais ou menos, adequada para uma finalidade, embora algumas classificaes possam servir a mais propsitos do que outras. Segundo Perelman (1963 apud POMBO, 1998, p. 8), classificar escolher uma entre outras classificaes logicamente possveis procurando encontrar, para a escolha feita, um conjunto de razes suficientes.
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Para Foucault (2002, p. XV), mesmo quando estabelecemos uma classificao refletida no a fazemos com inteira certeza.

Que coerncia essa que se v logo no ser nem determinada por um encadeamento a priori e necessrio, nem imposta por contedos imediatamente sensveis? Pois no se trata de ligar conseqncias, mas sim de aproximar e isolar, de analisar, ajustar e encaixar contedos concretos; nada mais tateante, nada mais emprico (ao menos na aparncia) que a instaurao de uma ordem entre as coisas; nada que exija um olhar mais atento, uma linguagem mais fiel e mais bem modulada. [...] E, contudo, um olhar desavisado bem poderia aproximar algumas figuras semelhantes e distinguir outras em razo de tal ou qual diferena.

Em outras palavras nenhuma classificao propicia uma nica soluo, toda classificao pode combinar diferentes tipos de aproximaes dos mltiplos objetos a serem classificados. Apostel (1963 apud Pombo, 1998, p. 11) distingue as classificaes morfolgicas, genticas, ontolgicas e gnosiolgicas (cuja natureza do domnio a classificar intrnseca) das classificaes pragmticas (cuja natureza do domnio a classificar permite uma relao extrnseca), incluindo nessa ltima a classificao documental e bibliogrfica por sua proposio funcional. Pombo afirma, ento, que no contexto da classificao documental e bibliogrfica que a classificao pragmtica ganha um lugar privilegiado, baseando-se para isso na definio apresentada por Apostel (1963) e na concepo de Bhattacharyya e Ranganathan (1974).

[...] as classificaes documentais e biblioteconmicas so propostas minuciosamente elaboradas, em geral, acompanhadas de um cdigo, em que cada classe designada por um smbolo. [...] na biblioteconomia como na documentao, as melhores solues pragmticas so, ainda e necessariamente, aquelas que se propem resolver os problemas de eficincia prtica em termos tericos e conceptuais. [...] para o classificacionista, o que est em causa na apreciao do valor de uma classificao a sua utilidade prtica, a rapidez, a exactido e a facilidade da sua utilizao. (POMBO, 1998, p. 12-13)

Os princpios arquivsticos estabelecidos por Schellenberg, nos meados do sculo XX, tiveram, e ainda tm, importncia inegvel na configurao dos planos de classificao dos documentos correntes.

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Esses princpios orientam a classificao dos documentos pblicos em relao ao, que para ele designava as funes (meios e fins), atividades (meios e fins) e

atos produzidos por uma repartio de Governo.

A classificao significa, enquanto aplicada aos documentos correntes, a criao de um sistema de classes dispostas em determinada ordem, segundo a qual se possam agrupar os documentos e a localizao dos documentos nos respectivos lugares em tal sistema. [...] H que distinguir-se a classificao do arquivamento [...] e distinguir-se- ainda a classificao do arranjo do arquivo. [...] Os documentos pblicos podem ser classificados de acordo com todos os tipos de classificao: funcional, organizacional e por assunto. [...] Como regra geral, h que classificar-se os documentos em relao funo. So eles o resultado da funo; so usados em referncia funo; devem ser, portanto, normalmente, classificados de acordo com a funo. (SCHELLENBERG, 1959, p. 26-33, grifo do autor)

oportuno destacar dos princpios por ele estabelecidos que o tipo de classificao por assuntos deve ordinariamente aplicar-se to-s aos documentos

que no derivem de ao governamental positiva ou impliquem esta ltima.

Entretanto, quando a classificao por assunto adaptada aos documentos, e acompanhada por uma notao decimal, semelhante ao Sistema de Classificao Decimal desenvolvido por Dewey (em 1873), aconselha Schellenberg que se deve deixar bem claro que se adota apenas a mecnica do sistema, isto , a diviso dos conjuntos documentais de determinado rgo em dez classes e, sucessivamente, em dez subclasses, usando-se uma notao decimal. Recentemente, Renato Sousa tem dedicado estudos e pesquisas ao tema da classificao, inclusive na tese de doutorado, Classificao em Arquivstica: trajetria e

apropriao de um conceito, defendida em 2004, assinala que as bases do processo

classificatrio em Arquivstica so intuitivas. Seus escritos tm trazido uma contribuio substancial para os estudos de classificao arquivstica, pois alm da apurada histria das classificaes, de sua teoria, dos estudos dos princpios arquivsticos envolvidos no processo classificatrio, apresenta e analisa vinte e sete conceitos e sua pesquisa tem a inteno de buscar um ferramental terico-metodolgico capaz de renovar os referenciais da rea. Para ele,

Trabalha-se com classificao esvaziando-a do carter hipottico desse tipo de construo intelectual, dos elementos de representao que ela encerra e da relao dos conceitos, que forma a base do processo classificatrio. [...] A procura pelo dilogo com outras reas do conhecimento humano [...] pode

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abrir a possibilidade de construo de um novo marco referencial para o tratamento da classificao das informaes arquivsticas. (SOUSA, 2002, p. 12-16)

Apesar do papel fundamental exercido pelo processo de classificao na gesto de documentos, a carncia de estudos e pesquisas sobre o tema no permitem uma verticalizao nos fundamentos tericos que embasem algumas escolhas feitas, ficando as polmicas suscitadas, quando da adoo desse ou daquele princpio, aguardando um maior amparo metodolgico, que se espera ver em breve defendido.

Avaliao de documentos arquivsticos e suas implicaes: testemunho, perda, memria e histria

Arquivem tudo, arquivem tudo, disso sempre restar alguma coisa! (NORA, 1984, p. XXVIII)

Jacques Le Goff, em seu clssico ensaio sobre a Memria e por meio de uma reviso da literatura historiogrfica e antropolgica, apresenta os fundamentos tericos do conceito de memria, destacando as diferenas entre sociedades de memria essencialmente oral e sociedades de memria essencialmente escrita e as fases de transio da oralidade escrita. Com a passagem da oralidade escrita, a memria coletiva transforma-se profundamente, pois o armazenamento das informaes permite ao homem comunicar no tempo e no espao , proceder ao registro e a memorizao, ou seja, a perpetuao da lembrana, atravs da inscrio na pedra ou no barro, assegurando nessa passagem da esfera auditiva visual reexaminar, reordenar, retificar, ou seja,

intervir.
Com o aparecimento da imprensa, a memria escrita ocidental passa por transformaes ainda mais profundas.

Com o impresso [...] no s o leitor colocado em presena de uma memria coletiva enorme, cuja matria no mais capaz de fixar integralmente, mas frequentemente colocado em situao de explorar textos novos. (LEROI-GOURHAN, 1964-1965, apud LE GOFF, 2004, p. 34)

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Com a Revoluo Francesa, assiste-se ao alargamento da memria coletiva e a uma exploso da memria com a apropriao dos novos suportes de memria, bem como a criao dos arquivos nacionais, dos museus e das bibliotecas passa a fornecer ao movimento cientfico e memria coletiva das naes os monumentos de lembrana. identidade dos Estados-Nao associa-se a prpria inveno da

nacionalidade, passou-se, assim, ao tempo dos lugares de memria, lugares onde se cristaliza e se refugia a memria, onde cresce a histria, que por sua vez a alimenta, procurando salvar o passado para servir ao presente e ao futuro, tornando-se ainda um instrumento e um objetivo de poder. Ao tratar da problemtica dos lugares de memria, Nora (1984) afirma que existem lugares de memria porque j no existem os meios memria, para ele a memria e a histria no so sinnimos, uma vez que a Histria se oporia memria naquilo que ela tem de mais significativo, o absoluto. Nora (1984, p. XXV-XXVI) afirma, tambm, que a necessidade de memria uma necessidade da histria que busca na materializao da memria uma forma de se multiplicar e de se impor, pois a memria a gigantesca e vertiginosa constituio de estoque material daquilo que impossvel lembrar.

Os lugares de memria so, antes de mais nada, restos. [...] Os lugares de memria nascem e vivem do sentimento de que j no existe uma memria espontnea que preciso criar arquivos, que preciso manter aniversrios, organizar celebraes, pronunciar elogios fnebres, registrar atas, porque essas operaes no so naturais. [...] So lugares resgatados de uma memria que no habitamos mais, meio oficiais e institucionais, meio afetivos e sentimentais. (NORA, 1984, p.XXIV, grifo nosso)

Para Nora, ainda, nenhuma poca produziu voluntariamente tantos arquivos quanto a nossa e a obsesso pelo arquivo que marca o contemporneo passou a interferir na totalizao tanto na conservao do presente como na preservao do passado, dando lugar ao que se tem chamado de uma memria arquivstica. A produo indefinida de arquivos , tambm, a conseqncia da nova conscincia de uma memria historicizada, cuja construo incompleta requer pesquisa, anlise e discurso crtico uma vez que faz uso daquilo que j no existe.
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Com a escola histrica positivista, ocorreu o triunfo do documento e com ele o testemunho escrito apresenta-se como prova histrica. Com os fundadores da Histria Nova (cole des Annales), a noo de documento amplia-se, bem como a sua crtica.

Seria uma grande iluso imaginar que a cada problema histrico corresponde um tipo nico de documentos, especfico para tal emprego. Quanto mais a pesquisa, [...], se esfora por atingir os fatos profundos, menos lhe permitido esperar a luz a no ser dos raios convergentes de testemunhos muito diversos em sua natureza. (BLOCH, 2001, p.80) A histria faz-se com documentos escritos, sem dvida. Quando estes existem. Mas pode fazer-se, deve fazer-se sem documentos escritos, quando no existem. (FEBVRE, 1953, apud LE GOFF, 2004. p. 98) No h histria sem documentos. [...] H que tomar a palavra documento no sentido mais amplo, documento escrito, ilustrado, transmitido pelo som, a imagem, ou qualquer outra maneira. (SAMARAN, 1961 apud LE GOFF, 2004. p. 98)

A noo de vestgios, relquias, runas, alegorias, objetos culturais, silncios, ausncias, restos, presentes nos discursos e nas prticas de estruturao e legitimao do passado, vive da nostalgia, delegando aos arquivos o papel de lembrana. Esse tipo de proposio colocada pelos historiadores sinaliza que a utilizao de um arquivo s pode ser compreendida sob a luz da noo de fontes.

Chamaremos de fontes todos os vestgios do passado que os homens e o tempo conservaram, voluntariamente ou no sejam eles originais ou reconstitudos, minerais, escritos, sonoros, fotogrficos, audiovisuais, ou at mesmo, daqui para a frente, virtuais (contando, nesse caso, que tenham sido gravados em uma memria) - e que o historiador, de maneira consciente, deliberada e justificvel, decide erigir em elementos comprobatrios da informao afim de reconstituir uma seqncia particular do passado. (ROUSSO, 1996, p. 2, grifo nosso)

Entretanto, esses vestgios do passado s se tornam fontes histricas a partir do momento em que um pesquisador decidir escolh-los, pois toda narrativa histrica uma construo, no necessariamente verdadeira ou real, mas de uma maneira geral intrinsecamente coerente e contextualizada.

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A conceituao de memria apresentada por Pollak (1992) corrobora essa colocao quando afirma que A memria seletiva. Nem tudo fica gravado. Nem tudo fica registrado. A memria um fenmeno construdo. Michel Foucault, fonte de inspirao de nossos tericos, em uma passagem do livro A Arqueologia do Saber, sintetiza aquilo que muitos pensam, acreditam e questionam.

O documento, pois, no mais, para a histria, essa matria inerte atravs da qual ela tenta reconstituir o que os homens fizeram ou disseram, o que passado e o que deixa apenas rastros; [...] ela o trabalho e a utilizao de uma materialidade documental (livros, textos, narraes, registros, atas, edifcios, instituies, regulamentos, tcnicas, objetos, costumes etc) que apresenta sempre e em toda parte, em qualquer sociedade, formas de permanncias, quer espontneas, quer organizadas. O documento no o feliz instrumento de uma histria que seria em si mesma, e de pleno direito, memria; a histria , para uma sociedade, uma certa maneira de dar status e elaborao massa documental de que ela no se separa. (FOUCAULT, 2004, p.7-8, grifo do autor)

Rousso (1996, p. 4-6) apresenta um posicionamento que dialoga com a problemtica pesquisada para Dissertao de Mestrado, recentemente, defendida, a questo da avaliao dos documentos nos servios arquivsticos federais.

[...] o testemunho assim como o arquivo dito escrito revelam por sua prpria existncia uma falta. [...] O vestgio , por definio, o indcio daquilo que foi irremediavelmente perdido [...] todos os arquivistas sabem que perto de nove dcimos dos documentos so destrudos para um dcimo conservado.

O problema da avaliao, tanto em seus princpios quanto em suas prticas, sempre foi, e ainda, muito pouco conhecido dos servios arquivsticos pblicos. Para Jardim (1995), a noo de memria no problematizada como referncia terica na literatura sobre a avaliao de documentos. Para o autor, no Brasil, preconiza-se uma poltica de salvaguarda dos

documentos que, na maioria das vezes, ignora os parmetros cientficos e confunde o

histrico com aquilo que restou, num processo de resgate daquilo que o Estado produziu e acumulou de forma negligente, devido ausncia de normas e padres de gerenciamento. Acrescente-se nisso a falta de recursos humanos, financeiros e materiais para o seu processamento tcnico, armazenamento adequado,

disponibilizao, acesso e uso.

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[...] os estoques informacionais dos arquivos pblicos [...] tendem a ser considerados como parte de uma memria coletiva tomada como produto, e no como processo. Essa memria arqueologizvel freqentemente identificada sob a noo de patrimnio documental arquivstico. Compostos por acervos, mediante critrios tericos e polticos pouco explicitados, os arquivos pblicos, geralmente, promovem a monumentalizao dos seus documentos. (JARDIM, 1995, p. 8, grifo do autor)

Para reforar essa posio fundamental perceber, em primeiro lugar, que nem tudo que produzido, fica registrado e nem ficar conservado definitivamente. Em seguida, preciso dimensionar como o processo decisrio governamental transcorre se esbarra na falta de informao e de memria. E a partir dessas colocaes, questionamos como o processo de gerenciamento da informao arquivstica governamental pode garantir as exigncias de transparncia, quanto s necessidades administrativas, polticas e democrticas, se as prticas arquivsticas adotadas no asseguram o efetivo controle dos ciclos informacionais. Consideraes finais

No Brasil, somente a partir da introduo do conceito de gesto de documentos disposto na Lei de Arquivos que se pode afirmar que a sua adoo comeou a ser identificada como forma de garantir o controle do ciclo de vida dos documentos, permitindo uma avaliao criteriosa e assegurando a organizao de conjuntos documentais que viessem alcanar a guarda permanente. Essa

recomendao j se encontrava prescrita nos manuais norte-americanos, traduzidos para a lngua portuguesa, desde os anos de 1960. Os fundamentos da classificao dos documentos de arquivo e os princpios que norteiam a prtica arquivstica da avaliao passaram ento a ser difundidos de forma mais sistemtica, seja com a promoo de seminrios e outros eventos de treinamento e reciclagem junto aos servidores pblicos, seja com a presena maior de profissionais que receberam esse conhecimento nos cursos de formao de Arquivologia.

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Ainda hoje, contudo, persistem procedimentos inadequados para realizao das atividades de gesto de documentos e constata-se, nos servios arquivsticos federais, o conhecimento terico-metodolgico desnivelado das atribuies de um servio de arquivo, o que vem impedindo a superao de obstculos na implementao de aes de gesto de documentos. O acesso informao governamental no se encontra plenamente disponibilizado uma vez que a administrao pblica no se v cobrada cotidianamente a prestar contas de suas decises, ou mesmo a fazer determinadas escolhas em detrimento de outras, pois a sociedade no possui acesso s fontes de informaes que lhes proporcionariam o controle das aes governamentais. Isso ocorre devido ausncia de controle no fluxo dos documentos produzidos e acumulados na razo direta do exerccio das funes e atribuies dos agentes do Estado. falta de controle agrega-se a ausncia de tratamento tcnico, permitindo o delineamento do aparato administrativo como ineficaz e ineficiente na prestao de servios a coletividade e na garantia do uso, manuteno, eliminao, preservao e acesso aos documentos pblicos. O Estado no reconhece, ainda, na implementao dessas atividades a possibilidade de uso dos recursos informacionais produzidos como forma de estimular a gesto participativa e de ampliar a conquista dos direitos civis, propiciando a superao de muitas das desigualdades sociais e a construo da cidadania plena. As primeiras mudanas no cenrio arquivstico brasileiro ps-1990 ocorreram, em primeiro lugar, com a obteno do marco legal e, a seguir, com a sua regulamentao. O exerccio da normalizao que, ento, se empreendeu procurou equacionar a harmonizao tcnica, a uniformizao terminolgica e a dimenso jurdicodiscursiva que envolvia a produo das normas arquivsticas. As expectativas criadas, quando de sua elaborao, apresentaram-se como uma soluo para a superao de alguns graves problemas por que passavam as instituies arquivsticas e os servios arquivsticos pblicos. A adoo das normas arquivsticas vem esbarrando nas implicaes tcnicas advindas das dificuldades de compreenso de uso dos instrumentos, bem como a intensidade e o alcance de sua observncia apresenta implicaes polticas.

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A elaborao dos instrumentos tcnicos de gesto de documentos exigiu, dos produtores das normas, a realizao de uma pesquisa detalhada das funes e competncias dos rgos da administrao pblica com relao produo documental e uma anlise do uso e dos prazos de guarda desses documentos para o cumprimento dos deveres e direitos do Estado na prestao de servios pblicos coletividade. Esses instrumentos so resultantes da produo de um conhecimento arquivstico na rea de gesto de documentos. A complexidade de sua estruturao e, conseqentemente, as dificuldades de sua compreenso advm da questo que tanto a classificao como avaliao de documentos requerem, dos agentes pblicos que vo aplicar esses instrumentos, conhecimentos do fazer arquivstico, alm do domnio da estrutura e funcionamento, e tambm, da evoluo histrica dos rgos da administrao pblica. Essas implicaes de ordem tcnica podem e devem ser equacionadas com a ampliao da oferta de cursos de capacitao, promovidos pelas instituies arquivsticas, para os recursos humanos responsveis pela execuo das atividades de gesto de documentos. As dificuldades apresentadas para aplicao dos instrumentos de classificao e avaliao devem-se, principalmente, ao fato de uma longa tradio no servio pblico de organizao dos documentos levando-se em considerao a tipologia e espcies documentais, dissociadas do contedo informacional que tratam, e privilegiando a ordenao numrico-cronolgica. Sua aplicao pressupe o conhecimento das competncias e finalidades dos rgos, do significado que os conjuntos documentais possuem para comprovao da execuo das atividades e da temporalidade que os registros testemunham as aes empreendidas. A verificao da prescrio dos valores primrios e a anlise da existncia do valor secundrio em conjuntos documentais exigem a satisfao desses pr-requisitos sendo, portanto, considerados insuficientes como forma de identificao, avaliao e acesso apenas o nmero de registro e a data. Na elaborao de cdigos de classificao e tabelas de temporalidade e destinao de documentos de fundamental importncia o conhecimento da

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totalidade da produo documental, alm de serem necessrios a existncia de mecanismos de controle do fluxo informacional. Saber quais documentos so produzidos, por que so produzidos, como e por quanto tempo so necessrios e quem usa essa informao, entre outros questionamentos, carece de amplo e profundo levantamento por parte de seus produtores, exigindo no s o conhecimento da estrutura organizacional como dos regimentos, das funes e atribuies legais. A adoo de normas e padres de gerenciamento da informao arquivstica governamental requer servios arquivsticos pblicos melhor estruturados e equipados, dotados de recursos humanos capacitados para desenvolver e executar as atividades. O processo decisrio governamental no pode continuar esbarrando na falta de controle na produo e no fluxo dos ciclos informacionais. A ausncia de processamento tcnico, o armazenamento inadequado e a carncia de recursos tecnolgicos precisam ser equacionados de forma que as dificuldades de acesso s informaes pblicas sejam sanadas. A construo da histria ou a inveno da memria no podem ser aceitas como produtos dos conjuntos documentais que o tempo permitiu preservar, pois o acaso no vai existir no gerenciamento dos novos documentos arquivsticos e na superao dos novos problemas tecnolgicos.

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