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SmarTeam MS Outlook Integration

Version 4.0 Beschreibung des Funktionsumfangs

Der Aufbau der MS Outlook Integration orientiert sich stark an den SmarTeam Integrationen zu den MS Office Produkten, wobei die Menpunkte so weit wie mglich bernommen wurden. Dies hat den Vorteil, dass der Benutzer bei der MS Outlook Integration dieselbe Benutzerschnittstelle mit derselben Funktionalitt wie bei anderen Integrationen vorfindet und damit die schnelle Bedienbarkeit des Programms ohne zustzlichen Einarbeitungsaufwand gewhrleistet ist.

Abbildung 1

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Ebenso steht das Integrationsmen im Outlook Kontextmen zur Verfgung:

Abbildung 2

Beschreibung der Funktionalitt der einzelnen Menpunkte:

Verbinden Wenn keine Verbindung zu SmarTeam besteht, so sind nur die beiden Menpunkte Verbinden" und Automatisch verbinden sichtbar.

Abbildung 3

Der Menpunkt Verbinden erstellt eine neue SmarTeam Verbindung, blendet das Anmeldefenster ein (Abbildung 4) und versucht sich mit dem vom Benutzer erfragten Benutzernamen und Passwort bei SmarTeam anzumelden. Dies wird solange fortgefhrt, bis die Benutzeranmeldung erfolgreich war oder der Vorgang durch Drcken der Abbruch/Cancel-Taste abgebrochen wird. Sollte bereits der SmarTeam Editor gestartet sein, so werden Benutzername und Passwort vom am Editor angemeldeten Benutzer bernommen und nicht neu abgefragt. Der Verbindung wird immer zur aktuell geffneten (falls der Editor gestartet ist) oder zur zuletzt geffneten Datenbank hergestellt.

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Abbildung 4

Automatisch verbinden Dieser Menpunkt ist immer vorhanden und kann sich wahlweise im Status Ein- oder Ausgeschaltet befinden. Der aktuelle Status wird durch ein Hkchen neben dem Meneintrag angezeigt (Hkchen = eingeschaltet, kein Hkchen = ausgeschaltet). Dieser Status wird durch einen Eintrag in einer Konfigurationsdatei gespeichert, so dass er beim nchsten Start von MS Outlook wieder zur Verfgung steht. Wenn diese Option beim Start von Outlook eingeschaltet ist, so erfolgt ein automatischer Verbindungsaufbau zu SmarTeam. Der Ablauf ist gleich wie unter dem Menpunkt Verbinden.

Verbindung beenden Die SmarTeam Verbindung wird beendet und alle Punkte der SmarTeam Menleiste mit Ausnahme von Verbinden und Automatisch verbinden werden ausgeblendet.

Suche Der Menpunkt Suche ermglicht die Auswahl von 3 Untermeneintrgen.

Abbildung 5

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ber die Untermenpunkte Vordefinierte Abfragen, Klasseninterne Abfrage und Klassenbergreifende Abfrage knnen die jeweils auch in SmarTeam vorhandenen Abfragetools gestartet werden. Suche Vordefinierte Abfragen:

Abbildung 6

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Suche Klasseninterne Abfrage:

Abbildung 7

Suche Klassenbergreifende Abfrage:

Abbildung 8

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Aktives Dokument lokalisieren Dieser Menpunkt ermglicht die Anzeige der SmarTeam Profilkarte der aktuell selektierten Email. Voraussetzung dafr ist, dass die Email bereits in SmarTeam gespeichert wurde. Fr die Zuordnung der Email zum SmarTeam Datensatz werden als Kriterium u.a. der Konversationsindex, die Internet Message ID und eine Kombination aus Sendedatum, Absender und Betreff verwendet. Sollte es nicht mglich sein, der Email einen SmarTeam Datensatz zuzuordnen, so wird ein Meldungsfenster angezeigt, das auf diesen Umstand hinweist.

Verwendung Voraussetzung ist, dass eine Email selektiert oder geffnet ist, die bereits in SmarTeam gespeichert wurde. Bei Auswahl des Menpunkts Verwendung wird eine Liste aller hierarchisch zu dieser Email verknpften Elterndatenstze angezeigt.

Abbildung 9

Speichern Fr diesen Befehl sind 3 Flle zu unterscheiden: 1) Falls die Email bereits durch den aktuellen Benutzer in SmarTeam gespeichert wurde und sich im Status "Neu" oder "Ausgecheckt" befindet, so fhrt dieser Befehl zu einer Aktualisierung des SmarTeam Datensatzes und seiner Anhnge, wobei alles bis dorthin gespeicherte berschrieben wird. 2) Falls die Email durch einen anderen Benutzer bereits in SmarTeam gespeichert wurde, wird in einem Meldungsfenster darauf hingewiesen, um eine Mehrfachspeicherung von Emails zu vermeiden. Falls die Email trotzdem nochmals in SmarTeam gespeichert werden soll, muss der Befehl "Speichern unter" verwendet werden.

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3) Falls die Email noch nicht in SmarTeam vorhanden war, so wird sie neu hinzugefgt. Dazu wird im ersten Schritt das "Speichern unter"-Fenster angezeigt.

Abbildung 10

In diesem Fenster muss die Email einem Projekt und einem Ordner zugeordnet werden. Falls mehrere Emails selektiert sind, so werden alle Emails in den ausgewhlten Ordner gespeichert. Das "Speichern unter"-Fenster wird nur einmal zu Beginn des Speichervorganges angezeigt. Als zweiter Schritt wird fr die zu speichernde Email die Profilkarte angezeigt und die Pflichteingabefelder mssen vom Benutzer befllt werden. Die Anzeige der Profilkarte kann in der Konfigurationsdatei ausgeschaltet werden. In der SmarTeam Datenbank muss im Rahmen der Installation der MS Outlook Integration eine zustzliche Klasse "Mail" konfiguriert werden, die folgende Felder der Email aufnehmen kann: Empfnger, Kopie, Blindkopie, Absender, Emailadresse des Absenders, Versanddatum, Empfangsdatum und Betreff. Beim Speichervorgang werden Email-Anhnge (= Attachments) als extra Datenstze der Klasse "Dokument" in SmarTeam gespeichert und mit dem Email-Datensatz hierarchisch verknpft. Ebenso untersttzt die Integration Emails mit einer Email als Attachment (= msg-Datei). Die Attachments knnen daher in SmarTeam direkt geviewt werden, falls der Viewer ihr Dateiformat untersttzt. Falls der Benutzer versucht, eine Email zu speichern, zu der es bereits eine Vorgngerversion in SmarTeam gibt, so wird diese Vorgngerversion, falls sie eingecheckt oder freigegeben ist, zuerst ausgecheckt oder falls sie neu oder ausgecheckt ist, zuerst ein- und dann ausgecheckt und in weiterer Folge wird die ausgecheckte Version berschrieben. Das Ergebnis ist in beiden Fllen, dass die neu gespeicherte Version der Nachfolger der bereits in SmarTeam vorhandenen Vorgngerversion ist unabhngig davon, welchen Status die Vorgngerversion zuletzt hatte, wobei die Speicherreihenfolge die Versionsabfolge definiert. Dieser Mechanismus kann auch deaktiviert werden, so dass die Outlook Integration nicht versucht, Versionsabfolgen zu bilden.
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Speichern als Dieser Befehl unterscheidet sich vom Befehl "Speichern" dadurch, dass zu Beginn des Speichervorganges nicht versucht wird, die Email in SmarTeam zu finden, sondern es wird in jedem Fall ein neuer SmarTeam Datensatz erstellt.

Zu SmarTeam wechseln Dieser Menpunkt ermglicht ein direktes Umschalten zum SmarTeam Editor. Sollte der SmarTeam Editor noch nicht gestartet sein, so wird er gestartet, ansonsten wird direkt zur laufenden Applikation umgeschaltet.

Lebenszyklus Das Men Lebenszyklus enthlt die 5 Lebenszyklusoperationen von SmarTeam: Auschecken, Einchecken, Freigeben, Neue Version, Ungltig

Abbildung 11 Diese Operationen sind in ihrer Funktionalitt identisch mit jenen, die vom SmarTeam Editor und von anderen Integrationen her bekannt sind. Die Lebenszyklusoperationen werden automatisch fr die Email und ihre Anhnge durchgefhrt. Alle Befehle knnen auch auf mehrere Emails gleichzeitig angewendet werden.

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Verhalten beim Versenden von Emails Nachdem eine Email abgeschickt wurde, wird eine geeignete (via Config-Datei einstellbare) Aktion in SmarTeam automatisch ausgelst. Dadurch kann beispielsweise sichergestellt werden, dass die Email vor dem Versenden nochmals in SmarTeam gespeichert wird. Somit steht in SmarTeam automatisch die aktuellste Version der Email zur Verfgung. Weiters ist es mglich, falls die Email in SmarTeam noch nicht vorhanden ist, den Benutzer via Meldungsfenster zur fragen, ob er sie in SmarTeam speichern mchte oder sie kann ohne Benutzerabfrage in jedem Fall in SmarTeam gespeichert werden.

Beispiele fr individuelle Konfigurationsmglichkeiten und Funktionalitten: Die Anzeige der Profilkarte vor dem Speichern einer neuen Email kann ein- und ausgeschaltet werden. Die Anzeige der verarbeiteten Datenstze nach jeder Lebenszyklusoperation kann einund ausgeschaltet werden. Nach dem Einchecken oder Freigeben einer Email (via Integration) kann die Email wahlweise in Outlook erhalten bleiben oder automatisch gelscht werden. Das Dateiformat fr die Verwaltung der Emails in SmarTeam kann konfiguriert werden. Folgende Formate werden aktuell untersttzt: msg und pdf. Die Auswahl von pdf bewirkt, dass die Lebenszyklusoperationen im Integrationsmen nicht zur Verfgung stehen. Es ist in diesem Fall nur mglich, Emails nach SmarTeam fr Dokumentationszwecke zu speichern. Um die Performance des SmarTeam Viewers zu erhhen, kann fr die Emails eine zustzliche, neutrale Viewingdatei erstellt werden. Als Formate stehen html, mht und rtf zur Auswahl. Der SmarTeam Versionierungsmechanismus kann deaktiviert werden. In diesem Fall werden keine Versionsabfolgen fr Mails in SmarTeam erstellt. Falls in der Mailsignatur ein Unternehmenslogo enthalten ist, so kann seine Speicherung als eigenstndiges Dokument in SmarTeam deaktiviert werden. Falls in der Mailsignatur ein Unternehmenslogo enthalten ist, so kann seine Speicherung als eigenstndiges Dokument in SmarTeam deaktiviert werden. Die Untersttzung des Outlook-Sendeevents kann ein- und ausgeschaltet werden. Falls sie eingeschaltet ist, so kann konfiguriert werden, ob vor dem Senden einer Email geprft wird, ob sie bereits in SmarTeam gespeichert ist und falls ja, so wird die in SmarTeam gespeicherte Version nochmals aktualisiert. Falls sie noch nicht in SmarTeam vorhanden ist, so kann konfiguriert werden, ob der Benutzer via Meldungsfenster darauf hingewiesen und gefragt wird, ob er die Email in SmarTeam speichern mchte. Ebenso kann konfiguriert werden, dass diese Abfrage nicht erscheint, sondern jede Email wird automatisch in SmarTeam gespeichert.

Technische Voraussetzungen: Die Version 4.x der Integration untersttzt MS Outlook ab Version 2007. Die Integration bentigt das .NET Framework 3.5 und die .NET Programmieruntersttzung von MS Outlook. Es besteht keine Einschrnkung in Bezug auf die untersttzte SmarTeam Version.
Dokument Version 4.0 01/2011 E|B|M

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