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Rdiger Luthin

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Brgger Hof 3 49124 Georgsmarienhtte t.: +49 (5401) 799422 f.: +49 (1212) 529421860 m.: +49 (179) 9246510 mail@luthin.de www.luthin.de Dieses Dokument unterliegt der GNU Free Documentation Licence, die am Ende des Dokumentes abgedruckt ist. Es steht unter www.luthin.de als OpenOffice Datei und Acrobat Reader Datei (.pdf) zur freien Verwendung zur Verfgung Es entstand auf Basis des Buches von Daniel Dahinden, welches unter www.team-computing.ch erhltlich ist. Permission is granted to copy, distribute and/or modify this document under the terms of the GNU Free Documentation License, Version 1.1 or any later version published by the Free Software Foundation; with no Invariant Sections, with no FrontCover Text, and with no BackCover Texts. A copy of the license is included in the section entitled "GNU Free Documentation License".

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Inhaltsverzeichnis
Vorwort............................................................................................................................................... 1 1 Der Bildschirm................................................................................................................................. 2 1.1 Die Objektleiste........................................................................................................................3 1.2 Die Rechenleiste......................................................................................................................3 1.3 Die Werkzeugleiste..................................................................................................................4 1.4 Die Statusleiste........................................................................................................................ 4 2 Neues Tabellendokument erstellen.................................................................................................5 3 Tabellendokumente bearbeiten...................................................................................................... 6 3.1 Inhalten Sie eingeben.............................................................................................................. 6 3.2 Formeln eingeben....................................................................................................................7 3.3 Formeln kopieren.....................................................................................................................8 4 Zellen formatieren........................................................................................................................... 9 4.1 Whrungsformat ber Menleiste zuweisen........................................................................... 9 4.2 Whrungsformat ber Objektleiste zuweisen........................................................................10 4.3 Mehreren Zellen ein Whrungsformat zuweisen...................................................................10 4.4 Zellen umranden (Rahmen).................................................................................................. 11 4.5 Schriften formatieren............................................................................................................. 11 5 Zellen einfgen.............................................................................................................................. 13 5.1 Zeilen und Spalten einfgen ber Menleiste....................................................................... 13 5.2 Zeilen und Spalten einfgen ber Werkzeugleiste................................................................13 5.3 Ganze Zeilen markieren........................................................................................................ 14 5.4 Ganze Spalten markieren......................................................................................................15 5.5 Mehrere voneinander unabhngige Zeilen und Spalten markieren...................................... 15 5.6 Gesamtes Tabellendokument markieren.............................................................................. 15 6 Seitenausrichtung und Skalierung................................................................................................ 16 6.1 Querformat einstellen............................................................................................................ 16 6.2 Tabelle skalieren....................................................................................................................18 6.3 Tabelle ausrichten................................................................................................................. 19 6.4 Seitenrnder einstellen.......................................................................................................... 19 7 Tabellen mit Autoformat gestalten................................................................................................ 21 8 Diagramme erstellen..................................................................................................................... 22 8.1 Diagramm ber Werkzeugleiste............................................................................................ 22 8.2 Gre des Diagramms ndern..............................................................................................25 8.3 Lage des Diagramms ndern................................................................................................ 26 8.4 Diagramm bearbeiten............................................................................................................ 27 8.5 Diagramme lschen ............................................................................................................. 27 9 Spaltenbreite ndern..................................................................................................................... 28 10 Zellinhalte lschen.......................................................................................................................30

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10.1 Lschen und ndern von Text, Zahlen und Formeln.......................................................... 30 10.2 Lschen von Zeilen und Spalten......................................................................................... 30 10.3 Zeilen und Spalteninhalte lschen ................................................................................... 30 10.4 Formate lschen .................................................................................................................31 11 Formeln und Funktionen............................................................................................................. 33 11.1 Formeln eingeben............................................................................................................... 33 11.1.1 Prinzipielles Vorgehen beim Eingeben einer Funktion am Beispiel der Wenn - Funktion............................................................................................................................................ 34 11.1.1.1Funktionsweise einer Wenn - Funktion................................................................. 34 11.1.1.2Eingabe einer Wenn - Funktion............................................................................ 34 11.1.1.3Vergleichsoperatoren............................................................................................ 35 11.1.1.4Beispiel fr eine Wenn - Funktion......................................................................... 35 11.2 Durchschnittsberechnung................................................................................................... 36 11.3 Statistische Funktionen....................................................................................................... 37 11.3.1 Laufzeit berechnen...................................................................................................... 38 11.3.2 Niedrigsten Wert ermitteln........................................................................................... 39 11.3.3 Hchsten Wert ermitteln.............................................................................................. 40 11.3.4 Mittelwert errechnen.....................................................................................................40 11.3.5 Anzahl (der Luferinnen und Lufer) ermitteln............................................................ 41 12 Mit Prozenten rechnen................................................................................................................ 41 12.1 Die Jahreszinsformel........................................................................................................... 41 12.2 Die erweiterte Zinsformel..................................................................................................... 42 13 Tabellen verknpfen....................................................................................................................44 13.1 Tabellen erstellen und verknpfen...................................................................................... 44 13.1.1 QuartalsTabellen erstellen......................................................................................... 44 13.1.2 QuartalsTabellen verknpfen.................................................................................... 45 14 Verwalten von Daten mit der Datenbankfunktion....................................................................... 47 14.1 Grundstzliches................................................................................................................... 47 14.1.1 Zeilen oder Spalten fixieren (= immer anzeigen)......................................................... 47 14.2 Daten sortieren.................................................................................................................... 47 14.3 Daten eingeben, verndern und suchen ber Datenbankmasken..................................... 47 14.4 Komplexes Suchen ber Auto - Filter..................................................................................47 14.5 Noch komplexeres Suchen ber Spezialfilter......................................................................48 14.6 Arbeiten mit Teilergebnissen............................................................................................... 48 14.7 Arbeiten mit dem Daten-Piloten...........................................................................................49 15 Hinweise...................................................................................................................................... 50 16 GNU Free Documentation License............................................................................................. 51

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Vorwort
In OpenOffice.org/StarOffice ist eine umfangreiche Tabellenkalkulation enthalten. Sie bietet viele Funktionen, die im kaufmnnischen Bereich bentigt werden. Auch statistische Funktionen und Datenbankfunktionen stehen zur Verfgung. Die Tabellen lassen sich leicht in Form von Diagrammen sichtbar machen. In diesem Workbook werden die grundlegenden Funktionen der Tabellenkalkulation besprochen und gebt.

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Der Bildschirm

1 Der Bildschirm
Nachdem die Tabellenkalkulation gestartet wurde, wird auf dem Bildschirm ein leeres Tabellendokument sichtbar. Bevor Sie jedoch gleich loslegen, Sollten Sie sich mit den einzelnen Elementen vertraut machen. lassen Sie sich nicht von der Vielfalt der Symbole, Schaltflchen und Schriftzeichen verwirren. Sie werden sehen, die Tabellenkalkulation von OpenOffice.org/StarOffice ist ein leicht zu bedienendes Programm.

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Der Bildschirm

1.1 Die Objektleiste

Die Objektleiste zeigt Symbole fr die wichtigsten Funktionen, die zum Arbeiten mit Tabellen bentigt werden, z. B. Einfgen und lschen von Zeilen und Spalten, Sprung an Tabellenanfang und ende oder ndern des Linienstils. 1.2 Die Rechenleiste Die Rechenleiste stellt verschiedene mathematische Funktionen zur Verfgung.

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Der Bildschirm

1.3 Die Werkzeugleiste Mit der Werkzeugleiste lassen sich u. a. Objekte aller Art in das Dokument einfgen und man kann auf hufig benutzte Funktionen schnell zugreifen.

1.4 Die Statusleiste Am unteren Rand des OpenOffice.org/StarOfficeFensters befindet sich die Statusleiste. Im rechten Teil der Statusleiste befinden sich Informationen zum gerade bearbeiteten Dokument und das Datum und die Uhrzeit. Mit einem Doppelklick auf Ansichtsgre knnen Sie die Ansicht vergrern oder verkleinern.

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Neues Tabellendokument erstellen

2 Neues Tabellendokument erstellen

Fahren Sie mit dem Mauszeiger auf den Eintrag Datei und klicken Sie ihn einmal mit der linken Maustaste an. Ziehen Sie den Mauszeiger auf den Eintrag Neu. Ein weiteres Menfenster klappt auf.

Bewegen Sie den Mauszeiger auf den Eintrag Tabellendokument und besttige mit einem Klick der linken Maustaste.

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Tabellendokumente bearbeiten

3 Tabellendokumente bearbeiten
3.1 Inhalten Sie eingeben Wenn Sie ein neues Tabellendokument gestartet haben, wird automatisch eine neue leere Arbeitsmappe geffnet

In die aktive Zelle lassen sich nun sowohl Zahlen als auch ganze Wrter und Stze und Formeln eintragen. Wir wollen an dieser Stelle eine einfache Tabelle eingeben, um an ihr die weiteren Funktionen zu ben. ARBEITSSCHRITTE 1. Falls sich die aktive Zelle nicht an den Koordinaten A1 befindet, mssen Sie den Mauszeiger an diese Stelle Bewegen und einmal auf die linke Maustaste Drcken .

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Tabellendokumente bearbeiten

2. bertragen Sie nun das folgende Arbeitsblatt exakt in Ihr Tabellendokument. Achten Sie darauf, dass alle Koordinaten genau eingehalten werden.

3. Speichern Sie unter dem Namen TASCHENGELD 4. Tipp: Sie gelangen in die nchste Zelle mit den Pfeiltasten oder durch Drcken der Taste Eingabe/Enter. 3.2 Formeln eingeben Sinn einer Tabellenkalkulation ist in erster Linie Zahlenreihen zu berechnen. OpenOffice.org/StarOffice lsst viele Berechnungsmaterial von ganz einfach bis hochkompliziert zu. Die einfachste Form der Berechnung ist die Addition, die wir in diesem Kapitel ben wollen. Formeln knnen auf zwei Arten eingegeben werden: Mit den Interpunktionszeichen + * / Dez. =a1+a2+a3+a4 Mit Funktionswrtern und einem Zellenbereich, Dez. =Summe(A1:A25) ARBEITSSCHRITTE 1. klicken Sie mit Hilfe der Maus auf die Zelle mit den Koordinaten B10. Erst wenn die Zelle dick umrandet ist, ist sie aktiviert. 2. klicken Sie Sie auf die Schaltflche Summe in der Rechenleiste. Sowohl auf der Rechenleiste

als auch in der aktivierten Zelle erscheint folgende Meldung: =SUMME(B5:B9). 3. Diese Meldung besagt nichts anderes als addiere (=SUMME) alle Zahlen, die sich in den Zellen mit den Koordinaten B5 bis B9 (B5:B9) befinden. 4. Beenden Sie die Berechnung mit einem Klick auf die Besttigen-Schaltflche oder der <Ein-

gabe>Taste. 5. In der Zelle B10 erscheint der berechnete Betrag. 6. Um die Berechnung vorzeitig abzubrechen reicht ein Klick auf die AbbrechenSchaltflche oder ein Tastendruck auf die <ESC>-Taste. Bei der Eingabe von Formeln, die auf Funktionen beruhen, ist es ntig einen Funktionsassistenten aufzurufen. Sie knnen, wenn Sie genau wissen was Sie tun mchten, die Formel auch "von
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Tabellendokumente bearbeiten

Hand" eingeben, was jedoch nicht empfohlen wird, da der Funktions - Assistent die Arbeit doch erheblich vereinfacht. 3.3 Formeln kopieren Es gibt einen einfachen Trick, um mehrere Berechnungen gleichzeitig auszufhren. 1. Berechne zunchst die Summe fr den Monat Januar, wie oben beschrieben. 2. Bewegen Sie den Mauszeiger auf das kleine Markierungskstchen am unteren rechten Ende der aktivierten Zelle.

3. Bettigen Sie die linke Maustaste und halten Sie diese gedrckt. Ziehen Sie den Mauszeiger bei gedrckter Maustaste waagerecht nach rechts, bis alle Monate erreicht sind. 4. Lassen Sie die Maustaste wieder los. Die Formel wurde nun kopiert und gleichzeitig an die neuen Spaltenbezeichnungen angepasst.

Auf diese Weise kann eine Formel auch nach unten kopiert werden.

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Zellen formatieren

4 Zellen formatieren
Unsere Tabelle sieht jetzt schon gut aus. Trotzdem lassen sich die Zahlen noch erheblich besser darstellen. Wir werden den Zahlen der TaschengeldTabelle das Whrungsformat zuordnen, da es sich bei den einzelnen Zahlen um Geldbetrge handelt. 4.1 Whrungsformat ber Menleiste zuweisen

ARBEITSSCHRITTE 1. klicken Sie Sie eine Zelle, in der ein Betrag eingetragen ist, mit Hilfe der Maus an. 2. ffnen Sie Sie das ZellattributDialogfenster, indem Sie in der Menleiste nacheinander die Eintrge Format Zelle... Whlen Sie. 3. klicken Sie auf das Register Zahlen. 4. klicken Sie im Bereich Kategorie auf den Eintrag Whrung 5. Whlen Sie Sie sich aus dem Bereich Format die Darstellungsform aus, die Sie fr angemessen halten und klicken Sie sie mit der Maus an. 6. berprfen Sie im Vorschaufenster, ob das gewhlte Format Ihren Vorstellungen entspricht.

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Zellen formatieren

7. Schlieen Sie die ZellattributDialogbox mit einem Klick auf OK.

4.2 Whrungsformat ber Objektleiste zuweisen ARBEITSSCHRITTE 1. klicken Sie eine Zelle, in der ein Betrag eingetragen ist, mit Hilfe der Maus an 2. klicken Sie auf die Schaltflche Whrungsformat auf der Objektleiste.

4.3 Mehreren Zellen ein Whrungsformat zuweisen ARBEITSSCHRITTE 1. Markieren Sie alle Zellen, die ein Whrungsformat erhalten sollen, indem Sie sie mit gedrckter linker Maustaste berfahren

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Zellen formatieren

2. Weisen Sie den markierten Zellen ein Whrungsformat, wie oben beschrieben, zu. 4.4 Zellen umranden (Rahmen) Auch wenn die Tabellen im Tabellendokument mit einem hellgrauen Rand versehen sind, so wird diese Umrahmung doch nicht mit ausgedruckt. Wir mssen also eine entsprechende Umrandung noch zuweisen. ARBEITSSCHRITTE 1. Markieren Sie die Zellen, die einen Rahmen erhalten sollen 2. klicken Sie mit der Maus die UmrandungSchaltflche in der Objektleiste an.

Ein Auswahlfenster mit Umrandungsvorschlgen klappt herunter

3. Whlen Sie Sie mit Hilfe der Maus eine in Frage kommende Umrandungsart aus. 4.5 Schriften formatieren Das Formatieren von Schriften ist uns bereits aus der Textverarbeitung bekannt. Auch in Tabellendokumenten lassen sich Schriftart und gre ndern, Textstellen fett, kursiv oder unterstrichen darstellen und vieles mehr. ARBEITSSCHRITTE 1. Markieren Sie die Zellen, deren Schriftbild Sie verndern mchten, mit Hilfe der Maus.

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Zellen formatieren

2. klicken Sie die in der Objektleiste befindlichen Schaltflchen zur Formatierung des Textes oder der Ziffern innerhalb der Zelle an

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Zellen einfgen

5 Zellen einfgen
5.1 Zeilen und Spalten einfgen ber Menleiste Um die bersicht zu erhhen, oder weil man schlicht etwas vergessen hat, kann es notwendig sein, leere Spalten und Zeilen in das bestehende Tabellendokument einzufgen. ARBEITSSCHRITTE 1. Bewegen Sie den Mauszeiger an die Stelle, an der Sie eine neue Zeile oder Spalte einfgen mchten und klicken Sie sie an. Sie ist jetzt aktiviert. 2. ber Menleiste Einfgen Zeilen wird eine leere Zeile eingefgt, alle darunterliegenden Zeilen

rutschen nach unten. 3. ber Menleiste Einfgen Spalten wird eine leere Spalte eingefgt, alle rechts daneben

liegenden Spalten rutschen nach rechts. 5.2 Zeilen und Spalten einfgen ber Werkzeugleiste 1. klicken Sie auf die Zellen einfgenSchaltflche auf der Werkzeugleiste und halten Sie die linke Maustaste gedrckt. 2. Ziehen Sie den Mauszeiger in Richtung des kleinen grnen Pfeils. Eine weitere Auswahlleiste erscheint.

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Zellen einfgen

3. Ziehen Sie den Mauszeiger bei gedrckter Maustaste entweder auf die Schaltflche Ganze Zeilen einfgen oder auf die Schaltflche Ganze Spalten einfgen.

5.3 Ganze Zeilen markieren Vollstndige Spalten und Zeilen lassen sich sehr viel bequemer markieren. ARBEITSSCHRITTE 1. klicken Sie mit der Maus auf den Zeilenkopf der Zeile, die markiert werden soll.

2. Sollen mehrere benachbarte Zeilen gleichzeitig markiert werden, so mssen Sie die entsprechenden Zeilenkpfe bei gedrckter linker Maustaste mit dem Mauszeiger berhren. 3. Die Markierung wird aufgehoben, wenn Sie eine beliebige Zelle im Tabellendokument anklicken .

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Zellen einfgen

5.4 Ganze Spalten markieren ARBEITSSCHRITTE 1. klicken Sie mit der Maus auf den Spaltenkopf der Spalte, die markiert werden soll.

2. Sollen mehrere benachbarte Spalten gleichzeitig markiert werden, so mssen Sie die entsprechenden Spaltenkpfe bei gedrckter linker Maustaste mit dem Mauszeiger berhren. 5.5 Mehrere voneinander unabhngige Zeilen und Spalten markieren ARBEITSSCHRITTE 1. klicken Sie mit der Maus auf den ersten Zeilen oder Spaltenkopf der Zeile bzw. Spalte, die markiert werden soll. 2. Halten Sie die <Strg/Ctrl>Taste gedrckt und klicken Sie weitere Zeilen und Spaltenkpfe an. 3. Wenn alle bentigten Zeilen und Spalten markiert sind, dann lassen Sie die Maustaste und die <Strg/Ctrl>Taste wieder los. 5.6 Gesamtes Tabellendokument markieren ARBEITSSCHRITTE 1. klicken Sie mit der Maus auf die Alles markieren Schaltflche.

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Zellen einfgen

6 Seitenausrichtung und Skalierung


Wer kennt es nicht: Kaum ist die Tabelle erstellt und mit allen erdenklichen Formatierungen gestaltet, bereitet der erste Ausdruck eine herbe Enttuschung. Die Tabelle ist zu breit und passt nicht auf das Papier. Die Lsung: Man kann die Tabelle quer ausdrucken oder die Darstellung verkleinern oder vergrern. 6.1 Querformat einstellen Was unter Hoch und Querformat zu verstehen ist, wurde ja bereits ausfhrlich im Workbook Textverarbeitung behandelt. Im Grunde besteht zwischen Text und Tabellendokumenten in dieser Hinsicht keinerlei Unterschied.

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Seitenausrichtung und Skalierung

ARBEITSSCHRITTE 1. Rufen Sie das SeitenvorlageDialogfenster ber Menleiste Format Seite... auf.

2. ffnen Sie Sie das Register Seite. 3. Whlen Sie Sie im Bereich Papierformat das Auswahlfeld Quer.

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Seitenausrichtung und Skalierung

6.2 Tabelle skalieren ARBEITSSCHRITTE 1. ffnen Sie das SeitenvorlageDialogfenster.

2. Whlen Sie das Register Tabelle. 3. klicken Sie im Bereich Skalierung auf das Auswahlfeld Max. Seitenanzahl. Soll die gesamte Tabelle auf einer Seite erscheinen, so muss der Eintrag fr die Seitenzahl 1 betragen. Ist hier ein hherer Wert eingetragen, so wird die Tabelle entsprechend ihrer Gre auf mehrere Seiten verteilt. Wenn Sie selbst Einfluss auf die Skalierung Ihrer Tabelle nehmen wollen, so mssen Sie den Wert verndern. Ein kleinerer Wert als 100% verkleinert und ein grerer Wert als 100% vergrert beim Drucken die Tabelle. Dabei wird im zweiten Fall die Tabelle auf mehrere Seiten verteilt.

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Seitenausrichtung und Skalierung

6.3 Tabelle ausrichten ARBEITSSCHRITTE 1. ffnen Sie das SeitenvorlageDialogfenster. 2. Whlen Sie das Register Seite. 3. klicken Sie im Bereich Ausrichtung auf die Auswahlfelder Horizontal und Vertikal.

4. Im Vorschaufenster knnen Sie die Positionsnderung der Tabelle auf dem Blatt verfolgen.

6.4 Seitenrnder einstellen Eine weitere Methode, Tabellen einer Seite anzupassen, ist das Verndern der Seitenrnder. Unter Seitenrand versteht man brigens den Abstand zwischen dem Text und dem Rand der Seite. ARBEITSSCHRITTE 1. ffnen Sie das SeitenvorlageDialogfenster. 2. Whlen Sie das Register Seite. 3. Im Bereich Rnder lassen sich die Werte aller vier Seitenrnder verndern.

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Seitenausrichtung und Skalierung

4. Ein Klick auf die OKSchaltflche weist Ihrem Tabellendokument die neuen Werte zu.

Wenn Sie im Bereich Rnder neue Werte eintragen, so mssen Sie cm nicht Schreiben die Tabellenkalkulation fgt cm automatisch ein.

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Tabellen mit Autoformat gestalten

7 Tabellen mit Autoformat gestalten


Ein besonderer Clou der Tabellenkalkulation ist die Funktion Autoformat. Dabei handelt es sich um vorgegebene Gestaltungsmglichkeiten, die fr jede Tabelle anwendbar sind. ARBEITSSCHRITTE 1. Markieren Sie alle Zellen, die mit Autoformat gestaltet werden sollen. 2. klicken Sie die AutoformatSchaltflche auf der Werkzeugleiste an.

3. Whlen Sie im Bereich Format eine Gestaltungsmglichkeit aus. Im Vorschaufenster knnen Sie die neue Form Ihrer Tabelle betrachten. 4. klicken Sie auf die OKSchaltflche, um die Auswahl abzuschlieen.

ber die Schaltflche Zustze lassen sich bestimmte Formatierungen an und ausschalten. Probieren Sie doch einfach aus, bis Ihnen die Formatierung der Tabelle gefllt. Sollte Ihnen Ihre Wahl doch nicht zusagen, so gengt ein Klick auf die RckgngigSchalttaste und die Tabelle erhlt ihr ursprngliches Aussehen zurck.

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Diagramme erstellen

8 Diagramme erstellen
Jeder der einmal an einem Wahltag die Verteilung der Sitze in einem Parlament verfolgt hat, kennt sie, die Diagramme. Sie erlauben es, Zahlen anschaulich darzustellen. 8.1 Diagramm ber Werkzeugleiste ARBEITSSCHRITTE 1. Markieren Sie zunchst die Daten, die Sie in einem Diagramm grafisch darstellen mchten.

Vergessen Sie dabei nicht die Spalten und Zeilenberschriften. 2. klicken Sie auf die Objekt einfgenSchaltflche auf der Werkzeugleiste. 3. Daraufhin erscheint eine neue Leiste. 4. klicken Sie in dieser Leiste auf die DiagrammSchaltflche.

5. Statt des normalen Mauszeigers erscheint nun ein vernderter Zeiger, mit dem Sie die Position und Gre des Diagramms auf dem Arbeitsblatt festlegen knnen. 6. Bewegen Sie den Mauszeiger etwa an die Stelle des Arbeitsblattes, an der das Diagramm erscheinen soll. 7. Drcken Sie die linke Maustaste und halten Sie sie gedrckt. 8. Bewegen Sie den Mauszeiger von links oben nach rechts unten. Anhand der dabei entstehenden Positionslinie knnen Sie die Gre und die Lage Ihres Diagramms abschtzen.

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Diagramme erstellen

9. Lassen Sie die Maustaste wieder los. Gre und Lage des Diagramms lassen sich nachtrglich noch verndern. Nun hilft uns die AutoFormat DiagrammFunktion das Diagramm zu erstellen.

10.bernehmen Sie die vorgeschlagenen Werte und klicken Sie auf die WeiterSchaltflche. 11.Ein Auswahlfenster mit verschiedenen Diagrammtypen erscheint.

12.Whlen Sie den fr Ihre Zwecke geeigneten Diagrammtyp aus. 13.Drcken Sie die WeiterSchaltflche.

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Diagramme erstellen

14.Im nchsten Fenster lsst sich der gewhlte Diagrammtyp noch genauer bestimmen.

15.Whlen Sie eine entsprechende Diagrammvariante aus und entscheiden Sie, welche Gitternetzlinien angezeigt werden sollen.

16.klicken Sie auf die WeiterSchaltflche.

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Diagramme erstellen

17.Im letzten Fenster lassen sich nun individuelle Beschriftungen eintragen

18.Falls Ihr Diagramm eine berschrift oder die Achsen einen besonderen Titel bentigen, dann aktivieren Sie die Titel, indem Sie die kleinen Kstchen links neben den Textfeldern anklicken . Wenn sie aktiviert sind, erscheint ein kleines Hkchen. 19.Schreiben Sie einen passenden Text in die Textfelder 20.klicken Sie auf die FertigstellenSchaltflche. Sollten Sie mit dem Ergebnis nicht zufrieden sein, so knnen Sie das Diagramm nun bearbeiten.

8.2 Gre des Diagramms ndern ARBEITSSCHRITTE 1. klicken Sie mit der linken Maustaste auf Ihr Diagramm.

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Diagramme erstellen

2. Das Diagramm erscheint mit kleinen Markierungspunkten an den Ecken und den Rndern.

3. klicken Sie auf einen der Markierungspunkte und halten Sie die Maustaste gedrckt. Mit den Markierungspunkten an den Seiten lassen sich Hhe und Breite ndern. Mit den Markierungspunkten an den Ecken werden Hhe und Breite gleichzeitig gendert. 4. Bewegen Sie die Maus hin und her. Die neue Gre wird mit einer gestrichelten Linie vorangezeigt. 5. Lassen Sie die Maustaste wieder los, wenn das Diagramm die richtige Gre hat. Mchten Sie die Gre des Diagrammes proportional ndern, so halten Sie die Umschalttaste gedrckt, wenn Sie mit der Maus die Markierungskstchen verschieben. 8.3 Lage des Diagramms ndern ARBEITSSCHRITTE 1. klicken Sie mit der linken Maustaste auf Ihr Diagramm. 2. klicken Sie erneut einmal auf das Diagramm und lassen Sie die Maustaste gedrckt. Der Mauszeiger verndert sein Aussehen. 3. Bewegen Sie den Mauszeiger hin und her, das Diagramm folgt den Bewegungen. 4. Lassen Sie die Maustaste wieder los, wenn sich das Diagramm an der richtigen Stelle befindet.

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Diagramme erstellen

8.4 Diagramm bearbeiten Es gibt doch immer wieder etwas, was man verndern mchte. Dazu hlt OpenOffice.org/StarOffice eine ExtraWerkzeugleiste bereit, mit deren Hilfe man die meisten Komponenten des Diagramms bearbeiten kann. Die einzelnen Funktionen sind zum grten Teil selbsterklrend und werden daher nur kurz erlutert. Ich schlage vor, dass Sie einfach ein wenig damit herumexperimentieren.

Diese spezielle Werkzeugleiste erscheint aber nur dann, wenn Sie das Diagramm zunchst mit einem Doppelklick markiert haben. 8.5 Diagramme lschen ARBEITSSCHRITTE 1. klicken Sie einmal auf das Diagramm. 2. Jetzt noch die <Entf/Delete>Taste drcken und schon ist das Diagramm verschwunden.
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Spaltenbreite ndern

9 Spaltenbreite ndern
In der Voreinstellung sind die Spalten relativ schmal. Lngere Texte, Dez. Spaltenberschriften, passen manchmal nicht hinein und scheinen in die angrenzenden Zellen einzudringen, allerdings nur, wenn diese leer sind. Ansonsten wird der Text einfach abgeschnitten. Zahlen mit vielen Nachkommastellen verlieren, wenn sie nicht ganz in die Zelle passen, scheinbar ein paar Ziffern. Ganze Zahlen werden dagegen in Form einer mathematischen Meldung (11,1E016) oder als eine Folge von Doppelkreuzen oder Gartenhag (####) dargestellt, falls sie nicht gengend Platz haben. ARBEITSSCHRITTE 1. Setzen Sie den Mauszeiger auf die Trennlinie rechts vom Spaltenkopf. Er verndert sein Aus-

sehen.

2. Drcken Sie die linke Maustaste und halten Sie sie gedrckt. 3. Bewegen Sie die Maus nach links oder rechts. Die Spaltenbreite wird sich entsprechend der Bewegung vergrern oder verkleinern.

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Spaltenbreite ndern

4. Anhand einer dicken senkrechten Linie knnen Sie die Vernderung der Spaltenbreite verfolgen.

5. Ist die Spaltenbreite zu Ihrer Zufriedenheit verndert, dann lassen Sie die Maustaste wieder los. Auch wenn die Tabellenkalkulation scheinbar ber die Zelle hinausgehenden Text oder Zahlen abschneidet, die Information geht doch nicht verloren. Intern merkt sich das Programm den kompletten Inhalt. Sobald die Spalte entsprechend verbreitert ist, kommt er wieder zum Vorschein. Wenn Sie auf die Trennungslinie im Spaltenkopf schnell doppelklicken , wird die Breite automatisch auf den lngsten Eintrag dieser Spalte eingestellt. Genauso wie die Spaltenbreite lsst sich auch die Zeilenhhe verndern. Dazu muss der Mauszeiger auf die Trennungslinie unter die entsprechende Zeile gesetzt werden.

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Zellinhalte lschen

10 Zellinhalte lschen
Oje, da haben wir uns so groe Mhe gemacht, einem Tabellendokument den letzten Schliff zu geben, und dann wird uns gesagt, dass wir gewisse Teile wieder herausnehmen mssen. Da ein Tabellendokument aus unterschiedlichen Teilen wie Text, Tabelle oder Diagramm bestehen kann, muss es auch verschiedene Wege geben um sie zu entfernen. Ganz einfach: Soll eine Aktion whrend der Bearbeitung sofort rckgngig gemacht werden, so verwenden Sie die RckgngigSchaltflche. 10.1 Lschen und ndern von Text, Zahlen und Formeln ARBEITSSCHRITTE 1. Aktivieren Sie die Zelle, deren Inhalt Sie teilweise oder vollstndig lschen wollen. 2. Der Text erscheint in der Rechenleiste/Bearbeitungszeile

3. Klicken Sie mit der Maus einmal in die Rechenleiste. Der Cursor wird sichtbar. 4. ndern Sie den Zellinhalt oder lschen Sie ihn mit der Lsch/DeleteTaste. 5. Bettigen Sie die <Eingabe> oder die <Enter>Taste oder klicken Sie auf die bernehmenSchaltflche. 10.2 Lschen von Zeilen und Spalten ARBEITSSCHRITTE 1. Markieren Sie eine Zeile oder Spalte, indem Sie auf die entsprechende Zeilen oder Spaltenkpfe klicken. 2. ber Menleiste Bearbeiten Zellen lschen wird die Zeile oder Spalte gelscht. Eine schnellere Mglichkeit, an die Funktion Zellen lschen zu gelangen, bietet wieder die rechte Maustaste. 1. Markieren Sie wie oben eine Zeile oder Spalte. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Tabellendokument. Dabei erscheint ein neues Auswahlfenster. 3. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Eintrag Zellen lschen . Fertig! 10.3 Zeilen und Spalteninhalte lschen Diese Lschfunktion unterscheidet sich von der vorhergehenden dadurch, dass hierbei nicht die gesamte Zeile oder Spalte gelscht wird, sondern dass die Zeile oder die Spalte bestehen bleibt und nur der Inhalt gelscht wird. ARBEITSSCHRITTE 1. Markieren Sie eine Zeile oder Spalte
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Zellinhalte lschen

2. ber die Menleiste Bearbeiten Inhalten Sie lschen gelangen Sie in das Inhalten Sie lschen Dialogfenster, oder einfach nur die <Delete>Taste Drcken.

3. Klicken Sie auf den Eintrag ALLES lschen . 4. Mit einem weiteren Klick auf die OKSchalttaste wird die Funktion ausgefhrt. Sie haben auch die Mglichkeit, nur ganz bestimmte Inhalte aus einer Tabelle zu lschen . Nehmen wir an, es sollen Dez. nur alle Datumsangaben aus einer oder mehreren Zellen gelscht werden. Dann mssen Sie so lange auf die verschiedenen Eintrge klicken Sie, bis nur noch der Eintrag DATUM & ZEIT ein Hkchen besitzt. 10.4 Formate lschen Stellen Sie sich vor, Sie haben vor zwei Wochen mit Hilfe der AutoformatFunktion Ihrer Tabelle ein besonderes Aussehen verliehen. Dann stellen Sie jedoch fest, dass die ganzen Formatierungen das Lesen der Zahlen in der Tabelle erschweren, und Sie mchten die Tabelle doch ohne jede Formatierung erstellen.

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Zellinhalte lschen

ARBEITSSCHRITTE 1. Markieren Sie alle Spalten und Zeilen Ihrer Tabelle, bei denen die Formatierung gelscht werden soll.

2. ffnen Sie das Inhalten Sie lschen Dialogfenster. 3. Klicken Sie den Eintrag Formate an. Im Kstchen erscheint ein Hkchen. 4. Besttigen Sie Ihre Wahl mit einem Klick auf die OKSchaltflche.

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Formeln und Funktionen

11 Formeln und Funktionen


Mit OpenOffice.org/StarOffice lassen sich die kompliziertesten Berechnungen durchfhren. Dafr stellt das Programm jede Menge Funktionen zur Verfgung. Eine Funktion ist eine Art Formel, die sehr schnell Aufgaben lst. Sie kennst solche Funktionen bestimmt von Ihrem Taschenrechner. Die Anwendung der Funktionen ist berraschend einfach. Es muss lediglich der Name der Funktion in eine Zelle und die richtigen Argumente eingegeben werden. 11.1 Formeln eingeben Das Tolle einer Tabellenkalkulation ist, dass die Zellen nicht nur Daten in Form von Text oder Zahlen, sondern auch ganze Rechenoperationen enthalten knnen. Solche Ausdrcke knnen ganz einfach sein, wie etwa =A4+A5A6. Der Vorteil liegt darin, dass der Inhalt der Zellen gendert werden kann und sich das Rechenergebnis entsprechend anpasst, ohne dass immer wieder eine neue Berechnung erstellt werden muss. Wir wollen an dieser Stelle dieses Verfahren ben und bei unserem Tabellendokument TASCHENGELD die Summe der ersten drei Monat (des 1. Quartals) berechnen. ARBEITSSCHRITTE 1. ffnen Sie das Tabellendokument TASCHENGELD. 2. Fgen Sie rechts eine Spalte mit der Spaltenberschrift 1.QUARTAL ein. 3. Aktivieren Sie die erste Zelle unter der neuen Spaltenberschrift. 4. Klicken Sie einmal in die Rechenleiste und Schreiben Sie folgende Formel in das Textfeld. Bei diesen Koordinaten handelt es sich um die Taschengeldbetrge fr die Monate Januar, Februar und Mrz. Es kann sein, dass sich die Betrge in Ihrer Tabelle bei anderen Koordinaten befinden. Dann mssen Sie die Formel entsprechend ndern.

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5. Beenden Sie Ihre Eingabe mit der <Eingabe> oder <Enter>Taste oder mit einem Klick auf die bernehmenSchaltflche.

Sie knnen sich die Eingabe aller Berechnungsformeln ersparen, wenn Sie die Berechnung fr die erste Zelle ausfhren und dann das Markierungskstchen an der aktivierten Zelle anklicken , die Maustaste gedrckt halten und den Mauszeiger ber die anderen Zellen ziehen. 11.1.1 Prinzipielles Vorgehen beim Eingeben einer Funktion am Beispiel der Wenn - Funktion 11.1.1.1Funktionsweise einer Wenn - Funktion Eine Wenn-Funktion fragt eine von Ihnen definierte Bedingung ab. Wenn diese Bedingung (OpenOffice Calc nennt das Prfung) sich als wahr erweisen sollte, wird der Dann-Wert als Ergebnis ausgegeben, ansonsten der Sonst-Wert. Wenn-Funktionen sind die mit am hufigsten verwendeten Logik-Funktionen, weswegen der Autor auf diesen auch eine ganze Weile "herumreiten" wird. 11.1.1.2Eingabe einer Wenn - Funktion Um eine Wenn - Funktion eingeben zu knnen mssen Sie drei verschiedene Werte eingeben oder Ausdrcke definieren. Diese werden im folgenden Schritt fr Schritt erklrt: whlen Sie den Befehl Einfgen Funktion oder klicken Sie auf das entsprechende Icon. whlen Sie aus der rechten Spalte des Funktionsassistenten die Sorte von Funktion aus, mit der Sie arbeiten mchten. In unserem Fall heit die Sorte Logikfunktion. Sollte die gewnschte Funktion schon einmal verwendet worden sein, knnen Sie diese auch aus der Rubrik Zuletzt verwendet auswhlen. whlen Sie nun in der rechten Seite die Funktion aus, die Sie einsetzen mchten. Whlen Sie also hier die Wenn - Funktion. nun klicken Sie auf "Weiter" um in die Formeleingabe zu gelangen

hier werden Sie nach drei verschiedenen Werten gefragt, die Sie folgendermaen definieren:

bei Prfung geben Sie den Ausdruck ein, der berprft werden soll. Dies kann Dez. die Abfrage eines Feldes nach einem Wert sein (also a5=5). bei Dann - Wert geben Sie den Wert ein, der in der entsprechenden Zelle ausgegeben werden soll, wenn die Bedingung, die Sie unter Prfung definiert haben wahr ist.
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bei Sonst - Wert geben Sie den Wert ein, der in der entsprechenden Zelle ausgegeben werden soll, wenn die Bedingung nicht wahr ist. Hier kann alternativ auch eine neue Wenn - Funktion eingegeben werden, wenn mehrere Bedingungen miteinander zu verknpfen sind.

11.1.1.3Vergleichsoperatoren Insbesondere in Wenn - Funktionen wird hufig mit Vergleichsoperatoren gearbeitet. Diese vergleichen den Wert eines Feldes mit einem anderen. Die wichtigsten Vergleichsoperatoren sollen hier kurz vorgestellt werden: kleiner als (<)

grer als (>) gleich (=) kleiner oder gleich (<=) grer oder gleich (>=) ungleich (<>)

11.1.1.4Beispiel fr eine Wenn - Funktion Um das ganze etwas anschaulicher zu gestalten, folgt nun eine Beispielaufgabe, die Ihnen zunchst vorgemacht wird und die Sie dann bitte selbstndig und alleine lsen: Kopieren Sie dazu aus dem im Kurs definierten Netzlaufwerk die Datei wenn1.xls in Ihr Verzeichnis. ffnen Sie die Datei per Doppelklick auf den Dateinamen direkt aus Ihrem Verzeichnis. Diese Datei ist die Preis- und Rechnungskalkulation fr einen Einkaufsservice, wie es ihn in den USA auch in kleineren Orten und lndlichen Gebieten gibt, und der in der Service - Wste Bundesrepublik sicherlich auch gute Chancen htte. Der Preis, den der Kunde fr diesen Service zu zahlen hat ist abhngig vom Wert der Waren die er bestellt. Als Mindestwert soll der Kunde jedoch DM 5,- fr diesen Service zahlen mssen. In einem ersten Schritt gehen wir davon aus, dass er ansonsten 10% des Warenwertes zu bezahlen hat. Hieraus wrde sich folgende Definition ergeben: bei Preisen bis DM 50,- einschlielich zahlt der Kunde DM 5,- an Liefergebhr bei Preisen ab DM 50,- zahlt der Kunde 10% vom Warenwert. Dies "packen" wir folgendermaen in eine Wenn - Funktion: fr Prfung geben wir an "b4 <= 50", da der erste Warenwert im Feld B4 steht

fr Dann - Wert geben wir "5" ein, da wir ja immer DM 5,- einnehmen wollen

fr Sonst - Wert geben wir "b4 * 10%" ein (aha, OpenOffice Calc kann also durchaus Prozentrechnen), da wir in Fllen, wo der Warenwert grer als 50 ist, 10% des Warenwertes kassieren mchten. Vollziehen Sie die oben dargestellte Aufgabe nach und berechnen Sie in der Spalte D die jeweiligen Gesamtpreise. In einem weiteren Schritt sollen nun die Preise je nach Menge etwas reduziert werden, da ja hier fr uns als Lieferanten auch ein Spareffekt auftritt. Bei Warenwerten ab DM 100,- soll der Lieferpreis nur noch 8% des Warenwertes betragen, bei Warenwerten ab DM 200,- nur noch 6% des Warenwertes. Hierdurch soll ein Mengenrabatt zustande kommen. Bitte bedenken Sie, dass bei verschachtelten Wenn - Funktionen die jeweils restriktivste Bedingung ganz vorne in der Verschachtelung stehen muss, da diese sonst nicht mehr bercksichtigt wird.
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Die bisherige Funktion aus Feld c4 lschen Sie und geben eine neue Wenn - Funktion ein. Diese sollte folgende Elemente enthalten: fr Prfung geben wir wieder den Ausdruck "b4 < 50" ein.

fr Dann Wert wird der Wert 5 definiert

bei Sonst - Wert soll nun eine neue Wenn - Funktion eingegeben werden. Klicken Sie hierzu auf den Drop-down-Pfeil in der Bearbeitungszeile (steht neben Wenn) => es erscheint eine neue Eingabemaske fr die zweite Wenn Funktion; sie arbeiten in einer sogenannten verschachtelten Funktion, was Sie in der Bearbeitungszeile beobachten knnen in dieser zweiten Wenn - Funktion definieren wir nun, was passiert, wenn der Wert von b4 ber 50 liegt: bei Prfung geben Sie bitte "b4 < 200" ein

bei Dann - Wert geben Sie den Wert "b4 * 8%" ein bei Sonst - Wert geben Sie den Wert "b4 * 6%" ein

Hierdurch ist es gelungen, drei verschiedene Bedingungen mit zwei Wenn - Funktionen zu koppeln. Stellen Sie die Tabelle so um, dass folgende Bedingungen erfllt werden: Bei Warenwerten ab DM 100,- soll der Lieferpreis nur noch 7% des Warenwertes betragen, bei Warenwerten ab DM 200,- nur noch 5,5% des Warenwertes. Die Mindestgebhr fr unseren Service soll nach wie vor bei DM 5,- bleiben. 11.2 Durchschnittsberechnung Ende Semester: Zeit fr die Zensuren. Wir mchten den Durchschnitt fr die einzelnen Fcher errechnen. Wir erinnern uns: Der Durchschnitt wird berechnet, indem man die Werte addiert und dann durch ihre Anzahl dividiert. Genau dies macht die Funktion Mittelwert. Wir wollen an diesem Beispiel den Notendurchschnitt fr verschiedene Fcher errechnen. Fertigen Sie dazu zunchst ein neues Tabellendokument mit folgendem Inhalt an:

ARBEITSSCHRITTE 1. Speichern Sie das Tabellendokument unter dem Namen Notenurchschnitt ab.
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2. Aktivieren Sie die Zelle mit der Koordinate B10. 3. Tippen Sie in B10: =Mittelwert(b4:b8) und Drcken Sie die <Eingabe/Enter>Taste. Fr die Berechnung der anderen Notendurchschnitte nutzen wir die AutomatikFunktion von OpenOffice. 4. Klicken Sie das kleine Markierungskstchen der aktivierten Zelle mit der Maus an und halten Sie die Taste gedrckt. 5. Fahren Sie mit der Maus nach rechts bis der rote Rahmen die letzte zu berechnende Spalte erreicht hat und lassen Sie die Maustaste wieder los. 11.3 Statistische Funktionen Nehmen wir an, wir veranstalten einen Marathonlauf haben nun alle Laufzeiten der Teilnehmenden erfasst. Uns interessieren von den vielen Lufern die Zeit des schnellsten und die Zeit des langsamsten Lufers, der Durchschnitt aller Zeiten und die Anzahl aller Teilnehmenden. Und eine Rangliste mchten wir auch ausdrucken. In OpenOffice.org/StarOffice helfen uns die Funktionen MAX, MIN, ANZAHL und MITTELWERT.

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ARBEITSSCHRITTE

Erstellen Sie ein Tabellendokument wie oben beschrieben und speichern Sie es unter dem Namen MARATHON ab. Die Tabellenkalkulation merkt, dass es sich bei den Zahlen um Zeiten handelt und formatiert die Zellen entsprechend. Sie knnen jedoch auch von Hand das Zahlenformat anpassen: 11.3.1 Laufzeit berechnen Die gelaufenen Zeiten erhalten wir, wenn wir die Startzeit von der Zielzeit subtrahieren. ARBEITSSCHRITTE 1. Aktivieren Sie die Zelle D5. Falls Sie Ihre Tabelle an eine andere Stelle gesetzt haben, mssen Sie die Koordinaten entsprechend ndern. 2. Subtrahieren Sie nun den Inhalt der Zelle C5 von der Zelle B5. Tragen Sie dazu die Formel

=C5B5 in die Eingabezeile der Rechenleiste ein.

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3. Drcken Sie die <Eingabe> oder <Enter>Taste und der berechnete Betrag wird in die aktivierte Zelle eingetragen.

11.3.2 Niedrigsten Wert ermitteln Auch wenn es etwas verwirrend klingt, wir wollen hier natrlich die schnellste Zeit ermitteln. Dafr bentigen wir eben den geringsten Wert aus der Spalte ZEIT. ARBEITSSCHRITTE 1. Aktivieren Sie die Zelle rechts neben dem Eintrag SCHNELLSTE ZEIT:. 2. Formatieren Sie die Zelle, so dass der Eintrag im Zeitformat erscheint. 3. Schreiben Sie folgende Funktion in die Eingabezeile der Rechenleiste.

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4. Drcken Sie die <Eingabe> oder <Enter>Taste.

11.3.3 Hchsten Wert ermitteln ARBEITSSCHRITTE 1. Aktivieren Sie die Zelle rechts neben dem Eintrag Langsamste Zeit:. 2. Whlen Sie als Zahlenformat Zeit. 3. Schreiben Sie folgende Funktion in die Eingabezeile der Rechenleiste.

4. Klicken Sie auf die <Eingabe> oder <Enter>Taste. 11.3.4 Mittelwert errechnen Jetzt wollen wir die Durchschnittszeit aller Luferinnen und Lufer berechnen.

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ARBEITSSCHRITTE 1. Aktivieren Sie die Zelle rechts neben dem Eintrag Durchschnitt. 2. Whlen Sie als Zahlenformat Zeit. 3. Schreiben Sie folgende Funktion in die Eingabezeile der Rechenleiste.

11.3.5 Anzahl (der Luferinnen und Lufer) ermitteln ARBEITSSCHRITTE 1. Aktivieren Sie die Zelle rechts neben dem Eintrag Anzahl der Lufer: 2. Schreiben Sie folgende Funktion in die Eingabezeile der Rechenleiste.

Als Koordinaten mssen Sie die Zellen angegeben, die berechenbare Werte (also Zahlen oder Zeiten) enthalten. Beim Versuch die Namen in der Spalte A zu zhlen, erhalten Sie stets den Wert 0.

12 Mit Prozenten rechnen


Haben Sie ein Sparkonto bei einer Bank oder der Post? Fr das Kapital erhalten Sie ja Ende des Jahres (einen mageren) Zins gutgeschrieben. In den folgenden Aufgaben werden wir das Rechnen mit Zinsen mit der Tabellenkalkulation ben. 12.1 Die Jahreszinsformel Die Zinsformel fr den Jahreszins lautet:

z=k x

p 100

Dabei bedeuten:

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Mit Prozenten rechnen

z Zins k Kapital p Zinssatz (Prozent)

Wir mchten nun den Jahreszins fr ein Kapital von 2350 bei einem Zinssatz von 2% ausrechnen. ARBEITSSCHRITTE Die folgende Tabelle zeigt eine mgliche Lsung:

12.2 Die erweiterte Zinsformel Mchten wir Zinsen nicht nur fr ein ganzes Jahr , sondern auch fr eine bestimmte Dauer in Tagen berechnen, so lautet die Formel:

z=

k x p x d 100 x 360

d bedeutet Dauer in Tagen

Beachten Sie, dass nicht alle Monate 30 Tage haben!

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Mit Prozenten rechnen

ARBEITSSCHRITTE Eine mgliche Lsung ist hier abgebildet:

Wahrlich ein horrender Zinssatz!

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Tabellen verknpfen

13 Tabellen verknpfen
In diesem Kapitel wollen wir ben, wie man Daten aus verschiedenen Tabellenblttern in einem neuen Arbeitsblatt zusammenfassen und berechnen kann. Dazu versetzen wir uns in die Rolle eines Mitarbeitenden einer Autovermietung. Zunchst mssen wir die Quartalstabellen erstellen, aus denen wir zum Schluss eine aussagekrftige Jahresstatistik mit einem Diagramm berechnen wollen. 13.1 Tabellen erstellen und verknpfen 13.1.1 QuartalsTabellen erstellen ARBEITSSCHRITTE Sie knnen gleich am PC mitarbeiten und das Erklrte nachmachen. 1. Erstelle ein neues Tabellendokument. Auf der ersten Tabelle erfassen wir das erste Quartal,

also die Monate Januar, Februar und Mrz. 2. Wechseln Sie nun auf die zweite Tabelle durch einen Klick auf die Registerzunge 3. Schreiben Sie nun auf der zweiten Tabelle die folgende Tabelle ab:

4. Wechseln Sie jetzt auf die dritte Tabelle und tippen folgendes

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Tabellen verknpfen

5. Gehen Sie nun auf die vierte Tabelle. Wenn Sie keine Registerzunge fr eine vierte Tabelle haben, so klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Registerzunge und Whlen Sie oben Einfgen ...: 6. Jetzt knnen Sie das vierte Quartal Schreiben

13.1.2 QuartalsTabellen verknpfen 1. Auf der fnften Tabelle mchten wir nun die Jahresstatistik erstellen. Vielleicht mssen Sie wieder eine Tabelle einfgen, wie im Punkt 5 beschrieben. 2. Jetzt mchten wir die Zahlen aus den Quartalstabellen in die Jahresstatistik bernehmen. 1. Klicken Sie in die Zelle B10. 2. Tippe ein Gleichheitszeichen. 3. Klicken Sie jetzt auf die Registerzunge Tabelle1 und auf die Zelle E4 (Dschwo/Januar) und Drcken Sie <Enter> 4. In der Zelle B10 steht jetzt: =Tabelle1.E4 3. Verknpfen Sie auf diese Weise die Zellen B10 bis E12 auf der Tabelle5 mit den entsprechenden Zellen auf den Quartalstabellen (Tabelle1 bis Tabelle4).

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Tabellen verknpfen

Hier finden Sie die fertige Jahrestabelle:

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Verwalten von Daten mit der Datenbankfunktion

14 Verwalten von Daten mit der Datenbankfunktion


OpenOffice Calc bietet fr viele Bereiche auch eine vllig ausreichende Datenbankfunktionalitt, so dass viele Standardaufgaben erledigt werden knnen, ohne zum Teil sehr aufwendige Datenbankprogramme erlernen zu mssen. Im Rahmen dieses Kurses kann sich natrlich nur auf Grundfunktionen beschrnkt werden. 14.1 Grundstzliches Beinahe jede OpenOffice Calc - Tabelle lsst sich auch als Grundlage fr Datenauswertungen verwenden. Sie sollte lediglich so gestaltet sein, dass die Spaltenberschriften (also auf Datenbankisch gesprochen die Feldbezeichnungen) oberhalb des auszuwertenden Bereiches stehen. Die Spaltenberschriften werden Felder genannt. Die Eintrge in den Zeilen sind die Datenstze. 14.1.1 Zeilen oder Spalten fixieren (= immer anzeigen) Insbesondere bei lngeren Tabellen kann es sinnvoll sein, sich eine berschrift immer anzeigen zu lassen, auch wenn der Text weitergerollt wird. Dies erreichen Sie dadurch, dass Sie die Zeile unterhalb der berschrift markieren und dann den Befehl Fenster - Fixieren aufrufen. Dies funktioniert nicht nur fr Zeilen sondern auch fr Spalten. 14.2 Daten sortieren Um eine einfach Sortierung der Daten zu erhalten gehen Sie wie folgt vor: klicken Sie in den Feldnamen, nach dem Sie sortieren mchten

whlen Sie den Befehl Daten Sortieren und definieren Sie bis zu drei Sortierkriterien noch schneller erreichen Sie eine Sortierung nach nur einem Kriterium, indem Sie eine beliebige Zelle in der Spalte des entsprechenden Kriteriums markieren und die Schaltflchen A-Z bzw. Z-A anklicken

14.3 Daten eingeben, verndern und suchen ber Datenbankmasken Datenbankmasken ermglichen einen schnellen Zugriff auf Ihre Daten in einem bersichtlichen Layout. Um eine Datenbankmaske zu erhalten markieren Sie die entsprechende Datentabelle inklusive der berschriften. Whlen Sie den Menpunkt Daten Maske aus. Sie erhalten eine Datenbankmaske die es Ihnen ermglicht, Werte leicht einzugeben, zu lschen oder zu verndern. Sie knnen den vorherigen oder nchsten Datensatz suchen oder ber die Suchkriterien einfache Suchen definieren. Hier werden dann nur die Daten angezeigt, die dem oder den Suchkriterien entsprechen. 14.4 Komplexes Suchen ber Auto - Filter Um Komplexe Suchen auszufhren verwenden Sie den sogenannten Autofilter oder definieren einen eigenen Filter. Da der Autofilter in den meisten Fllen ausreicht, wird dieser hier besonders erlutert: markieren Sie die gesamte Datentabelle (mit den berschriften) whlen Sie den Menpunkt Daten Filter Autofilter => die Spaltenberschriften erhalten ein Pull-down-Men Um nun nach einem speziellen Kriterium zu suchen, klicken Sie das Pull-down-Men der entsprechende berschrift an. Hier knnen Sie eine Auswahl aus den zur Verfgung stehenden Eintrgen werden. Definieren Sie in mehr als eine Feld Suchkriterien, so erhalten Sie als Ergebnis nur diejenigen Eintrge, die beiden Kriterien gehorchen (logische UND - Verknpfung) um nach mehr als einem Kriterium derselben Sorte von Daten zu suchen, whlen Sie im ent Seite 47

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Verwalten von Daten mit der Datenbankfunktion

sprechenden Feld Benutzerdefiniert. Hier knnen nun bis zu zwei Suchkriterien mit logischem UND (beide Kriterien mssen erfllt sein) oder logischem ODER (eins der Kriterien muss erfllt sein)

die beiden letzten erluterten Techniken lassen sich miteinander kombinieren, wodurch sich auch komplexere Suchoperationen definieren lassen Sie lschen Sucheintrge durch Auswhlen des Menpunktes Daten - Filter - Alle anzeigen Kopieren Sie die Datei daten1.sxc vom Netzlaufwerk in Ihr Verzeichnis auf dem Laufwerk c: und ffnen Sie es dort. Suchen Sie in der Tabelle nach allen Mercedes mit mehr als 100 PS. In einer nchsten Suche suchen Sie bitte alle VW Golf. In einer kombinierten Suche sollen alle Opel und alle Jaguar angezeigt werden.

14.5 Noch komplexeres Suchen ber Spezialfilter Neben dem gngigen Auto - Filter knnen Sie auch einen Spezialfilter definieren, der dann auch sehr komplexe Suchfunktionen aufnehmen kann. Fr einen Spezialfilter sind folgende Vorarbeiten zu leisten: kopieren Sie Ihre berschriften in einen neuen Spaltenbereich dieser sollte genug Zeilen unterhalb der berschrift besitzen, um auch komplexere Suchabfragen zu definieren. Um einen Spezialfilter zu setzen whlen Sie den Befehl Daten - Filter - Spezialfilter. Da wir die Liste an Ort und Stelle bearbeiten wollen, geben wir bei Vorgang "Liste an gleicher Stelle kopieren" ein. Weiter wird folgendermaen vorgegangen: definieren Sie in dem neuen Spaltenbereich alle Suchkriterien, die Sie vergeben mchten. wenn Sie in einer Spalte verschiedene Werte einsetzen, so gilt das als ODER - Verknpfung wenn Sie in einer Zeile mehrere Werte eingeben, so gilt das als UND - Verknpfung geben Sie bei Listenbereich den Zellbereich ein, indem Ihre Datentabelle steht (dies knnen Sie auch dadurch erreichen, dass Sie in die Zeile Listenbereich klicken und dann mit der Maus den entsprechenden Zellbereich markieren). geben Sie bei Kriterienbereich den Zellbereich ein, indem Ihre Suchkriterien zu finden sind (auch hier kann mit der Maus definiert werden). zum Start der Suche klicken Sie auf OK

in Ihrem Listenbereich werden nun nur die Daten angezeigt, die Ihren Suchkriterien die Sie im Kriterienbereich definiert haben, entsprechen die Suche lschen Sie, indem Sie Daten - Filter - Alle anzeigen whlen

Achtung: Das Men Daten Filter funktioniert nicht, wenn Sie sich innerhalb des Listen- oder Kriterienbereiches befinden Suchen Sie mit dem Spezialfilter aus der Datei daten1.sxc alle VW jnger 1989 und alle Mercedes mit mehr als 110 PS in einer Suche.

14.6 Arbeiten mit Teilergebnissen Mit Teilergebnissen lassen sich auch groe Dokumente bersichtlich gestalten, da automatisch auch eine Gliederung vorgenommen wird. Wenn Sie einen Filter auf eine Tabelle mit Teilergebnissen anwenden, so werden auch die Zwischensummen korrekt angepasst (was wohl insbesondere Leute, die schon mal Buchfhrung gemacht haben zu schtzen wissen). Um Teilergebnisse zu erhalten gehen Sie folgendermaen vor:
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markieren Sie die Tabelle, fr die Sie Teilergebnisse erhalten wollen whlen Sie den Befehl Daten Teilergebnisse geben Sie an, nach welchem Feld Sie gruppieren wollen geben Sie an, was in welchem Feld gerechnet werden soll

Nach OK erhalten Sie auf der linken Seite Ihrer Tabelle eine Glierderungsansicht. In der Tabelle sind zustzliche Felder mit Teil- und Gesamtergebnissen unter Verwendung der Funktion Teilergebnis erstellt worden. Wenn Sie nun nach einem Namen Filtern, wird das entsprechende Teilergebnis automatisch angepasst. 14.7 Arbeiten mit dem Daten-Piloten Der Daten-Pilot ermglichen eine sehr kompakte Auswertung von Feldern, die Datenbankcharakter haben. Hierbei ist es mglich, ein Kriterium nach mehreren anderen Kriterien auswerten zu lassen. So kann beispielsweise der Umsatz in Abhngigkeit von Wohnort und Namen definiert werden. Wenn eine Daten-Pilot-Tabelle erzeugt wird, sollte darauf geachtet werden, dass diese nicht zu komplex ausfllt. Um eine Daten-Pilot-Tabelle zu erstellen whlen Sie den Befehl Daten Daten-Pilot. Anschlieend gehen Sie wie folgt vor: Whlen Sie, woraus Ihre Daten-Pilot-Tabelle erstellt werden soll

Definieren Sie die Datenquelle genauer in dem Sie den Tabellenbereich whlen

Durch Hereinziehen der Felder knnen Sie nun angeben, welche Felder wo in Ihrer PivotTabelle auftauchen sollen (beachten Sie, dass in den Datenbereich nur Felder gezogen werden, die sich auch irgendwie berechnen lassen. Zum Schluss definieren Sie, wo Ihre Daten-Pilot-Tabelle gespeichert werden soll.

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Hinweise

15 Hinweise
Dieses Buch ist fr den gesamten deutschsprachigen Raum gedacht und versucht die Rechtschreibung und einige Formulierungen fr alle deutschsprachigen Lnder zu bercksichtigen. Basiert teilweise auf dem StarOfficeWorkbook Version 4 von Hartmut Braun. Es wurde von Rdiger Luthin aus der unten stehenden Basis aufbereitet und fr verschiedene OpenOffice Seminare erweitert. Das Buch unterliegt der GNU Free Documentation Licence Quelle dieses Dokumentes: www.teamcomputing.ch Die deutschsprachige Website von OpenOffice.org http://de.openoffice.org/ Die deutschsprachigen Websites zu StarOffice www.sun.ch/staroffice www.sun.de/staroffice Daniel Dahinden www.teamcomputing.ch dahinden@teamcomputing.ch 21.2.2003 Mitarbeit von Marco Huggenberger, OpenOffice.org Developer Dieses Buch wurde mit OpenOffice.org 1.1.1

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Version 1.1, March 2000 Copyright (C) 2000 Free Software Foundation, Inc. 59 Temple Place, Suite 330, Boston, MA 021111307 USA Everyone is permitted to copy and distribute verbatim copies of this license document, but changing it is not allowed. 0. PREAMBLE The purpose of this License is to make a manual, textbook, or other written document "free" in the sense of freedom: to assure everyone the effective freedom to copy and redistribute it, with or without modifying it, either commercially or non commercially. Secondarily, this License preserves for the author and publisher a way to get credit for their work, while not being considered responsible for modifications made by others. This License is a kind of "copyleft", which means that derivative works of the document must themselves be free in the same sense. It complements the GNU General Public License, which is a copyleft license designed for free software. We have designed this License in order to use it for manuals for free software, because free software needs free documentation: a free program should come with manuals providing the same freedoms that the software does. But this License is not limited to software manuals; it can be used for any textual work, regardless of subject matter or whether it is published as a printed book. We recommend this License principally for works whose purpose is instruction or reference. 1. APPLICABILITY AND DEFINITIONS This License applies to any manual or other work that contains a notice placed by the copyright holder saying it can be distributed under the terms of this License. The "Document", below, refers to any such manual or work. Any member of the public is a licensee, and is addressed as "you". A "Modified Version" of the Document means any work containing the Document or a portion of it, either copied verbatim, or with modifications and/or translated into another language. A "Secondary Section" is a named appendix or a frontmatter section of the Document that deals exclusively with the relationship of the publishers or authors of the Document to the Documents overall subject (or to related matters) and contains nothing that could fall directly within that overall subject. (For example, if the Document is in part a textbook of mathematics, a Secondary Section may not explain any mathematics.) The relationship could be a matter of historical connection with the subject or with related matters, or of legal, commercial, philosophical, ethical or political position regarding them. The "Invariant Sections" are certain Secondary Sections whose titles are designated, as being those of Invari ant Sections, in the notice that says that the Document is released under this License. The "Cover Texts" are certain short passages of text that are listed, as FrontCover Texts or BackCover Texts, in the notice that says that the Document is released under this License. A "Transparent" copy of the Document means a machinereadable copy, represented in a format whose specification is available to the general public, whose contents can be viewed and edited directly and straightforwardly with generic text editors or (for images composed of pixels) generic paint programs or (for drawings) some widely available drawing editor, and that is suitable for input to text formatters or for automatic translation to a variety of formats suitable for input to text formatters. A copy made in an otherwise Transparent file format whose markup has been designed to thwart or discourage subsequent modification by readers is not Transparent. A copy that is not "Transparent" is called "Opaque".

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M. Delete any section entitled "Endorsements". Such a section may not be included in the Modified Version. N. Do not retitle any existing section as "Endorsements" or to conflict in title with any Invariant Section. If the Modified Version includes new frontmatter sections or appendices that qualify as Secondary Sections and contain no material copied from the Document, you may at your option designate some or all of these sections as invariant. To do this, add their titles to the list of Invariant Sections in the Modified Versions license notice. These titles must be distinct from any other section titles. You may add a section entitled "Endorsements", provided it contains nothing but endorsements of your Modified Version by various partiesfor example, statements of peer review or that the text has been approved by an organization as the authoritative definition of a standard. You may add a passage of up to five words as a FrontCover Text, and a passage of up to 25 words as a Back-Cover Text, to the end of the list of Cover Texts in the Modified Version. Only one passage of FrontCover Text and one of BackCover Text may be added by (or through arrangements made by) any one entity. If the Document already includes a cover text for the same cover, previously added by you or by arrangement made by the same entity you are acting on behalf of, you may not add another; but you may replace the old one, on explicit permission from the previous publisher that added the old one. The author(s) and publisher(s) of the Document do not by this License give permission to use their names for publicity for or to assert or imply endorsement of any Modified Version. 5. COMBINING DOCUMENTS You may combine the Document with other documents released under this License, under the terms defined in section 4 above for modified versions, provided that you include in the combination all of the Invariant Sections of all of the original documents, unmodified, and list them all as Invariant Sections of your combined work in its license notice. The combined work need only contain one copy of this License, and multiple identical Invariant Sections may be replaced with a single copy. If there are multiple Invariant Sections with the same name but different contents, make the title of each such section unique by adding at the end of it, in parentheses, the name of the original author or publisher of that section if known, or else a unique number. Make the same adjustment to the section titles in the list of Invariant Sections in the license notice of the combined work. In the combination, you must combine any sections entitled "History" in the various original documents, forming one section entitled "History"; likewise combine any sections entitled "Acknowledgements", and any sections entitled "Dedications". You must delete all sections entitled "Endorsements." 6. COLLECTIONS OF DOCUMENTS You may make a collection consisting of the Document and other documents released under this License, and replace the individual copies of this License in the various documents with a single copy that is included in the collection, provided that you follow the rules of this License for verbatim copying of each of the documents in all other respects. You may extract a single document from such a collection, and distribute it individually under this License, provided you insert a copy of this License into the extracted document, and follow this License in all other respects regarding verbatim copying of that document. 7. AGGREGATION WITH INDEPENDENT WORKS A compilation of the Document or its derivatives with other separate and independent documents or works, in or on a volume of a storage or distribution medium, does not as a whole count as a
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