Controle de Avano Fsico Wagner Cruz Drumond 1.

Apresentao Este artigo tcnico tem como objetivo propor possveis solues para minimizar o problema de mudana constante do percentual (%) de avano fsico (planejado/realizado) de um projeto em um mesmo perodo de tempo onde a mtrica escolhida para acompanhamento o A1 equivalente e a quantidade de atividades chega a milhares. Esta mtrica muito usada em empresas de engenharia consultiva. Ser utilizado um projeto real de uma empresa prestadora de servios de consultoria de engenharia, porm o nome ser oculto pelo fato de possuir informaes confidenciais. Apenas para conhecimento, o projeto aqui estudado visa elaborao de documentos e desenhos que sero usados pela contratante na construo de toda a estrutura de Minerao (explorao, processamento). O mesmo possui 8000 atividades apenas no projeto detalhado totalizando 11.000 A1 equivalente distribudo entre desenhos e documentos. 2. Introduo Como em todo projeto aps apresentao do escopo cria-se a EAP (estrutura analtica do projeto) que dividida em pacotes de trabalho. Aps esta etapa, so definidas as atividades do projeto onde cada uma delas representa a emisso de um desenho (isomtrico, arranjo e detalhe tpico) ou documento (Proposta Tcnica, Memorial Descritivo, Desenhos de Fornecedor, Requisio Tcnica, etc.). Neste momento os engenheiros contratados estimam quantos documentos e desenhos sero necessrios para a sua Disciplina executar o projeto, bem como a quantidade de folhas de cada um e suas respectivas duraes. Os formatos dos desenhos so geralmente escolhidos pela contratante (Isomtrico_A3, Arranjos_A1, etc.) e os documentos seguem o padro em formato A4. Aps estas definies a empresa contratada estima a quantidade de homens hora a serem utilizadas em cada atividade mencionada acima. Como a mtrica escolhida para controle do avano do projeto o A1 equivalente, a figura 2.1 nos mostra como obter a equivalncia entre os formatos de desenhos e documentos para resumir em apenas uma nica medida.

Apenas como exemplo, se tivssemos um desenho de cada formato mencionado acima teramos um total de 3, 875 A1 equivalente para o projeto. Aps esta etapa as atividades e seus respectivos prazos, custos, recursos e dependncias so lanados no Software de gerenciamento e obtemos o cronograma. A tabela 2.2 mostra alguns exemplos de atividades, seus respectivos A1 equivalentes e tempo necessrio para concluso.

Todos os documentos e desenhos so lanados em um Software que controla suas revises e respectivos avanos durante a execuo do projeto. Inicialmente so lanados na Reviso “A--" o que significa que ainda no foram iniciados. medida que vo sendo revisados avanam em revises “Alfabticas” ate serem aprovados, momento que passam a utilizar revises “Numricas”. As figuras 2.3 e 2.4 demonstram como feito o avano para o projeto estudado e exemplos de documentos com suas respectivas revises.

Atravs de medies mensais, calcula-se o percentual de avano para formulao da cobrana para recebimento parcela varivel negociada no projeto. 3. Controle do avano fsico do projeto Durante o processo de planejamento, a equipe do projeto, no plano das comunicaes, informa como, quando e para quem as informaes sero transmitidas, momento em que se cria a planilha para controle Fsico. As Figuras 3.1 e 3.2 exemplificam uma planilha de controle de avano e o grfico resumo, respectivamente.

Como informado anteriormente, os dados para alimentar a planilha de avano do projeto estudado vm de uma exportao para Excel do software de gerenciamento de documentos. Uma “Linha de Base” gravada na planilha. Logo abaixo temos uma linha de “Planejado” e outra de “Real”. Teoricamente a “Linha de Base” e “Planejado” seriam iguais, mas neste caso a linha de planejado funciona como um espelho da situao do GED. O motivo da criao de duas linhas (base/planejado) se d pelo fato de que neste tipo de projeto, os documentos muitas vezes so emitidos com quantidades diferentes de paginas, o que altera os valores de A1 eq. planejado no necessariamente alterando a quantidade de documentos. Fazendo o controle por quantidade de documentos, no seria preciso gravar estas duas linhas porem a analise ficaria com deficincia uma vez que no seria possvel saber o real trabalho utilizado para a concluso da atividade. Seria o mesmo que dizer que elas utilizariam o mesmo esforo. Ao fim de cada perodo, a linha de planejado alimentada com a situao atual do GED e em seguida so inseridos os avanos no campo “Real”, conforme a figura 3.3.

Na Figura 3.3 vimos que a disciplina Eng. Civil tem 20, 30 e 60 A1 eq. previsto para junho, julho e agosto de 2007 respectivamente. sabido que a disciplina planejou 2015 A1 eq. para a concluso do projeto. A figura 3.4 mostra a planilha j com os valores reais.

4. Analise do avano Fsico Aps a incluso do realizado, vimos que o desvio preenchido. Neste caso a disciplina esta em dia com as metas, pois os desvios esto zerados. Vamos supor que um dos documentos foi emitido pela primeira vez em Junho, mas foi emitido novamente (reviso) em dezembro alterando a quantidade de paginas. Levando em conta que a lista retirada do programa de gerenciamento de documentos e que a linha “planejado” alimentada semanalmente, vamos ter uma variao do documento previsto para junho. A figura 3.5 mostra este resultado.

Olhando apenas para o grfico, vimos que a disciplina que em junho estava em dia agora aparece como atrasada, 0,1%. Isto se da porque o campo real lanado no perodo da data em que foi emitido e qualquer alterao em algum documento reflete no perodo em que ele foi previsto. Assim, sempre que um documento for emitido com pesos diferentes do planejado, ele vai alterar o

total de A1 previsto e conseqentemente as porcentagens de avano de datas passadas que deveriam manter-se fixas. Se ao Final de um perodo “X” tivermos um aumento de 200 A1 equivalente no previsto da Engenharia Civil, seja por aumento de paginas ou quantidade de documentos, teramos um total de 2245 A1. Fazendo a conta para obter a porcentagem do ms de junho (que j foi efetuado) teramos: 20 A1 realizado / 2215 A1 previsto = 0,9 (anteriormente este ms possua 1% de avano para a disciplina eng. Civil). Vimos que o avano diminuiu para um perodo j passado conforme a Figura 3.6

5. Solues Uma possvel soluo para este problema a incluso de um pulmo ao final do projeto. Este pulmo ser usado quando alguma atividade for includa ou retirada do projeto ou quando a quantidade de paginas alterar A utilizao do pulmo segue o seguinte critrio: quando se cria uma nova atividade, retira-se o equivalente a ela do pulmo e quando se exclui uma atividade deve-se incluir o valor no pulmo. Isto congelaria a quantidade de A1 equivalente total de um projeto e tambm para o total da disciplina, porm as quantidades em um determinado perodo de tempo poderiam sofrer alterao. Caso este perodo j possua avano (perodo realizado) ao acontecer o fato acima mencionado, teramos um grfico alterando constantemente de percentagem, o que no aconselhado, pois teramos um mesmo perodo de tempo com vrios avanos no decorrer do projeto. Uma soluo eficaz, e a que parece ser o mais real, seria o congelamento do planejado e tambm dos pesos das atividades. O congelamento do planejado faria com que a porcentagem de avanos passados no variasse com o tempo, nem mesmo com incluso ou retirada de documentos e o congelamento dos pesos no fariam o projeto sofrer com as possveis alteraes de numero de paginas. Poderamos chegar s seguintes concluses: Se o projeto for finalizado com o percentual acima de 100% (no Campo REAL) significa que a quantidade de A1 foi acima do planejado e se for abaixo significa que a quantidade de A1 para finalizar o projeto foi menor. Esta seria uma soluo eficaz para congelar a porcentagem de avano das datas j realizadas. Estas so algumas das solues para o problema proposto, porem outras analises podem ser feitas, pois cada projeto tem suas necessidades prprias devendo ser estudado caso a caso. 6. Concluso Com isto, conclui-se que devemos ter cuidado ao planejar o controle de avano fsico de um projeto atentando para a forma em que as informaes aparecero nos grficos e que a mtrica A1 equivalente deve ser bem estudada para cada projeto. Em projeto mais complexo, o congelamento dos pesos dados no planejamento e tambm da coluna de planejado mostra uma boa alternativa para a estabilidade das informaes. O planejamento de um pulmo pode ser favorvel quando a empresa optar pela variao do campo “Planejado” onde o que se leva em conta a quantidade de paginas e no o peso do documento. O grfico de avano fsico de um projeto pode ser elaborado de varias forma, porem devemos ficar atentos para que no tenhamos mudanas de avanos passados. Isto no daria ao cliente a real situao fsica do projeto. 7. Referencia bibliogrfica • PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, PMBOK Guide. Newtown Square, Pennsylvania, USA, 2004 • KERZNER, HAROLD Gesto de Projetos - As Melhores Prticas 2 Edio. BOOKMAN. 2006.

• INDG Tecs, Planejamento e Controle de Projetos volume 2, 6 Ed, Nova lima, MG, 284, 2004 • Vargas, R. Podcast Corrente Crtica, 2008, Disponvel em: www.ricardovargas.com.br. Acesso em:10 de jun. 2008 • ABCE, Manual de Oramentao - Servios Profissionais, [S.1.:S.n.].