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FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y EMPRESARIALES PROGRAMA DE ESTUDIOS PROFESIONALES POR EXPERIENCIA LABORAL CERTIFICADA - EPEL

CASO DE ESTUDIO: DIRECCIN DE INFRAESTRUCTURA Y MANTENIMIENTO DE OBRAS (DIMO) - COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL

CURSO

AUDITORA ADMINISTRATIVA

PROFESORA

ANNIE CHAVARRI ELGUERA

INTEGRANTES

GERBER BENALCAZAR, GISELA HURTADO OTINIANO, ROXANA LOZANO BERROS, MANUEL STEIN LAVARELLO, MAGALLY VALLE TOLENTINO, ANA CECILIA

CICLO

VI

GRUPO

1 (MARTES Y VIERNES)

NOVIEMBRE DEL 2011

INTRODUCCIN
De acuerdo a la Resolucin de Contralora General N 320-2006-CG, las Normas de Control Interno constituyen lineamientos, criterios, mtodos y disposiciones para la aplicacin y regulacin del control interno en las principales reas de la actividad administrativa u operativa de las entidades, incluidas las relativas a la gestin financiera, logstica, de personal, de obras, de sistemas de informacin y de valores ticos, entre otras. Se dictan con el propsito de promover una administracin adecuada de los recursos pblicos en las entidades del Estado. La auditora administrativa abarca la revisin de los objetivos, planes y programas de la empresa o entidad, su estructura orgnica y funciones, sus sistemas, procedimientos y controles, su personal e instalaciones y el medio en que se desarrolla, en funcin de la eficiencia de operacin y el ahorro en los costos. El caso de estudio que en esta oportunidad abordamos es el de la Direccin de Infraestructura y Mantenimiento de Obras (DIMO), entidad dependiente de la Alcalda del Municipio Bolvar, promotora del desarrollo de proyectos, ejecucin, inspeccin y mantenimiento de obras. Este organismo es analizado desde el componente Actividades de control gerencial. Se ha consignado las deficiencias detectadas y mediante el anlisis de las mismas se ha procurado establecer las causas de las mismas. Esperamos que este trabajo sea de su agrado.

Actividades de control gerencial en caso de estudio: Direccin de infraestructura y mantenimiento de obras Alcalda Bolvar (DIMO)
N 1. Deficiencia detectada DIMO es un organismo promotor del desarrollo de proyectos. Algunas metas: Programa de Elaboracin de Proyectos de Obras: Se estima ejecutar para el ao 2002 la cantidad de 35 proyectos, para atender todos los Municipios del Municipio de Bolvar. En el Manual de Funciones se indica que la Divisin de Coordinacin Tcnica establece y recomienda las polticas, normas, prcticas, sistemas y procedimientos que deben ser aplicados por los departamentos bajo su supervisin, relacionadas con la planificacin y evaluacin tcnica de proyectos, de ingenieras, control y garanta de calidad, obtencin oportuna de recursos, coordinacin de las diferentes unidades vinculadas a los proyectos y ejecucin de obras. Sin embargo se observa que la poblacin demanda la prestacin de un servicio ptimo en la construccin de nuevas obras, reparaciones y mantenimiento, por cuanto consideran insuficiente las instituciones pblicas de la regin 2. Numerosas comunidades no disfrutan de los servicios bsicos y viven en viviendas mal construidas o construidas en zonas inestables y los lderes comunitarios constantemente reclaman la prestacin de mejores y nuevos servicios, denunciando problemas de calidad en las obras fiscalizadas y consecuentemente pagadas por la DIMO. Ubicacin dentro del texto Segundo prrafo y trasantepenltima vieta de la hoja 1 Actividad de control gerencial relacionada Procedimientos de autorizacin y aprobacin Posible causa Probablemente no se est dando cumplimiento a la normativa existente, sta no est acorde a los procedimientos que se ejecutan en la prctica o las condiciones y trminos en la normativa no resultan claros para los servidores.

Cuarta vieta de la pgina 5

Stimo prrafo de la hoja 2

Penltimo prrafo de la hoja 2

Procedimientos autorizacin aprobacin

de y

Inaccin o deficiente labor de los inspectores de obra del Departamento de Ejecucin e Inspeccin, al no dar o dar conformidad / calificar positivamente la construccin de estas viviendas. No se ha establecido el criterio de conveniencia, pues los recursos invertidos no se relacionan con los beneficios esperados. Las tareas deben estar debidamente documentadas para asegurar su adecuado desarrollo y garantizar su trazabilidad.

Evaluacin beneficio

costo-

3.

El Instituto de Vialidad Terrestre (IVT) que atiende tambin lo relacionado con obras pblicas de vialidad, el Ministerio de Infraestructura y Mantenimiento (MINFRA), que elabora planes de obras de inters nacional, sin consultar las

Cuarto prrafo de la hoja 3

Documentacin de procesos, actividades y tareas

planificaciones regionales, la Unidad Coordinadora Ejecutora de Rehabilitacin (UCER), Acueductos Rurales, Hidro-suroeste, 62 Regimiento de Ingeniera, realizan en ocasiones trabajos que haban sido planificados por la DIMO. 4. En DIMO se conoce que los sistemas de reclutamiento, de seleccin y de remuneracin del personal en organizaciones competidoras o relacionadas ofrecen mejores beneficios laborales en el mbito de la alta gerencia y no al personal de nivel medio u operativo, pudiendo esta realidad afectar el rendimiento del recurso humano de la misma y de la naturaleza jurdica que la rige. ( ) aunque el Departamento de Recursos Humanos tiene establecidos los procedimientos para contratar, entrenar y promocionar a los empleados, los nuevos trabajadores no son impuestos de sus responsabilidades. Quinto prrafo de la hoja 3 Revisin de procesos, actividades o tareas La no definicin de una poltica de reclutamiento, seleccin y remuneracin propia y de firme aplicacin.

5.

ltimo prrafo de la hoja 3

Procedimientos autorizacin aprobacin

de y

Los procedimientos de autorizacin para la ejecucin de procesos no estn siendo comunicados a los funcionarios y servidores pblicos ya que al haber una excesiva rotacin de los Jefes, no se est estableciendo un canal de comunicacin seguro y permanente hacia los funcionarios y servidores pblicos. Poltica desfasada.

6.

Una de las polticas de DIMO es planificar, proyectar y construir directamente las obras del Municipio Bolvar; sin embargo, DIMO dispone de empresas contratistas para la construccin de servicios pblicos y mejoras en las zonas de vivienda rural

ltimo prrafo de la hoja 2 y segunda vieta de la hoja 4

Revisin de procesos, actividades o tareas

Evaluacin beneficio

costo-

No se ha establecido el criterio de factibilidad, ya que no hay disponibilidad de recursos (personal con capacidad para ejecutar los procedimientos), por lo que se tiene que recurrir a terceros. No se ejecuta una revisin peridica de los procesos, pues no se ha detectado y corregido a tiempo esta desviacin respecto a lo planeado. No se ejecuta una revisin peridica de los procesos, pues no hay el aseguramiento de que los procesos se estn desarrollando de acuerdo con lo establecido en los

7.

Los proyectos que se llevan a cabo en ocasiones no responden al Plan general anual de programas

Antepenltima vieta de la hoja 5

Revisin de procesos, actividades o tareas

8.

En ocasiones la evaluacin tcnica de los proyectos no se realiza teniendo en cuenta las normativas y criterios establecidos

Penltima vieta de la hoja 5

Revisin de procesos, actividades o tareas

reglamentos, polticas y procedimientos. 9. No en todas las ocasiones se controla la ejecucin de los planes operativos ltima vieta de la hoja 5 Revisin de procesos, actividades o tareas No se ejecuta una revisin peridica de los procesos, pues no hay el aseguramiento de que los procesos se estn desarrollando de acuerdo con lo establecido en los reglamentos, polticas y procedimientos. No se ha establecido el criterio de factibilidad, ya que no hay disponibilidad de recursos (personal con capacidad para ejecutar los procedimientos). No se ha establecido el criterio de factibilidad, ya que no hay disponibilidad de recursos (personal con capacidad para ejecutar los procedimientos). No se ha establecido el criterio de factibilidad, ya que no hay disponibilidad de recursos. No se ha establecido el criterio de conveniencia, ya que no hay relacin entre los beneficios esperados y los recursos invertidos. No se ejecuta una revisin peridica de los procesos, pues no hay el aseguramiento de que los procesos se estn desarrollando de acuerdo con lo establecido en los reglamentos, polticas y procedimientos. Las tareas no se verifican antes de realizarse, impidiendo que se determine y enmiende cualquier error u omisin de forma previa al procesamiento de los datos. No se ejecutan mejoras al proceso tales

10.

Se han recibido quejas del Departamento de Ejecucin e Inspeccin, que en las inspecciones realizadas a las obras en las zonas de Inspeccin, se ha detectado que stas carecen del apoyo ingeniero necesario, que garantice la calidad del trabajo que realiza. La supervisin de los planes es deficiente, no pudiendo abarcar la totalidad de las obras en ejecucin, ya que el Departamento no dispone de personal necesario para acometer esta tarea

Primera vieta de la hoja 6

Evaluacin beneficio

costo-

11.

Segunda vieta de la hoja 6

Evaluacin beneficio

costo-

12.

En ocasiones los Departamentos de Ejecucin e Inspeccin y de Equipamiento de Barrios han retrasado la ejecucin de sus planes, ya que han carecido del apoyo logstico necesario para cumplir sus funciones Estuvo paralizado un equipo durante dos meses en el Departamento de Equipamiento de Barrios, ya que no fue reparado oportunamente, provocando retraso en el cumplimiento del plan operativo

Dcimo segunda vieta de la hoja 6

Evaluacin beneficio

costo-

13.

Dcimo tercera vieta de la hoja 6

Evaluacin beneficio

costo-

14.

La Divisin de Coordinacin Tcnica tiene establecidos formalmente algunos procedimientos que son seguidos al pie de la letra, otros se realizan de manera menos rgida

Penltimo prrafo de la hoja 7

Revisin de procesos, actividades o tareas

15.

La tramitacin de contratos de obra pblica se realiza de acuerdo con el siguiente procedimiento: Empresas contratistas registradas, aun cuando se conoce que el registro no est actualizado e incluye empresas que ya no existen, son requeridas para que aporten presupuestos de obras por ejecutar En la solicitud de presupuesto, asignacin de obra o resolucin de buena pro, el

Penltimo prrafo de la hoja 7

Verificaciones conciliaciones

16.

Penltimo prrafo

Revisin de procesos,

contratista presenta 5 carpetas (destinadas a la DIMO, Direccin de Hacienda, Procuradura General del Municipio, Asesora Jurdica DIMO y Contratista)

de la hoja 7

actividades o tareas

como la reduccin del nmero de carpetas a presentar, teniendo en cuenta que al ser una por entidad o representante puede disminuir de 5 a 4 el nmero de stas. y Las tareas no se verifican antes de realizarse, impidiendo que se determine y enmiende cualquier error u omisin de forma previa al procesamiento de los datos.

17.

Se detect en la revisin de los contratos de obra pblica que tres de ellos, que pertenecen a la misma empresa, fueron rechazados por la DCC por no cumplir con los requisitos establecidos y al presentarse nuevamente se aceptaron por el Jefe del DCC, no obstante haber transcurrido un mes de que fueron devueltos y existir otras empresas interesadas en dichos contratos En el trmite de prrrogas, paralizaciones y reinicio de obras pblicas, el Ingeniero Inspector del Departamento de Ejecucin e Inspeccin dispone de 3 das para la revisin del oficio presentado por el contratista

Penltimo prrafo de la hoja 8

Verificaciones conciliaciones

18.

Cuarta vieta de la hoja 9

Revisin de procesos, actividades o tareas

No se ejecutan mejoras al proceso tales como la reduccin del tiempo excesivo de revisin del oficio, por parte del Ingeniero Inspector. No se hace uso de las tecnologas de la informacin probablemente porque no se hayan implementado los controles para el ingreso, transformacin y salida de informacin.

19.

Durante los procesos de DIMO, la documentacin se maneja ntegramente en fsico

Desde la segunda mitad de la hoja 7 hasta la 14

Controles para las Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones

CONCLUSIONES
y El Control Interno es una herramienta de gestin que todo Administrador debe utilizar para organizar y dirigir sus operaciones hacia el cumplimiento del Plan Estratgico trazado. Una auditoria administrativa constatar si se est operando en forma eficiente y eficaz, y si se est logrando los objetivos de la institucin o empresa. La mayor parte de los hallazgos realizados en el caso de estudio se dan en los departamentos que estn bajo la direccin de la Divisin de Coordinacin Tcnica. Siendo esta entidad una institucin encargada de ejecutar proyectos, dicha situacin es una fuerte debilidad que se evidencia al exterior, ya que la poblacin percibe el funcionamiento y respuesta deficiente de la DIMO a sus necesidades. A pesar de que la institucin ya ha pasado por 4 reorganizaciones, la nmina de empleados est sobredimensionada y requiere un ajuste a fin de reorganizarla de manera ms eficiente. En este punto ser necesario replantear las funciones de cada rea y los manuales de operaciones, de manera que las operaciones fluyan rpidamente y de forma transparente y que los objetivos relacionados al uso de los recursos a favor de la poblacin se cumplan. La Direccin de la DIMO debe mantener estrecha coordinacin con las dems instituciones gubernamentales con injerencia en su zona, a fin de que no exista duplicidad en la ejecucin de los proyectos. En vez de gastar inadecuadamente los recursos, todas las instituciones puedan darse la mano y potenciar los proyectos a favor de la poblacin. Asimismo, por su misma naturaleza de entidad generadora y procesadora de proyectos gubernamentales, la DIMO debe fortalecer su control interno y tomar las acciones preventivas y correctivas necesarias, a fin de que las metas institucionales se cumplan sin prcticas indebidas, establecindose adems una supervisin y vigilancia constante de las operaciones.