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Villardefrancos lvarez, Mara del Carmen; Rivera, Zoia La auditoria como proceso de control: concepto y tipologa Ciencias de la Informacin, vol. 37, nm. 2-3, mayo-diciembre, 2006, pp. 53-59 Instituto de Informacin Cientfica y Tecnolgica La Habana, Cuba
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Ciencias de la Informacin ISSN (Versin impresa): 0864-4659 revistaci@idict.cu Instituto de Informacin Cientfica y Tecnolgica Cuba

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Ciencias de la Informacin Vol. 37, No. 2-3 agosto,septiembre, 2006

La auditoria como proceso de control: concepto y tipologa

Maria del C. Villardefrancos Alvarez Zoia Rivera

RESUMEN
Se aborda, en apretada sntesis, el desarrollo histrico de la funcin de auditora, desde su surgimiento hasta su acepcin ms reciente. Adems se incluyen diferentes clasificaciones dadas a la funcin de auditora, a travs de los distintos acercamientos al tema de un grupo de reconocidos autores. Por ltimo, se establece el papel fundamentalmente informacional que caracteriza a este proceso.

ABSTRACT
Briefly is given the historic development of auditing function, since its appearance up to its most recent understanding. Are included different classifications regarding auditing function, according to different recognized authors. Finally is stated the informational main role that characterizes this process.

os antecedentes de la actividad de auditora, como forma de supervisin estatal, se remontan a pocas tan lejanas como el Egipto Antiguo donde los soberanos, para evitar desfalcos en las cuentas de sus residencias o en la construccin de obras pblicas, aplicaban distintas medidas de control. Esta prctica de una u otra forma estaba presente tambin en el resto de las civilizaciones antiguas y desapareci, junto con el mercado y el sistema monetario, al finalizar esta etapa histrica y comenzar la Alta Edad Media, caracterizada por el predominio de la economa natural. A partir del siglo XII, el perodo de Baja Edad Media trajo consigo el resurgimiento de las ciudades, el florecimiento de los oficios y el desarrollo del comercio, actividades que exigan determinados tipos de reflejo documental. As, en Inglaterra y Escocia, en 1130, comenz el uso de los llamados Registros de los Erarios, una especie de registros contables. El resto de los pases europeos introdujeron sus medios de control ms tarde, entrando ya en la poca de Renacimiento. Por ejemplo, en Italia, en el siglo XV, surgieron las tcnicas de tenedura de libros como medio de

mantener los ingresos y los gastos bajo el control. Sin embargo, el auge de la auditora se produjo en los tiempos modernos, a partir de los siglos XVIII XIX. El proceso que comenz en Inglaterra y de all se extendi al resto del mundo, represent una profunda transformacin en el mbito productivo, en la economa y en las sociedades. La invencin de la mquina de vapor permiti la construccin de las fbricas en cualquier lugar. Estas organizaciones aumentaron sus dimensiones y modificaron su estructura organizativa. Comenz el trnsito de la manufactura a la empresa capitalista, que trajo la necesidad de perfeccionamiento de las tcnicas contables, en general, y de la herramienta de auditora, en lo especfico. La bancarrota de una serie de empresas, producto de la falta de atencin a la esfera financiera, oblig a los gobiernos de los pases capitalistas de avanzada a tomar las medidas pertinentes. Tal y como asegura Bernal [1] al decir que: El concepto moderno de auditora contable surge con los fracasos financieros y econmicos de las sociedades de acciones nacidas de la revolucin industrial, en la segunda mitad del siglo XVIII. La

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falta de seriedad y de profesionalidad en sus gestores provoc la quiebra de un gran nmero de empresas. Esta situacin dio lugar a la imposicin tcita y posteriormente legal de revisiones de la situacin financiera de las empresas a cargo de contables independientes. Inglaterra, como una de las pioneras en la revolucin industrial, fue tambin una de las pioneras en el desarrollo de la profesin de auditor, entendida en el sentido mencionado ante-riormente. El gobierno britnico aprob oficialmente la creacin del Instituto de Auditores Titulados de Inglaterra y Gales, en 1880. Evidentemente, fue Inglaterra el pas precursor y mximo exponente de las tcnicas de auditora en el perodo en cuestin. Eso se debe a dos causas de suma importancia: por un lado, al alto nivel del desarrollo industrial y financiero del pas, pero por el otro, al haber contado con la experiencia de siglos de los llamados Consejos Londinenses, fundados en 1310, organismos precursores de las actuales asociaciones profesionales de auditores. A partir de 1862, con la aprobacin de la Ley Britnica de Sociedades Annimas, la auditora como profesin qued reconocida oficialmente. Dicha ley estableci la necesidad de un sistema normativo de contabilidad para obtener, en primer lugar, una adecuada informacin contable y, en segundo, para prevenir los hechos fraudulentos. Adems, la ley hizo nfasis en la necesidad de efectuar peridicamente las revisiones independientes de las cuentas de las pequeas y grandes empresas. En 1900 esta profesin se introdujo en los Estados Unidos de Norteamrica, donde su radio de accin se ampli considerablemente, ms all de la simple deteccin del fraude. En la Enciclopedia de Auditora [2] esta situacin se aborda a partir de las palabras de Montgomery, en 1912: En los que podran llamarse los das en los que se form la auditora, a los estudiantes se les enseaba que los objetivos primordiales de esta eran:

A comienzos del siglo XX, la auditora qued institucionalizada como plantea Quintana [3]: La misin de la auditora deja de limitarse a la mera actividad de control y asume una funcin de asesoramiento a los rganos direccionales de la empresa a partir de los aos cincuenta. Son dos las funciones que cumple:

a. Controlar la eficacia de las polticas y los medios

que utiliza la empresa descubriendo cualquier desviacin sobre lo planificado. b. Recomendar las medidas adecuadas para corregir o mejorar determinadas actuaciones. A lo largo del referido siglo, los objetivos de la auditora fueron evolucionando, como consecuencia del desarrollo y tecnificacin de los procesos sociales, el desarrollo econmico de los pases, el crecimiento de las empresas y la expansin de las actividades productoras con el consiguiente aumento de la complejidad en la administracin de los negocios y de las prcticas financieras. Hoy, entre las diversas definiciones de la auditora, el concepto ms generalizado parece ser el de Arens y Loebbecke, quienes la consideran como un proceso de acumular y evaluar evidencia, realizado por una persona independiente y competente acerca de la informacin cuantificable de una entidad econmica especfica, con el propsito de determinar e informar sobre el grado de correspondencia existente entre la informacin cuantificable y los criterios establecidos [4]. A partir de lo expuesto, se puede concluir que la auditora constituye una herramienta de control y supervisin que contribuye a la creacin de una cultura de la disciplina de la organizacin y permite descubrir fallas en las estructuras o vulnerabilidades existentes en la organizacin. A pesar de los aos y el desarrollo alcanzado por la profesin, el objetivo con que fue creada la auditora, consistente en la deteccin de los fraudes, marc la imagen negativa del auditor, aspecto que, lamentablemente, hasta hoy no se ha visto superado.

1. La deteccin y prevencin del fraude. 2. La deteccin y prevencin de errores; sin

embargo, en los aos siguientes hubo un cambio decisivo en la demanda y el servicio, y los propsitos actuales son: a) El cerciorarse de la condicin financiera actual y de las ganancias de una empresa. b) La deteccin y prevencin del fraude, siendo ste un objetivo menor.

Tipos de auditora
Existen varias tipificaciones de las auditoras, creadas en correspondencia con los objetivos de cada autor. La tipificacin ms abarcadora parece ser la que presenta La Enciclopedia de Auditora, siendo esta la fuente de consulta y referencia ms

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utilizada. All las ramas de la auditora se enfocan en funcin del lugar que ocupan los auditores respecto a la entidad sometida a este proceso:

1. Auditora independiente. 2. Auditora interna. 3. Auditora gubernamental.

En cuanto al contenido de cada uno de los conceptos, estos se presentan en la fuente mencionada de la siguiente forma [2]: Por auditora independiente se entiende aquella realizada por contadores pblicos titulados externos y se subraya la importancia de la misin del auditor independiente. Este, aunque contratado por una empresa, asume la responsabilidad ante un pblico que confa en su opinin acerca de los estados financieros de la entidad. En otros casos, cuando se trata de la auditora de las esferas no financieras, el auditor independiente responde, principalmente, ante su cliente. El contenido de la auditora interna se resume a la actividad considerada independiente, dentro de una organizacin para la revisin de la contabilidad y otras operaciones, y como una base de servicio a la direccin. Representa un activo de la direccin que funciona para medir y evaluar la efectividad de otros controles. A eso StettIer [2] agrega una precisin de su objetivo como asistencia a todos los miembros de la direccin en relacin al cumplimiento de sus responsabilidades, al facilitarles anlisis, evaluaciones, recomendaciones y comentarios pertinentes, relativos a las actividades que revisan. A su vez, la auditora gubernamental -rama ms amplia- es ejercida por numerosas agencias gubernamentales, cuyas investigaciones, por lo general, quedan limitadas al nivel del departamento en cuestin. Vale destacar que, aunque la tipologa presentada tiene una aceptacin mundial, autores como Slosse, Soy y Jimnez, denominan de forma distinta a la auditora independiente, calificndola como externa. Como cualquier actividad social, la auditora externa tiene sus propios objetivos y funciones, que son los siguientes:

Medicin de la magnitud de un error ya conocido, deteccin de errores supuestos o confirmacin de la ausencia de errores. Propuesta de sugerencias, en tono constructivo, para ayudar a la gerencia. Deteccin de los hechos importantes ocurridos tras el cierre del ejercicio. Control de las actividades de investigacin y desarrollo. Referente a este contexto, Slosse plantea que Una de las funciones ms comunes de la auditora externa es brindar una opinin sobre las manifestaciones de la administracin incluidas en la informacin contable emitida por el ente. Esta funcin es conocida como auditora de estados contables o informacin financiera [5, p. 790]. La anterior definicin, aunque no contradictoria a primera vista, minimiza el alcance del concepto, aplicable con xito a la evaluacin de cualquier sistema de informacin de una organizacin y emite un criterio independiente del mismo. Esta opinin crtica la confirma Jimnez, al indicar que las empresas generalmente requieren de la evaluacin de su sistema de informacin financiero en forma independiente para otorgarle validez ante los usuarios del producto de este, por lo cual tradicionalmente se ha asociado el trmino Auditora Externa a Auditora de Estados Financieros, lo cual no es totalmente equivalente, pues puede existir Auditora Externa del Sistema de Informacin Tributario, Auditora Externa del Sistema de Informacin Administrativo, Auditora Externa del Sistema de Informacin automtico, etc. [6]. Por su parte, la auditora interna constituye una excelente herramienta de apoyo a la direccin de las organizaciones, las que, generalmente, poseen un departamento especial dedicado a estos menesteres. Este tipo de auditora, denominado tambin auditora de gestin u operativa, pone el nfasis en la evaluacin de polticas, procedimientos, mtodos, as como en el anlisis de tareas. Entre los autores consultados, la relacin de facetas que caracterizan a la auditora interna, presentada por Soy [7], parece ser la ms convincente. La autora plantea que esta debe: Ser un rgano asesor al servicio de la Direccin. Ser independiente dentro de la organizacin. Subordinarse solamente a la Alta Direccin,

Obtencin de elementos de juicio fundamentados en la naturaleza de los hechos examinados.

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garante de la independencia de criterio. Ser un control de controles. Contribuir a la mejora de la eficacia de la gestin mediante el perfeccionamiento de los procedimientos y sistemas de informacin y gestin. En cuanto a los objetivos de la auditora interna, la misma autora establece que son los siguientes:

los miembros de la propia organizacin, no comprometidos con los procesos que se pretende auditar. La tipificacin de las auditoras en funcin de la afiliacin del sujeto que las realiza est bien definida y caracterizada por la casi totalidad de los estudiosos de este tema, sin embargo, cuando se trata de una categorizacin funcional, es ms difcil encontrar un consenso entre los autores. Por ejemplo, la Enciclopedia de Auditora [2] considera los siguientes tipos, cuyas definiciones, ofrecidas por diversos autores, se presentan a continuacin: La auditora financiera, consiste en una revisin de las manifestaciones hechas en los estados financieros publicados. Una auditora financiera no es de ninguna manera una revisin detallada; es una prueba de auditora sobre la contabilidad y sobre otros registros. El alcance de estas pruebas lo determina el auditor basndose en su propio juicio y experiencia [2]. El Decreto Ley 159 del Consejo de Estado de la Repblica de Cuba la define como el examen y evaluacin de los documentos, operaciones, registros y estados financieros de la entidad, para determinar si estos reflejan, razonablemente, su situacin financiera y los resultados de sus operaciones, as como el cumplimiento de las disposiciones econmicofinancieras, con el objetivo de mejorar los procedimientos relativos a la gestin econmicofinanciera y el control interno. Estas definiciones concretizan este tipo de auditora en un objetivo puntual: el anlisis de los estados financieros como reflejo de la situacin imperante en una entidad. La auditora operativa, segn la Enciclopedia de Auditora es una revisin de cualquier parte de los procedimientos y mtodos operativos de una organizacin, con el propsito de evaluar su eficiencia y efectividad [2, p. 10]. A menudo, las auditoras operativas se efectan fuera de las reas de los registros o de los procesos de informacin. Por tanto, los procedimientos para llevar a cabo este tipo de auditora no estn tan bien definidos como los relativos a una auditora financiera. El principal promotor de la auditora operativa ha sido la Oficina General de Contabilidad de los Estados Unidos, que ha publicado una amplia variedad de material sobre este tema. Gmez Morales [9] apunta que la auditora operativa es un examen crtico y sistemtico de la eficacia con

1. Mejorar la eficacia de la gestin por medio del

perfeccionamiento de los procedimientos y sistemas operativos y de la informacin y control de los resultados de las decisiones adoptadas. 2. Proporcionar anlisis, valoraciones y recomendaciones; aconsejar e informar en relacin con las actividades realizadas Por su parte, Slosse [5], al igual que en el caso de la auditora externa, propone su propia definicin de las funciones de la auditora interna:

1. Revisin de las operaciones para verificar la

autenticidad, exactitud y concordancia con las polticas y procedimientos establecidos por la organizacin. 2. Control de los activos a travs de los registros contables y comprobaciones fsicas. 3. Revisin de las polticas y procedimientos con vistas a evaluar su efectividad. 4. Revisin de los procedimientos contables y su aplicacin en concordancia con las normas contables establecidas. 5. Auditora de otras organizaciones con las que existen relaciones contractuales a cumplir u otras vinculaciones econmicas. Vale sealar, que una caracterstica distintiva de este tipo de auditora es su separacin del resto de las operaciones de la organizacin. Slosse subraya que la auditora interna es un mecanismo de control selectivo e independiente de los engranajes de control interno habituales que hacen a la operato-ria de la empresa [5, p. 7]. Resumiendo, la diferencia entre las auditoras externa e interna radica en que mientras la primera se asocia al estudio de los estados financieros de una organizacin por terceras personas, la segunda se dedica al anlisis que evidencia la correspondencia entre los parmetros diseados y el funcionamiento real de la organizacin. Segn su nombre lo indica, este tipo de auditora se ejerce por

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que los responsables de una empresa o parte de ella consiguen los objetivos establecidos y a la eficiencia y economicidad con que se utilizan los recursos de la organizacin, con el propsito de emitir las recomendaciones que permitan mejorar su gestin. Por su parte, Surez [8] la considera como una valoracin independiente de todas las operaciones de una empresa, en forma analtica, objetiva y sistemtica, para determinar si se llevan a cabo polticas y procedimientos aceptables, si se siguen las normas establecidas, si se utilizan los recursos de forma eficaz y econmica y si los objetivos de la organizacin se han alcanzado, para as maximizar resultados que fortalezcan el desarrollo de la empresa. Gmez [9], plantea que es el examen crtico y sistemtico de la eficacia con que los responsables de una empresa o parte de ella consiguen los objetivos establecidos y de la eficiencia y economicidad con que se utilizan los recursos de la organizacin, con el propsito de emitir las recomendaciones que permitan mejorar su gestin. Quintana [10], a su vez, indica que la auditora operativa, a la que tambin denomina de procedimientos, tiene como objetivo la revisin de la ejecucin y puesta en prctica de los sistemas, polticas y procedimientos establecidos por la direccin. Estos tipos generales pueden operacionalizarse en dependencia de las condiciones y necesidades concretas de cada pas. Los estudios realizados muestran que la mayor confusin terminolgica, producida en casos semejantes, le corresponde al tipo de la auditora operativa. As, en Cuba, La Gua Metodolgica para la Realizacin de Auditoras de Gestin [11] muestra la tendencia a utilizar denominaciones equivalentes a la Auditora Operativa, planteando que en el mbito internacional se le han concedido diferentes denominaciones anlogas a la Auditora de Gestin, pero en esencia los objetivos que se persiguen en todos los casos son coincidentes. Entre las denominaciones que con mayor frecuencia se encuentran en el documento mencionado estn:

Auditora Operacional Auditora Comprehensiva Auditora Integral Auditora Gerencial Auditora del Valor a Cambio de Dinero Auditora de Desempeo Auditora Administrativa Funcional Se han encontrado evidencias que en otros pases existen los problemas terminolgicos similares, producto de causas diversas, asociadas, principalmente, al nivel de desarrollo de este tipo de auditora en diferentes contextos socio-econmicos. La auditora de cumplimiento [2] tiene por objeto determinar si se han mantenido ciertos acuerdos contractuales. Por ejemplo, muchos contratos contienen ciertas clusulas que condicionan la cantidad a pagar bajo contrato por el rendimiento especfico del contratado. La calidad del producto y el costo de producirlo son tan slo dos ejemplos de los muchos determinantes que regulan las cantidades a pagar en tales contratos. La auditora de cumplimiento pretende determinar si se han respetado los trminos del contrato. La auditora de rendimiento [2], por su parte, no est sujeta a un contrato. De hecho, gran parte del trabajo del auditor interno es relativo a la auditora de rendimiento. Con el fin de lograr un control interno eficaz en una organizacin, mucha gente debe efectuar actividades especficas de control. La auditora de rendimiento se ocupa de determinar el acierto con el que se realizan estas actividades de control. La revisin especial [2] es una categora mixta que incluye auditoras que no son consideradas como financieras, operativas, de cumplimiento o de rendimiento. La competencia del auditor para hacer una revisin especial y cuando su independencia es esencial a su revisin, seran las nicas limitaciones de importancia que ataen a la revisin. Por ejemplo, muchos auditores no seran competentes para recomendar la ubicacin de una nueva fbrica, algunos, sin embargo, mediante la aplicacin de tcnicas apropiadas, podran dar una de los sistemas de informacin. Valencia, Servicios de Publicaciones, 1986. 638 p. una revisin especial y cuando su independencia es esencial a su revisin, seran las nicas

Auditora Operativa Auditora de las 3 E s

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limitaciones de importancia que ataen a la revisin. Por ejemplo, muchos auditores no seran competentes para recomendar la ubicacin de una nueva fbrica, algunos, sin embargo, mediante la aplicacin de tcnicas apropiadas, podran dar una recomendacin vlida. En el anlisis de los diferentes enfoques del trmino auditora se percibe una constante alusin implcita a la informacin, ya que los documentos que muestran los hechos y procesos auditados no son ms que la informacin que los refleja. Eso permite aseverar que toda auditora es un proceso informacional: su entrada, realizacin y salida (resultados) se basan en la informacin que puede variar en dependencia de los objetos que se auditan. Por ende, tanta importancia reviste la auditora de informacin, como el proceso independiente. La auditora de informacin es enfocada por los estudiosos del tema en dependencia de los propsitos trazados y sus propias experiencias. As, Cornella * la define como un proceso de identificacin y evaluacin de los recursos de informacin, con el propsito de garantizar solo el flujo de la informacin necesaria, la que permite cumplir los objetivos de la organizacin Un enfoque similar lo aportan Buchanan y Gibb ** al referirse a este proceso como un mtodo que identifica, evala y gerencia los recursos de informacin, planteamiento con el que coincide el Information Resources Management Network. *** Resulta de vital importancia sealar que la existencia de distintos tipos auditora descansa no solo en sus objetivos o en las personas que la realizan, sino tambin en la informacin que se evala. El hecho de que, independientemente del tipo de auditora, lo que se examina es la informacin documentada u obtenida a partir de diversos instrumentos de recopilacin, lleva a la comprensin de su importancia para el funcionamiento de una organizacin y al surgimiento de la auditora de la propia informacin.

Adems, es evidente la imposibilidad de establecer una clasificacin genrica o lograr la estandarizacin de los conceptos y denominaciones dados a los diferentes tipos de auditora, conclusin que confirma lo planteado por Garca Mestranza [12]: De igual manera que la ampliacin de funciones ha propiciado la identificacin de distintos tipos de auditoras segn sus objetivos, tambin la ha dotado de una mayor versatilidad que permite su aplicacin al control y evaluacin de otras reas funcionales distintas de la econmico-financiera. La finalidad ltima siempre es la mejora de los resultados de la empresa a travs del examen de acontecimientos y de las condiciones que se han producido (Albizu, 1993). Asimismo, el diseo y puesta en prctica de cualquier tipo de auditora responde a la necesidad de validacin de todos los procedimientos desarrollados en una empresa.

Referencias

1)

Bernal Montaes, R. y O. Coltell Simn. Auditora de los sistemas de informacin. Valencia, Servicios de Publicaciones, 1986. 638 p. Enciclopedia de la auditora. Barcelona, Ocano Grupo Editorial, 2001. Quintana, M. A. La auditora de mercadotecnia como tcnica para desarrollar las estrategias de marketing. ESIC-MARKET, 79:20-29, 1993. Alvin, A. A. y James K. Loebbecke. Auditing: An Integrated Approach. 2a. ed. N.J.: Prentice Hall, 1980. 3 p. Slosse, Carlos et al . Auditora un nuevo enfoque empresarial. 2da ed. Buenos Aires:Ed. Machi. 1999. 790 p.

2) 3)

4)

5)

* La auditoria de la informacin es bsicamente un proceso de identificacin y evaluacin de los recursos de informacin necesarios para cumplir con los objetivos de la empresa. Se trata de un paso previo a la determinacin de una estrategia de gestin de la informacin. De manera muy simple: el objetivo de la auditoria de la informacin es asegurar que la informacin que circular por el sistema es la que ms conviene a la organizacin. Cornella, A. La informacin alimenta y ahoga. Informacin si, pero, en qu condiciones? [en lnea]. Disponible en <http://www.infonomia.com/extranet/index.asp?idm=1&idrev=1&num=445>. [Consulta: marzo del 2001]. ** El papel de la auditoria de informacin es mantener un mtodo para identificar, evaluar y gerenciar, y recursos de informacin gerencial que permita aprovechar el potencial estratgico de la informacin. Buchanan, S. J. The Information audit: an integrated strategic approach. [en lnea]. Disponible en <http://www.strath.ac.uk/Departments/InfoStrategy/>. [Consulta: obtubre del 2002]. . *** Un anlisis sistemtico del uso, los recursos y los flujos de informacin, y una comprobacin que establezca tanto en lo que concierne a la gente como a los documentos existentes hasta qu punto stos contribuyen a los objetivos de una empresa. [en lnea]. Aslib Information Resources Management Network. Disponible en: <http://www.aslib.co.uk/info/subjectsinfoaud.htm>. [Consulta: obtubre del 2000].

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6)

Jimnez, Y. Auditora. [en lnea]. Disponible en: <http:// www.monografias.com/monografiass/ EpyFAkkuyyEaInbsgp.php>. [Consulta: febrero del 2004]. Soy Aumatell, Cristina. Auditora de la Informacin. Barcelona, Editorial UOC, 2003. p. 20. Surez Revollar, K. Auditora. [en lnea]. Disponible en: <www.monografas.com>. [Consulta: abril del 2005]. Gmez Morales, , S. Auditora operativa: una auditora con valor agregado o para la calidad total . [en lnea].Chile. Facultad de Economa UCN Disponible en: <www.sanpedro.ucn.cl>. [Consulta: enero del 2005]. Quintana, M. A. La auditora de mercadotecnia como tcnica para desarrollar las estrategias de marketing. ESIC-MARKET, 79:20-29, 1993.

11)

Cuba. Oficina Nacional de Auditora. Gua Metodolgica para la Realizacin de Auditorias de Gestin. 1998. Garca Mestranza, Josefa, Antonio Ruiz Molina y Rafael Ventura Fernndez. La auditora de comunicacin interna: Una aproximacin

12)

7)

8)

Recibido: 5 de diciembre del 2005.

Aprobado en su forma definitiva: 4 de mayo del 2006.

9)

10)

Mara del Carmen Villardefrancos lvarez Facultad de Comunicacin Universidad de La Habana Correo electrnico: <mvillardefrancos@infomed.sld.cu>.

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