CURSO DE ADMINISTRAO DISCIPLINA: GESTO DE PROJETOS PROF.

DANILO BIASI

1. Funo do MS Project
O MS PROJECT um dos mais modernos aplicativos voltados para o gerenciamento de projetos. Atravs dele voc poder planejar, especificar, implantar e acompanhar o desenvolvimento de qualquer tipo de projeto. As informaes podem estar representadas graficamente ou atravs de relatrios customizados.

2. rea de Trabalho do MS Project 2007

Para iniciar o contato com o MS Project 2007 preciso abri-lo. O MS Project encontrado no computador junto ao menu Iniciar > Programas > Microsoft Office >MS Project 2007. Ao programa ser iniciado ser aberto um arquivo intitulado Projeto 1 como na figura ABAIXO:

Atravs desta tela que o usurio pode interagir com o programa. A rea de trabalho do MS Project 2007 composta por: Barra de Menu: Composta pelos comandos ARQUIVO, EDITAR, EXIBIR, INSERIR, FORMATAR, FERRAMENTAS, PROJETO, RELATRIO, COLABORAR, JANELA e AJUDA. Barra de Ferramentas: Composta pelas ferramentas mais utilizadas. Para saber o que cada cone executa pode-se colocar o indicador do mouse sobre ele e ento uma pequena mensagem informativa aparecer informando a ao do cone. Barra de Modos: composta pelos cones dispostos verticalmente ao lado esquerdo da tela. Caso a barra de modos no esteja visvel pode-se habilit-la pelo menu Exibir > Barra de Modos. Na barra de modos, encontram-se os atalhos para os modos de exibio mais utilizados no programa. O ltimo boto (Mais modos de exibio...) d acesso a todos os modos de visualizao existentes no programa e pode ser acessado tambm pelo menu Exibir > Mais modos de Exibio. rea de Digitao (Janela de Tabelas e Janela Temporal):

A parte central da tela est dividida em duas janelas: a janela de tabela e janela temporal. A janela de tabela utilizada pra a entrada de dados como informaes sobre tarefas, recursos, etc, do projeto, enquanto que a tabela temporal vai sendo preenchida pelo Project medida que so informados dados sobre a durao das tarefas. A janela temporal a chamada viso do Grfico de Gantt, nele encontra-se o cronograma relativo ao projeto. Vale salientar que a linha de diviso entre a tabela de entrada de dados e o grfico pode ser movida para maximizar/minimizar um ou outro. A finalizao do MS Project 2007 feita pelo menu Arquivo > Sair. Se alguma alterao for feita no projeto, o programa solicitar uma confirmao de gravao das alteraes, para preservar as alteraes necessrio confirmar a gravao.

3. Planejando um Novo Projeto

3.1. Criando um Novo Projeto
Para iniciar o planejamento de um novo projeto preciso abrir um arquivo, seja ele um projeto novo ou um modelo pr existente.

Novo Projeto: pode ser aberto seguindo o caminho pelo menu Arquivo > Novo > Projeto vazio ou clicando no cone, com um desenho de uma folha em branco, na barra de ferramentas.

Novo Projeto a partir de um modelo: para abrir um projeto

partindo de um modelo utiliza-se o menu Arquivo > Novo e ento a janela como a abaixo ser exibida:

Ao ser escolhida a opo No computador sero acessados os modelos disponveis Localmente no no computador. Para selecionar o modelo utilize a aba Modelos do MS Project:

3.2. Parametrizaes Iniciais do Projeto

Para que o projeto possa ser executado necessrio atribuir alguns parmetros a ele, para isso utiliza-se o menu Projeto > Informaes sobre projeto.

A abertura desta janela pode ser automtica ao ser aberto um novo projeto, caso no abra, segue-se o caminho acima. Para ativar a abertura automtica da janela utiliza-se o menu Ferramentas > Opes > Geral > Solicitar informaes ao abrir projeto. Informando dados sobre o projeto:

 Data de Incio e Trmino: caso o projeto apresente essas datas previstas, elas devero ser informadas. Agendar a partir de: um projeto pode ter um fim ou um incio determinado, mas nunca ter os dois ao mesmo tempo. Por este motivo, ao ser escolhida a opo Data de incio do projeto o campo para preenchimento da Data de incio estar habilitado, quando se escolhe esta opo, as atividades so projetadas para comearem o mais breve possvel OMBP. Caso a opo Data de trmino do projeto seja escolhida, estar habilitado o campo para preenchimento da Data de trmino e neste caso as atividades sero projetadas para terminarem o mais tarde possvelOMTP. Data de Status: uma data diferente da atual que definida para reportar as condies de tempo, custo ou desempenho de um projeto. Serve como ponto de referncia para comparaes entre cronogramas e clculo de valor acumulado. Se a data de status for definida como ND, o programa usar a data atual como a data de status. Calendrio: neste campo definido o calendrio a ser adotado no projeto, existem trs tipos o Padro, o Turno da Noite e 24 horas. Essa este assunto ser mais abordado no item 3.4. Prioridade: neste campo indica-se qual projeto tem preferncia ao compartilhar recursos em detrimento de outros. Quanto maior o valor, maior a prioridade que o programa associa ao projeto quando houver um trabalho com mltiplos projetos e em que os recursos so compartilhados. Os nveis de prioridade variam entre 0-1000, a mais baixa 0 e a padro 500. O interessante deste amplo intervalo est no fato dele permitir maior flexibilidade durante a redistribuio de recursos. Estatstica: este boto ao ser clicado abre a caixa de dilogo Estatsticas do Projeto Nome do projeto Atual , nesta caixa so apresentados dados sobre o projeto que podem ser usados para revisar a agenda, datas de incio e trmino, duraes, trabalho, custos, etc. Aps serem colocadas as informaes sobre o projeto, basta clicar no boto OK para aplicar os parmetros dados.

3.3. Parametrizao de um Projeto a partir da Guia do Projeto

O Guia do Projeto um importante recurso disponvel no MS Project 2007 ele consiste em um guia de fcil utilizao para permitir que usurios iniciantes consigam planejar seus projetos com maior facilidade. O recurso pode ser ativado pelo menu Exibir > Ativar Guia do Projeto.

3.4. Trabalhando com Calendrios

Os calendrios determinam como os recursos atribudos e como as prprias tarefas so agendadas. Os Calendrio Base so um conjunto de dias e perodos de trabalho e de folga que os outros tipos de calendrio utilizam. Para acessar o calendrio utiliza-se o menu Ferramentas > Alterar Perodo til.

O MS Project trabalha com trs calendrios que podem ser personalizados, so eles: Padro: o calendrio mais usual, seu horrio definido de 9h s 18h e apresenta uma hora de intervalo; 24 horas: neste calendrio os recursos so usados de forma ininterrupta, sem perodo de folga; Turno da Noite: neste calendrio defini de segunda a sexta-feira com perodos de trabalho variando entre 23h e 8h, com uma hora de intervalo. Os calendrios podem ser aplicados para todo o projeto, para uma determinada tarefa, ou para um conjunto de tarefas ou um recurso ou mais, compondo assim calendrios do MS Project: Calendrio do Projeto: pode ser atribudo por meio do menu Projeto > Informaes sobre o Projeto > Calendrio.

 Calendrio da Tarefa: pode ser atribudo ao dar um duplo-clique na tarefa e clicar na aba Avanado da janela que ir abrir.

 Calendrio do Recurso: para exibir o calendrio deve-se seguir os seguintes passos: i. Selecionar o menu Exibir > Planilha de Recursos; ii. Selecionar o recurso que deseja atribuir o calendrio; iii. Clicar no boto Alterar Perodo til. Criando um Calendrio: o programa permite que seja criado um novo calendrio, para isso preciso ir ao menu Ferramentas > Alterar Perodo til > Criar novo calendrio base.

Com as opes da janela que abrir poder ser criado: o Um novo calendrio base neste caso ser criado um calendrio padro, com outro nome que poder ser alterado como o usurio quiser. o Criar cpia do calendrio neste caso as alteraes so feitas sobre um calendrio pr existente no programa. Editando um Calendrio: para fazer a edio de um calendrio utiliza -se o Menu Ferramentas > Alterar Perodo til. o Criando excees: para criar excees no calendrio utiliza-se a aba Excees. Para criar uma exceo deve-se digitar o nome e selecionar os dias. Para detalh-la necessrio clicar no boto Detalhes. Uma janela ser aberta e ento possvel colocar mais informaes a respeito da exceo.

Alterando semana de trabalho : o horrio padro da semana de trabalho pode ser alterado utilizando se a aba Semanas de Trabalho e clicando no boto Detalhes. Vale ressaltar que as alteraes realizadas nos dias de trabalho da Semana Padro sero vlidas para todos os dias do calendrio. o Mudando horrios de trabalho: existem duas formas de se utilizar horrios de trabalho especficos: i. Alterando os horrios dos calendrios de cada recurso: a. Utiliza-se o menu Ferramentas > Alterar Perodo de Trabalho b. No campo Para calendrio deve - se selecionar o calendrio no qual se deseja alterar; c. Em seguida deve-se selecionar o dia da semana a ser alterado, como por exemplo, uma tera feira. d. Para atribuir o novo horrio utiliza-se o boto Detalhes. Uma janela ser aberta. Ento devero ser colocados as especificaes para este dia de trabalho, e suas recorrncias se for o caso. Utilizando este recurso voc alterou o Calendrio Base escolhido no passo b para assumir um padro diferente do original. Ento, todos os recursos que forem atribudos a este calendrio obedecero a este horrio estabelecido. ii. Criando um novo Calendrio-Base para um ou vrios recursos utilizarem: A criao de um calendrio base permite que sejam atribudos calendrios especficos aos recursos atravs dos seguintes passos: menu Exibir > Planilha de Recursos, coluna Calendrio Base. a. Para criar um novo calendrio utiliza-se o menu Ferramentas > Alterar Perodo de Trabalho e deve-se clicar no boto Criar Novo Calendrio; b. Na janela que se abrir preciso dar um nome ao novo calendrio e em seguida, clicar na opo Criar uma cpia do calendrio, nessa opo preciso escolher um calendrio o qual servir de base para o novo; c. Ao ser escolhido o calendrio base, confirma-se a criao do novo calendrio clicando em OK; d. A partir deste momento pode-se alterar os horrios de trabalho dentro deste calendrio como se desejar. o Excluindo um Calendrio Base: possvel que um calendrio base seja apagado no decorrer do andamento do projeto, porm tal ao no aconselhvel, uma vez que, pode ser que alguns dados poderem servir para comparaes futuras. Para excluir um calendrio preciso seguir os seguintes passos: menu Ferramentas > Organizador > Calendrios, em seguida deve-se selecionar o calendrio que deseja-se eliminar e em seguida clicar no boto Excluir.

Algumas dicas e observaes: Da mesma forma que possvel excluir um calendrio, tambm possvel definir um projeto a partir da cpia de calendrios prontos em um arquivo de calendrios anterior, bastando apenas selecionar o projeto e copiar seus calendrios par ao GLOBAL.MPT. Com este passo, estes calendrios estaro sempre disponveis no momento em que novos projetos forem criados. importante ressaltar que quando no planejamento de um projeto, recomendado configurar o calendrio antes de iniciar a adio das tarefas para que no ocorram problemas de durao, vnculos e prazos. Vale lembrar que as modificaes de calendrio so vlidas apenas para o arquivo com o qual se trabalha, devendo faz-las novamente ou copi-las para novos arquivos. Recomenda-se a criao de arquivos com calendrios especficos j configurados e salv-los com o nome da tipologia do projeto. Tal atitude facilita que em um prximo trabalho esse calendrio pr existente possa ser utilizado, evitando a necessidade de configurar um novo calendrio em todo incio de projeto.

3.5. Grfico de Gantt

O grfico de Gantt apresenta barras referentes s tarefas inseridas na Tabela de Entrada de Dados. Essas barras so delimitadas pelas datas de incio e trmino de cada atividade e podem apresentar informaes de vinculao entre as tarefas. Tanto a representao como a escala de tempo do grfico podem ser alterados conforme se desejar. Para realizar alteraes na representao utiliza-se o Assistente de grfico de Gantt, que ser apresentado mais a frente. As alteraes na escala de tempo do grfico so feitas clicando-se com o boto direito do mouse sobre as guias acima da rea do grfico na opo Escala de tempo.

Ao selecionar a opo Escala de tempo uma janela como a da imagem abaixo ser aberta, e nela so possveis fazer alteraes com relao s camadas de visualizao do tempo. H diversas linhas que podem ser configuradas no programa. Estas opes esto disponveis clicando-se com o boto direito do mouse sobre a rea do grfico. Visualizando o cronograma: para uma melhor compreenso do grfico sero apresentadas as funes de alguns itens que compem o grfico. i. A linha de grade tracejada na vertical do Grfico de Gantt marca a data de hoje na escala de tempo; ii. As tarefas com barras completamente esquerda da data devem estar completas; iii. As tarefas direita da linha de data so programadas para comear mais tarde; iv. As tarefas que apresentam suas barras divididas pela linha de data devem estar preenchidas at a linha. Tal representao indica a porcentagem de concluso da tarefa.

4. Tarefas
Depois de definir as propriedades e as informaes bsicas do projeto, precisamos definir as tarefas, com suas duraes, dependncias, recursos e caractersticas gerais. O modo de exibio se d atravs do Grfico de Gantt, que tambm usado como entrada de dados.

4.1. Criando Tarefas no Projeto

O modo de visualizao do Grfico de Gantt o melhor local para inserir sua lista de tarefas. Cada tarefa cadastrada possui algumas informaes essenciais: Campo de identificao: criado automaticamente, representando o nmero da linha onde se encontra a tarefa, iniciando em 1; Nome da Tarefa: descrio da tarefa a ser executada; Durao: define quanto tempo essa tarefa demorar a ser executada, sendo que pode ser em minutos, horas, dias, semanas e ms; Incio: o campo incio mostra a data e a hora em que a tarefa est agendada para ser iniciada; Trmino: o campo trmino mostra a data e a hora em que a tarefa est agendada a ser terminada. O local as tarefas onde so inseridas chamado de Tabela de Entrada de Dados. Para criar uma tarefa utiliza-se o modo Grfico de Gantt, que pode ser acessado pelo menu Exibir > Grfico de Gantt. Posicionamos o cursor na primeira clula em branco da coluna Nome da Tarefa, e insere-se uma descrio para a tarefa. Logo aps deve-se definir o tempo de durao da tarefa. Se no for colocado nenhum tempo especfico, o programa assume a durao de 1 Dia ? . A presena da interrogao indica que essa durao estimada.

4.2. Tarefas Recorrentes

Tarefas recorrentes so tarefas que acontecem regularmente durante a execuo de um projeto, como por exemplo, reunies semanais de acompanhamento. Para Inserir uma tarefa Recorrente siga os seguintes passos: a. Clique no menu Inserir > Tarefa Recorrente... ;

b. Ser aberta a caixa de dilogo Informaes sobre Tarefas Recorrentes, preencha as informaes solicitadas.

Opes da caixa de dilogo Informaes sobre tarefas recorrentes: . Nome da Tarefa: Insere o nome da tarefa. Durao: Determina a durao dessa tarefa. Padro de Ocorrncia: Determina quando a tarefa vai ocorrer se vai ser diariamente, semanalmente, mensalmente ou anualmente. Se escolhida a opo diariamente, pode-se agendar a tarefa para que ela ocorra a cada X dias, ou para que ela ocorra a cada X dias teis. Na opo semanalmente, devemos definir de quantas em quantas semanas a tarefa ocorrer e que dia da semana ser. Na opo mensalmente, podemos definir o dia do ms em que ser feita a tarefa, e depois de quantos em quantos meses, podemos definir o dia do ms em que ser, ou ento se esta tarefa for agendada para um dia particular da semana, por exemplo, a primeira quarta-feira a cada dois meses. Intervalo de Ocorrncia: Define o incio da ocorrncia, e quantas vezes a tarefa ter que ser realizada para depois acabar, ou a data em que acabar a tarefa. Calendrio de agendamento desta tarefa: Define qual o calendrio vai ser aplicado.

4.3. Marcos, Etapas e Pontos de Controles

Um marco representa um objetivo atingido ou algum ponto no projeto onde queremos chamar a ateno para alguma situao ocorrida. Ele tem durao zero e representado no grfico de Gantt por uma simbologia prpria com a data do evento ao lado. Para se inserir um marco no projeto, basta inserir uma nova tarefa, e no momento de colocar a sua durao, deix-la igual a zero.

4.4. Vnculos entre as Tarefas

As tarefas em um projeto so mais complexas do que simplesmente descrev-las e colocar suas duraes, pois certamente as tarefas tero interdependncias entre si. Quando criamos uma lista de tarefas no projeto, podemos perceber que elas iniciam na mesma data, que a data de incio do projeto, s que muitas delas no podem ocorrer se a anterior no estiver concluda, por exemplo. Desta maneira, existe no Project a vinculao entre as tarefas, que a forma pela qual informamos ao programa qual a precedncia de execuo de cada tarefa no projeto.

Para vincular as tarefas h vrios modos, em todos os modos devemos

selecionar as tarefas nas quais queremos colocar vnculos e fazer o caminho escolhido, que pode ser: Clicar no cone . Seguir at o menu Editar > Vincular tarefas Ou simplesmente digitar o nmero da tarefa que voc deseja vincular na coluna predecessoras. Para desvincular as tarefas, devemos selecionar as tarefas nas quais queremos retirar os vnculos, ou clicar no cone ou ento seguir pelo menu Editar > Desvincular tarefas.

4.4.1. Relacionamento entre as Tarefas

Quando vinculamos as tarefas, elas podem possuir diferentes tipos de relacionamento entre si. Desse modo, podemos descrev-los da seguinte maneira:

O tipo de relacionamento padro quando as tarefas so inicialmente vinculadas, o Trmino a Incio. Para colocar outro tipo de relacionamento, basta que seja digitada a sigla do tipo de relacionamento desejado logo aps o nmero da tarefa que ir ser predecessora.

4.4.2. Trabalhando com Folga (LAG) e Antecipao (LEAD)

Podemos incluir tempos de antecipao ou folga entre as tarefas no MS Project. A folga a situao onde existe um tempo livre entre o fim de uma tarefa e o inicio da seguinte, e antecipao quando uma tarefa se inicia antes da anterior ter atingido o fim. Para colocarmos esses tempos de folga ou antecipao, basta ir at a coluna Predecessoras e ao lado do nmero da tarefa que precedida, digita-se o nmero de dias de folga (nmero positivo) e antecipao (nmero negativo). Por exemplo; a tarefa 2 - colocar os mveis, s pode comear 2 dias aps a tarefa 1 - Pintar a casa, for concluda. Dessa maneira, na linha da tarefa dois e na coluna predecessoras, digitamos: 1TI + 2 dias.

4.5. Inserir Novas Tarefas, Mover e Excluir

Podemos inserir uma nova tarefa no nosso projeto a qualquer momento, seja no final ou entre duas tarefas j existentes. Para inserir essa ultima, basta clicar na linha em que se deseja inserir a tarefa e ir no menu Inserir > Nova Tarefa. Da mesma forma que para inserir, podemos excluir as tarefas do projeto, selecionando a linha da tarefa que deseja-se excluir e apertando Delete ou ento ir at o menu Editar > Excluir Tarefas. Para movermos as tarefas, basta selecionarmos a linha na qual a tarefa esta, e arrastar o mouse at o local em que se deseje que ela fique.

4.6. Restries das Tarefas

As restries impem limites na forma como o programa calcula as datas de inicio e de termino das tarefas, elas podem ser de vrios tipos: .O mais tarde possvel: agenda a tarefa para que ela inicie o mais tarde possvel sem atrasar as tarefas subseqentes; O mais breve possvel: agenda a tarefa para que ela inicie o quanto antes. Essa a restrio padro para as tarefas; .No Terminar Antes De: agenda a tarefa para que ela termine em uma data especfica ou antes desta data; . Deve Terminar Em: agenda a tarefa para que ela termine em uma data especfica; . Deve Iniciar Em: agenda a tarefa para que ela inicie em uma data especfica; . No Iniciar Antes De: agenda a tarefa para que ela inicie em uma data especifica ou aps essa data; . No Iniciar Depois De: agenda a tarefa para que ela inicie em uma data especfica ou antes dessa data.

4.7. Recuos
Podemos agrupar atividades que compartilham caractersticas ou que sero concludas no mesmo intervalo de tempo em uma atividade abrangente, atravs do recuo de atividades. Para efetuar o recuo, basta selecionar as linhas desejadas e clicar no boto , que o recuo para a direita, ou ento .

4.8. Editar o Contedo da Tarefa

Podemos editar o contedo das tarefas, selecionando a clula contendo o contedo a editar e dando um duplo clique sobre ela, ou apertando a tecla F2. Ser aberta a caixa de dialogo Informaes sobre a tarefa , que composta por seis guias, onde encontramos as configuraes de uma tarefa. Guia Geral Nela temos as informaes gerais sobre a tarefa:

o Nome: apresenta o nome da tarefa; o Durao: apresenta a durao da tarefa; o Porcentagem concluda: determina o quanto % da tarefa j foi executado; o Prioridade: define a prioridade da tarefa; o Datas: apresenta a data de inicio e fim da tarefa; o Ocultar a barra de tarefas: se ativo, inibe a exibio dessa tarefa no Grfico de Gantt; o Mostrar a barra de atividade na fase: se essa tarefa fizer parte de uma tarefa sumrio, quanto ativa essa configurao reflete a barra da tarefa na representao da tarefa sumrio. . Guia Predecessoras Depois de decidir a ordem das tarefas, podemos coloc-las em sequncia vinculando tarefas relacionadas.

o Nome: apresenta o nome da tarefa; o Durao: apresenta a durao da tarefa; o Predecessoras: apresenta os relacionamentos que a tarefa possui, informando o ID e o Nome da tarefa com a qual essa tarefa ativa possui relacionamento, o Tipo desse relacionamento e a Latncia (tempo de espera ou avano) da tarefa. Guia Recursos

o Recursos: apresenta as quantidades e os recursos associados a essa tarefa.

o Prazo Final: determina at quando a tarefa pode ser concluda; o Tipo de Restrio: as restries permitem que voc imponha limites quanto maneira como o MS Project calcular as datas de incio e trmino das tarefas. o Tipo de tarefa: define o tipo de durao da tarefa; o Controlada pelo empenho: ao atribuir recursos adicionais a uma tarefa, a durao ser reduzida para refletir a adio dos recursos. Se desejar que a durao de uma tarefa permanea a mesma independentemente dos recursos atribudos, desmarque a caixa de seleo Com empenho. o Calendrio: determina o calendrio a ser utilizado pela tarefa; o Cdigo de EDT: informa a estrutura de trabalho da tarefa; o Mtodo do valor acumulado: por % concluda ou % fsica concluda; o Marcar tarefa como etapa: mantm a durao da tarefa, mas a apresenta como um marco (tarefas com durao igual a zero). Guia Anotaes