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OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO: 1. Identificacin de diferencias entre fsico y terico para su correccin. 2.

Establecer la cantidad de producto que se encuentra en las bodegas de Foragro 3. Asegurar que las existencias fsicas son iguales a los saldos que refleja el sistema.

FASE DE ORGANIZACIN:
1. El conteo a realizar ser materia prima, material de empaque y producto terminado. 2. Las personas a participar en el proceso de inventario fsico se organizaran en

grupos de personas en . Para el inventario se formar 1 equipo de 2 supervisores para cada bodega y una persona nicamente para digitar los datos fsicos.
3. Los grupos estarn integrados por una persona de planta que conozca el producto y

una persona de contabilidad que realice el conteo en forma conjunta y anote los datos adecuadamente.
4. Los supervisores participaran en el conteo fsico, adicionalmente su funcin es

supervisar la realizacin adecuada del proceso y tomar decisiones en forma conjunta ante los posibles inconvenientes que se puedan observar durante el proceso.
5. Preparar listados en archivo electrnico (Excel) de todos los productos con cdigos

claramente identificados, nombre del producto, sin existencias y que estn numeradas las hojas, esto para referenciar los conteos a realizar por rea, esto ser realizado por el encargado de bodega de cada lugar y entregados al supervisor de contabilidad al momento de llegar al lugar
6. El formato electrnico proporcionado en el punto anterior se utilizar para

colocarlo en una computadora; esto con el objetivo de utilizarlo en el vaciado de la informacin obtenida en los conteos del inventario. Esto ser realizado por una persona asignada por el supervisor quien ser la responsable de digitar la informacin recopilada en el inventario.
7. Se solicita la colaboracin del departamento de IT (1 persona), por posibles

problemas con los sistemas de control de inventarios.


8. Preparar el listado de facturas pendientes de despachos no operado por parte del

encargado de bodega. Dichos listado deber estar actualizado el da del inventario (donde corresponda) y debe ser entregado en copia fsica y en archivo de excel ese mismo da al supervisor de Administracin.

9. Todos los reportes relacionados con ingresos de producto terminado y salidas , debern de estar elaborados y operados el da de inicio del inventario; de manera que despus de realizado el corte de formas no exista nada pendiente que corresponda a la fecha del mismo.
10. Por parte de contabilidad, se verificar que no existan notas de crdito pendientes

de emitir, refacturaciones por realizar. Esto debe ser realizado un da antes del inventario donde corresponda y deber ser informado mediante un correo electrnico dirigido a los supervisores del inventario.
11. Solicitar a Ventas la suspensin de la facturacin y a operaciones despachos de

todos los productos de las bodegas, los das del inventario, esto con el afn de no tener problemas en conteos y determinacin de diferencias.
12. Contabilidad, solicitara los suministros suficientes para la realizacin del inventario

tales como papel para impresora, cartucho de tner, lapiceros, etc. 13. Es responsabilidad de Operaciones tener el equipo en buenas condiciones como balanzas bien calibradas, el montacargas en buen estado, etc.

PREPARATIVOS EN LAS BODEGAS


1. Organizar el producto de forma que faciliten su identificacin al momento de

contarlo. Responsables directos:


2. En consecuencia al punto anterior, elaborar un mapa que indique la ubicacin y

distribucin actual del producto para tener una gua de los lugares donde se debe contar y distribuir los grupos de conteo adecuadamente. Esto ser realizado por:
3. Verificar las facturas pendientes de despacho para tener depurado el listado de

productos pendientes de despachar. (esto debe hacerse un da antes de la toma del inventario) Responsables:
4. Realizar limpieza general en patios y bodegas, (proceso que debe darse en

forma diaria, para que llegado el da no cause ningn atraso) responsables:


5. Indicar, por parte de Bodega, al departamento de Produccin el lugar donde debern

colocar la produccin elaborada al momento de estar contando, para que no se confunda con lo que ya esta registrado en el inventario de producto terminado.

PROCEDIMIENTO A EFECTUAR DURANTE EL CONTEO

Generales:
Se tomara en cuenta la cantidad de gente que participara en el inventario para programar la alimentacin los das del conteo. El horario de almuerzo del personal participante ser como se establece ms adelante.

Corte De Formas: 1. Se har un corte de formas el da del inventario, antes de iniciar el mismo. Esta actividad la tienen que realizar los supervisores. 2. El corte debe incluir facturas, notas de crdito, ingresos a bodega, vales de devolucin, ingresos de produccin y cualquier otro documento que afecte el movimiento de inventarios. Toma Fsica Del Inventario: 1. El conteo dar inicio a la hora indicada y se les proporcionara un listado impreso con los cdigos y nombres en orden alfabtico de los productos a cada grupo de conteo. 2. Los datos sern anotados en el listado proporcionado. Se utilizaran lapiceros (No lpiz).

3. Si se encontraran productos que no estn en el listado antes de anotarlos consultar con los supervisores asignados del inventario, para definir el cdigo y la descripcin exacta y anotarlo al final del listado. 4. Si por alguna razn se requiere el uso de un montacargas para mover producto dar aviso a los supervisores asignados. 5. Los inventarios que se llevan en Kardex, hojas de Excel y ORACLE debern ser tener el mismo dato el da del inventario. Contabilidad utilizar el ORACLE para hacer su comparativo y se apoyar en los otros auxiliares para desvanecer dudas. 6. No se harn traslados de materiales de un lugar a otro dentro de las plantas mientras dure el inventario, excepto los que sean necesario para facilitar su conteo y previo autorizacin del supervisor asignado. 7. Al finalizar el conteo en cada una de las reas asignadas, dicho conteo ser trasladado al supervisor del rea, para que este a su vez lo traslade al digitador del inventario, quien ingresara el inventario fsico al archivo de Excel antes

mencionado, por consiguiente tambin ser responsable de consolidar los papeles de trabajo de la toma fsica del inventario. 8. Todos los listados deben ser firmados por los participantes de cada grupo. 9. Los grupos se organizaran de la siguiente manera:

COMPARACIN Y VALUACIN: 1. Una vez establecida la existencia fsica, al resultado de la misma, se le restara los datos de las facturas pendientes de despachos, esto para tener el dato fsico disponible y compararlo con los datos del sistema. Dicha operacin ser realizada por: en todas las bodegas; asegurndose de que los datos se manejaron adecuadamente y que las diferencias en unidades determinadas son correctas, posteriormente se har la valuacin de las diferencias por Contabilidad de Costos. 2. Si resultaran diferencias significativas que se deseen rectificar, se podr realizar un conteo adicional. Posteriormente solo se verificaran operaciones por documentos. 3. Al momento de tener el reporte valorizado de las diferencias, el Encargado deber circular la informacin al Contador General. 4. Se deber trasladar una impresin del reporte a Lic. Muiz, para que lo revise y autorice la respectiva facturacin de la diferencia por faltantes a la persona que l determine, despus de una investigacin. En el caso de sobrantes, autorizar el ajuste del sistema. PROBLEMAS IMPREVISTOS: 1. Si surgieran dudas o problemas al momento de realizarse el mismo, si estas se relacionan con la localizacin o identificacin de los productos se acudir a los seores: RECOMENDACIONES: Se solicita a todos los participantes en el inventario su colaboracin y responsabilidad, en el sentido de su puntualidad y debida dedicacin en las tareas que les fuera encomendadas, a fin de que observen y practiquen adecuadamente las pruebas y procedimientos que consideren necesarios.