TALLER No 2

Despacho de Documentos

Aquí se encuentra que es un manual de

procesos u procedimientos, un manual de
archivo y también se nombran las NTC mas
importantes para producir y controlar la gestión
documental

Camilo Cabra
2008
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2008

TALLER No. 2

Presentado por:
Cristian Camilo Cabra Neira

Grupo:
63606

TECNÓLOGO EN ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
SENA
2008

TALLER 2
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1. Realice un repaso sobre el tema Manual de Procesos y Procedimientos

para el manejo de la correspondencia en la empresa. Manual de Archivo y
correspondencia (Manual de Gestión Documental, Plan de Gestión
Documental).

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Es un documento en el que se especifica los pasos para desarrollar las

actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una
dependencia de la empresa. El manual incluye además los puestos o
unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y
participación.

PROCESO: Es la actividad global que se debe realizar para alcanzar un

objetivo.

PROCEDIMIENTO: La secuencia de pasos necesarios para realizar el

proceso.

RASGOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MAPA DE PROCESOS: Muestra la clasificación general de los procesos que

realiza la empresa.

- Estratégicos: Relacionados con la plantación.

- Misionales: Relacionados con la razón de ser de la empresa.

Ventajas del manual de procedimientos:

➢ Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a

descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos
responsables de su ejecución.
➢ Facilita la capacitación del personal ya que describe en forma detallada
las actividades de cada puesto.
➢ Sirve para establecer un sistema de información o bien modificar el ya
existente.
➢ Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y
evitar su alteración arbitraria.
➢ Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o
errores.
➢ Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su
evaluación.

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Nº DESCRIPCION DE RESPONSABLE OBSERVACIONES,

ACTIVIDAD RIESGOS Y
CONTROLES.
1. Ordenar y Clasificar Técnico La no actualización total
los expedientes de la información, a
causa de las cargas de
trabajo (procesos de
correspondencia).
2. Atender las solicitudes Técnico En la mayoría de los
documentales por casos los funcionarios no
parte de los tiene claridad de la
funcionarios información que buscan
3. Diligenciar planillas de Técnico Los funcionarios, se
préstamo de demoran para la
documentos. devolución de los
mismos.
4. Aplicar las Tablas de Técnico Se está gestionando el
Retención Documental proceso de actualización
de Tablas de Retención
Documental
5. Recepcionar las Técnico - Realizar cronogramas
transferencias Funcionarios para las transferencias
documentales de cada documentales.
una de las áreas
6. Organizar, rotular y Técnico Está actividad es muy
ubicar todos aquellos expandiosa para una
expedientes que sola persona, debido a
transfiere los que se deben realizar las
funcionarios al archivo otras actividades de
central. correspondencia.
7. Radicar la Técnico Se ingresa la
correspondencia información relevante de
externa que llega al la correspondencia, en
instituto una base de datos de la
intranet y posteriormente
a un archivo plano en
Excel, donde se imprime
el recorrido diario a cada
una de las áreas
8. Distribuir la Auxiliar Cuando la persona no se
correspondencia a encuentra el técnico
cada una de las áreas asume la
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responsabilidad.

9. Coordinar la Técnico Distribuir la

correspondencia que correspondencia al
sale del instituto. mensajero motorizado. Y
a la persona que apoya
las labores de
distribución de
correspondencia.
Cuando se requiera.
10 Comprobar que la Técnico Dentro del archivo plano
. correspondencia que en Excel se anexaran los
sale del instituto se documentos de recibido,
entregue. y de igual modo
entregarlos en el área
correspondiente.
11. Recolectar las copias Técnico Faltan muchos
de los consecutivos consecutivos que los
de los oficios que funcionarios no han
genera el instituto a entregado al área de
nivel interno como archivo y
externo correspondencia,
mensualmente se hace
un control sobre los
consecutivos faltantes.

MANUAL DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO

Documento que recoge las normas y procedimientos que se deberán aplicar

en el proceso de flujo de las comunicaciones escritas para lograr agilidad y
eficiencia en la toma de decisiones de al entidad. Es una guía que recoge en
forma clara y sencilla los pasos a seguir para el desarrollo de las funciones
relacionadas con correspondencia y archivo.

Características

➢ Norma de estricto cumplimiento para todas las funciones de la entidad.

➢ Documento conciso y breve, redactado en forma sencilla, con
terminología universal de fácil comprensión y manejo por parte de
todos los funcionarios.

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➢ Contemplar la totalidad de los procesos, sin permitir excepciones a

ninguno de los niveles jerárquicos de la entidad.
➢ Es un documento que debe conocer toda persona de la entidad
involucrada en los procesos de producción, recibo y despacho de
comunicaciones. Por lo tanto, su uso no es privativo de la Oficina de
Administración de Documentos, sino debe estar al servicio de toda la
entidad.
➢ La elaboración y presentación del manual debe permitir la
actualización futura, dado que los procesos no son estáticos y la
introducción de nuevas tecnologías cambia radicalmente las
metodologías de trabajo.

2. Investigue cuales son las normas legales establecidas para la

clasificación y despacho de documentos. Elabore un mapa conceptual
sobre el tema.

3. Realice un repaso sobre las NTC vigentes para la elaboración y

presentación de documentos empresariales. Elabore un cuadro resumen.

NTC Definición PARTES DEL DOCUMENTO

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NTC 3393 Comunicación escrita -Número: numeración consecutiva.

que se realiza en las -Fecha: datos de nombre de ciudad y fecha
Carta relaciones comerciales de envió.
Comercial entre empresas y -Datos del destinatario: tratamiento,
personas naturales; nombre, cargo, empresa, dirección y ciudad.
igualmente, en las -Asunto: constituye la síntesis del tema de la
relaciones entre las carta.
empresas y sus -Saludo: para las damas el nombre, para los
empleados. caballeros el apellido.
-Texto: se redacta en forma clara, breve,
directa sencilla y cortes
-Paginas subsiguientes: encabezado entre 2
y 3 cm.
-Despedida: expresión de cortesía, se
escribe a dos interlineas del texto seguida por
una coma.
-Remitente: Nombre y cargo del que envía la
comunicación.
-Líneas especiales: Anexos, copias
NTC 3234 Comunicación interna Número: numeración consecutiva.
o externa de carácter
Circulare general o normativo -Fecha:datos de nombre de ciudad y fecha
s con el mismo de envió.
contenido, dirigida a -Datos del destinatario: grupo destinatario
varios destinatarios. de la circular.
-Asunto: constituye la síntesis del tema de la
circular.
-Texto: se redacta en forma clara, breve,
directa sencilla y cortes.

-Paginas subsiguientes: encabezado entre 2

y 3 cm.

-Despedida: expresión de cortesía, se

escribe a dos interlineas del texto seguida por
una coma.

-Remitente: Nombre y cargo del que envía la

comunicación.

-Líneas especiales: Anexos, copias

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NTC 3397 Comunicación escrita Número: numeración consecutiva.

de carácter interno de
Memoran una empresa, que se -Fecha:datos de nombre de ciudad y fecha
dos utiliza para transmitir de envió.
información, -Encabezamiento: DE, PARA y ASUNTO en
orientaciones y pautas mayúscula sostenida
-Datos del destinatario: tratamiento, nombre
y cargo
-Texto: se trata un solo tema. Tratamiento de
usted.

-Paginas subsiguientes: encabezado entre 2

y 3 cm.

-Despedida: expresión de cortesía, se

escribe a dos interlineas del texto seguida por
una coma.

-Remitente: Nombre y cargo del que envía la

comunicación.

-Líneas especiales: Anexos, copias

NTC 3394 Documento en el que ➢ Razón social
consta lo sucedido, ➢ Titulo:(nombre y naturaleza de la reunión)
Actas tratado y acordado en ➢ Fecha
administr una reunión ➢ Hora
➢ Lugar
ativas ➢ Asistentes
➢ Invitados
➢ Ausentes
➢ Orden del día: (motivos de la reunión)
➢ Desarrollo
➢ Convocatoria (a una nueva reunión)
➢ Firma, nombre y cargo de los
responsables.

4. normas de calidad ISO para la gestión documental

NORMAS ISO

La familia de normas ISO 9000 son normas de "calidad" y "gestión continua

de calidad", establecidas por la Organización Internacional para la
Estandarización (ISO) que se pueden aplicar en cualquier tipo de
organización o actividad sistemática, que esté orientada a la producción de
bienes o servicios. Se componen de estándares y guías relacionados con
sistemas de gestión y de herramientas específicas como los métodos de

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auditoría (el proceso de verificar que los sistemas de gestión cumplen con el
estándar).

NORMA ISO 9000: Es un conjunto de normas de calidad establecidas por la

organización internacional para la estandarización (ISO), que se pueden
aplicar en cualquier tipo de organización

NORMA ISO 9001: Es una norma internacional que se aplica a los sistemas
de gestión de la calidad y se centra a todos los elementos de la
administración de calidad con los que una empresa debe contar para tener
un sistema efectivo que le permita administrar y mejorar la calidad de sus
productos o servicios.

Su implantación en estas organizaciones, aunque supone un duro trabajo,

ofrece una gran cantidad de ventajas para las empresas.
Los principales beneficios son:
➢ Reducción de rechazos e incidencias en la producción o prestación del
servicio
➢ Aumento de la productividad
➢ Mayor compromiso con los requisitos del cliente
➢ Mejora continua

La familia de normas apareció por primera vez en 1987 teniendo como base
una norma estándar británica (BS), y se extendió principalmente a partir de
su versión de 1994, estando actualmente en su versión 2000.
La principal norma de la familia es actualmente la: ISO 9001:2000 - Sistemas
de Gestión de la Calidad - Requisitos.

PROCESO DE CERTIFICACION
Con el fin de ser certificado bajo la norma ISO 9000, las organizaciones
deben elegir el alcance de la actividad profesional que vaya a registrarse,
seleccionar un registro, someterse a la auditoría, y después de completar con
éxito, tener una visita anual de inspección para mantener la certificación. En
el caso de que el registrador / auditor encuentre áreas de incumplimiento, la
organización tiene un plazo para adoptar medidas correctivas, sin perder la
vigencia de la certificación o la continuidad en el proceso de certificación
(dependiendo de que ya hubiera o no obtenido la certificación).

SISTEMAS DE GESTION DE CALIDAD EN LOS ARCHIVOS

Todo archivo al tener una misión y objetivos que cumplir con una estructura
orgánica, hace factible implantar un Sistema de Gestión de Calidad como
cualquier otro tipo de organización.
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Por lo cual es necesario darle importancia a

los procesos archivísticos como parte de los sistemas de trabajo de
organización, más aun, considerando que la información que resguardan los
archivos es base fundamental para la toma de decisiones.

Calidad: Conjunto de elementos y acciones, tangibles o intangibles que

ayuden a satisfacer las expectativas del Cliente.

➢ Satisfacción de los requerimientos del usuario.
➢ Nivel de excelencia en la organización.
➢ Producto/servicio: Resultado de un proceso.
➢ En un archivo sería lo resultante de cada una de las tareas
archivísticas: documentos descritos, guías, inventarios, catálogos, etc.
➢ En el área de conservación: registro diario de temperatura y
humedad y registro de documentos restaurados.
➢ En el área de consulta: proporcionar la documentación y la
reprografía solicitada por el usuario.
➢ En el área de Difusión: dar a conocer los acervos con los que se
cuenta.

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