Beruflich Dokumente
Kultur Dokumente
Contedo
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Introduo ............................................................................................................................. 2 O que contabilizar?............................................................................................................. 2 Cdigos de contas ................................................................................................................. 3 Como registar nas contas? .................................................................................................... 5 Contas comeadas por 6, 7 ou 8. .......................................................................................... 7 Contas comeadas por 1, 2, 3, 4 e 5...................................................................................... 9 Formas de apresentar os movimentos................................................................................ 14 Exemplos de exerccios ....................................................................................................... 20 Os acrscimos e os diferimentos......................................................................................... 25 Notas finais ...................................................................................................................... 27
( Verso 1.0)
Pgina | 1
2. O que contabilizar?
Todos sabemos que quando abrimos uma actividade, uma empresa, temos de ter contabilidade para podermos obter mapas e listagens, sejam para apresentar Finanas para que consigam verificar os impostos que pagamos, sejam para apresentar no banco para saber se nos emprestam dinheiro, sejam para analisarmos e sabermos como est a sade da empresa. Esses mapas e listagens s so possveis de obter porque registmos num determinado local (programa, livro) todos os factos relacionados com a nossa actividade (ou quase todos!) Mas, para que todos saibam analisar os dados das actividades, esses registos tm regras e mapas iguais para todos. Conseguem compreender que, se cada entidade registasse os factos sua maneira, a confuso estaria instalada. Essas regras vm da Comunidade Europeia, so transpostas para o nosso pas pela CNC Comisso de Normalizao Contabilstica e chamamse SNC Sistema de Normalizao Contabilstica. a CNC que define os procedimentos a adoptar nas entidades que tenham contabilidade. Assim, um Francs consegue perceber as contas do Espanhol ou do Portugus e at do Americano. No vou debruar-me sobre normas ou sobre casos complicados. O meu objectivo ensinar a base da contabilizao e desenvolver os casos mais comuns. O resto, ficar para depois. Voltando ao registo dos factos relacionados com a nossa actividade, que factos afinal que precisamos de registar? Ora, todos os que digam respeito aos bens da empresa, ao seu patrimnio, aos seus direitos e obrigaes. O que se pretende que, no final, os nossos mapas sejam um espelho da nossa empresa. Ento contabilizar o qu? Registar factos da empresa num programa ou livro. Elaborado por Cristina Cardoso ( Verso 1.0) Pgina | 2
3. Cdigos de contas
Para podermos contabilizar os factos, necessitamos de cdigos, algo que identifique cada facto de forma a podermos fazer o registo, seja em livro, seja em programa. E para que cada empresa no crie os seus cdigos prprios, colocando em causa a igualdade dos mapas entre as empresas, foi publicada a Portaria n. 1011/2009 de 9 de Setembro (que podemos utilizar em exames e P-Folios) que define os cdigos que poderemos utilizar para registar os factos das empresas. E agora, iremos chamar o nome correcto a esses cdigos: CONTAS. Poderemos observar vrias curiosidades nesses cdigos/contas, se olharmos para o quadro resumo da pgina 6149 dessa portaria (Peguem na portaria e acompanhem!): Esto formadas por grupos com uma conta-ttulo (1,2,3,4,5,6,7 e 8) e dentro de cada uma dessas contas-ttulo, existem outras contas em que o primeiro dgito sempre igual contattulo do mesmo grupo. Malta, s temos 8 grupos de contas para trabalhar! S!!! Poderemos observar que esses grupos tm ttulos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Meios Financeiros Lquidos Contas a receber e a pagar Inventrios e Activos Biolgicos Investimentos Capital, Reservas e Resultados transitados Gastos Rendimentos Resultados
Como exemplo, o grupo 1 chama-se Meios financeiros lquidos e contm s contas comeadas por 1.
( Verso 1.0)
Pgina | 3
Sim, v-se a conta me 1 Meios Financeiros lquidos e as filhas 11, 12, 13 e 14.epamas a 14 desdobra-se em 141 e 1411. Como ? Facil! Se as contas ainda tm mais filhas por baixo, ento registamos nas filhas sempre! Ou seja:
Se precisarmos de fazer um registo na conta 11, podemos faze-lo porque a conta 11 no tem mais contas associadas (contas comeadas por 11) mas, se quisermos fazer um registo na conta 14, no podemos porque ela vai dizer registem abaixo sff, que eu criei uma filha para esse efeito!
Ora, no caso, se pretendermos registar na 14 um Derivado (que nem me vou dar ao trabalho de explicar o que ), optamos pela 141, mas, como a conta 141 tambm tem filhas, ento s poderemos escolher a 1411 ou 1412 para registar.
( Verso 1.0)
Pgina | 4
Quer dizer que terei de escolher sempre uma conta filha. Vou pensar: Que tipo de registo ? Electricidade? Ento 6241! Publicidade? Ento 6222. Terei sempre de escolher a subconta correspondente ao facto que quero registar mas, nunca registarei numa conta que serve de ttulo (conta me)!
( Verso 1.0)
Pgina | 5
Saldo = entradas-sadas, ou seja, 100 25 = 75 E se agora eu dissesse para substituirmos a palavra entrada por DBITO e a palavra sada por CRDITO? Faria muita diferena? Nem por isso. Conta 11 Dbito 100
Crdito 25 Saldo = 75
Mas o que o DBITO E O CRDITO? Ser um tipo de registo nas contas, ora se regista a dbito, ora se regista a crdito. Mas uma coisa certa, para cada facto que eu registar, o valor que debitar em alguma conta terei de creditar noutra ou noutras e vice-versa. Ou seja para decorar que NO H DEBITO SEM CREDITO! Se vou debitar a conta 11 por 100, ento preciso de creditar outra ou outras conta(s) no valor de 100. Por outro lado, se resolver creditar uma conta por 200, ento preciso de debitar alguma(s) outra(s) conta(s) por 200. A regra TOTAL DOS REGISTOS A DBITO = TOTAL DOS REGISTOS A CRDITO Se esta regra no for cumprida, ento est tudo mal. Os registos esto errados. No precisaremos de definies de dbito ou crdito para trabalhar mas sim de perceber a sua utilidade e para isso vamos l para o fim: os mapas que queremos ter no final de cada ano. Ano? Sim, as contas das empresas so apresentadas anualmente, ou seja, vamos precisar de fazer os mapas pelo menos uma vez por ano. Obviamente que h gestores que pretendem analisar as contas mensalmente, por isso, emitimos os mapas sempre que preciso mas, as contas finais das empresas sero sempre anuais. Ento que mapas me interessam para perceber o registo nas contas? BALANO e A DEMONSTRAO DE RESULTADOS. Iremos comear com o mapa mais fcil: A DEMONSTRAO DE RESULTADOS.
( Verso 1.0)
Pgina | 6
Ento: Na Demonstrao de Resultados s colocaremos saldos das contas de resultados, ou seja, as contas 6,7 e 8! 6. Gastos 7. Rendimentos 8. Resultados
Ento o resultado ser contas 7 6 = 8! Sim, Rendimentos menos os gastos igual ao resultado!
( Verso 1.0)
Pgina | 7
Crdito Aumentos
QUALQUER AUMENTO NUMA CONTA 6 REGISTADO A DBITO. Por excluso de partes, as diminuies so registadas a crdito! Contas 6 Dbito Aumentos
Crdito Diminuies
Um exemplo: Gastei 50 em electricidade. Hummisto aumenta os gastos na empresa vou aumentar os gastos, logo, vou aumentar a conta 6, ento para registar a dbito! Outro exemplo: Vendi 20 de mercadorias. H! Vou aumentar as minhas vendas, os meus rendimentos! Ento conta 7! Aumentar uma conta 7? Ento para creditar! Se, depois de registar a venda, o cliente me devolvesse as peas que teria de diminuir a venda, logo, debitar.
( Verso 1.0)
Pgina | 8
7 6
AUMENTA
CRDITO DBITO
AUMENTA
Lucro ou Prejuzo
8
Resumo: se sempre! Contas comeadas por 6: so sempre gastos e em 99% dos casos debitam-se sempre Contas comeadas por 7: so sempre rendimentos em 99% dos casos creditam sempre. creditam-se
( Verso 1.0)
Pgina | 9
D para perceber? Confuso.Um recursocontrolado pela empresaque resultou de um acontecimento passado e do qual se espera que fluam benefcios econmicos futuros. Bem, por exemplo, este ano comprei uma mquina para o sector produtivo da minha empresa. E isso resultou de acontecimentos passados: eu de facto decidi investir numa mquina antes de a comprar! Por outro lado, se a comprei, minha e controlada por mim e realmente espero ter benefcios futuros com a mquina: irei usa-la na minha produo, logo vou vender mais.e quando no a utilizar mais at a vendo! Sim, definitivamente, a compra da minha mquina um ACTIVO! Este exemplo para perceberem que um INVESTIMENTO UM ACTIVO! Qual o grupo de contas de investimento? 4! REGRA: AS CONTAS 4 INVESTIMENTO SO ACTIVO.
Se continuarmos a histria, tambm podemos concluir que as mercadorias que compramos para vender, tambm so activo! (no vou repetir a histria que decidi comprar, etc., etc.) REGRA: AS CONTAS 3 INVENTRIOS SO ACTIVO
Estendendo a histria a outras contas: REGRA: AS CONTAS 1 MEIOS FINANCEIROS LIQUIDOS SO ACTIVO.
Sobram as contas 2 e 5: Contas 2- CONTAS A RECEBER E A PAGAR Este grupo de contas ser o nico a desmembrar: 2 - CONTAS A RECEBER SO ACTIVO 2 - CONTAS A PAGAR SO PASSIVO
A definio de Passivo tambm das que precisamos perceber: PASSIVO Um passivo uma obrigao presente da entidade, proveniente de acontecimentos passados, cuja liquidao se espera que resulte num exfluxo de recursos da entidade que incorporam benefcios econmicos. Elaborado por Cristina Cardoso ( Verso 1.0) Pgina | 10
Em esquema:
( Verso 1.0)
Pgina | 11
ACTIVO
CAPITAL PROPRIO
AUMENTA
DBITO
AUMENTA
CRDITO
PASSIVO
AUMENTA
CRDITO
Agora que j explormos as regras de movimentao de todas as contas, poderemos fazer um quadro resumo:
( Verso 1.0)
Pgina | 12
Sendo:
De propsito, no inclu a 8 no Balano. Na realidade, ela entra em ambos os mapas mas, quando fizermos o apuramento de resultados e encerramento de contas iro perceber como ela se movimenta.
( Verso 1.0)
Pgina | 13
( Verso 1.0)
Pgina | 14
1) Coloca-se o nome da conta em cima do T. 2) Regista-se do lado esquerdo, o valor que queremos registar a dbito dessa conta e no lado direito, o valor que queremos registar a crdito dessa conta.
Conta ABC
No princpio, poderemos habituar-nos a colocar a letra D e C em cada T at ficar automtico. O mesmo exemplo que referi do pagamento do cliente, em T seria apresentado assim:
Como poderemos verificar, teremos de criar um T para cada conta diferente que utilizarmos. A ttulo de informao, poderia tambm mostrar o movimento, indicando as contas que esto a ser utilizadas:
No exemplo, estou a mostrar no T da conta 12 que, debitei a debitei por 100 e que a contrapartida (para que os dbitos fiquem iguais aos crditos) foi um crdito (a) na conta 21. No T da conta 21 estou a indicar que a creditei por 100 e a sua contrapartida foi um dbito na conta 12 (de).
( Verso 1.0)
Pgina | 15
Total dos dbitos igual ao total dos crditos, como ditam as regras
A informao a azul facultativa, mas ajuda a perceber cada um dos movimentos. Para ajudar, nformao tambm poderamos apresentar essa informao com um nmero de lanamento:
( Verso 1.0)
Pgina | 16
Saldo inicial:
(1)
(2)
Saldo inicial:
(1)
(2)
6241 - Electricidade 75
Transferia o saldo das minhas contas 6 (neste caso s temos 1) para a conta de Resultados.
( Verso 1.0)
Pgina | 17
Claro que se tivesse feito movimentos nas contas 7 de valor superior a 75, o resultado seria positivo. Mas, no momento, fazemos de conta que a empresa apenas fez aqueles 2 movimentos e nem sequer tinha Capital inicial .
( Verso 1.0)
Pgina | 18
E agora, se nos pedissem para fazer o balancete destes saldos? Balancete? Sim. Balancete.balanar.Debito = Credito. BALANCETE CONTAS 12 21 56 62 DESIGNAO Depsitos Ordem Clientes Res. Transitados FSE Movimento Dbito Crdito 600,00 75,00 200,00 100,00 700,00 75,00 Saldo Dbito 525,00 100,00 75,00 Crdito
700,00
875,00
875,00
700,00
700,00
( Verso 1.0)
Pgina | 19
Ento, se o exerccio diz que o cliente PAGOU em dinheiro ento eu recebi! Ok, j sei o dbito! entrada em Caixa dbito de Caixa! Agora terei de descobrir o crdito para contrabalanar: Se vendi, ento gerei um rendimento para a minha empresa, uma 7! Vou creditar a 7. At porque as 7 creditam-se pelos aumentos e eu estou a aumentar os meus rendimentos. Em T: 11 - Caixa 10 71 - Vendas 10
Em Dirio: Data Operao Conta 11 71 Caixa Vendas Nome Valor Dbito 10,00 Crdito 10,00
Agora com a variante do IVA: Elaborado por Cristina Cardoso ( Verso 1.0) Pgina | 20
Total dos dbitos igual ao total dos crditos, como ditam as regras Em Ts seria: 11 - Caixa 12,30 71 - Vendas 10,00 2433 - IVA Liquidado 2,30
( Verso 1.0)
Pgina | 21
Registo no dirio: Data Operao Conta 11 71 2433 Nome Caixa Vendas Iva Liquidado Valor Dbito 10,00 Crdito 8,13 1,87 10,00 Registo nos Ts: 11 - Caixa 10,00 71 - Vendas 8,13 2433 - IVA Liquidado 1,87 10,00
Verificar sempre se os totais dos dbitos esto iguais aos totais registados a crdito. Nota: em caso de dvida, preencher os Ts com os valores bvios: entrada em caixa dbito na conta caixa. Verificar depois o que tm de creditar para fique dbito = crdito. Se em vez de pagar a pronto, pagasse mais tarde, substitumos a conta 11-Caixa por 21Clientes
( Verso 1.0)
Pgina | 22
Verificar se o total dos dbitos = ao total dos crditos. Em relao valorimetria de existncias: Se o inventrio permanente indica que cada vez que movimentamos o nosso armazm temos de efectuar movimentos contabilsticos. Vamos pensar: onde irei colocar fisicamente as mercadorias depois de as comprar? Num armazm para mais tarde vender. Vamos dar um nome ao nosso armazm: Armazm 32. Ento, no caso, comprei e registei na conta 31. Irei agora transferir as compras que fiz para o meu armazm 32. 31 - Compras 500,00 500 32 Mercadorias 500
A conta compras fica anulada, passando o saldo das nossas mercadorias para conta 32 o nosso armazm.
( Verso 1.0)
Pgina | 23
12.300,00
Como poderemos observar, j no vamos considerar a conta fornecedores, que deixamos para as aquisies relativas s compras de mercadorias e outros bens e servios de consumo. Utilizaremos a conta 271 Fornecedores de Investimento, porque estamos a efectuar um investimento (conta 4). O IVA tambm dedutvel, logo, registado na devida conta de IVA dedutvel. Para registar a depreciao anual da mquina (imaginemos que durasse 5 anos), registamos um gasto (conta 6) por crdito da 438 (depreciaes acumuladas).
64 - Gastos de depreciao 438 - Depreciaes acumuladas
2.000,00
2.000,00
( Verso 1.0)
Pgina | 24
50,00
50,00
Reparem que a prpria conta 2722 diz CREDORES POR ACRSCIMOS .: para creditar! E essa conta fica com o saldo credor espera que a factura chegue para anular o saldo, ou seja, quando fossemos contabilizar a factura em Janeiro, no poderamos registar novamente o gasto (que era de Dezembro). Registaramos a dbito da 2722 em vez da conta 6. Elaborado por Cristina Cardoso ( Verso 1.0) Pgina | 25
DIFERIMENTOS: SAI DO ANO O QUE NO DO ANO! Facto inverso quando chegam num determinado ano, documentos com gastos que se referem ao ano seguinte: Por exemplo: o pagamento do seguro em 01/09/2010 que se refere ao perodo de 1/09/2010 a 31/08/2011, no valor de 1.000. Como o nosso objectivo que no fique em gasto do ano o que no desse ano, ento teremos de separar os dois perodos: O que vai de 01/09/2010 at 31/12/2010 e o que vai de 01/01/2011 a 31/08/2011. fcil: vamos ver quantos dias (ou meses) do seguro se refere a 2010 e quantos dias (ou meses) do seguro se refere ao ano de 2011. Verificamos que temos 4 meses de 2010 e 8 meses de 2011. Dividimos os 1000 por 12 meses e multiplicamos por 4 e sabemos o valor do gasto de 2010. O resto, de 2011, ou seja, 8 meses. Registamos o gasto de 2010 e DIFERIMOS o valor para 2011. 6263 - Seguros 400,00 281 - Gastos a reconhecer 800,00
Contas 1 (Caixa ou Banco)
1.200,00
A prpria conta 281 chama-se: Gastos a reconhecer, logo, remete-nos para o pensamento: um gasto que s vou reconhecer no ano seguinte.
( Verso 1.0)
Pgina | 26
ACRSCIMOS: ENTRA NO ANO O QUE DO ANO! DIFERIMENTOS: SAI DO ANO O QUE NO DO ANO!
10.
Notas finais
Propus-me elaborar estas dicas no intervalo de dias entre o 1 e 2 semestre (2010/2011). Infelizmente o 2 semestre j comeou e no poderei, por agora, continuar estas dicas. Falta explicar um processamento de salrios, o apuramento do IVA, o apuramento de resultados, o encerramento das contas e outros movimentos mais comuns. Fica a promessa que o farei mais tarde mas, para j, acho que se perceberem bem esta movimentao das contas e com a ajuda dos apontamentos que tm, chegaro l. De qualquer forma, em caso de dvida mandem e-mail criscard999@gmail.com colocando no assunto DICAS DE CONTABILIDADE para eu distinguir no meio de tantos e-emails. Agradeo que me avisem caso detectem alguma falha. No tive tempo de fazer uma reviso a este documento. Farei mais tarde e enviarei uma nova verso em caso de alteraes. S peo um favor: faam a UC!
( Verso 1.0)
Pgina | 27