Repblica de Colombia

Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico

Resolucin Nmero

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( Enero 2 de 2007 ) Por la cual se reglamenta la constitucin y funcionamiento de las Cajas Menores LA DIRECCIN GENERAL DEL PRESUPUESTO PBLICO NACIONAL en uso de la facultad que le confiere el artculo 18 de la Ley 1110 del 27 de Diciembre de 2006, R E S U E L V E: ARTICULO 1. Del campo de aplicacin. Quedan sujetos a las disposiciones de la presente resolucin los rganos que conforman el Presupuesto General de la Nacin y las entidades nacionales con rgimen presupuestal de Empresas Industriales y Comerciales del Estado y Sociedades de Economa Mixta con el rgimen de aquellas con carcter no financiero, respecto de los recursos que le asigna la Nacin. ARTICULO 2. Autorizaciones. Las Cajas Menores no podrn ser superiores en nmero y cuanta a las ya autorizadas por la Direccin General del Presupuesto Pblico Nacional. Los rganos que requieran un mayor nmero de Cajas Menores o una mayor cuanta debern elevar solicitud motivada, suscrita por el Ordenador del Gasto, para aprobacin de la Direccin General del Presupuesto Pblico Nacional. ARTICULO 3. De la Constitucin. Las Cajas Menores se constituirn, para cada vigencia fiscal, mediante resolucin suscrita por el Jefe del respectivo rgano, en la cual se indique la cuanta, el responsable, la finalidad y la clase de gastos que se pueden realizar. En los Ministerios, las Cajas Menores podrn ser constituidas mediante resolucin expedida por cada Director General, con arreglo a lo dispuesto en el artculo 110 del Estatuto Orgnico del Presupuesto. En el Ministerio de Defensa Nacional las Cajas Menores podrn ser constituidas por el Comandante General de las Fuerzas Militares, los Comandantes de cada una de las Fuerzas y los Directores de las respectivas Unidades Ejecutoras. ARTICULO 4. Para la constitucin y reembolso de las Cajas Menores, se deber contar con el respectivo certificado de disponibilidad presupuestal. ARTICULO 5. La cuanta de cada una de las Cajas Menores se establecer de acuerdo con la siguiente clasificacin de los rganos, dentro de cada vigencia fiscal:

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PRESUPUESTO VIGENTE DEL ORGANISMO O ENTIDAD EN EL 2007 (Salario Mnimo legal Vigente)
1 2 3 4 5 6 7 Menos 3.898 7.797 19.547 39.090 80.185 117.271 de a a a a a o 3.897 7.796 19.546 39.089 80.184 117.270 ms

CUANTIA MAXIMA DE CADA UNA DE LAS CAJAS MENORES HASTA (Salario Mnimo Legal Vigente)
11 22 27 31 40 44 53

ARTICULO 6. Del monto lmite por rubro presupuestal. En la resolucin de constitucin de las Cajas Menores se deber indicar la unidad ejecutora y la cuanta de cada rubro presupuestal. ARTICULO 7. Destinacin. El dinero que se entregue para la constitucin de Cajas Menores debe ser utilizado para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nacin que tengan el carcter de urgente. De igual forma los recursos podrn ser utilizados para el pago de viticos y gastos de viaje, los cuales slo requerirn de autorizacin del Ordenador del Gasto. PARAGRAFO 1. Los dineros entregados para viticos y gastos de viaje se legalizarn dentro de los cinco (5) das siguientes a la realizacin del gasto y, para las comisiones al exterior, en todo caso, antes del 28 de diciembre de cada ao. PARAGRAFO 2. Podrn destinarse recursos de las Cajas Menores para los gastos de alimentacin que sean indispensables con ocasin de reuniones de trabajo requeridas para la atencin exclusiva de la Direccin Superior de cada rgano, Direcciones Generales de los Ministerios y Gerencias, Presidencias o Direcciones de los Establecimientos Pblicos Nacionales, siempre que el titular del despacho correspondiente deba asistir y autorice el gasto por escrito. ARTICULO 8. El Ministro de Defensa Nacional, el Director de la Polica Nacional y el Director General del Instituto Colombiano para el Fomento de la Educacin Superior - ICFES podrn, cuando lo declaren imprescindible, constituir Cajas Menores en cuantas superiores a las establecidas en el artculo 5, para atender gastos de alimentacin de las Fuerzas Militares y de la Polica Nacional, y pago y transporte de los examinadores del Servicio Nacional de Pruebas, respectivamente. El Director General de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN, podr constituir cajas menores para atender gastos administrativos en las Administraciones Delegadas de: Puerto Ass, Tumaco, Puerto Inrida, Puerto Carreo, Mit, Leticia, Cartago, Arauca, Yopal, Florencia, Barrancabermeja, Quibd, Urab, Girardot, Tunja y Maicao. En estos casos, no se requiere de la aprobacin de la Direccin General del Presupuesto Pblico Nacional, a que se refiere el artculo 2 de esta resolucin. ARTICULO 9. El Ordenador del Gasto deber constituir las fianzas y garantas que considere necesarias para proteger los recursos del Tesoro Pblico.

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Continuacin de la Resolucin Por la cual se reglamenta la constitucin y funcionamiento de las Cajas Menores ARTICULO 10. La legalizacin de los gastos de la Caja Menor deber efectuarse durante los cinco (5) das siguientes a su realizacin. ARTICULO 11. No se podrn entregar nuevos recursos a un funcionario, hasta tanto no se haya legalizado el gasto anterior. ARTICULO 12. De las prohibiciones. No se podrn realizar con fondos de Cajas Menores las siguiente operaciones: 1. Fraccionar compras de un mismo elemento. 2. Realizar desembolsos con destino a rganos diferentes de su propia organizacin. 3. Efectuar pagos de contratos cuando de conformidad con el artculo 39 de la ley 80 de 1993, deben constar por escrito. 4. Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la ley sobre la nmina, cesantas y pensiones. 5. Cambiar cheques o efectuar prstamos. PARGRAFO. Cuando por cualquier circunstancia una Caja Menor quede inoperante, no se podr constituir otra o reemplazarla, hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad. ARTICULO 13. Del manejo del dinero. El manejo del dinero de Caja Menor se har a travs de una cuenta corriente de acuerdo con las normas legales vigentes. No obstante, se podr manejar en efectivo hasta $2.000.000 (Dos millones de pesos). Estn exceptuados de esta cuanta el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica y el Ministerio de Relaciones Exteriores. Estos recursos sern administrados por el funcionario facultado, debidamente afianzado. PARGRAFO. Cuando el responsable de la Caja Menor se encuentre en vacaciones, licencia o comisin, el funcionario que haya constituido la respectiva Caja Menor, podr mediante resolucin, encargar a otro funcionario debidamente afianzado, para el manejo de la misma, mientras subsista la situacin, para lo cual slo se requiere de la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y a la entrega de la misma, lo que deber constar en el libro respectivo. ARTICULO 14. De la apertura de los libros. Los rganos o dependencias procedern a la apertura de los libros en donde se contabilicen diariamente las operaciones que afecten la Caja Menor indicando: fecha, imputacin presupuestal del gasto, concepto y valor, segn los comprobantes que respalden cada operacin. Con el fin de garantizar que las operaciones estn debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan, las respectivas dependencias financieras de los distintos rganos, debern efectuar arqueos peridicos y sorpresivos independientemente de la verificacin por parte de las oficinas de auditoria o control interno.

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Continuacin de la Resolucin Por la cual se reglamenta la constitucin y funcionamiento de las Cajas Menores ARTICULO 15. Del primer giro. Se efectuar con base en los siguientes requisitos: 1. Que exista resolucin de constitucin expedida de conformidad con la presente resolucin. 2. Que el funcionario encargado de su administracin haya constituido o ampliado la fianza de manejo y est debidamente aprobada, amparando el monto total del valor de la Caja Menor. ARTICULO 16. Pagos de Caja Menor. Cada vez que se realiza un pago con cargo a la Caja Menor, el titular registra: a) el rubro presupuestal al que corresponde imputarlo y la cuenta contable respectiva, b) su monto bruto, c) las deducciones practicadas --concepto y monto--, d) el monto lquido pagado, e) la fecha del pago, f) el NIT del beneficiario y g) los dems datos que se consideren necesarios. ARTICULO 17. De la legalizacin. En la legalizacin de los gastos para efectos del reembolso, se exigir el cumplimiento de los requisitos que a continuacin se indican: 1. Que los gastos estn agrupados por rubros presupuestales, bien sea en el comprobante de pago o en la relacin anexa, y que correspondan a los autorizados en la resolucin de constitucin. 2. Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren firmados por los acreedores con identificacin del nombre o razn social y el nmero del documento de identidad o NIT, objeto y cuanta. 3. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se est legalizando. 4. Que el gasto se haya efectuado despus de haberse constituido o reembolsado la Caja Menor segn el caso. 5. Que se haya expedido la resolucin de reconocimiento del gasto, teniendo en cuenta lo dispuesto en el artculo 110 del Estatuto Orgnico del Presupuesto. La legalizacin definitiva de las Cajas Menores, constituidas durante la vigencia fiscal, se har antes del 28 de diciembre, fecha en la cual se deber reintegrar el saldo sobrante y el respectivo cuentadante responder por el incumplimiento de su legalizacin oportuna y del manejo del dinero que se encuentre a su cargo, sin perjuicio de las dems acciones legales a que hubiese lugar. ARTICULO 18. Del reembolso. Los reembolsos se harn en la cuanta de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, en forma mensual o cuando se haya consumido ms de un setenta por ciento (70%), lo que ocurra primero, de algunos o todos los valores de los rubros presupuestales afectados. En el reembolso se debern reportar los gastos realizados en todos los rubros presupuestales a fin de efectuar un corte de numeracin y de fechas. ARTICULO 19. Cuando se cambie el responsable de la Caja Menor, deber hacerse una legalizacin efectuando el reembolso total de los gastos realizados con corte a la fecha.

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Continuacin de la Resolucin Por la cual se reglamenta la constitucin y funcionamiento de las Cajas Menores ARTICULO 20. Cancelacin de la Caja Menor. Cuando se decida la cancelacin de una Caja Menor, su titular la legalizar en forma definitiva, reintegrando el saldo de los fondos que recibi. En este caso, se debe saldar la cuenta corriente. DE LA VIGILANCIA ARTICULO 21. Corresponde a la Contralora General de la Repblica ejercer la vigilancia y el control posterior en los trminos establecidos en el artculo 268 de la Constitucin Poltica. Los responsables de las Cajas Menores debern adoptar los controles internos que garanticen el adecuado uso y manejo de los recursos, independientemente de las evaluaciones y verificaciones que compete adelantar a las Oficinas de Auditoria o Control Interno. ARTICULO 22. Los funcionarios a quienes se les entregue recursos del Tesoro Pblico, para constituir Cajas Menores o en los casos previstos en el artculo 8 de la presente resolucin, se harn responsables por el incumplimiento en la legalizacin oportuna y por el manejo de este dinero. ARTICULO 23. La presente Resolucin rige a partir de la fecha de su publicacin. PUBLQUESE Y CMPLASE Dada en Bogot D.C., a

JOS MAURICIO CUESTAS GMEZ Director General del Presupuesto Pblico Nacional (E)