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MA ALDEU ANUA USUARIO

Documento del Uso del Soft m tware

OBJETIVO DEL MANUAL

Maxhuber ha puesto a disposicin de sus clientes

un sistema de administracin

documental para el acopio y recuperacin de informacin, en el cual puede ser almacenado cualquier tipo de archivo y sus correspondientes datos de indexacin. El sistema de administracin documental que se ha entregado opera en ambiente Web, lo que implica que desde cualquier parte de chile y del mundo, con slo tener una conexin a Internet y los permisos correspondientes, tendrn acceso a la documentacin. A continuacin se describir cada una de las funcionalidades presentes actualmente en el sistema entregado.

FUNCIONALIDADES DEL SISTEMA

El sistema est construido en forma modulable y parametrizable, lo que significa que cualquier cambio en los tipos de documentos o metadata asociados a ellos que se quiera hacer con posterioridad, como por ejemplo agregar un nuevo tipo de documento o agregar nuevos datos de indexacin de un tipo de documento existente, dichos cambios podrn ser realizados sin la necesidad de modificar el sistema. Los mdulos con que actualmente cuenta el software son: Ingreso al Sistema. Creacin de Usuarios. Perfiles de Usuarios. Tipos de Documentos. Carga Masiva de Documentos en el Sistema. Ingreso de Documento al Sistema. Bsqueda de Documentos en el Sistema. Visualizacin de Documento. Edicin de Datos de Indexacin

1.

Ingreso al Sistema

Una vez que se ha ingresado la direccin del sistema en la barra de direcciones del browser, el sistema presentar el formulario de ingreso de credenciales, en l se debe ingresar el nombre de usuario y contrasea del usuario y luego presionar el botn Inicio de Sesin. Adems el sistema permite recordar los datos ingresados de forma que la prxima vez que se desee operar con l no haya necesidad de ingresarlos. Esta funcionalidad es recomendable slo para los usuarios que utilizan un PC que no es compartido con otros usuarios.

2.

Creacin de Usuarios

Esta funcionalidad permite hacer el registro de nuevos usuarios al sistema, adems de editar los datos de uno ya creado o sencillamente eliminarlo del sistema. Para ingresar a la funcionalidad debemos presionar la opcin Usuarios del men izquierdo del sistema.

En la parte superior de la pantalla el sistema desplegar el listado de usuario que se encuentran registrados en el sistema. En el cual podemos editar la informacin registrada de un determinado usuario, podemos borrarlo del sistema y podemos ver el historial de conexiones realizadas por l durante un perodo de tiempo. Si se desea eliminar un determinado usuario slo se debe presionar la opcin Borrar del listado de usuarios registrados en el sistema.

Ahora bien si se desea editar los datos registrados en el sistema de un determinado usuario, se debe presionar la opcin Editar con lo cual el sistema presentar el formulario de edicin de datos, una vez realizados los cambios se debe presionar la opcin Actualizar para grabar los cambios de los datos del usuario en el sistema.

Para revisar las conexiones de un determinado usuario al sistema se debe presionar la opcin Historial dentro del listado de usuarios registrados y en el registro del usuario que se desea consultar, con lo cual el sistema desplegar el formulario de ingreso de fechas de bsqueda.

Ingresando las fechas de bsqueda y presionando el botn Mostrar, el sistema desplegar la informacin solicitada.

Para crear un nuevo usuario es necesario ingresar el User Id (nombre de usuario), Password (clave), Nombre, Correo Electrnico y luego chequear, si as corresponde, la casilla que establece si el usuario a crear es administrador del sistema.

Una vez ingresados los datos, se debe presionar la opcin Insertar, y as quedar agregado un nuevo usuario al sistema.

3.

Perfiles de Usuarios

Una vez que el usuario ha sido creado se le debe asignar los roles (privilegios) sobre cada uno de los grupos de documentos presentes en el sistema. Esto quiere decir que un usuario podr ser slo lector para un tipo de documento y usuario con permiso de actualizacin (colaborador) para otro tipo de documento. Para ingresar a la funcionalidad debemos presionar la opcin Mantener Permisos presente en el men izquierdo del sistema.

En la figura anterior, se ha seleccionado el usuario jcruz para otorgarle permisos a los tipos de documentos registrados en el sistema. Es as por ejemplo que ste usuario ser solo Colaborador para los tipos de documentos de Causas Fiscala IV Regin y Causas Fiscala RM OCC, no teniendo ningn otro acceso a los dems documentos registrados en el sistema. Si quisiramos darle acceso a otro tipo de documento slo bastar con presionar la opcin Editar y seleccionar que tipo de privilegio se desea que el usuario tenga para el tipo de documento editado. Una vez seleccionado el privilegio se debe presionar la opcin Actualizar para registrar el privilegio en el sistema.

Actualmente el sistema maneja tres privilegios (Lector, Colaborador y Viewer). El privilegio lector permite abrir y grabar el PDF en el PC del usuario, el colaborador puede subir, eliminar, editar datos de indexacin y mezclar PDF dentro del sistema. El usuario viewer slo podr visualizar el PDF por medio de un visualizador desarrollado en Java que no permite grabar el PDF en el PC del usuario.

4.

Tipos de Documentos

La funcionalidad anterior (Perfiles de Usuario) requiere que se hayan creado previamente los tipos de documentos presentes en el sistema. Para ello existe el mantenedor Tipos de Documentos que permitir crear, eliminar o editar los tipos de documentos en el sistema, para acceder a l debemos presionar la opcin Tipos de Documento presente en el men izquierdo del sistema.

En la figura anterior se muestran ejemplos de los tipos de documentos ya creados en el sistema (Causas Fiscales IV Regin, Comprobantes Contables, Contratos 2010-20112012,etc.), debido a la flexibilidad del sistema en cualquier momento es posible crear nuevos tipos de documentos.

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Para crear un nuevo tipo de documento es preciso ingresar el nombre por el cual ser identificado en el sistema y la ubicacin fsica de los archivos que sern almacenados en el FileSystem (Servidor de Archivos). Una vez ingresados dichos datos se debe presionar el botn Insertar para que el nuevo tipo de documento sea ingresado al sistema.

Adems de crear el tipo de documento, la funcionalidad permite agregar los datos de indexacin asociado al tipo de documento. Como podemos ver en la figura anterior han agregado al tipo de documento Causas Fiscales IV Regin los datos de indexacin Fiscala, RUC, Fiscal, Fecha Ingreso, RUT Victima, RUT Imputado, Ao. Como podemos apreciar el sistema da la opcin de agregar ms datos de indexacin, eso nos indica que en cualquier momento se pueden eliminar o agregar datos al tipo de documento.

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5.

Carga Masiva de Documentos

Una vez creado los tipos de documentos el sistema entrega la posibilidad de hacer cargas masivas de documentos. Al presionar la opcin Cargador Masivo presente en el men izquierdo del sistema se presenta la opcin de seleccionar el tipo de documentos que se subir masivamente. Una vez seleccionado se presenta el formulario de ingreso masivo del tipo de documento seleccionado.

Para realizar la carga masiva se debe confeccionar un archivo txt que contendr el nombre del documento a subir, y luego cada uno de los datos de indexacin del documento separados por comas. Ej: Doc1.pdf, Fiscala Norte, 11-234321-1, Javier Garrido,25-12-2010,154653695,16068524-7,1988.

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Una vez seleccionado el tipo de documento del cual se realizar la carga masiva, se debe establecer dentro del formulario de ingreso, que posicin dentro del TXT luego del nombre del archivo tendrn los datos de indexacin. Esto nos indica que los datos pueden ser extrados de una base de datos y no necesariamente en el orden estricto en que fueron creados. Un ejemplo de lo anterior lo podemos apreciar en la imagen, donde cada uno de los campos de indexacin tiene diferentes posiciones en el txt que ser tomado como base para subir los documentos.

Por ltimo se debe establecer en que directorio, dentro del servidor de la aplicacin, se encuentran los documentos a subir, teniendo especial cuidado en que el mismo nombre del archivo debe estar presente en el txt. Si el nombre no existe en el archivo el documento no ser subido.

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6.

Ingreso de Documento al Sistema

Acabamos de ver como se realizarn cargas masivas de documentos en el sistema, ahora veremos la funcionalidad de ingreso de documentos en forma unitaria al sistema.

Para acceder a la funcionalidad debemos presionar la opcin Ingresar Documento presente en el men izquierdo del sistema. Con ello el sistema dar la opcin de elegir el tipo de documento que se subir, una vez que se ha seleccionado el sistema

despliega el formulario de ingreso de datos de indexacin, en el ejemplo de la figura se tiene que ingresar los datos asociados a la Fiscala, RUC, Fiscal, Fecha ingreso, RUT Victima, RUT Imputado, ao. Luego presionar el botn Examinar para buscar el documento a subir y para finalizar presionando el botn Subir Archivo. Con esto el documento ser ingresado al sistema y sus datos de indexacin ingresados a la base.

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7.

Visualizacin de Documentos

Una vez seleccionada la opcin Buscar Documentos del men izquierdo del sistema, se desplegar el listado de documentos que el usuario tiene privilegios para visualizar. Se deber seleccionar que tipo de documento se desea buscar y con ello el sistema mostrar los datos de bsqueda (indexacin) asociados al tipo de documento. Ingresando uno o varios datos de bsqueda y presionando el botn Buscar, el sistema traer aquellos documentos cuyos datos de indexacin cumplan con los criterios de bsqueda sealados.

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Si buscamos por ejemplo Fiscal Marcial Prez Torres, el sistema buscar dentro de la base de datos que documentos tienen asociados Marcial Prez Torres, en este caso, como se aprecia en la siguiente figura, el sistema nos entrega solo un documento, el cual de acuerdo a los privilegios de acceso a este tipo de documento podemos Bajar el documento, Eliminar el documento o Editar los datos de indexacin del documento.

Al presionar la opcin Bajar o Visualizar el sistema desplegar un cuadro de dilogo donde el usuario tendr que decidir si Abrir o Guardar el documento. Al decidir abrir el documento el sistema desplegar el PDF correspondiente.

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Si se presiona la opcin Editar el sistema mostrar el formulario de edicin de datos de indexacin asociados al documento, tal como se muestra en la figura, una vez actualizados se debe presionar la opcin Guardar para que el sistema grabe los nuevos datos y as queden asociados al documento editado.

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