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E-Mail: Totgesagte leben lnger?

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Hamburg, 2012

E-Mail: Totgesagte leben lnger?


Dr. Ulrich Kampffmeyer

E-Mail: Totgesagte leben lnger? Manchmal ist ein wenig Wahrheit dran, manchmal nicht. Beim Thema E-Mail begegnen wir widerstrebenden Aussagen. Die Badische Zeitung titelt im Dezember 2011 "E-Mail - Opfer ihres Erfolgs - Elektronische Post als alleiniges Mittel der digitalen Kommunikation ist nicht mehr zeitgem. Unternehmen wenden sich neuen Formen des Informationsaustauschs zu." () und nimmt dabei Bezug auf die (wiederholte) Ankndigung von Thierry Breton, CEO des IT-Dienstleisters Atos. Thierry Breton schreibt unter anderem: "Das E-Mail-Aufkommen in Unternehmen ist nicht mehr wirtschaftlich zu bewltigen". Seine Mission: "Zero-Mail-Policy", sein Plan: Innerhalb von 18 Monaten mchte er den E-Mail-Verkehr innerhalb des Unternehmens abschaffen. Davon berichtete Ende November unter anderem die britische Daily Mail (CIO http://www.cio.de/knowledgecenter/ecm/2297727/, Daily Mail http://www.dailymail.co.uk/news/article-2067520/One-biggest-IT-companies-worldabolish-emails.html, und schon im Feburar 2011 ComputerWord UK http://www.computerworlduk.com/news/it-business/3260053/atos-origin-abandoningemail/). Die ursprngliche Nachricht in der Daily Mail: "It is not right that some of our fellow employees spend hours in the evening dealing with their e-mails said Mr Breton. Claiming that only 20 out of every 200 emails received by his staff every day turn out to be important. The e-mail is no longer the appropriate tool. It is time to think differently. The deluge of information will be one of the most important problems a company will have to face, said Mr Breton." In das gleiche Horn stt der Manager fr Social Business bei IBM, Luis Suarez. Seine Mission: "A World Without Email - How to Kill E-Mail, Before It Kills You", sein Projekt "Kommunikation im Unternehmen ohne E-Mail". In seinem Blog hatte er frher beispielsweise auch nette Statistiken, wie er gegen E-Mail ankmpft (http://it.toolbox.com/blogs/elsua/a-world-without-email-year-2-week-9-how-to-kill-emailbefore-it-kills-you-31123). Das Thema findet sich auch immer wieder in seinen Vortrgen: "Thinking outside the Inbox" (http://www.youtube.com/watch?v=H5GRzeIIoZM). Auch John Mancini, Prsident der AIIM international, hat sehr schn dargestellt, wie EMail ihn in seiner Arbeit behindert und nervt: "Email sucks, lets move on" (http://www.digitallandfill.org/2011/07/email-mail-sucks-lets-move-on.html). Der Blog BasicThinking ist dagegen der Meinung, dass eine Zero-Mail-Policy groer Quatsch wre: http://www.basicthinking.de/blog/2011/12/02/warum-eine-zero-mailpolicy-groser-quatsch-ware/. Schne Slogans haben wir jetzt genug gesammelt. Aber fangen wir einfach noch einmal ganz von vorne an. Als E-Mail am 1.8.1984 1eingefhrt wurde, dachte niemand daran, dass zuknftig Milliarden von E-Mails jeden Tag um den Erdball flitzen2.
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http://www.spiegel.de/netzwelt/tech/0,1518,639654,00.html) http://www.linkorama.ch/wp-content/uploads/2010/10/Kennzahlen-internet.jpg
Thema: E-Mail Autor: Kff Datum: 18.01.2012 Version: Status: Seite: 1.0 Fertig 2 von 7

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E-Mail-Software wurde zur Kommunikation designt. Es geht um den asynchronen Austausch von Informationen durch Kopieren von Inhalten ber Netzverbindungen in Speicherbereiche, die dem Empfnger zugnglich sind. Die E-Mail und auch hufig ihre Attachments geraten aus der Kontrolle des Absenders mit dem Versenden. Aus der Kontrolle sind auch die Themen Spam, also unerwnschte Werbe-E-Mail, und gefhrliche Nachrichten, die den Rechner infizieren, Daten manipulieren und Inhalte stehlen, geraten. Die Schtzungen gehen bis zu 95% unerwnschter E-Mails3. Wichtige Information muss mhsam herausgesucht werden und das Whlen im Posteingang schluckt wertvolle Zeit. Bei manchem Mitarbeiter mehrere Stunden am Tag. E-Mail hat aber noch eine Reihe weitere Restriktionen. Es ist nicht geeignet effizient Prozesse zu untersttzen. Man kann E-Mails zwar an viele Adressaten senden uns auch weiterleiten, aber es gibt keine Kontrolle, wer nun wirklich was mit welcher E-Mail anfngt. Extensives Weiterleiten und viele Weitere auf cc: setzen fhrt nur zu einer unreflektierten und zum Teil auch inakzeptablen Delegation. Der Kontext geht zudem meistens sehr schnell verloren. Hinzukommt, das E-Mail-Postfach-Software nicht dazu ausgelegt ist, eingegangene und versendete E-Mails vernnftig zu organisieren und zu archivieren. Jeder Mitarbeiter entwickelt im Lauf der Zeit seine eigene Strategie, deren Prinzipien ihm manchmal sehr schnell selbst verlustig gehen, wenn man an das Problem denkt, eine E-Mail gleich mehreren Sachzusammenhngen zuzuordnen.Die berbordende Menge der Information erfordert viel Pflege, will man sie ber Jahre nutzbar halten. Aber wie gesagt - dies war auch nie Zweck der E-Mail-Software. Diese sollte ausschlielich der Kommunikation dienen. Zahlreiche ECM-Produkte leben davon, das Manko der E-Mail-Software durch E-MailManagement und E-Mail-Archivierungskomponenten auszugleichen. Meistens nur unzureichend, da die Grundprobleme der Asynchronitt, der mangelnden Beziehung zwischen "gesendet" und "empfangen", den geschftlichen Zusammenhang und den Prozessen nicht gelst sind. Bei diesen rein auf E-Mail ausgelegten Systemen bleibt dann nur die Entlastung der E-Mail-Server und die komfortablere Suche ber alle Inhalte. Dennoch entstehen auch hier neue Informationsinseln. E-Mails gehren nicht in separate Silos - sie mssen den anderen Dokumenten und Informationen zugeordnet werden, damit sie im Sachzusammenhang als Wissen und in Prozessen zur Verfgung stehen. Diese Anforderung knnen E-Mail-Systeme nicht erfllen. Daher macht es Sinn nach Alternativen Ausschau zu halten. Alternativen gibt es, jedoch muss man hier zunchst zwischen den Mglichkeiten fr unterschiedliche Benutzerkreise unterscheiden: a) im Unternehmen, b) in geschlossenen Benutzerkreisen und c) im ffentlichen Internet-Raum. Im Unternehmen auf E-Mail zu verzichten, ist relativ einfach. Hier gibt die Mglichkeiten von Groupware, Collaboration Software, Enterprise-2.0Werkzeugen wie Wikis, Foren, Blogs und Microblogging, die alle Mglichkeiten der Adhoc-Kommunikation bieten. Zu bevorzugen sind dabei Systeme, bei den keine
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http://www.pcgameshardware.de/aid,704934/Spam-Aufkommen-entspricht-95-Prozent-des-E-Mail-Verkehrs/Internet/News/
Thema: E-Mail Autor: Kff Datum: 18.01.2012 Version: Status: Seite: 1.0 Fertig 3 von 7

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asynchrone Nachrichtenversendung erfolgt, sondern die Information in Datenbanken gespeichert und verwaltet wird. Der Ansatz mit datenbankgesttzter Verwaltung hat mehrere Vorteile - von der Autentifikation und Identifikation von Sendern und Empfngern bis hin zu Nachhaltung und Archivierung. Im Prinzip tut man nur noch so, als ob man Information versendet. Das "E-Mail-hnliche" Formular ist im Prinzip nur ein View auf die Attribute der Datenbank. Microblogging ohne Datenbankuntersttzung kann dagegen die Probleme der Nachrichtenerschlieung - und -bewertung noch verstrken, wenn sich niemand bewut macht, dass auch aufbewahrungswrdige oder gar aufbewahrungspflichtige Nachrichten ber diesen Kanal verbreitet werden. Man kann aber auch noch einen Schritt weitergehen und anstelle der Adhoc-basierten Ablsung von E-Mail auch auf Workflow setzen. Die Nachricht wird so Bestandteil eines kontrollierten Prozesses. Nachvollziehbarkeit und Sachzusammenhang lassen sich so am Besten gewhrleisten. Allerdings ist nicht jede Form der Arbeit und der Kommunikation fr die Abbildung in Workflow-Systemen geeignet. Und es gibt hier auch noch die Option, die Kommunikation ganz nach "drauen" zu verlagern in dem man auf SaaS-Angebote wie zum Beispiel externe Projektmanagement-Plattformen setzt, die auch die Kommunikation gleich ohne E-Mail erledigen. Von E-Mail bleibt dann hufig nur eine Notifikation, die man sich auch als RSS-Feed holen kann. In jedem Fall sind bergnge zu schaffen, von den von extern hereinkommenden E-Mails und zu den zu versendenen E-Mails - wenn man nicht auch hier auf alternative Kommunikationswege setzen mchte. Und wer meint, auf E-Mail im Unternehmen nicht verzichten zu knnen, der sollte doch wenigstens dann den Versand von Dokumenten durch Pointer auf die Fundstellen ersetzen und bei eingehenden E-Mails die Attachments herauslsen - Single Instancing genannt. So lassen sich nicht nur die Systeme entlasten sondern schnell mehr Eindeutigkeit erzeugen. Was innerhalb des Unternehmens noch relativ einfach ist, lsst sich mit etwas mehr administrativem Aufwand und hheren Sicherheitsstandards auch in geschlossenen Benutzergruppen, z.B. zwischen Hersteller und Lieferant oder Anbieter und Kunde, einrichten. Schlsselkomponente sind hier Portale, die den Zugang und Authentifizierung mit gewnschter Qualitt der Sicherheit anbieten. Hier kommunizieren nur Teilnehmer, die einander bekannt sind. Auch in diesem Fall arbeitet man im Prinzip ber Datenbanken. Bei Hersteller und Lieferant sind lngst solche Portale etabliert, ber die nicht nur die Abwicklung von kaufmnnischen Angeboten, Bestellungen etc. sondern die komplette Supply-Chain und der gemeinschaftliche Entwurf neuer Produkte realisiert sind. Diese Form der echten Zusammenarbeit ist ber E-Mail nicht abbildbar. Auch zwischen Anbieter und Kunde wird die Kommunikation ber Eingabemasken in Portalen abgewickelt. Zwar erhlt der Kunde - auch schon aus Grnden der Identifizierbarkeit und Authentifikation - immer noch eine E-Mail zugesendet, aber seine erfasste Information steht sofort verarbeitungsfhig den Systemen des Anbieters zur Verfgung. Dies geht schneller, kontrollierter und ist gnstiger, da einen Groteil der Arbeit beim Erfassen bereits der Kunde bernimmt. Solche Systeme wrden sich viel
Kunde: Web Datei: EMail_totgesagtlebenlaenger_Kff_2012.docx PROJECT CONSULT GmbH 2012 Thema: E-Mail Autor: Kff Datum: 18.01.2012 Version: Status: Seite: 1.0 Fertig 4 von 7

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schneller verbreiten, wenn nicht der Feedback-Kanal ber E-Mail abgebildet wrde sondern sich der Kunde zum Abfragen der Antworten wieder ins System einloggen wrde. Diese Form der Kommunikation ist auf dem Vormarsch und alle greren Unternehmen bieten sie bereits an. Unternehmen wie Energieversorger, Handelsunternehmen und Telekommunikationsanbieter bereits im groen Stil. Das Problem in offenen Benutzergemeinschaften, wie wir sie im Web vorfinden, liegt in der Identifizierung der Teilnehmer und in der Authentifizierung der Transaktion. Hier lag auch der Ansatzpunkt fr die Erfindung der elektronischen Signatur. Aber auch hier gibt es viele Beispiele, wie Kommunikation ohne E-Mail funktioniert. Und die Innovation fr die internen Lsungen und die geschlossenen Benutzergemeinschaften kommt auch aus diesem Bereich, den man heute mit Social Media umschreibt. Gute Beispiele sind Social Communities. Hier wird der datenbankbasierte Ansatz der Kommunikation perfektioniert. Im Prinzip wird die E-Mail in solchen Systemen nachgebildet und nennt sich dann z.B. "Persnliche Nachricht". Es wird nichts mehr versendet sondern der Empfnger - oder Empfngerkreis - erhlt eine Sicht auf die ihm zugedachte Information. Diese ist manchmal sogar so ausgelegt, dass sie die Fehler der E-Mail-Systeme kopiert werden wie z.B. Trennung von Eingngen und Ausgngen, unbersichtliche, endlos lange Listen usw. Die Kommunikation kann zwischen zwei Personen oder aber groen Gruppen geschehen. Sie kann sich zustzlich Notifikationen, Microblogging, Newsletter, Foren, Event-Koordination, Bewertung, Alerts und andere spezielle Mechanismen zunutze machen. Nahezu alle sozialen Netzwerke wie Facebook, XING, LinkedIn, auch Twitter und Google+, bieten diese Form der Kommunikation. E-Mail ist hier nur ein zustzliches Benachrichtigungs-Medium. Man braucht E-Mail eigentlich nur, wenn das Passwort vergessen wurde. Social Software verbreitet sich inzwischen auch innerhalb der Unternehmen um nicht nur die E-Mail-Problematik zu berwinden sondern moderne, multimediale und effektivere Formen der Zusammenarbeit zu ermglichen. Die E-Mail erscheint hier heute schon fast nur noch als "Nebenkriegsschauplatz". Zurzeit leben wir in einer bergangsra mit zahlreichen parallelen Informationskanlen. Zu vielen Informationskanlen. Und zu viel Information. Mancher bekommt noch Papierpost und Faxe, mancher neben E-Mail spezielle Formen der Mail wie E-Postbrief oder De-Mail. Dazu kommen die vielen Nachrichtenstrme aus dem Intranet, aus dem Mobiltelephon und aus den externen Communities. Was wir brauchen ist die universelle Inbox (und natrlich auch die universelle Outbox). Sie mssen alle Formen von Nachrichten verarbeiten knnen - Sprache, Video, Grafik, Text, Daten, Objekte. Sie mssen ber Posteingangs- und Postausgangsbcher, AuditTrails, verfgen. Inbox und Outbox mssen direkt in die Prozesse, das RecordsManagement, in alle Anwendungen und die Archivierung integriert sein. Dies lsst sich derzeit weder mit dem Konzept der E-Mail noch mit den neuen Konzepten der 2.0-Welle lsen. Beide haben in ihren Konzepten Mngel wenn es um die geschftliche Nutzung von Nachrichten geht. Kommunikation per E-Mail geht mit fast jedem der eine E-Mail-Adresse hat, Kommunikation ber die Datenbanken ist heute noch auf proprietre Welten der jeweiligen Anbieter beschrnkt.
Kunde: Web Datei: EMail_totgesagtlebenlaenger_Kff_2012.docx PROJECT CONSULT GmbH 2012 Thema: E-Mail Autor: Kff Datum: 18.01.2012 Version: Status: Seite: 1.0 Fertig 5 von 7

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Ein neues, offenes und universelles Konzept fr die Kommunikation im Sinne einer nachhaltigen Nutzung und Verwaltung der kommunizierten Information muss noch geschaffen werden. E-Mail wird nicht sterben bevor nicht dieses neue, universelle und offene Konzept umgesetzt ist.

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Thema: E-Mail Autor: Kff Datum: 18.01.2012

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Dr. Ulrich Kampffmeyer

Autor
Dr. Ulrich Kampffmeyer, Jahrgang 1952, ist Grnder und Geschftsfhrer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, Hamburg, eine der fhrenden produkt- und herstellerunabhngigen Beratungsgesellschaften fr ECM Enterprise Content Management, BPM Business Process Management, Knowledge Management, Records Management, Collaboration, Archivierung, Enterprise 2.0 und Information Management. Er beriet namhafte Kunden aller Branchen im In- und Ausland bei der Konzeption und Einfhrung von ECM-Lsungen. Als Grnder und langjhriger Vorstandsvorsitzender nationaler und internationaler Branchenverbnde prgte er wesentlich den deutschen Markt fr ECM. Dr. Kampffmeyer ist Mitglied in mehreren internationalen Standardisierungsgremien im Umfeld des Workflow-, Dokumenten- und Records-Management. Dr. Kampffmeyer ist anerkannter Kongressleiter, Referent und Moderator zu Themen wie elektronische Archivierung, Records Management, Dokumentenmanagement, Workflow, Rechtsfragen, Business ReEngineering, Wissensmanagement und Projektmanagement. Auf zahlreichen nationalen und internationalen Kongressen und Konferenzen wirkte er als Keynote-Sprecher mit. Er wurde mehrfach von der ComputerWoche zu den 100 wichtigsten Persnlichkeiten der deutschen IT-Branche gezhlt. Von internationalen Verbnden erhielt er zahlreiche Auszeichnungen fr sein Wirken als ECM Mentor in Europa.

Autorenrecht und CopyRight Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH Breitenfelder Str. 17 D-20251 Hamburg Tel.: 040 / 460 762 20 Fax: 040 / 460 762 29 E-Mail: Presse@PROJECT-CONSULT.com Web: www.PROJECT-CONSULT.com PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2009. Alle Rechte vorbehalten Der gesamte Inhalt ist, sofern nicht gesondert zitiert, ein Originaltext des Autors. Jeglicher Abdruck, auch auszugsweise oder als Zitat in anderen Verffentlichungen, ist durch den Autor vorab zu genehmigen. Die Verwendung von Texten, Textteilen, grafischen oder bildlichen Elementen ohne Kenntlichmachung der Autorenschaft ist ein Versto gegen geltendes Urheberrecht. Belegexemplare, auch bei auszugsweiser Verffentlichung oder Zitierung, sind unaufgefordert einzureichen.

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Thema: E-Mail Autor: Kff Datum: 18.01.2012

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