AUTOMATIZACION DE PROCESOS MANUALES

CHRISTIAN CAMILO RODRIGUEZ VILLAMIZAR EMAIL: ING_CHRISTIAN_VILLAMIZAR@HOTMAIL.COM UPDATEEVOLUTIONS@GMAIL.COM CEL: 3123251039

BOGOTA COLOMBIA 25/11/2011

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INDICE

1. 2. 2.1 3. 4. 5. 6. 7. 8.

INTRODUCCIN OBJETIVOS HERRAMIENTAS A UTILIZAR CAPITULO I CAPITULO II CAPITULO III CAPITULO VI CONCLUSION PROXIMOS DESARROLLOS

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INTRODUCCIN
El trabajo que a continuacin voy a presentar es acerca de un tema de mucha importancia para nosotros mismos y en especial para todas las empresas que manejan un gran volumen de informacin que se necesita depurar de forma inmediata y muy precisa enfocado (Casas de cobro, Call center y toda empresa que maneja procesos manuales de informacin, adicionalmente veremos cmo sacar provecho en el marketing que es una batalla dura de lidiar pero dar a conocer uno de los ms grandes secretos de publicidad GRUPON), el cual lleva el nombre de automatizacin de datos. As mismo conoceremos de sus ventajas la cual esta realiza en todas las empresas, su perfil ocupacional, su fuente de trabajo y un sin nmero de cosas que nos ayudara ms a entender este tema. El tema de automatizacin nos dar una visin muchsimo ms amplia de lo que puede ayudar esto a una empresa ya que se va a dar en la misma un proceso de automatizacin de las actividades para reducir la mano de obra, simplificar el trabajo para que as se de propiedad a algunas cdigos de programacin de realizar las operaciones diarias de manera automtica; por lo que indica que se va dar un proceso ms rpido y eficiente. Como dijimos anteriormente al darse una mayor eficiencia en el sector de sistematizacin, lograra que la empresa disminuya el tiempo y por qu no la mano de obra y as obtener ms ganancias, y por lo tanto aumente una mayor calidad en la presentacin de informes que se logran mediante la exactitud de la sistematizacin; todo esto ayudara a que la empresa mediante la utilizacin de inversiones tecnolgicas aumente toda su competitividad en un porcentaje considerable con respecto a toda su competencia, y si no se hace, la empresa puede sufrir el riesgo de quedarse rezagado. As mismo mostrare un manual donde reflejara todo lo mencionado anteriormente y en donde esperamos quede de una manera mucho ms clara para entender. Espero que con todo esto y ms podamos cumplir con todas las expectativas propuestas antes de investigar este tema y logremos alcanzar el objetivo que es aprender acerca de la automatizacin. Este manual es una base de como optimizar los procesos manuales y hacer que las tareas diarias sean mucho ms fciles y rpidas depurando la mayor informacin posible, en total son 4 captulos donde se explicara para que funciona cada una de ellas. 3

OBJETIVOS
Simplificar el mantenimiento de forma que el operario no requiera grandes conocimientos para la manipulacin del proceso productivo. Integrar la gestin y produccin. Realizar las operaciones imposibles de controlar intelectual o manualmente. Mejorar la disponibilidad de los recursos, pudiendo depurar informacin ms rpidamente y eficaz en el momento preciso. Mejorar las condiciones de trabajo del personal, suprimiendo los trabajos mecnicos diarios e incrementar la seguridad de la informacin.

HERRAMIENTAS A UTILIZAR

SQL SERVER 2005 o 2008 NOTEPAD MICROSOFT OFFICE 2007 o 2010 WINRAR INTERNET

CAPITULO I
Uno de los ejemplos ms cotidianos de todas las empresas son el envi de informacin que les hacen de sus clientes en este caso una empresa que se dedica a la publicidad nos enva las facturas a gestionar en un archivo plano y separado por pipelines | . En este captulo se explicara cmo sera la subida de datos planos separados por cualquier tipo de carcter sea el que sea por ejemplo (; , / | ) en fin de la misma manera para exportarlos de nuestra base de datos adicionalmente vern como el bat se ejecuta y hace el proceso automticamente. Lo primero es como subir los archivos planos que vienen separado por pipelines | a la base de datos sql server. 1) crear una base de datos validando el tipo de dato si es carcter, numrico, alfanumrico y el tipo de longitud en mi caso yo cree una tabla de 22 campos estndar que se llama pruebasf.

2. Verificar que la tabla este vaca y con los 22 campos.

3. ver los archivos separados por pipeline en mi caso tomare unos datos de unas facturas. Tal y como nos lo enva nuestro cliente, en el archivo prueba1 tenemos 100 prueba2 tenemos 101 y en el archivo prueba 3 tenemos 100 para un total de 301 registros.

4. subir el archivo para este caso no se mostrara ningn cdigo en ninguna parte de este tutorial solo veremos pantallas, esto se hace con bat doble click y ya o una tarea programada.

Al ejecutar el bat nos aparece una pantalla de cuantos registros subi a la tabla pruebasf, como podemos ver ha subido los tres archivos sin ningn inconveniente el de 100, 101, 100.

Ahora verifiquemos en nuestra tabla que debe de tener 301 registros.

Ya subi toda la informacin pero ahora quiero insertar esa mismos datos a otra tabla pero con un dato en especial la fecha que se subi el archivo esto va hacer como una tabla temporal y luego la tabla final con que finalidad hacer filtros para que la informacin sea precisa. 5. crear tabla pruebasf2 y pruebasf3 con 23 campos el ultimo campo es la fecha de subida al sistema con esto tonemos con que validar semanalmente cuantos han pagado cuantos clientes se han ido para otras casas de cobro, en fin con esto hay muchas validaciones y seguimientos.

6. se hace un insert de la tabla pruebasf a pruebasf2 con el campo adicional y de la pruebasf2 a pruebasf3 realizando un par de consultas con la finalidad de que no se repitan ningn registro, adicionalmente por si vuelven a ejecutar el bat no suba esa misma informacin a la tabla final. 8

OBSERVACIN: Todos los querys estn en un archivo .sql alojados en una carpeta que se ejecutan cuando el bat los llama. 7. Ahora vamos a ver como quedo nuestras tablas. Donde aparece 1> 2> 3>.... es donde l hace sus respectiva validaciones y ejecucin de querys.

8. Ahora veremos nuestras tablas con el campo adicional que es la fecha en que se subi el archivo.

9. ahora vamos a exportar dos archivos planos separados por pipelines, uno es para asesores en este caso la informacin que sub no es suficiente para mis asesores o hay datos que no les interesan, en este caso los datos que sub son datos de facturacin en ningn campo est la direccin el telfono celulares en fin, pero esos datos los tengo en otras tablas lo que quiere decir que debo unirlas para completar la informacin. Crearemos un archivo plano llamado ASESORES y FINAL, donde el archivo asesores esta modificados para su laboro y el final es todo lo que sub de los archivos que me entregaron. OBSERVACIN: para los asesores se pueden partir los archivos por asesor y por das de mora y envalos a una ruta especifica de la red con su nombre exacto, de esta manera pueden saber al final del da cuantas personas llamo con un informe automatice que se ejecute a la hora deseada.

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10. verificar bat y archivo plano.

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El archivo final es donde est el total 301 registros copiados y 38 registros para asesores.

Se ve como si no tuviera formato pero solo basta con copiar y pegar en Excel y separado por pipelines | y ya eso es todo. OBSERVACIN: El bat lo ejecuta el pc cuando se deje configurado la tarea automtica. Espero haber sido lo ms claro posible gracias. Video http://www.youtube.com/watch?v=uK4EFTZ2-jw

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CAPITULO II
En este captulo veremos como dividir los registros por asesor es decir si tengo 300 registros y tengo 5 asesores entonces para cada uno serian 60 registros, y tambin veremos que facturas son nuevas y que facturas se fueron de nuestra casa. Para esto he creado una serie de carpetas. Archivos totales = a todos los archivos de subida Asesores = archivos divididos por cada asesor Batch = mis bats que ejecutan los sql carguefacturas = a los archivos que se van a cargar gerenciales = a los archivos nuevas cuentas y perdidas de cuenta Sql = son los scripts Todos los bat son la ejecucin de todo el proceso.

1. Veremos que las carpetas Archivostotales, Asesores, gerenciales estn vacas.

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2. Veremos la tabla pruebasf3 este vaca.

3. ejecutaremos bat, OBSERVACIN: generare un error para cuando un archivo no se encuentre el sistema sigue adelante, a medida que pasa proceso se pausara pero cuando este en produccin el correr sin pausas.

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4. ver registros cargados Archivostotales, Asesores, gerenciales en este paso los archivos gerenciales estarn vacos porque no hay datos para comparar.

5. Para este ejemplo cambiare la fecha del equipo.

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6. en la subida de los archivos solo subiremos 2 archivos para poder llenar los archivos gerenciales y comparar.

8. volver el sistema a la fecha actual y ejecutar bat. No importa subir nuevamente los archivos de las facturas ya que no se repiten... todo lo toma con la fecha del da de ejecucin. Video lo pueden ver en este link http://www.youtube.com/watch?v=r9bOrHvhZJ4

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CAPITULO III
En este captulo veremos como los asesores toman los archivos que se generan en asesores por cada uno y separar los datos en Excel y adicionar la informacin de tipo de contacto y observacin que es la informacin de la gestin del asesor luego de eso subirla a la base de datos, veremos tambin como generar reportes desde Excel y dejarlos automticos para refrescar la informacin con un simple actualizar. 1. Como separar los pipelines en Excel.

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2. Luego el asesor realiza sus su gestin para este ejemplo solo crearemos tipo de contacto y observacin.

3. Guardar el archivo en la ruta que deseen en mi caso lo en la carpeta carguesasesores en .CSV (delimitado por comas) luego que lo guarden le cambian la extensin por .txt

De esta manera nuestro archivo queda convertido en archivo plano listo para subir a la base. OBSERVACION: en algunos Windows no tiene habilitada esta opcin deben de habilitarla en herramientas, opciones, pestaa ver, y luego desmarca la opcin ocultar extensiones de archivos conocidos.

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4. Se crean 2 tablas para subir los archivos que contienen 17 campos, que son los que yo eleg como informacin necesaria para hacer la gestin, y una tabla adicional con el campo de la fecha.

5. Ejecutar bat, cree un bat que se llama cargue asesores. El cual tiene las instrucciones para subir la informacin.

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6. Verifiquemos la base

7. Ahora generar reporte en Excel, consiste en tomar exportar toda la tabla con sus campos, realizar una tabla dinmica con su respectivo grfico.

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De esta manera todos los informes quedan automticos solo con un actualizar carga los nuevos datos eso es todo por este captulo. Video lo pueden ver en www.youtube.com/watch?v=U7K76DQAVF0&feature=related

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CAPITULO IV
En este captulo Veremos como compactar nuestros archivos, renombrarlos con la fecha actual y copiarlos en una ruta para tener nuestros Backup, adicionalmente el envi de correos masivos de los correos de los clientes y para terminar enviar mensajes de texto SMS. . Tener instalado Winrar, . El ejemplo es comprimir toda la carpeta C:\sql guardarla en C:\sql\backup+fecha.rar y luego de eso coger la carpeta y moverla a la ruta C:\Users\servidor\Documents\backup 1. Ejecutar bat.

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2. En el primer paso comprimir, segundo paso renombra el archivo con la fecha y luego lo mueve a la ruta acordada.

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3. En el envo de correos masivos que es la especialidad de GRUPON el ms grande en ventas y no lo clausuran en la lista negra ya que el enva 1 por uno en nuestro caso enviaremos correos dependiendo del query que se nos solicite en este ejemplo vamos a enviar solo 3 correos que es lo que tenemos en nuestra tabla de correos.

En el asunto: Automatice su empresa y sea lder en su gremio. Cuerpo del correo: Este manual es una base de como optimizar los procesos manuales y hacer que las tareas diarias sean mucho ms fciles y rpidas depurando la mayor informacin posible, en total son 4 captulos donde se explicara para que funciona cada una de ellas. OBSERVACIN: en el cuerpo del mensaje puede llevar cdigo HTML lo que quiere decir que le puede colocar estilo a sus mensajes y fotos como ustedes lo deseen adicionalmente el archivo adjunto.

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4. verificamos las cuentas que no halla ningn correo de este destinario, luego ejecutamos el bat y luego verificar si el correo llego.

El video lo pueden ver en www.youtube.com/watch?v=L-vx5Ea9tdA

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CONCLUSIN
En mi opinin todos los sistemas de automatizacin son una herramienta bastante poderosa que ayuda que las empresas tengan ms competitividad respecto con su posible competencia. Cabe aclarar que reduce tiempo y dinero, la produccin se ve ms notoria frente a la liquides. Se debe de tener un desarrollo constante a las exigencias del mercado las herramientas nacen de ideas y se construyen para automatizar y sacar el mximo provecho. En este trabajo se ha logrado reducir el tiempo en 80% de las tareas que se realizan manualmente, se dieron varias dificultades ya que en el proceso debe ser dinmico y no esttico pero a pesar de todo esto se han superado queda para un nuevo manual la creacin y el desarrollo de interfaces en PHP. En este trabajo agradezco a todos y a todas mis compaeras que he tenido en mis diferentes trabajos que he tenido, que gracias a ellos he a prendido miles de cosas que he colocado en prctica alguna de las personas que han contribuido en mi crecimiento personal son: ING SOBEIDA CUCUNUBA ING IVAN BENITEZ ING FERNANDO MORA ING JULIO EDGAR LINARES ING MARTIN ESCALANTE Y mis compaeros del EX BCSC Jhonatan, Sussen, Johana que de una u otra manera me han enseado muchas cosas agradezco a todos lo que han estado conmigo en las buenas y en las malas en las personas que creen en mi les deseo miles y miles de xitos en sus vidas y espero volver a trabajar con alguno de ustedes. NO ES NECESARIO SER UN INGENIERO PARA DESARROLLAR APLICACIONES NI PARA BRINDAR SOPORTE, LO QUE HACE GRANDE A UNA PERSONA ES SU CONOCIMIENTO SU ETICA Y MORAL NO UN SIMPLE DIPLOMA QUE DICE INGENIERO

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PROXIMOS DESARROLLOS
1.) Instalacin servidor RED HAT, TOMCAT, ORACLE, MYSQL Y VIRTUALIZACIN 2.) Interfaces en PHP para manipulacin de informacin con bases de datos SQL server, Oracle. Algn tipo de duda no duden contactarme al email: ing_christian_villamizar@hotmail.com o cel. 3123251039

OBSERVACIN: Las empresas que necesiten una persona para realizar este tipo de automatizacin y soporte no duden en contactarme.

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