UNIVERSIDAD POLITECNICA ESTATAL DEL CARCHI

PORTAFOLIO DE INFORMTICA
19/10/2012
ESCUELA DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS Y MARKETING

ROBINSON FABRICIO CUASQUN MONTENEGRO

SECCIN 2

PRLOGO

El paralelo D.- Realizo el preuniversitario, como un requisito indispensable para, para poder ejercer nuestra matrcula y continuar con nuestros estudios superiores, exigido por la ley de educacin vigente, previa nuestra educacin. Nuestra labor consisti en la asistencia hacia las clases de la materia de informtica, en el establecimiento educativo de la Universidad Politcnica Estatal del Carchi, para poder realizar el trabajo autnomo y reforzar en dicha materia. Los alumnos del Paralelo D preuniversitario es el fruto del gran esfuerzo, el cumplimiento de un anhelo de ser profesionales. Es la comprobacin de que tanto el aspecto intelectual como el material, no es sencillo entregar el aporte de un portafolio pero tampoco difcil. Este pequeo portafolio contiene temas acerca de la Informtica Bsica los mismos que han servido para ampliar nuestros conocimientos y llevarla a cabo en nuestro futuro en la facultad de Administracin de Empresas y Marketing. Una tarea de estas para el estudiante est sujeta al criterio de los dems y es posible superacin, sobre todo cuando hay cumplimiento, se necesita decisin y una aspiracin de responder frente a cualquier desafo en nuestro diario caminar, estamos propuestos a culminar nuestra ltima etapa de estudio y aspiramos que nuestro sacrificio no sea en vano.

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INTRODUCCIN Los estudiantes del Paralelo D preuniversitario de la universidad Politcnica Estatal del Carchi para la realizacin de este trabajo se tuvieron en cuenta las siguientes metas: OBJETIVO GENERAL.

-Conocer e identificar los componentes del computador junto con la correcta utilizacin del sistema operativo Windows 7 y los programas informticos Excel y Access 2010 en internet y sus servicios que permitan resolver, y realizar ejercicios y trabajos inherentes a la especializacin en la utilizacin de los nuevos avances tecnolgicos.
OBJETIVOS ESPECFICOS. -Profundizar la informtica mediante la consulta. -Aprender bases de informtica bsica. -Trabajar en forma coordinada en los laboratorios.

REVISIN DE LA TEORIA Y PRCTICA

Con la finalidad de comprender mejor algunos temas de INFORMTICA dar a conocer teora y prctica tratada en clase y trabajo autnomo.

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AGRADECIMIENTO

El paralelo D del preuniversitario hace un extenso agradecimiento a la Universidad Politcnica Estatal del Carchi por abrirnos sus puertas al estudio, para hacer realidad nuestros sueos y anhelos de ser profesionales, de igual manera al Ing. Jairo Hidalgo por haber aportado sus conocimientos de informtica hacia nosotros sus estudiantes. Al Infinito Creador por permitirnos estar en todo este tiempo en esta prestigiosa institucin. A nuestros padres por apoyarnos en nuestra superacin ya que el deseo de ellos es vernos ejerciendo un buen trabajo. A todo el personal administrativo y de servicio ya que cada da cuidan de la Universidad Politcnica estatal del Carchi. De igual manera gracias para todos aquellos que cuidaron de nosotros. GRACIAS

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INDICE MUESTRA DEL MDULO DE INFORMTICA6 INFORMTICA BSICA..NUEVA ENTRADA DEL BLOG MUESTRA DEL MDULO DE ACCES 2010SECCIN 2 DEBERES DE ACCES Y WINDOWS 7 SECCIN 2
EJERCICIOS Y DEBERES DE ACCES Y WINDOWS 7PGINA 118

TECLAS ABREVIADAS..PGINA 128 SISTEMA OPERATIVO WINDOWS 7PGINA 135 VIDEO POWER POINT.NUEVA ENTRADA BLOG TECLAS ABREVIADAS EXCEL.. PGINA 154 EXCEL 2010..PGINA 162 FUNCIONES ANIDADAS DE EXCEL.PGINA167 BLOGGER.PGINA 168 WIKI.PGINA 167 FUNCIONES DE EXCEL..PGINA 171 HIPERVINCULOS EN WORDPGINA 172 CORRESPONDENCUA EN WORD.PGINA 172 CONSULTAS DE DEBERES Y CUESTIONARIOS: EXCEL, WORD, ACCES, ETC..PGINA 175

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ESCUELA DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS Y MARKETING

MDULO DE INFORMTICA I
Periodo Acadmico: Octubre 2011_Febrero 2012 Tutor: Ing Jairo Hidalgo
MISIN UNIVERSIDAD POLITCNICA ESTATAL DEL CARCHI Formar Profesionales humanistas emprendedores y competentes, poseedores de conocimientos cientficos y tecnolgicos, comprometida con la investigacin y la solucin de problemas del entorno para contribuir con el desarrollo y la integracin fronteriza. VISIN UNIVERSIDAD POLITCNICA ESTATAL DEL CARCHI Ser una Universidad Politcnica acreditada por su calidad y posicionamiento regional

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Nivel de logro de Competencia 1: Terico Bsico

EL SISTEMA OPERATIVO WINDOWS 7 Y ACCESS 2010

EXCEL 2010

DIRECCIN DE UNA WIKI

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ndice: CAPTULO 1: ELEMENTOS BSICOS DE ACCESS 2010 .................................................................................... 1.1 ARRANCAR Y CERRAR ACCESS 2010.................................................................................................................. 1.2 LA PANTALLA INICIAL .................................................................................................................................... 1.3 CONCEPTOS BSICOS DE BASES DE DATOS ......................................................................................................... CAPTULO 2: CREAR, ABRIR Y CERRAR UNA BASE DE DATOS ........................................................................ 2.1 CREAR UNA BASE DE DATOS ............................................................................................................................. 2.2 CERRAR LA BASE DE DATOS. ........................................................................................................................... 2.3 ABRIR UNA BASE DE DATOS. ........................................................................................................................... CAPTULO 3: TABLAS DE DATOS ................................................................................................................. 3.1 CREAR TABLAS DE DATOS .............................................................................................................................. 3.2 TIPOS DE DATOS ....................................................................................................................................... 3.3 LA CLAVE PRINCIPAL ................................................................................................................................... 3.5 CERRAR UNA TABLA ................................................................................................................................... CAPTULO 4: MODIFICAR TABLAS DE DATOS .............................................................................................. 4.1 MODIFICAR EL DISEO DE UNA TABLA .............................................................................................................. 4.2 AADIR UN NUEVO CAMPO ........................................................................................................................... 4.3 ELIMINAR UN CAMPO ................................................................................................................................. 4.4 INTRODUCIR Y MODIFICAR DATOS EN UNA TABLA ............................................................................................... 4.5 DESPLAZARSE DENTRO DE UNA TABLA .............................................................................................................. CAPTULO 5: PROPIEDADES DE LOS CAMPOS ............................................................................................. 5.1 TAMAO DEL CAMPO ................................................................................................................................. 5.2 FORMATO DEL CAMPO................................................................................................................................ 5.3 LUGARES DECIMALES .................................................................................................................................. 5.4 MSCARA DE ENTRADA ............................................................................................................................... 5.5 TTULO .................................................................................................................................................... 5.6 VALOR PREDETERMINADO ............................................................................................................................. 5.7 REGLA DE VALIDACIN ................................................................................................................................ 5.8 TEXTO DE VALIDACIN ................................................................................................................................

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5.9 REQUERIDO .............................................................................................................................................. 5.10 PERMITIR LONGITUD CERO .......................................................................................................................... 5.11 INDEXADO.............................................................................................................................................. CAPTULO 6: LAS RELACIONES .................................................................................................................... 6.1 CONCEPTOS BSICOS SOBRE RELACIONES.......................................................................................................... 6.2 CREAR LA PRIMERA RELACIN ........................................................................................................................ 6.3 INTEGRIDAD REFERENCIAL ............................................................................................................................. 6.4 AADIR TABLAS A LA VENTANA RELACIONES ..................................................................................................... 6.5 QUITAR TABLAS DE LA VENTANA RELACIONES .................................................................................................... 6.6 MODIFICAR RELACIONES ............................................................................................................................... 6.7 ELIMINAR RELACIONES ............................................................................................................................... 6.8 LIMPIAR LA VENTANA RELACIONES .................................................................................................................. CAPTULO 7: LAS CONSULTAS .................................................................................................................... 7.1 TIPOS DE CONSULTAS. ................................................................................................................................ 7.2 CREAR UNA CONSULTA. ............................................................................................................................... 7.3 LA VISTA DISEO. ...................................................................................................................................... 7.4 AADIR CAMPOS ....................................................................................................................................... 7.5 DEFINIR CAMPOS CALCULADOS ....................................................................................................................... 7.6 FORMAR EXPRESIONES ............................................................................................................................... 7.7 ENCABEZADOS DE COLUMNA ......................................................................................................................... 7.8 CAMBIAR EL ORDEN DE LOS CAMPOS ............................................................................................................... 7.9 GUARDAR LA CONSULTA ............................................................................................................................... 7.10 EJECUTAR LA CONSULTA .............................................................................................................................. 7.11 MODIFICAR EL DISEO DE UNA CONSULTA ...................................................................................................... 417.12 ORDENAR LAS FILAS ................................................................................................................................. 7.13 SELECCIONAR FILAS .................................................................................................................................. 7.14 CONSULTAS CON PARMETROS .................................................................................................................... CAPTULO 8: LAS CONSULTAS DE RESUMEN .............................................................................................. 8.1. DEFINICIN ............................................................................................................................................. 8.2. LAS FUNCIONES DE AGREGADO ...................................................................................................................... 8.3. AGRUPAR REGISTROS ................................................................................................................................

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8.4. INCLUIR EXPRESIONES ................................................................................................................................ 8.5. INCLUIR CRITERIOS DE BSQUEDA .................................................................................................................. CAPTULO 9: LOS FORMULARIOS ............................................................................................................... 9.1 CREAR FORMULARIOS ................................................................................................................................. 9.2 EL ASISTENTE PARA FORMULARIOS .................................................................................................................. 9.3 EDITAR DATOS DE UN FORMULARIO ................................................................................................................. 9.4 LA VISTA DISEO DE FORMULARIO .................................................................................................................. 9.5 LA PESTAA DISEO DE FORMULARIO .............................................................................................................. 9.6 TEMAS .................................................................................................................................................... 9.7 EL GRUPO CONTROLES ............................................................................................................................... 9.8 SUBFORMULARIOS ..................................................................................................................................... 9.9 TRABAJAR CON CONTROLES ........................................................................................................................... 9.10 ORGANIZAR Y AJUSTAR CONTROLES ............................................................................................................... CAPTULO 10: LOS INFORMES .................................................................................................................... 10.1 INTRODUCCIN ....................................................................................................................................... 10.2 CREAR UN INFORME ................................................................................................................................. 10.3 EL ASISTENTE PARA INFORMES...................................................................................................................... 10.4 LA VISTA DISEO DE INFORME ...................................................................................................................... 10.5 LA PESTAA DISEO DE INFORME ................................................................................................................. 10.6 EL GRUPO CONTROLES ............................................................................................................................... 10.7 AGRUPAR Y ORDENAR ............................................................................................................................... 10.8 IMPRIMIR UN INFORME ............................................................................................................................... 10.9 LA VENTANA VISTA PRELIMINAR ................................................................................................................... CAPITULO 11:LOS CONTROLES DE FORMULARIO E INFORME 11.1 PROPIEDADES GENERALES DE LOS CONTROLES................................................................................................. 11.2. ETIQUETAS Y CUADROS DE TEXTO................................................................................................................ 11.3 CUADRO COMBINADO Y CUADRO DE LISTA..................................................................................................... 11.4 GRUPO DE OPCIONES ............................................................................................................................... 11.5 CONTROL DE PESTAA ............................................................................................................................. 11.7 IMGENES ........................................................................................................................................... 11.8 DATOS ADJUNTOS Y MARCOS DE OBJETOS .................................................................................................... 11.9 EL BOTN ............................................................................................................................................ 11.10 CONTROLES ACTIVEX .............................................................................................................................

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CAPTULO 1: ELEMENTOS BSICOS DE ACCESS 2010 1.1 Arrancar y cerrar Access 2010 Veamos las dos formas bsicas de iniciar Access 2010. Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al colocar el cursor sobre Todos los Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador buscar Microsoft Office y luego Microsoft Access, hacer clic sobre l, y se iniciar el programa. Desde el icono de Access 2010 del escritorio. Para cerrar Access 2010, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: ALT+F4. Botn de Office y pulsar el botn Salir de Access. 1.2 La Pantalla inicial Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como sta. La pantalla que se muestra a continuacin puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento.

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Barra de Ttulo La barra de ttulo contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento actual. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar. Barra de Acceso Rpido La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Access como Guardar, Imprimir o Deshacer. Cinta de opciones La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la creacin de los diferentes elementos que se pueden crear en Access. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen un color atenuado. Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en que te encuentres cuando trabajes con Access. Est diseada para mostrar solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada pantalla. 6

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Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se minimizar para ocupar menos espacio. De esta forma slo muestra el nombre de las pestaas y las opciones quedarn ocultas. Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa. La barra de estado La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicacin, proporciona distinta informacin segn la pantalla en la que estemos en cada momento.

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1.3 Conceptos Bsicos de Bases de Datos Base de datos. Una base de datos es un conjunto de datos que estn organizados para un uso determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos. Las bases de datos de Access 2010 tienen la extensin .ACCDB para que el ordenador las reconozca como tal. Casi todos los sistemas de gestin de base de datos modernos almacenan y tratan la informacin utilizando el modelo de gestin de bases de datos relacional. En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas. Las tablas almacenan informacin sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de clientes podamos obtener informacin sobre los pedidos de stos. Tablas de datos. Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene informacin sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como hemos visto antes, clientes o pedidos. Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el cdigo del cliente, nombre del cliente, direccin,... Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, as todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro,... Consultas Una consulta es un objeto que proporciona una visin personal de los datos almacenados en las tablas ya creadas. Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos,..., pero en principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones. Formularios. Un formulario es el objeto de Access 2010 diseado para la introduccin, visualizacin y modificacin de los datos de las tablas. Informes. Un informe es el objeto de Access 2010 diseado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla. Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa. Macros. Una macro es el objeto de Access 2010 que define de forma estructurada las acciones que el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado. Por ejemplo, podramos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la eleccin de un elemento de un formulario.

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Captulo 2: Crear, abrir y cerrar una Base de Datos

2.1 Crear una base de datos Para crear una nueva base de datos debemos: Hacer clic sobre la opcin Nuevo del Men Archivo que aparece a la derecha de la pantalla. Selecciona la opcin Base de datos en blanco.

A continuacin aparecer en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro:

Aqu debers indicar el Nombre de archivo de la base de datos.

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Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes hacer clic en el botn Buscar ubicacin . Se abrir el siguiente cuadro de dilogo donde indicaremos el nombre de la base de datos que estamos creando y el lugar donde se guardar.

Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo. En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base de datos. Hacer clic sobre el botn Aceptar. Se cerrar el cuadro de dilogo y volvers a la pantalla de Introduccin a Microsoft Office Access. En el cuadro de texto Nombre de archivo aparecer la ruta y el nombre que escogiste. Pulsar el botn Crear para crear la base de datos. Automticamente se crear nuestra nueva base de datos a la cual Access asignar la extensin .ACCDB. Por defecto, Access abrir una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar sus datos. Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los dems objetos se crean a partir de stas. Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploracin, desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos. En principio slo encontraremos el de Tabla1 pues es el que Access crear por defecto. Puedes ocultarlo haciendo clic en el botn Ocultar. Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qu objetos mostrar y de qu forma.

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2.2 Cerrar la base de datos. Se puede cerrar una base de datos de varias formas: Cerrando Access: Ir al Men Archivo y pulsar el botn Salir . O bien hacer clic sobre el botn Cerrar de la ventana Base de datos. Sin cerrar Access: En el Men Archivo, elegir la opcin Cerrar base de datos. 2.3 Abrir una base de datos. Podemos abrir una base de datos ya existente desde sitios distintos:
Ir al Men ArchivoElegir la opcin Abrir...

Desde los documentos recientes del Men Archivo: Despliega el Botn de Office donde aparecen las ltimas bases de datos que se abrieron bajo el ttulo de Documentos recientes. Haz clic en la que quieras abrir.

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Captulo 3: Tablas de datos

3.1 Crear tablas de datos Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaa Crear para visualizar sus opciones. En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:

El botn Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla y segn el valor que introduzcamos en la columna determinar el tipo de datos que tiene la columna.

desde el que podrs compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personas con acceso al mismo sitio. A continuacin se presenta la forma de crear una tabla en vista diseo. Este mtodo consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta tendr y otras consideraciones como claves, etc... Otra forma rpida de llegar a la vista Diseo es seleccionando la vista desde la pestaa Hoja de datos, o haciendo clic en el botn de Vista de Diseo en la barra de estado: DiseoVer

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Aparecer la vista de Diseo de la tabla:

En la pestaa tenemos el nombre de la tabla (como todava no hemos asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1). A continuacin tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza una lnea para cada columna, as en la primera lnea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y as sucesivamente. En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestaas (General y Bsqueda) para definir propiedades del campo es decir caractersticas adicionales de la columna que estamos definiendo. Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algn tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este momento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres. Ejemplo

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En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo.

Observa como una vez tengamos algn tipo de dato en la segunda columna, la parte inferior de la ventana, la correspondiente a Propiedades del campo se activa para poder indicar ms caractersticas del campo, caractersticas que veremos con detalle en la unidad temtica siguiente. A continuacin pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna de la rejilla. Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que nicamente sirve para introducir un comentario, normalmente una descripcin del campo de forma que la persona que tenga que introducir datos en la tabla sepa qu debe escribir ya que este cometario aparecer en la barra de estado de la hoja de datos. Repetir el proceso hasta completar la definicin de todos los campos (columnas) de la tabla.

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3.2 Tipos de Datos Los diferentes tipos de datos de Access 2010 son: Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dgitos y caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud mxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier nmero que no se utilice en clculos, como nmeros de telfono o cdigos postales. Memo: se utiliza para textos de ms de 255 caracteres como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud mxima de 65.536 caracteres. Access recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos, crear un campo Objeto OLE en lugar de un campo Memo.
En Access 2010 se puede ordenar o agrupar por un campo Memo, pero Access slo utiliza los 255 primeros caracteres cuando se ordena o agrupa en un campo Memo. Nmero: para datos numricos utilizados en clculos matemticos. Dentro del tipo nmero la propiedad tamao del campo nos permite concretar ms. En resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar nmeros sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de rplica se utiliza para claves autonumricas en bases rplicas. Fecha/Hora: para la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al ao 9999. Moneda: para valores de dinero y datos numricos utilizados en clculos matemticos en los que estn implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisin es de hasta 15 dgitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dgitos a la derecha del mismo. Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los clculos. Un campo Moneda tiene una precisin de hasta 15 dgitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dgitos a la derecha. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de espacio en disco. Autonumrico: nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o nmero aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumrico no se pueden actualizar. S/No: valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (S/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado). Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, grficos, imgenes, sonidos u otros datos binarios. Hipervnculo: texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como texto y utilizada como direccin de hipervnculo. Una direccin de hipervnculo puede tener hasta tres partes: Texto: el texto que aparece en el campo o control. Direccin: ruta de acceso de un archivo o pgina. Subdireccin: posicin dentro del archivo o pgina. Sugerencia: el texto que aparece como informacin sobre herramientas.

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3.3 La clave principal Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal. La clave principal proporciona un valor nico para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningn tipo de equivocacin el registro al cual identifica. No podemos definir ms de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por ms de un campo. Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos: Hacer clic sobre el nombre del campo que ser clave principal. Hacer clic sobre el botn Clave principal en el marco Herramientas de la pestaa Diseo.

A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos que dicho campo es la clave principal de la tabla. 3.4 Guardar una tabla Para guardar una tabla, podemos: la opcin Guardar.

Como nuestra tabla an no tiene nombre asignado, aparecer el siguiente cuadro de dilogo

Escribir el nombre de la tabla.Hacer clic sobre el botn Aceptar. Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro de dilogo avisndonos de ello, y preguntndonos si queremos que Access cree una, si le decimos que S nos aade un campo de tipo autonumrico y lo define como clave principal. Si le decimos que No se guarda la tabla sin clave principal ya que una clave principal en una tabla es conveniente pero no obligatorio.

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3.5 Cerrar una tabla Para cerrar una tabla, seguir los siguientes pasos:
en el men emergente.

O bien hacer clic sobre el botn Cerrar que se encuentra en la parte derecha al mismo nivel que la pestaa.

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Captulo 4: Modificar Tablas de datos

4.1 Modificar el diseo de una tabla Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definicin (por ejemplo, aadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc...) tendremos que realizar una modificacin en su diseo: Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo estuviera. Vista Diseo en el men contextual:

Aparecer la ventana de diseo de tablas estudiada en la unidad temtica anterior. Para modificar la definicin de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias. 4.2 Aadir un nuevo campo

Diseo, en este ltimo caso el nuevo campo se insertar delante del que estamos posicionados.

4.3 Eliminar un campo

su extremo izquierdo y cuando est remarcada pulsar la tecla Supr o Del. Se borrar el campo de la definicin de la tabla y los datos almacenados en el campo tambin desaparecern. Por ltimo, guardar la tabla. 18

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4.4 Introducir y modificar datos en una tabla Para introducir datos en una tabla, podemos elegir entre:

seleccionar la opcin en el men contextual. sobre el botn Vistas de objeto y elegir Vista Hoja de datos en la pestaa Inicio o diseo.

En los tres casos aparecer la ventana Hoja de datos:

Cada fila nos sirve para introducir un registro. Escribir el valor del primer campo del registro. Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro. Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar INTRO para introducir los datos del segundo registro. En el momento en que cambiamos de registro, el registro que estbamos introduciendo se almacenar, no es necesario guardar los registros de la tabla. Hacer clic sobre el botn Cerrar para terminar con dicha tabla.

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Si lo que queremos es borrar un registro entero: Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del registro. El registro quedar seleccionado. Pulsar la tecla SUPR del teclado o haz clic en el botn Eliminar que se encuentra en el panel Registros de la pestaa Inicio.

Si lo que queremos es modificar algn valor introducido no tenemos ms que situarnos sobre el valor a modificar y volverlo a escribir. Si queremos cambiar algo de la estructura de la tabla, tenemos que pasar a la Vista Diseo haciendo clic sobre el botn de Vista de objeto de la pestaa Inicio.

4.5 Desplazarse dentro de una tabla Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de desplazamiento:
La barra nos indica en qu registro estamos situados y el nmero total de registros de la tabla .

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El recuadro en blanco nos est diciendo el registro actual. Al final donde pone de 3 nos indica el nmero total de registros que en nuestro caso es tres. Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a continuacin: Para ir al primer registro de la tabla. Para ir al registro anterior en la tabla. Para ir al registro siguiente en la tabla. Para ir al ltimo registro de la tabla. Para crear un nuevo registro que se situar automticamente al final de la tabla. Podemos ir tambin directamente a un registro determinado de la siguiente forma: Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el nmero del registro actual. Escribir el nmero del registro al cual queremos ir. Pulsar INTRO. Tambin podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsando las teclas FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA del teclado.

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Captulo 5: Propiedades de los campos

Cada campo de una tabla dispone de una serie de caractersticas que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo. Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la vista Diseo de tabla cuando tenemos un campo seleccionado.

Las propiedades se agrupan en dos pestaas, la pestaa General donde indicamos las caractersticas generales del campo y la pestaa Bsqueda en la que podemos definir una lista de valores vlidos para el campo, esta ltima pestaa est explicada en el tema 3 junto con el asistente de bsqueda. Las propiedades de la pestaa General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades de la pestaa Bsqueda cambian segn el tipo de control asociado al campo. Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo despus de haber introducido datos en l se pueden perder estos datos introducidos. A continuacin explicaremos las propiedades de que disponemos segn los diferentes tipos de datos. 5.1 Tamao del campo Para los campos Texto, esta propiedad determina el nmero mximo de caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor mximo de 255. Para los campos Numrico, las opciones son: Byte (equivalente a un carcter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255. Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767. Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647.

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Simple para la introduccin de valores comprendidos entre -3,402823E38 y 1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos. Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos. Id. de rplica se utiliza para claves autonumricas en bases rplicas. Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en una base de datos .adp) y nmeros entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos .accdb) Autonumrico son Entero largo. A los dems tipos de datos no se les puede especificar tamao. 5.2 Formato del campo Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un informe. Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y Autonumrico. Para los campos Numrico y Moneda, las opciones son: Nmero general: presenta los nmeros tal como fueron introducidos. Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el smbolo monetario asignado en Windows como puede ser . Euro: utiliza el formato de moneda, con el smbolo del euro. Fijo: presenta los valores sin separador de millares. Estndar: presenta los valores con separador de millares. Porcentaje: multiplica el valor por 100 y aade el signo de porcentaje (%). Cientfico: presenta el nmero con notacin cientfica. Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos: Fecha general: si el valor es slo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es slo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinacin de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM. Fecha larga: se visualiza la fecha con el da de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000. Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21Ago-2000. Fecha corta: se presenta la fecha con dos dgitos para el da, mes y ao. Ejemplo: 01/08/00. 31/12/29 son fechas comprendidas entre los aos 2000 y el 2029 y las fechas

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comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de aos entre 1930 y 1999. Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20. Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35 PM. Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35. Los campos S/No disponen de los formatos predefinidos S/No, Verdadero/Falso y Activado/Desactivado. 5.3 Lugares decimales Esta propiedad nos permite indicar el nmero de decimales que queremos asignar a un tipo de dato Nmero o Moneda. 5.4 Mscara de entrada Se utiliza la mscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una mscara de entrada para un campo Nmero de telfono que muestre exactamente cmo debe introducirse un nmero nuevo: (___) ___-____. Access dispone de un Asistente para mscaras de entradas que nos facilita el establecer esta propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el botn que aparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad. 5.5 Ttulo Se utiliza esta propiedad para indicar cmo queremos que se visualice la cabecera del campo. Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valor en la propiedad Ttulo, en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento. 5.6 Valor predeterminado El valor predeterminado es el valor que se almacenar automticamente en el campo si no introducimos ningn valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado campo va a tener la mayora de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o especificar cul va a ser ese valor y as que se introduzca automticamente en el campo a la hora de introducir los datos de la tabla. Por ejemplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayora de clientes son de la provincia Valencia, se puede introducir ese valor en la propiedad Valor predeterminado del campo Provincia y as a la hora de introducir los diferentes clientes, automticamente aparecer el valor Valencia y no lo tendremos que teclear. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumrico.

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5.7 Regla de validacin Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos segn el criterio que se especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido correctamente. Por ejemplo si queremos que un valor introducido est comprendido entre 100 y 2000, se puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000. Para formar la condicin puedes utilizar el generador de expresiones como te explicamos en la secuencia animada. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumrico. Para ayudarnos a escribir la regla de validacin tenemos el generador de expresiones que se abre al hacer clic sobre el botn que aparece a la derecha de la propiedad cuando hacemos clic en ella. Para conocer un poco ms sobre l visita nuestro avanzado. 5.8 Texto de validacin En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validacin especificada en la propiedad anterior. Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los datos, sepa el porqu de su error y pueda solucionarlo. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumrico. 5.9 Requerido Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta propiedad el valor S, en caso contrario el valor ser el de No. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumrico. 5.10 Permitir longitud cero Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estn vacos. 5.11 Indexado Se utiliza esta propiedad para establecer un ndice de un solo campo. Los ndices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean ms rpidas, y tambin aceleran las operaciones de ordenacin y agrupacin.

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Por ejemplo, si buscas empleados basndose en un campo llamado Apellidos, puedes crear un ndice sobre este campo para hacer ms rpida la bsqueda. Esta propiedad dispone de tres valores: No: Sin ndice. S (con duplicados): Cuando se asigna un ndice al campo y adems admite valores duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo). S (sin duplicados): Cuando se asigna un ndice pero sin admitir valores duplicados.

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Captulo 6: Las Relaciones

6.1 Conceptos bsicos sobre relaciones. Bases de datos relacionales Una base de datos relacional permite la utilizacin simultnea de datos procedentes de ms de una tabla. Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando memoria y espacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecucin y facilitando al usuario/a el trabajo con tablas. Para conseguir una correcta base de datos relacional es imprescindible realizar un estudio previo del diseo de la base de datos. Para poder relacionar tablas entre s se deber especificar un campo en comn que contenga el mismo valor en las dos tablas y dicho campo ser clave principal en una de ellas. Las tablas se relacionan de dos a dos, donde una de ellas ser la tabla principal (de la que parte relacin) y la otra ser la tabla secundaria (destino de la relacin). Tipos de relaciones. Se pueden distinguir tres tipos de relaciones: Relacin Uno a Uno: Cuando un registro de una tabla slo puede estar relacionado con un nico registro de la otra tabla y viceversa.
Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con una lista de Alcaldes, una poblacin slo puede tener un alcalde, y un alcalde lo ser nicamente de una poblacin. Relacin Uno a Varios: Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) slo puede estar relacionado con un nico registro de la otra tabla (tabla principal) y un registro de la otra tabla (tabla principal) puede tener ms de un registro relacionado en la primera tabla (tabla secundaria). Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con los habitantes, una poblacin puede tener ms de un habitante, pero un habitante pertenecer (estar empadronado) en una nica poblacin. Relacin Varios a Varios: Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con ms de un registro de la otra tabla y viceversa. Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de clientes y otra con los artculos que se venden en la empresa, un cliente podr realizar un pedido con varios artculos, y un artculo podr ser vendido a ms de un cliente. Las relaciones varios a varios se suelen representar definiendo una tabla intermedia entre las dos tablas. Siguiendo el ejemplo anterior sera definir una tabla lneas de pedido relacionada con clientes y con artculos.

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6.2 Crear la primera relacin Para crear relaciones en Access 2010 primero deberemos acceder a la ventana Relaciones deberemos hacer clic en el botn Relaciones que se encuentra en la pestaa Herramientas de base de datos.

Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla de la derecha esperando indicarle las tablas que formarn parte de la relacin a crear.

Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relacin haciendo clic sobre ella, aparecer dicha tabla remarcada. Hacer clic sobre el botn Agregar. Repetir los dos pasos anteriores hasta aadir todas las tablas de las relaciones a crear. Hacer clic sobre el botn Cerrar. Ahora aparecer la ventana Relaciones con las tablas aadidas en el paso anterior.

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Para crear la relacin: Ir sobre el campo de relacin de la tabla principal (en este caso ejemplo_codigo). Pulsar el botn izquierdo del ratn y mantenindolo pulsado arrastrar hasta el campo cdigo de la tabla secundaria (Cdigo). Soltar el botn del ratn. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo Modificar relaciones:

En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas (Datos y Extras) y debajo de stos el nombre de los campos de relacin (ejemplo_codigo y cdigo). Ojo! siempre deben ser campos que contengan el mismo tipo de informacin y por lo tanto del mismo tipo. Observa en la parte inferior el Tipo de relacin que se asignar dependiendo de las caractersticas de los campos de relacin (en nuestro caso uno a varios). Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre ste. Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados. terminar, hacer clic sobre el botn Crear. Se crear la relacin y sta aparecer en la ventana Relaciones. 6.3 Integridad referencial La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Access 2010 para asegurarse que las relaciones entre registros de tablas relacionadas son vlidas y que no se borren o cambien datos relacionados de forma accidental.

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Al exigir integridad referencial en una relacin le estamos diciendo a Access 2010 que no nos deje introducir datos en la tabla secundaria si previamente no se ha introducido el registro relacionado en la tabla principal. Por ejemplo: Tenemos una tabla de habitantes y una tabla de poblaciones, en la tabla Habitantes tengo un campo Poblacin que me indica en qu poblacin vive el habitante, las dos tablas deberan estar relacionadas por el campo Poblacin, en esta relacin de tipo uno a varios la tabla Poblaciones es la tabla principal y la tabla Habitantes la secundaria (una poblacin tiene varios habitantes). Si marcamos la casilla Integridad Referencial, no nos dejar asignar a un habitante una poblacin que no exista en la tabla Poblaciones. La integridad referencial dispone de dos acciones asociadas: Actualizar en cascada los campos relacionados: Hace que cuando se cambie el valor del campo de la tabla principal, automticamente cambiarn los valores de sus registros relacionados en la tabla secundaria. Por ejemplo: Si cambiamos el nombre de la poblacin Onteniente por Ontinyent en la tabla Poblaciones, automticamente en la tabla Habitantes, todos los habitantes de Onteniente se cambiarn a Ontinyent. Eliminar en cascada los registros relacionados: Cuando se elimina un registro de la tabla principal se borrarn tambin los registros relacionados en la tabla secundaria. Por ejemplo: Si borramos la poblacin Onteniente en la tabla Poblaciones, automticamente todos los habitantes de Onteniente se borrarn de la tabla de Habitantes. Si no marcamos ninguna de las opciones no nos dejar ni cambiar el nombre de una poblacin ni eliminar una poblacin si sta tiene habitantes asignados.

6.4 Aadir tablas a la ventana Relaciones Si ya hemos creado una relacin y queremos crear otra pero no se dispone de la tabla en la ventana Relaciones debemos aadir la tabla a la ventana: Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botn Relaciones en la pestaa Herramientas de base de datos. Para aadir la tabla hacer clic sobre el botn Mostrar tabla en la pestaa Diseo.

Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tablas estudiado en el apartado anterior. Aadir las tablas necesarias. Cerrar el cuadro de dilogo.

6.5 Quitar tablas de la ventana Relaciones Si queremos eliminar una tabla de la ventana Relaciones: Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botn Relaciones en la pestaa Herramientas de base de datos. Despus podemos elegir entre:

men contextual que aparecer, INFORMTICA Pgina 37

Hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el botn Ocultar tabla en la pestaa Diseo.

6.6 Modificar relaciones Para modificar relaciones ya creadas: Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos formas:
Modificar relacin... del men contextual que aparecer,

Hacer clic sobre la relacin a modificar y hacer clic en el botn Modificar relaciones que encontrars en la pestaa Diseo de la banda de opciones.

Se abrir el cuadro de dilogo Modificar relaciones estudiado anteriormente. Realizar los cambios deseados. Hacer clic sobre el botn Aceptar.

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6.7 Eliminar Relaciones Si lo que queremos es borrar la relacin podemos:

del men contextual,

Hacer clic con el botn izquierdo sobre la relacin, la relacin quedar seleccionada, y a continuacin pulsar la tecla DEL o SUPR. La relacin queda eliminada de la ventana y de la base de datos. 6.8 Limpiar la ventana relaciones Cuando nuestra base de datos contiene muchas tablas y muchas relaciones, la ventana Relaciones puede llegar a ser tan compleja que sea difcil interpretarla. Podemos salvar esta dificultad limpiando la ventana y visualizando en ella nicamente las tablas que nos interesen y sus relaciones. Para ello utilizaremos la opcin Borrar diseo y Mostrar relaciones directas que describiremos a continuacin. Para limpiar la ventana Relaciones haz clic en el botn Borrar diseo en la pestaa Diseo:

Desaparecern todas las tablas y todas las relaciones de la ventana Relaciones. Desaparecen las relaciones de la ventana pero siguen existiendo en la base de datos, nicamente hemos limpiado la ventana.

Captulo 7: Las Consultas

7.1 Tipos de consultas. Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla. Existen varios tipos de consultas: Consultas de seleccin.
Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podr hacer o no segn la consulta). Una consulta de seleccin genera una tabla lgica (se llama lgica porque no est

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fsicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular). Consultas de accin. Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de accin, de eliminacin, de actualizacin, de datos anexados y de creacin de tablas. 7.2 Crear una consulta. Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos: Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear. Hacer clic en el botn Diseo de Consulta en la pestaa Crear:

Tambin tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes ver en la imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda. Si haces clic en el botn Asistente para consultas aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

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El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de seleccin sencilla como definimos en el apartado anterior. Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta que veremos ms adelante. Nosotros explicaremos detenidamente la opcin Diseo de consulta que te permitir crear cualquiera de las anteriores por ti mismo. Al entrar en la Vista Diseo de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacar los datos con un cuadro de dilogo parecido al siguiente:

Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botn Agregar. Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las dems tablas. Finalmente hacer clic sobre el botn Cerrar. Aparecer la ventana Vista Diseo de consultas. INFORMTICA Pgina 41

7.3 La vista Diseo.

Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las tablas aadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadrcula QBE definimos la consulta. Cada columna de la cuadrcula QBE corresponde a un campo. Cada fila tiene un propsito que detallamos brevemente a continuacin, ms adelante iremos profundizando en la explicacin: Campo: ah ponemos el campo a utilizar que en la mayora de los casos ser el campo a visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y tambin puede ser un campo calculado. Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos ser til cuando definamos consultas basadas en varias tablas. Orden: sirve para ordenar las filas del resultado. Mostrar: si la casilla de verificacin aparece desactivada la columna no aparecer en el resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta pero no queremos que aparezca en el resultado. Por ejemplo si queremos que la consulta nos saque todos los alumnos de Valencia, necesitamos el campo Poblacin para seleccionar los alumnos pero no queremos que aparezca la poblacin en el resultado ya que todos son de la misma poblacin.

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Criterios: sirve para especificar un criterio de bsqueda. Un criterio de bsqueda es una condicin que deben cumplir los registros que aparecern en el resultado de la consulta. Por lo tanto est formado por una condicin o varias condiciones unidas por los operadores Y (AND) y O (OR). O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones. 7.4 Aadir campos Para aadir campos a la cuadrcula podemos: se colocar en la primera columna libre de la cuadrcula. el botn del ratn arrastrar el campo sobre la cuadrcula, soltar el botn cuando estemos sobre la columna delante de la cual queremos dejar el campo que estamos aadiendo. derecha la flecha para desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas que aparecen en la zona de tablas. Si tenemos muchos campos y varias tablas podemos reducir la lista seleccionando primero una tabla en la fila Tabla: as en la lista desplegable slo aparecern campos de la tabla seleccionada. una columna vaca de la cuadrcula. consulta podemos utilizar el asterisco * (sinnimo de 'todos los campos').

7.5 Definir campos calculados Al igual que podemos definir en una tabla un campo cuyo tipo de datos sea Calculado tambin podemos incluir campos calculados en las consultas. Cundo incluir la expresin en una tabla y cundo en una consulta? La respuesta depender de cada caso concreto. Si el resultado de la expresin se va a utilizar frecuentemente en consultas, listados o estadsticas, puede ser ms interesante guardar el dato en la propia tabla. Si en cambio se trata de un clculo ms especfico puede ser preferible no utilizar espacio en el disco para conservar estos valores, definiendo un campo calculado en la consulta. Para definir un campo como calculado, simplemente deberemos escribir una expresin en el espacio reservado para indicar el campo. La sintaxis ser: Nombre del campo: expresin Por ejemplo, si disponemos de un campo Precio, podramos realizar la siguiente expresin: Precio con IVA: Precio * 1,18

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Al pulsar INTRO se guardar la expresin y se aplicarn ciertos cambios, como encerrar entre corchetes los campos referenciados o eliminar espacios innecesarios, etc.: Precio con IVA: [Precio]*1,18 7.6 Formar expresiones Los campo s calculados son campos obtenidos del resultado de una expresin. Una expresin se forma combinando un operador con uno o generalmente dos operandos. La mayora de las veces un operando ser un campo de la tabla y el otro un valor concreto u otro campo. Operadores operador +, se utiliza para sumar dos nmeros. operador -, se utiliza para hallar la diferencia entre dos nmeros. operador *, se utiliza para multiplicar dos nmeros. operador ^, se utiliza para elevar un nmero a la potencia del exponente ( nmero ^ exponente ) operador / , se utiliza para dividir dos nmeros y obtener un resultado de signo flotante. operador \, se utiliza para dividir dos nmeros y obtener un resultado entero. operadorMod, divide dos nmeros y devuelve slo el resto. El operador &, se utiliza para concatenar dos expresiones de tipo texto. Tambin se puede utilizar el operador de suma + cuando los dos operandos son de tipo texto, para concatenarlos. Mi consejo es utilizar el operador & para la concatenacin y as evitar errores o confusiones. Un operando puede ser un nombre de columna, una expresin, un valor concreto o una funcin predefinida. Valores concretos Los valores concretos se deben escribir siguiendo las siguientes reglas: Los valores numricos se indican poniendo el nmero sin ms. Se tiene que utilizar para separar la parte entera de los decimales el smbolo definido en nuestra configuracin de Windows; adems los valores numricos no se pueden escribir formateados, no podemos escribirlos con separadores de miles. Por ejemplo en una expresin correcta no puedo escribir (ventas + 1.000.000) ni tampoco (ventas + 1,000,000), tengo que escribir (ventas +1000000) Ejemplo: 2 Los valores de tipo texto deben ir siempre entre comillas simples ' o dobles ". Ejemplo: ', ' ",", 'VALENCIA' Los literales de fecha se escriben entre # y deben estar en el formato de EE.UU., incluso si no estamos utilizando la versin norteamericana del motor de base de datos Microsoft Jet. Por ejemplo, el 10 de mayo de 1996, se escribe 10/5/96 en Espaa y Latinoamrica, y 5/10/96 en Estados Unidos de Amrica. Para indicar la fecha 10 de mayo de 1996 en cualquier base de datos sea espaola, latinoamericana o de EE.UU., debemos escribirla #5/10/96#; con el formato #mes/dia/ao#

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Tambin se puede utilizar la funcin DateValue, que reconoce las configuraciones internacionales establecidas por Microsoft Windows. Por ejemplo, DateValue('10/5/96') es equivalente a #05/10/96# si nuestra configuracin de Windows define las fechas con el formato dia/mes/ao. Funciones predefinidas Access 2010 tiene muchas funciones predefinidas que se pueden utilizar, enumerarlas y explicarlas sera demasiado largo. Lo mejor es saber que tenemos a nuestra disposicin muchas funciones y cuando queramos obtener algo diferente consultar la ayuda de access para ver si existe ya una funcin para lo que queremos hacer. A ttulo de ejemplo tenemos unas que se utilizan ms a menudo: DATE() o fecha() devuelve el da en que estamos NOW() o Hoy() devuelve el da y la hora actual YEAR(fecha) o Ao() devuelve el ao de la fecha MONTH(fecha) o Mes() devuelve el mes de la fecha DATEVALUE(literal) o ValorFecha() convierte el literal en un valor de fecha. Nombres de campos los nombres de los campos se indican entre corchetes [ ], cuando un nombre de campo est formado por una sola palabre se pueden omitir corchetes pero si el nombre contiene varias palabras separadas por espacios en blanco es oblogatorio ponerlo entre corchetes [ ]. por ejemplo para hacer referencia al campo Poblacion puedo escribir Poblacion o [Poblacion], pero el campo Fecha de nacimiento siempre se escribir [Fecha de nacimiento] Uso del parntesis Cuando combinamos varias expresiones podemos utilizar los parntesis para delimitar cada expresin. Siempre se tiene que utilizar un parntesis de apertura ( y uno de cierre ). Ejemplo: ventas + (ventas * 0.1) El uso del parntesis sirve para que la expresin quede ms clara sobre todo cuando combinamos muchas expresiones, y para que los operadores actuen en el orden que nosotros queramos para as olvidarnos de la prioridad de los operadores.

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7.7 Encabezados de columna Podemos cambiar el encabezado de las columnas del resultado de la consulta.

Normalmente aparece en el encabezado de la columna el nombre de la columna, si queremos cambiar ese encabezado lo indicamos en la fila Campo: escribindolo delante del nombre del campo y seguido de dos puntos ( : ). Se suele utilizar sobre todo para los campos calculados.

As, los encabezados de la tabla se mostrarn as:

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7.8 Cambiar el orden de los campos Si hemos incluido campos en la cuadrcula y queremos cambiar el orden de estos campos podemos mover una columna (o varias) arrastrndola o bien cortando y pegando. mover una columna arrastrndola:
Posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la flecha hacer clic, la columna aparecer resaltada (est seleccionada). Mover un poco el cursor para que aparezca la flecha . Pulsar el botn del ratn y sin soltarlo arrastrar la columna hasta la posicin deseada. mover una columna cortndola: Seleccionar la columna (posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la flecha hacer clic). Hacer clic sobre el icono en la pestaa Inicio (o bien teclear Ctrl+X), desaparecer la columna. A continuacin crear una columna en blanco en el lugar donde queremos mover la columna que hemos cortado con la opcin Insertar Columnas de la pestaa Diseo. Seleccionar esa columna y hacer clic sobre el icono Pegar la pestaa Inicio (o bien teclear Ctrl+V). Podemos seleccionar varias columnas consecutivas seleccionando la primera y manteniendo la tecla MAYS pulsada, seleccionar la ltima columna a seleccionar, se seleccionarn las dos columnas y todas la columnas que se encuentren entre las dos. 7.9 Guardar la consulta Podemos Guardar la consulta Acceso Rpido, O bien, seleccionando la opcin Guardar dela pestaa Archivo. Si es la primera vez que guardamos la consulta aparecer el cuadro de dilogo para darle un nombre. Se puede poner cualquier nombre excepto el de una tabla ya creada. A continuacin hacer clic sobre el botn Aceptar. Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botn.

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7.10 Ejecutar la consulta Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Diseo de consulta o bien desde el Panel de navegacin. Panel de navegacin, haciendo doble clic sobre su nombre. vista diseo de la consulta, haciendo clic sobre el botn Ejecutar de la pestaa Diseo:

Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la parte de la tabla que cumple los criterios especificados, por lo tanto si modificamos algn dato de los que aparecen en la consulta estaremos modificando el dato en la tabla (excepto algunas consultas que no permiten esas modificaciones). 7.11 Modificar el diseo de una consulta Si lo que queremos es modificar el diseo de una consulta: Situarse en el Panel de Navegacin y hacer clic derecho sobre el nombre de la consulta. En el men contextual seleccionar . 7.12 Ordenar las filas Para ordenar las filas del resultado de la consulta: Hacer clic sobre la fila Orden: del campo por el cual queremos ordenar las filas, hacer clic sobre la flecha que aparecer para desplegar la lista y elegir el tipo de ordenacin. Puede ser Ascendente en este caso se ordenarn de menor a mayor si el campo es numrico, por orden alfabtico si el campo es de tipo texto, de anterior a posterior si el campo es de tipo fecha/hora, etc., o bien puede ser Descendente en orden inverso. Podemos ordenar tambin por varios campos para ello rellenar la fila Orden: de todas las columnas por las que queremos ordenar. En este caso se ordenan las filas por la primera columna de ordenacin, para un mismo valor de la primera columna, se ordenan por la segunda columna, y as sucesivamente. El orden de las columnas de ordenacin es el que aparece en la cuadrcula, es decir si queremos ordenar por ejemplo por provincia y dentro de la misma provincia por localidad tenemos que tener en la cuadrcula primero la columna provincia y despus la columnalocalidad.

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El tipo de ordenacin es independiente por lo que se puede utilizar una ordenacin distinta para cada columna. Por ejemplo, ascendente por la primera columna y dentro de la primera columna, descendente por la segunda columna. 7.13 Seleccionar filas Para seleccionar filas tenemos que indicar un criterio de bsqueda, un criterio de bsqueda es una condicin que debern cumplir todas las filas que aparezcan en el resultado de la consulta. Normalmente la condicin estar basada en un campo de la tabla por ejemplo para seleccionar los alumnos de Valencia la condicin sera poblacin = "Valencia". Para escribir esta condicin en la cuadrcula tenemos que tener en una de las columnas de la cuadrcula el campo poblacion y en esa columna ponemos en la fila Criterios: el resto de la condicin o sea ="Valencia". Cuando la condicin es una igualdad no es necesario poner el signo =, podemos poner directamente el valor Valencia en la filaCriterios: ya que si no ponemos operador asume por defecto el =. Tampoco es necesario poner las comillas, las aadir l por defecto. Siempre que se encuentra un texto lo encierra entre comillas. Si en la fila Criterios: queremos poner un nombre de campo en vez de un valor (para comparar dos campos entre s) tenemos que encerrar el nombre del campo entre corchetes [ ]. Por ejemplo queremos poner la condicin precio = coste en la que precio y coste son dos campos, tenemos que poner en la fila criterios: [coste], si no ponemos los corchetes aadir las comillas y entender Precio = "coste", precio igual al valor Coste no al contenido del campo Coste. Para indicar varias condiciones se emplean los operadores Y y O. En un criterio de bsqueda en el que las condiciones estn unidas por el operador Y, para que el registro aparezca se deben cumplir todas las condiciones. Por ejemplo precio > 100 y precio < 1200, aparecen los registros cuyo precio est comprendido entre 101 y 1199. En un criterio de bsqueda en el que las condiciones estn unidas por el operador O, el registro aparecer en el resultado de la consulta si cumple al menos una de las condiciones. Todas las condiciones establecidas en la misma fila de la cuadrcula quedan unidas por el operador Y. En el ejemplo siguiente seran alumnos de Valencia Y cuya fecha de nacimiento est comprendida entre el 1/1/60 y el 31/12/69.

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Del mismo modo pasa con cada una de las filas o: Si queremos que las condiciones queden unidas por el operador O tenemos que colocarlas en filas distintas (utilizando las filas O: y siguientes). Por ejemplo, si en la cuadrcula QBE tenemos especificado los siguientes criterios:

Visualizaremos de la tabla Alumnado los campos Apellidos, Nombre, Poblacin y Fecha nacimiento, los alumnos aparecern ordenados por Apellidos pero nicamente aparecern aquellos que sean de Valencia y hayan nacido entre el 1/1/60 y el 31/12/69, o bien aquellos de Alicante sea cual sea su fecha de nacimiento. Ojo! El criterio de la fecha de nacimiento nicamente afecta a la poblacin Valencia por encontrarse en la misma fila. Access no diferencia entre maysculas y minsculas a la hora de realizar la bsqueda de registros.

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Los operadores de comparacin Estos operadores comparan el valor de una expresin con el valor de otra. Independientemente del operador si uno de los valores es nulo, el resultado de la comparacin ser nulo (ni verdadero ni falso). los operadores de comparacin que podemos utilizar son: Operador Significado = igual que <> distinto de < menor que <= menor o igual > mayor que >= mayor o igual El operador Entre Tiene la siguiente sintaxis: Expresin Entre valor1 Y valor2 Examina si el valor de la expresin est comprendido entre los dos valores definidos por valor1 y valor2. Normalmente la expresin ser un nombre de campo. Ejemplo: [fecha de nacimiento] entre #01/01/60# y 04/06/62#, en la cuadrcula QBE se pondra:

El operador In Tiene la siguiente sintaxis: Expresin In (valor1, valor2, ...) Examina si el valor de la expresin es uno de los valores incluidos en la lista de valores escritos entre parntesis.

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Por ejemplo, para seleccionar los alumnos de Alicante, Elche, Elda y Onda podramos poner la condicin Poblacin In ('Alicante'; 'Elche'; 'Elda'; 'Onda')

El operador Es nulo Cuando una columna que interviene en una condicin contiene el valor nulo, el resultado de la condicin no es verdadero ni falso, sino nulo, sea cual sea el test que se haya utilizado. Por eso si queremos listar las filas que no tienen valor en una determinada columna, no podemos utilizar la condicin columna = nulo debemos utilizar un operador especial, el operador Es nulo. Tiene la siguiente sintaxis: Expresin Es nulo, donde expresin normalmente ser un nombre de columna. Por ejemplo queremos saber los alumnos que no tienen poblacin, la condicin sera poblacin Es Nulo

El operador Como Se utiliza cuando queremos utilizar caracteres comodines para formar el valor con el que comparar. Por ejemplo queremos visualizar los alumnos cuyo nombre acabe en 'o'. En este caso hay que utilizar el comodn * y utilizar el operadorComo para que Access reconozca el * como un comodn y no como el carcter asterisco. La condicin sera nombre como '*o'. El valor que contiene los comodines se conoce como patrn y tiene que ir encerrado entre comillas (simples o dobles). La sintaxis es la siguiente: Expresin Como 'patrn' En la siguiente tabla te indicamos los caracteres comodines que se pueden poner en un patrn y su significado.

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Caracteres en patrn ? * # [ListaCaracteres] [!ListaCaracteres]

Significado Un carcter cualquiera Cero o ms caracteres Un dgito cualquiera (0-9) Un carcter cualquiera de listacaracteres Un carcter cualquiera no incluido en listacaracteres

ListaCaracteres representa una lista de caracteres y puede incluir casi cualquier carcter, incluyendo dgitos, los caracteres se escriben uno detrs de otro sin espacios en blanco ni comas. Por ejemplo para sacar los nombres que empiezan por a,g,r o v el patrn sera: '[agrv]*' Los caracteres especiales corchete de apertura [, interrogacin ?, almohadilla # y asterisco * dejan de ser considerados comodinescuando van entre corchetes. Por ejemplo para buscar los nombres que contienen un asterisco, el patrn sera: '*[*]*' en este caso el segundo * dentro del patrn no acta como comodn sino como un carcter cualquiera porque va dentro de los corchetes. Si no se encierra entre corchetes, la exclamacin ! representa el carcter exclamacin. El corchete de cierre ] se puede utilizar fuera de una listacaracteres como carcter independiente pero no se puede utilizar en una listacaracteres. Por ejemplo, el patrn 'a]*' permite encontrar nombres que empiecen por una a seguida de un corchete de cierre. La secuencia de caracteres [] se considera una cadena de caracteres de longitud cero (""). Se puede especificar un intervalo de caracteres en ListaCaracteres colocando un guin - para separar los lmites inferior y superiordel intervalo. Por ejemplo, la secuencia [A-Z ] en patrn representa cualquier carcter comprendido en el intervalo de la A a la Z. Cuando se especifica un intervalo de caracteres, stos deben aparecer en orden ascendente (de menor a mayor).[A-Z] es un intervalo vlido, pero [Z-A] no lo es. Se pueden incluir mltiples intervalos entre corchetes, sin necesidad de delimitadores. El guin - define un intervalo nicamente cuando aparece dentro de los corchetes entre dos caracteres, en cualquier otro caso representa el carcter guin.

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Por ejemplo queremos saber los alumnos de la provincia de Valencia (son los que tienen un cdigo postal que empieza por 46 seguido de tres dgitos cualesquiera, la condicin podra ser [cdigo postal] como '46###'

7.14 Consultas con parmetros A menudo, en una consulta necesitamos utilizar un valor que no es conocido en ese momento sino que queremos que lointroduzca el usuario cuando se ejecute la consulta. Por ejemplo, queremos hacer una consulta para obtener los alumnos de una determinada Poblacin, la poblacin la introducir el usuario cuando Access se lo pida. En este caso necesitamos utilizar en nuestra consulta un parmetro. Un parmetro funciona de forma parecida a un campo de tabla, pero el valor que almacena lo introduce el usuario cuando se ejecuta la consulta. En una consulta cuando utilizamos un nombre de campo que no est en el origen de datos, Access considera este campo como un parmetro y cuando se ejecuta la consulta nos pide Introducir el valor del parmetro mediante un cuadro de dilogo como este:

En el ejemplo anterior, en la consulta tendramos que aadir una condicin de bsqueda que especifique que la Poblacin es igual alValor a introducir, de esta manera:

Ojo! cuando pongamos el nombre del parmetro es importante escribirlo entre corchetes, de lo contrario Access le aadir comillas y no lo considerar como un nombre de parmetro sino como un valor.

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Otra forma de utilizar un parmetro en una consulta es definindolo mediante el botn Parmetros de la pestaa Diseo.

En este caso, despus de elegir la opcin, se abre el cuadro de dilogo Parmetros de la consulta donde podemos indicar el nombre del parmetro y el tipo de dato.

La diferencia entre escribir directamente un nombre de parmetro y definirlo con el botn Parmetros es que, si le hemos asignado un tipo de dato, Access comprueba automticamente el tipo del valor introducido por el usuario.

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Captulo 8: Las consultas de resumen

8.1. Definicin En Access podemos definir un tipo de consultas cuyas filas resultantes son un resumen de las filas del origen de la consulta , por eso las denominamos consultas de resumen, tambin se conocen como consultas sumarias. Es importante entender que las filas del resultado de una consulta de resumen tienen una naturaleza distinta a las filas de las dems tablas resultantes de consultas, ya que corresponden a varias filas de la tabla origen. Para simplificar, veamos el caso de una consulta basada en una sola tabla, una fila de una consulta 'no resumen' corresponde a una fila de la tabla origen, contiene datos que se encuentran en una sola fila del origen, mientras que una fila de una consulta de resumen corresponde a un resumen de varias filas de la tabla origen, esta diferencia es lo que va a originar una serie de restricciones que sufren las consultas de resumen y que veremos a lo largo del tema. Por ejemplo este tipo de consulta no permite modificar los datos del origen. En el ejemplo que viene a continuacin tienes un ejemplo de consulta normal en la que se visualizan las filas de una tabla de oficinas ordenadas por regin, en este caso cada fila del resultado se corresponde con una sola fila de la tabla oficinas, mientras que la segunda consulta es una consulta resumen, cada fila del resultado se corresponde con una o varias filas de la tabla oficinas.

Una consulta de resumen se define haciendo clic sobre el botn Totales en la pestaa de Diseo.

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En cualquiera de los dos casos se aade una fila a la cuadrcula QBE, la fila Total: Todas las columnas que incluyamos en la cuadrcula debern tener un valor en esa fila, ese valor le indicar a Access qu hacer con los valores contenidos en el campo escrito en la fila Campo: Los valores que podemos indicar en la fila Total: son los que aparecen al desplegar la lista asociada a la celda como puedes ver en la imagen:

8.2. Las funciones de agregado Las funciones de agregado son funciones que permiten obtener un resultado basado en los valores contenidos en una columna de una tabla, son funciones que slo se pueden utilizar en una consulta de resumen ya que obtienen un 'resumen' de los valores contenidos en las filas de la tabla. Para utilizar estas funciones podemos escribirlas directamente en la fila Campo: de la cuadrcula como veremos ms adelante pero podemos utilizar una forma ms cmoda

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es seleccionando en la fila Total: de la cuadrcula la opcin correspondiente a la funcin. A continuacin describiremos esas opciones. Suma calcula la suma de los valores indicados en el campo. Los datos que se suman deben ser de tipo numrico (entero, decimal, coma flotante o monetario...). El resultado ser del mismo tipo aunque puede tener una precisin mayor. Promedio calcula el promedio (la media aritmtica) de los valores contenidos en el campo, tambin se aplica a datos numricos, y en este caso el tipo de dato del resultado puede cambiar segn las necesidades del sistema para representar el valor del resultado. DesvEst calcula la desviacin estndar de los valores contenidos en la columna indicada en el argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos registros, el resultado es nulo. Var calcula la varianza de los valores contenidos en la columna indicada en el argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos registros, el resultado es nulo. Es interesante destacar que el valor nulo no equivale al valor 0, las funciones de resumen no consideran los valores nulos mientras que consideran el valor 0 como un valor, por lo tanto en el promedio y la desviacin estndar los resultados no sern los mismos con valores 0 que con valores nulos. Mn y Max determinan los valores menores y mayores respectivamente de la columna. Los valores de la columna pueden ser de tipo numrico, texto o fecha. El resultado de la funcin tendr el mismo tipo de dato que la columna. Si la columna es de tipo numrico Mn devuelve el valor menor contenido en la columna, si la columna es de tipo texto Mn devuelve el primer valor en orden alfabtico, y si la columna es de tipo fecha, Mn devuelve la fecha ms antigua y Max la fecha ms posterior. opciones Primero y ltimo se utilizan para obtener el primer y ltimo registro del grupo sobre el que se realizan los clculos. El orden lo determina el orden cronolgico en el que se escribieron los registros. Ordenar los registros no tiene ningn efecto sobre estas opciones. Cuenta cuenta el nmero de valores que hay en la columna, los datos de la columna pueden ser de cualquier tipo, y la funcin siempre devuelve un nmero entero. Si la columna contienevalores nulos esos valores no se cuentan, si en la columna aparece un valor repetido, lo cuenta varias veces. Para que cuente en nmero de registros hay que utilizar la funcin Cuenta(*) devuelve el nmero de filas por lo tanto contar tambin los valores nulos. En este caso tenemos que seleccionar la opcinExpresin y escribirlo as:

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8.3. Agrupar registros Hasta ahora las consultas de resumen que hemos visto utilizan todas las filas de la tabla y producen una nica fila resultado. La opcin Agrupar Por permite definir columnas de agrupacin. Una consulta de resumen sin columnas de agrupacin obtiene una nica fila resultado y los clculos se realizan sobre todos los registros del origen. Cuando se incluye una columna de agrupacin Access forma grupos con todos los registros que tienen el mismo valor en la columna de agrupacin y cada grupo as formado genera una fila en el resultado de la consulta y adems todos los clculos definidos se realizan sobre los registros de cada grupo. De esta forma se pueden obtener subtotales. Por ejemplo queremos saber cuntos alumnos tenemos en cada poblacin. Tenemos que indicar que queremos contar los registros de la tabla Alumnado pero antes agrupndolos por el campo Poblacion. De esta manera la funcin cuenta() la calcular sobre cada grupo de registros (los alumnos de la misma poblacin). La consulta quedara as:

Los campos de tipo memo u OLE no se pueden definir como columnas de agrupacin. pueden agrupar las filas por varias columnas, en este caso se agrupan los registros que contienen el mismo valor en cada una de las columnas de agrupacin. Todas las filas que tienen valor nulo en la columna de agrupacin, pasan a formar un nico grupo.

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8.4. Incluir expresiones La opcin Expresin permite poner en la fila Campo: una expresin en vez de un nombre de columna. Esta expresin tiene ciertas limitaciones. Slo puede contener operandos que sean funciones de agregado (las funciones que acabamos de ver (suma( ), Promedio( ), DesvEst( ), Mn( ), Max( )...) valores fijos o nombres de columna que aparezcan con la opcin AgruparPor. En una expresin se pueden combinar varias funciones de agregado pero no se pueden anidar funciones de agregado, por ejemplo en una expresin puedo poner Max(nhoras)-Mn(nhoras) pero noMax(suma(nhoras)). 8.5. Incluir criterios de bsqueda La opcin Dnde permite poner un criterio de bsqueda que se aplicar a las filas del origen de la consulta antes de realizar los clculos. Por ejemplo queremos saber cuntos alumnos tenemos de Valencia, para ello tenemos que contar los registros de la tabla alumnado pero seleccionando previamente los de Valencia, esto se definira de la siguiente forma:

Tambin podemos incluir un criterio de bsqueda en una columna que no tenga la opcin Dnde, en este caso la condicin se aplicar a las filas resultantes de la consulta. Para la condicin de seleccin se pueden utilizar los mismos operadores de condicin que en una consulta normal, tambin se pueden escribir condiciones compuestas (unidas por los operadores OR, AND,NOT), existe una limitacin, en la fila Criterios: no se podr poner un nombre de columna si esta columna no es una columna de agrupacin.

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Captulo 9: Los formularios

Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o consulta. En esta unidad veremos cmo crear un formulario, manejarlo para la edicin de registros y cambiar su diseo. 9.1 Crear formularios Para crear un formulario tenemos varias opciones. Podemos acceder a todas ellas desde la pestaa Crear:

Formulario consiste en crear automticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla, consulta o informe seleccionado en el Panel de Navegacin. Diseo del formulario abre un formulario en blanco en la Vista Diseo y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en l. Este mtodo no se suele utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoformulario o utilizar el asistente y despus sobre el formulario creado modificar el diseo para ajustar el formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos ms adelante cmo modificar el diseo de un formulario.

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Formulario en blanco consiste en crear un nuevo formulario sin contenido, pero en vez de abrirse en Vista Diseo como la anterior opcin, se abrir en Vista Presentacin. Esta vista ofrece ventajas, como poder incorporar datos simplemente arrastrando el objeto (consulta, informe, tabla...) desde el Panel de Navegacin. Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del formulario. Navegacin te permite crear un formulario dedicado a la navegacin, que simula la estructura tpica de mens de una pgina web. Podrs elegir entre seis diseos distintos.

Ms formularios despliega un men con otros tipos de formularios disponibles, como grfico dinmico, tabla dinmica, hoja de datos o el formulario dividido. 9.2 El asistente para formularios Esta es la modalidad ms sencilla y dirigida de creacin de formularios. El asistente se inicia desde la pestaa Crear > grupo Formularios > botn Asistente para formulario. Esta es la primera ventana:

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En ella elegimos en qu tabla o consulta se basar el formulario y los campos que queremos incluir en l. Para elegir el origen (tabla o consulta), lo seleccionamos del desplegable superior. Si queremos sacar datos de ms de una tabla lo mejor es crear una consulta previamente que convine los datos y luego crear el formulario sobre ella. A continuacin seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el campo y pulsando el botn o simplemente haciendo doble clic sobre el campo. Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn y el campo se quita de la lista de campos seleccionados. Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn . Una vez seleccionada la distribucin que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la siguiente pantalla:

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En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del formulario. Al seleccionar una opcin de formato aparecer a su izquierda el aspecto que tendr el formulario con esa distribucin. A continuacin pulsamos el botn Siguiente> y aparece la ventana que puedes ver a continuacin...

En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del formulario, este ttulo tambin ser el nombre asignado al formulario.

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En anteriores versiones disponamos de un paso previo que nos permita incorporar cierto estilo utilizando las distintas opciones de diseo disponibles. En Office 2010 se opta por eliminar este aspecto esttico en la propia creacin del formulario. Ser ms adelante cuando lo manipularemos para incorporar estilos, utilizando los temas disponibles. Antes de pulsar el botn Finalizar podremos elegir entre: Abrir el formulario para ver o introducir informacin en este caso veremos el resultado del formulario preparado para la edicin de registros. Modificar el diseo del formulario, si seleccionamos esta opcin aparecer la vista Diseo de formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario.

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9.3 Editar datos de un formulario Para editar datos de una tabla utilizando un formulario, debemos abrirlo haciendo doble clic en l, desde el Panel de navegacin. Tambin lo puedes abrir con el botn derecho del ratn, Seleccionando en el men contextual. El formulario que has creado mostrar sus datos en la Vista Formulario. Podemos a continuacin buscar datos, reemplazar
Podemos a continuacin buscar datos, reemplazar valores, modificarlos como si estuviramos en la vista Hoja de datos de una tabla, desplazarnos a lo largo de la tabla utilizando la barra de desplazamiento por los registros que ya conocemos, lo nico que cambia es el aspecto de la pantalla.

9.4 La Vista Diseo de formulario La vista diseo es la que nos permite definir el formulario, en ella le indicamos a Access cmo debe presentar los datos del origen del formulario, para ello nos servimos de los controles que veremos ms adelante. Para entrar en la vista diseo debemos buscar el formulario en el Panel de Navegacin y hacer clic derecho sobre l para seleccionar la opcin en el men contextual. O bien abrirlo y luego cambiar la vista desde el botn que ya conocemos de la pestaa Inicio. Nos aparece la ventana Diseo de formulario:

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El rea de diseo consta de tres secciones: Encabezado de formulario, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del formulario. Detalle, en ella aparecern los registros del origen del formulario, o varios registros o uno slo por pantalla segn el tipo de formulario. Aunque se visualicen varios registros en una pantalla, debemos indicar en la seccin Detalle el diseo correspondiente a un slo registro. Pie de formulario, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del formulario. Podemos mostrar u ocultar el encabezado o el pie desde la opcin Encabezado o Pie del formulario del men contextual de los mismos.

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Alrededor del rea de diseo tenemos unas reglas que nos permiten medir las distancias y los controles, tambin disponemos de una cuadrcula que nos ayuda a colocar los controles dentro del rea de diseo. Para ver u ocultar las reglas o la cuadrcula tenemos las opciones Regla y Cuadrcula respectivamente, que tambin puedes ver en la imagen anterior del men contextual del formulario. 9.5 La pestaa Diseo de formulario En este apartado veremos las opciones ms interesantes de la pestaa de Diseo que aparece cuando entramos en la Vista Diseo del formulario.

El primer botn que vemos est localizado en el grupo Vistas, y nos permite pasar de una vista a otra. Lo utilizaremos mucho. Si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseo (la que estamos describiendo ahora) y laVista Formulario que nos presenta los datos del origen del formulario tal como lo tenemos definido en la vista diseo. Adems disponemos de la Vista Presentacin que nos permite trabajar casi del mismo modo en que lo hacemos con la Vista Diseo pero con las ventajas de la Vista Formulario, pues nos muestra a tiempo real los datos del formulario para que nos hagamos una idea aproximada de cmo ser su aspecto final. Tambin podremos acceder a las vistas Tabla dinmica, Hoja de datos y Grfico dinmico, que ya hemos comentado.

En el grupo Temas encontrars herramientas para dar un estilo homogneo al formulario. Lo veremos ms adelante. Controles en el que aparecen todos los tipos de controles para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante. Tambin encontramos algunos elementos que podemos incluir en el encabezado y pie de pgina. Herramientas podrs encontrar el botn Agregar campos existentes entre otros, que hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante. Todo formulario tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos programar ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esta pgina de cdigo haciendo clic sobre el botn

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9.6 Temas Un tema es un conjunto de formatos que conforman el estilo general que presenta un formulario. Engloba los colores, la fuente y los distintos efectos que utilizar por defecto. Si cambias el tema, no lo cambiars nicamente al formulario en cuestin, sino a todos ellos. sto no implica que no se pueda personalizar alguno de sus elementos de forma independiente, de hecho podemos hacerlo con las herramientas de la pestaa Formato.

Para cambiar el tema nos situaremos en la pestaa Diseo de lasHerramientas de diseo de formulario, en el grupo Temas. Desde el botn Temas, podremos seleccionar de una amplia lista el que ms nos guste. En anteriores versiones no existan los temas, sino que en el momento de la creacin del formulario se utilizaban unas plantillas con un estilo determinado. El concepto es similar, con la ventaja de que los temas son ms flexibles. Si habilitamos las actualizaciones de contenido de Office.com, Access se conectar con la pgina web de Microsoft para adquirir ms temas cuando stos estn disponibles.

Podemos crear nuestro propio tema. Si establecemos los estilos con los colores de nuestra empresa, por ejemplo, podemos pulsar Guardar tema actual... para conservarlo y utilizarlo en otros formularios. Para recuperar un tema personalizado y aplicarlo a nuestro libro, haremos clic en Buscar temas... y lo buscaremos entre las carpetas de nuestro equipo, all donde lo hayamos guardado. Si hay un tema que se aproxima a lo que buscas, pero no es exactamente lo que desearas, puedes cambiar alguno de sus aspectos mediante los botones Colores y Fuentes.

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9.7 El grupo Controles Para definir qu informacin debe aparecer en el formulario y con qu formato, se utilizan lo que llamamos controles. Un control no es ms que un objeto que muestra datos, realiza acciones o se utiliza como decoracin. Por ejemplo, podemos utilizar un cuadro de texto para mostrar datos, un botn de comando para abrir otro formulario o informe, o una lnea o un rectngulo para separar y agrupar controles con el fin de hacerlos ms legibles. En el grupo Controles de la pestaa Diseo tenemos un botn por cada tipo de controles que se pueden aadir al formulario. Puedes verlos todos pulsando la flecha inferior derecha del recuadro que los contiene:
Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control haciendo clic con el botn secundario del ratn sobre l. En el men contextual elegiremos Colocar varios controles.

A partir de ese momento se podrn crear todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de hacer clic sobre el botn correspondiente cada vez. Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre el botn o volvemos a seleccionar la opcin del men contextual para desactivarla. El botn activar o desactivar la Ayuda a los controles. Si lo tenemos activado (como en la imagen) al crear determinados controles se abrir un asistente para guiarnos.

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Tipos de controles Icono Seleccionar Cuadro de texto Control Descripcin Vuelve a dar al cursor la funcionalidad de seleccin, anulando cualquier otro control que hubiese seleccionado. Se utiliza principalmente para presentar un dato almacenado en un campo del origen del formulario. Puede ser de dos tipos: dependiente o independiente. El cuadro de texto dependiente depende de los datos de un campo y si modificamos el contenido del cuadro en la vista Formulario estaremos cambiando el dato en el origen. Su propiedadOrigen del control suele ser el nombre del campo a la que est asociado. - El cuadro de texto independiente permite por ejemplo presentar los resultados de un clculo o aceptar la entrada de datos. Modificar el dato de este campo no modifica su tabla origen. Su propiedad Origen del control ser la frmula que calcular el valor a mostrar, que siempre ir precedida por el signo =. Sirve para visualizar un texto literal, que escribiremos directamente en el control o en su propiedadTtulo. Al pulsarlo se ejecutar la accin que se le indique, tanto acciones personalizadas como acciones predefinidas de entre las ms de 30 disponibles en su asistente. Permite organizar la informacin a mostrar en pestaas distintas. Para incluir un enlace a una pgina web, un correo electrnico o un programa. Permite incrustar una pgina web en el formulario, indicando su direccin.

Etiqueta Botn

Control de pestaa Hipervnculo Control de explorador web

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Control de navegacin

Grupo de opciones

Insertar salto de lnea Cuadro combinado

Grfico Lnea Botn de alternar

Cuadro de lista

Rectngulo

Inserta en el formulario un objeto que facilita la navegacin por l. Tiene el mismo efecto que crear directamente un formulario de tipo Navegacin. Permite delimitar una serie de opciones disponibles que guardan una relacin entre s. Por ejemplo el grupo Gnero que podra englobar las opciones Hombre y Mujer. Se recomienda utilizarlo cuando no haya muchas opciones. Si son ms es preferible ahorrar espacio con cuadros de lista o combinados. Se definen sus opciones mediante un asistente. No tiene efecto en la Vista Formulario pero s en la Vista Preliminar y a la hora de imprimir. Es una lista de posibilidades entre las que el usuario puede escoger si la despliega. Se definen sus opciones mediante un asistente. Representacin grfica de datos que ayuda a su interpretacin de forma visual. Permite dibujar lneas en el formulario, para ayudar a organizar la informacin. Se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones ya creado. Tambin se puede utilizar para presentar un campo de tipo S/No, si el campo contiene el valor S, el botn aparecer presionado. A diferencia del cuadro combinado, la lista de valores aparece desplegada en todo momento. Esto favorece la posibilidad de seleccionar ms de una opcin a la vez. Al igual que los cuadros combinados un cuadro de lista puede tener una o ms columnas, que pueden aparecer con o sin encabezados. Se define mediante un asistente. Permite dibujar rectngulos en el formulario, para ayudar a organizar la informacin

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Casilla de verificacin

Marco de objeto independiente

Datos adjuntos

Botn de opcin

Subformulario/ Subinforme

Marco de objeto dependiente

Imagen

Se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el valor S, la casilla tendr este aspecto , sino este otro . Para insertar archivos como un documento Word, una hoja de clculo, etc. No varian cuando cambiamos de registro (independientes), y no estn en ninguna tabla de la base. Esta es la forma ms moderna y ptima de incluir archivos en un formulario. Equivale a los marcos de objeto, solo que Datos adjuntos est disponible para las nuevas bases hechas en Access 2007 o versiones superiores (.accdb) y los marcos pertenecen a las versiones anteriores (.mdb). Se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el valor S, el botn tendr este aspecto , sino, este otro . Para incluir un subformulario o subinforme dentro del formulario. Un asistente te permitir elegirlo. En versiones anteriores un formulario no poda incluir un subinforme, en este aspecto se ha mejorado. Para insertar archivos como un documento Word, una hoja de clculo, etc. Varian cuando cambiamos de registro (dependientes), porque se encuentran en una tabla de la base. Ejemplos: La foto o el currculum de una persona, las ventas de un empleado, etc. Permite insertar imgenes en el formulario, que no dependern de ningn registro. Por ejemplo, el logo de la empresa en la zona superior.

Por ltimo podemos aadir ms controles, controles ms complejos con el botn

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9.8 Subformularios Como hemos visto, existe un control para insertar un subformulario dentro del formulario principal . Una combinacin formulario/subformulario se llama a menudo formulario jerrquico, formulario principal/detalle o formulario principal/secundario. Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas con una relacin uno a varios. Por ejemplo, podemos crear un formulario para mostrar los datos de la tabla Cursos con un subformulario para mostrar los alumnos matriculados en cada curso. El formulario principal y subformulario de este tipo de formularios estn vinculados para que el subformulario presente slo los registros que estn relacionados con el registro actual del formulario principal (que el subformulario presente slo los alumnos matriculados en el curso activo). 9.9 Trabajar con controles Seleccionar controles. Para seleccionar un control basta hacer clic sobre l. Cuando un control est seleccionado aparece rodeado de cuadrados que llamaremos controladores de movimiento (los ms grandes) y controladores de tamao (los ms pequeos) como vemos en la siguiente imagen:

A veces puede resultar un poco complicado seleccionar controles porque, o bien son demasiado pequeos o finos (como en el caso de las lneas), o porque se encuentran solapados. En estos casos es muy til utilizar la lista desplegable de seleccin de controlesque se encuentra en la parte superior de la Hoja de Propiedades que puedes mostrar haciendo clic en el botn Hoja de Propiedades en la pestaa Diseo.

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Seleccionar un control de esta forma es muy sencillo, solo tienes que desplegar la lista y seleccionar el control que te interesa. Para seleccionar varios controles, mantener pulsada la tecla CTRL y hacer clic en cada uno de los controles a seleccionar sobre el formulario. Si queremos seleccionar varios controles contiguos hay una forma ms rpida: pulsar el botn izquierdo del ratn sobre el fondo del rea de diseo y sin soltarlo arrastrarlo, vemos que aparece dibujado en el rea de diseo un cuadrado, cuando soltemos el botn del ratn, todos los controles que entren en ese cuadrado quedarn seleccionados (no hace falta que el control se encuentre completamente dentro del cuadrado). Aadir controles Para aadir al formulario un nuevo campo del origen, debers abrir la Lista de campos haciendo clic en el botn Agregar campos existentes en la pestaa Diseo.

En esta ventana aparecen todos los campos del origen del formulario. A continuacin hacer clic sobre el campo a aadir y sin soltar el botn del ratn arrastrar el campo en el rea del formulario hasta el lugar donde queremos que aparezca el campo. Access crear automticamente una etiqueta con el nombre del campo, y un cuadro de texto asociado al campo. Tambin podremos aadir campos de otras tablas distintas a la de origen. Si queremos aadir otro tipo de control, como por ejemplo una imagen, utiliza la seccin Controles y campos que hemos visto en el apartado anterior, lo encontrars en la pestaa Diseo. Haz clic sobre el tipo de control que queremos aadir, vers que el cursor ha tomado otra forma, ahora nos posicionamos en el rea del formulario donde

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queremos definir el control, apretamos el botn izquierdo del ratn y mantenindolo apretado arrastramos el ratn hasta dejar el control del tamao deseado. Copiar controles Copiar controles es muy rpido y til si deseas introducir varios contorles de un mismo tipo. Slo tienes que seleccionar el control a duplicar y hacer clic en el botn Copiar de la pestaa Inicio (tambin puedes utilizar la combinacin de teclas Ctrl+C). Luegopgalos en el formulario utilizando el botn Pegar de la pesaa Inicio o la combinacin de teclas Ctrl+V. Este mtodo te ayudar a crear rpidamente varios controles de un mismo tipo. Es especialmente til si ya le has dado un tamao personalizado al control y quieres que el resto sean idnticos. Ten en cuenta que cuando un control es duplicado, su copia aparece con un nombre diferente. Puedes modificar este nombre desde sus Propiedades, si tienes abierto el panel o desde su men contextual. Mover un control Para mover un control de sitio, haz clic sobre l para seleccionarlo y arrstralo. Debers hacerlo cuando el cursor tenga la siguiente forma: INDEPENDIENTE. De esa forma movers tanto el propio control como su etiqueta asociada. Si lo que quieres hacer es mover nicamente un elemento (bien la etiqueta, bien el control que representa el dato) debers hacer lo mismo pero situndote justo sobre el cuadro gris de la esquina superior izquierda.As, lo movers de forma independiente. Para mover varios controles a la vez, seleccionarlos y mover uno de ellos: se movern todos. Cambiar el tamao de los controles. Para cambiar el tamao de un control hay que seleccionarlo para que aparezcan los controladores de tamao. A continuacin mover el ratn encima de uno de los controladores de tamao, cuando el puntero toma la forma de una flecha doble pulsar el botn izquierdo del ratn y sin soltarlo arrastrarlo hasta que el control tome el tamao deseado.

Para cambiar el tamao de varios controles a la vez, seleccionarlos y cambiar el tamao de uno de ellos, se cambiarn todos.

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9.10 Organizar y ajustar controles Hemos visto cmo cambiar el tamao y mover los controles de forma manual, pero existen otras formas de hacerlo. Vamos a ver las opciones disponibles en la pestaa Organizar. Elegir la distribucin de los datos. Desde el grupo Tabla, podemos elegir si queremos que el formulario organice sus controles de forma apilada o tabular. Para poder utilizar los botones, debers seleccionar previamente los controles a los que quieras aplicar la distribucin. Normalmente sern todos ellos.

Apilado coloca un campo bajo el otro, con la etiqueta a la izquierda y el dato a la derecha. Por lo tanto, cada registro estar en una pgina independiente y tendremos que ir utilizando los botones para ir atrs y adelante en los registros.

Tabular, en cambio, coloca las etiquetas en la zona superior y bajo ella todos los campos organizados por columnas, de forma que cada fila es un registro distinto.

Al utilizar estas distribuciones, los controles quedan bloqueados. No podrs moverlos a placer o cambiar su tamao de forma individualizada. Estas restricciones nos aseguran que no romperemos el esquema perfectamente

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alineado que Access crea. Si quieres ser libre de modificarlo, debers pulsar el botn Quitar diseo. alinear varios controles, podemos moverlos uno a uno guindonos por la cuadrcula, pero tenemos una opcin que nos permite realizar de forma ms cmoda esta tarea

Seleccionamos los controles a alinear y, en el grupo Tamao y orden, pulsamos sobre Alinear. Se desplegar un men con distintas opciones: A la cuadrcula alinear los controles seleccionados en el formulario guindose por la cuadrcula. Es decir, podremos alinear un nico control o varios a la vez. Izquierda, derecha, arriba y abajo, alinear los controles de forma relativa.

Es decir, si seleccionamos por ejemplo dos controles situados a distinta altura y pulsamos Arriba, ambos se situarn a la misma altura que el ms alto de ellos. Por ello, no se pueden utilizar estas opciones si hay un nico control seleccionado. Desde los botones Traer al frente y Enviar al fondo podemos controlar la situacin del control en trminos de profundidad. Por ejemplo, si incluimos un control de imagen, podramos situarla detrs de (al fondo) otros controles, como un botn o una etiqueta. Utiliza las opciones del grupo Tamao y orden para ajustar el tamao y espaciado de los controles. Se procede de la misma forma que para alinear controles, seleccionamos los controles que queremos ajustar y pulsamos Tamao y espacio. Luego, hay que elegir la opcin que ms nos interesa: Con respecto al Tamao de cada uno de los controles: Ajustar, hace el control lo suficientemente grande para que quepa todo su contenido. A la cuadrcula: ajusta a la cuadrcula.

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Ajustar al ms alto, al ms corto, al ms ancho y al ms estrecho: todos los controles toman la altura del ms o menos alto, o la anchura del ms o menos ancho, respectivamente. Con respecto al Espaciado que existe entre un control y otro: Igualar horizontal e Igualar vertical: mantiene la misma separacin, ya sea horizontal o vertical, entre los controles. Para que esto tenga sentido, deber haber seleccionados como mnimo tres controles, de modo que si A y B tienen un espaciado determinado, B y C tengan el mismo. Aumentar horizontal, Disminuir horizontal y sus homlogos para el vertical, lo que hacen es ir haciendo mayor o menor el espaciado de todos los controles seleccionados. Cuando queremos alinear y dejarlos del mismo tamao es preferible primero ajustar el tamao y despus alinearlos porque a veces al cambiar la anchura se pierde la alineacin. En el grupo Posicin se puede ajustar el margen de los controles que seleccionamos. Desde la opcin Mrgenes de control, podremos elegir entre unos mrgenes predefinidos: Ninguno, Estrecha, Medio, Ancha. Utiliza la opcin Delimitacin para enlazar dos controles diferentes, de modo que si modificas uno el otro se actualice para cuadrar con el primero. Adems de todas estas opciones, tenemos que tener en cuenta que Access 2010 incorpora una plantilla que facilita la colocacin de los controles. Al arrastrar un control, ste tender a autoajustarse. sto significa que mantendr la separacin entre controles, posicin, tamao y espaciado adecuados al formulario. Si movemos el control de una columna a otra, se colorear el espacio que va a ocupar:

Y si tratamos de intercalar el control entre otros controles ya existentes, una lnea mostrar su nueva localizacin y al soltar se ajustar la estructura.

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Nota: Hemos ocultado la cuadrcula para que el ejemplo sea ms claro, pero evidentemente estamos en la Vista Diseo. En ocasiones no te interesar que se coloque donde Access elige, en tal caso elige Quitar diseo y colcalo a tu gusto, a mano o con las opciones vistas anteriormente.

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Captulo 10: Los informes

10.1 Introduccin Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta, generalmente para imprimirlos. La diferencia bsica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe slo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se puede agrupar ms facilmente la informacin y sacar totales por grupos. En esta unidad veremos cmo crear un informe utilizando el asistente y cmo cambiar su diseo una vez creado. 10.2 Crear un informe Para crear un informe podemos utilizar las opciones del grupo Informes, en la pestaa Crear:

Informe consiste en crear automticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en elPanel de Navegacin. Diseo de informe abre un informe en blanco en la vista diseo y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en l.

Este mtodo no se suele utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoinforme o utilizar el asistente y despus sobre el resultado modificar el diseo para ajustar el informe a nuestras necesidades. Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentacin. Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del informe. Lo veremos en detalle en el siguiente apartado. 10.3 El asistente para informes En la pestaa Crear, grupo Informes, iniciaremos el asistente pulsando el botn

Esta es la primera ventana que veremos En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe. Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde coger los datos del

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cuadro Tablas/Consultas este ser el origen del informe. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor ser crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del informe esa consulta. A continuacin seleccionamos los campos haciendo clic sobre el campo para seleccionarlo y clic sobre el botn o simplemente doble clic sobre el campo. Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn y el campo se quita de la lista de campos seleccionados. Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn . Luego, pulsamos el botn Siguiente > y aparece la siguiente ventana:

En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto aadir una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarn totales de ese grupo. Para aadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el campo por el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botn (o directamente hacer doble clic sobre el campo).

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En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendr nuestro informe, en la zona central aparecen los campos que se visualizarn para cada registro, en nuestro ejemplo, encima aparece un grupo por cdigo de curso. Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al grupo para seleccionarlo y pulsar el botn .

Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones la flecha hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo baja el grupo un nivel. Con el botn podemos refinar el agrupamiento. Haciendo clic en ese botn aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Para cada campo por el que se va a agrupar la informacin del informe podremos elegir su intervalo de agrupamiento. En el desplegable debemos indicar que utilice un intervalo en funcin de determinados valores, que utilice las iniciales, etc. Las opciones de intervalo variarn en funcin del tipo de datos y los valores que contenga. Despus de pulsar el botn Aceptar volvemos a la ventana anterior. Una vez tenemos los niveles de agrupamiento definidos hacemos clic en el botn Siguiente > y pasamos a la siguiente ventana que vers en la siguiente pgina...

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En esta pantalla podemos elegir cmo ordenar los registros. Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que saldrn en el informe, y elegimos si queremos una ordenacin ascendente o descendente. Por defecto indica Ascendente, pero para cambiarlo slo deberemos pulsar el botn y cambiar a Descendente. Como mximo podremos ordenar por 4 criterios (campos) distintos. Para seguir con el asistente, pulsamos el botn Siguiente > y aparece la siguiente ventana:

En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del informe. Seleccionando una distribucin aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el informe con esa distribucin. INFORMTICA Pgina 85

En el cuadro Orientacin podemos elegir entre impresin Vertical u Horizontal (apaisado). Con la opcin Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en una pgina, se supone que el asistente generar los campos tal como lo dice la opcin. A continuacin pulsamos el botn Siguiente > y aparece la ltima ventana:

En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del informe, este ttulo tambin ser el nombre asignado al informe. Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre: Vista previa del informe en este caso veremos el resultado del informe preparado para la impresin Modificar el diseo del informe, si seleccionamos esta opcin aparecer la ventana Diseo de informe donde podremos modificar el aspecto del informe.

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10.4 La vista diseo de informe La vista diseo es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a Access cmo debe presentar los datos del origen del informe, para ello nos servimos de los controles que veremos ms adelante de la misma forma que definimos un formulario. Para abrir un informe en la vista diseo debemos seleccionarlo en el Panel de navegacin y pulsar en su men contextual o en la Vista de la pestaa Inicio. Nos aparece la ventana diseo:

El rea de diseo consta normalmente de cinco secciones: El Encabezado del informe contendr la informacin que se ha de indicar nicamente al principio del informe, como su ttulo. El Encabezado de pgina contendr la informacin que se repetir al principio de cada pgina, como los encabezados de los registros, el logo, etc. Detalle contiene los registros. Deberemos organizar los controles para un nico registro, y el informe ser el que se encargue de crear una fila para cada uno de los registros. El Pie de pgina contendr la informacin que se repetir al final de cada pgina, como la fecha del informe, el nmero de pgina, etc. El Pie de informe contendr la informacin que nicamente aparecer al final del informe, como el nombre o firma de quien lo ha generado. Podemos eliminar los encabezados y pies con las opciones encabezado o pie de pgina y encabezado o pie de pgina del informe que encontrars en el men contextual del informe. Al hacerlo, se eliminarn todos los controles definidos en ellas. Para recuperarlos se ha de seguir el mismo proceso que para eliminarlos.

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Si no quieres eliminar los controles, pero quieres que en una determinada impresin del informe no aparezca una de las zonas, puedes ocultar la seccin. Para hacerlo debers acceder a la Hoja de propiedades, desde su botn en la pestaa Diseo > grupo Herramientas. Luego, en el desplegable, elige la seccin (Encabezado, Detalle, o la que quieras) y cambia su propiedad Visible a S o a No segn te convenga. Los cambios no se observarn directamente en la vista diseo, sino en la Vista preliminar de la impresin o en la Vista informes.

Alrededor del rea de diseo tenemos las reglas que nos permiten medir las distancias y los controles, tambin disponemos de una cuadrcula que nos ayuda a colocar los controles dentro del rea de diseo. Podemos ver u ocultar las reglas o cuadrcula desde el men contextual del informe. 10.5 La pestaa Diseo de informe Si has entrado en diseo de informe podrs ver la pestaa de Diseo que muestra las siguientes opciones:

Esta barra la recuerdas seguro, es muy parecida a la que estudiamos en los formularios. A continuacin describiremos los distintos botones que pertenecen a esta barra. El botn Ver del grupo Vistas nos permite pasar de una vista a otra, si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseo la que estamos describiendo ahora, la Vista Presentacin que muestra una mezlca de la vista Informes y Diseo y finalmente la Vista Informes que muestra el informe en pantalla.

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La Vista Preliminar nos permite ver cmo quedar la impresin antes de mandar el informe a impresora. Temas encontrars herramientas para dar un estilo homogneo al informe. No entraremos en detalle, porque funciona igual que los temas de los formularios. Agrupar y ordenar del grupo Agrupacin y totales permite modificar los niveles de agrupamiento como veremos ms adelante. Controles en el que aparecen todos los tipos de controles para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante. Tambin encontramos algunos elementos que podemos incluir en el encabezado y pie de pgina.

En el grupo Herramientas podrs encontrar el botn Agregar campos existentes entre otros, que hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante. Todo informe tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos programar ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esa pgina de cdigo haciendo clic sobre el botn . Con el botn hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del control seleccionado. Las propiedades del informe son parecidas a las de un formulario. Recuerda que siempre podemos acceder a la ayuda de Access haciendo clic en el botn .

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10.6 El grupo Controles Para definir qu informacin debe aparecer en el informe y con qu formato, se pueden utilizar los mismos controles que en los formularios aunque algunos son ms apropiados para formularios como por ejemplo los botones de comando. En la pestaa Diseo encontrars los mismo controles que vimos en el tema anterior:

Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control haciendo clic con el botn secundario del ratn sobre l. En el men contextual

elegiremos Colocar varios controles. A partir de ese momento se podrn crear todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de hacer clic sobre el botn correspondiente cada vez. Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre el botn para desactivarla. o volvemos a seleccionar la opcin del men contextual

El botn activar o desactivar la Ayuda a los controles. Si lo tenemos activado (como en la imagen) al crear determinados controles se abrir un asistente para guiarnos. Ahora vamos a ver uno por uno los tipos de controles disponibles: Icono Seleccionar Control Descripcin Vuelve a dar al cursor la funcionalidad de seleccin, anulando cualquier otro control que hubiese seleccionado.

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Cuadro de texto

Etiqueta Hipervnculo Insertar salto de lnea Grfico Lnea Botn de alternar

Rectngulo

Se utiliza principalmente para presentar un dato almacenado en un campo del origen del informe. Puede ser de dos tipos: dependiente o independiente. - El cuadro de texto dependiente depende de los datos de un campo y si modificamos el contenido del cuadro en la vista Informes estaremos cambiando el dato en el origen. Su propiedad Origen del control suele ser el nombre del campo a la que est asociado. - El cuadro de texto independiente permite por ejemplo presentar los resultados de un clculo o aceptar la entrada de datos. Modificar el dato de este campo no modifica su tabla origen. Su propiedad Origen del control ser la frmula que calcular el valor a mostrar, que siempre ir precedida por el signo =. Sirve para visualizar un texto literal, que escribiremos directamente en el control o en su propiedad Ttulo. Para incluir un enlace a una pgina web, un correo electrnico o un programa. No tiene efecto en la Vista Formulario pero s en la Vista Preliminar y a la hora de imprimir. Representacin grfica de datos que ayuda a su interpretacin de forma visual. Permite dibujar lneas en el formulario, para ayudar a organizar la informacin. Se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones ya creado. Tambin se puede utilizar para presentar un campo de tipo S/No, si el campo contiene el valor S, el botn aparecer presionado. Permite dibujar rectngulos en el formulario, para ayudar a organizar la informacin.

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Casilla de verificacin

Marco de objeto independiente

Datos adjuntos

Botn de opcin

Subformulario/ Subinforme Marco de objeto dependiente

Imagen

Se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el valor S, la casilla tendr este aspecto , sino este otro . Para insertar archivos como un documento Word, una hoja de clculo, etc. No varian cuando cambiamos de registro (independientes), y no estn en ninguna tabla de la base. Esta es la forma ms moderna y ptima de incluir archivos en un formulario. Equivale a los marcos de objeto, solo que Datos adjuntos est disponible para las nuevas bases hechas en Access 2007 o versiones superiores (.accdb) y los marcos pertenecen a las versiones anteriores (.mdb). Se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el valor S, el botn tendr este aspecto , sino, este otro . Para incluir un subformulario o subinforme dentro del formulario. Un asistente te permitir elegirlo. Para insertar archivos como un documento Word, una hoja de clculo, etc. Varian cuando cambiamos de registro (dependientes), porque se encuentran en una tabla de la base. Ejemplos: La foto o el currculum de una persona, las ventas de un empleado, etc. Permite insertar imgenes en el formulario, que no dependern de ningn registro. Por ejemplo, el logo de la empresa en la zona superior.

Tambin incluye los siguientes controles, aunque no se suelen utilizar en informes, sino ms bien en formularios:

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Icono Botn Control de pestaa Grupo de opciones Cuadro combinado Cuadro de lista

Control

Puedes ver su descripcin en el tema de Formularios. Por ltimo podemos aadir ms controles, ms complejos con el botn . Puesto que el manejo de los controles en informes es idntico al de los controles de un formulario, si tienes alguna duda sobre cmo aadir un control, cmo moverlo de sitio, copiarlo, cambiar su tamao, cmo ajustar el tamao o la alineacin de varios controles, repasa la unidad anterior.

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10.7 Agrupar y ordenar Cuando ya hemos visto con el asistente, en un informe se pueden definir niveles de agrupamiento lo que permite agrupar los registros del informe y sacar por cada grupo una cabecera especial o una lnea de totales. Tambin podemos definir una determinada ordenacin para los registros que aparecern en el informe. Para definir la ordenacin de los registros, crear un nuevo nivel de agrupamiento o modificar los niveles que ya tenemos definidos en un informe que ya tenemos definido: Abrir el informe en Vista Diseo. En la pestaa Diseo > grupo Agrupacin y totales > pulsar Agrupar y ordenar . Se abrir un panel en la zona inferior, bajo el informe, llamado Agrupacin, orden y total:

Puedes aadir un grupo de ordenacin haciendo clic en Agregar un grupo. Del mismo modo, haciendo clic en Agregar un orden establaceremos un orden dentro de ese grupo. Utiliza las flechas desplegables para seleccionar diferentes modos de ordenacin dentro de un grupo. Puedes hacer clic en el vnculo Ms para ver ms opciones de ordenacin y agrupacin. Con las flechas puedes mover las agrupaciones arriba y abajo.

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10.8 Imprimir un informe Para imprimir un informe, lo podemos hacer de varias formas y desde distintos puntos dentro de Access. Imprimir directamente 1. Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir en el Panel de Navegacin para seleccionarlo.
2. Despliega la pestaa Archivo y pulsa Imprimir. A la derecha aparecern ms opciones, escoger Impresin Rpida. Si es la primera vez que imprimes el informe, no es conveniente que utilices esta opcin. Sera recomendable ejecutar las opciones Imprimir y Vista preliminar, para asegurarnos de que el aspecto del informe es el esperado y que se va a imprimir por la impresora y con la configuracin adecuadas. Abrir el cuadro de dilogo Imprimir 1. Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir para seleccionarlo. 2. Despliega la pestaa Archivo y pulsa Imprimir. A la derecha aparecern ms opciones, escoger Imprimir. 3. Se abrir el cuadro de dilogo Imprimir en el que podrs cambiar algunos parmetros de impresin como te explicaremos a continuacin:

Si tenemos varias impresoras conectadas al ordenador, suele ocurrir cuando estn instaladas en red, desplegando el cuadro combinado Nombre: podemos elegir la impresora a la que queremos enviar la impresin.

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En el recuadro Intervalo de impresin, podemos especificar si queremos imprimir Todo el informe o bien slo algunas pginas. Si queremos imprimir unas pginas, en el recuadro desde especificar la pgina inicial del intervalo a imprimir y en el recuadro hasta especificar la pgina final. Si tenemos registros seleccionados cuando abrimos el cuadro de dilogo, podremos activar la opcin Registros seleccionados para imprimir nicamente esos registros. En el recuadro Copias, podemos especificar el nmero de copias a imprimir. Si la opcin Intercalar no est activada, imprime una copia entera y despus otra copia, mientras que si activamos Intercalarimprime todas las copias de cada pgina juntas. La opcin Imprimir a archivo permite enviar el resultado de la impresin a un archivo del disco en vez de mandarlo a la impresora. Con el botn Propiedades accedemos a la ventana Propiedades de la impresora, esta ventana cambiar segn el modelo de nuestra impresora pero nos permite definir el tipo de impresin por ejemplo en negro o en color, en alta calidad o en borrador, el tipo de papel que utilizamos, etc. Con el botn Configurar... podemos configurar la pgina, cambiar los mrgenes, impresin a varias columnas, etc. Por ltimo pulsamos el botn Aceptar y se inicia la impresin. Si cerramos la ventana sin aceptar o pulsamos Cancelar no se imprime nada. Abrir el informe en Vista preliminar Para comprobar que la impresin va a salir bien es conveniente abrir una vista preliminar del informe en pantalla para luego si nos parece bien ordenar la impresin definitiva. Hay varias formas de abrir la Vista Preliminar: Informe seleccionado, desplegar la pestaa Archivo, pulsar Imprimir y seleccionar Vista previa. Informe en el Panel de Navegacin y seleccionar la opcin en el men contextual. Ver > Vista preliminar en el grupo Vistas de la pestaa Diseo o Inicio.

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10.9 La ventana Vista preliminar

En esta ventana vemos el informe tal como saldr en la impresora. Observa cmo se distingue la agrupacin por cdigo de curso. Para pasar por las distintas pginas tenemos en la parte inferior izquierda una barra de desplazamiento por los registros con los botones que ya conocemos para ir a la primera pgina, a la pgina anterior, a una pgina concreta, a la pgina siguiente o a la ltima pgina. En la parte superior tenemos una nueva y nica pestaa, la pestaa Vista preliminar, con iconos que nos ayudarn a ejecutar algunas acciones:

Es posible que veas los botones de forma distinta, ya que cambian de tamao dependiendo del tamao de que disponga la ventana de Access. Los botones del grupo Zoom permiten, tanto aproximar y alejar el informe, como elegir cuntas pginas quieres ver a la vez: Una pgina, Dos pginas , una junta a la otra; o Ms pginas , pudiendo elegir entre las opciones 4, 8 o 12. Cuantas ms pginas visualices, ms pequeas se vern, pero te ayudar a hacerte una idea del resultado final.

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El grupo Diseo de pgina permite cambiar la orientacin del papel para la impresin y acceder a la configuracin de la pgina. Las opciones de Datos las veremos ms adelante. Permiten la exportacin de datos a otros formatos como Excel, PDF o XPS. Ya slo nos queda elegir si queremos Imprimir o si queremos Cerrar la vista preliminar para continuar editando el informe. Recuerda que la Vista preliminar es muy importante. No debes comprobar nicamente la primera pgina, sino tambin las siguientes. Esto cobra especial importancia en caso de que nuestro informe sea demasiado ancho, ya que el resultado podra ser similar al que se muestra en la imagen:

Si un registro es demasiado ancho, nuestro informe requerir el doble de folios y ser menos legible. En esos casos, deberemos valorar si es necesario utilizar una orientacin Horizontal de la hoja o si es ms conveniente estrechar la superfcie del informe o sus controles. Cuando, como en la imagen, nuestros registros realmente no ocupen mucho y lo que se vaya de madre sea uno de los controles que introduce Access automticamente (como el contador de pginas), lo ms sencillo es mover o reducir el control. Tambin ser conveniente estrechar controles cuando veamos que realmente se les ha asignado un espacio que no utilizarn nunca (por ejemplo si el cdigo de cliente est limitado a 5 caracteres y se le dedica un espacio en que caben 30).

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Captulo 11: Los controles de formulario e informe

11.1 Propiedades generales de los controles En temas anteriores vimos cmo crear formularios e informes utilizando el asistente, tambin hemos aprendido a manejar los controles para copiarlos, moverlos, ajustarlos, alinearlos, etc. En este tema vamos a repasar los diferentes tipos de controles y estudiar sus propiedades para conseguir formularios e informes ms completos.

Empezaremos por estudiar las propiedades comunes a muchos de ellos: Nombre: Aqu indicaremos el nombre del control. Puedes darle el nombre que t quieras, pero asegrate de que es lo suficientemente descriptivo como para poder reconocerlo ms tarde. Un buen mtodo sera asignarle el nombre del control ms una coletilla indicando de qu control se trata. Por ejemplo, imagina que tenemos dos controles para el campo Curso, una etiqueta y un cuadro de texto. Podramos llamar a la etiqueta curso_eti y al campo de texto curso_txt. De este modo facilitamos el nombre de dos controles que referencian a un mismo campo. Visible: Si la propiedad se establece a No el control ser invisible en el formulario. Por el contrario, si lo establecemos a S el control s que ser visible. Su uso parece obvio, pero nos puede ser muy til para cargar informacin en el formulario que no sea visible para el usuario pero sin embargo s sea accesible desde el diseo.

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Tambin podemos utilizar esta propiedad para ocultar controles, para mostrarlos pulsando, por ejemplo, un botn. Mostrar cuando: Utilizaremos esta propiedad para establecer cundo un control debe mostrarse.

De este modo podemos hacer que se muestre nicamente cuando se muestre en pantalla y esconderlo a la hora de imprimir (muy til por ejemplo para los botones de un formulario que no queremos que aparezcan en el formulario impreso). Izquierda y Superior: Estas dos propiedades de los controles hacen referencia a su posicin. Respectivamente a la distancia del borde izquierdo del formulario o informe y de su borde superior. Normalmente sus unidades debern ser introducidas en centmetros. Si utilizas otras unidades de medida, como el pxel, Access tomar ese valor y lo convertir en centmetros. Ancho y Alto: Establecen el tamao del control indicando su anchura y altura. De nuevo la unidad de medida utilizada es el centmetro. Color del fondo: Puedes indicar el color de fondo del control para resaltarlo ms sobre el resto del formulario. Para cambiar el color, teclea el nmero del color si lo conoces o bien coloca el cursor en el recuadro de la propiedad y pulsa el botn que aparecer a la izquierda. Entonces se abrir el cuadro de dilogo que ya conoces desde donde podrs seleccionar el color que prefieras. Estilo de los bordes: Cambia el estilo en el que los bordes del control se muestran.

Color y Ancho de los bordes: Establece el color del borde del control y su ancho en puntos.

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Efecto especial: Esta propiedad modifica la apariencia del control y le hace tomar una forma predefinida por Access.

Al modificar esta propiedad algunos de los valores introducidos en las propiedades Color del fondo, Estilo de los bordes, Color de los bordes o Ancho de los bordes se vern invalidadas debido a que el efecto elegido necesitar unos valores concretos para estas propiedades. Del mismo modo si modificamos alguna de las propiedades citadas anteriormente el Efecto especial dejar de aplicarse para tomarse el nuevo valor introducido en la propiedad indicada. Nombre y Tamao de la fuente: Establece el tipo de fuente que se utilizar en el control y su tamao en puntos. Espesor de la fuente, Fuente en Cursiva y Fuente subrayada: Estas propiedades actan sobre el aspecto de la fuente modificando, respectivamente, su espesor (de delgado a grueso), si debe mostrarse en cursiva o si se le aadir un subrayado. Texto de Ayuda del control: Aqu podremos indicar el texto que queremos que se muestre como ayuda contextual a un control.

Texto de la barra de estado: Aqu podremos indicar el texto que queremos que se muestre en la barra de estado cuando el usuario se encuentre sobre el control. Un ejemplo muy claro de su uso sera que cuando el usuario se encontrase sobre el campo Nombre en la barra de estado se pudiera leer Introduzca aqu su nombre. ndice de tabulacin: Una de las propiedades ms interesantes de los controles. Te permite establecer en qu orden saltar el cursor por los controles del formulario/informe cuando pulses la tecla TAB. El primer elemento deber establecerse a 0, luego el salto se producir al control que tenga un valor inmediatamente superior.

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Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

En l aparecen todos los controles ordenados por su orden de tabulacin. Puedes arrastrar y colocar los controles en el orden que prefieras, de esta forma, las propiedades ndice de tabulacin de los controles se configurarn de forma automtica. Tambin accedemos a este cuadro pulsando el icono en el grupo Herramientas de la pestaa Organizar. 11.2. Etiquetas y Cuadros de Texto Ya hemos visto cmo insertar un campo en el origen de datos, este campo, la mayora de las veces estar representado por un cuadro de texto y una etiqueta asociada. Las etiquetas se utilizan para representar valores fijos como los encabezados de los campos y los ttulos, mientras que el cuadro de texto se utiliza para representar un valor que va cambiando, normalmente ser el contenido de un campo del origen de datos. etiqueta es la propiedad Ttulo. cuadro de texto, es la propiedad Origen del control.

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Si en esta propiedad tenemos el nombre de un campo del origen de datos, cuando el usuario escriba un valor en el control, estar modificando el valor almacenado en la tabla, en el campo correspondiente del registro activo. Cuando queremos utilizar el control para que el usuario introduzca un valor que luego utilizaremos, entonces no pondremos nada en el origen del control y el cuadro de texto se convertir en independiente.

Tambin podemos utilizar un cuadro de texto para presentar campos calculados, en este caso debemos escribir en la propiedad Origen del control la expresin que permitir a Access calcular el valor a visualizar, precedida del signo igual =. Por ejemplo para calcular el importe si dentro de la tabla slo tenemos precio unitario y cantidad.

En el ejemplo anterior hemos creado un campo calculado utilizando valores que extraamos de otros campos (en el ejemplo los campos precio y cantidad). Tambin es posible realizar clculos con constantes, por lo que nuestro origen de datos podra ser =[precio]*0.1 para calcular el 10% de un campo o incluso escribir =2+2 para que se muestre en el campo el resultado de la operacin. 11.3 Cuadro combinado y Cuadro de lista

Estos controles sirven para mostrar una lista de valores en la cual el usuario puede elegir uno o varios de los valores. El cuadro de lista permanece fijo y desplegado mientras que el cuadro combinado aparece como un cuadro de texto con un tringulo a la derecha que permite desplegar el conjunto de los valores de la lista. Una de las formas ms sencillas para crear un control de este tipo es utilizando el Asistente para controles. Su uso es muy sencillo, slo tendrs que activar el asistente antes de crear el control sobre el formulario o informe haciendo clic en su icono en la pestaa Diseo.

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Una vez activado el Asistente, cuando intentes crear un control de Cuadro de lista o Cuadro combinado se lanzar un generador automtico del control que, siguiendo unos cuantos pasos sencillos, cumplimentar las propiedades del control para que muestre los datos que desees. En el tema de creacin de tablas ya tuvimos nuestro primer contacto con los cuadros combinados y de lista (con el asistente para bsquedas). Veamos sus propiedades ms importantes. Tipo de origen de la fila: En esta propiedad indicaremos de qu tipo ser la fuente de donde sacaremos los datos de la lista. Podemos seleccionar Tabla/Consulta si los datos se van a extraer de una tabla o de una consulta. Si seleccionamos Lista de valores el control mostrar un listado de unos valores fijos que nosotros habremos introducido. La opcin Lista de campos permite que los valores de la lista sean los nombres de los campos pertenecientes a una tabla o consulta. En cualquier caso se debern indicar qu campos o valores sern mostrados con la siguiente propiedad: Origen de la fila: En esta propiedad estableceremos los datos que se van a mostrar en el control. Si en la propiedad Tipo de origen de la fila seleccionamos Tabla/Consulta deberemos indicar el nombre de una tabla o consulta o tambin podremos escribir una sentencia SQL que permita obtener los valores de la lista. Si en la propiedad Tipo de origen de la fila seleccionamos Lista de campos deberemos indicar el nombre de una tabla o consulta. Si, por el contrario, habamos elegido Lista de valores, deberemos introducir todos los valores que queremos que aparezcan en el control entre comillas y separados por puntos y comas:"valor1";"valor2";"valor3";"valor4"... Columna dependiente: Podemos definir la lista como una lista con varias columnas, en este caso la columna dependiente nos indica qu columna se utiliza para rellenar el campo. Lo que indicamos es el nmero de orden de la columna. Encabezados de columna: Indica si en la lista desplegable debe aparecer una primera lnea con encabezados de columna. Si cambiamos esta propiedad a S, coger la primera fila de valores como fila de encabezados. Ancho de columnas: Permite definir el ancho que tendr cada columna en la lista. Si hay varias columnas se separan los anchos de las diferentes columnas por un punto y coma.

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Ancho de la lista: Indica el ancho total de la lista. Limitar a lista: Si cambiamos esta propiedad a No podremos introducir en el campo un valor que no se encuentra en la lista, mientras que si seleccionamos S obligamos a que el valor sea uno de los de la lista. Si el usuario intenta introducir un valor que no est en la lista, Access devuelve un mensaje de error y no deja almacenar este valor. Filas en lista: Indica cuntas filas queremos que se visualicen cuando se despliega la lista. Esta propiedad slo se muestra para el control Cuadro combinado. Seleccin mltiple: Esta propiedad puede tomar tres valores, Ninguna, Simple y Extendida. Si seleccionamos Ninguna el modo de seleccin de la lista ser nico, es decir slo podremos seleccionar un valor. Si seleccionamos Simple permitiremos la seleccin mltiple y todos los elementos sobre los que hagas clic se seleccionarn. Para deseleccionar un elemento vuelve a hacer clic sobre l. Seleccionando Extendida permitiremos la seleccin mltiple, pero para seleccionar ms de un elemento deberemos mantener pulsada la tecla CTRL. Si seleccionamos un elemento, pulsamos la tecla MAYUS y dejndola pulsada seleccionamos otro elemento, todos los elementos entre ellos sern seleccionados. Esta propiedad slo se muestra para el control Cuadro de lista. Una vez incluido el control sobre el formulario o informe podremos alternar entre estos dos tipos haciendo clic derecho sobre l y seleccionando la opcin Cambiar a...

Este es un modo de transformar un control de un tipo de una clase a otra manteniendo prcticamente todas sus propiedades intactas, sobre todo aquellas relativas a los orgenes de datos. Esta opcin tambin est disponible en el men contextual de los cuadros de texto.

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11.4 Grupo de Opciones El Grupo de opciones permite agrupar controles de opcin por Botones de opcin, Casillas de verificacin o Botones de alternar. Esto es til para facilitar al usuario la eleccin, distinguiendo cada uno de los conjuntos limitado de alternativas. La mayor ventaja del grupo de opciones es que hace fcil seleccionar un valor, ya que el usuario slo tiene que hacer clic en el valor que desee y slo puede elegir una opcin cada vez de entre el grupo de opciones.

En este control deberemos de tratar el Origen del control de una forma especial. El control Grupo de opciones deberemos vincularlo en su propiedad Origen del control al campo que queremos que se encuentre vinculado en la tabla. Los controles de opcin que se encuentren dentro del grupo tienen una propiedad llamada Valor de la opcin, que ser el valor que se almacene en la tabla al seleccionarlos. Por tanto, debers establecer la propiedad Valor de la opcin para cada uno de los controles de opcin de forma que al seleccionarlos su valor sea el que se vaya a almacenar en el campo que indiquemos en el Origen del control del control Grupo de opciones. La propiedad Valor de la opcin slo admite un nmero, no podrs introducir texto por lo que este tipo de controles unicamente se utilizan para asociarlos con campos numricos. En un formulario o infirme, un grupo de opciones puede ser declarado como independiente y por lo tanto no estar sujeto a ningn campo. Por ejemplo, se puede utilizar un grupo de opciones independiente en un cuadro de dilogo personalizado para aceptar la entrada de datos del usuario y llevar a cabo a continuacin alguna accin basada en esa entrada. La propiedad Valor de la opcin slo est disponible cuando el control se coloca dentro de un control de grupo de opciones. Cuando una casilla de verificacin, un botn de alternar o un botn de opcin no est en un grupo de opciones, el control no tiene la propiedad Valor de la opcin. En su lugar, el control tiene la propiedad Origen del

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control y deber establecerse para un campo de tipo S/No, modificando el registro dependiendo de si el control es activado o desactivado por el usuario. Del mismo modo que vimos con los controles de lista, es aconsejable crear estos controles con la opcin de Asistente para controles activada. As, al intentar introducir un Grupo de opciones en el formulario o informe se lanzar el generador y con un par de pasos podrs generar un grupo de controles de forma fcil y rpida. Si no quieres utilizar el asistente, primero crea el grupo de opciones arrastrndolo sobre el rea de diseo, a continuacin arrastra sobre l los controles de opcin, y finalmente tendrs que rellenar la propiedadValor de la opcin de cada control de opcin y la propiedad Origen del control del grupo de opciones. 11.5 Control de Pestaa Cuando tenemos una gran cantidad de informacin que presentar, se suele organizar esa informacin en varias pestaas para no recargar demasiado las pantallas. Para ello utilizaremos el control Pestaa:

Un control Pestaa es un contenedor que contiene una coleccin de objetos Pgina. De esta forma cuando el usuario elige una pgina, sta se vuelve Activa y los controles que contiene susceptibles de cambios. Al tratarse de elementos independientes deberemos tratar cada pgina individualmente. Una vez insertado el control Pestaa deberemos hacer clic sobre el ttulo de una de las Pginas para modificar sus propiedades. El ttulo de la pgina se podr modificar a travs de la propiedad Nombre. Para insertar elementos dentro de una pgina deberemos crearlo dentro de ella. Una vez hayas seleccionado en el Cuadro de herramientas el control que

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quieres insertar, solamente debers colocar el cursor sobre la pgina hasta que quede sombreada y entonces dibujar el control:

Cuando termines slo tendrs que cambiar de pgina haciendo clic sobre su ttulo y rellenarla del mismo modo.

Es posible aadir nuevas Pginas o eliminarlas, para ello slo tienes que hacer clic derecho sobre el control Pestaa y seleccionar Insertar pgina para aadir una nueva pgina o hacer clic en Eliminar pgina para eliminar la pgina activa. Si tienes ms de una pgina incluida en el control Pestaa debers utilizar la opcin Orden de las pginas... en el men contextual para cambiar su disposicin. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

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Utiliza los botones Subir y Hacia abajo para cambiar el orden y disposicin de la pgina seleccionada de modo que la que se encuentra en la parte superior de la lista estar situada ms a la izquierda y, al contrario, la que se encuentre en la parte inferior estar situada ms hacia la derecha. Cuando hayas terminado pulsa el botn Aceptar y podrs ver el control Pestaa con las Pginas ordenadas. 13.6. Las herramientas de dibujo Nuestro siguiente paso ser echarle un vistazo a dos de los controles que nos ayudarn a mejorar el diseo de los formularios o informes que creemos: las Lneas y los Rectngulos. En ambos casos su creacin es la misma (e igual tambin para el resto de los controles). Basta con seleccionar el control o y luego dibujarlo en el formulario o informe. Para ello slo tienes que hacer clic en el punto en el que quieras que empiece el control, y sin soltar el botn del ratn, desplazamos el cursor hasta que el control alcance el tamao deseado. En el caso del control Lnea la tecla MAYUS nos ser de mucha utilidad. Si mantenemos esta tecla de nuestro teclado pulsada mientras realizamos las acciones anteriores podremos crear lneas sin inclinacin, es decir, completamente horizontales o verticales. Estos controles debern ser utilizados sobre todo para separar elementos y marcar secciones en nuestros documentos. De esta forma alcanzaremos diseos ms limpios y organizados, lo cual, adems de causar que el usuario se sienta ms cmodo trabajando con el formulario o informe, har que realice su trabajo de una forma ms rpida y ptima.

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Las propiedades de estos controles son practicamente todas las que vimos en el primer punto de este tema y que son comunes a todos los controles. Lo nico que aadiremos es que si bien su uso es muy aconsejado para lo mencionado anteriormente, un diseo cargado con demasiados controles Lnea y Rectngulo al final resultan difciles de trabajar tanto desde el punto de vista del usuario como de la persona que est realizando el diseo, t. 11.7 Imgenes El control Imagen permite mostrar imgenes en un formulario o informe de Access. Para utilizarlo slo tendrs que seleccionarlo y hacer clic donde quieras situarlo. Se abrir un cuadro de dilogo donde tendrs que seleccionar la imagen:

Al Aceptar, vers que aparece enmarcada en el cuadro del control y ya podremos acceder a sus propiedades. Vemoslas: Imagen indicar la ruta de la imagen en nuestro disco duro. Modo de cambiar el tamao: En esta propiedad podremos escoger entre tres opciones, Recortar, Extender y Zoom. Si seleccionamos la opcin Recortar slo se mostrar un trozo de la imagen que estar limitado por el tamao del control Imagen. Si hacemos ms grande el control se mostrar ms parte de la imagen.

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Seleccionando la opcin Extender har que la imagen se muestre completa dentro del espacio delimitado por el control. Esta opcin deforma la imagen para que tome exactamente las dimensiones del control. Con la opcin Zoom podremos visualizar la imagen completa y con sus proporciones originales. El tamao de la imagen se ver reducido o aumentado para que quepa dentro del control.

Distribucin de la imagen: Esta propiedad nos permitir escoger la alineacin de la imagen dentro del control. Puede tomar los valores Esquina superior izquierda, Esquina superior derecha, Centro, Esquina inferior izquierda o Esquina inferior derecha. Esta opcin es ms til cuando mostramos la imagen en modo Recortar. Mosaico de imgenes: Puede tomar los valores S y No. En el modo Zoom utilizaremos esta opcin para que se rellenen los espacios vacos que se crean al ajustar la imagen con copias de esta. Direccin de hipervnculo: Puedes incluir una direccin a un archivo o pgina web para que se abra al hacer clic sobre el control. Por ltimo hablaremos de la propiedad ms interesante del control Imagen: Tipo de imagen. Puede ser de dos tipos, incrustado y vinculado: Insertado: Se hace una copia de la imagen en la base de datos, de forma que si realizamos cambios sobre ella no se modificar el original. Hay que tener en cuenta que el espacio que ocupar la base de datos ser mayor si se incrustan muchas imgenes en ella y eso puede hacer que vaya ms lenta. Compartidas: Al igual que Insertado, la imagen se guarda en la propia base de datos. Esta opcin se ha introducido como novedad en Access 2010, precisamente para evitar el problema de espacio. Al definir una imagen como compartida, sta estar disponible para todos los objetos de la base de datos, que la referenciarn y de esa forma no ser

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necesario guardar una copia por cada instancia utilizada. Por ejemplo, si quieres que todos tus formularios e informes incluyan un membrete y un logotipo, slo ser necesario que la base lo guarde una vez. Si un da cambiramos el logotipo de la empresa, tan solo con modificar la imagen compartida se modificara en todos los objetos. Vinculadas: La imagen no est en la propia base, simplemente apunta a un archivo externo. Al modificar la imagen desde fuera de la base de datos, la de la base se ver afectada, y viceversa. Hay que tener en cuenta que, si cambias la imagen de carpeta, la base no la encontrar y dejar de mostrarse, exactamente igual que si tratas de cambiar la base a otro ordenador en que no tienes copiados los recursos externos. Su principal ventaja es que mantiene las imgenes actualizadas, de modo que es adecuado para fotografas que vayamos a ir renovando. Elegir el tipo depende de las necesidades del proyecto y la aplicacin prctica de cada caso. 11.8 Datos adjuntos y Marcos de objetos Al igual que Access permite incluir imgenes en sus formularios o informes, tambin permite la visualizacin e inclusin de documentos que se han generado en otros programas (como archivos de Excel, Word, PowerPoint, PDF's, etc.). Existen dos formas de incluirlos: 1. Independiente a los datos de los registros, para incluir objetos de caracter general, como un documento de ayuda sobre cmo utilizar el formulario o informe. Para ello se utiliza el Marco de objeto independiente.

Aqu se nos presentan dos opciones. Podemos crear un archivo nuevo (en blanco) y modificarlo desde cero, o seleccionar la opcin Crear desde archivo y se nos dar la opcin de seleccionar un archivo ya existente. En cualquier caso desde el listado podremos elegir el tipo de objeto que queremos insertar, de los que Access admite.

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Si activamos la casilla Mostrar como icono, el objeto se mostrar como el icono de la aplicacin que lo abre, por ejemplo si el objeto es un archivo de Word, se mostrar con el icono del programa Microsoft Word. Aunque siempre podremos pulsar Cambiar icono... si queremos asignarle una imagen distinta a la que se muestra por defecto. Si dejamos la casilla desmarcada, el objeto se mostrar con una pequea previsualizacin que podremos tratar como hacemos con el control Imagen.

2. Dependiente a los datos de los registros, para incluir documentos que estn vinculados a un registro en concreto, como el currculum de un determinado candidato a empleado, la foto de un cliente o de un producto, etc. Para ello se puede utilizar el control Datos adjuntos o bien el Marco de objeto dependiente. Vamos a ver las caractersticas de ambos. Caracterstica Versiones Access que lo soportan El campo de origen debe ser de tipo... Datos adjuntos Desde 2007, en bases .accdb Datos adjuntos Marco de objeto dependiente Todas, incluidas las bases .mdb Objeto OLE

El control ms adecuado es Datos adjuntos, porque el tipo de datos datos adjuntos es ms flexible (permite introducir y gestionar varios adjuntos en el mismo campo) y est ms optimizado (los objetos OLE estn obsoletos porque funcionan de forma poco eficaz).

Entonces, cundo deberamos utilizar un Marco de objeto dependiente? Principalmente cuando utilicemos una base que haya sido creada con versiones anteriores, utilizando el tipo de datos objeto OLE en los campos de sus tablas. La principal propiedad de ambos (datos adjuntos y marco dependiente) es el Origen del control, en que se especifica en qu campo de qu tabla se encuentran los objetos.

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Por lo dems, el marco dependiente comparte la mayora de propiedades con el marco independiente. Veamos cules son: Tipo de presentacin: Escoge entre Contenido para previsualizar parte del archivo, o Icono para que se muestre el icono de la aplicacin encargada de abrir el archivo. Activacin automtica: Aqu podremos seleccionar el modo en el que queremos que se abra el archivo contenido en el marco. Podemos elegir entre Doble clic, Manual y Recibir enfoque. Normalmente las dos ltimas opciones requerirn de un trabajo de programacin adicional, pero al encontrarse fuera del mbito de este curso pasaremos a ver directamente la primera opcin. Si seleccionamos la opcin Doble clic podremos abrir el archivo haciendo doble clic sobre el control o, con este seleccionado, pulsando la combinacin de teclas CTRL+ENTER. Activado: Selecciona S o No. Esta propiedad permite que el control pueda abrirse o no. Bloqueado: Si cambiamos esta propiedad a S, el objeto se abrir en modo de slo lectura. Podr ser modificado, pero sus cambios no sern guardados. Esta funcin es muy til para mostrar informacin que slo queremos que sea leda. Nosotros como administradores de la base de datos tendremos la posibilidad de acceder al objeto y actualizarlo a nuestro gusto. Tipo OLE nos indica si el archivo est siendo tratado como un archivo vinculado o incrustado. Esta propiedad es de slo lectura y se nos muestra a ttulo informativo, no podremos modificarla. En un principio los archivos insertados mediante un Marco se incrustan directamente en la base de datos para mayor comodidad. Slo existe un modo de que, al insertar el objeto, ste quede vinculado y es insertando un archivo ya existente y activando la casilla Vincular.

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11.9 El Botn En este apartado hablaremos de los Botones, que son controles capaces de ejecutar comandos cuando son pulsados. Los usuarios avanzados de Access son capaces de concentrar muchsimas acciones en un solo botn gracias a la integracin de este programa con el lenguaje de programacin Visual Basic y al uso de macros. Pero nosotros nos centraremos en el uso de este control a travs del Asistente para controles . Cuando, teniendo el asistente activado, intentamos crear un Botn nos aparece una cuadro de dilogo. Veremos paso a paso cmo deberemos seguirlo para conseguir nuestro objetivo.

En la primera pantalla podremos elegir entre diferentes acciones a realizar cuando se pulse el botn. Como puedes ver en la imagen estas acciones se encuentran agrupadas en Categoras. Navegacin de registros te permite crear botones para moverte de forma rpida por todos los datos del formulario, buscando registros o desplazndote directamente a alguno en particular. Operaciones con registros te permite aadir funciones como aadir nuevos, duplicarlos, eliminarlos, guardarlos o imprimirlos. Tambin podrs aadir un botn para abrir, cerrar o imprimir informes, formularios y consultas, etc.

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Selecciona la Categora que creas que se ajusta ms a lo que quieres realizar y luego selecciona la Accin en la lista de la derecha. Pulsa Siguiente para continuar.

Ahora podrs modificar el aspecto del botn. Puedes elegir entre mostrar un Texto en el botn, o mostrar una Imagen. En el caso de escoger Imagen, podrs seleccionar una entre las que Access te ofrece. Marca la casilla Mostrar todas las imgenes para ver todas las imgenes que Access tiene disponible para los botones. Tambin podras hacer clic en el botn Examinar para buscar una imagen en tu disco duro. Cuando hayas terminado pulsa Siguiente para continuar. Vers una ltima ventana en que podrs escoger el nombre del botn y Finalizar. 11.10 Controles ActiveX Access tambin nos ofrece la posibilidad de aadir un sinfn de controles que podrs encontrar haciendo clic en el botn Controles ActiveX en la pestaa Diseo.

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Debido a que existen muchsimos de estos controles, y a que sus propiedades son prcticamente nicas en cada caso, simplemente comentaremos que puedes acceder a ellas igual que con el resto de controles, desde la hoja de propiedades. Si habas trabajado con versiones anteriores de Access, es posible que utilizaras el control de calendario alguna vez, presente en el listado de controles ActiveX. En Access 2010 ya no existe el control calendario, puesto que los campos de tipo fecha lo muestran automticamente junto a la caja de texto, al hacer clic sobre ella para introducir un valor.

En caso de que no aparezca, asegrate de que hay suficiente espacio junto a la caja de texto para que se visualice correctamente y de que la propiedad Mostrar el selector de fecha del control se encuentra establecido como Para fechas.

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CLINICA TABLA 1 PACIENTES cod pacientes 001 002 003 nombre CAMILO MAURICIO LENIN AGUSTIN FAUSTO WILIAN apellido PONCE POZO MORENO ACOSTA OBANDO BURBANO telefono 0865433 0897654 0865544 cod medicos cod medicamentos

cod pacientes TABLA2 MEDICOS cod medicos 001 002 003 nombre LUIS ADOLFO GABRIEL ALDAIR TOMS RODOLFO apellido TERAN ESTRADA VERA MONTENEGRO ARIAS TERAN telefono cod cod pacientes medicamentos 79896685 CARDIOLOGO 002 8768844 CARDIOLOGO 9865433 CARDIOLOGO 003 especialidad

cod medicamentos TABLA3 MEDICAMENTOS cod nombre medicamentos 001 APETITOL 002 ASPIRINA 003 APRONAX cod medicos TABLA 4 ENFERMEROS cod enfermero nombre 001 ALICIA MARTA 002 LUIS ANIBAL 003 MARCO ANDRES cod enfermedad cod pacientes cod enfermero 002

003

apellido telefono SUAREZ TERAN 0890877 ALVAN REYES 0896558 CARDENAS 9078956 AYORA

cod paciente 002 003

cod medicos

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TABLA 5 ENFERMEDADES cod nombre enfermedad 001 GRIPE 002 HEPATITIS 003 INFECCION cod medicos cod pacientes cod enfermero 002

RELACIONES

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CONSULTAS CONSULTA 1 MEDICOS.nom MEDICOS.apel bre lido LUIS ADOLFO TERAN ESTRADA telefono PACIENTES.no mbre 79896685 CARDIOLOGO LENIN AGUSTIN FAUSTO WILIAN especialidad PACIENTES.ap ellido MORENO ACOSTA OBANDO BURBANO

CONSULTA 2 cod pacientes PACIENTES.nombre apellido 002 LENIN AGUSTIN cod MEDICAMENT medicamentos OS.nombre MOREN 001 APETITOL O ACOSTA OBANDO cod medicos BURBAN O

003

FAUSTO WILIAN

CONSULTA3 cod pacientes PACIENTES.no mbre 002 LENIN AGUSTIN 003 FAUSTO WILIAN CONSULTA4 PACIENTES.ap cod enfermero ellido MORENO 001 ACOSTA OBANDO 003 BURBANO ENFERMEROS. ENFERMEROS. telefono nombre apellido ALICIA MARTA SUAREZ TERAN 0890877 MARCO ANDRES CARDENAS AYORA 9078956

cod pacientes PACIENTES.no apellido mbre 002 LENIN MORENO AGUSTIN ACOSTA

cod ENFERMEDAD enfermedad ES.nombre 001 GRIPE

CONSULTA5 cod medicos nombre 001 LUIS ADOLFO 002 003 cod medicamentos GABRIEL ALDAIR TOMS RODOLFO apellido TERAN ESTRADA VERA MONTENEGRO ARIAS TERAN especialidad CARDIOLOGO CARDIOLOGO CARDIOLOGO

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FORMULARIO ENFERMEROS cod enfermero 001 002 003 nombre ALICIA MARTA LUIS ANIBAL MARCO ANDRES apellido telefono SUAREZ TERAN 0890877 ALVAN REYES 0896558 CARDENAS AYORA 9078956 Cuadro_combinado13 LENIN AGUSTIN FAUSTO WILIAN

FORMULARIO ENFERMEDADES cod nombre enfermedad 001 GRIPE 002 HEPATITIS 003 INFECCION FORMULARIO MEDICAMENTOS cod medicamentos 001 002 003 cod medicos nombre APETITOL ASPIRINA APRONAX cod medicos Cuadro_combinado11 LENIN AGUSTIN

Cuadro_combinado11 LENIN AGUSTIN

FAUSTO WILIAN

FORMULARIO MEDICOS cod medicos nombre 001 LUIS ADOLFO 002 GABRIEL ALDAIR 003 TOMS RODOLFO cod medicamentos apellido telefono especialidad TERAN ESTRADA 79896685 CARDIOLOGO VERA MONTENEGRO 8768844 CARDIOLOGO ARIAS TERAN 9865433 CARDIOLOGO Cuadro_combinado17 LENIN AGUSTIN

FAUSTO WILIAN

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MENU PRINCIPAL

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INFORME ENFERMEDADES

ENFERMEDADES

viernes, 20 de enero de 2 10:57:14 cod enfermedad nombre cod medicos cod pacientes cod enfermero 001 GRIPE 002 HEPATITIS 003 INFECCION 3

cod pacientes 002 cod enfermero cod medicos

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INFORME ENFERMEROS

ENFERMEROS cod enfermero 001 TERAN 002 REYES 003 CARDENAS AYORA 3 nombre ALICIA MARTA 0890877 LUIS ANIBAL 0896558 MARCO ANDRES 9078956

viernes, 20 de enero de 10:58:08 apellido SUAREZ 002 ALVAN

003

nombre

ALICIA MARTA telefono 0890877 cod paciente 002

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CONCESIONARIO TABLA AUTOS cod matricula marca 1 vi342 2 ci145 3 ci325 4 ci543 5 ci387 modelo chebrolet corsa chebrolet axi chebrolet corsa chebrolet axi chebrolet vitara color blanco negro verde rojo negro precio 12000 13000 12000 13000 15000

TABLA CLIENTES codigo cliente nombre del cliente 1 Marco 2 Alvaro 3 Jaime apellidos direccion cliente cliente Zapata Ayala Las Palmas Mora Aguilar Los Chillos Mejia Obando Las Tejerias provincia Carchi Sucumbios Pichincha telefono 099927134 099927135 099927136

TABLA EMPLEADOS codigo empleados nombre 1 Antonio 2 Manuel 3 Monica apellidos Montenegro Aguilar Ortiz Valencia Villamar Hurtado

TABLA DE VENTAS cod matricula marca 1 ci145 2 ci325 codigo cliente codigo matricu modelo chebrolet axi chebrolet corsa color negro verde precio 13000 12000 codigo cliente

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TABLA DE REVISION n revision 4 5 6 cambio de cambio filtro revision frenos aceite VERDADERO VERDADERO FALSO VERDADERO FALSO VERDADERO FALSO VERDADERO VERDADERO

RELACIONES

FORMULARIO AUTOS marca vi342 ci145 ci325 ci543 ci387 modelo chebrolet corsa chebrolet axi chebrolet corsa chebrolet axi chebrolet vitara color blanco negro verde rojo negro precio 12000 13000 12000 13000 15000

FORMULARIO REVISIONES n revision 4 5 6 cambio de aceite

VERDADERO VERDADERO FALSO

cambio filtro
VERDADERO FALSO VERDADERO

revision frenos
FALSO VERDADERO VERDADERO

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GENERACIONES E HISTORIA DE LA COMPUTADORA LA HISTORIA DE LAS COMPUTADORAS. Las primeras mquinas de calcular: Primero podemos mencionar dos antecedentes de la computadora: el baco, considerado el ms antiguo aparato de clculo, y la primera mquina de calcular mecnica, que sumaba y restaba inventada por Blaise Pascal en 1642 y llamada la pascalina. Tambin podramos incluir la rueda escalada de Leibniz, que sumaba, restaba, multiplicaba, divida, y sacaba races cuadradas, y que fue creada por Gottfried Leibniz. En 1821, Charles Babbage ide la mquina de las diferencias, que efectuaba los clculos necesarios para construir tablas logartmicas. Recin en 1835, nace el primer programa. Fue la condesa de Lovelace, compaera de Charles Babbage, la primera persona que program una mquina. En 1906, Lee de Forest inventaba la vlvula. En 1936, Alan Turing establece los principios electrnicos de las computadoras. En 1944, Howard Aiken, de la universidad de Harvard, de EE.UU., con la ayuda de IBM, construye la primera computadora electromecnica, el Mark 1. LAS CINCO GENERACIONES. Computadoras de la primera generacin: Las primeras computadoras fabricadas eran de gran tamao y costo. Se utilizaban para realizar clculos cientficos. Las ms famosas fueron ENIAC (del ingls, Electronic Numerical Integrator And Computer: Computador e Integrador Numrico Electrnico), EDVAC (del ingls, Electronic Discrete Variable Automatic Computer) y UNIVAC (del ingls, Universal Automatic Computer: Computadora Automtica Universal). Consuman bastante electricidad y fallaba cuando las vlvulas se quemaban. ENIAC contena 18 000 vlvulas. Estas primeras computadoras aparecieron a fines de los aos cuarenta del siglo pasado, y se las denomin computadoras de la Primera Generacin. Computadoras de la segunda generacin: En el ao de 1948, fue inventado el transistor, que prepar el terreno para la miniaturizacin. Los transistores remplazaron rpidamente a las vlvulas. A estas mquinas se las suele llamar computadoras de la Segunda Generacin. Computadoras de la tercera generacin: La tercera generacin llego con la introduccin de circuito integrado. Estos dispositivos estaban compuestos por varios transistores fabricados en el circuito integrados de silicio. La carrera espacial de la dcada de 1960 fue un factor importante para acelerar su desarrollo. Computadoras de la cuarta generacin: En la dcada de1970, con la llegada de la microelectrnica, sobrevino la cuarta generacin, mientras se segua
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desarrollando el circuito integrado de silicio. Los Estados Unidos y Japn son los pases que estn al frente de esta tecnologa. Computadoras de la quinta generacin: Cuando hablamos de la dcada de 1980 ya nos referimos a la quinta generacin. Pero, a diferencia de las primeras generaciones, esta ltima ms ntimamente relacionada con el desarrollo de la programacin de computadoras que con la electrnica propiamente dicha. En 1981, IBM introdujo su Persona Computer (PC), con lo cual se ingres en la era de la computacin personal. En la dcada de 1980 se fabricaron microcomputadores porttiles discos pticos, impresoras lser, de burbujas y chorro de tinta, y todo tipo de dispositivo para conectar al computador. Hoy quienes hablan de la quinta generacin de computadores, donde se utilizan procesadores en paralelo, bases de datos distribuidas y capacidades de red. CARACTERSTICAS ELECTRNICAS DE LAS GENERACIONES DE LOS COMPUTADORES PRIMERA GENERACIN Circuitos electrnicos basados en sistemas de vaco. SEGUNDA TERCERA CUARTA GENERACIN GENERACIN GENERACIN Circuitos Circuitos electrnicos Circuitos electrnicos basados basados en circuitos electrnicos en transistores. integrados o chips de basados en silicio. microprocesador es y chips con un alto nivel de integracin (VLSI)

Manejo del teclado.

Mtodo abreviado.
El mtodo abreviado nos permite acceder a los distintos comandos de Windows y Office a travs del uso del teclado independizndonos del mouse. A continuacin se indicarn el conjunto de teclas del mtodo abreviado ms utilizados (el signo de ms indica que hay que pulsar las teclas indicadas a la vez): F CTRL + A abre un documento.
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F F F F F F F F F F F F F F F F F F F F F F F

CTRL + G CTRL + P CTRL + U CTRL + F2 ALT + F4 CTRL + C CTRL + X CTRL + V CTRL + Z CTRL + Y SUPR CTRL + B CTRL + E CTRL + FIN

guarda un documento. imprime el documento activo. crea un documento nuevo. muestra vista preliminar. sale y pide que guarde documentos. copiar. cortar. pegar. deshacer. rehacer. eliminar o suprimir. Buscar/Reemplazar/Ir a selecciona todo el documento. lleva el cursor al final del documento.

CTRL + INICIO lleva el cursor al comienzo del documento. CTRL + K CTRL + N CTRL + S CTRL + D CTRL + Q CTRL + T CTRL + J F7 activa/desactiva formato cursiva. activa/desactiva formato negrita. activa/desactiva formato subrayado. alinea el prrafo a la derecha. alinea el prrafo a la izquierda. centra el prrafo. alineacin justificada. correccin ortogrfica.

Presione...

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F1 F11 TAB MAYS+TAB ALT+INICIO ALT+FLECHA A LA DERECHA ALT+FLECHA A LA IZQUIERDA o RETROCESO MAYS+F10 CTRL+TAB o F6 MAYS+CTRL+TAB FLECHA ARRIBA FLECHA ABAJO RE PG AV PG INICIO FIN CTRL+F F5 o CTRL+R CTRL+F5 ESC CTRL+O o CTRL+L CTRL+N CTRL+W CTRL+S CTRL+P ENTRAR CTRL+E CTRL+I CTRL+H CTRL+clic

Mostrar la Ayuda de Internet Explorer o bien, en un cuadro de dilogo, ver Ayuda contextual acerca de un elemento. Alternar entre ver el contenido en pantalla completa o en la vista normal de la ventana del explorador. Avanzar entre los elementos de una pgina Web, la barra de direcciones y la barra de vnculos. Retroceder entre los elementos de una pgina Web, la barra de direcciones y la barra de vnculos. Ir a su pgina de inicio. Ir a la pgina siguiente. Ir a la pgina anterior. Mostrar un men contextual para un vnculo. Avanzar entre marcos. Retroceder entre marcos. Desplazarse hacia el principio del documento. Desplazarse hacia el final del documento. Desplazarse hacia el principio del documento en incrementos mayores. Desplazarse hacia el final del documento en incrementos mayores. Ir al principio del documento. Ir al final del documento. Buscar en esta pgina. Actualizar la pgina actual. Actualizar la pgina Web actual, aunque coincidan la marca de tiempo de la versin Web y la de la versin almacenada localmente. Detener la descarga de una pgina. Ir a una nueva ubicacin. Abrir una ventana nueva. Cerrar la ventana actual. Guardar la pgina actual. Imprimir la pgina actual o el marco activo. Activar un vnculo seleccionado. Abrir la barra de bsqueda. Abrir la barra Favoritos. Abrir la barra Historial. En las barras Historial o Favoritos, abrir varias carpetas. Barra de direcciones

Presione... ALT+D F4 CTRL+FLECHA A LA IZQUIERDA CTRL+FLECHA A LA DERECHA

Para... Seleccionar el texto en la barra de direcciones. Mostrar la lista de direcciones que ha escrito. Desde la barra de direcciones, mover el cursor a la izquierda hasta el siguiente salto lgico en la direccin (punto o barra). Desde la barra de direcciones, mover el cursor a la derecha hasta el siguiente salto lgico en la direccin (punto o barra).

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CTRL+ENTRAR FLECHA ARRIBA FLECHA ABAJO

Agregar "www." al principio y ".com" al final del texto escrito en la barra de direcciones. Avanzar por la lista de coincidencias de Auto completar. Retroceder por la lista de coincidencias de Auto completar. Trabajar con Favoritos

Presione... CTRL+D CTRL+B ALT+FLECHA ARRIBA ALT+FLECHA ABAJO

Para... Agregar la pgina actual a los favoritos. Abrir el cuadro de dilogo Organizar Favoritos. Subir el elemento seleccionado en la lista Favoritos del cuadro de dilogo Organizar Favoritos Bajar el elemento seleccionado en la lista Favoritos del cuadro de dilogo Organizar Favoritos

Edicin
Presione... CTRL+X CTRL+C CTRL+V CTRL+E Para... Quitar los elementos seleccionados y copiarlos al Portapapeles. Copiar al Portapapeles los elementos seleccionados. Insertar el contenido del Portapapeles en la ubicacin seleccionada. Seleccionar todos los elementos de la pgina Web actual.

ASCII (American Standard Code for Information Interchange Cdigo Estndar Americano para el Intercambio de Informacin), pronunciado generalmente [ski] o [sci] , es un cdigo de caracteres basado en el alfabeto latino, tal como se usa en ingls moderno y en otras lenguas occidentales. Fue creado en 1963 por el Comit Estadounidense de Estndares (ASA, conocido desde 1969 como el Instituto Estadounidense de Estndares Nacionales, ANSI) como una refundicin o evolucin de los conjuntos de cdigos utilizados entonces en telegrafa Ms tarde, en 1967, se incluyeron las minsculas, y se redefinieron algunos cdigos de control para formar el cdigo conocido como US-ASCII. El cdigo ASCII utiliza 7 bits para representar los caracteres, aunque inicialmente empleaba un bit adicional (bit de paridad) que se usaba para detectar errores en la transmisin. A menudo se llama incorrectamente ASCII a otros cdigos de caracteres de 8 bits, como el estndar ISO-8859-1 que es una extensin que utiliza 8 bits para proporcionar caracteres adicionales usados en idiomas distintos al ingls, como el espaol. ASCII fue publicado como estndar por primera vez en 1967 y fue actualizado por ltima vez en 1986. En la actualidad define cdigos para 33 caracteres no imprimibles, de los cuales la mayora son caracteres de control obsoletos que tienen efecto sobre cmo se procesa el texto, ms otros 95 caracteres imprimibles que les siguen en la numeracin (empezando por el carcter espacio).
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Casi todos los sistemas informticos actuales utilizan el cdigo ASCII o una extensin compatible para representar textos y para el control de dispositivos que manejan texto como el teclado. No deben confundirse los cdigos ALT+nmero de teclado con los cdigos ASCII.

ASCII 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

Hex Smbolo 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 A B C D E F NUL SOH STX ETX EOT ENQ ACK BEL BS TAB LF VT FF CR SO SI

ASCII Hex Smbolo 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 1A 1B 1C 1D 1E 1F DLE DC1 DC2 DC3 DC4 NAK SYN ETB CAN EM SUB ESC FS GS RS US

ASCII Hex Smbolo 32 33

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20 (espacio) 21 !
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34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47

22 23 24 25 26 27 28 29 2A 2B 2C 2D 2E 2F

" # $ % & ' ( ) * + , . /

ASCII Hex Smbolo 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 3A 3B 3C 3D 3E 3F 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 : ; < = > ?

ASCII Hex Smbolo 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77

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40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 4A 4B 4C 4D

@ A B C D E F G H I J K L M
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78 79

4E 4F

N O

ASCII Hex Smbolo 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 5A 5B 5C 5D 5E 5F P Q R S T U V W X Y Z [ \ ] ^ _

ASCII Hex Smbolo 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 6A 6B 6C 6D 6E 6F ` a b c d e f g h i j k l m n o

ASCII Hex Smbolo 112 113 114 115 116 117

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70 71 72 73 74 75

p q r s t u
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118 119 120 121 122 123 124 125 126 127

76 77 78 79 7A 7B 7C 7D 7E 7F

v w x y z { | } ~

Practicas de Windows 1.Organizar los iconos de escritorio 2.Crear acceso directo 3.Cambiar las propiedades de un acceso directo 4.Aadir nuevos elementos a la barra de inicio rpido 5.Cambiar el fondo de pantalla 6.Visualizar nuevas barras de herramientas 7.Cambiar la forma de visualizar los archivos o carpetas 8.Redimensionar las ventanas 9.Cambiar la apariencia de las ventanas 10.Cambiar entre ventanas 11.Iniciar el explorador de windows 12.Personalizar la barra de herramientas 13.Seleccionar mas de un archivo o carpeta a la vez 14.Eliminar archivos o carpetas 15.Crear archivos o carpetas 16.Mover o copiar archivos y carpetas 17.Cambiar el nombre de archivos o carpetas 18.Ver o cambiar las propiedades de archivos y carpetas 19.Opciones de carpeta. Mostrar archivos o carpetas ocultos 20.Cambiar propiedades de la papelera de reciclaje INFORMTICA Pgina 135

21.Restaurar archivos o carpetas 22.Eliminar los archivos o carpetas de la papelera de reciclaje 23.Agregar o quitar programas 24.Ajustar fecha y hora del equipo

1.Organizar los iconos del escritorio De forma manual: -1.Seleccionar el icono que deseamos cambiar de lugar. -2.Pulsar sobre l con el botn izquierdo del ratn y sin soltar arrastraremos al sitio donde queremos posicionarlo. -3.Liberar el botn izquierdo del ratn. De forma automtica: -1.Pulsar con el botn derecho del ratn sobre cualquier parte del escritorio donde no exista ningn elemento. -2.En el men que aparece, seleccionaremos la opcin organizar iconos. -3.Se despliega un submen en el que elegiremos el tipo de organizacin que queremos.

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2.Crear acceso directo Mostrar en el escritorio

-1.Desplegar el botn inicio pulsando sobre l con el botn izquierdo del ratn -2.Pulsar con el botn derecho del ratn sobre el elemento del cual se quiere crear el acceso directo. -3.Seleccionar en el men contextual que aparece la opcin Mostrar en el Escritorio Otras formas de crear accesos directos: -Opcin enviar a Escritorio crear acceso directo -Opcin nuevo acceso directo

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3. Cambiar la propiedades de un acceso directo

-1.Pulsar con el botn derecho del ratn sobre el icono del acceso directo del que se quiere modificar sus propiedades. -2.Seleccionar la opcin propiedades en el men contextual que aparece. -3.En la nueva ventana modificaremos las propiedades -4.Finalmente, tenemos que pulsar el botn Aplicar.

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4.Aadir nuevos elementos nuevos a la barra de inicio rpido

-1.Pulsar con el botn derecho del ratn sobre la barra de tareas -2.En el men contextual que aparece elegiremos la opcin propiedades -3. En la ventana que surge, marcaremos Mostrar inicio rpido -4.Pulsar el botn Aceptar para terminar

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5.Cambiar el fondo de pantalla -1. Pulsar con el botn derecho del ratn en alguna parte del Escritorio donde no aparezca ningn elemento. -2.Aparecer un men contextual en el que hay que seleccionar la opcin Propiedades. -3.Vereos una ventana en la que tendremos que seleccionar la pestaa Escritorio. -4.Seleccionar de la lista Fondo uno de los que aparecen. -5.En Posicin seleccionar el valor Expandida. -6.Pulsar el botn aceptar para establecer el fondo seleccionado.

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6.Visualizar nuevas barras de herramientas -1.Pulsar con el botn derecho del ratn sobre una posicin de la barra de tareas donde no exista ningn elemento -2.En el men contextual que aparece, pulsaremos la opcin Barra de herramientas -3.En el men desplegable que se muestra, marcaremos las opciones correspondientes a las barras de herramientas que se quieran visualizar. Estas aparecern marcadas si se estn visualizando, y desmarcadas en caso contrario

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7.Cambiar la forma de visualizar archivos y carpetas -1.Abrir la carpeta Mis documentos localizada en el Escritorio -2.Pulsar sobre el icono que, aparece en la barra de herramientas. -3.Seleccionar en la lista que se abre, una de las opciones que aparecen. Automticamente, la forma en que se visualizan los archivos y carpetas cambia

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8.Redimensionar las ventanas -1.Situar el cursor del ratn en uno de los extremos de la ventana. -2.Cuando el cursor del ratn tenga forma pulsar con el botn izquierdo del ratn y arrastrar hasta la posicin deseada. Si la posicin donde se coloca el ratn es una esquina de la ventana, se cambia tanto el tamao horizontal como vertical de la misma. -3.Soltar el botn izquierdo del ratn para establecer el tamao final

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9.Cambiar la apariencia de la ventana -1.Pulsar con el botn derecho de ratn sobre el Escritorio en un rea donde no haya ningn elemento. -2.Aparece un men contextual en el que seleccionaremos la opcin Propiedades. Aparece la ventana Propiedades de pantalla y en ella seleccionaremos la pestaa Apariencia. -3.Desde esta ventana podemos cambiar el estilo de los botones y las ventanas, la combinacin de colores y el tamao de las fuentes. Para ello, marcaremos uno de los valores que aparecen en las listas. -4.Si queremos cambiar los efectos que se pueden aplicar a las ventanas, hemos de pulsar sobre el botn Efectos. En la nueva ventana, elegiremos las opciones deseadas. -5.Si queremos cambiar de forma individual la configuracin de cada uno de los elementos que aparecen en las ventanas, pulsaremos sobre el botn Opciones Avanzadas -6.En la ventana que aparece seleccionaremos elementos individuales haciendo clic sobre ellos en las distintas ventanas de la parte superior o bien seleccionaremos los elementos de la lista desplegable Elementos -7.Para cambiar un elemento, seleccionaremos de la lista de elementos el deseado y cambiaremos las propiedades que aparecen activas al seleccionarlo -8.Para terminar y aplicar los cambios, pulsaremos el botn Aceptar

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10.Cambiar entre ventanas a) Hacer clic con el botn izquierdo del ratn sobre el botn de programa localizado en la barra de tareas. b) Puede suceder que la barra de tareas est configurada para que se oculte automticamente. En este caso, puede ser ms cmodo utilizar la combinacin de teclas [Alt + Tab]. Por cada pulsacin simultnea de esta combinacin de teclas, se circula de una ventana a otra.

11.Iniciar el explorador de windows -1.Pulsar sobre el botn Inicio -2.Desplegar Todos los programas -3.Seleccionar el grupo de programas Accesorios -4.Seleccionar la opcin Explorador de Windows

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12.Personalizar la barra de herramientas

-1.Seleccionar la opcin Personalizar la barra de herramientas localizada dentro del men Ver/Barras de herramientas -2.Aparece una ventana. En la lista de la izquierda, marcaremos las opciones que queremos aadir. Seleccionaremos Separador y pulsaremos el botn agregar. -3.Seleccionar la opcin cortar y pulsar el botn Agregar. -4.Seleccionar la opcin copiar y pulsar el botn Agregar -5.Seleccionar la opcin pegar y pulsar el botn Agregar . Tendremos una ventana nueva. -6.Para terminar, pulsar el botn Cerrar 13.Seleccionar ms de un archivo o carpeta a la vez

Si los archivos y carpetas se encuentran contiguos: mantendremos pulsada la tecla shift y pulsaremos con el botn izquierdo del ratn en el primero y en el ltimo icono de los archivos o carpetas que queremos seleccionar

Los archivos y carpetas no se encuentran contiguos: manteniendo pulsada la tecla ctrl iremos haciendo clic con el ratn sobre los iconos que representan los archivos o carpetas a seleccionar.

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14.Eliminar archivos o carpetas 1.Seleccionaremos los archivos o carpetas a borrar, segn se describe en la diapositiva anterior. -2.Seguiremos una de las siguientes opciones: a) Pulsar la tecla suprimir (supr) b) Seleccionar la opcin eliminar en el men archivo c) Pulsar el botn X de la barra de herramientas si con anterioridad la hemos personalizado -3.Aparecer un cuadro de dilogo en el que tendremos que confirmar que deseamos eliminar el archivo o carpeta pulsando el botn s

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15.Crear un archivo o carpetas -1. Ubicarse en la carpeta donde se quiere crear la nueva carpeta o archivo. Para movernos por la jerarqua, utilizaremos el panel lateral izquierdo del Explorador de Windows. -2.Seguir una de las dos opciones siguientes: a) Pulsar con el botn derecho del ratn sobre cualquier parte del rea de trabajo donde no exista ningn elemento. Aparecera un men contextual en el que seleccionaremos la opcin Nuevo. b) Seleccionar la opcin Nuevo que aparece en el men Archivo -3.Elegir el tipo de archivo que se desee crear o la opcin Carpeta para crear una. -4.En el rea de trabajo aparecer un icono en modo edicin para poder dar en nombre al archivo o carpeta que estamos creando

16.Mover y copiar archivos o carpetas -1.Seleccionar el archivo o carpeta a mover o copiar -2.Si queremos copiar, hemos de seguir una de estas opciones: a) Seleccionar la opcin Copiar en el men Edicin b) Pulsar con el botn derecho de ratn sobre cualquiera de los objetos seleccionados y en el men contextual que aparece elegir la opcin Copiar

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c) Pulsar la combinacin de teclas [ctrl+c] d) Utilizar el botn que tiene dos papeles y que aparece en la barra de herramientas -3.Si queremos mover, tenemos las siguientes opciones a) Seleccionar la opcin Cortar en el men contextual que aparece elegir la opcin Cortar b) Pulsar la combinacin de teclas [ctrl+x] d) Utilizar el botn con las tijeras que aparece en la barra de herramientas -4.Seleccionar la posicin de la jerarqua de carpetas donde se quiere copiar o mover -5.Ejecutaremos la opcin pegar en el men Edicin. a) Seleccionar la opcin Pegar en el men Edicin b) Pulsar con el botn derecho del ratn sobre cualquier parte del rea de trabajo donde no exista ningn objeto y en el men contextual que aparece elegir la opcin Pegar. c) Pulsar la combinacin de teclas [ctrl+V] d) Utilizar el botn pegar que aparece en la barra de herramientas

17.Cambiar el nombre a archivos o carpetas -1.Seleccionar el archivo o carpeta al que se le quiere cambiar el nombre. -2.Seguir una de las opciones siguientes: a) Seleccionar la opcin Cambiar nombre en el men Archivo b) Pulsar con el botn derecho del ratn sobre el elemento seleccionado y en el men contextual que aparece elegir la opcin pegar

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c) Hacer clic sobre el nombre del archivo o carpeta -3.Mientras el cursor parpadea, cambiaremos el nombre -4.Pulsar Enter o bien clic en cualquier posicin del rea de trabajo

18.Ver o cambiar las propiedades de archivos o carpetas

-1.Pulsar con el botn derecho del ratn sobre el icono del archivo o carpeta de el cual se quiere modificar sus propiedades -2.Seleccionar la opcin Propiedades en el men contextual que aparece -3.En la ventana que se muestra, modificar las propiedades -4.Pulsar el botn Aceptar para finalizar

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19.Opciones de carpeta. Mostrar archivos o carpetas ocultas -1.Abrir el Explorador de Windows -2.Seleccionar Opciones de carpeta en el men Herramientas -3.En la ventana que se abre, seleccionar la pestaa Ver -4.Seleccionar la opcin Mostrar todos los archivos y carpetas ocultos. -5.Pulsar el botn Aceptar 20.Cambiar propiedades de la papelera de reciclaje

-1.Pulsar con el botn derecho del ratn sobre el icono que representa a la Papelera de reciclaje en el Escritorio INFORMTICA Pgina 151

-2.En el men contextual que aparece seleccionar la opcin Propiedades. -3.Aparece una ventana -4.En ella podremos decidir si queremos configurar de forma individual las unidades de disco que tengamos en el equipo o de forma conjunta, en el caso de seleccionar la forma individual se nos activarn la opciones que aparecen en cada una de las pestaas de cada unidad. Adicionalmente, podremos definir el tamao en disco que le queremos asignar, as como si queremos que se nos muestre un mensaje cada vez que vayamos a eliminar un archivo o carpeta. Se trata de dar los valores adaptados a las preferencias personales -5.Para terminar. Pulsaremos el botn aceptar 21.Restaurar archivos o carpetas -1. Abrir la Papelera de reciclaje haciendo doble clic sobre su icono -2.Se abrir una ventana nueva -3.Si queremos restaurar todos los elementos que aparecen en la Papelera de reciclaje, seleccionar la opcin Restaurar todos los elementos que aparece en el lateral izquierdo del rea de trabajo. -4.Si queremos restaurar un elemento suelto de los que aparecen en la papelera, pulsar con el botn derecho sobre l y en el men contextual que aparece seleccionar la opcin Restaurar. Tambin se puede seleccionar la opcin restaurar en el men Archivo

22.Eliminar los archivos y carpetas de la papelera de reciclaje -1.Si se quieren eliminar todos los elementos que aparecen en la papelera de reciclaje, seleccionar la opcin Vaciar papelera de reciclaje que aparece en el lateral izquierdo del rea de trabajo -2.Si se quieren eliminar elementos sueltos seleccionar los se quieren y seleccionar la opcin Eliminar a la que se accede pulsando con el botn derecho del ratn sobre los archivos a eliminar 23.Agregar o quitar programas -1.Desplegar el botn Inicio pulsando sobre el con el botn izquierdo del ratn -2. Seleccionar la opcin panel de control -3.Aparece una ventana nueva, hacer doble clic sobre el elemento Agregar o quitar programas -4.Se abrira una ventana nueva seleccionar los elementos que se vaya a quitar o cambiar INFORMTICA Pgina 152

-5. pulsar sobre el botn Quitar que aparece al seleccionar el programa -6.Aparece una ventana de dilogo en la que nos pregunta si estamos seguros de querer desinstalar el programa para continuar desinstalando pulsar S -7.El proceso continuara recopilando la informacin necesaria. En algunos casos se realiza la desinstalacin de forma automtica y, en otros, se lanza un asistente que gua el proceso de desinstalacin. 24.Ajustar fecha y hora del equipo -1.Acceder al Panel de control y seleccionar el elemento Fecha y hora -2.Aparece seleccionada la pestaa Fecha y hora, en la cual se puede establecer la fecha y la hora del equipo -3.En la pestaa Zona horaria se puede establecer la zona horaria a utilizar y si queremos que windows actualice de forma automtica la hora de verano y de invierno -4.La pestaa Hora de internet permite actualizar la fecha y hora del equipo de forma automtica desde un servidor de tiempos en internet -5.Una vez realizados los cambios necesarios, pulsaremos el botn aceptar para cerrar la ventana Propiedades de fecha y hora y aplicar los cambios.

Teclas de mtodo abreviado Excel 2010

Tecla CTRL+RePg CTRL+AvPg CTRL+MAYS+( CTRL+MAYS+& CTRL+MAYS_ CTRL+E CTRL+MAYS+$ CTRL+MAYS+% CTRL+MAYS+^ CTRL+MAYS+# CTRL+MAYS+@ CTRL+MAYS+! CTRL+MAYS+*
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Descripcin Cambia entre las fichas de la hoja de clculo, de izquierda a derecha. Cambia entre las fichas de la hoja de clculo, de derecha a izquierda. Muestra las filas ocultas de la seleccin. Aplica el contorno a las celdas seleccionadas. Quita el contorno de las celdas seleccionadas. Aplica el formato de nmero General. Aplica el formato Moneda con dos decimales (los nmeros negativos aparecen entre parntesis). Aplica el formato Porcentaje sin decimales. Aplica el formato numrico Cientfico con dos decimales. Aplica el formato Fecha con el da, mes y ao. Aplica el formato Hora con la hora y los minutos e indica a.m. o p.m. Aplica el formato Nmero con dos decimales, separador de miles y signo menos (-) para los valores negativos. Selecciona el rea actual alrededor de la celda activa (el rea
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de datos delimitada por filas en blanco y columnas en blanco). En una tabla dinmica, selecciona todo el informe de tabla dinmica. Inserta la hora actual. Copia el valor de la celda situada sobre la celda activa en la celda o en la barra de frmulas. Muestra el cuadro de dilogo Insertar para insertar celdas en blanco. Muestra el cuadro de dilogo Eliminar para eliminar las celdas seleccionadas. Inserta la fecha actual. Cambia entre mostrar valores de celda y mostrar frmulas de la hoja de clculo. Copia en la celda o en la barra de frmulas una frmula de la celda situada sobre la celda activa. Muestra el cuadro de dilogo Formato de celdas. Aplica o quita el formato de negrita. Aplica o quita el formato de cursiva. Aplica o quita el formato de subrayado. Aplica o quita el formato de tachado. Cambia entre ocultar y mostrar objetos. Muestra u oculta smbolos de esquema. Oculta filas seleccionadas. Oculta columnas seleccionadas. Selecciona toda la hoja de clculo. Si la hoja de clculo contiene datos, CTRL+E selecciona toda la hoja de clculo. CTRL+E Cuando el punto de insercin est a la derecha de un nombre de funcin en una frmula, muestra el cuadro de dilogo Argumentos de funcin. CTRL+MAYS+A inserta los parntesis y nombres de argumento cuando el punto de insercin est a la derecha de un nombre de funcin en una frmula. Aplica o quita el formato de negrita. Copia las celdas seleccionadas. Utiliza el comando Rellenar hacia abajo para copiar el contenido y el formato de la celda situada ms arriba de un rango seleccionado a las celdas de abajo. Muestra el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar con la

CTRL+MAYS+: CTRL+MAYS+" CTRL+MAYS+Signo ms( +) CTRL+Signo menos (-) CTRL+; ALT+ CTRL+' CTRL+1 CTRL+2 CTRL+3 CTRL+4 CTRL+5 CTRL+6 CTRL+8 CTRL+9 CTRL+0

CTRL+N CTRL+C CTRL+J CTRL+B

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ficha Buscar seleccionada. MAYS+F5 tambin muestra esta ficha, mientras que MAYS+F4 repite la ltima accin de Buscar. CTRL+MAYS+F abre el cuadro de dilogo Formato de celdas con la ficha Fuente seleccionada. Muestra el cuadro de dilogo Ir a. CTRL+I CTRL+L CTRL+K CTRL+ALT+K CTRL+L CTRL+U F5 tambin muestra este cuadro de dilogo. Muestra el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar con la ficha Reemplazar seleccionada. Aplica o quita el formato de cursiva. Muestra el cuadro de dilogo Insertar hipervnculo para hipervnculos nuevos o el cuadro de dilogo Modificar hipervnculo para hipervnculos existentes seleccionados. Muestra el cuadro de dilogo Crear tabla. Crea un nuevo libro en blanco. Muestra el cuadro de dilogo Abrir para abrir o buscar un archivo. CTRL+MAYS+O selecciona todas las celdas que contienen comentarios. Muestra la ficha Imprimir en Vista Backstage de Microsoft Office. CTRL+P CTRL+MAYS+F abre el cuadro de dilogo Formato de celdas con la ficha Fuente seleccionada. Utiliza el comando Rellenar hacia la derecha para copiar el contenido y el formato de la celda situada ms a la izquierda de un rango seleccionado a las celdas de la derecha. Guarda el archivo activo con el nombre de archivo, la ubicacin y el formato de archivo actuales. Muestra el cuadro de dilogo Crear tabla. Aplica o quita el formato de subrayado. CTRL+MAYS+U cambia entre expandir y contraer de la barra de frmulas. Inserta el contenido del Portapapeles en el punto de insercin y reemplaza cualquier seleccin. Disponible solamente despus de haber cortado o copiado un objeto, texto o el contenido de una celda. CTRL+ALT+V muestra el cuadro de dilogo Pegado especial. Disponible solamente despus de haber cortado o copiado un objeto, texto o el contenido de una celda en una hoja de clculo o en otro programa.
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CTRL+A

CTRL+D CTRL+G CTRL+F CTRL+S

CTRL+V

CTRL+R CTRL+X CTRL+Y CTRL+Z

Cierra la ventana del libro seleccionado. Corta las celdas seleccionadas. Repite el ltimo comando o accin, si es posible. Utiliza el comando Deshacer para invertir el ltimo comando o eliminar la ltima entrada que escribi.

Sugerencia Las combinaciones con CTRL: CTRL+E, CTRL+J, CTRL+M y CTRL+Q son accesos directos an sin asignar. Tecla Descripcin Muestra el panel de tareas Ayuda de Excel. CTRL+F1 muestra u oculta la cinta de opciones. F1 ALT+F1 crea un grfico incrustado a partir de los datos del rango actual. ALT+MAYS+F1 inserta una hoja de clculo nueva. Modifica la celda activa y coloca el punto de insercin al final del contenido de la celda. Tambin mueve el punto de insercin a la barra de frmulas cuando la edicin en una celda est desactivada. F2 MAYS+F2 agrega o modifica un comentario de celda. CTRL+F2 muestra un rea de vista previa de impresin en la ficha Imprimir en Vista Backstage. Muestra el cuadro de dilogo Pegar nombre. Solo disponible si hay nombres existentes en el libro. MAYS+F3 muestra el cuadro de dilogo Insertar funcin. Repite el ltimo comando o accin, si es posible. F4 CTRL+F4 cierra la ventana del libro seleccionado. ALT+F4 cierra Excel. Muestra el cuadro de dilogo Ir a. F5 CTRL+F5 restaura el tamao de ventana de la ventana del libro seleccionado. Cambia entre la hoja de clculo, la cinta de opciones, el panel de tareas y los controles de Zoom. En una hoja de clculo que se ha dividido (men Ver, Administrar esta ventana, Inmovilizar paneles, comando Dividir ventana), F6 incluye los paneles divididos cuando se alterna entre los paneles y el rea de la cinta. F6 MAYS+F6 cambia entre la hoja de clculo, los controles de zoom, el panel de tareas y la cinta de opciones. CTRL+F6 cambia a la ventana del libro siguiente cuando hay ms de una ventana del libro abierta.
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F3

Muestra el cuadro de dilogo Ortografa para revisar la ortografa de la hoja de clculo activa o del rango seleccionado. F7 CTRL+F7 ejecuta el comando Mover en la ventana del libro cuando no est maximizada. Utilice las teclas de direccin para mover la ventana y, cuando haya acabado, presione ENTRAR o ESC para cancelar. Activa o desactiva el modo extendido. En el modo extendido aparece Seleccin extendida en la lnea de estado y las teclas de direccin extienden la seleccin. MAYS+F8 le permite agregar una celda o rango de celdas no adyacentes a una seleccin de celdas utilizando las teclas de direccin. F8 CTRL+F8 ejecuta el comando Tamao (en el men Control de la ventana del libro) cuando una ventana del libro no est maximizada. ALT+F8 muestra el cuadro de dilogo Macro para crear, ejecutar, modificar o eliminar una macro. Calcula todas las hojas de clculo de todos los libros abiertos. MAYS+F9 calcula la hoja de clculo activa. CTRL+ALT+F9 calcula todas las hojas de clculo de todos los libros abiertos, independientemente de si han cambiado desde el ltimo clculo. CTRL+ALT+MAYS+F9 vuelve a comprobar frmulas dependientes y calcula todas las celdas de todos los libros abiertos, incluidas las celdas que no tienen marcado que sea necesario calcularlas. CTRL+F9 minimiza la ventana del libro hasta convertirla en un icono. Activa o desactiva la informacin de los mtodos abreviado de teclado (con ALT se consigue lo mismo). MAYS+F10 muestra el men contextual de un elemento seleccionado. F10 ALT+MAYS+F10 muestra el men o mensaje de un botn de comprobacin de errores. CTRL+F10 maximiza o restaura la ventana de libro seleccionada. Crea un grfico a partir de los datos del rango actual en una hoja de grfico distinta. F11 MAYS+F11 inserta una hoja de clculo nueva. ALT+F11 abre el Editor de aplicaciones de Microsoft Visual Basic, donde puede crear una macro utilizando Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Muestra el cuadro de dilogo Guardar como.

F9

F12

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Otras teclas de mtodo abreviado tiles

Nota Descargar o imprimir una tarjeta de referencia rpida:

Tecla

Descripcin Muestra los KeyTips (nuevos mtodos abreviados) en la cinta de opciones. Por ejemplo,

ALT

ALT, W, P cambia la hoja de clculo a la vista Diseo de pgina. ALT, W, L cambia la hoja de clculo a la vista Normal. ALT, W, I cambia la hoja de clculo a la Vista previa de salto de pgina. Mueve el cursor una celda hacia arriba, hacia abajo, hacia la izquierda o hacia la derecha. CTRL+TECLA DE DIRECCIN va hasta el extremo de en una hoja de clculo. MAYS+TECLA DE DIRECCIN extiende en una celda la seleccin de celdas. CTRL+MAYS+TECLA DE DIRECCIN extiende la seleccin de celdas a la ltima celda no vaca de la misma columna o fila que la celda activa, o si la siguiente celda est en blanco, extiende la seleccin a la siguiente celda que no est en blanco. FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA selecciona la ficha de la izquierda o de la derecha cuando la cinta de opciones est seleccionada. Cuando un submen est abierto o seleccionado, estas teclas de direccin alternan entre el men principal y el submen. Cuando una ficha de la cinta est seleccionada, estas teclas permiten desplazarse por los botones de ficha. FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO selecciona el siguiente comando o el anterior cuando hay abierto un men o un submen. Cuando una ficha de la cinta de opciones est seleccionada, estas teclas permiten desplazarse hacia arriba y hacia abajo en el grupo de fichas. En un cuadro de dilogo, las teclas de direccin permiten desplazarse entre opciones en un cuadro de lista desplegable abierto o entre algunas opciones de un grupo de opciones. FLECHA ABAJO o ALT+FLECHA ABAJO abren una lista desplegable seleccionada.

TECLAS DE DIRECCIN

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Elimina un carcter a la izquierda en la barra de frmulas. RETROCESO Tambin borra el contenido de la celda activa. En el modo de edicin de celdas, elimina el carcter situado a la izquierda del punto de insercin. Quita el contenido de la celda (datos y frmulas) de las celdas seleccionadas sin afectar a los formatos de celda ni a los comentarios. En el modo de edicin de celdas, elimina el carcter situado a la derecha del punto de insercin. FIN activa el Modo final. En Modo final, puede presionar una tecla de flecha para moverse a la prxima celda que no est vaca en la misma columna o fila que la celda activa. Si las celdas estn vacas, al presionar FIN despus de una tecla de flecha, pasar a la ltima celda de la fila o columna. FIN tambin selecciona el ltimo comando del men cuando un men o un submen estn visibles. FIN CTRL+FIN permite desplazarse hasta la ltima celda de una hoja de clculo, a la ltima fila utilizada de la ltima columna utilizada. Si el cursor est en la barra de frmulas, CTRL+FIN mueve el cursor al final del texto. CTRL+MAYS+FIN extiende la seleccin de celdas hasta la ltima celda utilizada de la hoja de clculo (esquina inferior derecha). Si el cursor est en la barra de frmulas, CTRL+MAYS+FIN selecciona todo el texto de la barra de frmulas desde la posicin del cursor hasta el final; esto no afecta al alto de la barra de frmulas. Completa una entrada de celda desde la celda o desde la barra de frmulas, y selecciona la celda situada debajo (de forma predeterminada). En un formulario de datos, va al primer campo del registro siguiente. Abre un men seleccionado (presione F10 para activar la barra de mens) o realiza la accin de un comando seleccionado. ENTRAR En un cuadro de dilogo, ejecuta la accin asignada al botn de comando predeterminado del cuadro de dilogo (el botn en negrita que suele ser el botn Aceptar). ALT+ENTRAR comienza una nueva lnea en la misma celda. CTRL+ENTRAR rellena el rango de celdas seleccionado con la entrada actual.

SUPR

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MAYS+ENTRAR completa una entrada de celda y selecciona la celda situada por encima. Cancela una entrada en la celda o en la barra de frmulas. Cierra un men o submen, un cuadro de dilogo o una ventana de mensaje abiertos. Tambin cierra el modo de pantalla completa cuando se ha aplicado este modo y vuelve a modo de pantalla normal para mostrar de nuevo la cinta de opciones y la barra de estado. Va al principio de una fila de una hoja de clculo. Permite desplazarse hasta la celda de la esquina superior derecha de la ventana cuando la tecla BLOQ DESPL est activada. INICIO Selecciona el primer comando del men cuando un men o un submen estn visibles. CTRL+INICIO va al inicio de una hoja de clculo. CTRL+MAYS+INICIO amplia la seleccin de celdas hasta el comienzo de la hoja de clculo. Baja una pantalla en una hoja de clculo. ALT+AV PG desplaza una pantalla a la derecha en una hoja de clculo. AV PG CTRL+AV PG va a la hoja siguiente de un libro. CTRL+MAYS+AV PG selecciona la hoja actual y la siguiente de un libro. Sube una pantalla en una hoja de clculo. ALT+RE PG desplaza una pantalla a la izquierda en una hoja de clculo. RE PG CTRL+RE PG va a la hoja anterior de un libro. CTRL+MAYS+RE PG selecciona la hoja actual y la anterior de un libro. En un cuadro de dilogo, ejecuta la accin del botn seleccionado, o activa o desactiva una casilla de verificacin. CTRL+BARRA ESPACIADORA selecciona una columna completa BARRA de una hoja de clculo. ESPACIADORA MAYS+BARRA ESPACIADORA selecciona una fila completa de una hoja de clculo.
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ESC

CTRL+MAYS+BARRA ESPACIADORA selecciona toda la hoja de clculo. Si la hoja de clculo contiene datos, CTRL+MAYS+BARRA ESPACIADORA selecciona la regin actual. Si presiona CTRL+MAYS+BARRA ESPACIADORA una segunda vez se selecciona la regin actual y sus filas de resumen. Presionando CTRL+MAYS+BARRA ESPACIADORA por tercera vez, se selecciona toda la hoja de clculo. Cuando hay un objeto seleccionado, CTRL+MAYS+BARRA ESPACIADORA selecciona todos los objetos de una hoja de clculo. ALT+BARRA ESPACIADORA muestra el men Control de la ventana de Excel. Mueve una celda a la derecha en una hoja de clculo. Permite desplazarse entre celdas desbloqueadas en una hoja de clculo protegida. Mueve a la opcin o grupo de opciones siguientes de un cuadro de dilogo. TAB MAYS+TAB permite moverse a la celda anterior de una hoja de clculo o a la opcin anterior de un cuadro de dilogo. CTRL+TAB pasa a la ficha siguiente en un cuadro de dilogo. CTRL+MAYS+TAB pasa a la ficha anterior en un cuadro de dilogo.

EXCEL 2010

Programa permite realizar clculos utilizando funciones preestablecida, como administrar listas en las hojas de calculo travs de formulas VENTAJAS La posibilidad de utilizar frmulas y funciones

Permite la creacin de grficos que se modificarn automticamente al modificar los datos en su hoja de clculo. Permite tambin el trabajo con bases de datos. Pgina 161

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 Los documento en excel se llaman Libros y pueden tener Hojas de calculo Hojas de grficos Hojas de Macros

La hoja de trabajo EXCEL est formada por FILAS ordenadas por NMEROS y las Columnas ordenadas por las LETRAS del abecederario, la interseccin forma una celda.

Frmulas y Funciones
Frmula Una Formula es: La representacin de una operacin aritmtica en una hoja de calculo. Una frmula comienza por un signo igual (=), seguido del clculo que realiza. Por ejemplo, la siguiente frmula resta 1 de 5 =5-1. Referencias de celda La celda que contiene la frmula se denomina celda dependiente ya que su valor depende del valor en la otra celda. Siempre que se cambie la celda a la que hace referencia la frmula, cambiar tambin la celda que contiene la frmula. La siguiente frmula multiplica el valor en la celda B5 por 5. Cada vez que se cambie el valor en la celda B5 se volver a calcular la frmula.

=B5*5

Operadores de clculo de las frmulas

Operador aritmtico + (signo ms) - (signo menos) Negacin Multiplicacin Divisin Porcentaje Exponente (elmismo que 3*3) 3^2 3/3 20% Significado Suma Resta Ejemplo 3+3 31 1 3*3

* (asterisco) / (barra oblicua) % (signo de porcentaje) ^ (acento circunflejo)

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Los operadores de comparacin comparan dos valores y generan el valor lgico VERDADERO o FALSO

Operadores de Comparacin
Operador de comparacin Significado Ejemplo

= (igual)

Igual a

A1=B1

> (mayor que)

Mayor que

A1>B1

< (menor que)

Menor que

A1<B1

>= (mayor o igual que)

Mayor o igual que

A1>=B1

<= (menor o igual que)

Menor o igual que

A1<=B1

<> (distinto)

Distinto de

A1<>B1

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Los operadores de referencia

Operador de referencia

Significado

Ejemplo

:(dos puntos)

Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, stas incluidas.

B5:B15

; (punto y coma)

Operador de unin que combina varias referencias en una sola.

SUMA(B5:B15;D5:D15)

Funcin. Una funcin es: una frmula predefinida por Excel que opera sobre uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda introducida.
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 La sintaxis de cualquier funcin es: =nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argu mentoN) Siguen las siguientes reglas: 1) Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =. 2) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada parntesis. 3) Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones. 4) Los argumentos deben de separarse por ";".

Ejemplo: =SUMA(A1:C8) El operador " : " nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera equivalente a: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B 7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8 Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden tener funciones anidadas dentro de la frmula. Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
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Referencia Relativa Cuando se crea o se usa una frmula la referencia de celda se basa en su posicin relativa con respecto a la celda que contiene dicha frmula Referencia Absoluta Se establece cuando una sola celda se relaciona con todas las dems $ Ejemplo. $C$2
P VERDADERO VERDADERO VERDADERO VERDADERO FALSO FALSO FALSO FALSO VERDADERO VERDADERO FALSO FALSO VERDADERO VERDADERO FALSO FALSO Q O (V) VERDADERO VERDADERO VERDADERO VERDADERO VERDADERO VERDADERO FALSO FALSO Y( ) VERDADERO VERDADERO FALSO FALSO FALSO FALSO FALSO FALSO

PARCIAL1 8 8 7 9 7 7 6

PARCIAL2 7 4 6 9 10 6 7

PARCIAL3 9 7 9 8 7 5 6

SUMA 24 19 22 26 24 18 19

PROMEDIO 8 6 7 9 8 6 6

SI APROBADO REPROBADO APROBADO APROBADO APROBADO REPROBADO REPROBADO

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Blogger es un servicio creado por Pyra Labs para crear y publicar una bitcora en lnea. El usuario no tiene que escribir ningn cdigo o instalar programas de servidor o de scripting. Blogger acepta para el alojamiento de las bitcoras su propio servidor (Blogspot) o el servidor que el usuario especifique (FTP o SFTP) Historia de Blogger Lanzado en agosto de 1999, es una de las primeras herramientas de publicacin de bitcoras en lneas y es acreditado por haber ayudado a popularizar el uso de formularios. Ms especficamente, en vez de escribir a mano el HTML y frecuentemente subir las nuevas publicaciones, el usuario puede publicar a su bitcora en lnea llenando un formulario en el sitio web de Blogger. Esto puede ser realizado por cualquier navegador y los resultados son inmediatos.

En el 2003, Pyra Labs fue adquirido por Google; por ende, tambin Blogger. Google consigui los recursos que Pyra requera. Ms adelante, las "caractersticas premium", que eran de pago, fueron habilitadas para el pblico en general gracias a la ayuda de Google.

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Qu es un blog? Blog, weblog, bit sin duda una palabra de moda, uno de esos trminos que de la noche a la maana hemos comenzado a ver repetido en todas partes. Aunque aparecieron a finales de los aos 90 y podemos considerar el 2004 como su ao de explosin en la internet anglosajona, no ha sido hasta los ltimos meses del 2005 cuando el fenmeno ha eclosionado definitivamente en el mundo hispanohablante.

Definicin Pero qu es exactamente un blog? Qu lo distingue de cualquier otro tipo de sitio web? podemos resumir que un weblog es una publicacin online con historias publicadas con una periodicidad muy alta que son presentadas en orden cronolgico inverso, es decir, lo ltimo que se ha publicado es lo primero que aparece en la pantalla. Es muy habitual que dispongan de una lista de enlaces a otros weblogs (denominada blogroll) y suelen disponer de un sistema de comentarios que permiten a los lectores establecer una conversacin con el autor y entre ellos acerca de lo publicado. Es propio de los weblogs hacer un uso intensivo de los enlaces a otros blogs y pginas para ampliar informacin, citar fuentes o hacer notar que se contina con un tema que

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empez otro weblog.

Comunidad Alrededor de un blog se forma una comunidad de lectores. As, si estamos en un blog sobre cine, es fcil reconocer entre sus lectores a los mayores aficionados al sptimo arte de la red enfrascados en mil y un debates. Es ms, muchos de esos lectores sern a su vez editores de otro blog y probablemente continen las historias que leen en sus propios weblogs, aunque conviene destacar que los blogs son esencialmente diferentes de los foros: son los editores los que comienzan la conversacin y definen por tanto la temtica y el estilo del sitio.

Sencillez Crear y editar un blog bsico es tan sencillo como acceder al correo electrnico. Las ganas de contar historias, opinar y conversar estaban ah, los weblogs se han erigido en la herramienta asequible que necesitaban todas estas voces. Hacer un buen blog comprendiendo los mecanismos que subyacen al gnero ya es cuestin de conocimiento y talento.

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Cuestin de confianza Otro aspecto fundamental para entender el fenmeno blog es que se crean relaciones de confianza. Hay aspectos ticos que inciden en ello: citar las fuentes, reconocer cuando uno se ha equivocado al corregirle un lector e indicar los cambios que se realicen a posteriori de la edicin original; tambin hay rasgos de estilo que favorecen este tipo de relaciones, en los blogs se escribe con un estilo directo, cercano, se conversa.

Wiki
Qu es un Wiki? Un Wiki (del hawaiano wiki wiki, rpido) es un sitio web colaborativo que puede ser editado por varios usuarios. Los usuarios de una wiki pueden as crear, editar, borrar o modificar el contenido de una pgina web, de una forma interactiva, fcil y rpida; dichas facilidades hacen de una wiki una herramienta efectiva para la escritura colaborativa. (definicin tomada de Wikipedia) (eningls, en francs)

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La principal utilidad de un wiki es que permite crear y mejorar las pginas de forma instantnea, dando una gran libertad al usuario, y por medio de una interfaz muy simple. Esto hace que ms gente participe en su edicin, a diferencia de los sistemas tradicionales, donde resulta ms difcil que los usuarios del sitio contribuyan a mejorarlo. Una caracterstica que define la tecnologa wiki es la facilidad con que las pginas pueden ser creadas y actualizadas. En general no hace falta revisin para que los cambios sean aceptados. La mayora de wikis estn abiertos al pblico sin la necesidad de registrar una cuenta de usuario. A veces se requiere hacer login para obtener una cookie de wiki-firma, para autofirmar las ediciones propias. Otros wikis ms privados requieren autenticacin de usuario.

Blogs - Normalmente un slo autor/editor + comentarios - Estructura cronolgica empezando por la ltima "entrada" - Links externos

Wikis - Muchos autores al mismo nivel - La estructura puede ser variada, sustituyndose las versiones a medida que se modifica. - Links externos e internos

FUNCUN BUSCAR V O CONSULTAR V.

REGISTRO DE RESERVAS JULIO Y AGOSTO CLIENTE TEODORA ANTNEZ BASILIO ARTIGUES M ANTONIA BASTOS DAVID SINTES OVIDIO GONZALES ISABEL CASTILLO TIPO DE HABITACIN INDIVIDUAL DOBLE SUITE IMPERIAL R TIPO DE HABITACIN INDIVIDUAL DOBLE INDIVIDUAL SUITE IMPERIAL DOBLE JULIO YAGOSTO $ 72,00 $ 130,00 $ 200,00 $ 350,00 R2 PRECIO 72 130 72 200 350 130 RESTO DEL AO $ 36,00 $ 70,00 $ 110,00 $ 190,00

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FUNCIN CONSULTAR H O BUSCAR H.

REGISTRO DE RESERVAS RESTO DEL AO CLIENTE TIPO DE HABITACIN PRECIO FRANCISCO GARCIA SUITE 110 LAURA BURGOS INDIVIDUAL 36 CARLOS LUIS PAREJO SUITE 110 SANDRA PERTEGAZ DOBLE 70 DANIEL ALBA DOBLE 70 HECTOR GAMUNDI IMPERIAL 190 TIPO DE HABITACIN JULIO YAGOSTO RESTO DEL AO

INDIVIDUAL $ 72,00 $ 36,00

DOBLE $ 130,00 $ 70,00

SUITE $ 200,00 $ 110,00

IMPERIAL $ 350,00 $ 190,00

LOS HIPERVINCULOS
Los hipervnculos son enlaces o rutas de acceso a otro archivo, pagina Web o una direccin de correo electrnico, es una herramienta sencilla y de mucha utilidad cuando se trata de navegar por un texto demasiado largo, su funcin es llevar al usuario de cierto punto hasta otro punto sin tener que leer o visualizar todo el texto, por ejemplo: saltar de la pagina numero tres hasta la pagina siete.

COMBINAR CORRESPONDENCIA (I) Mediante la opcin Combinar correspondencia Word2007 nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio. De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas. Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que slo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos variables (los que cambian en cada carta segn la persona). De esta forma podemos generar automticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde estn almacenados los datos. Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generacin de etiquetas, la impresin de sobres, generar recibos, etc.
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Conceptos previos Cuando 'combinamos correspondencia', estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal y el origen de datos. Documento principal. Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos. Origen de datos. Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de MS Access, un libro de MS Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar. En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro ser la fila correspondiente a un cliente, y los campos sern por ejemplo, el nombre y la direccin del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente. Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuacin y vers qu sencillo resulta utilizar esta potente utilidad de Word.

Crear el documento principal Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto fijo. Seleccionar de la pestaa Correspondencia el men Iniciar combinacin de correspondencia, all haz clic en la opcin Paso a paso por el Asistente para cobinar correspondencia.

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Se abrir con el asistente y en la En tipo de (cartas, sobres,

la seccin Combinar correspondencia primer paso del asistente. Este es muy sencillo, nos va preguntando nosotros le contestamos haciendo clic opcin deseada. primer lugar tenemos que elegir el documento que queremos generar mensajes de correo electrnico, etc..) Seleccionar Cartas y hacer en

Siguiente , aparece el segundo paso del asistente. En el paso 2 definimos el documento inicial, es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos una explicacin de la opcin seleccionada en este momento. Dejar seleccionada la primera opcin y hacer clic en Siguiente para continuar con el asistente.

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1. Para qu sirve combinar correspondencia? a) Para responder automticamente a los correos electrnicos que nos llegan, en funcin de su contenido. b) Para crear mensajes personalizados a partir de un texto fijo y los datos almacenados de distintas personas. c) A y B son ciertas. d) A y B son falsas. 2. Podemos enviar por correo electrnico los documentos generados? a) S, Word lo enva directamente. b) S, Word lo prepara y el gestor de correo que tengamos instalado realiza el envo. c) S, guardando los documentos en una carpeta y adjuntndolos a mano en cada correo. d) No. 3. Cmo se combina la correspondencia? a) Desde las opciones de la pestaa Correspondencia. b) Desde el asistente para combinar correspondencia. c) A y B son ciertas. d) A y B son falsas. 4. De dnde sacamos los datos de origen a combinar con el documento? a) De una tabla de datos de Word. b) De un archivo externo como un libro Excel, una base Access o la lista de contactos de Outlook, etc. c) A y B son ciertas. d) A y B son falsas. 5. Podemos visualizar los registros que se van a utilizar en la combinacin? a) S, podemos visualizarlos, pero no modificarlos. b) S, podemos visualizarlos y modificarlos. c) S, pero no desde Word, sino abriendolo con el programa correspondiente. d) No. 6. Es posible escoger en qu orden se realizar la combinacin de los registros de los

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datos de origen? a) S, pero nicamente si los ordenamos en su lugar de origen. b) S, pero slo en base a un criterio. c) S, desde Word los podemos ordenar, incluso por varios criterios. d) No. 7. Es posible filtrar los datos de origen? a) No, siempre se filtran todos los datos del origen. b) S, estableciendo condiciones de filtrado o desactivando registros concretos. 8. Para qu sirve la opcin Insertar campo combinado? a) Para incorporar un desplegable al documento. b) Para incorporar una lista de opciones al documento. c) Para incorporar un dato del origen como el nombre o la direccin al documento. d) Todas las respuestas son ciertas. 9. Para qu sirve la opcin Asignar campos? a) Etiquetar los campos combinados en el documento. b) Incorporar campos combinados en el documento. c) Establecer la correspondencia entre los campos estndar y los que incorporamos. d) Todas las respuestas son ciertas. 10. Para qu sirven los siguientes iconos? a) Reproducir elementos multimedia del documento. b) Pasar pginas en el documento. c) Ver los documentos generados con los datos reales que se han combinado. d) Ver los distintos registros a combinar.

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La barra de acceso rpido La ficha Archivo

La barra de ttulo

La cinta de opciones

La barra de frmulas

La barra de etiquetas

La barra de estado

Las barras de desplazamiento

1La ficha Archivo

Haciendo clic en la pestaa Archivo que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrs desplegar un men desde donde podrs ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.

2La barra de ttulo

INFORMTICA nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. 177 Pgina Contiene el Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre Provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los

3La barra de acceso rpido

La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Excel como Guardar , Deshacer o Rehacer .

Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en una opcin y aparecer marcada. De igual forma, si vuelves a hacer clic sobre ella se eliminar de la barra. Si no encuentras la opcin en la lista que te propone, puedes seleccionar Ms comandos.

4La cinta de opciones

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La cinta de opciones es uno de los elementos ms importantes de Excel, ya que contiene todas las opciones del programa organizadas en pestaas. Al pulsar sobre una pestaa, accedemos a la ficha. Las fichas principales son Inicio, Insertar, Pgina 178 Diseo de pgina, Frmulas, Datos, Revisar y Vista. En ellas se encuentran los distintos botones con las opciones disponibles.

5La barra de frmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente.

6La barra de etiquetas

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. 7Las barras de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.

8La barra de estado

Indica en qu estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para realizar zoom sobre la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones + y -. Tambin dispone de tres botones para cambiar rpidamente de vista (forma en que se visualiza el libro). 9La ayuda

Tenemos varios mtodos para obtener Ayuda con Excel. Un mtodo consiste en utilizar la Cinta de opciones, haciendo clic en el interrogante: Otro mtodo consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecer la ventana de ayuda desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria.
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ACCES Cuestionario Nmero 2 1. Qu requisitos deben cumplir dos tablas para que podamos relacionarlas? a) Deben tener los mismos tipos de datos en todos sus campos. b) Deben tener un campo en comn que sirva de nexo de unin. c) A y B son ciertas. d) A y B son falsas. 2. Para que una relacin entre dos tablas sea vlida, el campo relacionado deber ser... a) nico. No puede haber valores duplicados en ninguna de las dos tablas. b) Requerido. No puede haber valores nulos en ninguna de las dos tablas. c) A y B son ciertas. d) A y B son falsas. 3. Una relacin entre la tabla Vendedores y la tabla Facturas, de qu tipo ser? a) Relacin Uno a Uno. b) Relacin Uno a Varios. c) Relacin Varios a Varios. d) No tendra sentido relacionar estas tablas. 4. Y una relacin entre la tabla Aviones y la tabla Horarios de un Aeropuerto? a) Relacin Uno a Uno. b) Relacin Uno a Varios. c) Relacin Varios a Varios. d) No tendra sentido relacionar estas tablas. 5. Desde dnde abrimos la ventana adecuada para crear una relacin?
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a) Desde la pestaa Herramientas de la base de datos. b) Desde la pestaa Herramientas de tabla, cuando est activa. c) Desde la pestaa Archivo, en la opcin Informacin. d) Todas las respuestas son ciertas. 6. Se puede modificar o eliminar una relacin existente? a) S, pero hay que meditarlo bien antes, porque tambin se borran los valores de los campos que estaban relacionados. b) S, siempre y cuando se trate de una relacin Varios a Varios. c) S. d) No. 7. Para eliminar todas las relaciones de una base de datos: a) En la pestaa Diseo, haremos clic en Borrar diseo. b) Deberemos borrarlas una a una. c) Deberemos borrar la tabla del sistema que se encarga de guardar las relaciones, desde el Panel de navegacin. d) No se puede eliminar las relaciones ya existentes. 8. Cul es el campo que ms frecuentemente se suele utilizar para relacionar tablas? a) La clave primaria. b) La clave combinada. c) Los campos de tipo fecha. d) Los campos de tipo Objeto OLE. 9. El botn Mostrar relaciones directas nos mostrar... a) Todas las relaciones de la base de datos.
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b) Todas las relaciones de una determinada tabla. c) Todas las relaciones de una determinada tabla y de un tipo concreto, por ejemplo Uno a Uno. d) Todas las respuestas son falsas. 10. Es necesario que los campos que se van a relacionar tengan el mismo nombre? a) S, siempre. b) S, y en caso de no tenerlo deberemos asignar un alias a una de ellas que coincida con el nombre del campo de la otra. c) No.

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