Gestin de Proyectos

Edgar Ivn Chimarro

Control y Seguimiento

En los proyectos de desarrollo de software el objetivo, es precisamente realizar el seguimiento de lo planificado, tomando medidas oportunas cuando se produzcan retrasos o costes por encima de lo planificado. Este proceso se puede dividir en dos grandes objetivos, uno lo constituye el seguimiento, que sera el encargado de determinar si el proyecto est o no bajo control; cmo se determina si el proyecto est bajo control? Verificando si se estn alcanzando los objetivos del proyecto a tiempo, con los recursos estimados, con un nivel de calidad y si contina siendo aceptable econmicamente. Tan pronto se observen desviaciones se debe re planificar y renegociar el plan del proyecto con los clientes. El otro se refiere al control del proyecto, que se define como toda actividad que asegura de que el trabajo real va de acuerdo al plan, compara lo realizado con las metas y planes, revela cuando y donde existen desviaciones, y pone en marcha acciones correctoras; ayudando a la realizacin de los planes.
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Control y Seguimiento (2)

Es imprescindible comparar peridicamente la realidad del desarrollo del proyecto con la previsin disponible, ya sea la inicial o cualquiera de las nuevas previsiones que se hayan debido realizar al detectar errores en la estimacin o la planificacin inicial. Las actividades de seguimiento y control estn presentes en todo el ciclo de vida de un proyecto de software, dado que su principal objetivo son las acciones orientadas a recopilar y contrastar informacin sobre los avances del proyecto, con el objetivo de: Proveer visibilidad adecuada a todas las personas involucradas en el proyecto acerca del resto de actividades que se estn desarrollando. Retroalimentar la planificacin original.
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Necesidad del seguimiento y control en un proyecto informtico

Es necesario ya que al realizar la planificacin, hacemos estimaciones de: tamao de la aplicacin, recursos para cada tarea, productividad esperada. Ocurre normalmente que no coincida exactamente lo planificado con la realidad. Adems, los proyectos informticos no son repeticiones de un conjunto de tareas realizadas previamente.

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Seguimiento de Proyectos
Es el conjunto de actividades incluidas en el proceso de medir, recopilar, registrar, procesar y analizar datos para generar y comunicar la informacin requerida por la administracin del proyecto y facilitar la adopcin de decisiones que contribuyan a mantener o reorientar la conduccin de ste hacia objetivos considerados en su diseo. El seguimiento pretende una anticipacin, no una constatacin. Con el seguimiento de un proyecto informtico no se trata de constatar si en un momento determinado del proyecto se llevan dos meses de retraso, porque entonces ya sera demasiado tarde. Lo que importa es poder decir, por ejemplo, que aunque actualmente vamos suficientemente bien, si continuamos as de aqu a tres meses se podr constatar un mes de retraso en el desarrollo del proyecto. Slo con una previsin anticipada de este tipo se pueden tomar las decisiones adecuadas para tratar de salvar las previsiones del proyecto.

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Tipos de seguimiento de un proyecto Informtico

Esttico: basado en el esfuerzo dedicado a una tarea. Dinmico: basado en el avance de los productos obtenidos. Predictivo: anticipa problemas futuros en funcin de variables actuales del proyecto, como la productividad. Los tipos de seguimiento no son excluyentes, sino complementarios. En funcin de la informacin obtenida, se debe proceder a la re planificacin del proyecto y a la toma de las acciones correctoras que se consideren necesarias.

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Caractersticas del Proceso de Seguimiento

Debe ser continuo, no se debe interrumpir, dura todo el proceso y se efecta durante la ejecucin de un proyecto. Debe ser preciso y eficaz Se efecta por todos los que mantienen un inters en la ejecucin del proyecto o en sus resultados, pueden ser el equipo u oficinas de gestin de proyectos, la gerencia de la organizacin, los clientes, etc.

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Procedimiento para realizar el seguimiento.

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Procedimiento para realizar el seguimiento (1)

Definir los objetivos del seguimiento.- se determinan que aspectos son los que interesan registrar especficamente. Identificar los agentes de seguimiento.- se identifican, describen, priorizan los responsables del seguimiento, dentro y fuera del proyecto. Seguimiento de las tareas.- se revisa el estado de cada tarea con el miembro del equipo asignado para su realizacin y verifica su estado con los responsables de dichas unidades de trabajo. Gestionar las incidencias.- consiste en registrar la incidencia, valorar su impacto y proponer una solucin.

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Procedimiento para realizar el seguimiento (2)

Planificar el presupuesto para el seguimiento.- se planifica y distribuye el presupuesto entre los distintos niveles de seguimiento, en algunos casos este presupuesto resulta elevado por las caractersticas crticas de algunos proyectos. Confeccionar los productos del seguimiento.- se elaboran los documentos de salida del proceso, dgase informes de seguimiento con el avance del proyecto, planes de trabajo, recomendaciones, acciones correctivas, etc.

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Control de Proyectos
La necesidad de hacer una revisin permanente de la ejecucin de las distintas actividades que han sido programadas conlleva a definir un sistema de control, el cual nos posibilite medir el avance fsico y tambin el uso de recursos humanos, materiales o financieros, adems de la relacin entre el tiempo y el costo. El control permite asegurarse de que todos los recursos estn siendo utilizados de la manera ms efectiva posible en funcin del logro de los objetivos del proyecto. La base del control es la retroalimentacin, entendida como informacin confiable y oportuna que permita tomar decisiones respecto a la ejecucin del proyecto.

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Funciones de la etapa de control

Vigilar las desviaciones del plan Emprender acciones correctivas Cambiar el alcance del proyecto Regresar a la etapa de planeacin para hacer ajustes. Recibir y evaluar los cambios en los proyectos solicitados

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Diagrama de los procedimientos para realizar Control de Proyectos

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Procedimientos para realizar Control de Proyectos

Definir los puntos de control.- son los momentos donde se decide realizar el control (al finalizar una fase relevante del proyecto, al final de una actividad clave, etc.). Controlar las tareas.- en esta actividad se establece la comparacin entre los resultados obtenidos del seguimiento y los previstos con el plan, se calculan las diferencias y se realiza el anlisis de las posibles causas de esas diferencias, especialmente si son significativas. Proponer acciones correctivas.- se proponen acciones correctivas para corregir o compensar los problemas detectados, se revisan los planes originales de ser necesario. Controlar los cambios.- Se realizarn las solicitudes y registro de los cambios, evaluados por el equipo del proyecto y se informa a todos de los cambios efectuados.
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Planeacin, ejecucin y control en el ciclo de vida. Relacin.

Aunque se separara en fases durante el desarrollo de un proyecto, el control del proyecto se realiza a lo largo del ciclo de vida. Pero se puede decir que el control tiene una relacin en especial con la planeacin. En los planes del proyecto es donde funciona el proceso de control, la retroalimentacin propia de la fase de control muchas veces identifica la necesidad de ajustar los planes o estrategias vigentes o de elaborar nuevos de manera que se puedan cumplir los objetivos con el tiempo y recursos disponibles.

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Control en el ciclo de vida.

CONTROL

El control visto como funcin administrativa suele recaer principalmente en el director o gerente de proyecto, no obstante, la responsabilidad por la ejecucin de planes se encuentra en todos los niveles y, por lo tanto, el control es una funcin esencial en todo nivel.
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Bibliografa

Diana de Len. Seguimiento y control de un proyecto. Link. http://www.slideshare.net/ddjdlc/seguimi ento-y-control-de-un-proyecto Senz Durn, Jorge Luis Valdivieso, Castillo Claudia Mara, Zrate Florin Carlos Manuel. Seguimiento y control de proyectos informticos. Universidad de Trujillo
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