IETEC INSTITUTO DE EDUCAO TECNOLGICA PS-GRADUAO ADMINISTRAO DE PROJETOS 2 Turma

Metodologia de Alocao de Custos Indiretos para Projetos

Hrcules Rodrigues Quinino

Belo Horizonte, 20 / 12 / 2010

Autorizao de Divulgao de Trabalho Tcnico

AUTORIZAO DE PUBLICAO

AUTORIZAMOS A PUBLICAO DE NOSSO TRABALHO NA INTERNET, JORNAIS E REVISTAS TCNICAS EDITADAS PELO IETEC. NO AUTORIZAMOS A PUBLICAO OU DIVULGAO DO NOSSO TRABALHO.

BELO HORIZONTE, 20 / 12 / 2010

CURSO: SEMESTRE/ANO: TTULO DO TRABALHO:

MBA ADMINISTRAO DE PROJETOS SEGUNDO SEMESTRE / 2009 TURMA: 3

Metodologia de Alocao de Custos Indiretos para Projetos

NOME DOS PARTICIPANTES

HERCULES RODRIGUES QUININO

ASSINATURA

Metodologia de Alocao de Custos Indiretos para Projetos

Hrcules Rodrigues Quinino MBA Administrao de Projetos Diretor HRQ Solues em Sistemas de Informtica Ltda hercules@hrqconsultoria.com.br

RESUMO Este trabalho tem como objetivo principal demonstrar uma metodologia de Alocao de Custos Diretos/ Indiretos para projetos, bem como verificar qual sua real rentabilidade. Muito tem se falado em processo de gerenciamento de custos em projetos, mas na prtica existem muitas dvidas a cerca de qual mtodo utilizar para se saber o resultado dos projetos. No decorrer do trabalho apresenta-se um mtodo que gestores de projetos podem utilizar para alocar os custos aos projetos bem como definir melhores formas de rateio e aglutinao dos custos aos projetos. Palavras-chave: Alocao de Custos, Custos Indiretos, Custos Diretos, Direcionadores de Custos, Categorias de Custos, Objetos de Custos, Rentabilidade de Projetos.

ABSTRACT This work aims mainly to demonstrate a methodology for Overhead Cost Allocation to projects and see their real profitability. Much has been said in the process of cost management in projects but in practice there are many doubts in some of which method to use to know the outcome of the projects. During the work it will be possible to find a method by which project managers can use to allocate costs to projects and to define the best form of assemblage and apportionment of costs to projects. Keywords: Cost Allocation, Overhead, Cost Driver, Cost Categories, Cost Objects, Profitability Project

LISTA DE ILUSTRAES

FIGURA 1 ALOCAO DE CUSTOS FIGURA 2 CATEGORIAS DE CUSTOS FIGURA 3 CONTA FINANCEIRA X CATEGORIAS DE CUSTOS FIGURA 4 ORIGENS X DESTINOS DA ALOCAO DE CUSTOS FIGURA 5 APURAO DA ALOCAO DE CUSTOS FIGURA 6 RESULTADO DA ALOCAO DE CUSTOS

10 12 12 13 14 15

SUMARIO

1 INTRODUO....................................................................................................................................................6 2 OBJETIVO GERAL............................................................................................................................................7 2.1 OBJETIVOS ESPECFICOS.......................................................................................................................................7 3 JUSTIFICATIVA.................................................................................................................................................7 4 METODOLOGIA APURAO DE CUSTOS.................................................................................................8 4.1 CLASSIFICAO DE CUSTOS..................................................................................................................................8 4.1.1 Custo Fixo .............................................................................................................................................9 4.1.2 Custo Varivel........................................................................................................................................9 ............................................................................................................................................................................9 4.2 ALOCAO DE CUSTOS.......................................................................................................................................9 4.3 DIRECIONADORES E CUSTOS..............................................................................................................................10 4.3.1 Apropriao de Horas.........................................................................................................................11 4.4 CATEGORIAS DE CUSTOS...................................................................................................................................11 4.5 ORIGENS / DESTINOS DA ALOCAO DE CUSTOS..................................................................................................12 4.6 APURAO DE CUSTOS.....................................................................................................................................13 4.7 RESULTADO DA ALOCAO DE CUSTOS..............................................................................................................14 5. CONSIDERAES FINAIS ..........................................................................................................................15 REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS ..............................................................................................................16

Introduo

Como alocar os custos indiretos aos objetos de custos, sejam eles produtos, servios ou projetos? Este o questionamento que tem sido feito por vrios gerentes de projetos. BRUNI & FAM (2002) afirmam que: O maior problema enfrentado pela gesto de custos refere-se a
como distribuir custos indiretos aos produtos ou servios elaborados. Como formas de diluio desses problemas, diversas tentativas so feitas, como o controle de custos por departamentos ou centros de custos. (p.171)

O que mais se tem visto no momento so empresas falando que seus projetos ultrapassaram os valores estimados para execuo de determinado empreendimento, tanto na esfera empresarial quanto no mbito governamental; o que mais grave ainda, uma vez que eles esto trabalhando com dinheiro pblico e o mesmo deveria ser bem gerenciado para demonstrar a eficincia da mquina pblica na gesto de negcios e projetos disseminando esse conhecimento para todas as esferas de negcio da sociedade.

A falta de conhecimento tcnico gerencial tem feito com que o resultado dos projetos esteja sendo analisado de forma equivocada, devido ao no conhecimento de ferramentas e tcnicas a serem utilizadas para a apurao dos resultados.

Este trabalho busca demonstrar um mtodo eficaz para a anlise dos resultados do projeto antes que o mesmo ultrapasse seus custos orados, desta forma durante o ciclo de vida do projeto ser possvel verificar suas tendncias e intervir de forma eficaz antes que todo o projeto se torne invivel financeiramente.

Objetivo Geral

O objetivo principal deste trabalho definir uma metodologia capaz de determinar e alocar todos os custos diretos e indiretos aos objetos de custos de uma organizao. Os objetos de custos podem ser produtos, servios, projetos ou qualquer outra dimenso passvel de alocao de custos, determinando assim seu custo real bem como uma taxa de absoro dos custos indiretos.

A utilizao de direcionadores de custos determina a proporo de custos indiretos que cada objeto de custos ir receber e determinada por cada empresa.

2.1

Objetivos Especficos

Determinar o custo real dos projetos bem como sua rentabilidade Definir uma metodologia eficaz para processar as informaes em um sistema de informtica

.Diagnosticar qual o melhor direcionador de custos a ser adotado pela corporao para alocar os custos indiretos.

Sugerir uma metodologia para transformar os dados da corporao em informaes para a tomada de deciso com base em fatos e evidncias e no em sentimentos, que muitas das vezes podem estar distorcidos da realidade da corporao no tocante a um todo.

Justificativa

A escolha do tema se deve grande escassez de material sobre o assunto bem como de sua grande importncia para as organizaes.

A gesto de custos realizada de forma eficaz de grande valia para as organizaes.

Dentro da viso de restrio de recursos com a qual convivemos, ela se torna vital e um divisor entre as corporaes que a usam e as que no a usam definindo assim as que so mais bem sucedidas devido a seus diferenciais na gesto organizacional.

A procura por sistemas de grande porte tem aumentado a cada dia, mas sua utilizao de forma inadequada ou sua subutilizao torna a corporao mais vulnervel ainda, pois ir fazer com que seus processos se tornem mais burocrticos e lentos do que o convencional, gerando mais custos; sendo que a empresa fez um grande investimento para obteno de resultado ao longo de sua implantao.

Metodologia Apurao de Custos

Neste trabalho, utilizou-se a Metodologia de Apurao de Custos em empresas de diversos segmentos onde pode se verificar inmeros benefcios ao longo de sua utilizao.

4.1

Classificao de Custos

Dependendo da metodologia a ser utilizada, podem ser utilizadas diferentes classificaes dos custos e despesas para a alocao de custos. Segundo Martins, Eliseu (2003). Alm de seu agrupamento em Diretos e Indiretos, os custos
podem ser classificados de outras formas diferentes. Outra classificao usual (e mais importante que todas as demais) a que leva em considerao a relao entre o valor total de um custo e o volume de atividade numa unidade de tempo. Divide basicamente os Custos em Fixos e Variveis. (p.33)

4.1.1

Custo Fixo

Os custos fixos de uma corporao so aqueles cujo valor tende a permanecer inalterados independentemente da quantidade de itens produzidos ou de servios prestados em um determinado perodo, exemplos: Aluguel, gua, Telefone. O valor desses itens tende a permanecer inalterado at uma capacidade mxima instalada.

4.1.2

Custo Varivel

Os custos variveis so aqueles que variam em relao quantidade de itens a ser produzida pela empresa, por exemplo, as matrias primas utilizadas para fabricao de um produto, quanto mais se fabrica este produto mais matrias primas ir se consumir.

4.2

Alocao de Custos

Grandes so os benefcios encontrados com a utilizao da metodologia pelas corporaes uma vez que possvel a anlise da rentabilidade bem como o conhecimento dos custos reais de todos os projetos/produto. Em tempos de escassez de recursos as empresas que conhecem bem seus processos e os tem bem definidos tendem a ter um desempenho muito mais satisfatrio do que aquelas que no o tem.

As corporaes vm buscando aprimorar seus controles e mtodos de apurao de custos ao longo do tempo, buscando o custo real de cada projeto para anlise de sua rentabilidade e para que o mesmo sirva como custo histrico para projetos futuros que por ventura venham ter as mesmas caractersticas e horizontes.

O mtodo de alocao de custos conforme Figura 1 utilizado para ratear os custos/despesas de uma dimenso para outra dimenso utilizando direcionadores de custos. As Alocaes de

10

Custos so responsveis por criar varias vises da mesma informao dando possibilidade de simulaes de custos baseando-se em diversos direcionadores para possvel anlise e comparao dos resultados obtidos. Desta forma a empresa estar com a possibilidade de vislumbrar cenrios futuros baseando-se em informaes atuais ou com base em informaes previstas.

Figura 1 Alocao de Custos

4.3

Direcionadores e Custos

Segundo Prado (2001), No gerenciamento estratgico de custos sabe-se que o custo causado, ou direcionado, por muitos fatores que se inter-relacionam de formas complexas. Compreender o comportamento dos custos significa compreender a complexa interao do conjunto de direcionadores de custos em ao em uma determinada situao.

Conforme Miranda et al. (2011, p.16), Os direcionadores de custos so fatores que geram ou influenciam o nvel dos recursos consumidos ou gastos de uma atividade sendo instrumento de rastreamento e de quantificao dos gastos das atividades e dos bens. Os direcionadores de custos so utilizados como parmetro para alocar os custos indiretos nos objetos de custos que podem ser qualquer uma das dimenses que a empresa utilizar.

11

4.3.1

Apropriao de Horas

O mtodo verifica o tipo de contrato em que foi feito a apropriao de horas; caso o contrato seja do tipo Externo o mesmo ir identificar que as horas apontadas so Apropriao de Horas Diretas que poder ser utilizada como direcionador de custos, caso contrrio identificado como Horas Indiretas.

Baseando-se na quantidade de horas diretas trabalhadas nos contratos, o sistema de custeio ir fazer a Alocao dos Custos indiretos para todos os contratos com apontamento de horas diretas, sendo assim quanto mais horas diretas um projeto tiver, mais custos indiretos o mesmo ir receber.

Segundo MARTINS (2003, p.60), o Custeio Baseado em Atividades que procura reduzir sensivelmente as distores provocadas pelo rateio arbitrrio dos custos indiretos.. O sistema consolida todos os custos/despesas de acordo com as parametrizaes, caso o contrato seja do tipo Externo o sistema ir classificar o custo como Custo Direto. Caso o contrato seja do tipo Interno os custos sero classificados como indiretos e iro ser alocados para os objetos de custos atravs da Alocao de Custos.

4.4

Categorias de Custos

Para uma fcil interpretao dos resultados das Alocaes de Custos, as contas so agrupadas por categorias conforme Figuras 2 e 3, uma vez que a parametrizao de Origens / Destinos da Alocao de Custos as utilizam, e a parametrizao conta a conta teria um custo operacional muito elevado.

12

Figura 2 Categorias de Custos

Figura 3 Conta Financeira x Categorias de Custos

4.5

Origens / Destinos da Alocao de Custos

A definio das Origens e dos Destinos da Alocao de Custos conforme Figura 4, a base principal do mtodo, pois nele que iremos definir de qual o cdigo de alocao iremos utilizar para anlise dos resultados, qual a categoria de custos que ser utilizada com base em definies e estudos anteriores. Podemos ainda direcionar apenas parte desse custo para um tipo de projeto ou para um projeto especifico ou projeto/fase/centro de custo com base em direcionadores de custos que sero os responsveis pela proporcionalizao dos valores aos objetos de custos. Podemos verificar que este mtodo bem flexvel em relao ao que encontramos no mercado atualmente, gerando flexibilidade para o negcio da empresa uma vez que ela ir optar qual ser a melhor forma de alocar seus custos indiretos aos projetos.

13

Figura 4 Origens x Destinos da Alocao de Custos

4.6

Apurao de Custos

Com base em um perodo e uma Alocao de Custos (Figura 1), o sistema ir fazer toda a distribuio dos custos que foram parametrizados nas Origens / Destinos da Alocao de Custos (Figura 4), para os projetos respectivos, desta forma iremos ter tanto o custo direto que apropriado nos contratos quanto o custo indireto que foi alocado com base nas parametrizaes.

Este processo realizado pelo procedimento executado conforme Figura 5.

14

Figura 5 Apurao da Alocao de Custos

4.7

Resultado da Alocao de Custos

Aps o processamento da Alocao de Custo ser de fcil visualizao o resultado conforme Figura 6, bem como a total rastreabilidade das informaes que serviram de base para o clculo.

Apresenta-se, a seguir, um exemplo didtico de um projeto que recebeu o valor de custos indiretos de R$ 38.389,00 ou 22% do total dos custos indiretos devido a seu direcionador de custos ser de 3.192 horas diretas, conforme memria de clculo.

Total de Custos Indiretos:

Total de Horas Diretas: Horas Diretas do Projeto:

360.799 30.000 (100%) 3.192 (22%) 360.799 / 30.000 * 3192 = 38.389

Custo Indireto Recebido

15

Natureza Conta C - Receitas D - Despesas

Categoria Receita de Servicos Total MOD - Mao de Obra Direta ADM - Despesas Administrativas TRIB - Tributos DESP-VIAG - Despesas de Viagens PAT - Patrimonio TER - Custo com Terceiro COM - Despesas Comerciais TAX - Taxas e Contribuicoes DESP-FIN - Despesas Financeiras MOI - Mao de Obra Direta/Indireta Total

Horas

Total

3.192 3.192 3.192

Resultado Financeiro Custo Custo Direto Indireto 259.278 259.278 -840 -15.678 -7.157 -8.983 -14.198 -13 -1.907 -1.739 -1.935 -1.690 -105 -3 -340 -13 9.274 -110.014 -18.856 -135.810 -38.389 123.468 -38.389

Total 259.278 259.278 -16.518 -16.140 -14.212 -3.647 -1.935 -1.795 -344 -13 9.274 -128.870 -174.199 85.078

Figura 6 Resultado da Alocao de Custos

5. Consideraes Finais

Ao verificar as vantagens da utilizao da metodologia de Alocao de Custos para os projetos, foi possvel perceber os benefcios alcanados para a tomada de deciso, uma vez que todos os custos foram alocados e os projetos receberam sua parcela de participao nos custos indiretos.

A maioria das empresas nem sequer sabe quanto so seus custos alocados diretamente para seus projetos bem como sua rentabilidade, pior ainda quando falamos de qual metodologia deve ser utilizada para alocar os custos indiretos aos projetos, desta forma entendo que a metodologia proposta vem ao encontro das necessidades das empresas no tocante ao conhecimento do resultado dos projetos de seu portflio.

O investimento necessrio bem como a mo de obra especializada para a implantao desta metodologia muitas vezes a torna de difcil acesso mais possvel fazer adaptaes para que o investimento necessrio para sua implantao seja menor, mas o que acaba fazendo com que a maioria dos projetos de custos perca a credibilidade a falta de profissionais ou a utilizao de profissionais mau qualificados ou sem qualificao para executarem tal atividade.

16

Referncias Bibliogrficas

BRUNI, Adriano Leal e FAM, Rubens. Gesto de Custos e Formao de Preos. So Paulo: Atlas, 2002. MARTINS, Eliseu Contabilidade de Custos 9 edio So Paulo: Atlas, 2003.

MIRANDA, Aline Moreira Ferraz, BARROSO, Daniel Cenachi, SILVA, Juscilia Oliveira Artigo: Processo de Formao de Custos: Comparativo entre Empresas de Construo Civil. Trabalho de final de curso. IETEC, 2011. p. (52)

PRADO, Lauro Jorge. Guia de Custos.Virtual Books, 2001.