UNIVERSIDAD TCNICA DE MACHALA

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIN

CARRERA MARKETING

GRUPO N 2
TEMA:

LA AUDITORIA DE VENTAS
ALUMNAS: MARA FERNANDA ARROYO CHACON
STEPHANY MARINA AMAY GOROTIZA

CURSO: QUINTO NOCTURNO

FECHA DE ENTREGA: 15 DE DICIEMBRE DEL 2011

MACHALA EL ORO- ECUADOR

LA AUDITORIA DE VENTAS

2011
LA AUDITORIA DE VENTAS.

La auditoria de ventas se define: Un examen detallado, sistemtico, independiente y peridico del entorno de ventas de una empresa, as como los objetivos, estrategias y actividades, con un enfoque que pretende determinar reas problemticas y oportunidades y sugerir un plan de accin para mejorar la eficiencia de ventas de la empresa. Pretende mostrar donde se encuentra la organizacin y cules fueron los logros de la funcin de ventas en relacin con lo planeado. El campo de la auditoria de ventas, se extiende a los productos y a los mercados de cuyo examen se desprendern nuevas oportunidades, o se expondrn los puntos fuertes y dbiles de la compaa. Es importante acotar que unos mercados cambiantes como los actuales, donde las condiciones previas, y sobre las cuales se desarrollan todos los procesos de planeacin, varan da a da o en el mejor de los casos, permanece por poco tiempo, es imperiosa la necesidad de una auditoria de ventas eficaz, que suministre la informacin requerida para modificar los planes, ajustndolos a la situacin particular. Ejemplos de informes de ventas: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Historial de ventas por producto Historial de ventas por vendedor Historial de ventas por territorio Productos en existencia Productos descontinuados Motivo de desuso de productos

De la siguiente informacin podemos generar reportes valiosos para el rea de Marketing: - Facturas y vendedores - Resumen de facturas - Productos devueltos - Pendientes por producto - Detallado de facturas Informe de Registro de Costos El sistema de contabilidad de costos se ocupa directamente del control de los inventarios, activos de planta y fondos gastados en actividades funcionales. La contabilidad de costos se ocupa de la clasificacin, acumulacin, control y asignacin de costos. Los costos pueden acumularse por cuentas, trabajos, procesos, productos u otros segmentos del negocio.

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Los costos sirven, en general, para tres propsitos: 1. Proporcionar informes relativos a costos para medir la utilidad y evaluar el inventario (estado de resultados y balance general). 2. Ofrecer informacin para el control administrativo de las operaciones y actividades de la empresa (informes de control). 3. Proporcionar informacin a la administracin para fundamentar la planeacin y la toma de decisiones (anlisis y estudios especiales). El sistema formal de la contabilidad de costos generalmente ofrece informacin de costos e informes para la realizacin de los dos primeros objetivos. Sin embargo, para los fines de planeacin y toma de decisiones de la administracin, esta informacin generalmente debe reclasificarse, reorganizarse y complementarse con otros informes econmicos y comerciales pertinentes tomados de fuentes ajenas al sistema normal de contabilidad de costos. CONCEPTO GENERAL DE COSTOS. OBJETIVOS DE LA DETERMINACIN DE COSTOS. El costo es un recurso que se sacrifica o al que se renuncia para alcanzar un objetivo especfico. El costo de produccin es el valor del conjunto de bienes y esfuerzos en que se ha incurrido o se va a incurrir, que deben consumir los centros fabriles para obtener un producto terminado, en condiciones de ser entregado al sector comercial. Entre los objetivos y funciones de la determinacin de costos, encontramos los siguientes: Servir de base para fijar precios de venta y para establecer polticas de comercializacin. Facilitar la toma de decisiones. Permitir la evaluacin de inventarios. Controlar la eficiencia de las operaciones. Contribuir a planeamiento, control y gestin de la empresa.

El informe de costo de produccin Cuando todo lo que se empieza a producir en un mes se termina, y cuando todos los productos terminados se venden en ese mes, es fcil saber cul fue su costo de ventas, ya que su costo de produccin y su costo de ventas va a estar integrado por los costos del mes nicamente. Sin embargo, las empresas mantienen inventarios tanto de materia prima, como de produccin en proceso y de artculos terminados. Por lo tanto, es necesario llevar un registro del costo de esos inventarios para poden conocer con exactitud el costo de los artculos que se venden, ya que el costo de los bienes que se quedan en el inventario en un mes pueden ser diferente al costo de los bienes que se quedaron en inventario en otros meses.

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Una empresa que realiza un proceso de produccin generalmente tiene tanto inventarios de materia prima como de produccin en proceso y de artculos terminados. Todos los productos que se terminan pasan al almacn de artculos terminados, quedando disponibles para la venta. Sin embargo, es posible, que no se vendan pues no se venden cada mes todos los artculos que estn en el almacn. Los artculos que a fin de mes no se vendieron, son el Inventario Final de artculos terminados de ese mes y por lo tanto, en inventario Inicial de artculos terminados del siguiente mes. Lo mismo sucede con la produccin. No todo lo que se empieza a producir en el mes se termina. A lo que no se termina se le va a agregar todava materia prima, mano de obra y costos generales de fabricacin, por lo tanto, se queda en produccin en proceso y se le llama inventario final de produccin en proceso, que ser el Inventario inicial de produccin en proceso del siguiente mes. De igual manera, no toda la materia prima que tienes en el almacn se consume cada mes. La materia prima que no se utiliz en un mes se queda como Inventario final y ser el Inventario inicial de materia prima del siguiente mes. Es importante recordar que el inventario final de un mes es igual al inventario inicial del siguiente mes. Como existen inventarios de materia prima, de produccin en proceso y de artculos terminados, se debe llevar un registro del costo de esos inventarios. Dicho registro se hace mediante la preparacin del informe de costo de produccin y ventas, a partir del cual se va a poder calcular el costo de ventas. El informe de costo de produccin y ventas, est conformado por los siguientes pasos: - En la primera parte del informe de costo de produccin y ventas, se llega al primer elemento del costo de produccin que es el costo de la materia prima directa consumida. - En la segunda parte del informe se llega al costo de produccin del mes. - En la tercera parte del informe, se llega al costo de los artculos terminados en el mes. - Finalmente, se determina el costo de ventas. Informe del Registro de Inventarios Es un explorador de concentracin de mercancas, donde se puede visualizar la informacin de todos los movimientos de inventarios y filtrarlos, agruparlos y

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totalizarlos por costos, a los niveles que se deseen y ordenarlos segn las necesidades de informacin. Cmo funciona y para qu sirve? Este informe se puede obtener por medio de sistemas computarizados o manuales, que nos permiten conocer en tiempo real los productos que se encuentran en bodega, las ordenes de pedidos pendientes y los usuarios que solicitan nuevos productos. Importancia del informe de inventarios para el marketing. - Se puede negociar con ms confianza un mayor volumen de pedidos, basados en el desempeo de las ventas. - Plantear oportunamente las promociones para los productos que van a la baja. - Mejorar la estrategia comercial conociendo cuado y cuales productos sustituir por nuevos. En el registro de inventario podemos anotar los siguientes puntos: 1. Productos en proceso, terminados y materia prima 2. Lista de precios de materia prima 3. Costo unitario por producto 4. Stock mnimo 5. Stock mximo 6. Niveles de produccin 7. Movimientos 8. Kardex 9. Rotacin 10. Historial de existencias 11. Ventas por clientes 12. Ventas por vendedor 13. Compras por proveedor 14. Productos caducos o mermados Ejemplo: BOKADOS En la empresa Bokados, se maneja un sistema computarizado de inventarios, que consiste en disminuir sus mercancas por medio de mquinas electrnicas, que son utilizadas por los distribuidores del producto, quienes llevan a cabo las ventas, las cuales automticamente se registran en el computador central del almacn, y este arroja el informe del registro de inventario final. Este informe tiene el control sobre las entradas y salidas de mercancas con las que cuenta el almacn, donde finalmente se establecen cuales son los productos que tienen mayor o menor demanda en el mercado. Informe del Registro de Devoluciones

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Devoluciones: Retorno de todo o parte de un pedido que un cliente haba contratado por no ajustarse a clusulas contractuales, a motivos comerciales, econmicos o de otra ndole. Establecer el control y registro de las devoluciones o reposiciones ante proveedores por garantas de bienes que presenten fallas o defectuosa y efectuar su seguimiento. TIPOS DE DEVOLUCIONES Devoluciones a proveedor. Se trata de mercancas devueltas por una tienda o un centro de distribucin a un proveedor externo. Las devoluciones a proveedores no requieren referencias a otro documento en el sistema. Los motivos de la devolucin a proveedor incluyen: Resto de mercancas al final de una promocin de ventas. Resto de mercancas al final de una temporada. El proveedor pregunta por mercanca a devolver. Las mercancas deben devolverse/destruirse porque estn deterioradas, rotas o son de una calidad inferior. Los artculos se reemplazan. Las mercancas incluyen envases o embalajes retornables para transporte. Devolucin de bienes en garanta Al tener conocimiento del desperfecto de algn bien se elabora un reporte que incluye los desperfectos del bien y la orden de servicios y la envan a servicios generales. Devolucin de tienda. Se trata de mercancas devueltas por una tienda o centro de distribucin a su propio centro de distribucin. Actualmente, las devoluciones de tienda no pueden asignarse en el sistema. Devolucin de consumidor. Son devoluciones en el comercio al por menor realizada por clientes en las tiendas cuando se cambian mercancas o se realizan reclamaciones. Devolucin de clientes. Son mercancas devueltas a mayoristas. Devoluciones de Mercanca Las principales causas de devoluciones pueden ser: Cuando se detecte en recibo la llegada de mercanca. Defectuosa o daada (por causas imputables al Proveedor) Fuera de temporada (Pedido vencido) Mal surtida
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Surtida de ms, respecto a lo pedido

No pedida. Las mercancas

Las devoluciones de mercanca se utilizan para devolver al proveedor mercancas entregadas. Por ejemplo, las mercancas se devuelven si las mercancas entregadas fueran defectuosas. Al crear una devolucin de mercanca, se da salida a las mercancas del almacn y se reducen las cantidades. Cmo disminuir al mnimo las devoluciones? - Vendiendo a nuestros clientes productos satisfactorios. - Embarcando a tiempo en su destino. Informe del Registro de Movimientos de Fondos Son todas las unidades de almacenamiento que permiten registrar los movimientos de fondos y otros estados de carteras considerando todos los elementos necesarios para efectuar el anlisis de los saldos actuales y los resultados a futuro, elementos claves para la toma de decisiones. El informe es el resultado de una investigacin llevada a cabo, en cualquier lugar y el registro es una pequea unidad de almacenamiento de ciertos tipos de datos. Estos informes permiten la definicin de los ingresos, egresos, y depsitos en garanta estos adems nos ayudan a conocer los ingresos de la empresa, a cuanto asciende su deuda y cuando tenemos que pagar esa deuda.

Caractersticas: - El calendario de cobros y pagos determina el movimiento de fondos, que es la base para evaluar la rentabilidad de cualquier proyecto. - El movimiento de fondos es una lista de valores, uno por periodo, son la diferencia entre el total de cobros y el total de pagos correspondientes al periodo de que se trate. - Es corriente y til utilizar estas informaciones en una tabla. No se puede omitir el hecho de que, en lo relativo al movimiento de fondos, hay una notable confusin terminolgica. - El movimiento de fondos recibe en ocasiones el nombre de flujo de caja, por la traduccin del trmino cash-flow. - La generacin de dinero se origina en la diferencia entre el precio al que la empresa vende los bienes que compra y el precio que debe pagar por esas compras. Este es el ciclo de caja: se utiliza dinero para comprar (y pagar) bienes, que se vendern, recibiendo en definitiva dinero, que se utilizar para pagar otros bienes, y as sucesivamente. Ventajas:
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Permite la libre definicin de tipos de movimientos de fondos Registro de saldos iniciales de cajas, cuentas bancarias, cheques de terceros, documentos a cobrar, obligaciones a pagar y tarjetas de crdito. Administracin de gastos a rendir y vales de caja. Anlisis de movimientos de fondos por tipo y fecha. Registracin especial de cobros varios y pagos varios que requieren la emisin de un comprobante que los respalde.

Establece dos flujos de fondos - El flujo de fondo operativo: Est compuesto por los movimientos de dinero entre la empresa y sus clientes, sus proveedores de bienes, su personal y el estado. - El flujo de las fuentes financieras de fondos: Est compuesta por los movimientos de dinero entre la empresa y sus acreedores financieros y sus propietarios.

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