Una gua sobre Presentaciones Efectivas

Cmo tener xito

en las presentaciones

En el mundo actual de los negocios, hacer una presentacin eficaz y memorable es una gran habilidad que muchos querramos dominar. Sin embargo, la realidad es que para muchos de nosotros hablar frente a un pblico no es un talento que nos resulte natural. As que, si est tratando de mejorar sus propias habilidades para hacer presentaciones, aqu le ofrecemos los componentes clave que constituyen lo ms importante de una presentacin exitosa.

Preparndose para comenzar

Cuando comience a preparar su presentacin, tenga bien en claro sus objetivos y el pblico al que se dirigir. Puede ayudar si se hace las siguientes preguntas:

Por qu est haciendo la presentacin? Cunto tiempo le fue asignado para su presentacin? Se trata de un pblico del rea de los negocios, tcnica, o combinado? Qu espera obtener su pblico de la presentacin? Qu sabe ya su pblico sobre el tema? Cules son las tres cosas ms importantes que usted quiere que el pblico entienda? Qu equipo va a necesitar?

La importancia de la preparacin

Recuerde, una presentacin relajada y segura slo proviene de una persona relajada y segura. Para transmitir un aura de serenidad, calma y compostura usted necesita prepararse debidamente, pero evite un exceso de preparacin ya que esto puede tener el efecto opuesto al deseado. As que, unos pocos das antes de la presentacin, hgase a s mismo las siguientes preguntas:

Tengo claros los objetivos de la presentacin? Conozco lo suficiente sobre el pblico al que me voy a dirigir? Estoy seguro de que entiendo y he cubierto los requerimientos del pblico? Tengo la cantidad correcta de diapositivas para cubrir el tema y para el tiempo asignado? Aproximadamente, calcule 2 - 3 minutos por diapositiva Tengo claros mis puntos principales? Estoy usando elementos visuales simples y claros en lugar de texto siempre que sea posible? He evitado usar jerga? He ilustrado mis puntos de forma simple y llana, usando elementos visuales para demostrar puntos clave tantas veces como sea apropiado? Practiqu haciendo la presentacin en voz alta y tomando el tiempo? Busqu el punto de vista de colegas, familiares o amigos sobre el contenido de mi presentacin y el estilo al hacerla? Prepar en forma adecuada los comentarios de apertura y cierre? Me anticip y me prepar para contestar preguntas difciles? Prepar material impreso para entregar al pblico, teniendo en cuenta que es ms difcil que las diapositivas muy complicadas queden bien al imprimirlas? Solicit todo el equipo que voy a necesitar y verifiqu que ste funcione bien, por ejemplo: proyectores, rotafolios, conexiones de Internet? S a quin tengo que dirigirme si tengo consultas sobre las instalaciones? S a quin llamar si se presentan problemas tcnicos? S cul es la norma de vestir para el evento? Se prepararon todos los elementos visuales y materiales de demostracin? Prepar material impreso para entregar al pblico? Envi toda la presentacin terminada como resguardo al organizador del evento?

Utilizacin de ayudas visuales

Las ayudas visuales son importantes porque pueden ayudar a demostrar su mensaje de la forma ms clara e interesante. Se sabe que los elementos visuales son un medio mucho ms efectivo de mostrar un punto clave o estadstica a fin de que se entienda, en contraposicin al uso de gran cantidad de texto. Si usa elementos visuales para abrir su presentacin, atrapar la atencin de su pblico. Las ayudas visuales tambin ayudarn a presentar la agenda, enfatizar puntos y hechos clave, actuar como transiciones entre distintos temas y reafirmar puntos importantes al final de la presentacin.

Haciendo la presentacin

Si bien todas las presentaciones son diferentes, las ideas y tcnicas detrs de cada presentacin exitosa, son las mismas. A continuacin le ofrecemos algunos datos tiles que podra tener en cuenta:

Los SI y los NO Preparndose para hacer la presentacin

Si usted no es un presentador experimentado, el momento de hacer la presentacin puede ser la parte ms intimidante de todo el proceso. La mayora de los presentadores coinciden en que el momento antes del tiempo asignado para hacer la presentacin, es mucho ms exasperante que el momento en que realmente se hace la presentacin. Le recomendamos que aproveche este momento lo mejor posible para asegurarse de que se encuentra lo ms relajado y seguro de s mismo posible, y esto se logra teniendo un conocimiento profundo y acabado del contenido de su presentacin y tambin vindose y sintindose bien en el rol. Su aspecto:

Asegrese de estar bien arreglado y con el cabello prolijo Respete la norma del vestir. Si tuviera dudas, es mejor usar un atuendo elegante y profesional que vestirse de forma inapropiada Use ropa y zapatos cmodos Asegrese de que sus zapatos estn limpios y lustrados Evite el uso de elementos en el vestir, o joyas que llamen la atencin, por ejemplo, pulseras que hagan ruido o ropa demasiado recargada Considere llevar un equipo de ropa de repuesto en caso de accidentes, o de que algo se le derrame o de que la ropa se haya arrugado mucho

Inmediatamente antes de la presentacin:

Llegue temprano y presntese al organizador del evento y a los otros oradores Pruebe su equipo e instale su presentacin para que est todo preparado para cuando usted est listo Repase sus diapositivas, tenga claros sus puntos clave y sus mensajes Trate de no hacer cambios de ltimo momento a menos que sea absolutamente necesario Asegrese de estar listo 10 minutos antes de comenzar Acepte que es posible que cometa algn error durante su presentacin pero no es el fin del mundo Est preparado para contestar preguntas an las difciles Tenga un vaso de agua a mano

El estilo al hacer la presentacin: Prese derecho y relajado una postura fsica rgida puede transmitir nerviosismo Antes de comenzar respire profundamente y sonra Presntese a s mismo asegrese de que su pblico sepa quin es usted y por qu est usted capacitado para hacer su presentacin El humor al comienzo de una presentacin puede resultar muy efectivo pero slo si es apropiado Sus gestos deben ser suaves y naturales para reforzar su mensaje, pero evite hacer demasiados gestos o ademanes ya que puede distraer al pblico. Est consciente de su postura en todo momento evite encorvarse, cruzar los brazos, ir de un lado a otro o balancearse Es usted de las personas que toca cosas todo el tiempo nerviosamente? Si es as, trate de no tener elementos cerca que lo tienten a hacerlo por ejemplo abrir y cerrar la lapicera. Interacte con el pblico creando y manteniendo el contacto visual nunca le de la espalda al pblico o le hable a sus diapositivas de presentacin Durante el transcurso de la presentacin dirjase a todo el pblico, evite fijar la atencin en una o dos personas por largos perodos de tiempo Vare el tono, el ritmo y el volumen de su voz evite mascullar o hablar en un tono de voz parejo y montono

Utilice un enfoque coloquial pero no se salga del tema Utilice tarjetas ayuda memoria si eso le sirve, incluso puede memorizar la primera parte de su presentacin hasta que agarre el ritmo Si comete un error, corrjase, de modo que le quede claro al pblico, y contine No se tome demasiado en serio, disfrute el momento!

Manejando las preguntas del pblico: Hgale saber al pblico al comienzo de su presentacin cundo es el mejor momento para hacer preguntas si durante o despus de la presentacin Si se tarda demasiado en comenzar a hacer preguntas, considere la posibilidad de pedirle a un colega que se siente entre el pblico con una pregunta preparada esto es especialmente til para permitirle reforzar algn punto en particular que sea clave en la presentacin. Escuche la pregunta con atencin, manteniendo el contacto visual con la persona que hace la pregunta mientras la formula Repita la pregunta al pblico para estar seguro de que todos la escucharon y respndala dirigindose a todo el pblico. Responda las preguntas en forma concisa con hechos e informacin Si no sabe la respuesta, dgalo. Ofrezca buscar la informacin y hgaselo saber ms tarde a quien hizo la pregunta, si es posible acuerde un tiempo especfico Evite estar a la defensiva y nunca sermonee, ridiculice o se muestre impaciente hacia las personas que hacen preguntas que parecen difciles, triviales o irrelevantes Haga contacto visual y mantngalo con cualquier persona que lo interrumpa

Manejo eficiente de las preguntas

sa es una buena pregunta!. Haga que la persona que hace la pregunta sienta que su aporte es valioso para usted Usted plantea un problema muy especifico, as que por qu no lo tratamos fuera de esta presentacin as puedo ayudarlo a resolverlo?. Si siente que una pregunta puede llegar a ir en detrimento de los objetivos de su presentacin o lo est llevando a un rea que no es del inters de otras personas del pblico, ofrezca continuar la conversacin fuera de la presentacin en forma individual con la persona que hizo la pregunta.

Datos para crear una presentacin visualmente efectiva:

Trate de que al menos la mitad del contenido de su presentacin sea visual Los elementos visuales deben ser claros, lo suficientemente grandes para que se puedan leer bien, exactos y atractivos Que cada elemento visual sea simple Fjese en qu punto los elementos visuales son relevantes para servir de soporte a la presentacin Utilice un tipo de letra simple como sans serif Use el mnimo de palabras tenga un punto clave por elemento visual Use puntos breves en las vietas en lugar de oraciones completas Use grficos a color en lugar de texto donde sea posible trate de usar slo 2 3 colores Use grficos o diagramas en lugar de pginas con nmeros. Por ejemplo, use un grfico circular para mostrar como las proporciones se relacionan con el todo. Use grficos para mostrar tendencias y cambios. Use grficos de barras para las comparaciones Evite pararse en frente de su elemento visual o hablarle a ste en lugar de hacerlo al pblico. Evite el uso de imgines (clip art) del tipo Dibujo Animado, podra verse poco profesional Considere el uso de animaciones y transiciones, pero tenga cuidado de no hacerlo en exceso. Por ltimo, esta gua pretende ayudarlo a preparar y hacer una presentacin efectiva. Pero despus de todo, usted debe estar seguro de que se siente cmodo y seguro de s mismo para hacer la presentacin. Si no es as, considere si no es mejor hacer la presentacin con un colega o pedir un reemplazo. Deber tomar esta decisin con tiempo suficiente para encontrar un sustituto adecuado.

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