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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE EVALUACIN DE PROPUESTAS

Introduccin El nuevo enfoque adoptado en la preparacin y aplicacin del Quinto Programa Marco exige modificar los mtodos de evaluacin de las propuestas de investigacin. Esta modificacin persigue un triple objetivo: integrar mejor los criterios de evaluacin cientfica y tecnolgica con los aspectos socioeconmicos, buscando una mejor adecuacin con los recursos y las capacidades de gestin; acelerar la tramitacin de las convocatorias de propuestas y ofrecer una asistencia y una informacin ms eficaces a los proponentes potenciales; disponer de un conjunto ms armonizado de procedimientos generales para facilitar la coordinacin y la interaccin entre programas especficos o acciones clave.

El proceso de evaluacin de las propuestas presentadas a los programas de investigacin, desarrollo tecnolgico y demostracin (IDT) de la Comunidad Europea seguir basndose en una serie de principios perfectamente asentados, a saber: i. Calidad. Los proyectos seleccionados para ser financiados deben mostrar un nivel elevado de calidad cientfica, tcnica y administrativa en el contexto de los objetivos perseguidos por el programa de IDT de que se trate y significar una aportacin a las polticas comunitarias en general. Transparencia. Con el fin de proporcionar un marco inequvoco a los investigadores que preparan propuestas, es necesario que tanto los principios como los aspectos prcticos del proceso por el que se llega a las decisiones de financiacin estn definidos claramente y se encuentren al alcance de todas las partes interesadas. Adems, es necesario informar adecuadamente a los proponentes sobre el resultado de la evaluacin de sus propuestas. Igualdad de trato. Uno de los principios fundamentales del apoyo comunitario a la IDT es que todas las propuestas deben recibir el mismo trato, independientemente de su origen o de la identidad de los proponentes. Imparcialidad. Tras ser objeto de un examen independiente efectuado por expertos, todas las propuestas admisibles recibirn un trato imparcial en funcin de sus mritos.

ii.

iii.

iv.

v.

Eficacia y rapidez. Los procedimientos estn pensados para que resulten tan giles como sea posible, siempre que ello no redunde en perjuicio de la calidad de la evaluacin ni del respeto del marco jurdico con arreglo al cual se administra el programa de IDT.

El presente Manual tiene por objeto agrupar en un nico documento las "normas fundamentales" o directrices para la evaluacin de las propuestas de proyectos subvencionados por la Comunidad Europea, teniendo en cuenta los principios mencionados anteriormente. En l se describen los procedimientos bsicos que se aplicarn a todos los programas del 5 Programa Marco de la Comunidad Europea y la Comunidad Europea de la Energa Atmica, sealndose adems los procedimientos particulares que se utilizarn en casos concretos o en circunstancias determinadas. Con la armonizacin de los procedimientos bsicos aplicados a los programas especficos del 5 Programa Marco que supone la preparacin del presente Manual, se pretende ayudar a consorcios e investigadores a elaborar sus propuestas teniendo pleno conocimiento de las normas aplicables. Se pretende asimismo evitar, en la medida de lo posible, que se vean rechazadas por razones administrativas las propuestas que afectan a mbitos comunes a varios programas y facilitar, por el contrario, la transferencia de proyectos de un programa a otro cuando convenga. El Manual reconoce, no obstante, que algunos programas o lneas de accin pueden presentar necesidades especiales en determinadas circunstancias, motivo por el cual, dentro de un marco armonizado, admite que los programas adapten los procedimientos a dichas necesidades cuando proceda. Debido a su naturaleza, las medidas relativas a la formacin en la investigacin y algunas medidas destinadas a las pequeas y medianas empresas (PYME), financiadas al amparo de los programas horizontales o temticos, sern objeto de ciertas normas particulares. Se mencionar expresamente en el texto cualquier excepcin a las normas generales. El presente documento contiene, para cada programa especfico, un breve anexo en el que se indica cmo se aplicarn al mismo las directrices del presente Manual, en particular en cuanto a las opciones elegidas (cuando las hay) y las prioridades de cada programa. A tal efecto, los anexos describen el sistema de puntuacin y ponderacin utilizado, as como las posibles interpretaciones particulares de los criterios generales de evaluacin o los criterios especficos del programa. Aunque los anexos de cada programa adapten y precisen las directrices, nunca pueden oponerse a las disposiciones del presente Manual; si el texto del anexo no es claro a este respecto, prevalecer el texto principal del Manual. En el presente Manual, el trmino "propuesta" significa generalmente una solicitud de financiacin para un proyecto de IDT de gastos compartidos a travs de un programa especfico CE o EURATOM. Las normas aqu enunciadas para la evaluacin de tales propuestas se aplicarn tambin, salvo que se indique otra cosa, a todas las propuestas de financiacin resultantes de convocatorias de propuestas (p. ej., acciones concertadas, becas y acciones de formacin, otras medidas tales como las especficas para PYME y algunas medidas complementarias). Los procedimientos aplicables a las medidas presentadas mediante los procedimientos normales de contratacin pblica o a las subvenciones ad hoc se regirn por las normas generales de la Comisin para este tipo de medidas. Las

disposiciones especiales aplicables a determinadas medidas se mencionan en el texto principal o se abordan en un anexo.

ndice Resumen de las etapas del proceso de evaluacin de propuestas y seleccin de proyectos.....................................................................................................................5 Comprobacin previa de propuestas ............................................................................7 Preinscripcin de propuestas ........................................................................................7 Recepcin de propuestas .............................................................................................8 Comprobacin de los requisitos administrativos ..........................................................10 Expertos evaluadores .................................................................................................12 Criterios de evaluacin...............................................................................................14 Puntuacin de las propuestas......................................................................................18 Observadores independientes.....................................................................................19 Examen final, clasificacin de las propuestas y decisin de desestimacin.....................21 Preparacin y ultimacin de los contratos....................................................................23 Preparacin de informes.............................................................................................24 Anexo A Formulario de respuesta a la solicitud de comprobacin previa .....................25 Anexo B Medidas especficas para PYME.................................................................26 Anexo C Mandato y cdigo de conducta de los expertos evaluadores.........................27 Anexo D Declaracin sobre conflictos de intereses .....................................................29 Anexo E Funcin de los servicios de la Comisin en las evaluaciones ..........................30 Anexo F Mandato de los observadores independientes del proceso de evaluacin.......32 Anexo G Modelo de informe de sntesis de la evaluacin.............................................33

Resumen de las etapas del proceso de evaluacin de propuestas y seleccin de proyectos


Convocatoria de propuestas Comprobacin previa de propuestas (opcional) Preinscripcin de propuestas (opcional) Presentacin de las propuestas Registro de las propuestas Comprobacin de los requisitos administrativos Evaluacin de las propuestas admisibles por expertos externos

Grupos de expertos redactan informes de sntesis de la evaluacin y asesoran a la Comisin sobre la evaluacin de las propuestas satisfactorias

Los servicios de la Comisin elaboran listas de propuestas aptas para recibir financiacin, clasificadas por orden de prioridad, y preparan la decisin por la que se desestiman las propuestas no admisibles, ajenas al campo de que se trata o de calidad insuficiente

Comprobaciones y/o negociaciones complementarias con quienes superan la fase anterior

Informacin a los proponentes de la decisin de desestimar su propuesta

La Comisin decide desestimar las propuestas cuando fracasan las negociaciones o carece de los fondos precisos

La Comisin decide las propuestas que se seleccionan tras consultar, si procede, con el comit del programa Firma de los contratos

Nota: En algunos casos, puede decidirse presentar las propuestas en dos etapas. Precisiones en la pgina 15.

Comprobacin previa de propuestas Se trata de un servicio de asesora sin carcter oficial ofrecido por la Comisin a los investigadores. Su objetivo es indicar a los proponentes potenciales si su propuesta rene los criterios a que debe ajustarse desde un punto de vista formal y si parece encajar en el mbito de la convocatoria de propuestas. Cuando en un programa se ofrezca este servicio, el coordinador de la propuesta transmitir a los servicios competentes de la Comisin una breve descripcin de la propuesta que tiene intencin de presentar. En ella se incluirn asimismo precisiones sobre el consorcio del proyecto, para poder comprobar que los socios renen las condiciones exigidas. Los servicios de la Comisin respondern al coordinador de la propuesta remitindole por fax o correo electrnico un formulario estndar, en general en el plazo de cinco das laborables a partir de su recepcin o, en caso de haberse invitado expresamente a solicitar esta comprobacin, en el plazo precisado en la convocatoria de propuestas. La respuesta de los servicios de la Comisin no supone ningn tipo de valoracin del contenido cientfico de la propuesta, y la opinin en ella expresada no vincular ni a la Comisin ni a los proponentes. La informacin enviada no ser contrastada con la propuesta completa que pueda remitirse posteriormente. Su contenido no se tendr en cuenta en la evaluacin de las propuestas completas ni ser revelado a los expertos evaluadores. El formulario de respuesta que se utilizar en los programas de IDT figura en el anexo A. No es obligatorio solicitar esta comprobacin previa, y la opinin remitida por los servicios de la Comisin ni compromete a sta, ni obliga al autor de la propuesta a presentar o no presentar una propuesta completa. No se aceptar ninguna solicitud de comprobacin cuando falte menos de un mes para la fecha lmite de una convocatoria de propuestas (si se trata de una convocatoria con plazo establecido) o para la fecha de inicio de las sesiones de evaluacin (si se trata de una convocatoria abierta en permanencia con sesiones de evaluacin en fechas prefijadas). Los servicios de la Comisin respondern a una nica solicitud de comprobacin por propuesta. No estarn permitidos los contactos posteriores entre el coordinador de la propuesta y los servicios de la Comisin, ni el envo de prepropuestas "mejoradas".

Preinscripcin de propuestas Con el fin de poder planificar las sesiones de evaluacin e invitar a los expertos exteriores competentes, puede ocurrir que un programa solicite a quienes tengan intencin de presentar una propuesta que la inscriban por adelantado ante los servicios de la Comisin. A tal efecto, los proponentes debern enviar por fax, carta o correo electrnico los nombres y direcciones de las personas que participarn en la propuesta, as como su ttulo y un breve resumen de su contenido (indicando, en particular, la lengua en que se presentar), a ms tardar tres semanas antes de la fecha lmite de presentacin de propuestas. Los proponentes recibirn, normalmente en el plazo de unos cuantos das laborables, pero nunca antes de que falten cuatro semanas para la fecha lmite indicada en la convocatoria, un

nmero de propuesta asignado por los servicios de la Comisin, que debern consignar ms adelante en la propuesta completa. La preinscripcin de una propuesta no obliga al que la efecta ni a presentar una propuesta completa ni a que sta sea idntica a la preinscrita.

Recepcin de propuestas Se recomienda a los proponentes redactar sus propuestas mediante una herramienta informtica (Herramienta de Preparacin de Propuestas - ProTool) que la Comisin pondr a su disposicin a travs de Internet, por correo electrnico o en CD-ROM. Dicha herramienta les ayudar a preparar la informacin administrativa y tcnica exigida. Las propuestas podrn enviarse de dos maneras: Una vez elaborada con dicho material, la propuesta se enva electrnicamente utilizando un mecanismo de sellado que incluye un cifrado y su transferencia al servidor o envo por correo electrnico. El coordinador deber solicitar a la autoridad de certificacin de la Comisin un certificado digital para firmar electrnicamente el archivo que contiene la propuesta. Una vez finalizada sta, se "sella" y se crea un pequeo archivo de validacin ("huella digital"). El archivo de validacin, que identifica el archivo de la propuesta de manera nica, deber ser enviado (por correo electrnico o fax) dentro de plazo. El archivo de la propuesta, sin ninguna modificacin, deber llegar por correo electrnico dentro de las 48 horas siguientes a la expiracin del plazo. Una vez elaborada con dicho material, el coordinador imprime la propuesta o la prepara en los formularios impresos que se adjuntan a la documentacin del programa. Para que una propuesta presentada en impreso sea admisible, deber ser recibida por la Comisin en la direccin que se indique en la convocatoria de propuestas y dentro del plazo sealado en tal convocatoria 1. Los paquetes que contienen las propuestas podrn ser abiertos por los servicios de la Comisin (o cualquier subcontratista al que la Comisin haya confiado las tareas administrativas vinculadas a las sesiones de evaluacin) a su llegada, con el fin de registrar sus referencias administrativas en las bases de datos de la Comisin y enviar los acuses de recibo. En el caso de las propuestas presentadas por va electrnica, se levantar el "sello" de los archivos recibidos y se introducir su contenido en las bases de datos. El contenido de las propuestas no ser evaluado o analizado antes de que venza el plazo de la convocatoria, y tampoco se podr entablar ningn contacto con los proponentes. Transcurridos diez das laborables del vencimiento del plazo, se elaborar un registro de propuestas recibidas.
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En el caso de convocatorias abiertas sin fechas fijas para las sesiones de evaluacin, las propuestas se agruparn en lotes. Estos sern evaluados a intervalos que dependern del nmero de propuestas recibidas sin superar, en ningn caso, los tres meses.

Las propuestas recibidas por va electrnica se archivarn electrnicamente en condiciones de seguridad permanente, tanto en la forma "sellada" en que se reciban como en la forma sin sello y descifrada. Si una propuesta se ha recibido vlidamente en forma tanto electrnica como impresa, solo se considerar vlida la versin electrnica, de la cual se extraern las copias necesarias para su evaluacin. Las propuestas en impreso as como cualquier copia impresa de las propuestas electrnicas se conservarn en todo momento en condiciones de seguridad. Los ejemplares en papel que ya no se necesiten sern destruidos, excepto los necesarios a efectos de archivado o auditora. Salvo que en las disposiciones especficas del programa relacionadas con la convocatoria de que se trate se diga otra cosa, ninguna propuesta ni copia de la misma podr salir de los locales o partes de los mismos controlados por la Comisin (por ejemplo, el lugar donde se celebran las sesiones de evaluacin). No se intercambiar correspondencia con los proponentes con respecto a la propuesta presentada hasta que no haya concluido la evaluacin2. Se enviar un acuse de recibo al coordinador de la propuesta dentro de las tres semanas siguientes a la recepcin de la misma. Las referencias de las propuestas no presentadas por va electrnica (ttulo, socios del proyecto, financiacin solicitada, resumen de la propuesta, etc.) se introducirn, cuando sea posible, en una base de datos de la Comisin por el mtodo de reconocimiento ptico de caracteres (OCR). Se aplicarn a los datos contenidos en estas bases las normas habituales de la UE en materia de confidencialidad. Para las convocatorias de propuestas "abiertas" relativas a medidas para PYME con fechas fijas para las sesiones de evaluacin, existen disposiciones especiales en materia de recepcin de propuestas que se detallan en el anexo B.

Sin embargo, por analoga con los procedimientos aplicados en la contratacin pblica, los servicios de la Comisin podrn solicitar a los proponentes informacin suplementaria de carcter puramente tcnico.

Comprobacin de los requisitos administrativos Los servicios de la Comisin comprobarn que las propuestas renen los criterios de admisibilidad mencionados en la convocatoria correspondiente. Estos criterios se aplicarn de forma rigurosa, excluyndose toda propuesta que no los rena. Para cada propuesta, se rellenar un formulario de comprobacin de la admisibilidad basndose en la informacin contenida en el formulario de propuesta. Si durante la fase de evaluacin o despus de la misma se evidencia que una propuesta no responde a uno o ms de los criterios establecidos, se declarar inadmisible y quedar inmediatamente excluida del proceso. Slo sern evaluadas las propuestas que satisfagan la totalidad de los criterios que se enumeran a continuacin3: el archivo electrnico de validacin o la propuesta electrnica sellada se han enviado dentro del plazo sealado la propuesta se ha recibido dentro del plazo de recepcin cuando la propuesta ha sido presentada por va electrnica, el cdigo nico de identificacin enviado con el archivo de validacin coincide con el calculado a partir del archivo de la propuesta consta la firma de la entidad jurdica coordinadora (o "firma" electrnica apropiada) constan las firmas de los socios que participarn en la financiacin del proyecto (contratistas potenciales, contratistas auxiliares y miembros) o una declaracin firmada del coordinador de la propuesta por la que certifica que est habilitado para presentar la propuesta y que sta cuenta con la conformidad de los socios se cuenta con el nmero mnimo de socios independientes admisibles que figura en la convocatoria de propuestas la propuesta es completa, es decir, estn presentes todos los formularios administrativos requeridos y la descripcin de la propuesta (Nota: corresponde a los expertos apreciar si la informacin contenida en la descripcin es completa; aqu se pretende tan slo comprobar la presencia de las partes necesarias de la propuesta). Se aceptarn las fotocopias de los formularios cumplimentados.

Es responsabilidad de los solicitantes cerciorarse de que las propuestas se envan a la direccin indicada en la convocatoria de propuestas y a tiempo para llegar dentro de plazo. La Comisin no admitir ninguna responsabilidad en caso de que los paquetes lleven una
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Estos criterios pueden ser completados por otros criterios de admisibilidad previstos en la decisin relativa al programa especfico y/o en el programa de trabajo.

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direccin errnea o las propuestas envadas en varios paquetes no lleven identificaciones adecuadas que permitan volver a ensamblar sus distintos componentes. La Comisin adoptar la decisin de desestimar las propuestas que no renan los criterios exigidos. Se informar a los coordinadores de las propuestas desestimadas inmediatamente despus de adoptada la decisin. En el caso de las convocatorias de medidas especficas para PYME y becas Marie Curie abiertas en permanencia, existen disposiciones especiales de comprobacin que se definen respectivamente en los anexos B y N.

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Expertos evaluadores Toda propuesta que supere la comprobacin anteriormente mencionada ser evaluada para determinar su calidad (vanse a continuacin los criterios aplicables). Con el fin de asesorar a la Comisin en esta evaluacin, los programas recurrirn a expertos exteriores independientes. En general, sern como mnimo tres expertos independientes4 los que examinen cada propuesta 5. Estos expertos independientes se seleccionan mediante convocatoria publicada en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas, que permanece abierta durante toda la duracin de los programas marco. En ella se enumeran los criterios aplicables a la seleccin de los expertos. Por regla general, dichos expertos debern poseer las competencias pertinentes en las distintas actividades de los Quintos Programas Marcos. Debern tambin poseer una gran experiencia profesional, adquirida en el sector pblico o privado, en uno o ms de los mbitos o actividades siguientes: investigacin en los campos cientficos y tecnolgicos pertinentes; administracin, gestin o evaluacin de proyectos de IDT; explotacin de los resultados de los proyectos de investigacin y desarrollo tecnolgico, transferencia de tecnologas e innovacin; cooperacin internacional en ciencia y tecnologa; desarrollo del capital humano. La Comisin tendr tambin en cuenta la aptitud de los candidatos para apreciar los retos y las repercusiones industriales o socioeconmicas de la investigacin, en particular en relacin con las polticas comunitarias. Los expertos debern contar tambin con los conocimientos lingsticos necesarios. Para solicitar la participacin en calidad de experto hay que remitir un formulario que incluya un currculum y las palabras clave adecuadas, sobre la base del cual se efectuar la seleccin. Los servicios de la Comisin prepararn las listas de las personas con las que podrn constituirse los grupos de expertos aplicando los criterios de seleccin que se acaban de mencionar. La base de datos de expertos tendr carcter centralizado y se efectuar una rotacin adecuada de los expertos. Por regla general, dentro de cualquier perodo de 6 aos, los expertos no actuarn ms de 3 aos por programa (o en 3 convocatorias, si stas abarcan un perodo ms largo). Los administradores de los programas renovarn al menos un tercio de los expertos utilizados por un programa cada ao o a cada convocatoria si stas distan entre s de ms de un ao. Para evaluar las propuestas presentadas en respuesta a una convocatoria, los servicios de la Comisin elaborarn una lista de expertos competentes (as como una lista de reserva, si es

Por ejemplo, dada la naturaleza de las becas Marie Curie (un elevado nmero de proyectos relativamente pequeos), estas propuestas sern evaluadas por un mnimo de dos expertos. 5 En el caso de medidas presentadas a travs de los procedimientos normales de contratacin pblica o para subvenciones ad hoc, sern de aplicacin las disposiciones habituales de la Comisin para la evaluacin de tales medidas. El apartado 2 del artculo 10 de las normas de participacin contiene criterios especficos relativos a las subvenciones. Si se trata de medidas complementarias, y en especial si son de pequea envergadura, podra decidirse efectuar la evaluacin sin el concurso de expertos externos.

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preciso) a partir de la base de datos de expertos seleccionados. Los grupos de expertos se constituirn de modo que en ellos existan la diversidad y el equilibrio necesarios en cuanto a competencias, orgenes geogrficos y capacidades lingsticas. Tambin se procurar alcanzar una adecuada paridad entre sexos en la medida de lo posible 6. Se procurar en todo momento excluir a los expertos que, por la razn que sea, pudieran no ser imparciales con respecto a la propuesta que el grupo debe examinar. Los Directores competentes aprobarn la lista de expertos que se utilizar en una sesin de evaluacin dada, as como las sustituciones durante la celebracin de esta sesin y, en su caso, el recurso a expertos suplementarios. Los expertos que participen en una evaluacin tendrn que firmar un contrato con la Comisin que les impondr las obligaciones de confidencialidad e imparcialidad en el examen de las propuestas. Dicho contrato llevar como anexos un mandato y un cdigo de conducta para los expertos (vase anexo C). La declaracin de imparcialidad que deben firmar los expertos figura en el anexo D. En la mayora de los programas y convocatorias, se invitar a los expertos a proceder a la evaluacin en un lugar dado. Sin embargo, cuando los plazos lo permitan y el secreto comercial no sea un factor limitativo, se podrn enviar las propuestas a los expertos por correo electrnico o por correo postal, para que procedan a una evaluacin inicial en su lugar de trabajo. Si se decide utilizar esta alternativa, se dejar clara constancia del hecho en todos los documentos pblicos de la convocatoria correspondiente. En este caso, los resultados de la evaluacin inicial sern comunicados a la Comisin por correo postal o electrnico y, si resulta necesario, se debatirn en los grupos hasta concertar el dictamen definitivo para la Comisin. En algunos casos, sta podr invitar a todos los expertos a un debate sobre dicho dictamen.

Las Comunidades Europeas aplican una poltica de igualdad de oportunidades. En este contexto, se insta muy particularmente a las mujeres a presentar propuestas o participar en su presentacin. En su comunicacin sobre La mujer y la ciencia, la Comisin se ha impuesto el objetivo de que los grupos de evaluadores incluyan, si es posible, un 40% de mujeres.

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Criterios de evaluacin Existe una serie de criterios de evaluacin comunes al conjunto de los programas del Quinto Programa Marco7 que figuran en el anexo 1 de las Decisiones del Consejo sobre los programas marco y la Decisin del Consejo sobre las normas de participacin de empresas, centros de investigacin y universidades, y a las normas de difusin de los resultados de la investigacin8 (las "normas de participacin"), en la parte que trata de los criterios de seleccin para las acciones indirectas. Los expertos independientes aplicarn estos criterios a las propuestas. Las decisiones por las que se establecen los programas especficos aportan precisiones complementarias sobre estos criterios y pueden tambin establecer criterios suplementarios, aplicables solamente al programa de que se trate. Las interpretaciones particulares de los criterios, al igual que las ponderaciones y mnimos aplicables, que vayan a utilizarse en las evaluaciones constan en los anexos especficos para los distintos programas del presente documento y se recuerdan en las convocatorias de propuestas y en toda la documentacin pertinente. Para el examen detallado de las propuestas en funcin de los criterios indicados en las normas de participacin, la prctica habitual de los expertos consistir en asignar puntuaciones y formular comentarios. Adems, para algunos criterios de evaluacin, los expertos podrn ser invitados a responder a una serie de preguntas relativas a las especificaciones mencionadas en la convocatoria. En algn momento de la evaluacin debern encontrar respuesta a las preguntas siguientes: Aborda la propuesta las partes del programa de trabajo abiertas en la convocatoria, incluidas las cuestiones de poltica? Si slo corresponde parcialmente a la convocatoria, posee mritos suficientes para ser tenida en cuenta total o parcialmente? Se han tenido suficientemente en cuenta en la preparacin de la propuesta los aspectos ticos en juego? Respeta la investigacin propuesta (si procede) los principios ticos fundamentales? Est en consonancia (si procede) con las polticas comunitarias? Se han tenido en cuenta, en su caso, las medidas de proteccin o evaluacin de impacto necesarias en relacin con las polticas comunitarias (p. ej. de medio ambiente)? Se ajusta la propuesta a los requisitos de presentacin (p. ej. con respecto al anonimato)?

En el caso de las acciones de formacin en la investigacin (becas Marie Curie, redes de formacin en la investigacin del Potencial Humano, mejora del acceso a las infraestructuras de investigacin y encuentros cientficos de alto nivel), se aplicarn criterios especficos que tengan en cuenta los aspectos formativos de estas actividades; estos criterios se exponen en el anexo N. En el caso del programa especfico para fomentar la innovacin y facilitar la participacin de las PYME, en el anexo III2 de la Decisin del Consejo por la que se adopta el programa se seala que las modalidades de aplicacin relativas a las acciones piloto podrn apartarse de los procedimientos generalmente aplicables a las acciones indirectas de IDT, siempre que prevean procedimientos de evaluacin y seleccin conformes a los principios de equidad y transparencia. Para la accin estratgica sobre formacin y excelencia del programa "Consolidacin del papel internacional de la investigacin comunitaria", se encontrarn criterios especficos en el anexo L. 8 DO L 26 de 1.2.99, pp. 46 y 56.

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Cuando los expertos respondan negativamente a alguna de estas preguntas, debern justificarlo. Basndose en los comentarios de los expertos, la Comisin se reserva el derecho de interrumpir la evaluacin de las propuestas que no respondan a uno o ms de los requisitos enumerados. En casos manifiestos (p. ej. una propuesta referida a una tarea de investigacin no abierta en la convocatoria correspondiente), podr juzgarse que una propuesta cae fuera del mbito de aplicacin de la convocatoria o es contraria a la poltica claramente enunciada en el momento de comprobar su admisibilidad. Las propuestas que se ajustan slo en parte a la convocatoria de propuestas o se refieren a varios programas a la vez sern examinadas caso por caso. Podr optarse por: evaluar la propuesta en su totalidad, evaluar solamente las partes que responden a la convocatoria, transferir la propuesta a otro programa (que tenga una convocatoria apropiada abierta) o abandonar la evaluacin de la propuesta si la parte que responde a la convocatoria es tan pequea que separada del resto no ofrece ningn inters real. La Comisin, asistida por expertos exteriores, examinar la calidad y pertinencia de todas las propuestas que se ajusten a los requisitos de la convocatoria. Salvo que en el anexo especfico de un programa del presente Manual se disponga otra cosa, los expertos examinarn las propuestas y asignarn una puntuacin atenindose a los criterios que figuran a continuacin (tomados de las Decisiones sobre los programas marco y de las Decisiones sobre normas de participacin y agrupados en cinco grandes bloques). Adems, calificarn con una puntuacin global cada bloque de criterios (excepto cuando una propuesta no alcance un mnimo, segn se indica ms adelante). Los expertos debern acompaar cada puntuacin de comentarios que puedan ser de utilidad para los proponentes y que debern estar en consonancia con dicha puntuacin. Los bloques de criterios sern de aplicacin para todos los programas son los siguientes: Calidad cientfica y tecnolgica e innovacin Calidad de la investigacin propuesta y aportacin que realiza a los aspectos cientficos y tecnolgicos esenciales para la realizacin de los objetivos del programa y/o accin clave. Originalidad, grado de innovacin y progreso con relacin al estado actual de los conocimientos, teniendo en cuenta el nivel de riesgo asociado al proyecto. Adecuacin del enfoque, la metodologa y el plan de trabajo elegidos para la consecucin de los objetivos cientficos y tecnolgicos.

Valor aadido comunitario y contribucin a las polticas de la UE Dimensin europea del problema: medida en que contribuira el proyecto a solucionar problemas de nivel europeo y en que las repercusiones esperadas de su ejecucin a escala europea superaran la suma de las repercusiones de los proyectos nacionales.

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Valor aadido europeo del consorcio: necesidad de constituir una masa crtica en trminos humanos y financieros y complementariedad de las competencias y recursos disponibles en distintas entidades europeas. Contribucin del proyecto a la aplicacin o al progreso de una o ms polticas comunitarias (incluidas las "horizontales", como la referente a las PYME, etc.) o a la resolucin de problemas relacionados con la normalizacin y reglamentacin.

Contribucin a los objetivos sociales de la Comunidad Contribucin del proyecto a la mejora de la calidad de la vida, la salud y la seguridad (en particular, en lo que a condiciones de trabajo se refiere). Contribucin del proyecto a la mejora de la situacin del empleo y a la utilizacin y desarrollo de competencias en Europa. Contribucin del proyecto a la conservacin y/o mejora del medio ambiente y a la menor utilizacin o conservacin de los recursos naturales.

Desarrollo econmico y perspectivas C+T Contribucin que puede aportar el proyecto al crecimiento, en particular utilidad y abanico de aplicaciones, y calidad de los planes de explotacin, incluyendo la credibilidad de los socios para llevar a cabo las actividades de explotacin de los resultados de IDT obtenidos del proyecto propuesto y/o el impacto econmico general del proyecto. Impacto estratgico del proyecto propuesto y posibilidades que aporta de potenciar la competitividad y el desarrollo de mercados de aplicaciones para los socios y los usuarios de los resultados de la IDT. Contribucin al progreso tecnolgico europeo y, en particular, estrategias de difusin de los resultados esperados, eleccin de los grupos objetivo, etc.

Recursos, socios y gestin Calidad de la gestin y del enfoque , en particular, idoneidad, claridad, coherencia, eficiencia y exhaustividad de las tareas propuestas, la planificacin (con sus hitos) y la estructura de gestin. Adems, instrumentos para efectuar el seguimiento, incluida la calidad de los indicadores especificados de repercusin y rendimiento, y buena comunicacin en el seno del consorcio responsable del proyecto.

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Calidad de la asociacin y participacin de usuarios y/u otros actores del sector, si procede, en particular, competencia y conocimientos cientficos y tecnolgicos, papeles y funciones dentro del consorcio y complementariedad de los socios. Idoneidad de los recursos: recursos humanos dedicados por cada socio y para cada tarea, calidad, nivel y/o tipo de recursos humanos asignados, equipos y material fungible utilizados, viajes y otros recursos. Tambin se examinarn los recursos no reflejados en el presupuesto (p. ej., las instalaciones que se pretende utilizar y los conocimientos especializados del personal clave). Para este ltimo criterio, en lugar de una puntuacin, se consignarn las observaciones que se consideren oportunas.

Adems de los criterios precedentes, si la propuesta incluye participantes procedentes de terceros pases no asociados a los programas marco, los expertos examinarn si su participacin es conforme con los intereses de la Comunidad y aporta un valor aadido sustancial para la ejecucin de la totalidad o parte del programa especfico de conformidad con los objetivos del programa. Si estos participantes solicitan financiacin comunitaria, los expertos examinarn si dicha financiacin resulta esencial para la consecucin de los objetivos de la accin de que se trate. Al examinar las propuestas, los expertos aplicarn exclusivamente los criterios definidos en el presente Manual, completados eventualmente por los criterios especficos contenidos en la Decisin por la que se establece cada programa y en el programa de trabajo. Estos criterios aplicables a un programa concreto se describen con ms detalle en el anexo especfico dedicado al mismo. No se autorizar a los expertos a aplicar criterios que se aparten de los definidos en el Manual y en los anexos especficos. En algunos casos (por ejemplo cuando se espera recibir un nmero de solicitudes muy superior al que puede financiarse o cuando se introduce un nuevo tema de investigacin complejo), la convocatoria de propuestas podr prever la segmentacin del proceso en dos fases. En la primera, se presentar una solicitud simplificada, que se evaluar fundamentalmente en funcin de la calidad de la investigacin propuesta y de su grado de innovacin. Tras esta primera fase, la Comisin adoptar la decisin de desestimar las propuestas simplificadas que no alcancen el nivel de calidad deseado e invitar a los coordinadores de las propuestas no desestimadas a presentar en un plazo determinado propuestas completas para la segunda fase de evaluacin. En esta ltima, se aplicar al conjunto del proceso lo esencial de las normas de evaluacin descritas en el presente Manual. El desglose y la ponderacin de los criterios en cada una de las dos fases quedarn claramente indicados en el anexo especfico del programa de que se trate y se recordarn en la convocatoria de propuestas y en la correspondiente documentacin. Los servicios de la Comisin se encargarn de la supervisin general de las sesiones de evaluacin. Su funcin se define en el anexo E.

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Puntuacin de las propuestas 9 Los expertos examinarn individualmente las propuestas que les sern presentadas y rellenarn una ficha de evaluacin personal con sus comentarios y puntuaciones. Estas ltimas se atribuirn en funcin de lo definido en los anexos especficos de programa. Segn la naturaleza de un programa y/o la convocatoria correspondiente, podr decidirse ponderar los bloques de criterios de manera diferente. La ponderacin aplicable a cada bloque de criterios se define en los anexos especficos y se recuerda en las convocatorias de propuestas y en la documentacin correspondiente. Se invitar a los proponentes a preparar sus ofertas de modo que en las partes cientfico/tcnicas no conste su identidad, con el fin de que la evaluacin del primer bloque de criterios (calidad cientfica y tecnolgica e innovacin) sea annima. Por regla general, los expertos puntuarn separadamente las partes annimas de una propuesta, rellenando y firmando un formulario de evaluacin de estas partes antes de que se les haga entrega de aquellas otras en las que consta la identidad de los proponentes. Si la naturaleza de los proyectos exige que la identidad de los proponentes sea conocida a lo largo de todo el proceso de evaluacin, podr decidirse, por razones debidamente justificadas, dar a conocer a los expertos desde el principio dicha identidad. Cuando tal sea el caso, este hecho se mencionar en el anexo especfico del programa. En general, los expertos puntuarn cada criterio de evaluacin sobre una escala de 6 niveles, de 0 a 5. En este sistema, las puntuaciones indican las valoraciones siguientes con relacin al criterio examinado: 012345la propuesta no aborda el punto examinado o no puede evaluarse con respecto al criterio por carecerse de informacin o ser sta ltima incompleta insuficiente suficiente bien muy bien excelente

Adems, basndose en las notas que hayan asignado a cada criterio, los expertos asignarn una puntuacin de 0 a 5 a cada bloque de criterios. Esta puntuacin de los bloques de

Los procedimientos de puntuacin de las propuestas que se refieren a acciones de formacin en la investigacin (becas Marie Curie, redes de formacin en la investigacin del Potencial Humano, mejora del acceso a las infraestructuras de investigacin y conferencias cientficas de alto nivel) figuran en el anexo N. Para la accin estratgica sobre formacin y excelencia del programa "Consolidacin del papel internacional de la investigacin comunitaria", los procedimientos de puntuacin de las propuestas figuran en el anexo L.

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criterios ser la nica tenida en cuenta (eventualmente ponderada) a la hora de obtener la puntuacin global y definitiva de la propuesta10. Una vez que todos los expertos hayan terminado sus evaluaciones personales para una fase dada, se reunirn para debatir las puntuaciones asignadas en presencia de un funcionario de la Comisin, que actuar en calidad de moderador. En esta reunin, los expertos tratarn de consensuar una puntuacin definitiva para cada grupo de criterios y una puntuacin global para la propuesta. Los expertos justificarn estas puntuaciones mediante comentarios que puedan ser de utilidad para el coordinador de la propuesta y elaborarn un informe de sntesis de la evaluacin, que los expertos firmarn. Si durante esta reunin resulta imposible que los expertos se pongan de acuerdo sobre determinado aspecto de la propuesta, los servicios de la Comisin responsables de la evaluacin podrn solicitar a otros expertos que examinen la propuesta. El informe de sntesis de la evaluacin preparado reflejar el sentir mayoritario de los expertos, pero recoger asimismo las opiniones divergentes cuando existan. Corresponder a la Comisin la decisin definitiva sobre cualquier dictamen u opinin de los expertos. Podr decidirse dividir una evaluacin en varias etapas con la posibilidad de que distintos expertos examinen aspectos diferentes. Adems, normalmente se establecern mnimos eliminatorios para la totalidad o parte de los bloques de criterios de evaluacin, de modo que no se propondr la seleccin de ninguna propuesta que no alcance el mnimo exigido para algn bloque de criterios. Si la evaluacin se efecta por etapas, las propuestas que no alcancen el mnimo no podrn pasar a la etapa siguiente y se considerarn desestimadas.

Observadores independientes En relacin con el ejercicio anual de seguimiento de los programas, y como mnimo una vez al ao para cada programa especfico, se invitar a observadores independientes a asistir a las sesiones de evaluacin. Su tarea ser comprobar que se respetan los procedimientos establecidos en el presente Manual y completados por la informacin publicada por los programas especficos, as como sealar a los administradores de los programas en qu aspectos podra mejorarse el proceso. En el caso de las propuestas presentadas en dos etapas, los observadores informarn sobre la aplicacin de los procedimientos para el conjunto del proceso. Los observadores se elegirn entre las personas que hayan
10

El objetivo del procedimiento descrito es permitir a los evaluadores reflexionar sobre cada uno de los criterios y, al atribuirles una puntuacin individual, marcar una referencia para el seguimiento posterior de los indicadores de calidad mientras dura el proyecto. El hecho de que en la evaluacin definitiva de las propuestas solamente se tenga en cuenta la puntuacin de los bloques de criterios tiene por objeto que los evaluadores adopten una perspectiva ms amplia y califiquen la propuesta respecto a los 5 grandes bloques de criterios en conjunto, en lugar de adicionar mecnicamente las puntuaciones de cada criterio. La eleccin de una escala de puntuacin de 0 a 5, bastante restringida, aplicada a un pequeo nmero de criterios bsicos pretende garantizar que las diferencias en la puntuacin global de las propuestas representen diferencias reales de calidad y no puedan ser mera consecuencia de posibles errores estadsticos o discrepancias entre evaluadores.

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respondido a las convocatorias de expertos para seguimiento y evaluacin y de expertos asesores en relacin con los programas de IDT. El mandato de los observadores independientes figura en el anexo F.

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Examen final, clasificacin de las propuestas y decisin de desestimacin Tras el examen de cada propuesta por los expertos y la elaboracin de los informes de sntesis de la evaluacin por los grupos de expertos, corresponder a los expertos examinar y comparar los informes redactados referidos a las propuestas que superen todos los mnimos, si las hay, para comprobar la coherencia de las puntuaciones asignadas por los distintos grupos y, si procede, conseguir una rectificacin. Adems, las propuestas que reciban puntuaciones idnticas tras el examen inicial sern sometidas a un nuevo examen para establecer una prelacin, si procede y es posible. Si es preciso, la Comisin podr decidir someter una propuesta a otros expertos con el fin de recabar ms opiniones, lo que podr implicar la modificacin de la puntuacin global o de los comentarios consignados en el informe de sntesis de la evaluacin. En este caso, el ponente del grupo final elaborar una nueva versin de dicho informe, que firmarn los miembros del grupo y/o su presidente. Segn la naturaleza de la convocatoria y el nmero de propuestas recibidas, la evaluacin podr organizarse de forma que todos los expertos de un mbito dado examinen la totalidad de las propuestas relativas a este mbito y procedan al examen final al mismo tiempo que examinan las propuestas. En otros casos, podr resultar necesario constituir un nuevo grupo "ampliado" a tal efecto. La organizacin prctica que se adopte para conseguir la formulacin de las recomendaciones finales de los expertos se determinar en funcin de las circunstancias de la convocatoria. Otra tarea del grupo o grupos de expertos que efecten el examen final podra ser el examen de las propuestas que se consideran merecedoras de financiacin para, si procede, recomendar posibles agrupamientos o combinaciones de propuestas en proyectos ms amplios o agrupaciones de proyectos. Se informar a los coordinadores de las propuestas del resultado de la evaluacin de sus propuestas una vez concluido el examen efectuado por los expertos externos. Sobre la base de las recomendaciones de los expertos, los servicios competentes de la Comisin elaborarn la(s) lista(s) definitiva(s), por orden de prioridad si procede, de todas las propuestas evaluadas que superen los mnimos establecidos. Normalmente el orden asignado responder a las puntuaciones recibidas y, para propuestas con idntica puntuacin, a la posible prelacin recomendada. Al confeccionar la lista definitiva, la Comisin tendr tambin en cuenta las prioridades del programa (p. ej. cobertura de los objetivos del programa, compatibilidad con los objetivos polticos de la Comunidad y aspectos ticos, si procede). Por estas razones, se podr decidir no atenerse al orden de prioridad establecido por los expertos. En este caso, los servicios afectados explicarn debidamente por escrito las razones por las que la Comisin ha modificado el dictamen de los expertos en el momento de preparar la lista definitiva.

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Los servicios de la Comisin prepararn tambin la lista de propuestas que deben desestimarse. Se incluirn en esta lista las propuestas que no renan los criterios de admisibilidad (salvo que hubieran sido rechazadas tras la primera comprobacin mencionada en las pp. 8 y 9), las que se salgan del mbito de la convocatoria, las que queden por debajo del mnimo correspondiente a algn criterio de evaluacin o del mnimo global exigido para tomar en consideracin una propuesta y las que, situadas por debajo de determinada puntuacin, no puedan financiarse por razones presupuestarias. En la lista de las propuestas que deben desestimarse se tendr en cuenta el presupuesto disponible (que se habr indicado en la convocatoria de propuestas) ms, si es preciso, un porcentaje del presupuesto de la convocatoria que permita tener en cuenta la eventual retirada de propuestas y los ahorros que podran lograrse en la ultimacin de los contratos. No podrn nunca seleccionarse las propuestas que no alcancen alguno de los mnimos establecidos. Tras las consultas necesarias con otros servicios de la Comisin sobre la clasificacin definitiva y la lista de propuestas desestimadas, la Comisin adoptar la decisin de desestimacin de propuestas. Dicha decisin ser notificada inmediatamente por escrito a los coordinadores de las propuestas desestimadas, explicndoles los motivos de la misma. En el caso de las propuestas desestimadas por no superar un mnimo, el informe de sntesis podr detenerse en el bloque de criterios en que no se super. En el anexo G figura un modelo de informe de sntesis.

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Preparacin y ultimacin de los contratos Una vez establecida la lista mencionada por los servicios de la Comisin, se contactar inmediatamente por escrito con los coordinadores de todas las propuestas que figuren en la lista principal (es decir, propuestas no desestimadas para las que se dispone de fondos). Dichos coordinadores recibirn el informe de sntesis de la evaluacin de su propuesta y, cuando proceda, una solicitud de la informacin administrativa complementaria necesaria para la preparacin del contrato. Se especificar el plazo exigido para dar respuesta a esta solicitud, transcurrido el cual la Comisin se reserva el derecho de dar por finalizados los contactos para la preparacin del contrato y desestimar la propuesta. La informacin complementaria solicitada ser la necesaria para determinar la viabilidad financiera de los socios contratantes y la disponibilidad potencial de todos los recursos necesarios para la realizacin del proyecto. Los coordinadores de las propuestas en lista de reserva (para casos de ruptura de negociaciones sobre proyectos de la lista principal, retirada de propuestas o ahorros logrados en la negociacin de los contratos) recibirn el informe de sntesis de la evaluacin de su propuesta y la indicacin de que podran iniciarse las negociaciones preparatorias del contrato, pero slo si se consigue financiacin suplementaria. Entre los puntos que deben tratarse en la fase de preparacin y ultimacin de los contratos figuran el examen de los costes propuestos en relacin con los recursos solicitados y la concrecin de los trabajos tcnicos. En particular, se comprobar si los recursos se utilizan de manera rentable: personal, en cuanto a nmero y nivel, sobriedad en el uso de equipos, material fungible, gastos de viaje y otros recursos as como combinacin adecuada de los recursos de personal y de otro tipo para conseguir los resultados previstos de la manera ms econmica. Al debatir estos puntos con los proponentes, los servicios de la Comisin tendrn en cuenta los comentarios de los expertos. Adems, se examinarn en esta fase las posibilidades de reagrupamiento, coordinacin o fusin de proyectos (con el acuerdo de los proponentes). Tras acuerdo con los proponentes sobre los detalles del contrato, y efectuadas todas las comprobaciones financieras y jurdicas necesarias, los servicios de la Comisin prepararn un proyecto de decisin de seleccin. La Comisin adoptar dicha decisin de acuerdo con los procedimientos internos habituales y con el procedimiento adoptado en la Decisin por la que se establece el programa especfico. Una vez adoptada la decisin, se enviarn los contratos para que sean firmados. En caso de que no se pueda llegar a un acuerdo con un proponente para modificar su propuesta en funcin del contenido o las recomendaciones de la evaluacin dentro de un plazo razonable (fijado por la Comisin), se darn por terminadas las negociaciones sobre la preparacin del contrato y la propuesta ser desestimada por decisin de la Comisin. Cuando se haya agotado el presupuesto de una convocatoria, todas las propuestas an en lista de reserva que no haya sido posible financiar quedarn desestimadas mediante la correspondiente decisin de la Comisin, informndose de ello a sus coordinadores.

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Preparacin de informes Tras cada sesin de evaluacin, se preparar un informe de sntesis que se har pblico. Este informe contendr indicaciones estadsticas generales sobre las propuestas recibidas (nmero, temas prioritarios abordados, referencias de los proponentes, presupuesto solicitado, etc.), las propuestas seleccionadas, el procedimiento de evaluacin y los expertos: nmero, disciplinas representadas, nacionalidades, sexo, etc. No se darn a conocer los nombres de los expertos asignados a las distintas propuestas, pero la Comisin publicar peridicamente listas de todos los expertos utilizados.

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Anexo A Formulario de respuesta a la solicitud de comprobacin previa

Nombre del programa y ao de la convocatoria: COMPROBACIN PREVIA

Nombre y direccin del coordinador

Ttulo de la propuesta: Muy Sr./Sra. mo/a: En respuesta a su solicitud, adjuntamos nuestros comentarios sobre el resumen de su propuesta que nos ha remitido. Parece responder a los requisitos de asociacin y transnacionalidad: S [] NO [] Comentario:

[Obligatorio si la respuesta es No]

Parece responder al mbito de la convocatoria y a sus objetivos: S [] Parcialmente [] NO [] Comentario:

[Obligatorio si la respuesta es Parcialmente o No]

Le recordamos que estos comentarios constituyen una valoracin fundada en el resumen que ha remitido y no comprometen a la Comisin. Tampoco prejuzgan de ningn modo la aceptacin o el rechazo de la propuesta completa que pudiera presentarse posteriormente. Funcionario responsable: DG/Unidad:

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Anexo B

Medidas especficas para PYME Las convocatorias de propuestas referidas a medidas especficas para la pequea y mediana empresa (PYME) estarn abiertas en permanencia (por regla general, mientras dure el programa especfico), siendo posible por tanto presentar propuestas en cualquier momento, pero las sesiones de evaluacin se realizarn en fechas predeterminadas. En las convocatorias se especificar la fecha lmite en que debern recibirse las propuestas que podrn ser examinadas en cualquier sesin de evaluacin. Para este tipo de convocatorias, los funcionarios de proyectos comprobarn el cumplimiento de algunos requisitos formales (propuesta debidamente firmada, socios adecuados, presencia de todas las partes de la propuesta), a medida que se reciban las propuestas, siempre que stas lleguen al menos tres semanas antes de cada fecha lmite. Si se comprueba que una propuesta no responde a algn requisito o existen dudas al respecto, el personal del "punto de entrada nico" especial PYME se pondr en contacto con el coordinador de la propuesta para solicitar la informacin complementaria necesaria para salir de dudas o advertirle de que la propuesta, tal como se ha presentado, podra resultar inadmisible. En estos casos, el coordinador podr retirar su propuesta sin esperar a recibir los resultados de la prxima sesin de evaluacin o facilitar las precisiones complementarias solicitadas antes de la fecha lmite. Si estas precisiones no se reciben o si no se retira la propuesta antes de dicha fecha, se evaluar la propuesta tal como se recibi. Se adjuntar al expediente de la propuesta un informe escrito de los contactos que se hayan producido. Las primas exploratorias y propuestas CRAFT las evala en evaluaciones comunes uno de los programas especficos indicados como prioridades temticas en las propuestas. En el informe de sntesis de la evaluacin se indicar el programa especfico dentro del cual ha sido evaluada una propuesta. Cuando ninguna de las prioridades indicadas parezca apropiada, los servicios de la Comisin podrn transferir una propuesta a un programa especfico ms adecuado. En caso de que un proponente discrepe de esta transferencia, podr solicitar una nueva evaluacin en la prxima fecha de cierre posible dentro del programa especfico o prioridad temtica originalmente indicados. En las fechas de cierre definitivas (18 de abril de 2001 en el caso de las primas exploratorias y 17 de abril de 2002 en el de propuestas CRAFT) se informar a los proponentes de cualquier transferencia prevista antes de la evaluacin.

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Anexo C

Mandato y cdigo de conducta de los expertos evaluadores 1. El experto tiene por misin participar en una evaluacin confidencial, leal y equitativa de cada propuesta, segn los procedimientos definidos en el presente Manual y en los documentos de evaluacin especficos de los distintos programas. Deber esforzarse al mximo por conseguirlo, ajustndose a las instrucciones que a tal efecto reciba de los funcionarios de la Comisin y realizando un trabajo de calidad constante y elevada. 2. El experto trabaja como independiente contratado por la Comisin. Se supone que trabaja a ttulo personal y que, en la ejecucin de su trabajo, no representa a ninguna entidad, aunque el contrato relativo a su remuneracin pueda celebrarse con la entidad de la que es empleado. 3. El experto deber firmar, antes de comenzar su misin, una declaracin de confidencialidad que le comprometer a llevarla a cabo dentro de la confidencialidad e imparcialidad ms estrictas. No se autorizar a trabajar como evaluadores a los expertos invitados que no firmen dicha declaracin. Si un experto tiene un vnculo directo o indirecto con una propuesta, o cualquier otro inters en ella, guarda algn tipo de relacin con ella, o tiene cualquier otro deber de fidelidad que compromete o pudiera comprometer su imparcialidad ante una propuesta, deber declararlo a los servicios responsables de la Comisin en cuanto lo sepa. Los servicios de la Comisin velarn por que, cuando ese vnculo sea tan fuerte que pueda influir sobre la imparcialidad del experto, ste no participe en la evaluacin de la propuesta correspondiente ni, si procede, de las que compitan con ella. Se considerar que un experto tiene un vnculo directo con una propuesta si se da alguna de las circunstancias siguientes: es empleado de una de las entidades proponentes o lo fue recientemente ha participado en la preparacin de la propuesta est relacionado con un solicitante o un miembro del equipo proponente sabe que pueden implicarle en la difusin o la explotacin de los resultados.

Se considerar que un experto tiene un vnculo indirecto con una propuesta si es empleado de una entidad que tiene vnculos contractuales con alguna de las entidades proponentes en el mbito abordado por la propuesta, o si tiene un vnculo directo con una entidad que presenta una propuesta competidora o trabaja para ella.

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4. Los expertos debern abstenerse de debatir una propuesta con otras personas, y en particular con otros expertos o personal de la Comisin que no participen directamente en la evaluacin de la misma, excepto en los debates oficiales de las reuniones moderadas por el personal de la Comisin responsable o celebradas con el conocimiento y la aprobacin de este ltimo. 5. Los expertos no podrn comunicarse con los proponentes, ni tampoco podr modificarse una propuesta durante la sesin de evaluacin. Los expertos no podrn comunicar a los proponentes ni a otras personas los dictmenes que entreguen a la Comisin sobre cualquier propuesta. 6. Los expertos no podrn revelar los nombres de los dems expertos que participen en la evaluacin. Los servicios de la Comisin publicarn peridicamente listas de los expertos utilizados sin indicar qu propuestas han evaluado. 7. Cuando se decida el envo por correo postal o electrnico de las propuestas a los expertos, que en este caso las evaluarn en sus locales o en otro lugar adecuado, los expertos sern responsables de preservar la confidencialidad de los documentos o archivos electrnicos que reciban y de borrar o destruir todo documento o archivo confidencial una vez concluida la evaluacin. En estos casos, los expertos podrn solicitar informacin complementaria que les permita completar su evaluacin, siempre que en las conversaciones o contactos con otras personas se respeten las normas generales de confidencialidad e imparcialidad. 8. Cuando la evaluacin tenga lugar en una oficina o un edificio controlado por la Comisin, los expertos no podrn sacar al exterior ninguna parte de una propuesta, copia o nota, en forma impresa o electrnica, relacionada con la evaluacin de una propuesta. Toda la informacin relativa a las propuestas se conservar en lugar seguro cuando los expertos estn ausentes de estos locales. 9. En los locales en que se efecte la evaluacin, los expertos debern llevar de forma permanente y en lugar visible la tarjeta de identificacin que se les facilitar al principio de la misma. Sin ella, les estar vedado el acceso a los locales salvo autorizacin especial del personal de la Comisin pertinente. Los expertos debern devolver su tarjeta al organizador de la evaluacin en el momento de abandonar los locales el ltimo da de su contrato. 10. Los expertos debern atenerse estrictamente en todo momento a las normas dictadas por los servicios de la Comisin para garantizar la confidencialidad del proceso de evaluacin (por ejemplo, en lo que se refiere a la comunicacin con otras personas fuera de las sesiones de evaluacin). En caso de incumplimiento, el experto podra verse excluido del proceso de evaluacin en curso y de otros futuros.

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Anexo D

DECLARACIN SOBRE CONFLICTO DE INTERESES


(Poner una cruz en la casilla indicada)

El abajo firmante confirma haber ledo y comprendido el texto del mandato y del cdigo de conducta de los expertos evaluadores. o Declara no haber presentado ninguna propuesta para su evaluacin en el marco de la convocatoria de propuestas.............................. ni mantener, a su leal saber y entender, ningn vnculo directo ni indirecto con ninguna de las propuestas presentadas.

Declara que su participacin en la evaluacin de la(s) propuesta(s) siguiente(s) podra crear un conflicto de intereses directo o indirecto: Acrnimo Ttulo .... .......................................................................
............... ............... ........ ......... ....................................................................... ....................................................................... ....................................................................... .......................................................................

rea
............ ............ ............ ............ ............

Se compromete a informar inmediatamente a los servicios de la Comisin si descubre un posible conflicto de intereses, directo o indirecto, con alguna propuesta cuya evaluacin se le solicite o que se debata en una reunin de evaluacin donde est presente. Firma ........................................................... Nombre........................................................ Fecha

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Anexo E Funcin de los servicios de la Comisin en las evaluaciones 1. Los servicios de la Comisin organizarn una evaluacin confidencial, leal y equitativa de cada propuesta, segn los criterios definidos en el anexo y en la gua del proponente especficos de cada programa, y en el pleno respeto de los procedimientos, normas y disposiciones establecidas. Los servicios de la Comisin confiarn la evaluacin de las propuestas a los expertos. Al atribuirlas velarn por que, si un experto tiene un vnculo directo o indirecto con una propuesta, no se vea en la obligacin de evaluar esta propuesta ni las que compiten con ella (vase en el anexo C la definicin de estos vnculos). Al seleccionar los expertos encargados de la evaluacin de las propuestas, los servicios de la Comisin velarn asimismo por que se d: 4. una presencia suficiente de las competencias necesarias un equilibrio satisfactorio entre los expertos procedentes de medios universitarios e industriales y de usuarios un equilibrio razonable entre sexos 11 una distribucin razonable de los orgenes geogrficos de los expertos una rotacin regular de expertos entre evaluaciones.

2.

3.

Los servicios de la Comisin adoptarn las medidas necesarias para garantizar el buen desarrollo del proceso. Entre ellas pueden figurar, en particular, las de informar a los expertos sobre los procedimientos que deben seguirse, recordarles las normas y sealar cualquier irregularidad al funcionario de la Comisin responsable, que podr excluir a una persona del proceso si considera que ha faltado a sus obligaciones contractuales o de confidencialidad. Cualquier exclusin deber ponerse en conocimiento del jefe de unidad y/o del director del programa, segn proceda. Cuando coordine las reuniones de los grupos de expertos encargados de asesorar a la Comisin, el personal de sta actuar en calidad de moderador, propiciando el consenso entre los expertos exteriores y manteniendo una total imparcialidad con respecto a las propuestas y entidades afectadas. El personal de la Comisin presente en dichas reuniones facilitar cuantas explicaciones o datos suplementarios se precisen para una correcta evaluacin de las propuestas.

5.

11

Vase nota 7.

30

6.

Los servicios de la Comisin tendrn la responsabilidad de velar por que los expertos ejecuten correctamente el trabajo. Debern comprobar que se tienen en cuenta los puntos previamente mencionados. Los servicios de la Comisin tendrn la responsabilidad de mantener un "registro de auditora" (es decir, un archivo para cada propuesta que contenga, por ejemplo, las fichas de puntuacin y los comentarios de los expertos). Registrarn las puntuaciones asignadas por los expertos en sus fichas de puntuacin y determinarn si es preciso debatir sobre algn criterio para llegar a un consenso, segn las normas definidas en los documentos de evaluacin especficos de los programas. Los servicios de la Comisin se abstendrn de abordar cualquier aspecto del proceso de evaluacin o seleccin con los proponentes o con personas que no intervengan directamente en el proceso, salvo que su director o jefe de unidad, segn proceda, lo autorice expresamente (caso por caso). Esta autorizacin slo se conceder excepcionalmente y teniendo muy en cuenta la necesidad de preservar el carcter confidencial del proceso. Los servicios de la Comisin tratarn en la ms estricta confidencialidad la asignacin de las propuestas a los expertos. Peridicamente, se publicarn las listas de los expertos que hayan participado en las evaluaciones, sin precisar las propuestas asignadas. Los servicios de la Comisin adoptarn todas las medidas necesarias para garantizar que las propuestas y cualquier otro documento relacionado con la evaluacin reciban un trato confidencial. En particular: Las propuestas y documentos relacionados no se mostrarn a ninguna persona, fuera de los funcionarios de la Comisin que deban conocerlos para llevar a cabo adecuadamente su trabajo, los expertos y los propios proponentes, salvo que estos ltimos lo hayan autorizado expresamente. Los informes de evaluacin y los dictmenes entregados a la Comisin por los expertos sern conocidos solamente de los funcionarios de la Comisin que lo precisen para llevar a cabo adecuadamente su trabajo y de las personas encargadas de supervisar o auditar el proceso de evaluacin.

7.

8.

9.

10.

11.

Los funcionarios de la Comisin limitarn al mnimo el nmero de copias de las propuestas y de los documentos de evaluacin y se encargarn de destruir las copias y los documentos o notas utilizados durante la evaluacin cuando ya no se necesiten.

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Anexo F Mandato de los observadores independientes del proceso de evaluacin El papel de los observadores independientes es asesorar a la Comisin sobre la manera de conducir las sesiones de evaluacin, la posible mejora de los procedimientos, la idoneidad de los criterios de evaluacin utilizados en las sesiones y la forma en que los expertos los aplican. Los observadores sern elegidos por el Director General o Director competente, en algunos casos de entre los expertos de alto nivel que participan en el seguimiento anual de los distintos programas, y tambin de entre quienes hayan respondido a las convocatorias de expertos para seguimiento y evaluacin y expertos asesores. De esta manera se pretende garantizar la continuidad del seguimiento y, en particular, permitir a los grupos de seguimiento formular sus observaciones sobre el proceso de evaluacin a partir de una experiencia de primera mano. Los observadores debern analizar el proceso de evaluacin desde el punto de vista de su funcionamiento, no de sus resultados. En particular, no debern opinar sobre las propuestas examinadas ni sobre los dictmenes emitidos sobre ellas por los expertos. Se invitar a los observadores a asistir al comienzo de las sesiones de evaluacin, momento en que los servicios de la Comisin imparten las instrucciones a los expertos, as como a visitar a los grupos de evaluacin para observar el desarrollo de los debates y el proceso de obtencin de un consenso sobre los criterios de evaluacin fijados por la Comisin. Los observadores presentarn sus conclusiones al(a los) Director(es) competente(s), con copia del informe al(a los) Director(es) General(es) competente(s). Se har pblico un resumen de dicho informe. Aparte de elaborar su informe, se instar a los observadores a mantener conversaciones no oficiales con el personal de la Comisin durante las sesiones de evaluacin y a sealar cualquier mejora inmediatamente realizable al Director del programa, al administrador del programa o al funcionario encargado de la evaluacin. Los observadores estarn sujetos a las mismas obligaciones de confidencialidad que los expertos (vase el anexo C) y debern firmar un documento al respecto. Les est prohibido divulgar detalles referentes a las propuestas, a los expertos encargados de examinarlas o a los debates en los grupos de evaluacin.

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Annex G Modelo de informe de sntesis de la evaluacin12

Programa: N de la propuesta: Ttulo de la propuesta: Acrnimo de la propuesta (si se usa): Puntuaciones alcanzadas en los criterios de evaluacin: 1. Calidad cientfica y tecnolgica e innovacin Observaciones:

Fecha:

2.

Valor aadido comunitario y contribucin a las polticas de la UE Observaciones:

3.

Contribucin a los objetivos sociales de la Comunidad Observaciones:

4.

Desarrollo econmico y perspectivas C+T Observaciones:

5.

Recursos, socios y gestin Observaciones:

Puntuacin general

Observaciones generales (incluidas sugerencias de modificaciones y posibilidades de agrupacin o fusin con otras propuestas):
12

Como la expresin de los criterios de evaluacin de las acciones de formacin en la investigacin difiere un tanto de la de otras acciones de IDT, los formularios utilizados reflejarn estas diferencias (vanse en el anexo N las principales categoras de criterios).

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