INFORME DE PRCTICA PROFESIONAL ULTRAMAR VALPARASO

Indice
I.

NOMBRE : Marcos Vicencio Henrquez Antecedentes.............................................................................................................................4 ROL : 2460041-6 A. Datos del Alumno..............................................................................................................4 B. C. Datos de la Empresa..........................................................................................................4 CARRERA : Ingeniera Civil industrial Datos de la persona encargada...........................................................................................4 CAMPUS : Casa Central

II.

Aspectos Generales..................................................................................................................4 FECHA : 29 de Abril de 2011 A. Empresa:............................................................................................................................4 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. B. 1. 2. C. 1. 2. 3. 4. 5. D. E. Historia...........................................................................................................................4 Propietarios....................................................................................................................5 Inversiones en empresas relacionadas (holding)............................................................5 Ubicacin.......................................................................................................................6 Acceso............................................................................................................................7 Disponibilidad de servicios............................................................................................8 Servicios, clientes, proveedores, competidores y canales de distribucin.....................8 Estadsticas de Entrega de Servicios y Ventas.............................................................10 Estructura Organizacional................................................................................................11 Organigrama general de la empresa y departamentos..................................................11 Descripcin de reas Organizacionales.......................................................................12 Anlisis............................................................................................................................13 Recursos Humanos.......................................................................................................13 Sistemas de operacin con que cuenta la empresa.......................................................13 Sistemas de Informacin..............................................................................................14 Seguridad Industrial.....................................................................................................14 Sistemas de Calidad.....................................................................................................14 Diagramas y descripcin de sistemas productivos y equipos..........................................15 Fuentes de informacin con que cuenta la empresa, con relacin al proceso productivo. 15 1. 2. 3. 4. Estrategia general de la empresa..................................................................................16 Estrategia por reas funcionales...................................................................................16 Anlisis de posicin competitiva.................................................................................16 Planes de futuros desarrollos y crecimiento.................................................................16

F. Estrategias y planes de desarrollo........................................................................................16

G. Detalle de las actividades que se desarrollan en los departamentos o secciones donde trabaj y las funciones especficas que le correspondi desarrollar...........................................17 H. Apreciacin personal de la capacitacin profesional de los trabajadores........................17 2 Prctica Profesional: Marcos Vicencio Henrquez Ultramar Valparaso

I......................................................................................Asignaturas o tpicos que: 18 1. 2. III. A. B. C. IV. A. B. C. D. E. G. H. I. J. K. L. M. Sirvieron mayormente durante el desempeo de su prctica.......................................18 Hicieron falta durante su desempeo en la prctica.....................................................18 Tema....................................................................................................................................18 Problema..........................................................................................................................18 Solucin...........................................................................................................................18 Programa de Implementacin..........................................................................................18 Informe Semanal.................................................................................................................19 Semana 1 (24 de enero 2011 al 28 de enero 2011)..........................................................19 Semana 2 (31 de enero 2011 al 04 de febrero 2011).......................................................20 Semana 3 (07 de febrero 2011 al 11 de febrero 2011).....................................................21 Semana 4 (14 de febrero 2011 al 18 de febrero 2011).....................................................22 Semana 5 (21 de febrero 2011 al 25 de febrero 2011).....................................................23 Semana 7 (07 de marzo 2011 al 11 de marzo 2011)........................................................25 Semana 8 (14 de marzo 2011 al 18 de marzo 2011)........................................................26 Semana 9 (21 de marzo 2011 al 25 de marzo 2011)...........................................................27 Semana 10 (28 de marzo 2011 al 01 de abril 2011)............................................................28 Semana 11 (04 de abril 2011 al 08 de abril 2011)...........................................................29 Semana 12 (11 de abril 2011 al 15 de abril 2011)...........................................................30 Semana 13 (18 de abril 2011 al 21 de abril 2011)...........................................................31

F. Semana 6 (28 de febrero 2011 al 04 de marzo 2011)..........................................................24

Semana 13 (18 de abril 2011 al 21 de abril 2011)

3 Prctica Profesional: Marcos Vicencio Henrquez Ultramar Valparaso

I.

Antecedentes
A. Datos del Alumno
: Marcos Vicencio Henrquez : 16.027.329-1 : Ingeniera Civil Industrial : 6to ao : Casa Central : 13 semanas : 24 de enero de 2011 : 22 de abril de 2011 : Profesional : Ultramar Agencia Martima Ltda. : Servicios Martimos : Cochrane N 813, piso 8 : 032-2202000

Nombre Rut Carrera Curso Campus Periodo de prctica Desde Hasta Tipo de Prctica Nombre Rubro Direccin Telfono Nombre Cargo Profesin E-mail Telfono

B.

Datos de la Empresa

C.

Datos de la persona encargada

: Patricio Soto : Jefe Documentacin : Administracin Martima y Naviera. : psoto@ultramar.cl : 032-2202857

II.

Aspectos Generales
A. Empresa:
1. Historia

El Grupo Ultramar fue fundado por don Albert von Appen, quien naci el 19 de abril de 1901 en Blankenese, Hamburgo. Marino por tradicin familiar y vocacin, dedic toda su vida al mar, ingresando como grumete a la Marina Mercante alemana una vez concluida la Primera Guerra Mundial. Rpidamente ascendi en el escalafn, llegando a ser el candidato ms joven de la HamburgAmerika Line, HAPAG. Lleg a Chile en 1937 como Inspector General de HAPAG para la costa occidental de Sudamrica. Sin embargo, la Segunda Guerra Mundial interrumpi bruscamente su carrera, obligndolo a buscar nuevos horizontes. Enamorado de Chile, adquiri una pequea parcela en Limache. Sin embargo, su inquieto espritu segua motivado por el mar. Convencido de que muy pronto la marina mercante alemana volvera a surcar los mares del Pacfico Sur, en 1948 comenz a elaborar los planes para la fundacin de una nueva agencia martima con miras a representar en Chile a los armadores alemanes. Posea la virtud de saber combinar un profundo conocimiento del quehacer marino con una 4 Prctica Profesional: Marcos Vicencio Henrquez Ultramar Valparaso

visionaria habilidad comercial. Y con esta tenacidad y claridad de propsitos, se esforz hasta realizar su objetivo. As, el 15 de diciembre de 1952 naci Ultramar, Agencia Martima Ltda., en una pequea oficina de la calle Agustinas N 1070 y con 7 empleados. Bajo su firme y prudente mando y con el entusiasmo que supo despertar en todos sus colaboradores, la empresa creci a un ritmo insospechado. Apenas dos aos y medio despus de su fundacin, Ultramar emprenda, el 10 de junio de 1955, la apertura de su primera agencia en Arica. Ya han pasado ms de 55 aos desde que se fund Ultramar y ya tiene13 agencias en el pas, incursionando adems con xito en el rea de la representacin de compaas areas, creando a su vez, una diversidad de empresas relacionadas al rubro, que han hecho posible el antiguo sueo de don Albert de llegar a ser armador. Actualmente, Ultramar es una sociedad limitada, sin participacin de terceros, y es dirigida por los nietos de don Albert, Dag y Richard von Appen, quienes administran el buque sucediendo a sus padres Sven y Wolf. 2. Propietarios Los propietarios de la compaa es el grupo Von Appen, quienes tienen presencia en Chile, Argentina, Brasil, Per, Uruguay, Paraguay, Colombia y Ecuador. 3. Inversiones en empresas relacionadas (holding) El Grupo Ultramar cuenta con diversas empresas que se organizan bajo una misma estrategia corporativa que es administrada por cuatro grandes Holdings denominados: Ultramar, Ultragas, Ultratug y Ultraterra. Holding Ultramar es un conjunto de empresas que entrega un servicio integral a toda la cadena logstica de sus clientes. En trminos de organizacin y estructura el grupo de empresas est compuesto por: agencias navieras, representaciones de lneas navieras, representaciones de aerolneas, terminales portuarios, estiba, terminales de contenedores, logstica y bodegaje, transportes y operador logstico, con tres grandes reas de negocios: Agencias Multimodales, Puertos y Logstica. Actualmente, Holding Ultramar cuenta con 22 sucursales martimas en 7 pases y ms de 1,6 millones de metros cuadrados en depsitos y bodegas en tierra. Como operador portuario, por su parte, traslada ms de 14 millones de toneladas al ao. Holding Ultragas es un conjunto de empresas que entrega un servicio de la ms alta calidad en transporte martimo. A travs de las empresas que forman el Holding, Ultragas ofrece el servicio de administracin de barcos y de los ms diversos medios de transporte martimo tales como: buques tanque, transportadores de gas, buques tanque de productos qumicos, transportadores a granel, naves de contenedores y multipropsito (MPP), lo que le permite brindar una amplia gama de soluciones de transporte martimo. Actualmente, el Holding Ultragas cuenta con 102 naves. Tiene una fuerte presencia martima regional e internacional y posee reas responsables de brindar servicios de la ms alta calidad en el transporte martimo. A travs de diversas empresas, Holding Ultratug presta servicios de transporte a los barcos en la entrada y salida de los puertos, realiza operaciones de salvamento a barcos y artefactos navales con problemas de diversa ndole, como naufragios o derrames y entrega servicios off-shore (suministro mar adentro) sobre plataformas petroleras, tanto en su construccin como en su operacin. 5 Prctica Profesional: Marcos Vicencio Henrquez Ultramar Valparaso

Holding Ultratug cuenta con 53 naves y est presente en 5 pases de la regin, lo que lo convierte en el primer actor de la industria a nivel regional. Holding Ultraterra es la estructura corporativa de Grupo Ultramar que gestiona las inversiones relacionadas con negocios estratgicos, que complementan el conjunto de sus empresas. As, Holding Ultraterra orienta su lnea de negocios hacia los mercados de energa, bienes races y otras inversiones. Listado de empresas relacionadas: a) ULTRAGAS ULTRABULK SONAP TRANSMARES ULTRACHART HUMBOLDT Empresas navieras y Servicios

a) Puertos, Depsitos y Servicios ULTRAMAR INVERSIONES NELTUME LTDA. TPS, Puerto Valparaso ULTRAMAR CONSULTORES PORTUARIOS TPA, Terminal Puerto Arica MONTECON, Puerto De Montevideo PUERTO DE CORONEL PUERTO ANGAMOS PUERTO MEJILLONES TGN, Terminal Granel del Norte SITRANS FULL-PACK ULTRAPORT a) ULTRATUG a) Inversiones Inmoviliarias ULTRATERRA MINERA ISLA RIESCO 1. Ubicacin Remolque y Salvataje

Santiago Casa Matriz Direccin: Av. El Bosque Norte N 500. piso 18. Vitacura Arica Direccin: 21 de Mayo 101 Iquique Direccin: San Martin N 151 Tocopilla Direccin: 21 de Mayo 1398 Mejillones Direccin: Copiap 654 Antofagasta 6 Prctica Profesional: Marcos Vicencio Henrquez Ultramar Valparaso

Direccin: Copiap 654 Caldera Direccin: Av. Arturo Prat 058 Huasco Direccin: Pedro de Valdivia 118 Coquimbo Direccin: Av. Costanera 841 piso 1, edificio Andacollo Los Vilos Direccin: Caupolicn 488, piso 2 Quintero Direccin: Pasaje San Guillermo N 121 Valparaso Direccin: Cochrane N 813, piso 8 San Antonio Direccin: Av. El Molo N 097 Talcahuano Direccin: Blanco Encalada N 444, 4 piso of. 401 Puerto Montt Direccin: Av. Juan Soler Manfredini 11, Of. 801, Edificio Torre Plaza Puerto Chacabuco Direccin: Juan Jos Latorre 087 Punta Arenas Direccin: Independencia N 865 Puerto Williams Direccin: Arturo Prat N 035

2.

Acceso

Para acceder a la Agencia Martima Ultramar, sucursal Valparaso, se puede hacer desde la calle Cochrane en Valparaso, en el edificio Cochrane. El edificio cuenta con ascensor, que permite llegar al octavo piso donde se encuentra la recepcin de la empresa.

7 Prctica Profesional: Marcos Vicencio Henrquez Ultramar Valparaso

3.

Disponibilidad de servicios.

La empresa cuenta con todos los servicios bsicos, como agua potable, energa elctrica y gas por caera. Tambin cuenta con red de rea local, internet alambica e inalmbrica. Aquellos casos en que sea necesario, la empresa entrega al empleado un modem de banda ancha inalmbrica y tambin servicios de correo electrnico mvil. Adems de lo anterior, la empresa otorga a sus empleados servicios adicionales como dispensadores de agua purificada, dispensador de Caf y T sin costo para los empleados y una asignacin mensual para adquirir golosinas y bebidas de maquinas expendedoras automticas.

4. Servicios, distribucin.

clientes,

proveedores,

competidores

canales

de

a) Servicios Ultramar Valparaso, ofrece los siguientes servicios: Recepcin y despacho de naves Sistemas de comunicacin eficientes Liquidacin de naves Atencin documental a las cargas de importacin, exportacin y transbordos Coordinacin de pilotaje Atencin de pasajeros y tripulantes Servicios de lanchas Coordinacin de remolcadores Coordinacin entrega de vveres y repuestos Coordinacin entrega de Combustibles y lubricantes Recaudacin de fondos 8 Prctica Profesional: Marcos Vicencio Henrquez Ultramar Valparaso

Requerimientos especficos por clientes

a) Clientes Los principales clientes de Ultramar Valparaso, son grandes navieras internacionales, tales como: MOL, EverGreen, Hamburg Sd, Hapag Lloyd Wan Hai, algunos Forwarders como CaroTrans. Adems de lo anterior la agencia Martima Ultramar Valparaso, interacta con clientes de sus clientes, que son quienes embarcan mercancias en las distintas navieras. b) Proveedores Ultramar Valparaso cuenta con una gran variedad de proveedores de servicios, entre los cuales destacan: Movistar Xerox Chilquinta Memphis Hewlett Packard Vendomtica a) Agunsa Saam Ian Taylor Repremar Marval Somarco Competidores

a) Canales de Distribucin El principal canal de distrbucin de Ultramar Valparaso es su oficina en la cual ofrecen directamente sus servicios a los clientes. Ultramar, como grupo empresarial se caracteriza por tener una actitud bastante pasiva en cuando a Estrategias Publicitarias. Las empresas del grupo mantienen un carcter de empresa familiar, cuya principal estrategia de marqueting es el Boca a boca. Como agencia martima, Ultramar tiene agencias a lo largo de todo Chile, con lo cual buscan estar lo ms cerca posible de los clientes. 2. Estadsticas de Entrega de Servicios y Ventas A continuacin se pueden observar datos estadsticos de control interno de la cantidad de atenciones realizadas por Ultramar Valparaso desde enero de 2009 a la fecha. Es importante sealar que cada una de las atenciones aqu registradas equivale a un BL (Bill of Lading), que Puerto corresponde a un documento de comercio internacional en el cual se registran las cargas que se Atencines de Recaladas 2009 pases. Total mueven entre 2010 201
Angamos Antofagast a Arica Coronel Iquique Lirqun Punta Arenas San Antonio San Vicente Talcahuano Valparaso Total 63 28 55 1 142 74 13 195 105 1 160 837 92 40 72 4 188 86 10 247 134 1 29 15 9 3 49 28 general 184 83 136 8 379 188 23

79 45

Prctica Profesional:
217 1090 68 325

Cantidad de BL anuales por Cliente 2009 2010 201 Total 1 general Evergreen 55 61 16 132 Hamburg 527 699 194 1420 Sud Hyundai 25 33 58 521 MOL 171 212 62 445 Transmares 84 93 20 197 284 9 Total 837 1090 325 2252 Marcos Vicencio Henrquez Ultramar Valparaso general 1 445 2252

B.

Estructura Organizacional
1. Organigrama general de la empresa y departamentos

10 Prctica Profesional: Marcos Vicencio Henrquez Ultramar Valparaso

2.

Descripcin de reas Organizacionales

El Grupo Ultramar cuenta con diversas empresas que se organizan bajo una misma estrategia corporativa que es administrada por cuatro grandes Holdings denominados: Ultramar, Ultragas, Ultratug y Ultraterra. Holding Ultramar es un conjunto de empresas que entrega un servicio integral a toda la cadena logstica de sus clientes. En trminos de organizacin y estructura el grupo de empresas est compuesto por: agencias navieras, representaciones de lneas navieras, representaciones de aerolneas, terminales portuarios, estiba, terminales de contenedores, logstica y bodegaje, transportes y operador logstico, con tres grandes reas de negocios: Agencias Multimodales, Puertos y Logstica. Holding Ultragas es un conjunto de empresas que entrega un servicio de la ms alta calidad en transporte martimo. A travs de las empresas que forman el Holding, Ultragas ofrece el servicio de administracin de barcos y de los ms diversos medios de transporte martimo tales como: buques tanque, transportadores de gas, buques tanque de productos qumicos, transportadores a granel, naves de contenedores y multipropsito (MPP), lo que le permite brindar una amplia gama de soluciones de transporte martimo. 11 Prctica Profesional: Marcos Vicencio Henrquez Ultramar Valparaso

A travs de diversas empresas, Holding Ultratug presta servicios de transporte a los barcos en la entrada y salida de los puertos, realiza operaciones de salvamento a barcos y artefactos navales con problemas de diversa ndole, como naufragios o derrames y entrega servicios offshore (suministro mar adentro) sobre plataformas petroleras, tanto en su construccin como en su operacin. Holding Ultraterra es la estructura corporativa de Grupo Ultramar que gestiona las inversiones relacionadas con negocios estratgicos, que complementan el conjunto de sus empresas. As, Holding Ultraterra orienta su lnea de negocios hacia los mercados de energa, bienes races y otras inversiones.

C.

Anlisis
1. Recursos Humanos

Ultramar, tiene polticas corporativas de Recursos Humanos, las cueles tienen como objetivo la misin, valores y estrategia de negocio. Estas polticas aplican a todas las empresas. Poltica de Seleccin de Personal Poltica de Contratacin de Parientes y Conflicto de Intereses Poltica de Contratacin Poltica de Administracin de Personas Poltica de Proceso de Pago de Remuneraciones Poltica de Rentas Mnimas Polticas de Beneficios Poltica de Desvinculacin del Grupo Ultramar Poltica de Prcticas Profesionales Poltica de Feriado Legal Poltica Proceso de Reliquidacin de Remuneraciones Poltica de Concursos Internos del Grupo Ultramar Poltica de Desvinculacin Poltica para realizar Donaciones, Aportes y Auspicios

1. Sistemas de operacin con que cuenta la empresa Con el fin de entregar el mejor servicio a sus clientes, Ultramar Valparaso se preocupa de entregar el mejor servicio a los clientes de sus clientes. Para ello existen distintas polticas de servicio de calidad. Con un equipo humano de primer nivel apoyado en sofisticados sistemas computacionales, Ultramar ofrece atencin a naves de diferente tipo en todos los puertos de Chile y los principales de Amrica Latina. La motivacin es por entregar un servicio de forma personalizada a los clientes, sumado a la confianza y seguridad que genera el operar con una Agencia Naviera de reconocida trayectoria y vasta experiencia. ltimamente para responder de una mejor forma a las necesidades de los clientes, Ultramar Inaugur una sucursal de atencin a clientes en Santiago. 2. Sistemas de Informacin Ultramar cuenta con sistemas de Informacin Propios y de las empresas que son sus clientes. En muchos casos las personas que trabajan en Ultramar estn relacionados con varios sitemas de informacin al mismo tiempo. En rasgos generales esta es una herramienta fundamental para los colaboradores de Ultramar. As tambin lo es la herramienta de correo electrnico que utilizan, Microsoft Outlook, ya que es la herramienta fundamental o ms bien el principal canal de 12 Prctica Profesional: Marcos Vicencio Henrquez Ultramar Valparaso

comunicacin entre Ultramar y sus clientes, ya que de esta forma todos los servicios que se prestan quedan respaldados con los correos electrnicos. Algunos de los sistemas de informacin con los que traba Ultramar son: SOL, StarNet, FIS, Arbol de Aplicaciones, EMA, SBM, Sidemar, etc. Es importante sealar que algunos de estos sistemas estn en lnea con la Aduana Chilena, debido a la incorporacin de documentos legales en versin electrnica. Todo esto convierte a Ultramar en una empresa muy competitiva, debido a que se pone en la vanguardia en cuanto a sistemas de informacin. En Santiago, existe un departamento que esta enfocado a desarrollos de todo tipo de envergadura para dar solucin a las distintas necesidades tecnolgicas de la empresa. 3. Seguridad Industrial Es propio de la filosofa de Ultramar entregar servicios con los ms altos estndares de calidad y promover constantemente polticas que resguarden la seguridad y salud de sus clientes y colaboradores. Un ejemplo de la preocupacin de Ultramar por la seguridad de sus trabajadores, son los planes de evacuacin en casos de emergencias. Las reas estn bien sealizadas y existen responsables por cada seccin. Tambin ponen diariamente a disposicin de los trabajadores informacin como los indicies de radiacin ultravioleta y entrega los implementos necesarios para protegerse de ella (dispensadores de bloqueador solar). Estos son los principales factores de seguridad que visualic durante el desarrollo de mi prctica, ya que no estuve en una planta productiva, sino que en una oficina de servicios documentales principalmente. Actualmente se esta llevando a cabo en Ultramar Chile la implementacin del Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional, OHSAS 18001 bajo el programa PASSO. 4. Sistemas de Calidad La Gerencia se asegura que todas las personas involucradas en la entrega de los servicios estn preparadas y sean competentes para cumplir con las tareas y deberes que se les asignan. Para ello, Ultramar cuenta con el respaldo de la certificacin de calidad ISO 9001:2000. Durante el ltimo ao se ha estado llevando a cabo un programa llamado Programa de desarrollo de Personas con el cual se busca estandarizar todos los cargos, de tal forma que un servicio prestado en Arica tenga los mismos niveles de calidad del mismo servicio prestado en Punta Arenas.

B.

Diagramas y descripcin de sistemas productivos y equipos.

Ya sea para importacin o exportacin el proceso comienza antes de que la nave llegue al puerto esto es generalmente entre 7 y 10 das antes. Existen distintos servicios prestados por Ultramar, algunos de ellos son: Servicios Documentales: estos servicios incluye algunos como aperturas, garantas, correcciones a los BL, y todos tienen cobros distintos dependiendo del tiempo en el que se haya realizado el servicio. Ya que si algunos de estos se realizan despus de que la nave haya zarpado, la Aduana puede y debe cobrar multas, las cuales dependiendo de la responsabilidad, en ocasiones son pagadas por Ultramar, por la compaa Naviera o por lo clientes finales. Cobros de Gate in/out: este tipo de servicio tiene que ver con todos los movimientos asociados a los contenedores, el hecho de que un contenedor est a disposicin del cliente para ser consolidado, tiene costos asociados a diversos procesos. Algunos de estos procesos, son el retirar 13 Prctica Profesional: Marcos Vicencio Henrquez Ultramar Valparaso

o llevar al depsito de contenedores un contenedor, la reparacin y limpieza de estos mismos. Demurrage: este servicio est muy asociado a la logstica, ya que Ultramar hace un seguimiento de la posicin actual de cada contenedor asociado a una Naviera y dependiendo del lugar donde se encuentre y del tiempo por el cual ha estado en manos del cliente, se gestionan cobros asociados al costo oportunidad de dicho contenedor. Digitacin de Informacin: Gran parte de las Horas Hombre de Ultramar Valparaso estn asociadas a esta actividad. Se ingresa la informacin relacionada a los distintos embarques en los sistemas de los Armadores para que ello puedan llevar sus registros y control. Manifestacin a la Aduana: En el caso de la Exportacin, la manifestacin de las cargas es de forma electrnica, lo que ha permitido a Ultramar centralizar este servicio en Valparaso. Por otra parte la Manifestacin de cargas de importacin, sigue siendo con papeles fsicos, por lo cual este tipo de servicio implica mucho ms tiempo y procesos involucrados.

Principalmente la informacin proviene directamente de los clientes, sin embargo la empresa tiene acceso a la Web de la aduana desde donde pueden extraer informacin adicional, la cual complementan con la informacin que entregan directamente los clientes y los armadores a travs de sus sistemas de informacin. Toda esta informacin se va almacenando en carpetas electrnicas y fsicas y quedan organizadas mediante un cdigo denominado NVE-VIAJE, con el cual luego se puede ubicar dicha carpeta y tener acceso a toda la informacin asociada a una recalada, a un contenedor o a una carga o cliente especfico.

C. Fuentes de informacin con que cuenta la empresa, con relacin al proceso productivo.

D.

Estrategias y planes de desarrollo

1. Estrategia general de la empresa

Ultramar tiene como Visin contribuir a que Chile sea una potencia en el intercambio comercial. Y su Misin es ser la principal plataforma de soluciones innovadoras e integrales para el comercio exterior de Chile, sus regiones y sus principales industrias. Los valores en que se sustenta la compaa son: Altos estndares de comportamiento, atencin a los detalles, profesionalismo y responsabilidad, vitalidad y alegra en la bsqueda de soluciones innovadoras para los clientes. Con todo lo anterior, Ultramar Agencia Martima Chile es lder en el mercado, enfrentando con gran optimismo los desafos del futuro. 2.
se trabaj: La estrategia del rea de Documentacin de Ultramar Valparaso, es prestar el mejor servicio en el menor tiempo posible, facilitando de esta forma el proceso general de recepcin, validacin y entrega de documentos. Junto con esto, el rea de Documentacin de Ultramar Valparaso, rea en la cual naci el

Estrategia por reas funcionales

Debido a la restriccin de acceso a las diversas reas funcionales el anlisis se enfoca en el rea en la cual

14 Prctica Profesional: Marcos Vicencio Henrquez Ultramar Valparaso

Centro de Servicios, busca centralizar todos los procesos legales, una vez que los documentos aduaneros en su totalidad puedan ser presentados de manera electrnica.

3.

Anlisis de posicin competitiva

Cada vez ms Ultramar se va posicionando de mejor manera en el mercado, captando cada vez ms participacin de mercado. Y tomando nuevas representaciones de compaas Navieras internacionales. Todo esto sin abandonar a los clientes de siempre. 4. Planes de futuros desarrollos y crecimiento Existen diversos planes de desarrollo y crecimiento dentro del grupo ultramar. Por nombrar algunos: Nuevas representaciones martimas (Wan Hai) Implementacin Oficina Helvecia Cambio de plataforma anti Spam Consolidacin de los servidores de archivos y correo de agencias Proyectos 2011 "Buscando la eficiencia en nuestros procesos" Proyecto Concorde Software Factory IBM Sistema de Agenciamiento Bell Estrategia de Migracin de Sistemas Legados Nuevos libros contables electrnicos Maximizando el Anlisis de Gestin

La prctica profesional la desarrolle principalmente en dos areas dentro de Ultramar Valparaso. En primer lugar en el rea de Documentacin, en donde fui responsable de llevar a cabo la diagramacin de los procesos que se desarrollan en dicha rea. Para ello se entrevist a las personas que realizan los distintos procesos, para que la diagramacin se ajustara al mximo a la realidad, para que una vez diagramado el proceso, cualquier persona que llegase a realizar ese proceso lo pueda realizar sin mayores dificultades al tener acceso a dicho diagrama. Por otro lado se desarrollaron bases de datos para la ayuda del control estadstico y la gestin del rea misma. Calculando la carga de trabajo por persona y distintos ratios. En el rea de Procesos & EDI, se apoy con el desarrollo de bases de datos que permitieran calcular de fcil manera las cantidades de atenciones y los valores que estas atenciones tienen para los clientes. Tambin apoy al Centro de Servicio realizando levantamientos de informacin en la nueva sucursal en Santiago, para determinar oportunidades de mejoras y acciones en el corto plazo para mejorar la atencin y aumentar los volmenes de documentos procesados. En ambas reas, al concluir los tres meses de prctica profesional, la empresa qued con valiosas herramientas de gestin y control estadstico, que segn conversaciones posteriores al fin de la prctica, se usan cotidianamente 15 Prctica Profesional: Marcos Vicencio Henrquez Ultramar Valparaso

A. Detalle de las actividades que se desarrollan en los departamentos o secciones donde trabaj y las funciones especficas que le correspondi desarrollar.

En las reas en las que estuve trabajando me toc conocer a muchas personas, de las cuales la mayora tiene algn ttulo profesional, sin embargo muchas veces las actividades que realizaban eran totalmente distintas a lo que uno esperara segn su titulo. La mayora de las personas que trabajan en el rea de documentacin, estudiaron carreras relacionadas con comercio exterior y/o transportes. Los supervisores preferentemente son ingenieros Civil Industrial. Los jefes de rea son personas con muchos aos de experiencia. Como equipo de trabajo, se complementan todos muy bien, y la empresa se encarga de entregarles los conociemientos que necesiten, por ejemplo en materia Legal, debido al alto roce con instituciones gubernamentales como ADUANA. La gerencia, invita a sus colaboradores a participar de variados cursos y charlas que pretenden ir formando a los colaboradores e ir ayudndoles en su desarrollo personal. Algunos de los talleres se preocupan de entregar y fortalecer actitudes de liderazgo en las personas.

B.

Apreciacin personal de la capacitacin profesional de los trabajadores

C.

Asignaturas o tpicos que:

1. Sirvieron mayormente durante el desempeo de su prctica

Las asignaturas que ms utilic, fue Gestin de operaciones, esto en lo relacionado con el manejo de Tiempos de espera (teora de colas). Por otro lado otro tpico muy importante fue el de Sistemas de informacin para la gestin y gestin estratgica. Los taller de ingeniera industrial tambin me fueron tiles ya que me sirvieron para poder enfrentarme a situaciones como liderazgo de reuniones y trabajo en equipo. Programacin en distintos lenguajes tambin fue muy utilizada durante mi prctica. Todo lo anterior, tambin me ayud para poder entender los conceptos
de los que se habla en las reuniones, comprender los problemas y seguir de cerca las comunicaciones relacionadas con los problemas que se quieren solucionar.

2.

Hicieron falta durante su desempeo en la prctica

Algo que hace falta en la malla de la carrera es el fortalecimiento del idioma Ingls, yo lo aprend en otras instituciones y me sirvi mucho.

II.

Tema
A. Problema

Un problema al que se ve enfrentado Ultramar, es que debido a su gran expansin en el ltimo tiempo, le ha trado como consecuencia la prdida de control en las tareas realizadas en cada seccin, estoy hablando de cantidades, de carga de trabajo por persona, las horas extras que se realizan, y si estas son verdaderamente justificadas. Adems de lo anterior, un problema bastante frecuente es la alta cantidad de informacin que debe ser digitada para poder facilitar el control por parte de las jefaturas. Sin embargo esta digitacin es repetitiva, es decir, en las distintas secciones se digitan los mismos datos varias veces. La solucin ms prctica es desarrollar de forma interna bases de datos que permitan organizar la informacin de control interno, y disminuir de esta forma la cantidad de digitacin por parte de los encargados, que funcione de una manera colectiva: para qu digitar informacin que ya fue digitada por algn otro compaero de trabajo. 16 Prctica Profesional: Marcos Vicencio Henrquez Ultramar Valparaso

B.

Solucin

Para implementar esta solucin se necesitara una persona dedicada a tiempo completo al desarrollo de una base de datos global para la agencia Valparaso. Esta solucin es factible, ya que personalmente dedique una parte de mi tiempo a desarrollar herramientas similares a esta que estoy detallando, la cual con la ayuda de las personas se podra generar de una forma muy eficiente y que disminuira significativamente la carga de trabajo para los encargados, lo que les permitira tener ms tiempo para desarrollar actividades que agreguen valor a la empresa, lo cual justificara la inversin.

C.

Programa de Implementacin

17 Prctica Profesional: Marcos Vicencio Henrquez Ultramar Valparaso

III.

Informe Semanal
A. Semana 1 (24 de enero 2011 al 28 de enero 2011)

La primera semana de prctica profesional, estuvo marcada por la introduccin por parte de mi supervisor, Maximiliano Caldern, en los procesos que se desarrollaban en el rea de Documentacin, que fue donde inicialmente ingres a la empresa. Principalmente durante esta semana estuve conociendo los procesos desarrollados especficamente por los equipos de trabajo que pertenecen al rea de exportacin. Conoc a cada uno de los miembros de los equipos y asist a pequeas charlas con cada uno de los supervisores de los equipos, quienes me contaron con algo ms de detalle los procesos que se desarrollan en los respectivos grupos de trabajo. A medida que pasaron los das comenc a desarrollar mis primeras asignaciones de trabajo. En el periodo en el que ingrese a la empresa, se estaba llevando a cabo un proceso de escrituracin de los procesos que se desarrolla en cada una de las reas, de hecho esta etapa ya haba concluido y se estaba pasando a la siguiente etapa, que consista en diagramar los procesos que ya haban sido escriturados por cada una de las personas que trabajan en la empresa. Enmarcado en este proceso, pase los siguientes das leyendo los manuales hechos por las personas de documentacin, era un total de 13 manuales con un promedio de 50 pginas cada uno. El objetivo de esta lectura, era que posteriormente debera a comenzar a diagramar estos procesos con la ayuda de Bizagi, un programa libre, similar a Visio de Microsoft, y por lo tanto deba entender lo que estaba diagramando, encontrarle lgica y plasmarlo en un diagrama de forma que cualquier persona que viera este diagrama pueda desarrollar el proceso sin dificultad alguna. Paralelamente se comenz a gestar la idea de disear algn mtodo de registro ms estandarizado y fcil de usar para los encargados, de los volmenes de atenciones a las naves que se realizaban diariamente, ya que actualmente este tipo de registro se llevaba de una manera bastante primitiva en una planilla Excel, lo que quitaba mucho tiempo en el ingreso de datos, y adems dificultaba de sobremanera, la extraccin de informacin con fines de control estadstico. Por lo tanto se fijaron algunas reuniones con las personas que registraban da a da esta informacin, para saber como lo hacan, las dificultades que tenan, y tambin preguntarles qu tipo de herramienta les gustara tener para llevar a cabo el registro de la informacin.

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B.

Semana 2 (31 de enero 2011 al 04 de febrero 2011)

Durante esta segunda semana de prctica, continu con la diagramacin de procesos. Debido a esta actividad tuve varias reuniones con las personas que realizaron las escrituraciones, ya que algunos de estos manuales carecan de lgica o no estaba muy claro el orden temporal de las actividades descritas, lo cual dificultaba la diagramacin de los mismos. Con cada una de estas reuniones me fui interiorizando cada vez ms en el negocio desarrollado por Ultramar, ya que al sumar cada una de los procesos realizados en el rea de documentacin, me iba dado cuenta, o realizando una imagen en mi mente del proceso global que se desarrolla en la empresa. Esta semana se realiz la primera reunin del equipo de diagramacin de los manuales de los procesos de la empresa, al cual pertenezco como responsable del rea de Documentacin. En esta reunin se comenz a establecer los parmetros, estndares y lenguaje que se iba a utilizar en la diagramacin. Por otro lado, continu trabajando paralelamente en desarrollar una herramienta para el control estadstico de la informacin. Especficamente comenc a desarrollar una base de datos en Microsoft Access, programando macros en lenguaje SQL y Visual Basic, para llegar a obtener al final de la semana una herramienta de fcil uso, rpido registro y lo ms interesante para los Supervisores y el Jefe del rea, con reportes automticos que entregan toda la informacin necesaria para llevar un control tanto a nivel general como tambin detallado de los datos. Estos informes entregan tablas y grficos con la informacin por secciones de trabajo, por responsables, entre distintos periodos de tiempo. Tambin se generaron tablas dinmicas que facilitan la entrega de informacin. Es importante sealar, que la complejidad de los diagramas estaba dada por la cantidad de tareas que involucraba un proceso, por lo tanto la diagramacin de un proceso completo toma al menos un da de trabajo, considerando que adems no es la nica tarea que realizo.

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C.

Semana 3 (07 de febrero 2011 al 11 de febrero 2011)

El da lunes lider una reunin con los supervisores del rea de Documentacin y el Jefe de Dicha rea, Patricio Soto, para mostrar el funcionamiento y las posibilidades que ofrece la nueva herramienta que desarroll para llevar el registro de informacin relacionada con las atenciones prestadas a las naves que recalan en el puerto. Esta reunin fue todo un xito, ya que los presentes encontraron de mucha utilidad esta Base de datos, ya que les iba a facilitar mucho las cosas a los encargados. Tambin se recogieron algunas sugerencias para realizar algunas mejoras a la Base de datos de tal forma que se acomodara al mximo a los requerimientos de las personas. Los das siguientes continu realizando en paralelo las reuniones antes mencionadas y los cambios sugeridos a la base de datos. Estoy cambios requirieron una programacin mas exhaustiva, ya que se estaba buscando que muchos de los datos se llenaran automticamente para ahorrar tiempo a la persona que los digita. Para ello se incluyeron macros a la programacin antes mencionada. Una vez realizados los cambios en la Base de Datos, se comenz a instalar en los computadores de las personas involucradas en el proceso de registro de informacin, se aloj en un servidor, para que todos pudieran tener acceso simultneo a la misma informacin, y se comenz con la marcha blanca. El da jueves se entregaron los 13 diagramas preliminares finalizados a los encargados del proyecto, para que los revisaran, y tambin para que indicaran correcciones y sealaran cuales iban a ser los siguientes pasos a seguir. Al da siguiente nos reunimos los miembros del equipo diagramador, para ponernos de acuerdo en algunos errores y dificultades que se fueron presentando en el proceso. Tambin se nos inform el objetivo que se estaba buscando cumplir con todo este proceso, el cual consiste en poner a disposicin de los distintos clientes a travs de una pgina web la forma de trabajar de la empresa en la cual estn confiando sus distintos procesos.

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D.

Semana 4 (14 de febrero 2011 al 18 de febrero 2011)

A partir de la entrega de diagramas preliminares la semana anterior, se agendaron reuniones con los supervisores de cada una de las reas, en mi caso: Exportacin Hamburg Sud, Exportacin Mol, Exportacin Evergreen, Exportacin Transmares, Proceso de Correcciones, Importaciones, entre otros. El objetivo de estas reuniones de aproximadamente 1 hora cada una, era validar los diagramas hechos con los supervisores, de tal forma de revisar si lo que fue plasmado en los manuales y por ende en los diagramas tena relacin con lo que realmente se haca y deba hacer. Adems de esto, cada una de las personas se dio el tiempo de explicarme las causas y consecuencias que tienen estas actividades diagramadas, a quienes les afecta que se hagan o no. Todo esto para ir preparando la siguiente etapa del proyecto que ser unificar todos estos diagramas en uno solo. Durante esta semana, se comenzaron a ver los primeros errores en la base de datos, errores que tenan relacin con la configuracin regional, es decir, el primer da de la semana y la primera semana del ao. Estos dos datos estaban afectando los reportes, ya que datos que pertenecan a enero los pona en febrero, ya que por defecto se toma como configuracin regional la norteamericana; primer da de la semana: domingo, primera semana del ao donde se encuentra el primero de enero. En Chile, la primera semana del ao es la primera semana completa con das del nuevo ao, y el primer da de la semana es el lunes. Con todos estos cambios se lograron unos reportes muy informativos, tanto para los supervisores, como para los jueves. Adems de esto la manera en que dise el registro de la informacin hace posible, con unos simples pasos extraer la informacin que sea requerida. De aqu en adelante la asistencia en caso de cualquier eventualidad con el registro de informacin de las recalados est a mi cargo, por lo tanto si necesitan de mi asistencia debo responder con la mayor rapidez y efectividad posible. No fue posible terminar en esta semana las validaciones de los diagramas, por lo tanto quedaron algunas reuniones pendientes para la prxima semana. Esto debido a que en el caso particular de la Agencia Valparaso, la persona encargada de validar los diagramas que pertenecen a esta rea, debe validar 8 de los 13 diagramas que tengo, y si se considera una hora por cada uno es muy difcil sacarlo de sus actividades por tanto tiempo.

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E.

Semana 5 (21 de febrero 2011 al 25 de febrero 2011)

Durante esta semana se comenz a trabajar en una nueva herramienta para el rea de Documentacin. Esta herramienta tiene como objetivo fundamental ordenar el registro de las horas extra que se realizan en el rea, que actualmente se realiza de forma manual, y posteriormente una persona del rea de administracin debe traspasar uno a uno los datos a una planilla. Lo que se busca es que cada persona sea responsable de la digitacin de sus horas extra para que de esta forma sea todo mucho ms expedito, y a la vez, al estar todos los registros en una misma parte, poder extraer informacin estadstica, lo cual va a permitir a las personas que les corresponda, evaluar si es rentable trabajar con un nmero determinado de horas extras o en verdad es ms conveniente contratar a otra persona para que realice ese trabajo entre otras cosas. El desarrollo de esta herramienta, ha sido el ms complejo que me ha tocado realizar, debido a la gran cantidad de variables que afectan el proceso, entre ellas variables legales. Adems de lo mencionado anteriormente se requiere automatizar muchos de los campos que hay que registrar, por lo tanto se idea un sistema en el cual los usuarios deben registrarse con un nombre de usuario y contrasea, de esta forma se estaran leyendo muchos campos auto. El da mircoles hubo una reunin del equipo de diagramacin, para establecer nuevamente parmetros estandarizadores para que al momento de corregir los diagramas, todos los miembros del equipo estemos ocupando el mismo lenguaje, adems de esto se encontraron algunas limitaciones en el software que se est utilizando para diagramar, por lo tanto se deba tomar decisiones con respecto a si se iba a seguir utilizando la misma herramienta, si se iba a cambiar o qu solucin se le iba a dar a las limitaciones encontradas.

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F.

Semana 6 (28 de febrero 2011 al 04 de marzo 2011)

A comienzos de esta semana lider una reunin con los supervisores del rea de documentacin para mostrar los cambios que se haban hecho a la base de datos de Horas Extras, para que hicieran las preguntas pertinentes, ya que despus ellos tendrn que informar a los miembros de sus equipos el funcionamiento de esta base de datos. Durante estos das comenzaron a llegar de vuelta de vacaciones varias personas, algunas de las cuales participaron en esta reunin. Estas personas me hicieron algunos alcances en cuanto al manejo interno de las horas extra, que desconoca hasta ese momento, lo cual afectaba directamente el funcionamiento de la base de datos, por lo cual la marcha blanca que pretenda dar inicio durante esta semana tuvo que ser aplazada para incorporar nuevos cambios y complejidades a la base de datos. Por lo tanto durante el transcurso de esta semana segu incorporando funcionalidades a la base de datos y modificando los reportes que se haban generado. Por otro lado se comenz a realizar las correcciones a los diagramas con la informacin entregada por las personas que ayudaron a validarlos. Estas correcciones implicaron en algunos casos una completa restructuracin del diagrama, ya que como los diagramas se basaron en las escrituraciones, eran estas las que tenan errores, por lo tanto, estos errores se haban traspasado a los diagramas. Lo que ms se repeta era que las tareas no tenan un orden cronolgico o muchas veces se mezclaban tareas de dos procesos totalmente distintos en un mismo manual. El da viernes se entregaron los diagramas corregidos a los encargados del proyecto. En total, 13 diagramas, estos fueron entregados en formato digital e impresos, para que ellos puedan corregir o poner anotaciones sobre los mismos. Junto con esto se entreg una matriz con informacin relacionada con las escrituraciones y diagramas, como quien escritur, quien diagram, cules fueron los errores, quien valid, etc. A partir de esta matriz se evalu a los involucrados. Adems de estos diagramas entregados se nos asignaron unas nuevas escrituraciones que haban estado extraviadas, por lo tanto haba que hacer el proceso completo para estos procesos. Los cuales se debern entregar el prximo viernes.

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G.

Semana 7 (07 de marzo 2011 al 11 de marzo 2011)

El lunes estuve preparando la reunin que tendra al da siguiente con los supervisores de documentacin, ya que en esta reunin les deba quedar muy claro el funcionamiento de la base de datos, es por este motivo que prepar una presentacin en PowerPoint con ejemplos y explicaciones de la base de datos. El da martes se llev a cabo una nueva reunin con los supervisores del rea de documentacin, para esta vez presentad definitivamente el uso de la base de datos. Se explic el funcionamiento y los cambios incorporados. Cmo el funcionamiento estaba claro, esta semana se comenz con la marcha blanca, es decir, las personas ya pueden comenzar a registrar sus horas extra en esta planilla, pero por el momento deben seguir registrndolas manualmente como lo hacan antes, ya que aun se pueden generar algunos errores. Durante la reunin se entreg algunos ejemplares impresos de los reportes y un manual con instrucciones, el cual a su vez fue puesta a disposicin de cualquier usuario en la red local de la empresa. En los das siguientes estuve asistiendo a los usuarios para que pudieran utilizar el sistema de Registro de Horas extra, ya que no todos tenan instalado en su computador la versin de Microsoft Office compatible con la versin en que dise la base de datos. Para esto tuve que solicitar a la persona encargada de solucionar este tipo de problemas para que me ayudara a actualizar el software. En total son 25 personas las que estarn usando esta base de datos. El da viernes asist a una reunin con el equipo de diagramacin, en esta reunin se tena que entregar los diagramas de logstica y aquellos diagramas rezagados. Estos se tenan que entregar en formato digital e impresos. Adems de lo anterior, como equipo nos dedicamos a revisar la planificacin del proyecto, para establecer cules sern los siguientes pasos a seguir y actualizar la Carta Gantt del proyecto, ya que en el transcurso del mismo se han producido algunos retrasos en los tiempos estipulados. En esta reunin se me encarg la labor de fusionar varios de los diagramas que entregu anteriormente en uno solo, para facilitar de esta forma la generacin de un diagrama nico de los procesos realizados por el centro de servicios.

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H.

Semana 8 (14 de marzo 2011 al 18 de marzo 2011)

Durante esta semana estuve realizando la fusin de los diagramas que me encargaron en la reunin de la semana anterior. Esta labor fue bastante compleja, ya que los diagramas, si bien tienen tareas similares, no siempre estn con los mismos nombres. Por lo tanto tuve que remitirme nuevamente a las escrituraciones para poder entender cuales tareas son comunes para los distintos manuales y en cuales se diferencian. De esta forma se factorizaron las actividades comunes y se comenz con el proceso de fusin. En algunos casos fue necesario solicitar a las personas que escribieron los manuales que me clarificaran que es lo que haban querido decir en los manuales, ms all de lo que haban escrito. Ya que muchas veces cuesta explicar con palabras todas las actividades que se realizan para desarrollar un determinado proceso. En definitiva, lo que se estaba buscando era juntar todos los procesos que tenan involucrado exportacin, en uno solo, y todos los procesos que tienen involucrado importacin en uno solo tambin. Posteriormente el da viernes se realiz nuevamente una reunin del equipo de diagramacin, en la cual se nos inform acerca de la calendarizacin de las actividades, se nos entregaron los diagramas de logstica pre-corregidos, para que ahora nosotros vayamos donde los encargados de los procesos para que validen si lo que esta diagramado corresponde a la forma en que se desarrollan las actividades realmente. Adems de esto se nos solicit actualizar una matriz en la cual se registra toda la informacin relacionada con los diagramas: personas responsables de la escrituracin, supervisor, diagramador, validador, etc. Paralelamente, esta fue la primera semana de marcha blanca de la base de datos de horas extra, la cual estuvo bastante tranquila, se presentaron algunos errores, a los cuales tuve que dar solucin, pero fueron menos de los que se esperaba. Tambin asist a algunas personas nuevas en el uso de la base de datos de KPI, que fue la primera que realic. Adems de esto el Jefe de rea solicit informacin estadstica de las recaladas, la cual extrajimos de la base de datos de KPI. Este fue el primer reporte que se entreg oficialmente y sirvi para hacer un comparativo con datos de aos anteriores.

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I.

Semana 9 (21 de marzo 2011 al 25 de marzo 2011)

El da lunes comenc con la validacin de los diagramas del rea de logstica. Para ello me reun con uno de los supervisores del rea, para que analizramos los diagramas si es que tenan una secuencia lgica y temporal de las actividades. Esta reunin tuvo una duracin aproximada de dos horas. Una vez validados los diagramas se procedi con la correccin en formato digital. El da martes y mircoles, fui seleccionado para ir con el supervisor de la Agencia Valparaso a una sucursal en Santiago llamada GlobalDesk. El motivo del viaje, fue el de realizar un levantamiento de informacin con respecto a las tareas que se realizan all. Esta sucursal esta enfocada netamente a realizar atenciones a clientes, por lo tanto lo que se estaba buscando era poder distinguir tareas que no involucraban relacin alguna con atencin a clientes para que esta fueran trasladadas a la Agencia en Valparaso para as ofrecer una mejor atencin a los clientes. Adems de lo anterior tambin se buscaba conocer los volmenes de atencin y de servicios que se entregan mensualmente. Para llevar a cabo esta tarea se realiz entrevistas a cada una de las personas que trabajan en ese lugar, que son 15 en total. En estas entrevistas se le preguntaron datos como, tareas que realizan, cantidad de veces al da, tiempo invertido en desarrollarla, etc. Para posteriormente el da jueves y viernes preparar un informe con los resultados del anlisis. Para ello realic una presentacin en PowerPoint, en la cual inclu Grficos Dinmicos y Tablas Dinmicas en las cuales se pudieran apreciar claramente los factores involucrados. Adems de esto hice propuestas de mejoramiento en el lugar de atencin, ya que como es una sucursal nueva, an no est terminada 100%. Algunas de las mejoras propuestas tienen como objetivo disminuir los tiempos de espera por parte de los clientes y aumentar los volmenes de atencin entre otras cosas. Tambin durante esta semana me encargaron realizar un diagnstico del uso del correo electrnico dentro del centro de servicios, ya que esta es una herramienta de mucha importancia para el funcionamiento del negocio, pero los volmenes que se manejan son enormes. Una persona puede recibir 800 correos diarios en promedio fcilmente. Esto porque existen unos listines de distribucin, y se sospecha que estos no estn siendo manejados adecuadamente.

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J.

Semana 10 (28 de marzo 2011 al 01 de abril 2011)

Comenc la semana realizando el diagnstico que me encargaron la semana anterior, acerca de los listines de distribucin. Para ello extraje los datos de los listines desde Outlook, y co los datos exportados a Excel, comenc a realizar una matriz que me indicara a cuantos listines pertenece una persona, y tambin cuantas personas pertenecen a un listn. Con esta informacin genere un pequeo informe para presentar a la Sub-Gerencia del Centro de Servicios que fue quin me encarg el diagnstico. Paralelamente segu prestando ayuda y agregando mejoras a la base de datos de registro de horas extra. De hecho, las dos bases de datos que he realizado, han tenido tal xito, que el rea de Procesos & EDI me cit a reunin el da mircoles para solicitarme el desarrollo de una herramienta similar para ellos. En realidad son dos bases de datos distintas las que necesitan en el rea. Posteriormente planifiqu una reunin con las persona que van a ocupar la base de datos para ordenar las ideas y requerimientos respecto a las planillas de registro de errores y soporte como tambin para establecer los informes que se necesitan extraer de cada una de ellas y finalmente establecer la informacin que se desea registrar y como registrarla. En primer lugar comenc a trabajar en la base de datos para el registro de gestin en el visor de errores. Desarroll una base de datos preliminar, pero luego al reunirme con las personas involucradas, nos dimos cuenta que la complejidad era mayor a la pronosticada, por lo tanto se dio prioridad a la planilla de registro de soportes, ya que en realidad esta era la que se necesitaba con mayor urgencia y se esperaba que no fuera de una complejidad tan alta como la del visor de errores. Paralelamente, esta semana entregue todos mis trabajos pendientes que tienen que ver con la diagramacin. Tuve un poco de retraso ya que la fusin de diagramas result ser ms complicada de lo que todos esperaban. Ya que los diagramas con los que estaba trabajando eran bastante extensos y involucraban una cantidad significativa de agentes ejecutantes.

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K.

Semana 11 (04 de abril 2011 al 08 de abril 2011)

El da lunes y martes estuve trabajando tiempo completo en la base de datos de soporte. La mayor ventaja de esta base de datos respecto a la versin antigua que ocupaban en el rea es que gran parte de los datos se registran automticamente, de esta forma se disminuye notablemente la cantidad de digitacin que debe realizar el encargado. Adems se bloquearon muchos de estos campos automticos para que no puedan ser modificados, y de esta forma reflejen realmente las fechas y horas en las que se estn realizando los registros y por ende los soportes. El da jueves viaj nuevamente a GlobalDesk en Santiago, para entregar los resultados del estudio realizado anteriormente. Para presentar estos resultados, se realiz una presentacin a los involucrados, quienes quedaron muy conformes con dichos resultados, ya que era lo que ellos esperaban obtener. En definitiva fue la confirmacin que estaban buscando para poder llevar a cabo los cambios que tenan presupuestados. La persona que est a cargo de GlobalDesk pidi mi ayuda para realizar un nuevo levantamiento de informacin, el cual se podra llevar a cabo la prxima semana. Por otro lado el SubGerente me asign un trabajo relacionado con uno de los nuevos clientes de Ultramar, llamado CaroTrans. El da viernes estuve trabajando en algunos aspectos relacionados con esta asignacin. Principalmente, estuve reunido con el jefe de Documentacin, para establecer algunos parmetros que sern informados a los clientes de CaroTrans, tales como valores de los servicios, servicios ofrecidos, plazos relacionados a estos servicios, etc. M reun tambin con el SubGerente, para presentar los resultados de la base de datos de las Horas extra para ver si podemos extender el uso de esta herramienta a todo el centro de servicios y no tan solo al rea de documentacin. Durante la prxima semana se evaluar esta posibilidad, y ver de qu depende que se pueda llevar adelante o no. Tambin he estado dando apoyo a la seccin de Correctores en el rea de documentacin, en el manejo estadstico de informacin.

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L.

Semana 12 (11 de abril 2011 al 15 de abril 2011)

Durante esta semana, mis actividades estuvieron orientadas principalmente a terminar las tareas pendientes, y a la vez iniciar nuevas actividades. Una de ellas fue realizar una nueva herramienta de control de gestin para el rea de Sidemar. Las herramientas anteriores han funcionado muy bien durante el ltimo tiempo, por lo que las dems secciones tambin estn solicitando apoyo en este aspecto. Esta seccin se dedica a transmitir electrnicamente a la aduana los manifiestos de las naves que llegan y salen del pas y que son atendidas por Ultramar. Por lo tanto llevar un registro es muy importante para ellos, ya que esta informacin es de gran relevancia para llevar a cabo los cobros correspondientes, sin embargo, esta tarea de registrar se vuelve muy tediosa y desmotivante para los encargados, lo que trae como resultado que muchas veces el ingreso de datos contenga innumerables errores. Es por esto que el desarrollo de una herramienta de registro se hace tan indispensable para esta rea. Martes y mircoles estuve trabajando en el desarrollo de esta herramienta. Quedando bastante avanzada al terminar la semana. Por otro lado gener un informe con los resultados del levantamiento de informacin relacionado con los listines de distribucin de correos electrnicos. Pero antes de realizar este informe, me reun con cada uno de los supervisores de las diversas secciones y con los Jfes de rea para entender el uso que se le da al correo electrnico, y si este est funcionando dentro de los parmetros generales de la empresa. Tambin fui designado nuevamente para realizar un viaje a GlobalDesk en Santiago, para realizar un levantamiento de tareas y procesos complementario con el hecho anteriormente. Este viaje fue el da jueves. Estuve durante todo el da en Santiago, entrevistando al encargado de Administracin, calculando volmenes y tiempos de las tareas que l desarrolla. El da viernes actualic las tablas dinmicas y grficos dinmicos que muestran los resultados de los levantamientos de informacin realizados en Santiago.

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M.

Semana 13 (18 de abril 2011 al 21 de abril 2011)

Comenc la semana viajando a GlobalDesk en Santiago, a terminar el levantamiento de informacin del rea de administracin. Estuve durante toda la maana y parte de la tarde entrevistando a la persona encargada de estas funciones, para posteriormente confeccionar el informe final del estudio realizado, tarea que realic en su mayora el da martes. Paralelamente durante esta semana, como se acercaba el fin de la prctica, me dediqu a terminar las bases de datos que desarroll en las semanas anteriores, y aadir detalles que permitieran su uso por un tiempo prolongado. Por otro lado me dediqu a generar los reportes estadsticos de la base de datos del rea de Sidemar. Base de datos que desarroll en tiempo record, a que la fecha del fin de la prctica estaba cerca, y dems que esta semana fue una semana ms corta. El da jueves entregu el informe final del levantamiento de GlobalDesk, con anlisis y sugerencias de mejoramiento, tanto para los procesos como para el lugar de atencin a pblico. Uno de los puntos que son importantes de sealar de este levantamiento de informacin es el hecho de que los clientes no saben en que consisten los procesos o servicios que estn pidiendo, lo cual dificulta la labor de los encargados de atenderlos. Este mismo da entregu la administracin de la base de datos a los Jefes de las distintas reas, para que ellos designen a la persona que deber continuar en esta labor.
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