A.

Audit des comptes et Rvisions annuels avec Excel

1. Les Tendances
Bonjour J'espre que vous vous portez bien et que votre week-end a t cool. Pour un certain nombre de responsable financier, nous sommes en pleine priode de clture dexercice. Ici je vais vous prsenter comment Excel ma aid dans mes travaux de fin dexercice. Dans cet article il sagit principalement du contrle des tendances des valeurs dans les comptes. Le processus de travail: Lorsque je dois contrler mes comptes en fin de priode ma 1re tape est souvent de contrler la tendance de mes comptes (surtout les charges):

  

Je contrle si l'imputation des charges mensuellement est rgulire ou suit la mme tendance; Je regarde les mois ou j'ai les pics et les minimums, ce qui me permet d'interroger les comptables en charge de ces comptes sur les diffrents soldes mensuelles qui attirent mon attention; Et aussi tout autre lment dans les comptes qui peut paratre intriguant selon l'entreprise bien sr

La difficult avec SAGE comptabilit: En fait la difficult est que SAGE comptabilit ne m'imprime aucun tat qui me permette d'avoir le total des mouvements mois aprs moi. A part si je dcide pour chaque mois dimprimer la balance des comptes, mais l je trouve un peu ce processus long.

La solution que j'ai trouve avec Excel: 1. J'exporte mon grand livre pour les comptes charges par exemple sur Excel, voici le format de sage:

2.

Je transforme cette exportation en tableau Excel :

Je rajoute les enttes sur chaque colonne: il faut noter qu'il y a une colonne vide supprimer, la colonne F: Compte, Date, journal, num criture, Libelle, Dbit, Crdit, Solde Je transforme mon grand livre en tableau: je me mets sur une cellule de mon tableau, dans le Ruban, Accueil/Style/Mise sous forme de tableau et je choisi le format qui me plait le plus. Voici le rsultat:

3.

Je synthtise avec un tableau crois dynamique ruban, Outils de

J'insre un tableau crois dynamique: dans le tableau/Outils/Synthtiser avec un tableau crois dynamique, valider

Mettre les lments dans mon tableau crois dynamique: Date en tiquettes de colonne, compte en tiquettes de lignes et Dbit en valeur (somme de Dbit)

 Je groupe les dates par mois: je me mets sur une cellule des dates, dans le ruban, Outils de tableau crois dynamique/Options/Groupe/Grouper la slection et choisir par mois, valider

Aprs une petite mise en forme j'ai ce tableau

Il est pas mal, jai dj mes recap mensuelles par compte de charges. Maintenant je vais mettre en vidence les points importants de ce tableau: les tendances, les minimums et maximums

4.

Jajoute les petits graphiques (sparklines) pour voir les tendances

Les tendances: pour ceux qui ont Excel 2010, on utilise ici les graphiques sparklines: Je slectionne de N5:N92 (la fin de mon tableau), dans le ruban

Insertion/Graphique en sparklines, dans la boite de dialogue, la plage de donnes sera : B5:M92 Valider

Et le rsultat est celui-ci:

L'avantage avec ces sparklines est d'avoir une vue d'ensemble sur les tendances pour chaque compte et rapidement remarquer les points qui attirent l'attention et ainsi se rapprocher des responsables pour avoir des rponses et pourquoi pas dtecter des erreurs. Par exemple il suffit de regarder les sparklines du compte 604301 pour se rendre compte qu'il y a une situation sur certains mois ou encore le compte 605511 qui semble avoir un pic en Mars. Bref ces lments peuvent demander avoir plus ample explications.

5. Je mets en vidence les mois les plus levs et les plus bas avec une mise en forme conditionnelle sur tableau crois dynamique Mette en vidence les montants max et min par compte: On utilisera ici une mise en forme conditionnelle sur le tableau crois dynamique. Slectionner une cellule valeur du tableau crois dynamique; Dans le ruban, Accueil/Mise en forme conditionnelle/Grer les rgles Insrer cette formule avec la mise en forme de votre choix

=OU(MIN($B5:$M5)=B5;MAX($B5:$M5)=B5) Cette formule permet de retrouver les montants maximums et minimums pour chaque compte

Et le rsultat est celui-ci en rouge les montants min et max pour chaque comptes. Et priori je pourrai me renseigner directement auprs des responsables pour l'explication des variations ces mois. Ceci me permet d'avoir aussi une vision globale des valeurs des comptes.

6.

Je peux faire commencer analyser mes comptes:

Ce travail fait pour chaque type de compte (charges, produits, tiers, amortissements) en dbit et crdit me permet directement de retrouver une grande partie des erreurs et de connatre les mois ou l'entreprise a eu des points culminant (en positif comme en ngatif). J'aurai peut-tre d vous prvenir de prendre une tasse de caf avant de commencer lire l'article car je ladmets il est un peu long et lgrement compliqu.

C'est une premire partie du travail de contrle de fin de priode qu'on peut utiliser. Et vous qu'en pensez-vous? Comment faites-vous pour avoir les tendances mensuelles et comparer les montants mois aprs mois? NB: Le fichier n'est pas en tlchargement libre car l'accord ne m'a pas t donn malheureusement par le propritaire.

Par TSS, chacun son tableau de bord

2. Analyse des critures_ Audit des comptes et Rvisions annuels avec Excel

Hello, J'espre que vous avez pris le temps de digrer l'article d'hier sur l'analyse des tendances depuis le grand livre. On va continuer voir comment utiliser Excel pour nous aider dans l'analyse des comptes, en particulier l'analyse dtaille mois aprs mois et pourquoi pas par compte. En d'autres termes on veut pouvoir facilement analyser les critures qu'on a passes par compte et mois par mois. Comment Excel permet de le faire? On va toujours sur la base que nous avons mis notre grand livre des charges sous la forme d'un "tableau" Excel comme dans l'article prcdent.

Le processus est d'utiliser la puissance des tableaux croiss dynamiques une fois de plus pour rsoudre notre problme Je cre mon tableau crois dynamique: Dabord se mettre sur une cellule du tableau, dans le ruban, Outils de tableau/Cration/Outils/Synthtiser avec un tableau crois dynamique. J'insre les lments de mon tableau crois dynamique: o Compte tiquette de ligne,

o o o

Date filtre du rapport, Libell tiquette de ligne Dbit valeur (somme des valeurs)

Dbit (une 2nde fois) valeur. Mais l on clique sur le 2nd debit et on choisit paramtre de champs de valeurs. Dans la boite de dialogue en question, choisir l'onglet "Afficher les valeurs" et choisir dans la liste droulante: %du total gnral

A ce niveau votre tableau crois dynamique ressemble quelque chose dans ce genre:

Pas terrible, je sais! On va le rendre plus intressant. Mon objectif est d'analyser les comptes les plus importants mois par mois. Je vais donc faire un tri du plus grand au plus petit pour avoir comme premiers comptes les comptes dont le montant est le plus lev. Pour le faire, je mets sur la cellule juste en dessous de celle avec le libell Somme de Debit (L5 dans mon tableau) ; je clique sur le bouton droit de la souris, trier/Trier du plus grand au plus petit

Je vais maintenant trier les critures dans chaque compte du plus grand au plus petit en faisant la mme procdure juste que ma cellule active sera L6 Et voil, mon tableau est tri du plus grand au plus petit Je vais faire une mise en forme conditionnelle sur les pourcentages du total pour embellir mon tableau

Je me mets sur M6, ruban, accueil/Style/Mise en forme conditionnelle/Nouvelle rgle

Dans la boite de dialogue: choisir barre de donnes, cocher afficher uniquement la barre, valider