Cuidado com a documentao contbil, empresrio!

Zenaide Carvalho

Consultora e Palestrante nas reas administrativa e contbil

www.zenaidecarvalho.com.br

"O mundo onde vivo reflexo de meus sentimentos e pensamentos." (M.Taniguchi)

At hoje, a maioria das pequenas empresas fazem uso dos servios das empresas de contabilidade para gerar as informaes contbeis e fiscais e tambm do departamento pessoal, como as admisses, rescises e outros. E h alguns anos o contador terceirizado era chamado de guarda-livro e o motivo era simples: era ele o responsvel pela guarda dos livros contbeis e fiscais gerados pelo registro da contabilidade da empresa.. Esta fase do guarda-livro acabou e hoje o contador deve ser um aliado e consultor do empresrio, mas no sem deixar as obrigaes contbeis e fiscais que a cada dia se avolumam ante s constantes mudanas nas regras e leis de toda ordem que vigoram no pas. S que o arquivo dos livros e demais documentos como declaraes e guias de recolhimentos deve ficar por conta da empresa. Nessa relao profissional, vrios documentos so gerados e faz-se cada vez mais necessrio que o empresrio tenha a conscincia que a responsabilidade pela guarda de documentos da empresa e no do contador terceirizado. Em caso de troca de contador ou de fiscalizao, os auditores fiscais multam a empresa, pela no entrega dos documentos, ou pela entrega deficiente. A documentao gerada pela empresa de contabilidade deve ser guardada e arquivada para futuras apresentaes fiscalizao. Se a empresa desejar trocar de empresa contbil dever solicitar todos os documentos que porventura ainda estejam com o contador anterior para apresentar o que for necessrio ao novo contratado. Os documentos podem ser devolvidos mensalmente pelo contador ou anualmente, geralmente aps a emisso da Declarao de Imposto de Renda da Pessoa Jurdica DIPJ que ocorre at o ms de junho do ano seguinte ao das ocorrncias. por essa poca tambm que so gerados os livros contbeis como o Dirio e o Livro Razo. Protocolo Sempre que enviar documentao empresa contbil, registre um documento de protocolo geralmente quem envia quem emite para o caso de precisar solicitar de algum documento que no esteja encontrando e saber se est mesmo em sua empresa ou no escritrio do contador. Pasta Inicial Essa pasta deve conter todos os principais documentos que identificam a empresa: contrato social, alvar de estabelecimento, alvar sanitrio, documentos pessoais dos scios como identidade, CPF e comprovante de residncia, procuraes e outros alvars especiais para o funcionamento. Prazos de Guarda A maioria das fiscalizaes solicitam documentos de 5 anos fora o ano atual. A Previdncia Social solicita que os documentos sejam guardados por 10 anos e os documentos relativos ao FGTS Fundo de Garantia por Tempo de Servio devem ser guardados por pelo menos 30 anos. H, no entanto, alguns documentos que devem ser guardados at mesmo depois que a empresa for fechada ficaro com o scio que se responsabilizar por responder pela empresa como o caso dos registros de empregados. Portanto, por prudncia, guarde tudo que for possvel pelo tempo que a empresa existir. Arquivos Digitais Atualmente j possvel a guarda de documentos e declaraes de forma eletrnica ou digital, mas gostaria de fazer um alerta: guarde esses documentos com os mesmos cuidados e organizao que os documentos fsicos, para facilitar a localizao quando precisar utilizar. Alm disso, guarde os arquivos digitais em locais externos empresa, para evitar perdas por problemas no computador, incndios ou alagamentos. J h atualmente discos virtuais de empresas slidas com pagamento por menos de 5 reais mensais. Documentos do Departamento Pessoal Tenha sempre mo o Livro de Registro de Empregados e o Livro de Inspeo. Esses documentos devem ficar sempre na empresa e se precisar enviar ao contador, a remessa de volta deve ser o mais imediato possvel, j que so os primeiros a serem solicitados pelos fiscais do Ministrio do Trabalho. Veja abaixo os demais documentos que devem ser arquivados organizadamente: Folhas de Pagamento mensais Recibos: de Folha de Pagamento, das Frias, do 13 Salrio, das Rescises Contratuais. Guias de Recolhimentos de Impostos e Contribuies sociais: DARF do Imposto de Renda, Guias da Previdncia Social (GPS), Guias do FGTS (GRF), Guias de Contribuio Sindical dos Empregados e a Patronal. Documentos do controle de ponto: livros de ponto, cartes ou relatrios emitidos pelo controle de ponto eletrnico, assinados sempre pelos empregados. GFIP Relatrios de Informaes ao FGTS e Previdncia Social, que uma declarao mensal. Outras Declaraes: Cadastro de Empregados e Desempregados (CAGED), Relao Anual de Informaes Sociais (RAIS), Declarao do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF). Documentos Contbeis e Fiscais A rea contbil gera tambm livros e declaraes, vejamos o que deve ser arquivado: Livro Dirio, registrado na Junta Comercial, que o livro anual que registra as movimentaes contbeis da empresa. Livro Razo, que feito sempre junto com o Livro Dirio, tambm anual. Livros de Entrada e Sada de Mercadorias, para fins de apurao do ICMS Imposto sobre Circulao de Mercadorias. Livro de Apurao do ISS Declaraes nem todas so devidas a todas as empresas, veja com o contador quais a sua empresa est obrigada: Declarao do Imposto de Renda da Pessoa Jurdica (DIPJ) ou do Simples Nacional, a Declarao dos Tributos e Contribuies Federais (DCTF), a Declarao sobre o PIS e a COFINS (DACON), Declaraes aos fiscos estadual e municipal. Guias de Recolhimentos: do Simples Nacional (DAS), o DARF do Imposto de Renda da Pessoa Jurdica, do PIS e da COFINS do ISSQN e do ICMS, impostos municipal e estadual, respectivamente. Com esses cuidados ficar fcil atender a uma fiscalizao, a uma reclamatria trabalhista e at mesmo se for preciso trocar de contador, enviar todos os documentos para uma conferncia ou auditoria. Lembre sempre que a guarda de documentos uma obrigao da empresa, no do escritrio contbil.