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Gerencia de la Calidad Profesor: Ing.

Mauricio Rojas

MANUAL DE CALIDAD PROAJI CIA LTDA


Presentado por:

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MANUAL DE GESTION DE CALIDAD

Contenido
1 OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN........................................................................4 1.1 Generalidades......................................................................................................4 1.2 Aplicacin ............................................................................................................4 1.3 Marco histrico.....................................................................................................4 2 REFERENCIAS NORMATIVAS..................................................................................4 3 Trminos Y Definiciones.............................................................................................4 4 SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD .................................................................5 4.1 Requisitos Generales ..........................................................................................5 4.2 Requisitos De La Documentacin.........................................................................6 4.2.1 Declaracin De La Poltica De Calidad .........................................................6 4.2.2 Objetivos De Calidad.....................................................................................6 4.2.3 Control De Documentos ................................................................................6 4.2.4 Control De Registros .....................................................................................7 5 RESPOSABLIDAD DE LA DIRECCIN .....................................................................7 5.1 Compromiso De La Direccin ..............................................................................7 5.2 Enfoque Al Cliente................................................................................................7 5.3 Poltica De Calidad ..............................................................................................8 5.4 Planificacin ........................................................................................................8 5.5 Responsabilidad, Autoridad Y Comunicacin.......................................................8 5.5.1 Responsabilidad Y Autoridad.........................................................................8 5.5.2 Representante de la direccin .......................................................................9 5.5.3 Comunicacin interna ...................................................................................9 5.6 Revisin por la direccin.....................................................................................10 6 GESTIN DE RECURSOS ......................................................................................10 6.1 Provisin de recursos ........................................................................................10 6.2 RECURSOS HUMANOS....................................................................................11 6.2.1 Generalidades .............................................................................................11 6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formacin ...........................................11 6.3 Infraestructura....................................................................................................12 6.4 Ambiente de trabajo ..........................................................................................12 7 REALIZACIN DEL PRODUCTO ............................................................................12 7.1 Planificacin de la realizacin del producto .......................................................12 7.2 Procesos relacionados con el cliente .................................................................13 7.2.1 Determinacin de los requisitos relacionados con el producto.....................13 7.2.2 Revisin de los requisitos relacionados con el producto..............................13 7.2.3 Comunicacin con el cliente ........................................................................13 7.3 Diseo y desarrollo ............................................................................................13 7.3.1 Planificacin del diseo y desarrollo............................................................13 7.3.2 Elementos de entrada en el diseo y desarrollo...........................................14 7.3.3 Resultados del diseo y desarrollo..............................................................14 7.3.4 Revisin del diseo y desarrollo ..................................................................14 7.3.5 Verificacin del diseo y desarrollo.............................................................14 7.3.6 Validacin del diseo y desarrollo................................................................14 7.3.7 Control de cambios del diseo y desarrollo..................................................14 7.4 Compras.............................................................................................................15 7.4.1 Proceso de compras ...................................................................................15 7.4.2 Informacin de las compras........................................................................15

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7.4.3 Verificacin de los productos comprados.....................................................15 7.5 Produccin ........................................................................................................15 7.5.1 Control de la Produccin .............................................................................15 7.5.2 Validacin de los procesos de produccin y la prestacin de servicios........16 7.5.3 Identificacin y trazabilidad..........................................................................16 7.5.4 Propiedad del cliente....................................................................................16 7.5.5 Preservacin del producto............................................................................16 7.6 Control de los equipos de seguimiento y medicin ............................................16 8 MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA ..........................................................................17 8.1 Generalidades....................................................................................................17 8.2 Seguimiento y medicin......................................................................................17 8.2.1 Satisfaccin del cliente.................................................................................18 8.2.2 Auditora Interna ..........................................................................................18 8.2.3 Seguimiento y medicin del los procesos....................................................18 8.2.4 Seguimiento y medicin del producto ..........................................................18 8.3 Control de producto no conforme.......................................................................18 8.4 Anlisis De Datos .............................................................................................19 8.5 Mejora................................................................................................................19 8.5.1 Mejora continua...........................................................................................19 8.5.2 Acciones correctivas....................................................................................20 8.5.3 Acciones Preventivas...................................................................................20 9 ANEXOS...................................................................................................................21 9.1 Procedimiento de identificacin y trazabilidad...................................................22 9.2 Procedimiento mandatorio control de documentos ............................................25

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OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN

1.1

Generalidades

El presente documento tiene por objeto demostrar nuestro compromiso de satisfacer las necesidades de nuestros clientes mediante el sistema de gestin de calidad implementado, aumentando la satisfaccin de nuestros clientes, mediante la aplicacin eficaz del sistema, incluidos los procesos para la mejora continua y el aseguramiento de la conformidad con los requisitos del cliente y los reglamentarios aplicables. Proaj Cia Ltda.. mantiene documentado su sistema de calidad basado en los requerimientos de la norma ISO 9001:2008

1.2

Aplicacin

El presente documento aplica a toda la organizacin y a todos los productos elaborados en las instalaciones ubicadas en Santo Domingo de los Tschilas Aplica desde la recepcin de aj fresco, en pasta y/o deshidratado. Durante su procesamiento y el despacho como producto terminado. La planta est ubicada en Santo Domingo, Va a Quevedo Km 7 1/2 y sus tres lneas de produccin son: pasta, deshidratado y encurtidos de aj.

1.3

Marco histrico.

Proaji Cia. Ltda. es una empresa enfocada a la produccin y procesamiento de aj como materia prima cuya venta est dedicada en un 95% a exportaciones, dejando el 5% restante al mercado ecuatoriano. La compaa nace en Ecuador en 1993 como una extensin de un negocio familiar, el cual se origina en Venezuela en el ao 1968 gracias a la consolidacin de las relaciones comerciales con la empresa estadounidense McIlhenny y su reconocida marca de aj TABASCO. Al momento, se cuenta con tres lneas principales de produccin que se mencionan segn su importancia: aj en pasta, deshidratado y encurtidos. Dentro de cada una de ellas, se encuentran diferentes presentaciones que se adecan a las necesidades de cada consumidor. 2 REFERENCIAS NORMATIVAS ISO 9001:2008, ISO 9000:2005 3 Trminos Y Definiciones Los trminos y definiciones usados son los dados en la norma ISO 9000:2005.

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SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

4.1

Requisitos Generales

Proaj Cia Ltda, tiene identificados todos los procesos que intervienen en la calidad de los productos, tales como: compras, recepcin, procesamiento, almacenamiento y despacho. Para garantizar la calidad de los productos obtenidos en cada etapa se han establecido, procedimientos de muestreo y anlisis estadstico que permiten verificar la calidad del producto en cada una de las etapas de procesamiento. Adems mediante la capacitacin constante al personal involucrado y la evaluacin a los mismos permite tener mayor confianza en los procesos realizados El SGC de Proaj es evaluado peridicamente mediante las verificaciones individuales, auditoras internas y externas con la finalidad de actualizar el SGC.

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4.2

Requisitos De La Documentacin

4.2.1 Declaracin De La Poltica De Calidad


Proaj a travs de una estructura industrial alineada con las ltimas tcnicas de calidad basadas en la norma ISO 9001:2008, procesa para el Mercado nacional y de exportacin productos a base de aj. Para mantener calidad en nuestros productos y la satisfaccin de nuestros clientes aplicamos en nuestra lnea de proceso sistemas de control basados en los requisitos de nuestros clientes, regulaciones locales e internacionales. Como parte de los objetivos y metas de calidad, nuestros procesos de manufactura, empaque y transporte son continuamente revisados y monitoreados El trabajo en equipo y capacitacin constante a nuestros empleados garantiza un producto de en calidad para la satisfaccin total de nuestros clientes. Gerente General

4.2.2 Objetivos De Calidad


a) Mantener actualizado el sistema de gestin de calidad ( mnimo una revisin anual) b) Cumplir con los requisitos de nuestros clientes (Disminucin de quejas de clientes e incremento en el % de ventas) c) Cumplir con un plan de capacitacin interno para empleados y externo para proveedores de aj (Cumplimiento de programa de capacitaciones en %) d) Mejorar el nivel de calidad de proveedores de materia prima (Evaluacin del producto al ingreso % en peso de producto rechazado por falta de calidad) e) Evaluar y calificar a los proveedores de insumos y aditivos que tienen impacto en la calidad de nuestros productos (Nota obtenida de esta evaluacin) f) Implementar un sistema de trazabilidad desde la recepcin de la materia prima hasta el despacho del producto terminado de la planta de procesos (% de productos a los que se les puede realizar trazabilidad)

4.2.3 Control De Documentos


Proaj dispone de un procedimiento documentado para el control todos los documentos del SGC (Ver Anexo 1). Todos los documentos en Proaj son identificados por el nombre ms la fecha de la ltima revisin, esta metodologa permite a los usuarios reconocer de forma inmediata si existen cambios en la documentacin, en caso de haberlos, stos quedan registrados en el mismo documento. En este documento se indican los controles que se han de seguir para asegurar que las ediciones vigentes se encuentren disponibles en los puntos de uso, as mismo, quienes son las autoridades responsables de revisar y aprobar los documentos en cuanto a su adecuacin, antes de su emisin.

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Para controlar toda la documentacin Proaj dispone de dos listados maestros, uno para controlar los documentos de origen interno y otro para los de origen externo.

4.2.4 Control De Registros


Proaj dispone de un procedimiento documentado para controlar los registros de calidad a fin de demostrar: que los productos como: pasta, deshidratado y encurtido de aj cumplen con los requisitos especificados, la operacin eficaz del sistema de gestin de calidad, y que adems proveen la base de medicin y respuesta, para la mejora continua. En Proaj cada empleado es responsable de mantener ordenados y actualizados sus propios registros, as tambin los registros que se reciben por parte de otro(s) departamento(s). Esta responsabilidad abarca la proteccin de dichos documentos. Proaj cuenta con un Listado Maestro de Registros, en el que se especifican los controles para el almacenamiento, tiempo de retencin, disposicin y responsable del manejo del registro. 5 RESPOSABLIDAD DE LA DIRECCIN La Gerencia General de Proaji consiente de la responsabilidad que involucra la implementacin, mantenimiento y mejora continua de un SGC, se compromete a:

5.1

Compromiso De La Direccin
a) Definir objetivos de calidad enmarcados en el negocio de la empresa, a fin de demostrar la calidad de los productos fabricados en Proaj y el compromiso hacia la mejora contina. b) Garantizar la comunicacin eficaz en todos los niveles de la organizacin, con la finalidad de comunicar la importancia de cumplir los requisitos de la norma ISO 9001:2008, requisitos solicitados por el cliente aplicable al producto, las leyes, y reglamentos. c) Estableciendo y revisando la Poltica de Calidad. a) Evaluando peridicamente el SGC a fin de actualizarlo, mantenerlo y/o mejorarlo. b) Proveyendo los recursos necesarios para el buen funcionamiento del SGC.

5.2

Enfoque Al Cliente

Proaj Cia Ltda.. cuenta con el departamento de comercializacin que es el encargado de establecer las negociaciones y se asegura que los requisitos del cliente sean correctamente especificados mediante la recepcin de las especificaciones dadas por cliente o el envo y aceptacin de las especificaciones de los productos ofertados. Adems cuenta con el departamento de aseguramiento de calidad que realiza la liberacin del producto nicamente cuando este cumple con las especificaciones establecidas o aceptadas por el cliente. Para una mejor comunicacin con los clientes en el exterior se dispone de especificaciones tanto en ingls como en espaol as tambin el personal que est en contacto con el cliente est capacitado y dentro de sus habilidades cuenta mucho el manejo del Ingles como requisito especifico para este cargo

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5.3

Poltica De Calidad

La Gerencia General en reunin con el equipo de Calidad cre y document la Poltica de Calidad, ms adecuada para empresa. Es responsabilidad de los Jefes Departamentales difundir y comunicar dicha poltica a todos los colaboradores de la empresa, a travs de las reuniones de los Grupos de Trabajo o por medios escritos (papel tapiz o carteleras), con el propsito de asegurarse que es entendida, implementada y mantenida en todos los niveles de la empresa. La Poltica de calidad ha servido como marco de referencia para establecer los Objetivos de Calidad, por tanto es revisada junto con los objetivos al menos una vez por ao para determinar si siguen siendo convenientes, adecuados y eficaces para la naturaleza de la empresa.

5.4

Planificacin

La Gerencia General por medio del Equipo de calidad y su Lder ha realizado la Planificacin del SGC para llevar a cabo el cumplimiento de los requisitos establecidos en la norma ISO 9001:2007, mediante: la definicin del alcance del SGC, de la poltica y objetivos de Calidad, la identificacin de la cadena alimentaria, la definicin de responsabilidades y autoridades, identificacin de riesgos de los peligros esperados en la obtencin de productos inocuos, y la definicin de los controles aplicados a los peligros identificados. Proaj para mantener la integridad del SGC cuando se planifican e implementan cambios, stos deben ser canalizados por el Lder del Equipo a la Gerencia General en reuniones de revisin de la alta direccin, en donde se establecern los planes de accin a seguir, a fin de asegurar que dichos cambios no afecten la integridad del sistema.

5.5

Responsabilidad, Autoridad Y Comunicacin

5.5.1 Responsabilidad Y Autoridad


Proaj al ser una empresa pequea dispone de un organigrama general (Ver Fig. 2) en donde se establecen los niveles de autoridades, la empresa tambin dispone de un manual de funciones donde se indica las responsabilidades y autoridades por cada cargo. De igual manera en los instructivos de trabajo se indican las responsabilidades y autoridades del personal involucrado con la calidad del los productos.

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Figura 2. Organigrama Funcional PROAJI CIA. LTDA.

5.5.2 Representante de la direccin


El Gerente General de Proaj, ha designado como Lder del Equipo de Calidad al Jefe de Produccin, con las siguientes Funciones y Responsabilidades: Dirigir el equipo de calidad y organizar su trabajo. Asegurar la formacin y educacin de cada integrante del equipo. Asegurar que se establezca, implemente, mantenga y actualiza el SGC de acuerdo con la norma ISO 9001:2008 Informar a la alta direccin acerca de la eficacia y adecuacin del SGC Coordinar las actividades internas para un desarrollo homogneo del SGC Dirigir las reuniones internas del equipo para acordar los delineamientos de las acciones que aseguren la calidad de los productos Asegurar que se promueva en todos los niveles de la organizacin la toma de conciencia del cumplimiento de leyes, reglamento y dems requisitos del cliente relacionados a la calidad de los productos elaborados por la empresa

5.5.3 Comunicacin interna


La Gerencia General de Proaji es responsable de asegurar y definir los canales de comunicacin que permitan el conocimiento y funcionamiento del SGC y la correcta comunicacin entre los diferentes niveles de la organizacin: Los mecanismos de comunicacin establecidos son:

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Correo Electrnico (e-mail) Telefnica, Fax Reuniones conducidas por los integrantes del Equipo de Inocuidad., dirigidas a difundir, comunicar y/o capacitar al personal involucrado acerca del desarrollo, implementacin y actualizacin del SGC. Reuniones de revisin del SGC, dirigida a gerentes de reas y jefes departamentales involucrados en el SGC para evaluar el cumplimiento de poltica y objetivos de calidad, definir y/o evaluar planes de accin, emitir resoluciones y cualquier otra actividad que conlleve al funcionamiento del SGC. Pizarras Acrlicas.- Difusin de ordenes de trabajo, tareas pendientes, entre otros. Documentacin Escrita.- Incluyen Procedimientos, instructivos, gua y mtodos que describen la manera de realizar la(s) actividad(es) del SGC. Es responsabilidad del equipo de calidad mantenerse informado de los cambios concernientes a: productos, materias primas, ingredientes, servicios, equipos de produccin, programas de limpiezas, leyes, reglamentos, calificacin del personal, entre otros, mientras que es responsabilidad del Lder del equipo informar dichos cambios en las reuniones de las revisiones del sistema por parte de la direccin y asegurarse que la informacin sea incluida para la actualizacin del SGC.

5.6

Revisin por la direccin

Para una continua revisin del SGC el Gerente General se rene con el Lder del Equipo de calidad mnimo una vez al mes para ver cuadro de objetivos, para verificar la conveniencia, adecuacin, requerimientos de maquinaria, infraestructura, personal, eficacia del sistema entre otros. Sin embrago la direccin solicitar mensualmente informes a los responsables de rea, en donde conste el resultados de los objetivos y otros temas, con el fin de evaluar las oportunidades de mejora y las necesidades de efectuar cambios en el SGC. De cada reunin de las revisiones por la Direccin, se genera el Acta de revisin Gerencial. As tambin la direccin con su equipo de Calidad realiza mnimo una vez al ao una revisin integral del SGC la que incluye identificar oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios ya sea en la Poltica de Calidadde y Objetivos de Calidadconforme a su cumplimiento, as como todos los elementos indicados en la norma ISO 9001:2008. Las decisiones y acciones relacionadas de estas revisiones anuales quedan registrados en Acta de revisin del SGC en beneficio del SGC. 6 GESTIN DE RECURSOS

6.1

Provisin de recursos

La Gerencia General junto con la gerencia Financiera determina y proporciona los recursos necesarios para el desarrollo y la implementacin del SGC de acuerdo a las necesidades planteadas por el Equipo de calidad, y los responsables de las reas involucradas.

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6.2

RECURSOS HUMANOS.

6.2.1 Generalidades
Para garantizar que el Equipo de calidad y personal que realiza actividades que afectan la Calidad de los productos la empresa dispone de la siguiente documentacin: Instructivo de seleccin de personal, induccin al persona, capacitacin al personal y calificacin de competencias, organigramas y perfiles para cada cargo, en donde se establecen las caractersticas de educacin, formacin, habilidades y experiencia, ya que es responsabilidad de la empresa otorgarle el entrenamiento en caso de el personal contratado no disponga de ese tipo de entrenamiento. El Equipo de Calidad tiene la responsabilidad de capacitar y entrenar al personal involucrado en la calidad de los productos por medio de programas de difusin como parte de la comunicacin interna como se lo indica en el numeral 5.5.3 de este manual.

6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formacin


El Jefe de rea evala la Competencia del personal, tomando como base el perfil del cargo versus el responsable de la actividad, identificndose de esta evaluacin las necesidades de capacitacin y entrenamiento. Esto no excluye que los responsables de rea determinen las necesidades de entrenamiento del personal cuando se detecten fallas en el SGC originadas por falta de conocimiento y/o entrenamiento del personal involucrado en la calidad del producto Una vez detectadas las necesidades de capacitacin, el responsable de Recursos Humanos realiza un Plan Anual de Capacitacin, en el cual se encuentran claramente descritas cada una de las charlas, seminarios, o cursos que se consideren necesarios y oportunos dictar durante el ao. El equipo de calidad y el jefe de rea son responsables de asegurar que el personal es consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades individuales y de cmo contribuyen a la calidad del producto, para la cual el equipo de calidad dispone de programas de capacitacin y entrenamiento, y para aquel personal que recin ingresa a la empresa el responsable de Recursos Humanos junto con los responsables indicados anteriormente definirn el programa de induccin a fin de asegurar el entrenamiento y capacitacin necesaria para dicho cargo. Utilizando como gua la Lista de Verificacin para Induccin . La eficacia de la capacitacin y entrenamiento otorgadas son evaluadas por el jefe inmediato en el desempeo de las funciones encomendadas y/o por los responsables de la capacitacin. En la planta de Santo Domingo se mantienen las Carpetas del Personal cuyo lugar de trabajo es Santo Domingo, donde se conserva la informacin relacionada con la educacin, formacin, entrenamiento, habilidades y experiencia de todo el personal que trabaja en la empresa. Para los empleados cuyo lugar de trabajo es Quito, las

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carpetas con esta informacin permanecen en la oficina que la empresa mantiene en la ciudad de Quito.

6.3

Infraestructura.

Como parte fundamental de la Infraestructura y para asegurar la calidad de los productos Proaji cumple con el decreto de 3253 de Buenas prcticas de Manufactura, y para garantizar el mantenimiento de la infraestructura dispone de programas de mantenimiento preventivo y programas de limpieza y saneamiento de equipos y reas circundantes, establecidos en los procedimientos

6.4

Ambiente de trabajo

Para lograr un Ambiente de Trabajo adecuado dentro de empresa y asegurar la calidad de los productos, se tuvieron en cuenta los siguientes aspectos: Las necesidades de uniformes y elementos de proteccin y seguridad, de cada empleado en su puesto de trabajo. La disposicin de cada empleado frente a su entorno. Los requisitos establecidos en el decreto 3253 de Buenas Prcticas de Manufactura. Para asegurarse que los empleados conocen las circunstancias en las que se hace uso de los elementos de proteccin, la empresa ha elaborado un Matriz de Uniforme y Elementos de Proteccin y Seguridad Adems se mantiene constante comunicacin para trabajar en un ambiente de trabajo en equipo donde cada persona apoya a su compaero, logrando de esta manera un trabajo en u ambiente de amistad. 7 REALIZACIN DEL PRODUCTO

7.1

Planificacin de la realizacin del producto

Proaj Cia Ltda. planifica la realizacin de sus productos basado en las proyecciones de ventas anuales, acorde a los pedidos de los clientes regulares, potenciales clientes y tendencias de mercado, de los cuales salen los requerimientos de materias primas, insumos, materiales y dems elementos necesarios para la elaboracin del producto de esta manera se planifican las siembras contratos del productores de aj, y se proyectan las cantidades mensuales requeridas por la empresa, de cada uno de los productos ofertados y si es el caso se planifica el desarrollo de nuevos productos por pedidos especficos de los clientes. La planificacin de la realizacin del producto tiene como entrada los siguientes documentos: Proyecciones anuales de ventas Proyecciones de siembras, posibles zonas de incremento de siembra y sus costos operativos Especificaciones de materias primas, insumos y materiales de embalajes Procedimiento de diseo y desarrollo de nuevos productos Aprobacin de productos piloto Planificacin de la produccin Procedimiento de elaboracin de productos terminados y muestras gratis Plan de mantenimiento de equipos

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7.2

Procesos relacionados con el cliente

7.2.1 Determinacin de los requisitos relacionados con el producto.


La empresa dispone de especificaciones que describen las caractersticas de los productos terminados y su uso previsto, es responsabilidad de Proaji que antes de establecer los limites aceptables para estos productos se consultaron las normas y documentos legales, los requisitos de cliente, leyes o reglamentos que son los del Instituto Nacional de Higiene (INH), Ministerio de Salud Publica (MSP), entre otros, que regulan su aplicacin, y adems se consideraron aspectos como tiempo en estantera y condiciones de almacenamiento de los productos, para asegurar que el producto sea utilizado adecuadamente. Se establecen los requerimientos en cuanto a condiciones de entrega, mediante las rdenes de compra que llegan al departamento de ventas. Se determinan las especificaciones de presentacin, diseo de etiqueta y cualquier otro que la organizacin considere pertinente. Todas estas especificaciones deben ser comunicadas al cliente para su aprobacin acorde al numeral 5.2

7.2.2 Revisin de los requisitos relacionados con el producto.


El departamento de mercadeo es el encargado de comunicar al cliente las especificaciones del producto mediante un correo electrnico en el que el cliente acepta las especificaciones y da a conocer la presentacin requerida, en caso de haber alguna diferencia la persona que recepta el pedido es el encargado de la negociacin y la aprobacin por parte del cliente. Una vez establecidos los requerimientos del cliente, estos son comunicados al personal responsable de produccin los cuales realizan los ajustes necesarios para la realizacin del producto esto se realiza va correo electrnico. En caso de que existan cambios en los requerimientos el departamento de mercadeo es el encargado de comunicar oportunamente a los departamentos involucrados para cambiar la documentacin que sea pertinente

7.2.3 Comunicacin con el cliente


La comunicacin con el cliente se realiza segn sea oportuno de la siguiente manera: Va telefnica, correo electrnico (clientes extranjeros), reuniones con el personal de mercadeo y en ferias. El departamento de mercadeo es el encargado de recibir las ordenes de pedido, las quejas, sugerencia y cometarios, por les medios antes mencionados

7.3

Diseo y desarrollo

7.3.1 Planificacin del diseo y desarrollo


El diseo y desarrollo de nuevos productos surgen del anlisis de tendencias de mercado realizado por el departamento de mercadeo, de pedidos especficos de clientes fijos o clientes nuevos que se comprometen a la compra total del producto

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El plan de diseo de nuevos productos es elaborado por el departamento de de investigacin y desarrollo y el departamento de mercadeo y se siguen los siguientes lineamientos:

7.3.2 Elementos de entrada en el diseo y desarrollo.


Los elementos de entrada para el diseo y desarrollo son los siguientes Planificacin de elaboracin de un producto piloto Identificacin de materia prima y materiales necesarios Elaboracin de pruebas Piloto Revisin, verificacin y validacin del producto Piloto Aprobacin del producto. Planificacin de recursos Establecimiento de procesos de elaboracin del producto Requisitos de uso y aplicacin Requisitos legales y reglamentarios

7.3.3 Resultados del diseo y desarrollo


Los resultados del diseo y desarrollo incluyen los siguientes: Establecimiento de especificaciones fsico qumicas, microbiolgicas, y sensoriales del producto, empaque, etiqueta, y usos previstos Tiempo de vida til y condiciones de almacenamiento Requerimiento de materia prima, equipos, y espacios fsicos Elementos de entrada para la produccin en grandes cantidades.

7.3.4 Revisin del diseo y desarrollo


El departamento de diseo y desarrollo junto con el departamento de produccin revisan las siguientes etapas recompilan informacin determinan los requerimientos, hacen ensayos de repetibilidad. Adems mantienen el resultado de las revisiones y de cualquier accin necesaria.

7.3.5 Verificacin del diseo y desarrollo


Se verifica que el producto obtenido es acorde a lo planificado al inicio del desarrollo del producto, si se usaron los ingredientes previstos y se obtuvo lo que se esperaba.

7.3.6 Validacin del diseo y desarrollo


La validacin del diseo se realiza mediante pruebas sucesivas que garantizan la repetibilidad de las caractersticas, fsico qumicas, microbiolgicas, ensayos de empaques y embalajes, pruebas de vida til y condiciones de almacenamiento a dems las pruebas sensoriales y de uso previsto. Aprobacin de muestras por parte del cliente

7.3.7 Control de cambios del diseo y desarrollo.


Los cambios realizados en el diseo se son responsabilidad del jefe del departamento de diseo y desarrollos con aprobacin de la gerencia y el encargado de produccin estos se realizan mediante una acta en el que se especifica el cambio y los motivos.

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7.4

Compras

7.4.1 Proceso de compras


Proaj Cia Ltda. Ha establecido un procedimiento de compra de materias primas que incluyen la compra de de pasta de los puntos de molienda, as como tambin para las compras de materiales e insumos Para la compra de materias primas (aj fresco y pasta de aj proveniente de las estaciones de molienda), la empresa contrata anualmente la compra de la materia prima a los a los productores directos los cuales se compromete a entregar producto de calidad y a la vez Proaj se compromete a comprar el total de la produccin Para la compra de ingredientes y materiales (empaque, embalaje, y otros) debe efectuarse a proveedores calificados y deben ser de la lista de proveedores calificados por la empresa Antes de efectuar la compra Proaj enva las especificaciones del producto requerido, as tambin para los productores de materias primas frescas y pasta de aj cumplen con un plan de capacitacin en cuanto a la calidad requerida del producto fresco y en pasta. Para la calificacin de proveedores Proaj ha creado el procedimiento de seleccin, calificacin y evaluacin de proveedores, mediante el cual evala constantemente a sus proveedores

7.4.2 Informacin de las compras


La informacin solicitada, en cada orden de compra es la siguiente: Especificaciones tcnicas y de uso Certificado de conformidad del producto, en el que se describan los lotes a despacharse Hoja de seguridad De aplicar tambin se pedir especificaciones legales y reglamentarias

7.4.3 Verificacin de los productos comprados


El auxiliar de planta encargado de la recepcin del producto, debe verificar que el producto recibido concuerde con el producto pedido en la orden de compra, tanto en especificaciones fsicas, cantidad, y calidad, verificar el buen estado del empaque, el modo del transporte, y recibir los documentos solicitados: gua de remisin, y certificado de anlisis con el cual se comprobar si el lote recibido corresponde al lote certificado. Adicional a esto el jefe de control de calidad realiza el procedimiento de muestreo para este producto para verificar las caractersticas que apliquen acorde al procedimiento de muestreo.

7.5

Produccin

7.5.1 Control de la Produccin


El jefe de planta Junto con el jefe agrcola planifica la produccin mensual acorde a las proyecciones mensuales facilitadas por el departamento de ventas, en esta planificacin se establecen los das de entrega de producto fresco y el ingreso de

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materiales acorde a las necesidades, para la correcta produccin se utilizan los siguientes procedimientos: Descripcin de procesos de elaboracin de producto, este incluye desde la recepcin de materias primas, proceso de elaboracin, envasado y despacho del producto. Control de producto no conforme Procedimiento de ventas.

7.5.2 Validacin de los procesos de produccin y la prestacin de servicios


Esta clusula no aplica ya que Proaj no realiza actividades de validacin posteriores a la comercializacin del producto.

7.5.3 Identificacin y trazabilidad


Empresa cuenta con un sistema de identificacin alfa numrico para cada lote de producto, este sistema permite identificar el producto, tipo de producto, esta codificacin permite internamente determinar desde la actividades de recepcin de las materias primas, insumos; materiales aplicados, equipos, personal comprendido en las actividades de produccin y control; y, las actividades de entrega del producto. Para agilizar el rastreo en caso de detectarse un reclamo, devolucin o una no conformidad interna la empresa cuenta con el Procedimiento de Trazabilidad y Etiquetado. El periodo de permanencia de los registros que permiten hacer la trazabilidad ha sido establecido en funcin del tiempo de permanencia del producto en el mercado, necesidades de clientes y de acuerdo a los organismos legales que controlan las actividades de las industrias de alimentos como MSP e INH.

7.5.4 Propiedad del cliente


Proaj ha establecido un procedimiento y sus registros para elaborar productos maquilados, en el cual se compromete a hacerse responsable del producto entregado por el cliente y a seguir los procedimientos y especificaciones entregados por el cliente.

7.5.5 Preservacin del producto


Proaj Cia ltda. mantiene las condiciones de almacenamiento, embalaje y entrega especificados para cada producto, para mantener y prolongar la vida til del mismo, as tambin describe las condiciones de entrega y transporte, estas estn especificadas en las hojas de especificacin de Producto terminado para conocimiento del cliente. A dems como parte del cumplimiento de este Item de la norma tiene un procedimiento de manejo de contra muestras que son almacenadas en las condiciones recomendadas

7.6

Control de los equipos de seguimiento y medicin

Las actividades de calibracin, verificacin y mantenimiento de los equipos que monitorean y miden las medidas de control establecidas son contratadas a

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proveedores calificados. Y se manejan a travs del procedimiento de Metrolgica

Gestin

La empresa cuenta tambin con un laboratorio de anlisis fsico-qumico y microbiolgico en los que se utiliza equipos calibrados y debidamente mantenidos En caso de detectarse equipos que no cumple, si el lote an se encuentra en la planta de produccin, el jefe de control de calidad tomara la muestra representativa y la enviar a un laboratorio externo para confirmar los datos, si el lote ha sido despachado tomar como referencia las muestras testigos. El departamento de control de calidad es responsable de mantener los registros de calibracin, verificacin y mantenimiento de los equipos del laboratorio de control de calidad, mientras que los registros de calibracin de los equipos del rea de produccin los controla el jefe de planta y procesos.

MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA

8.1

Generalidades

El quipo de Calidad es el responsable del seguimiento, anlisis y mejora para demostrar la conformidad con los requisitos del producto Asegurarse de la conformidad del SGC Mejorar continuamente la eficacia del SGC

8.2

Seguimiento y medicin

El seguimiento y medicin del SGC se basa bsicamente en: Evaluacin del resultado de la efectividad del SGC por las auditoras internas Confirmar que el desempeo total del sistema, si cumple con las disposiciones planificadas y con los requisitos del sistema de gestin de calidad establecidos por empresa. Identificar la necesidad de actualizacin o mejora del SGC.. Identificar tendencias que indiquen una mayor incidencia de productos no conformes Establecer informacin para la planificacin del programa de interna concerniente a la categora e importancia de las reas por auditar, y auditoria

Proporcionar evidencia de que las correcciones y las acciones correctivas que se han realizado son eficaces. Los resultados del anlisis y las actividades resultantes son informados a la gerencia General por el lder del equipo a travs del Informe de Resultados de Verificacin en las reuniones de revisin del SGC, y tambin son usados como elemento de entrada para la actualizacin de dicho sistema.

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8.2.1 Satisfaccin del cliente


Proaj ha establecido un procedimiento para la evaluacin de la satisfaccin del cliente mediante encuestas y el uso del procedimiento de reclamos, en este se describe el uso de estos datos para enfocarlos como mejora continua.

8.2.2 Auditora Interna


La planificacin, realizacin y seguimiento de las auditorias internas se describe en el Procedimiento de Auditoria Interna, adems se han documentado el Instructivo para Calificacin de Auditores Internos. Y en las carpetas del personal consta cuando aplica el Registro de Evaluacin de Competencia de Auditor Interno Las auditorias internas son realizadas con el fin de verificar si las actividades y los resultados cumplen con las disposiciones preestablecidas. Las actividades de seguimiento de la auditoria verifican y registran la implementacin y eficacia de la accin correctiva emprendida.

8.2.3 Seguimiento y medicin del los procesos


El seguimiento y control de los procesos se realiza a travs del uso de los indicadores de gestin y tcnicas estadsticas. Cuando no cumplen los resultados planificados se llevan a cabo correcciones y acciones correctivas

8.2.4 Seguimiento y medicin del producto


Mediante el uso del procedimiento de muestreo y aceptacin de producto, se controla la calidad de del producto desde la recepcin misma hasta la liberacin para el despacho, en este procedimiento se describen el tipo de muestreo y en el plan de control de calidad se describen los mtodos de anlisis y las frecuencia de medicin as como las condiciones de liberacin del prosucto.

8.3

Control de producto no conforme

Cuando un proceso ha generado un producto no conforme Proaj a establecido los siguientes procedimientos Procedimiento de Control de No Conformidades Manipulacin Interna de Producto no conforme Recuperacin de producto no conforme Devoluciones Reproceso, y Acciones Correctivas Este ltimo procedimiento indicado en el prrafo anterior, le permite a la empresa analizar pedida de control en sus procedimientos, las tendencias de los resultados de los controles aplicados, reclamos y cualquier desviacin detectada en el SGC determinar las causas que originaron la no conformidad, evaluar la necesidad de determinar e implementar las acciones necesarias, registrar sus resultados y verificar la eficacia de las acciones tomadas.

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8.4

Anlisis De Datos

El equipo de calidad revisa y analiza los resultados y solicita y/o, determina junto con los responsables acciones necesarias para corregir la desviacin. Las acciones emprendidas para corregir las no conformidades pueden incluir la revisin de: Los procedimientos existentes y los canales de comunicacin. La eficacia de la gestin de recursos humanos y de las actividades de formacin El equipo de calidad analiza los resultados de las auditoras internas y externas con el objeto de: Confirmar que el desempeo total del sistema, si cumple con las disposiciones planificadas y con los requisitos del sistema de gestin de calidad establecidos por empresa. Identificar la necesidad de actualizacin o mejora del SGC. Identificar tendencias que indiquen una mayor incidencia de productos no conformes Establecer informacin para la planificacin del programa de interna concerniente a la categora e importancia de las reas por auditar, y auditora

Proporcionar evidencia de que las correcciones y las acciones correctivas que se han realizado son eficaces. Los resultados del anlisis y las actividades resultantes son informados a la gerencia General por el lder del equipo a travs del Informe de Resultados de Verificacin en las reuniones de revisin del SGC, y tambin son usados como elemento de entrada para la actualizacin de dicho sistema.

8.5

Mejora

8.5.1 Mejora continua


La gerencia asegura que el SGC mejora continuamente llevando a cabo: Las reuniones peridicas de revisin de sistemas Las auditoras internas conforme a lo planificado La evaluacin y anlisis de los resultados individales de verificacin La validacin de las medidas de control Tomando acciones correctivas a las no conformidades reportadas Actualizando el SGC El cumplimiento de estas actividades permiten identificar oportunidades de mejora en funcin de los reclamos de los clientes, sugerencias, anlisis de no conformidades, auditorias de calidad, acciones correctivas y preventivas, evaluacin y seguimiento de los indicadores de la calidad y su desempeo. A partir de estas fuentes de informacin el Comit de Calidad establece y monitorea los programas de mejoramiento.

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8.5.2 Acciones correctivas


Proaj establecido un procedimiento para tratar las no conformidades con acciones correctivas, en este documento se definen los requisitos para: La revisin de las no conformidades La determinacin de las causas de las no conformidades La evaluacin, determinacin e implantacin de acciones que aseguren que la no conformidad vuelva a ocurrir. Revisin y registro de las acciones tomadas

8.5.3 Acciones Preventivas


Al igual que en el caso anterior se estableci un procedimiento que permita detectar lo siguiente: No conformidades potenciales y sus causas La evaluacin, determinacin e implantacin de acciones que aseguren que la no conformidad vuelva a ocurrir. Revisin y registro de las acciones tomadas

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9 ANEXOS

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9.1

Procedimiento de identificacin y trazabilidad

1. OBJETIVO Establecer una forma nica de identificacin por cada lote producido que permita ejecutar la trazabilidad en caso de una no conformidad interna, un reclamo o una recuperacin en caso de emergencia. 2. ALCANCE Aplica a todos los productos elaborado por Proaj en las lneas de proceso: Salmueras, Deshidratados y Pastas. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Registros de Recepcin Registros de Control de Proceso Registros de Control de Empaque 4. POLITICA Para gestionar un reclamo se debe solicitar el nmero del lote al cliente. 5. DESARROLLO 5.1 Codificacin de Lote: 5.1.1 El lote est dado por dos campos 5.1.1.1 El primero que identifica la variedad y color de aj, tipo de producto; y el nmero de proceso de produccin. Donde: VCPPXXXYY YY = Ao XX = # De Proceso del ao PP = Producto C = Color V = Variedad Ejemplo JVCS0108 Jalapeo Verde Canoas en Salmuera, primer proceso del ao 2008.

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5.1.2 Segundo Campo que identifica el nmero de control de empaque Donde: EMYYZZ ZZ = Ao YY = # de empaque de ao EM = Empaque Ejemplo EM0108 Empaque #1 del ao 2008. TABLA DE IDENTIFICACIN VARIEDAD Jalapeo Habanero Tabasco Criollo Fatally PRODUCTO Canoa Salmuera Cubitos Salmuera Rodajas Salmuera Entero Salmuera Deshidratado Polvo Deshidratado Hojuela Deshidratado Entero Pasta Fermentada Pasta Curada Pasta Chipotle COLOR Rojo Verde Amarillo Naranja SIGLAS J H T C F SIGLAS CS DS SS ES DP DH DE PF PC PCh SIGLAS R V A N

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4.1.3 Registros necesitados para la trazabilidad Etapa de Recepcin: No. De Recibo Registro de Inspeccin de Aj Registro para Recepcin de Aditivos e Insumos Control de recepcin de agua potable

Proceso de Salmuera Control de Produccin de Canoas Orden de Preparacin de Producto Control de Aj Entero en Salmuera Control de Produccin de Cubitos Control de Produccin de Rodajas

Proceso de Deshidratados Control de Deshidratado de Aj Control de Molienda de Aj Control de Hojuela de Aj Control de Ahumado de Aj

Proceso de Pasta Control de Pasta Fermentada Control de Pasta Curada Control de Pasta Chipotle

Etapa de Empaque y Despacho Control de Empaque Control de Liberacin de Canoas en Bodega Control de Etiquetado, Paletizado y Despacho Orden de Venta Check list de control de contenedor

4.1.4 Para determinar los estados de Inspeccin en Proaj se utilizan 2 etiquetas 4.1.4.1 Una etiqueta para los productos Retenidos/Rechazados que tiene dos campos, un campo amarillo que aplica para la Retencin y un campo rojo que aplica para cuando el producto fue rechazado despus de que los resultados de los anlisis indiquen que el producto tiene problemas de calidad y debe ser destruido. 4.1.4.2 Se consideran aprobados los productos terminados que estn rotulados con la etiqueta de identificacin blanca.

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4.1.4.2 Se consideran aprobados todos los productos que se encuentren en proceso, con excepcin de los que se encuentren identificados con la etiqueta Retenida/Rechazado.

9.2

Procedimiento mandatorio control de documentos

CONTROL DE DISTRIBUCIN Los documentos del Sistema de Gestin de calidad de la organizacin, sern distribuidos por medios electrnicos e impresos y distribuidos con sello de Copia Controlada a los usuarios. Los documentos originales del SGC estarn a cargo de la Lder del Equipo de Calidad Todos los documentos del SGC sern controlados a travs de los Listados Maestros de Documentos: Listado de documentos de origen interno y los documentos de origen externo. Todos los documentos aprobados y vigentes del Sistema de Gestin de Calidad, se identificarn por el nombre y la fecha de su emisin y/o revisin. Sin embargo cuando se haga alusin a ellos, est fecha no ser mencionada. RESPONSABILIDADES En todos los documentos del Sistema de Gestin de Calidad se utilizar una nomenclatura para designar responsabilidades en el Sistema, la cual se detalla a continuacin. ABREVIATURA LEC GG JCC JP JPA RA EC Cont. CD CR AC AI CONTROL DE CAMBIOS # 1 2 FECHA CAMBIO 15-05-2007 Original 08-05-2007 Revisado RESPONSABLE LEC LEC SIGNIFICADO Lder de Equipo de Calidad Gerencia General Jefe de Control de Calidad Jefe de Produccin Jefe de Produccin Agrcola Responsable de Actividad Equipo de Calidad Contabilidad Control de Documentos Control de Registros Accin Correctiva Auditoria Interna

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20-10-2008 Revisado 23-12-08 Se cambia por incomprensin del prrafo 22-01-09 Revisin general del documento

LEC LEC LEC

METODOLOGIA Control de Documentos Internos del Sistema de Gestin de Inocuidad No 1 2 ACTIVIDAD Definir documentos del SGC y proponer al LEC y al responsable del proceso, su creacin. Presentar borrador del documento, el que debe estar en archivo electrnico, y lo revisan en conjunto con el responsable del proceso. Analizar que los documentos sean aplicables y estn en conformidad con los requisitos de la norma de Sistema de Gestin de calidad ISO 9001:2008 y con los requisitos del Sistema de Gestin de calidad de la Organizacin. Los documentos se identifican a travs del nombre, (por ejemplo: Procedimiento para Manejo de Reclamos) y fecha de elaboracin y/o actualizacin. La misma que se encuentra en el pie de pgina Determinan la distribucin del documento. La distribucin ser por MEDIO DE DOCUMENTOS IMPRESOS, LOS QUE tendrn el sello de COPIA CONTROLADA, cuidando que este sello no oculte informacin. El, LEC junto con el jefe de rea identifican las copias a distribuir. Todos los documentos que se consideran aprobados se encuentran en el computador del RESPONSABLE Usuarios RP y LEC DOCUMENTOS ASOCIADOS Email del solicitante Borrador del documento

3 4

RA/ LEC RA y LEC Listado Maestro de Documentos Internos

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LEC, en el archivo ISO 9001/Ao. Los documentos para su proteccin estarn en el computador del LEC, el cual posee clave, y nicamente el LEC la conoce Para identificar los documentos originales que se encuentran en el archivo electrnico, el documento tendr el nombre, ms la fecha de ltima actualizacin y/o creacin (por ejemplo: Procedimiento Manejo de Reclamos 140708). Lo que significa que el 14 de julio del 2008 fue la ltima fecha de actualizacin. La forma de aprobacin de la documentacin es por medio de mail o acta de aprobacin. Los responsables de la aprobacin es el ECy/o el GG. Ver numeral 12 LEC respalda trimestralmente la documentacin del SGC en un disco de almacenamiento externo Para las modificaciones, los usuarios propondrn los cambios o actualizacin, proceder conforme a los numerales 1 al 3. Registrar las modificaciones en el documento, marcando con negrillas el ltimo cambio de texto, la razn del cambio se registrar en el cuadro de cambios que debe poseer cada documento. Si es un cambio de documentacin, retirar el documento obsoleto y triturar y desechar como basura y si se requiere conservar que sea con sello de Documento Obsoleto Ingresar el documento al Listado Maestro de Documentos Aprueban los siguientes documentos Alta Gerencia: Poltica de Calidad y Objetivos d Equipo de calidad Procedimientos documentados exigidos por la norma

EC

Mail de aprobacin y/o Acta de Aprobacin

LEC/Cont

Usuarios

Cuadro de control de cambios

LEC

LEC GG

Listados Maestros de Documentos Internos y Externos

EC

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Otros procedimientos/Instructivos Ejemplo: procedimiento de seleccin del personal, evaluacin de competencias, etc.

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Si se requiere mantener el documento antiguo u obsoleto impreso. Se puede mantener en los puntos de uso siempre y cuando se mantenga con sello de DOCUMENTO OBSOLETO. Para la destruccin de un documento obsoleto impreso se utiliza el esquema de rayar la cara del papel impresa y se coloca en la canasta de reciclaje de papel. De no poder reutilizar el papel, se desecha como basura, o tritura Revisar al menos semestralmente la documentacin del SGC, si se necesita modificacin se vuelve al punto 3, y si no necesita se registra la revisin del documento con la nueva fecha del documento. Se consideran COPIAS NO CONTROLADAS aquellos documentos que no requieren ser actualizados cuando son modificados, generalmente son entregados a organizaciones externas. Para la entrega de copias no controladas se registrar mediante un acta entrega-recepcin en la que se indique que el documento entregado es una COPIA NO CONTROLADA

JCC LEC

LEC

Cuadro de control de cambios

LEC

Acta recepcin

entrega-

Control de Documentos Externos del Sistema de Gestin de Inocuidad No 1 2 ACTIVIDAD RESPONSABLE Definir los documentos EC externos del Sistema de Gestin de calidad Los documentos externos LEC DOCUMENTOS ASOCIADOS Listado Maestro de Documentos

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se identifican con el nombre y la fecha de incorporacin al sistema para su control. los documentos externos Se colocan en la carpeta ISO 9001:2008, subcarpeta Documentos Externos En caso de que el documento sea modificado, reemplazar el documento en la carpeta ISO 9001:2008. Subcarpeta Documentos Externos. Si se necesita mantener el documento antiguo, se guarda dicho documento en la carpeta identificada como obsoletos. si no es necesario mantener el documento se elimina. El responsable del documento mantendr el documento original en su custodia, en caso de que algn usuario necesite copia del documento externo. Lo solicitara al custodio, cada vez que requiera consultarlo. A fin de asegurar que se utilicen las ltimas versiones vigentes. Tambin es responsabilidad del custodio del documento notificar al LEC cuando haya un cambio en el documento de origen externo para que este actualice en la carpeta ISO 9001:2008

LEC

LEC

RA

Listado externos

de

documentos

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