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Mauricio Rojas
Contenido
1 OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN........................................................................4 1.1 Generalidades......................................................................................................4 1.2 Aplicacin ............................................................................................................4 1.3 Marco histrico.....................................................................................................4 2 REFERENCIAS NORMATIVAS..................................................................................4 3 Trminos Y Definiciones.............................................................................................4 4 SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD .................................................................5 4.1 Requisitos Generales ..........................................................................................5 4.2 Requisitos De La Documentacin.........................................................................6 4.2.1 Declaracin De La Poltica De Calidad .........................................................6 4.2.2 Objetivos De Calidad.....................................................................................6 4.2.3 Control De Documentos ................................................................................6 4.2.4 Control De Registros .....................................................................................7 5 RESPOSABLIDAD DE LA DIRECCIN .....................................................................7 5.1 Compromiso De La Direccin ..............................................................................7 5.2 Enfoque Al Cliente................................................................................................7 5.3 Poltica De Calidad ..............................................................................................8 5.4 Planificacin ........................................................................................................8 5.5 Responsabilidad, Autoridad Y Comunicacin.......................................................8 5.5.1 Responsabilidad Y Autoridad.........................................................................8 5.5.2 Representante de la direccin .......................................................................9 5.5.3 Comunicacin interna ...................................................................................9 5.6 Revisin por la direccin.....................................................................................10 6 GESTIN DE RECURSOS ......................................................................................10 6.1 Provisin de recursos ........................................................................................10 6.2 RECURSOS HUMANOS....................................................................................11 6.2.1 Generalidades .............................................................................................11 6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formacin ...........................................11 6.3 Infraestructura....................................................................................................12 6.4 Ambiente de trabajo ..........................................................................................12 7 REALIZACIN DEL PRODUCTO ............................................................................12 7.1 Planificacin de la realizacin del producto .......................................................12 7.2 Procesos relacionados con el cliente .................................................................13 7.2.1 Determinacin de los requisitos relacionados con el producto.....................13 7.2.2 Revisin de los requisitos relacionados con el producto..............................13 7.2.3 Comunicacin con el cliente ........................................................................13 7.3 Diseo y desarrollo ............................................................................................13 7.3.1 Planificacin del diseo y desarrollo............................................................13 7.3.2 Elementos de entrada en el diseo y desarrollo...........................................14 7.3.3 Resultados del diseo y desarrollo..............................................................14 7.3.4 Revisin del diseo y desarrollo ..................................................................14 7.3.5 Verificacin del diseo y desarrollo.............................................................14 7.3.6 Validacin del diseo y desarrollo................................................................14 7.3.7 Control de cambios del diseo y desarrollo..................................................14 7.4 Compras.............................................................................................................15 7.4.1 Proceso de compras ...................................................................................15 7.4.2 Informacin de las compras........................................................................15
7.4.3 Verificacin de los productos comprados.....................................................15 7.5 Produccin ........................................................................................................15 7.5.1 Control de la Produccin .............................................................................15 7.5.2 Validacin de los procesos de produccin y la prestacin de servicios........16 7.5.3 Identificacin y trazabilidad..........................................................................16 7.5.4 Propiedad del cliente....................................................................................16 7.5.5 Preservacin del producto............................................................................16 7.6 Control de los equipos de seguimiento y medicin ............................................16 8 MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA ..........................................................................17 8.1 Generalidades....................................................................................................17 8.2 Seguimiento y medicin......................................................................................17 8.2.1 Satisfaccin del cliente.................................................................................18 8.2.2 Auditora Interna ..........................................................................................18 8.2.3 Seguimiento y medicin del los procesos....................................................18 8.2.4 Seguimiento y medicin del producto ..........................................................18 8.3 Control de producto no conforme.......................................................................18 8.4 Anlisis De Datos .............................................................................................19 8.5 Mejora................................................................................................................19 8.5.1 Mejora continua...........................................................................................19 8.5.2 Acciones correctivas....................................................................................20 8.5.3 Acciones Preventivas...................................................................................20 9 ANEXOS...................................................................................................................21 9.1 Procedimiento de identificacin y trazabilidad...................................................22 9.2 Procedimiento mandatorio control de documentos ............................................25
1.1
Generalidades
El presente documento tiene por objeto demostrar nuestro compromiso de satisfacer las necesidades de nuestros clientes mediante el sistema de gestin de calidad implementado, aumentando la satisfaccin de nuestros clientes, mediante la aplicacin eficaz del sistema, incluidos los procesos para la mejora continua y el aseguramiento de la conformidad con los requisitos del cliente y los reglamentarios aplicables. Proaj Cia Ltda.. mantiene documentado su sistema de calidad basado en los requerimientos de la norma ISO 9001:2008
1.2
Aplicacin
El presente documento aplica a toda la organizacin y a todos los productos elaborados en las instalaciones ubicadas en Santo Domingo de los Tschilas Aplica desde la recepcin de aj fresco, en pasta y/o deshidratado. Durante su procesamiento y el despacho como producto terminado. La planta est ubicada en Santo Domingo, Va a Quevedo Km 7 1/2 y sus tres lneas de produccin son: pasta, deshidratado y encurtidos de aj.
1.3
Marco histrico.
Proaji Cia. Ltda. es una empresa enfocada a la produccin y procesamiento de aj como materia prima cuya venta est dedicada en un 95% a exportaciones, dejando el 5% restante al mercado ecuatoriano. La compaa nace en Ecuador en 1993 como una extensin de un negocio familiar, el cual se origina en Venezuela en el ao 1968 gracias a la consolidacin de las relaciones comerciales con la empresa estadounidense McIlhenny y su reconocida marca de aj TABASCO. Al momento, se cuenta con tres lneas principales de produccin que se mencionan segn su importancia: aj en pasta, deshidratado y encurtidos. Dentro de cada una de ellas, se encuentran diferentes presentaciones que se adecan a las necesidades de cada consumidor. 2 REFERENCIAS NORMATIVAS ISO 9001:2008, ISO 9000:2005 3 Trminos Y Definiciones Los trminos y definiciones usados son los dados en la norma ISO 9000:2005.
4.1
Requisitos Generales
Proaj Cia Ltda, tiene identificados todos los procesos que intervienen en la calidad de los productos, tales como: compras, recepcin, procesamiento, almacenamiento y despacho. Para garantizar la calidad de los productos obtenidos en cada etapa se han establecido, procedimientos de muestreo y anlisis estadstico que permiten verificar la calidad del producto en cada una de las etapas de procesamiento. Adems mediante la capacitacin constante al personal involucrado y la evaluacin a los mismos permite tener mayor confianza en los procesos realizados El SGC de Proaj es evaluado peridicamente mediante las verificaciones individuales, auditoras internas y externas con la finalidad de actualizar el SGC.
4.2
Requisitos De La Documentacin
Para controlar toda la documentacin Proaj dispone de dos listados maestros, uno para controlar los documentos de origen interno y otro para los de origen externo.
5.1
Compromiso De La Direccin
a) Definir objetivos de calidad enmarcados en el negocio de la empresa, a fin de demostrar la calidad de los productos fabricados en Proaj y el compromiso hacia la mejora contina. b) Garantizar la comunicacin eficaz en todos los niveles de la organizacin, con la finalidad de comunicar la importancia de cumplir los requisitos de la norma ISO 9001:2008, requisitos solicitados por el cliente aplicable al producto, las leyes, y reglamentos. c) Estableciendo y revisando la Poltica de Calidad. a) Evaluando peridicamente el SGC a fin de actualizarlo, mantenerlo y/o mejorarlo. b) Proveyendo los recursos necesarios para el buen funcionamiento del SGC.
5.2
Enfoque Al Cliente
Proaj Cia Ltda.. cuenta con el departamento de comercializacin que es el encargado de establecer las negociaciones y se asegura que los requisitos del cliente sean correctamente especificados mediante la recepcin de las especificaciones dadas por cliente o el envo y aceptacin de las especificaciones de los productos ofertados. Adems cuenta con el departamento de aseguramiento de calidad que realiza la liberacin del producto nicamente cuando este cumple con las especificaciones establecidas o aceptadas por el cliente. Para una mejor comunicacin con los clientes en el exterior se dispone de especificaciones tanto en ingls como en espaol as tambin el personal que est en contacto con el cliente est capacitado y dentro de sus habilidades cuenta mucho el manejo del Ingles como requisito especifico para este cargo
5.3
Poltica De Calidad
La Gerencia General en reunin con el equipo de Calidad cre y document la Poltica de Calidad, ms adecuada para empresa. Es responsabilidad de los Jefes Departamentales difundir y comunicar dicha poltica a todos los colaboradores de la empresa, a travs de las reuniones de los Grupos de Trabajo o por medios escritos (papel tapiz o carteleras), con el propsito de asegurarse que es entendida, implementada y mantenida en todos los niveles de la empresa. La Poltica de calidad ha servido como marco de referencia para establecer los Objetivos de Calidad, por tanto es revisada junto con los objetivos al menos una vez por ao para determinar si siguen siendo convenientes, adecuados y eficaces para la naturaleza de la empresa.
5.4
Planificacin
La Gerencia General por medio del Equipo de calidad y su Lder ha realizado la Planificacin del SGC para llevar a cabo el cumplimiento de los requisitos establecidos en la norma ISO 9001:2007, mediante: la definicin del alcance del SGC, de la poltica y objetivos de Calidad, la identificacin de la cadena alimentaria, la definicin de responsabilidades y autoridades, identificacin de riesgos de los peligros esperados en la obtencin de productos inocuos, y la definicin de los controles aplicados a los peligros identificados. Proaj para mantener la integridad del SGC cuando se planifican e implementan cambios, stos deben ser canalizados por el Lder del Equipo a la Gerencia General en reuniones de revisin de la alta direccin, en donde se establecern los planes de accin a seguir, a fin de asegurar que dichos cambios no afecten la integridad del sistema.
5.5
Correo Electrnico (e-mail) Telefnica, Fax Reuniones conducidas por los integrantes del Equipo de Inocuidad., dirigidas a difundir, comunicar y/o capacitar al personal involucrado acerca del desarrollo, implementacin y actualizacin del SGC. Reuniones de revisin del SGC, dirigida a gerentes de reas y jefes departamentales involucrados en el SGC para evaluar el cumplimiento de poltica y objetivos de calidad, definir y/o evaluar planes de accin, emitir resoluciones y cualquier otra actividad que conlleve al funcionamiento del SGC. Pizarras Acrlicas.- Difusin de ordenes de trabajo, tareas pendientes, entre otros. Documentacin Escrita.- Incluyen Procedimientos, instructivos, gua y mtodos que describen la manera de realizar la(s) actividad(es) del SGC. Es responsabilidad del equipo de calidad mantenerse informado de los cambios concernientes a: productos, materias primas, ingredientes, servicios, equipos de produccin, programas de limpiezas, leyes, reglamentos, calificacin del personal, entre otros, mientras que es responsabilidad del Lder del equipo informar dichos cambios en las reuniones de las revisiones del sistema por parte de la direccin y asegurarse que la informacin sea incluida para la actualizacin del SGC.
5.6
Para una continua revisin del SGC el Gerente General se rene con el Lder del Equipo de calidad mnimo una vez al mes para ver cuadro de objetivos, para verificar la conveniencia, adecuacin, requerimientos de maquinaria, infraestructura, personal, eficacia del sistema entre otros. Sin embrago la direccin solicitar mensualmente informes a los responsables de rea, en donde conste el resultados de los objetivos y otros temas, con el fin de evaluar las oportunidades de mejora y las necesidades de efectuar cambios en el SGC. De cada reunin de las revisiones por la Direccin, se genera el Acta de revisin Gerencial. As tambin la direccin con su equipo de Calidad realiza mnimo una vez al ao una revisin integral del SGC la que incluye identificar oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios ya sea en la Poltica de Calidadde y Objetivos de Calidadconforme a su cumplimiento, as como todos los elementos indicados en la norma ISO 9001:2008. Las decisiones y acciones relacionadas de estas revisiones anuales quedan registrados en Acta de revisin del SGC en beneficio del SGC. 6 GESTIN DE RECURSOS
6.1
Provisin de recursos
La Gerencia General junto con la gerencia Financiera determina y proporciona los recursos necesarios para el desarrollo y la implementacin del SGC de acuerdo a las necesidades planteadas por el Equipo de calidad, y los responsables de las reas involucradas.
6.2
RECURSOS HUMANOS.
6.2.1 Generalidades
Para garantizar que el Equipo de calidad y personal que realiza actividades que afectan la Calidad de los productos la empresa dispone de la siguiente documentacin: Instructivo de seleccin de personal, induccin al persona, capacitacin al personal y calificacin de competencias, organigramas y perfiles para cada cargo, en donde se establecen las caractersticas de educacin, formacin, habilidades y experiencia, ya que es responsabilidad de la empresa otorgarle el entrenamiento en caso de el personal contratado no disponga de ese tipo de entrenamiento. El Equipo de Calidad tiene la responsabilidad de capacitar y entrenar al personal involucrado en la calidad de los productos por medio de programas de difusin como parte de la comunicacin interna como se lo indica en el numeral 5.5.3 de este manual.
carpetas con esta informacin permanecen en la oficina que la empresa mantiene en la ciudad de Quito.
6.3
Infraestructura.
Como parte fundamental de la Infraestructura y para asegurar la calidad de los productos Proaji cumple con el decreto de 3253 de Buenas prcticas de Manufactura, y para garantizar el mantenimiento de la infraestructura dispone de programas de mantenimiento preventivo y programas de limpieza y saneamiento de equipos y reas circundantes, establecidos en los procedimientos
6.4
Ambiente de trabajo
Para lograr un Ambiente de Trabajo adecuado dentro de empresa y asegurar la calidad de los productos, se tuvieron en cuenta los siguientes aspectos: Las necesidades de uniformes y elementos de proteccin y seguridad, de cada empleado en su puesto de trabajo. La disposicin de cada empleado frente a su entorno. Los requisitos establecidos en el decreto 3253 de Buenas Prcticas de Manufactura. Para asegurarse que los empleados conocen las circunstancias en las que se hace uso de los elementos de proteccin, la empresa ha elaborado un Matriz de Uniforme y Elementos de Proteccin y Seguridad Adems se mantiene constante comunicacin para trabajar en un ambiente de trabajo en equipo donde cada persona apoya a su compaero, logrando de esta manera un trabajo en u ambiente de amistad. 7 REALIZACIN DEL PRODUCTO
7.1
Proaj Cia Ltda. planifica la realizacin de sus productos basado en las proyecciones de ventas anuales, acorde a los pedidos de los clientes regulares, potenciales clientes y tendencias de mercado, de los cuales salen los requerimientos de materias primas, insumos, materiales y dems elementos necesarios para la elaboracin del producto de esta manera se planifican las siembras contratos del productores de aj, y se proyectan las cantidades mensuales requeridas por la empresa, de cada uno de los productos ofertados y si es el caso se planifica el desarrollo de nuevos productos por pedidos especficos de los clientes. La planificacin de la realizacin del producto tiene como entrada los siguientes documentos: Proyecciones anuales de ventas Proyecciones de siembras, posibles zonas de incremento de siembra y sus costos operativos Especificaciones de materias primas, insumos y materiales de embalajes Procedimiento de diseo y desarrollo de nuevos productos Aprobacin de productos piloto Planificacin de la produccin Procedimiento de elaboracin de productos terminados y muestras gratis Plan de mantenimiento de equipos
7.2
7.3
Diseo y desarrollo
El plan de diseo de nuevos productos es elaborado por el departamento de de investigacin y desarrollo y el departamento de mercadeo y se siguen los siguientes lineamientos:
7.4
Compras
7.5
Produccin
materiales acorde a las necesidades, para la correcta produccin se utilizan los siguientes procedimientos: Descripcin de procesos de elaboracin de producto, este incluye desde la recepcin de materias primas, proceso de elaboracin, envasado y despacho del producto. Control de producto no conforme Procedimiento de ventas.
7.6
Las actividades de calibracin, verificacin y mantenimiento de los equipos que monitorean y miden las medidas de control establecidas son contratadas a
Gestin
La empresa cuenta tambin con un laboratorio de anlisis fsico-qumico y microbiolgico en los que se utiliza equipos calibrados y debidamente mantenidos En caso de detectarse equipos que no cumple, si el lote an se encuentra en la planta de produccin, el jefe de control de calidad tomara la muestra representativa y la enviar a un laboratorio externo para confirmar los datos, si el lote ha sido despachado tomar como referencia las muestras testigos. El departamento de control de calidad es responsable de mantener los registros de calibracin, verificacin y mantenimiento de los equipos del laboratorio de control de calidad, mientras que los registros de calibracin de los equipos del rea de produccin los controla el jefe de planta y procesos.
8.1
Generalidades
El quipo de Calidad es el responsable del seguimiento, anlisis y mejora para demostrar la conformidad con los requisitos del producto Asegurarse de la conformidad del SGC Mejorar continuamente la eficacia del SGC
8.2
Seguimiento y medicin
El seguimiento y medicin del SGC se basa bsicamente en: Evaluacin del resultado de la efectividad del SGC por las auditoras internas Confirmar que el desempeo total del sistema, si cumple con las disposiciones planificadas y con los requisitos del sistema de gestin de calidad establecidos por empresa. Identificar la necesidad de actualizacin o mejora del SGC.. Identificar tendencias que indiquen una mayor incidencia de productos no conformes Establecer informacin para la planificacin del programa de interna concerniente a la categora e importancia de las reas por auditar, y auditoria
Proporcionar evidencia de que las correcciones y las acciones correctivas que se han realizado son eficaces. Los resultados del anlisis y las actividades resultantes son informados a la gerencia General por el lder del equipo a travs del Informe de Resultados de Verificacin en las reuniones de revisin del SGC, y tambin son usados como elemento de entrada para la actualizacin de dicho sistema.
8.3
Cuando un proceso ha generado un producto no conforme Proaj a establecido los siguientes procedimientos Procedimiento de Control de No Conformidades Manipulacin Interna de Producto no conforme Recuperacin de producto no conforme Devoluciones Reproceso, y Acciones Correctivas Este ltimo procedimiento indicado en el prrafo anterior, le permite a la empresa analizar pedida de control en sus procedimientos, las tendencias de los resultados de los controles aplicados, reclamos y cualquier desviacin detectada en el SGC determinar las causas que originaron la no conformidad, evaluar la necesidad de determinar e implementar las acciones necesarias, registrar sus resultados y verificar la eficacia de las acciones tomadas.
8.4
Anlisis De Datos
El equipo de calidad revisa y analiza los resultados y solicita y/o, determina junto con los responsables acciones necesarias para corregir la desviacin. Las acciones emprendidas para corregir las no conformidades pueden incluir la revisin de: Los procedimientos existentes y los canales de comunicacin. La eficacia de la gestin de recursos humanos y de las actividades de formacin El equipo de calidad analiza los resultados de las auditoras internas y externas con el objeto de: Confirmar que el desempeo total del sistema, si cumple con las disposiciones planificadas y con los requisitos del sistema de gestin de calidad establecidos por empresa. Identificar la necesidad de actualizacin o mejora del SGC. Identificar tendencias que indiquen una mayor incidencia de productos no conformes Establecer informacin para la planificacin del programa de interna concerniente a la categora e importancia de las reas por auditar, y auditora
Proporcionar evidencia de que las correcciones y las acciones correctivas que se han realizado son eficaces. Los resultados del anlisis y las actividades resultantes son informados a la gerencia General por el lder del equipo a travs del Informe de Resultados de Verificacin en las reuniones de revisin del SGC, y tambin son usados como elemento de entrada para la actualizacin de dicho sistema.
8.5
Mejora
9 ANEXOS
9.1
1. OBJETIVO Establecer una forma nica de identificacin por cada lote producido que permita ejecutar la trazabilidad en caso de una no conformidad interna, un reclamo o una recuperacin en caso de emergencia. 2. ALCANCE Aplica a todos los productos elaborado por Proaj en las lneas de proceso: Salmueras, Deshidratados y Pastas. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Registros de Recepcin Registros de Control de Proceso Registros de Control de Empaque 4. POLITICA Para gestionar un reclamo se debe solicitar el nmero del lote al cliente. 5. DESARROLLO 5.1 Codificacin de Lote: 5.1.1 El lote est dado por dos campos 5.1.1.1 El primero que identifica la variedad y color de aj, tipo de producto; y el nmero de proceso de produccin. Donde: VCPPXXXYY YY = Ao XX = # De Proceso del ao PP = Producto C = Color V = Variedad Ejemplo JVCS0108 Jalapeo Verde Canoas en Salmuera, primer proceso del ao 2008.
5.1.2 Segundo Campo que identifica el nmero de control de empaque Donde: EMYYZZ ZZ = Ao YY = # de empaque de ao EM = Empaque Ejemplo EM0108 Empaque #1 del ao 2008. TABLA DE IDENTIFICACIN VARIEDAD Jalapeo Habanero Tabasco Criollo Fatally PRODUCTO Canoa Salmuera Cubitos Salmuera Rodajas Salmuera Entero Salmuera Deshidratado Polvo Deshidratado Hojuela Deshidratado Entero Pasta Fermentada Pasta Curada Pasta Chipotle COLOR Rojo Verde Amarillo Naranja SIGLAS J H T C F SIGLAS CS DS SS ES DP DH DE PF PC PCh SIGLAS R V A N
4.1.3 Registros necesitados para la trazabilidad Etapa de Recepcin: No. De Recibo Registro de Inspeccin de Aj Registro para Recepcin de Aditivos e Insumos Control de recepcin de agua potable
Proceso de Salmuera Control de Produccin de Canoas Orden de Preparacin de Producto Control de Aj Entero en Salmuera Control de Produccin de Cubitos Control de Produccin de Rodajas
Proceso de Deshidratados Control de Deshidratado de Aj Control de Molienda de Aj Control de Hojuela de Aj Control de Ahumado de Aj
Proceso de Pasta Control de Pasta Fermentada Control de Pasta Curada Control de Pasta Chipotle
Etapa de Empaque y Despacho Control de Empaque Control de Liberacin de Canoas en Bodega Control de Etiquetado, Paletizado y Despacho Orden de Venta Check list de control de contenedor
4.1.4 Para determinar los estados de Inspeccin en Proaj se utilizan 2 etiquetas 4.1.4.1 Una etiqueta para los productos Retenidos/Rechazados que tiene dos campos, un campo amarillo que aplica para la Retencin y un campo rojo que aplica para cuando el producto fue rechazado despus de que los resultados de los anlisis indiquen que el producto tiene problemas de calidad y debe ser destruido. 4.1.4.2 Se consideran aprobados los productos terminados que estn rotulados con la etiqueta de identificacin blanca.
4.1.4.2 Se consideran aprobados todos los productos que se encuentren en proceso, con excepcin de los que se encuentren identificados con la etiqueta Retenida/Rechazado.
9.2
CONTROL DE DISTRIBUCIN Los documentos del Sistema de Gestin de calidad de la organizacin, sern distribuidos por medios electrnicos e impresos y distribuidos con sello de Copia Controlada a los usuarios. Los documentos originales del SGC estarn a cargo de la Lder del Equipo de Calidad Todos los documentos del SGC sern controlados a travs de los Listados Maestros de Documentos: Listado de documentos de origen interno y los documentos de origen externo. Todos los documentos aprobados y vigentes del Sistema de Gestin de Calidad, se identificarn por el nombre y la fecha de su emisin y/o revisin. Sin embargo cuando se haga alusin a ellos, est fecha no ser mencionada. RESPONSABILIDADES En todos los documentos del Sistema de Gestin de Calidad se utilizar una nomenclatura para designar responsabilidades en el Sistema, la cual se detalla a continuacin. ABREVIATURA LEC GG JCC JP JPA RA EC Cont. CD CR AC AI CONTROL DE CAMBIOS # 1 2 FECHA CAMBIO 15-05-2007 Original 08-05-2007 Revisado RESPONSABLE LEC LEC SIGNIFICADO Lder de Equipo de Calidad Gerencia General Jefe de Control de Calidad Jefe de Produccin Jefe de Produccin Agrcola Responsable de Actividad Equipo de Calidad Contabilidad Control de Documentos Control de Registros Accin Correctiva Auditoria Interna
20-10-2008 Revisado 23-12-08 Se cambia por incomprensin del prrafo 22-01-09 Revisin general del documento
METODOLOGIA Control de Documentos Internos del Sistema de Gestin de Inocuidad No 1 2 ACTIVIDAD Definir documentos del SGC y proponer al LEC y al responsable del proceso, su creacin. Presentar borrador del documento, el que debe estar en archivo electrnico, y lo revisan en conjunto con el responsable del proceso. Analizar que los documentos sean aplicables y estn en conformidad con los requisitos de la norma de Sistema de Gestin de calidad ISO 9001:2008 y con los requisitos del Sistema de Gestin de calidad de la Organizacin. Los documentos se identifican a travs del nombre, (por ejemplo: Procedimiento para Manejo de Reclamos) y fecha de elaboracin y/o actualizacin. La misma que se encuentra en el pie de pgina Determinan la distribucin del documento. La distribucin ser por MEDIO DE DOCUMENTOS IMPRESOS, LOS QUE tendrn el sello de COPIA CONTROLADA, cuidando que este sello no oculte informacin. El, LEC junto con el jefe de rea identifican las copias a distribuir. Todos los documentos que se consideran aprobados se encuentran en el computador del RESPONSABLE Usuarios RP y LEC DOCUMENTOS ASOCIADOS Email del solicitante Borrador del documento
3 4
7 8
10
11 12
LEC, en el archivo ISO 9001/Ao. Los documentos para su proteccin estarn en el computador del LEC, el cual posee clave, y nicamente el LEC la conoce Para identificar los documentos originales que se encuentran en el archivo electrnico, el documento tendr el nombre, ms la fecha de ltima actualizacin y/o creacin (por ejemplo: Procedimiento Manejo de Reclamos 140708). Lo que significa que el 14 de julio del 2008 fue la ltima fecha de actualizacin. La forma de aprobacin de la documentacin es por medio de mail o acta de aprobacin. Los responsables de la aprobacin es el ECy/o el GG. Ver numeral 12 LEC respalda trimestralmente la documentacin del SGC en un disco de almacenamiento externo Para las modificaciones, los usuarios propondrn los cambios o actualizacin, proceder conforme a los numerales 1 al 3. Registrar las modificaciones en el documento, marcando con negrillas el ltimo cambio de texto, la razn del cambio se registrar en el cuadro de cambios que debe poseer cada documento. Si es un cambio de documentacin, retirar el documento obsoleto y triturar y desechar como basura y si se requiere conservar que sea con sello de Documento Obsoleto Ingresar el documento al Listado Maestro de Documentos Aprueban los siguientes documentos Alta Gerencia: Poltica de Calidad y Objetivos d Equipo de calidad Procedimientos documentados exigidos por la norma
EC
LEC/Cont
Usuarios
LEC
LEC GG
EC
Otros procedimientos/Instructivos Ejemplo: procedimiento de seleccin del personal, evaluacin de competencias, etc.
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14
15
Si se requiere mantener el documento antiguo u obsoleto impreso. Se puede mantener en los puntos de uso siempre y cuando se mantenga con sello de DOCUMENTO OBSOLETO. Para la destruccin de un documento obsoleto impreso se utiliza el esquema de rayar la cara del papel impresa y se coloca en la canasta de reciclaje de papel. De no poder reutilizar el papel, se desecha como basura, o tritura Revisar al menos semestralmente la documentacin del SGC, si se necesita modificacin se vuelve al punto 3, y si no necesita se registra la revisin del documento con la nueva fecha del documento. Se consideran COPIAS NO CONTROLADAS aquellos documentos que no requieren ser actualizados cuando son modificados, generalmente son entregados a organizaciones externas. Para la entrega de copias no controladas se registrar mediante un acta entrega-recepcin en la que se indique que el documento entregado es una COPIA NO CONTROLADA
JCC LEC
LEC
LEC
Acta recepcin
entrega-
Control de Documentos Externos del Sistema de Gestin de Inocuidad No 1 2 ACTIVIDAD RESPONSABLE Definir los documentos EC externos del Sistema de Gestin de calidad Los documentos externos LEC DOCUMENTOS ASOCIADOS Listado Maestro de Documentos
se identifican con el nombre y la fecha de incorporacin al sistema para su control. los documentos externos Se colocan en la carpeta ISO 9001:2008, subcarpeta Documentos Externos En caso de que el documento sea modificado, reemplazar el documento en la carpeta ISO 9001:2008. Subcarpeta Documentos Externos. Si se necesita mantener el documento antiguo, se guarda dicho documento en la carpeta identificada como obsoletos. si no es necesario mantener el documento se elimina. El responsable del documento mantendr el documento original en su custodia, en caso de que algn usuario necesite copia del documento externo. Lo solicitara al custodio, cada vez que requiera consultarlo. A fin de asegurar que se utilicen las ltimas versiones vigentes. Tambin es responsabilidad del custodio del documento notificar al LEC cuando haya un cambio en el documento de origen externo para que este actualice en la carpeta ISO 9001:2008
LEC
LEC
RA
Listado externos
de
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