PRIMERO SE ABRE UN TABLA EN BLANCO Y SE REALIZA: Tablas de datos: Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para

almacenar los datos. Una tabla contiene informacin sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como hemos visto antes, se escriben los datos principales de los alumnos. Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el nmero de control del alumno como: Nmero de contro, Nombre del alumno, edad, aula Domicilio,, Colonia, etc.. Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, as todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro alumno forman otro registro Si consideramos una posible base de datos con los datos de una escuela, una tabla de Alumnos podra ser: Campos

REGISTRO DE ALUMNOS NUM DE CONTROL NOMBRE DEL ALUMNO EDAD 18 34 20 27 32 25 30 19 20 AUL DOMICILIO A 1 3 2 3 1 1 3 2 1 MARIANO ESCOBEDO # 324 HIDALGO # 145 ISRAEL C. TELLEZ # 87 MARIANO AZUELA # 221 TEODORO CANO # 329 GOMEZ FARIAS # 14 PIPILA # 213 ZACATECAS #103 B VENUSTIANO CARRANZA # 210 CHAPULTEPE C # 110 COLONIA CENTRO CENTRO CENTRO CENTRO CENTRO CENTRO CENTRO CENTRO CENTRO TELFON LOCALIDAD O 784842356 PAPANTLA DE 7 OLARTE 784842897 PAPANTLA DE 6 OLARTE 784842105 PAPANTLA DE 6 OLARTE 784888345 PAPANTLA DE 6 OLARTE 784842374 PAPANTLA DE 5 OLARTE 784788567 PAPANTLA DE 8 OLARTE 784842902 PAPANTLA DE 3 OLARTE 784842586 PAPANTLA DE 7 OLARTE 784842978 PAPANTLA DE 6 OLARTE 784842546 PAPANTLA DE 7 OLARTE

20100800 AGUILAR 1 GONZALEZ PEDRO 20100800 BARRON PEREZ 2 ANTONIO 20100800 CALDERON FRIAS 3 ANA MARIA 20100800 DELGADILLO 4 JUAREZ DANIEL 20100800 ESTRADA DAY 5 ERNESTO 20100800 FIGUEROA SUAREZ 6 ABIGAIL 20100800 7 20100800 8 GARCIA MEDINA MONICA HERMOSILLO DAVILA RENE

20100800 IBARRA LOEZA 9 IGNACIO 20100801 JIMENEZ HERMES 0 ROSALBA

25

CENTRO

A continuacin aparecer en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro:

Aqu debers indicar el Nombre de archivo de la base de datos. Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes hacer clic en el botn Buscar ubicacin .

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo donde indicaremos el nombre de la base de datos que estamos creando y el lugar donde se guardar.

En el cuadro Guardar en: hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la carpeta donde vamos a guardar la base de datos. Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta seleccionada. Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo. Los iconos que aparecen a la derecha del cuadro Guardar en:, te los explicamos aqu.

En este momento ya se guard y podemos crear las tablas que necesitemos:

REGISTRO DOCENTES CLAV NOMBRE DEL DOCENTE E MATERIA

31451 HERMES DELGADILLO ANA COREL 2 MARIA DRAW 32451 BRAMBILA FRIAS ALFREDO WORD 0 32452 CANO VAZQUEZ GERMAN 3 EXCELL

REGISTRO DE WORD NUM DE CONTROL 201008001 201008002 201008003 201008004 201008005 201008006 201008007 201008008 201008009 201008010 UNIDA UNIDA UNIDA D1 D2 D3 8 9 9 8 10 6 10 8 9 10 8 9 10 9 10 5 9 8 10 9 9 9 9 9 10 5 9 9 9 9 PROMEDIO WORD 8 9 9 9 10 5 9 8 9 9

REGISTRO DE EXCEL NUM DE CONTROL 201008001 201008002 201008003 201008004 201008005 201008006 201008007 201008008 201008009 201008010 UNIDA UNIDA UNIDA D1 D2 D3 8 8 7 8 9 5 10 9 8 9 8 8 8 9 9 5 10 8 9 9 8 9 7 9 9 5 10 9 8 9 PROMEDIO DE EXCEL 8 8 7 9 9 5 10 9 8 9

REGISTRO COREL DRAW NUM DE CONTROL 201008001 201008002 201008003 201008004 201008005 201008006 201008007 201008008 201008009 201008010 UNIDA UNIDA UNIDA PROMEDIO COREL D1 D2 D3 DRAW 9 9 8 8 7 6 7 10 9 10 9 9 9 9 8 6 8 10 10 9 9 8 9 9 9 6 8 9 10 10 9 9 9 9 8 6 8 10 10 10

Se hacen las relaciones de las tablas segn se necesiten Ya terminando de crear vamos a realizar las Consultas. Consultas: Una consulta es un objeto que proporciona una visin personal de los datos almacenados en las tablas ya creadas. Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos,..., pero en principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones. Tipos de consultas. Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla. Existen varios tipos de consultas: Consultas de seleccin. Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podr hacer o no segn la consulta). Una consulta de seleccin genera una tabla lgica (se llama lgica porque no est fsicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular). Consultas de accin. Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de accin, de eliminacin, de actualizacin, de datos anexados y de creacin de tablas. Consultas especficas de SQL.

Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrcula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL. Estas consultas no se estudiarn en este curso ya que para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso. Pero si tienes ganas de aprender, puedes seguir nuestro Tutorial de SQL, con el que aprenders a realizar estas consultas.

Crear una consulta. Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos: Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear. Hacer clic en el botn Diseo de Consulta en la pestaa Crear:

El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de seleccin sencilla como definimos en el apartado anterior. Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta que veremos ms adelante. Nosotros explicaremos detenidamente la opcin Diseo de consulta que te permitir crear cualquiera de las anteriores por ti mismo. Al entrar en la Vista Diseo de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacar los datos con un cuadro de dilogo parecido al siguiente:

Por ejemplo, podramos crear una consulta para obtener todos los datos de los clientes cuyo nmero de control sea 201008004. Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botn Agregar. Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las dems tablas. Finalmente hacer clic sobre el botn Cerrar. Aparecer la ventana Vista Diseo de consultas. La vista Diseo.

Formularios: Un formulario es el objeto de Access 2007 diseado para la introduccin, visualizacin y modificacin de los datos de las tablas. Existen diferentes tipos de formularios pero los que ms se utilizan tienen la forma de pestaas de datos para la introduccin por ejemplo de los diferentes clientes de la tabla DE ALUMNOS. Informes: Un informe es el objeto de Access 2007 diseado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla. Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.

Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las tablas aadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadrcula QBE definimos la consulta. Cada columna de la cuadrcula QBE corresponde a un campo. Cada fila tiene un propsito que detallamos brevemente a continuacin, ms adelante iremos profundizando en la explicacin: Campo: ah ponemos el campo a utilizar que en la mayora de los casos ser el campo a visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y tambin puede ser un campo calculado. Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos ser til cuando definamos consultas basadas en varias tablas. Orden: sirve para ordenar las filas del resultado. Mostrar: si la casilla de verificacin aparece desactivada la columna no aparecer en el resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta pero no queremos que aparezca en el resultado. Por ejemplo si queremos que la consulta nos saque todos los alumnos de Valencia, necesitamos el campo Poblacion para seleccionar los alumnos pero no queremos que aparezca la poblacin en el resultado ya que todos son de la misma poblacin. Criterios: sirve para especificar un criterio de bsqueda. Un criterio de bsqueda es una condicin que deben cumplir los registros que aparecern en el resultado de la consulta. Por lo tanto est formado por una condicin o varias condiciones unidas por los operadores Y (AND) y O (OR).O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.

Aadir campos Para aadir campos a la cuadrcula podemos: