Wir ertrinken in Informationen, aber hungern nach Wissen.

John Naisbitt, (*1929), US-amerikanischer Autor

Vorwort
Sehr geehrte Leserin und sehr geehrter Leser, wir freuen uns sehr ber Ihr Interesse an der vorliegenden SoftTrend Studie zum Thema Dokumentenmanagementsysteme kurz DMS bzw. Enterprise Content Management (ECM). Die stetig steigende Flut an Informationen stellt Unternehmen vor eine groe Herausforderung. Schenkt man diversen Schtzungen glauben, verbringen Mitarbeiter bis zu 30 % ihrer Arbeitszeit damit, Informationen und Dokumente zu finden. Die Einrichtung einer entsprechenden ECM-Lsung gilt als das Instrument, um die gewaltigen Datenmengen Stichwort: Big Data - im Unternehmen handhaben zu knnen. Durch die mglichst effiziente Verwaltung von digitalen und papierenen Dokumenten ber den gesamten Lebenszyklus hinweg sollen Geschftsprozesse optimiert und der schnelle Zugriff auf geschftsrelevante Informationen sichergestellt werden. Tatschlich knnen Firmen mit einer geeigneten DM-Strategie Arbeitsablufe wesentlich effektiver gestalten und so der Konkurrenz einen Schritt voraus sein. Dass mit einer effizienten Verwaltung auch Kostenvorteile einhergehen, liegt auf der Hand. Ein weiteres gewichtiges Argument fr die Anschaffung moderner und leistungsfhiger DM-Software liefert der Gesetzgeber in Form der gestiegenen Anforderungen zur regelkonformen Archivierung (Compliance) von Dokumenten. Mehr als 180 Gesetze und Bestimmungen gilt es fr Unternehmen mittlerweile zu bercksichtigen, um fr Revisionen gewappnet zu sein. DM-Lsungen bieten in puncto revisionssicherem Archiv einen wertvollen Mehrwert. Viele Unternehmen haben die Bedeutung von einem effizienten Informationsmanagement erkannt die Nachfrage nach leistungsfhigen und bedarfsgerechten DMS steigt. Doch die Auswahl an Lsungen ist riesig und nur schwer zu berschauen. Die vorliegende Studie soll Sie daher dabei untersttzen, einen berblick ber den DMS/ECM-Software-Markt in der DACHRegion zu gewinnen vom In- bis hin zum Outputmanagement. Dazu haben wir 61 namhafte Anbieter mit insgesamt 65 Software-Lsungen im deutschsprachigen Raum einer umfangreichen und detaillierten Analyse unterzogen. Erfahren Sie hier, welche Mglichkeiten die verschiedenen Systeme bieten und welche Funktionen mittlerweile zum Standard gehren, worin sich die angebotenen Lsungen unterscheiden, mit welcher technologischen Basis die Software-Anbieter zu berzeugen versuchen, welche Zielgruppen und Unternehmensgren abgedeckt werden und vieles mehr. Zudem geben wir Ihnen wertvolle Tipps und Entscheidungshilfen fr Ihren eigenen Auswahlprozess an die Hand. Wenn wir Sie bei spezifischen Fragestellungen oder bei der Umsetzung Ihres Software-Projektes untersttzen knnen, stehe ich Ihnen jederzeit gerne persnlich zur Verfgung. Herzlichst, Ihr Michael Gottwald

Inhaltsverzeichnis

Vorwort Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung 2. Konzept und Vorgehensweise 3. Anbieter und Lsungen 4. Ergebnisse 4.1. Allgemeines zu den Dokumentenmanagement-Produkten und Anbietern 4.2. Kernbereiche von Enterprise Content Management 4.3. Inputmanagement 4.4. Eigenes Archiv/Revisionssicherheit 4.5. Clientbasierte E-Mail-Archivierung 4.6. Serverbasierte E-Mail-Archivierung 4.7. Dokumentenverwaltung 4.8. Dokumentensuche 4.9. Aktenverwaltung 4.10. Groupware/Zusammenarbeit 4.11. Workflowmanagement 4.12. Outputmanagement 4.13. Schnittstellen & Protokolle 4.14. Technologische Basis

1 2 4 7 9 26 26 30 31 33 34 35 36 38 39 40 41 42 43 44

5. Zusammenfassung der Ergebnisse 6. Tipps fr die Softwareeinfhrung 7. Anwenderberichte 8. Alphabetischer Hersteller- und Produktindex 9. Weitere Studien und Dienstleistungen 10. bersicht Produkt- und Leistungsprofile

50 55 59 80 83 84

1. Einleitung
Die Digitalisierung und die Verfgbarkeit von verhltnismig billigen Speichermedien haben zu einem enormen Anwachsen von Daten und Informationen gesorgt. Ein Ende dieser Entwicklung ist nicht absehbar. Einer Untersuchung der IDC zufolge hat sich das Datenvolumen innerhalb der letzten fnf Jahre um den Faktor 9 erhht auf jetzt 1,8 Zettabytes (1,8 Trillionen Gigabytes). Fr Unternehmen bedeutet diese Entwicklung verstrkten Handlungsbedarf. Unternehmenserfolg resultiert schlielich aus einer richtigen Geschftsstrategie, effizientem Informationsmanagement und schlanken Geschftsprozessen. Der Alltag in vielen Unternehmen sieht jedoch ganz anders aus: Mitarbeiter verbringen einen Groteil ihrer Zeit mit dem Wiederauffinden von Dokumenten. Projektakten sind nur leidlich gepflegt, Informationen oftmals unvollstndig und an verschiedenen Orten abgelegt. Die Aufbewahrung und Vernichtung von Daten ist nicht klar geregelt und unterliegt dem Ermessensspielraum einzelner Mitarbeiter. Vor allem die unstrukturierten Dokumente wie E-Mails, Digitalbilder, Formulare, Webinhalte, Druckdaten, Faxe etc. verbrauchen enormen Speicherplatz und binden betrchtliche administrative Ressourcen. Der schnelle Zugriff auf relevante Informationen wird angesichts dieser Informationsflut zu einem echten Wettbewerbsvorteil. Modernes Informationsmanagement steht vor der Herausforderung, die Erfassung, Nutzung, Verteilung, Verarbeitung, Archivierung und Lschung der in einem Unternehmen anfallenden Informationen effizient zu managen. Dabei muss eine Vielzahl an gesetzlichen Vorschriften zur Archivierung von Geschftsdaten entsprochen werden. Moderne DokumentenmanagementSysteme bieten fr Firmen hier wertvolle Untersttzungsdienstleistungen. Begriffsvielfalt DMS ECM Im deutschen Sprachraum ist der Begriff Dokumentenmanagement bereits seit langem etabliert. In den letzten Jahren wird vonseiten mancher Hersteller auch zunehmend der englische Begriff Enterprise Content Management geprgt. Ein qualitativer oder funktionaler Unterschied zwischen den beiden Begriffen besteht nach herrschender Meinung jedoch nicht die beiden Begriffe werden von fast allen Akteuren synonym gebraucht. Zwar bevorzugen manche Marketingstrategen den Begriff ECM, um umfangreichere Funktionen, die ber den engeren Bereich des Dokumentenmanagements hinausreichen zu subsumieren. Als Beispiel hierfr seien die Einbindung von CollaborationFunktionalitten (Groupware) oder Reportingtools (Business Intelligence) genannt. Da diese Fhigkeiten aber genauso gut dem Dokumentenmanagement zugeschlagen werden knnen, werden in der vorliegenden Studie beide Ausdrcke geleichberechtigt ihre Verwendung finden. Marktgeschehen mittelstndische Anbieter dominieren Software-Hersteller profitierten 2011 vom Wirtschaftsaufschwung, der zu einer deutlich gesteigerten Investitionsbereitschaft in den Unternehmen gefhrt hat. Volle Auftragsbcher in vielen Branchen und eine positive Konjunkturentwicklung in der gesamten DACH-Region haben bei hiesigen Firmen zu einer steigenden Nachfrage nach Unternehmenssoftware gefhrt. Der IT-Markt ist weiterhin auf Wachstumskurs, wenngleich aufgrund der anhaltenden Turbulenzen an den internationalen Finanz4

pltzen und der unsicheren konjunkturellen Lage die Aussichten fr 2012 nur schwer abzuschtzen sind. Gerade Dokumentenmanagementlsungen wurden in 2011 auerordentlich stark nachgefragt. Ein Indikator hierfr ist die sehr gut besuchte jhrliche Branchenmesse, die DMS Expo im Herbst 2011. Auch in 2012 steht Dokumentenmanagementsoftware im Fokus vieler IT-Entscheider in den Unternehmen, so dass zumindest fr das erste Halbjahr 2012 von einem deutlichen Wachstum im DMS/ECM-Markt ausgegangen werden kann. Dies liegt zu einem Gutteil daran, dass Dokumentenmanagementlsungen zum Beispiel durch den Einsatz von Mietmodellen wie Software as a Service (SaaS) erschwinglicher geworden sind und so auch kleine und mittelstndische Unternehmen von professioneller ECM-Software profitieren knnen. Vor allem aber sehen sich viele Unternehmen mit einer gewaltigen Informationsflut konfrontiert, deren Handhabung moderner und leistungsfhiger Informationsmanagementmethoden bedarf, um unntigen Pflegeaufwand zu reduzieren und die Datenqualitt zu erhhen. Whrend es in anderen Softwarebereichen eindeutige Marktfhrer und zum Teil starke Konzentrationsbewegungen gibt, ist der DMS-Markt in Deutschland, sterreich und Schweiz in starkem Mae segmentiert. Eindeutige Marktfhrerschaften sind kaum auszumachen, es dominieren vielmehr eine ganze Reihe an mittelstndischen Softwareanbietern, die innovative und zum Teil kostengnstige Produkte entwickeln und vertreiben. Durch die Ausrichtung auf die Bedrfnisse und Anforderungen der in der DACH-Region beraus zahlreichen kleineren und mittelstndischen Unternehmen gelingt es Ihnen, Marktanteile zu behaupten. Hinzu kommen oftmals Kooperationen mit den groen ERPHerstellern, so dass neue Kundengruppen erschlossen werden knnen. Der DMS-Markt entwickelt sich uerst dynamisch und ist gekennzeichnet durch eine hohe Innovationskraft der Anbieter. Den stetig wachsenden Anforderungen der Kunden hinsichtlich der Bewltigung der riesigen Datenmengen und Informationen begegnen die Hersteller mit vielmals ausgeklgelten technologischen und funktionellen Neuerungen. Besonders die Potenziale, die Cloud Computing, mobile Endgerte und Web 2.0-Technologien mit sich bringen, werden produktiv fr neue Entwicklungen genutzt. Trends und Entwicklungen im Markt fr Dokumentenmanagementsysteme Als wesentliche Trends im Bereich der Dokumentenmanagementsysteme sind vor allem Cloud Computing, die Integration von Social-Media-Anwendungen und die verstrkte Nutzung von mobilen Endgerten zu beobachten. Weitere Trends sind die gestiegene Nachfrage nach WorklflowKomponenten sowie die anspruchsvollen Compliance-Anforderungen durch die Gesetzgebung: Cloud Computing mittels internetgesttzter Software-Anwendungen ist das IT-Trendthema schlechthin und macht auch vorm DMS-Segment nicht halt. Wie aus unserem krzlich erschienenen SaaS Trend Report 2011 hervor geht, erfreut sich Software as a Service (SaaS) in den Unternehmen dank seiner anpassbaren Skalierbarkeit zunehmender Beliebtheit. Zwar ist die Akzeptanz im Bereich Dokumentenmanagement gegenber anderen Softwarebereichen noch vergleichsweise verhalten, dennoch ist absehbar, dass auch hier SaaS-Lsungen zunehmend nachgefragt werden. Gerade die Mglichkeit, die Datenablage in die Cloud (z. B. 5

2. Konzeption und Vorgehensweise

Die Studienreihe SoftTrend untersucht jeweils den Status quo sowie Trends und Entwicklungen auf dem deutschsprachigen Markt fr Business Software. Bisherige Untersuchungen befassten sich unter anderem mit den Bereichen Enterprise Resource Planning (ERP), Human Resources (HR), Business Intelligence (BI), Customer Relationship Management (CRM), Produktionsplanungs- und Steuerungssysteme (PPS), Finanzbuchhaltung/Rechnungswesen und spezifischen Branchenlsungen. Dokumentenmanagement war bisher Bestandteil unserer ERP-Studien. Aufgrund der hohen Nachfrage und des steigenden Angebotes an Dokumentenmanagementlsungen befasst sich eine SoftTrend Studie zum ersten Mal ausschlielich mit diesem Segment. Da davon ausgegangen werden kann, dass sich der DMS-Markt weiterhin positiv entwickelt, wird die vorliegende Studie Auftakt zu einer regelmigen Abfolge von Studien ber das Thema DMS/ECM sein. An der vorliegenden SoftTrend Studie 263 beteiligten sich 64 Anbieter aus Deutschland, sterreich und der Schweiz mit insgesamt 70 Lsungen. Fr die Untersuchung und Beurteilung der Lsungen mussten die teilnehmenden Software-Anbieter einen detaillierten Online-Fragebogen mit einem Umfang von knapp 300 Fragen ausfllen. Den Fragebogen und die dazugehrigen Angaben der DMSAnbieter finden Sie weiter hinten in der bersicht: Produkt- und Leistungsprofile. ber unsere Website www.dms-finder.de knnen Sie sich einen berblick ber den DMS-Markt verschaffen. Zudem besteht die Mglichkeit, online auf unsere Datenbank zuzugreifen und ber die Expertensuche eine Vorauswahl infrage kommender DM-Lsungen durchzufhren. Die methodische Vorgehensweise der vorliegenden Anbieterbefragung im Einzelnen: Definition des notwendigen Informationsbedarfs Konzeption des Kriterienkataloges Stichproben-Interviews mit Branchenvertretern Finalisierung des Fragebogens Sichtung von statistischem Datenmaterial und Fachbeitrgen Auswertung von Projektergebnissen der SoftSelect GmbH Gesamtbewertung und Schlussfolgerung

Die Untersuchung stellt eine detaillierte und ausfhrliche bersicht des deutschsprachigen DMSMarktes dar. Zu den analysierten Fachbereichen der Dokumentenmanagementsysteme zhlten unter anderem Inputmanagement (Scannen, Capture Texterkennung), Revisionssicheres Archiv, E-MailArchivierung (serverbasiert, clientbasiert), Dokumentenverwaltung, Dokumentensuche, Aktenverwaltung, Groupwarefunktionalitten, Workflowmanagement und Outputmanagement. Neben den Funktionalitten standen zudem bergeordnete Aspekte wie Kundenfokus, Systemtechnik und die technologische Basis im Fokus der Untersuchung. Auf einen Vergleich der Lsungen zum Beispiel in Form eines Rankings wurde bewut verzichtet. Durch die zahlreichen von uns begleiteten Softwareauswahlprojekte wissen wir, dass eine Aussage, nachdem dieses oder jenes System das Beste sei, 7

3. Anbieter und Lsungen

64 Unternehmen aus Deutschland, sterreich und der Schweiz haben an der vorliegenden Untersuchung teilgenommen. Es wurden sowohl Hersteller als auch einige namhafte Vertriebspartner von Dokumentenmanagementsystemen nach Funktionen und Technologie befragt. Sowohl umfassende ECM-Suiten als auch Unternehmen, die auf spezielle Kernbereiche des Enterprise Content Managements spezialisiert sind, wurden bei der Untersuchung bercksichtigt. Die aktuelle Teilnehmerliste umfasst folgende Hersteller und Lsungen in alphabetischer Reihenfolge: Accantum GmbH ([accantum]): Die im Jahr 2000 in Rosenheim gegrndete Accantum GmbH ist Hersteller der webbasierten Dokumenten- und Archivlsung [accantum]. Die programmierbare Lsung hat kommt auf ca. 600 Installationen in der DACH-Region. Weitere Informationen unter www.accantum.de Schnfeldstrae 17 83022 Rosenheim Telefon: +49 (0)8031 61616-10 info@accantum.de aconso AG (aconso Creator): Die im Jahr 2000 gegrndete aconso AG hat sich auf die digitale Personalaktenarchivierung spezialisiert. Mehr als 2.000 Anwender in ber 100 realisierten Projekten im deutschsprachigen Raum nutzen aconso creator zur Dokumentenerzeugung. Weitere Informationen unter www.aconso.com Bavariaring 26 80336 Mnchen Telefon: +49 (0)8951 6186-0 kontakt@aconso.com agorum Software GmbH (agorum core): Die agorum Software GmbH wurde 1998 als InternetHandelsplattform gegrndet. Seit 2000 tritt das Unternehmen als DMS-Anbieter auf. Das 2008 gelaunchte DMS agorum core ist quelloffen und in mittlerweile ca. 300 Unternehmen und ffentlichen Einrichtungen installiert. Weitere Informationen unter www.agorum.com Vogelsangstr. 24 73760 Ostfildern Telefon: +49 (0)711 3461060 info2@agorum.com

4. Ergebnisse
Fr die vorliegende Analyse wurden 64 Anbieter und 69 DM-Lsungen herangezogen. Den aus knapp 300 Fragen bestehenden Fragenkatalog und die Auswertung sind der Studie im Anhang beigefgt. Die Grundgesamtheit der einzelnen Fragenkomplexe ist in den Grafiken mit n angegeben. Die Variation dieser Grundgesamtheit kommt dadurch zustande, dass einige der hier untersuchten Lsungen auf einzelne Bereiche wie beispielsweise das Outputmanagement spezialisiert sind und daher fr die Auswertung in einem anderen Bereich, z. B. Inputmanagement, nicht bercksichtigt wurden. Nicht beantwortete Fragen bzw. mit Keine Angabe versehene Antworten wurden aus der Wertung genommen.

4.1. Allgemeines zu den Dokumentenmanagement-Produkten und Anbietern 4.1.1. Angebot an Mietmodellen wie SaaS und ASP nimmt zu Angebot von Inhouse-Lsungen, SaaS, ASP und BPO
(n=61)
100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%

97%

57%

56%

49%

Die meisten DMS-Lieferanten bieten Ihre Lsungen nach wie vor als klassische Inhouse-Lsung an. Dies zeigt die nebenstehende Grafik. Nahezu alle der in der Befragung untersuchten Lsungen knnen vor Ort (inhouse) im Unternehmen bereitgestellt werden. Doch das Angebot an Mietmodellen wie Software as a Service (SaaS) und Application Service Providing (ASP) nimmt zu. So sind mehr als die Hlfte der Lsungen fr ASP und SaaS ausgelegt.

On-Demand-Modelle sind jedoch im DMS-Segment weniger stark vertreten als in anderen Unternehmenssoftware-Bereichen wie etwa Human Resources. In der im Herbst 2011 erschienenen SoftTrend Studie 262 HR-Software 2011 unter 96 Anbietern mit insgesamt 139 Lsungen lag der Anteil an SaaS-fhigen Lsungen mit 67 % deutlich hher. Der vergleichsweise geringe Wert ist dadurch zu erklren, dass der individuelle Anpassungsbedarf fr Dokumentenmanagementlsungen in den Unternehmen vergleichsweise gro ist. Im Vergleich zur Lohnabrechnung unterscheiden sich die Unternehmensprozesse beim Dokumentenmanagement stark. Eine SaaSLsung nach dem Baukastenprinzip ist daher nach Auffassung vieler fehl am Platze. Auch das Auslagern von Geschftsprozessen durch Business Process Outsourcing (BPO) wird durch ECM-Lsungen nur von knapp der Hlfte der untersuchten Lsungen untersttzt (zum Vergleich: 63 % im HR-Bereich). 26

5. Zusammenfassung der Ergebnisse

Die Nachfrage nach modernen ECM-Lsungen zur Optimierung der Geschftsablufe ist ungebrochen. Durch das stetig wachsende Datenaufkommen in den Unternehmen werden intelligente Informationsmanagementmethoden fr den Geschftserfolg immer bedeutender. Dokumentenmanagementsysteme liefern den Unternehmen hierbei wertvolle Untersttzung. Leistungsstarke ECMSoftware verfgt heute ber zahlreiche Funktionen, um dokumentenbasierte Geschftsablufe effizienter und schlanker zu gestalten. Der DMS-Markt in der DACH-Region ist uerst vital. Zahlreiche mittelstndische Anbieter konkurrieren mit ihren Produkten. Neben umfangreichen ECM-Suiten, die alle Teilbereiche vom Inputmanagement ber die eigentliche Dokumentenverwaltung bis hin zur Versand- und Portooptimierung (Outputmanagement) abdecken, gibt es auch zahlreiche Nischenanbieter, die sich auf die Entwicklung eines einzelnen Moduls spezialisiert haben. Das Best-of-Breed-Konzept ist im DMS-Sektor in besonderem Mae populr. Die DMS-Anbieter kooperieren zum einen untereinander, zum anderen gibt es zahlreiche Kooperationen mit namhaften ERP-Herstellern. Inhouse-Lsungen dominieren Angebot an Mietmodellen nimmt zu Fast jede DMS-Software wird Verbreitung von Inhouse-Lsungen, weiterhin fr den InhouseSaaS, ASP und BPO Betrieb angeboten. Doch (n=61) Mietmodelle wie ASP und 97% Software as a Service (SaaS) 100% finden zunehmend strkere 90% Verbreitung. Mehr als die Hlf80% te der der Lsungen sind mitt70% 57% lerweile fr ASP und SaaS aus56% 60% 49% gelegt. Der Anteil an SaaS50% fhigen Lsungen liegt im DMS40% Segment damit deutlich unter 30% den Werten in anderen Unter20% nehmens-Software-Bereichen 10% wie beispielsweise dem HR0% Segment (vgl. SoftTrend Studie 262 Human Resources 2011). Dies ist darauf zurckzufhren, dass der individuelle Anpassungsbedarf fr Dokumentenmanagementlsungen in den Unternehmen vergleichsweise hoch ist. Aufgrund der Komplexitt der dokumentenbasierten Prozesse in den Unternehmen ist eine SaaS-Lsung nach dem Baukastenprinzip in vielen Fllen nicht ratsam. Kundenfokus branchenneutral fr Mittelstand und Grounternehmen 50

6. Tipps fr die Softwareeinfhrung

Was ist neben den Funktionsmerkmalen der Lsung im Einfhrungsprojekt zu beachten? In vielen mittelstndischen Unternehmen genieen Softwareauswahl-Projekte fr den Kernbereich Dokumentenmanagement noch immer eine zu geringe Prioritt. Dieser Kritikpunkt richtet sich erfahrungsgem zunchst an die Geschftsleitungsebene, da von dort die entscheidenden Impulse fr die Art und Weise der Projektdurchfhrung ausgehen (sollten). Das hat zur Folge, dass in vielen Evaluationsprojekten notwendige Projektaufgaben nur sehr oberflchlich neben dem Tagesgeschft erledigt werden (knnen). In der Projektarbeit stt SoftSelect hufig auf Projektteams, die von hherer Stelle mit der Aufgabe betraut wurden, neben dem tglichen Operativgeschft die Koordination, Steuerung, Durchfhrung, Kontrolle und Dokumentation der Auswahlprozesse durchzufhren. Manch ein Projektleiter bzw. Verantwortlicher ist aufgrund der zustzlichen Aufgaben mitunter schnell berfordert, worunter die gesamte Konzeption leidet und auch die mit der Einfhrung verbundene Zielerreichung infrage gestellt werden muss. Zwar ist die Auswahl einer passenden Softwarelsung eine groe Herausforderung, letztlich aber stellt dies auch eine zukunftsbestimmende Aufgabe dar, die langfristig auch eine strategische Chance bedeutet. Das methodische und konzeptionelle Vorgehen ist daher von elementarer Bedeutung fr den Projekterfolg. Die Tatsache, dass diesen Aspekten in den Projekten hufig nur unzureichend Beachtung geschenkt wird, lsst in der Regel auf ein nahezu fahrlssiges Vertrauen darauf schlieen, dass die Funktionsmerkmale der jeweiligen Software bzw. der Anbieter selbst fr das gewnschte Ergebnis sorgen werden. Darber hinaus fehlen oft eindeutige Verantwortlichkeiten. Die Aufgabe wird meist delegiert und dem IT-Management zugeordnet. Dort herrscht in der Regel ein hoher Kompetenzgrad mit Blick auf die bestehenden Lsungen und interne IT-Infrastruktur, aber wenig bersicht hinsichtlich dessen, was der IT-Markt derzeit zu bieten hat. An dieser Stelle werden oft Kenntnisse von den mit der Aufgabe betrauten Akteuren ber Entwicklung des Marktes und der Lsungen, zuknftige Trends und die Positionierung bzw. Zukunftschancen der Hersteller verlangt, die sich externe Spezialisten meist nur in mhevoller Detailarbeit aneignen. Die Mitglieder der Projektgruppe sind verstndlicherweise oft schlichtweg berfordert, so dass viele Aspekte bei der Systemauswahl mangels besseren Wissens vernachlssigt werden. Aufgaben, wie das Zusammentragen der wichtigsten Anforderungsmerkmale, die Dokumentation der Kernprozesse oder die Auswahl eines geeigneten Anbieterpools werden meist nur unzureichend erledigt. Und damit werden auch gleichzeitig entscheidende Weichen fr den Projekterfolg (oder -misserfolg) gestellt. Der notwendige Zeitaufwand fr eine strategische Vorgehensweise ist fr Projektverantwortliche oftmals aufgrund operativer Notwendigkeiten im Geschftsalltag nicht zu bewerkstelligen. Die Entlastung vom Tagesgeschft wird sich vielmehr vom Einsatz einer geeigneten Software versprochen. Dies ist jedoch erst dann gewhrleistet, wenn die Planungsphase erfolgreich abgeschlossen und notwendige Voraussetzungen fr eine Systemeinbindung erfllt sind.

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7. Anwenderberichte/Case Studies
Auf den folgenden Seiten informieren Sie fhrende DMS-Hersteller ber konkrete Anwendungsbeispiele aus dem Praxisalltag.

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8. Alphabetischer Hersteller- und Produktindex

(Irrtmer vorbehalten) Firma Accantum GmbH aconso AG agorum Software GmbH Akzentum GmbH amball business-software applord GmbH ARTNER EDV-Lsungen ASPOA GmbH BCT Deutschland GmbH BDV Branchen-DatenVerarbeitung GmbH Bernhard Starke GmbH BROTEX metadok GmbH CENIT AG Ceyoniq Technology GmbH COBUS ConCept GmbH COI GmbH Comarch AG DM Dokumenten Management GmbH DMSFACTORY Gesellschaft fr integrierte DokumentenManagement-Systeme mbH DocuPortal GmbH & Co. KG DocuWare AG Dr.DOC GmbH EASY SOFTWARE AG ELO Digital Office GmbH EMC GmbH entana business solutions AG Fabasoft AG Produkt [accantum] aconso Creator agorum core PROXESS amProject ECM - Digitale Projektakte; aSPC - amball SharePoint Connector ecoDMS rechnungsManager scan2find Sha-Peau Unides / Uniarchiv Starke-DMS regioCLOUD24 ECM Solution CENIT ECLISO nscale 7vecto EASY Software COI-BusinessFlow COMARCH ECM lobodms DMSFACTORY DMS-Lsung DocuPortal ECM Suite DocuWare 5.1 Dr.DOC EASY ENTERPRISE ELOenterprise EMC Documentum Content Server ecspand your SharePoint Fabasoft Folio 80 Internetadresse www.accantum.de www.aconso.com www.agorum.com www.akzentum.de www.amball.de www.applord.de www.artner.de www.scan2find.de www.bctsoftware.de www.bdv.com www.starke.de www.metadok.de www.cenit.de www.ceyoniq.com www.cobus-concept.de www.coi.de www.comarch.de www.lobodms.com www.dmsfactory.com www.docuportal.de www.docuware.com www.drdoc.com www.easy.de www.elo.com www.germany.emc.com www.entana.com www.fabasoft.com

forcont business technology gmbh GAA GmbH & Co. KG gds AG GSD Software mbH HABEL GmbH & Co. KG Hans Held GmbH Broorganisation Haus Weilgut GmbH Computer Conception HENRICHSEN AG Hyperwave GmbH I.R.I.S. AG id-netsolutions GmbH IQDoQ GmbH K7 IT-Solutions GmbH kapaya software gmbh Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH khn & weyh Software GmbH levigo solutions gmbh

Elektronische Personalakte; Vertragsmanagement GAA DMS-Hosting docuglobe DOCUframe HABEL Dokumentenmanagement REGISAFE Weilgut DMS ecm arena; Invoice automatisierte Eingangsrechnungsbearbeitung Hyperwave Information Server IS/7 IRISXtract for Documents docufied contracts HyperDoc AllScan ecspand your SharePoint windream 5 M/OMS - Output Management jadice macros eDMS; macros ePAkt - die digitale Personalakte; macros ePrint fr Text- & Outputmanagement; macros Postkorb & Akte PEGASOS M@RS 6 MODUS BUSINESS SUITE Archiv.One iExtranet OS|ECM OXSEED Projektron BCS Sealbase - Unternehmensweite Vertragsmanagement Lsung 81

www.forcont.de www.gaa.de www.gds.eu www.gsd-software.com www.habel.de www.hans-held.de www.weilgut.de www.henrichsen.de www.hyperwave.com www.irisxtract.net www.id-netsolutions.de www.iqdoq.de www.k7-it.de www.kapaya.com www.konicaminolta.de www.kwsoft.de www.levigo.de

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Qualysoft Ressource und Entwicklung fr Informationstechnologie GmbH SAPERION AG SBS Software GmbH signotec GmbH softgate gmbh tangro smart software components gmbh VISIONICE GmbH Wilken Informationsmanagement GmbH windream GmbH WMD Vertrieb GmbH

INFINICA SAPERION ECM Suite SBS iDokument signoSign/2 softgate-archiv tangro Inbound Suite EASY Software - ECM Wilken.InfoShare windream 5 xFlow Invoice

www.infinica.com www.saperion.com www.sbs-software.de www.signotec.com www.softgate-archiv.de www.tangro.de www.visionice.com www.wilken-im.de www.windream.com www.wmd.de

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9. Weitere Studien und Dienstleistungen

SoftTrend Studie 262 Human Resources 2011 HR-Lsungen haben sich zu einem modernen Managementinstrument entwickelt. Die Funktionalitten reichen von der Personalabrechnung und der Zeitwirtschaft ber Personaleinsatzplanung und Personalcontrolling bis hin zum Bewerbermanagement. Recruiting, E-Learning und Mitarbeiter Self Services erlangen grere Bedeutung. Mit ihrer aktuellen SoftTrend Studie 262 Human Resources Software 2011 bietet SoftSelect GmbH Entscheidern eine fundierte Entscheidungshilfe und zeigt aktuelle Trends im Personalwesen auf. Mit dem SoftSelect HR-Report erhalten Sie zudem eine umfangreiche bersicht ber den HR-Markt in der DACH-Region. Die Studie ist im September 2012 erschienen und kann unter http://www.softselect.de/itstudien/58 bestellt werden. SoftTrend Studie 261 Business Intelligence 2011 Mobiler Kennzahlenzugriff, moderne Dashboard-Benutzeroberflchen, Analyse- und Data Mining-Tools: Business Intelligence Systeme stellen sich heute zunehmend als moderne Anwendungen mit leicht bedienbarer Oberflche, einem ganzheitlichen Kennzahlenzugriff und Features zur Weiterverarbeitung fr Prsentationen dar. SoftSelect bietet mit der SoftTrend Studie 261 Business Intelligence 2011 eine umfangreiche Marktanalyse zu diesem Thema. Die Studie ist im Mai 2011 erschienen und kann unter www.softselect.de/itstudien/56 bestellt werden. SoftTrend Studie 260 ERP-Software 2011 Business Intelligence, Personalmanagement, kollaboratives CRM, Supply Chain Management, Enterprise Content Management, Liquidittsplanung oder Business Process Management: Die Entwicklung und Erweiterung der ERP-Suiten zu umfassenden Enterprise-Lsungen setzt sich weiter fort und wird durch immer breitere Dienstleistungsangebote und Betriebsmodelle untersttzt. So wurde das Leistungsspektrum vielfach um ein eigenes SaaSLsungsangebot ergnzt und einzelne Module oder gar komplette Systeme fr den mobilen Einsatz optimiert. Eine umfassende Analyse des ERPAngebots in der DACH-Region stellt die SoftTrend Studie 260 von SoftSelect dar. Die Studie ist im Dezember 2010 erschienen und kann unter www.softselect.de/it-studien/57 bestellt werden.

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10. bersicht Produkt- und Leistungsprofile

Auf den folgenden Seiten finden Sie die von den Herstellern gemachten Angaben zu den DMS/ECMProdukten. Fr die Richtigkeit der Angaben bernehmen wir keine Gewhr.

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