Simplificando o Gerenciamento de Projetos

06/05/2010 Auditrio da Rede Gazeta Auditrio Organizao PMI-ES Organizao PMI-ES

Maria Luiza Gomes de Souza Passos, PMP, Msc

genda

Complexidade Existe complexidade em Gerenciamento de Projetos? Como dominar? As dimenses de anlise an Princpios do Gerenciamento Princ Classificao dos projetos Classifica reas de conhecimento a serem tratadas Nveis de Gerenciamento Gerenciamento pela Viso Gerenciamento por estimativas controladas Gerenciamento por aprendizagem contnua. cont Uma metodologia simplificada para gerenciamento.

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omplexidade

O que algo complexo?

aquilo que no dominamos.

Por que no dominamos?

Porque desconhecido. Porque grande demais para ser compreendido em sua totalidade; Porque est fora do domnio de nossas capacidades.

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Para o analfabeto, ler uma coisa complexa? Sim, porque ele ainda no a conhece (domina). Saber ler, nos permite dominar qualquer complexidade? complexidade Em parte sim. Depende do quanto j sabemos daquilo... O conhecimento incremental. A nossa racionalidade limitada (no conseguimos pensar e absorver todos os aspectos do que estamos estudando.... Depende de nossa experincia anterior. Uma coisa simples ou complexa dependendo de nossa capacidade de domin-la. domin
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omplexidade

que ocorre em Ger.Projetos? 1 2

Projetos so esforos temporrios empregados com a finalidade de produzir um produto

Falando de Projetos...

Essa frase encerra em si toda a simplicidade e toda a complexidade para dominar o gerenciamento.

ou servio nico.

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omplexidade dos Projetos? 1 2

Projetos so esforos temporrios empregados com a finalidade de

Empregam recursos, gente, atividades, materiais, Do trabalho, mas esse limitado no tempo!

Tem que acabar um dia. Normalmente j tem data para acabar... Perodo apertado...voc j recebe o projeto com atraso!

O produto ou servio nunca foi produzido antes, naquelas condies, com aquelas pessoas, com aqueles recursos, naquela organizao...

produzir um produto ou servio nico.

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u seja estamos sem remdio?

S tem uma coisa pior que isso:

Vamos produzir aquilo que no sabemos o que at que fique pronto....

o casamento!

Isso complexo!
Por que desconhecido! Por tem coisa demais para ser dominada! Porque depende de experincia anterior para que compreendamos; Depende de nossa capacidade para incrementar conhecimentos

Voc quer conhecer sua namorada?

Ento casa!

Quer conhecer a mulher com quem casou?

Separa!

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perguntamos aos senhores

Quem conhece o que ser feito?

O cliente? Pessoas externas? Ns, que vamos fazer o projeto? Quem paga o projeto? A equipe do Projeto?

Ningum! .... Estamos todos com os zios anuviados! Luiza Gomes de Souza Passos, PMP, Msc Maria

quem perguntar?
A todos! Cada um tem um projeto para a torre de Babel.... E fala uma Babel lngua especfica. espec No caso dos projetos, eles iro se transformar num produto, srio, s verdadeiro e pronto para uso.

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que fazer para sair disso?

Ficou mais Fcil? O PMI fez isso e criou o

1- Quer dominar?
Divida! 2 - Quer dividir? Defina Etapas 4 - Quer conhecer? Pergunte sem vergonha 5 - Mas voc desconhece o produto do projeto.... E da, voc no tem que ser especialista no produto do projeto!

PMBOK

com 42 processos
e mais de 1300 ferramentas, tcnicas, entradas e sadas!

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omo escolher as ferramentas?

O Guia PMBOK possui

Uma dvida que no quer d se calar:

Posso dispensar algum? Se posso, qual dispensar? Se o PMBOK disponibiliza todos esses elementos to amarradinhos, eu no deveria utilizar tudo o que ele indica? Devo me utilizar de todo esse ferramental?

42 processos e mais de 1000 ferramentas, tcnicas, entradas e sadas; Nenhum desses itens tido como obrigatrio pelo PMBOK!

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Quais as expectativas?
Cada pessoa tem suas expectativas do que deve ser o projeto e seu produto. Eles so os stakeholders (partes interessadas).

Cabe a voc, gerente do projeto, influenciar e trabalhar para convergir as opinies numa s idia.
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Como dominar?
Se voc tem mais de 1300 ferramentas, tcnicas, entradas e sadas agrupadas em 42 processos, pertinentes a 9 reas de conhecimento e dispostas em um ciclo de vida de 4 etapas, com um processo de controle que permeia todas elas... UFA!!!!!

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Ao Particularizar:

O jeito particularizar

Nem tudo aplicvel em todas as situaes; Mas existem coisas que so sempre necessrias!

Como fazer as escolhas?

USANDO CRITRIOS!

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O jeito particularizar
O que importante para essas pessoas? O que importante para a organizao? Isso o que est sendo pedido leva o produto a atingir a finalidade de uso do produto do projeto? Algum j fez algo parecido em algum lugar? Ento v l ver! Ou ento o contrate! No tenha vergonha!

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Dimenses de anlise
Os projetos so iguais em todas as empresas e situaes? situa
Tamanho? Oramento? Prazo? Presso por prazos? Complexidade das relaes interpessoais? Possibilidade de mudanas tecnolgicas? Possibilidade de outras mudanas? Riscos? Importncia para os negcios (risco de negcio)? Possibilidade de mudanas organizacionais?

A dimenso relativa. Numa empresa grande um projeto de R$ 1.000.000,00 pequeno, numa empresa pequena ou
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Todo projeto deve ser planejado, acompanhado e controlado, ou seja gerenciamento; Gerenciamento implica em burocracia;

Princpios

O grau de planejamento depende da capacidade da equipe em acompanhar e controlar; A burocracia envolve aplicao de boas prticas gerenciais; O grau do gerenciamento depende da capacidade da equipe em acompanhar.

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Caracterstica Durao Presso por prazos Custos (moeda de referncia) Incerteza Tecnolgica Instabilidade de Escopo Escopo do Gerenciamento Riscos Riscos de negcios Mudanas organizacionais

Classificando os projetos
Baixo Mdio Alto < 6 meses Reduo de at 5% do prazo at 1 milho Tecnologia dominada organizao pela 6 a 18 meses Reduo de 5 a 20% do prazo Entre 1 milho e 10 milhes Tecnologia s dominada por poucos fornecedores (at trs) Mudanas entre 5 e 20% no escopo Entre 3 e 9 empresas e/ou departamentos Alteraes entre 5 e 20% no custo, prazo ou qualidade Mdio > 18 meses Reduo de mais de 20% do prazo > 10 milhes Tecnologia desconhecida pela organizao e pelo mercado Mudanas de mais de 20% no escopo Acima de 9 empresas e/ou departamentos Alteraes acima de 20% no custo, prazo ou qualidade Alto Mudanas at 5 % no escopo At 3 empresas e/ou departamentos Alteraes at 5 % no custo, prazo ou qualidade Baixo Baixo

Mdio Alto Maria Luiza Gomes de Souza Passos, PMP, Msc

reas de conhecimento a serem tratadas

rea de conhecimento envolvida Escopo Tempo Custo Qualidade Integrao Integra Comunic. RH Aquis. Risco

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Nveis de gerenciamento
Gerenciamento pela viso Requisitos do produto Escopo do projeto Partes interessadas Conceito do projeto Atividades, recursos Escopo (EAP), cronograma Oramento, riscos e respostas Or Responsabilidades Planos de gerenciamento Lies aprendidas Li Pesquisas de satisfao satisfa

Estimativas Controladas

Aprendizagem Contnua Cont

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Gerenciamento pela viso

Produto Requisitos do produto Escopo do Projeto Projeto Viso Partes Interessadas Participantes Clientes Patrocinadores

Documentos e prticas

Documento de conceito Requisitos de produto Registros de reunio Termo de abertura Termo de encerramento

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Gerenciamento por estimativas controladas

Viso Estimativa s controlada s Gerenciamento de Estimativas Atividades Recursos Cronograma Escopo (EAP) Oramento Riscos e Respostas Responsabilidades Documentos de Viso Estrutura Analtica de projeto (EAP) Cronograma fsico e financeiro Identificao dos envolvidos Matriz de Responsabilidades Riscos e respostas Registro dirio do projeto Relatrios de progresso Termos de aceite Registro de ao corretiva Controle de alteraes

Documentos e Prticas

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Gerenciamento por aprendizagem contnua

Viso Estimativas Controladas Planejament o Aprendizagem contnua Documentos e Prticas Plano de gerenciamento do projeto (escopo, tempo, custos, riscos, RH, comunicaes, aquisies, qualidade garantia e controle); Declarao de escopo Solicitaes de mudanas Registros de lies aprendidas Pesquisas de satisfao Escopo, Tempo, Custos Riscos, Qualidade Recursos Humanos Aquisies, Comunicaes

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Iniciar Projeto

Metodologia simplificada
Planejamento
Escopo e Estimativas Planos de Projeto Planejar Acomp. e Controle

Iniciao
Requisitos do Produto Documento de Conceito

Execuo
Executar o planejado Realizar reunies de progresso Documentar projeto

Finalizao
Lies aprendidas Satisfao do cliente Acompanhar e ajustar ps entrega

Reunies de Levantamento

Termo de Abertura do Projeto e comprometer os Interessados

Critrios de verificao, validao e controle Finalizar Planejam. e Comprometer a Organizao

Formalizar Encerramento Pacotes finalizados ?

Projeto Finalizado

Controle Registrar mudanas solicitadas Registrar problema s Controlar alteraes Controlar Problemas

Doc. Aprovados ?

Plano Aprovado ?

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Simplificando o Gerenciamento de Projetos Obrigada!

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