RECEPCIN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MDICOS

El proceso de recepcin es necesario realizarlo en todos los servicios y establecimientos farmacuticos ya que en este se puede verificar la calidad de los productos entrantes.

OBJETIVOS: - Conocer los diferentes tipos de recepcin que se realizan a los medicamentos y dispositivos mdicos. - Reconocer algunas especificaciones tcnicas que se deben tener en cuenta en el momento que se reciben los medicamentos. - Reconocer las diferentes reas del servicio farmacutico y su correcta utilizacin. INTRODUCCIN La recepcin es un proceso de gran importancia enfocado en la calidad del producto entrante, ya que durante esta se verifican las especificaciones que debe cumplir la calidad del producto y se verifica la calidad del servicio del proveedor. Siempre se debe contar con un proveedor que cumpla los tiempos establecidos y las dems caractersticas pactadas. Los medicamentos que se entregan a los usuarios siempre deben cumplir con las especificaciones indicadas, si los medicamentos no cumplen con estas especificaciones probablemente no cumplan con el efecto teraputico deseado y ocasionar otras problemas de salud. DEFINICIN: RECEPCIN: Es el conjunto de actividades que tiene como objetivo el cuidado y la conservacin de las especificaciones tcnicas con las que fueron fabricados los medicamentos y dispositivos mdicos. Antes de iniciar con la explicacin de los procesos de recepcin y almacenamiento comenzaremos enunciando las reas principales con las que debe contar un establecimiento farmacutico para estas actividades:

Adems se puede contar con las siguientes reas para otros procesos y actividades: Sealizacin de reas Las reas se deben sealizar para permitir correctamente su identificacin esto se realiza con letreros de 20 cm de ancho. De ancho con letras de 10 cm. de altura. Se recomiendan los siguientes colores para la sealizacin de las reas, sin embargo el servicio farmacutico puede definir y documentar los diferentes colores para las reas. Esta tabla fue obtenida de:
DIRECCIN SECCIONAL DE SALUD DE ANTIOQUIA, Manual de induccin para la inspeccin y vigilancia a los establecimientos de distribucin farmacutica. Colombia 2003.

Estas reas deben cumplir con diferentes especificaciones de tal manera que se pueda garantizar la integridad del medicamento. RECEPCIN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MDICOS Despus de adquirir los medicamentos se debe verificar las especificaciones negociadas con el proveedor de tal modo que permita confirmar su cumplimiento. Esta actividad es denominada como recepcin de medicamentos aqu se realiza entonces una inspeccin fsica donde se verifica el buen estado de los medicamentos inspeccionando el embalaje, material de envase y empaque y la informacin que contiene el medicamento como lo puede ser el nmero de lote, fecha de caducidad, etc. La verificacin puede ser de carcter administrativo como de carcter tcnico. Verificacin de especificaciones administrativas: Esta permite evidenciar el cumplimiento del proveedor a las especificaciones que fueron definidas por el cliente, para esta es importante tener la factura del proveedor, la orden de compra y el pedido que se va a inspeccionar. Se observan los siguientes tems: o Nombre del producto solicitado Vs. El despachado o Concentracin o Forma Farmacutica

o Precio Unitario o Fecha y Forma de entrega o Cantidad Pedida o Cantidad Recibida o Cantidad Facturada o Factura en concordancia con el documento de compra, que cumpla con las especificaciones legales y que contenga el nmero de copias exigidas3. Verificacin de especificaciones tcnicas: Estas tienen relacin directamente con la calidad del producto, para esto se tiene como referencia un estndar de acuerdo a algunos tems establecidos. Las especificaciones son: Fecha de Vencimiento Nmero de lote de fabricacin Registro Sanitario Cdigo de Barras Estado del Empaque Estado del Envase Estado de las etiquetas Informacin contenida en las etiquetas del envase/empaque Caractersticas fsicas y organolpticas del producto Condiciones de almacenamiento (aquellos productos que requieran condiciones especficas, deben identificarse y guardarse inmediatamente de acuerdo a las instrucciones). Nombre del fabricante La recepcin se realiza bsicamente de la siguiente manera por el director del servicio farmacutico o por la persona que delegue.

a. Estudio de la documentacin: Se estudia la documentacin para la realizacin del negocio. b. Recepcin y estudio de la documentacin de entrega: Se recepciona la documentacin por parte del proveedor, estudindose concienzudamente la informacin que este enva preparndose para el siguiente paso. c. Comparacin de los contenidos de las documentaciones: Se deben comparar las documentaciones del negocio y la de entrega de tal manera que coincidan las condiciones acordadas entre el contratante y contratista, esto se debe hacer para evitar luego problemas con los proveedores. d. Inspeccin de los productos recibidos: Se procede a realizar la inspeccin verificando las caractersticas antes mencionadas en las especificaciones administrativas y tcnicas, verificando que concuerden con lo negociado. e. Prohibicin de recepcin o tenencia de muestra mdicas No se puede realizar recepcin ni tener muestras mdicas en los servicios farmacuticos de Institucin Prestadora de Servicios de Salud y establecimientos farmacuticos. f. Muestreo La cantidad de material a analizar puede ser la totalidad o una muestra representativa, esto lo puede definir el servicio farmacutico de acuerdo a la cantidad de personal y el tiempo que disponga para esta tarea. Tanto la inspeccin total como la inspeccin por muestra tienen sus ventajas y desventajas. Por ejemplo la inspeccin total se tiene el conocimiento de todo el material y se puede garantizar que todo el material aprobado o rechazado fue inspeccionado, mientras que en el muestreo se puede tener cierta incertidumbre porque no todo el material fue inspeccionado claro est que se analiz una muestra representativa. El tiempo que se invierte en la inspeccin total es muy amplio, mientras que en la inspeccin por muestreo los tiempos son ms cortos.

El muestreo se puede realizar por medio de las tablas militares 105D o segn la NTC-ISO 2859-1 este se realiza de la siguiente manera.
1. Se define el tamao de la muestra: esto se realiza con la

siguiente tabla: NORMA TCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 2859-1 Tabla 1. Letra clave del tamao de muestra Tamao del lote o conjunto: aqu ubicamos el tamao de lote que se va a inspeccionar. Niveles generales de inspeccin: este consta de 3 niveles de inspeccin, el nivel I es el ms permisivo y el nivel III es el ms estricto, por lo general se escoge el nivel II cuando se tiene conocimiento del proveedor o se tiene referencias buenas. Despus de obtener la letra que indica la tabla se procede a ubicarse en la tabla del archivo adjunto: Tamao de la muestra: es la cantidad de muestra que se debe analizar en el nivel de aceptabilidad. Niveles aceptables de calidad: para este tipo de inspeccin se ubica en el nivel 1.5 ya que este nivel no es muy estricto ni muy permisivo, es un nivel medio de aceptacin para la inspeccin. Este nivel nos indica el nmero de elementos para aceptar o rechazar un lote g. Acta de Recepcin: Se debe realizar un acta en la que se consigne toda la informacin acerca de la recepcin de los medicamentos y dispositivos mdicos, en esta debe figurar la hora de entrega, cantidad, nmero de lote, registro sanitario, fechas de vencimiento, condiciones de trasporte, manipulacin, embalaje, material de empaque y envase, condiciones administrativas y tcnicas establecidas en la negociacin y la que permita identificar en todo momento la muestra tomada. Esta acta debe ser firmada por la persona que entrega los medicamentos y dispositivos mdicos y por la persona que los recibe. A esta acta se le debe asignar un consecutivo y debe ser almacenada de tal manera que permita realizar fcilmente un seguimiento.

h. Registro de ingreso de medicamentos y dispositivos mdicos Se debe registrar la informacin de los medicamentos como lo es el valor total, valor unitario, entre otros. Esto es recomendado se realice en computador de tal manera que sea fcil la bsqueda de estos registros. Solamente se almacenan los medicamentos que fueron aprobados, los que no se disponen en el rea de producto no conforme. BIBLIOGRAFA 1) MINISTERIO DE PROTECCIN SOCIAL, Manual de condiciones esenciales y procedimientos del servicio farmacutico. Colombia xxxxx 2) DIRECCIN SECCIONAL DE SALUD DE ANTIOQUIA, Manual de induccin para la inspeccin y vigilancia a los establecimientos de distribucin farmacutica. Colombia 2003. 3) Cooperativa de hospitales de Antioquia. Gerencia y administracin de sistemas de suministro de medicamentos esenciales. Tomo 2. Tercera edicin, Taller grafico alto contrate. Medelln 1999. p. 328-369 4) Castro L. Jose. Buenas Prcticas en la Cadena de Abastecimiento [CD-ROM] Medelln 2005 5) MINISTERIO DE PROTECCIN SOCIAL, Por la cual se expiden normas para el control, seguimiento y vigilancia de la importacin, exportacin, procesamiento, sntesis, fabricacin, distribucin, dispensacin, compra, venta, destruccin y uso de sustancias sometidas a fiscalizacin, medicamentos o cualquier otro producto que las contengan y sobre aquellas que son Monopolio del Estado. Resolucin nmero 1 478 de 10 de mayo de 2006. Colombia 2006. 6) NORMA TCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 2859-1 7) Manual de Normas Tcnicas de Calidad Gua Tcnica de Anlisis. Ministerio de Salud. Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos. Bogota D.C. 2002. 8) MINISTERIO DE PROTECCIN SOCIAL, Por medio del cual se reglamenta el servicio farmacutico y se dictan otras disposiciones. Decreto 2200. Colombia 2005

9) MINISTERIO DE PROTECCIN SOCIAL, Por la cual se determina el modelo de gestin del servicio farmacutico, se adopta el manual de condiciones esenciales y procedimientos de dicho servicio y se dictan otras disposiciones. Resolucin numero xxxxx . Colombia xxxxx 10) Moreno R. Carlos, Jaramillo G. Gloria, Vallejo R. Astrid, Toro P. Victoria, Santa C. Trinidad. Gerencia y Administracin de Servicios de Atencin Farmacutica. Universidad de Antioquia,Medelln 2005 11) Girn A. Nora; DAlessio Rosario. Logstica del suministro de medicamentos [en lnea] [ref. 1 de noviembre de 2006]. Disponible en Web: <>www.col.ops-oms.org/ medicamentos _old/acceso/Logicadel suministro de medicamentos .pdf > 12) Amariles, Pedro; Correa C. Omar; Restrepo V. Luis G. Gua Integral Para el Funcionamiento y mejoramiento de Un Servicio Farmacutic [CD-ROM], Lakor, sanofi-Synthelabo, Colombia 1999. 13) OMS, OPS, La gestin del suministro de medicamentos, Segunda edicin. Washington, D.C 2002 14) Decreto 677 de 1995, Por el cual se reglamenta parcialmente el Rgimen de Registros y Licencias, el control de calidad, as como el rgimen de vigilancia sanitaria de medicamentos, cosmticos, preparaciones farmacuticas a base de recursos naturales, productos de aseo higiene y limpieza y otros productos de uso domestico.