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NDICE

Presentacin................................................................................................................................. 1 Gua didctica .............................................................................................................................3 Introduccin.................................................................................................................................7 Cronograma de actividades .........................................................................................................8 Cuaderno de trabajo ....................................................................................................................9 Recapitulacin 1. Notas al margen.......................................................................................11 Prctica 1. Notas al margen.............................................................................................13 Recapitulacin 2. Inspector digital........................................................................................16 Prctica 2. Inspector digital .............................................................................................19 Recapitulacin 3. Filtrando bits ............................................................................................21 Prctica 3. Filtrando bits ..................................................................................................24 Recapitulacin 4. Orden y progreso.....................................................................................28 Prctica 4. Orden y progreso...........................................................................................30 Recapitulacin 5. Clculos en la memoria ...........................................................................32 Prctica 5. Clculos en la memoria .................................................................................33 Recapitulacin 6. Pastel electrnico.....................................................................................36 Prctica 6. Pastel electrnico...........................................................................................38 Recapitulacin 7. Nmeros en el ciberespacio.....................................................................40 Prctica 7. Nmeros en el ciberespacio...........................................................................42 Recapitulacin 8. Super M. ...............................................................................................44 Prctica 8. Super M. .....................................................................................................46 Recapitulacin 9. Seguridad al mximo ...............................................................................49 Prctica 9. Seguridad al mximo .....................................................................................51 Recapitulacin 10. Ms all de los operadores.....................................................................53 Prctica 10. Ms all de los operadores...........................................................................55

Hoja electrnica de clculo. Tcnicas avanzadas

PRESENTACIN
La Direccin General de Servicios de Cmputo Acadmico de la Universidad Nacional Autnoma de Mxico, tiene como objetivo principal contribuir a elevar los niveles cualitativos y cuantitativos de investigacin y de docencia dentro de la universidad, as como optimar los servicios de cmputo en las reas acadmicas y de administracin. Una de sus mltiples funciones es coadyuvar de manera permanente al desarrollo de los planes y programas que la UNAM tiene establecidos para la actualizacin y superacin acadmica de su comunidad y la sociedad en el campo de la computacin. Para llevar a cabo esta funcin la DGSCA est organizada en cuatro direcciones: Direccin de Cmputo para la Docencia, Direccin de Telecomunicaciones, Direccin de Cmputo para la Investigacin y Direccin de Sistemas. La Direccin de Cmputo para la Docencia brinda a la comunidad universitaria y al pblico en general, capacitacin, formacin y actualizacin en cmputo y telecomunicaciones en sus modalidades presenciales y a distancia a travs de su programa de educacin continua. Una de las acciones instrumentadas para cumplir con esta tarea en su modalidad a distancia, es ofrecer cursos en video mediante canales de televisin y por la venta de paquetes de cursos de cmputo que incluyen: videocasetes de cada curso, texto y prcticas de apoyo, los cuales adems de difundir la cultura computacional, constituyen una alternativa de aprendizaje y de acreditacin en cmputo. Reconociendo el dinamismo que tiene esta modalidad y dado el nuevo concepto de aprendizaje a distancia, se dispone de asesoras de instructores va fax, correo electrnico y pgina Web, con el objeto de apoyar el proceso de enseanza-aprendizaje, el cual se explicar en la gua didctica del curso Hojas electrnicas de clculo. Tcnicas avanzadas.

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GUA DIDCTICA Hojas electrnicas de clculo. Tcnicas avanzadas


La gua didctica se elabor con la finalidad de que usted conozca las diferentes partes que conforman el paquete de cmputo, as como la utilidad de cada una de stas. El paquete de Hojas electrnicas de clculo. Tcnicas avanzadas consta de: Cuatro videocasetes con programas de media hora cada uno. El Manual de texto de Hojas electrnicas de clculo. Tcnicas avanzadas de la coleccin Guas y Textos de Cmputo. Gua didctica. Cuaderno de prcticas. Disco de prcticas Ficha de registro.

Videos:
Los videos se han organizado considerando las siguientes lecciones: VIDEO LECCIN
de texto.

TEMTICA
Conceptos: comentario, validacin, rango y cuadro

1. NOTAS AL MARGEN

Importancia del comentario y validacin. Cmo

documentar las celdas de una hoja de clculo.


Asignar y eliminar nombres de rango.

PRIMERO

2. INSPECTOR DIGITAL

Funciones de informacin. Auditora y formato condicional. Conceptos:

base formulario y filtro. suprimir un filtro.

de

datos,

campo,

registro,

3. FILTRANDO BITS

Manejo de autofiltro, combinacin con campos, Filtros avanzados. Manejo de base de datos en una hoja de clculo.

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VIDEO

LECCIN 4. ORDEN Y PROGRESO

TEMTICA
Ordenamiento en forma ascendente y descendente. Concepto y asistente para tablas dinmicas. Funciones de bases de datos. Asignacin de nombre a un rango. Principales herramientas de auditora.

SEGUNDO

5. CLCULOS EN LA MEMORIA

Uso de filtros. Ordenacin. Tablas dinmicas.

6. PASTEL ELECTRNICO

Creacin y edicin de grficos. Conceptos de objeto y vinculacin. Creacin y edicin de dibujos. Creacin de vnculos con hojas de clculo. Concepto de hipertexto. Generacin de mapas. Importar y exportar. Concepto y caractersticas de una macro. Pasos para crear una macro. Eliminacin, modificacin y estructura de una macro. Conceptos y caractersticas de consolidacin. Proteger y desproteger una hoja. Personalizar los botones ms utilizados. Edicin de un grfico. Insertar objetos, vnculos y ligas automticas. Crear macros y mapas.

TERCERO

7. NMEROS EN EL CIBERESPACIO

8. SUPER M.

9. SEGURIDAD AL MXIMO CUARTO 10. MS ALL DE LOS OPERADORES

Manual de texto:
El texto de Hojas electrnicas de clculo. Tcnicas avanzadas de la coleccin Guas y Textos de Cmputo, tiene como finalidad apoyar al participante en los temas donde requiera profundizar, o bien facilitarle estudiar temas de inters complementarios en relacin con sus necesidades de aprendizaje. Se recomienda utilizar el texto como lectura complementaria al video. Sus contenidos temticos estn establecidos con base en el curso de actualizacin que ofrece la Direccin General de Servicios de Cmputo Acadmico.

Cuaderno de prcticas:
Est elaborado con el propsito de que usted cuente con una serie de prcticas que reafirmen cada una de las lecciones que conforman el curso de Hojas electrnicas de clculo. Tcnicas

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avanzadas a distancia. Su diseo le permitir contar con diez prcticas de los temas que se exponen en los videos; y en aqullos donde as se requiera, se plantea una situacin que conlleva al participante a resolver y ejercitar cada una de las lecciones. Le recomendamos que al trmino de cada prctica usted mismo se evale, considerando el apoyo de las lecturas que le sugerimos del manual de texto. De igual forma, le aconsejamos que de ser posible realice otros ejercicios simultneos diseados por usted, los cuales le sern de utilidad en el dominio de cada uno de los temas revisados.

Acreditacin:
La acreditacin del curso de Hojas electrnicas de clculo. Tcnicas avanzadas se har con base en el contenido temtico y lineamientos establecidos por la Direccin General de Servicios de Cmputo Acadmico de la UNAM. Cuando usted decida acreditar el curso Hojas electrnicas de clculo. Tcnicas avanzadas deber de registrarse, enviando por fax su ficha de registro, as como la del depsito. Una vez realizado esto, recibir por correo exprs su clave de acceso a los servicios de apoyo que son asesora va fax, consulta a travs de pgina Web y cuenta de correo electrnico. El acceso a estos servicios le permitir consultar a los asesores quienes le ayudarn a resolver sus dudas, el temario que le servir como gua de estudio, as como la fecha del examen e indicaciones generales que deber considerar para resolverlo. En el caso de que usted acredite el curso, recibir a vuelta de correo certificado un Reconocimiento, siempre y cuando haya cubierto los objetivos de acreditacin del curso a distancia correspondiente.

Ficha de registro:
Contiene el procedimiento que usted deber realizar cuando desee acreditarse, adems de los datos que nos proporcionar al enviarlo por fax al telfono 5622 8016. Le solicitamos escriba claramente con letra de molde o a mquina los datos que se le indican, le recomendamos guardar una copia en blanco, esto le permitir utilizarla las veces que sea necesario cuando solicite la acreditacin del curso de Hojas electrnicas de clculo. Tcnicas avanzadas. Adems deber cubrir el monto por acreditacin.

Recomendaciones:
Al adquirir su curso de Hojas electrnicas de clculo. Tcnicas avanzadas por esta modalidad, usted tiene el compromiso de revisar cada una de las lecciones que conforman el curso en los

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tiempos y espacios que a usted le sean ms cmodos, de ah la necesidad de hacerle las siguientes recomendaciones. De ser posible utilice el cronograma de actividades (includo al final de esta gua didctica) de cada una de las lecciones que conforman el curso. Se sugiere revisar una leccin por da, realizando las prcticas correspondientes. Se recomienda leer el tema del manual alusivo a la leccin del da, despus de ver el video, para familiarizarse con cada uno de los conceptos y lenguaje manejados. Se aconseja revisar cada leccin, haciendo las pausas necesarias que permitan el aprendizaje de los diversos temas, adems de anotar las dudas que surjan. Posteriormente es recomendable revisar por segunda vez cada leccin, practicando en su computadora para lograr resolver las dudas. Al finalizar la leccin es importante resolver la prctica correspondiente de su cuaderno de prcticas. Trate de resolver cada una de las prcticas de manera personal. Como apoyo a su aprendizaje elabore ejercicios relacionados con su actividad actual, con objeto de que usted mismo se plantee dudas y las pueda resolver. Lo recomendable es que pase a la siguiente leccin cuando domine la anterior. Nunca se quede con alguna duda, siempre trate de resolverla.

Que tenga mucha suerte ! Con el deseo de que este curso sea de su entera satisfaccin, le reiteramos el compromiso de la Universidad Nacional Autnoma de Mxico de difundir la cultura computacional a la sociedad.

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INTRODUCCIN
El propsito de este texto es apoyar el curso de Hojas electrnicas de clculo. Tcnicas avanzadas, permitiendo al usuario ejercitar los conocimientos que adquiera en cada leccin. Se recomienda que revise la leccin del video las veces que considere necesarias para asimilar la informacin, y posteriormente realice las prcticas de este cuaderno. El material para cada leccin est compuesto de dos partes: Una RECAPITULACIN de los elementos vistos en el video, donde se resumen los conceptos, botones, teclas, comandos, procedimientos y cuadros de dilogo mostrados en la leccin. Antes de iniciar la prctica lea con atencin este material, identifique los elementos y relacinelos con los mostrados en el video. Cuando considere que los conocimientos presentados han quedado claros, resuelva la prctica correspondiente. Una PRCTICA que retoma estos elementos para dar solucin a una situacin planteada al inicio. Para resolver la prctica, siga las indicaciones y compare sus resultados con los que se ilustran. Resuelva las prcticas las veces que considere necesarias y si durante el desarrollo surgen dudas, puede regresar para consultar la informacin de la recapitulacin. En cada prctica se utilizan los elementos revisados en el video correspondiente y se retoman los de lecciones anteriores para reafirmar el aprendizaje. En este material se han utilizado algunas convenciones con el fin de facilitar la identificacin de ciertos elementos a que se hace referencia, a continuacin se indican cules son estas convenciones. Presentacin MAYSCULAS Empleo Ejemplos Se emplean cuando se menciona el uso de ARCHIVO, botones, teclas, comandos, opciones del men, GUARDAR COMO referencias de celdas, filas o columnas. REPORTE DE Se utilizan cuando se hace referencia a hojas de GASTOS.XLS clculo o nombres de archivo. Se usan cuando se hace referencia al texto o Fbrica de frmulas que debe escribir el usuario. refrigeradores

MAYSCULASCURSIVAS Negritas

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Objetivo: Organizar sistemticamente cada una de las lecciones, as como llevar un control de autoevaluacin en el aprendizaje prctico del curso a distancia de Hojas electrnicas de clculo. Tcnicas avanzadas. Instrucciones: Escriba la fecha de inicio de su leccin, y marque con una X cada vez que necesit revisar los diferentes materiales mostrados en el cronograma, y finalmente la fecha correspondiente a DOMINIO, cuando as lo considere. Nombre: LECCIN
1. Notas al margen. 2. Inspector digital. 3. Filtrando bits. 4. Orden y progreso. 5. Clculos en la memoria. 6. Pastel electrnico. 7. Nmeros en el ciberespacio. 8. Super M. 9. Seguridad al mximo. 10. Ms all de los operadores.

Fecha de adquisicin: FECHA DE INICIO VIDEO LECTURA DEL MANUAL RESOLUCIN DE PRCTICA EJERCICIOS SIMULTNEOS FECHA DE DOMINIO

Fecha de acreditacin:

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CUADERNO DE TRABAJO

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RECAPITULACIN 1 Notas al margen


Antes de iniciar su prctica, haremos un repaso de lo visto en el video. ACCIONES BSICAS REALIZADAS EN LA HOJA DE CLCULO Accin Insertar comentarios Procedimiento

Site el cursor en la celda en donde desea insertar un comentario. Oprima el botn derecho del ratn y elija del men contextual, la opcin INSERTAR COMENTARIO. Escriba el texto, puede redactar varios prrafos. Para terminar, d un clic fuera del cuadro. Site el puntero del ratn sobre la celda que tiene el comentario. Ubique el puntero del ratn sobre la celda que tiene el comentario. En el men EDICIN, elija la opcin BORRAR. Seleccione la opcin COMENTARIOS. Seleccione el bloque de celdas. En el men elija DATOS, posteriormente la opcin VALIDACIN. En la ficha CONFIGURACIN, seale las opciones de validacin. En la ficha MENSAJE ENTRANTE, escriba el TTULO del cuadro de dilogo y el MENSAJE que se desplegar al situarse en la celda. En la ficha MENSAJE DE ERROR, elija el ESTILO del cuadro (lmite, advertencia, informacin), escriba el TTULO y el MENSAJE que aparecern cuando el dato capturado no cumpla las condiciones de validacin. Para terminar, presione ACEPTAR. Seleccione la celda que tiene la validacin. En el men DATOS, elija VALIDACIN. En la opcin PERMITIR seale CUALQUIER VALOR. Presione en ACEPTAR.

Ver comentarios Borrar comentario

Poner validacin de datos

Quitar validacin

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Accin Asignar un nombre a un rango

Procedimiento

Seleccione la celda o rango de stas. D un clic en el CUADRO DE NOMBRES situado a la izquierda de la barra de frmulas.

Escriba el nombre del rango. Oprima ENTER. Presione el botn CUADRO DE TEXTO ubicado en la barra de herramientas DIBUJO. Site el puntero del ratn en la zona donde ubicar el cuadro de texto. Arrastre el ratn hasta que el cuadro de texto tenga el tamao deseado. Escriba el texto. Para terminar d un clic fuera del cuadro. Seleccione el cuadro de texto, dando un clic en ste. Oprima la tecla SUPRIMIR.

Poner un cuadro de texto

Eliminar un cuadro de texto

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Prctica 1 Notas al margen


Situacin:
Para agilizar el pago de los servicios externos, se requiere una hoja de clculo con objeto de que un auxiliar sea el responsable del control de los pagos. Por ello, se elaborar una hoja de clculo y se documentar de manera tal, que la persona designada para este trabajo no tenga problemas ni en el manejo de su estructura, ni al incorporar los datos que requiera capturar. Instrucciones: 1. Abra el archivo CONTROL.XLS ubicado en su DISCO DE PRCTICAS. La informacin es la siguiente:

2. Asigne a la hoja el nombre de ASESORAS. 3. Defina el nombre DEPARTAMENTOS para el rango I1:I7. 4. Para evitar errores en la captura de ciertos datos, se establecern validaciones en algunos rangos:

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Departamentos

Seleccione las celdas que contendrn los nombres de los departamentos solicitantes de la asesora externa (celdas C5:C19). Enseguida, especifique validacin de datos, presione en permitir LISTA y en el cuadro de ORIGEN, escriba el signo de igual, ms el nombre del rango que contiene los nombres de los departamentos; es decir, =DEPARTAMENTOS. Por ltimo, presione ENTER. D un clic en la celda C5 y verifique que se despliegue una lista con los nombres de los departamentos. Seleccione PLANEACIN.

Pago por hora

El pago por hora que otorga la empresa est entre $50.00 y $250. Ponga validacin de datos, elija permitir DECIMAL y en datos ENTRE, escriba en mnimo 50 y en mximo 250. En la ficha MENSAJE DE ERROR escoja el estilo LMITE y escriba en el ttulo Pago fuera del rango, mientras en el mensaje de error detalle lo siguiente: Los pagos debern ser mayores de $50.00 y menores de $250. Pagos fuera de este rango debern ser autorizados por escrito por la Direccin. Oprima ENTER para terminar. D un clic en la celda D5 y escriba 45, oprima ENTER. Verifique que se despliegue el mensaje de error que escribi. Presione en CANCELAR y escriba 55. Debe comprobar que al oprimir ENTER ya no se aparezca el mensaje de error.

Horas

Seleccione el rango E5:E19 y defina una validacin de datos para que nicamente acepte la captura de datos entre 1 y 40. Escriba el siguiente mensaje entrante: Las horas que excedan de 40 se consideran horas extra.

5. En la celda F4, detalle un comentario con el siguiente texto: Nota: Las horas extra se pagan al doble del pago por hora normal. 6. En la celda G5 teclee la frmula para calcular el total a pagar y cpiela a las celdas G6:G19, es decir escriba en G5 =D5*E5+2*D5*F5 7. En la celda G4 escriba un comentario explicando la frmula, puede ser algo como esto: TOTAL = Pago por hora*Horas + 2*Pago por hora*Horas extra.

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8. Ubique un cuadro de texto en la parte inferior de la tabla con el siguiente mensaje: Acuerdo 25/2001: Se autoriza la contratacin de un total de 15 asesoras externas por mes. Los departamentos autorizados son: Almacn, Contabilidad, Personal, Planeacin, Produccin, Sistemas y Ventas. 9. Aplique formato de moneda a las celdas D5:D19 y G5:G19, posteriormente oculte la columna I y guarde los cambios de su archivo. 10. Capture los siguientes datos: Nombre Juan Prez y Asociados Lpez e hijos Consultora Internacional Viajes econmicos Departamento Pago por hora Planeacin Contabilidad Sistemas Ventas $ 250.00 $ 100.00 $ 180.00 $ 125.00 Horas 40 12 35 12 Horas extra 8 0 0 0

11. Su hoja debe tener un aspecto similar a la siguiente:

12. Guarde el archivo con el nombre CONTROL.XLS.

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RECAPITULACIN 2 Inspector digital


Antes de iniciar su prctica, haremos un repaso de lo visto en el video. ACCIONES BSICAS REALIZADAS EN LA HOJA DE CLCULO Accin Aplicar formato condicional Procedimiento

Seleccione las celdas a las cuales aplicar el formato condicional. En el men FORMATO, escoja FORMATO CONDICIONAL. Para establecer las condiciones, seleccione VALOR DE LA CELDA o FRMULA, de acuerdo con sus necesidades. Defina el operador que utilizar para la comparacin. Escriba el valor de comparacin (constante) o seleccione una celda que contenga dicho valor. D clic en el botn FORMATO y seale los formatos que aplicar. Si desea agregar ms condiciones (tres como mximo), d clic en AGREGAR y repita los pasos anteriores. Oprima en ACEPTAR. Seleccione las celdas que tienen este formato. En el men EDICIN, escoja BORRAR. D clic en FORMATOS. Seleccione la celda que contenga la frmula. En el men HERRAMIENTAS, elija la opcin AUDITORA. Especifique RASTREAR PRECEDENTES. Seleccione la celda. En el men HERRAMIENTAS, presione la opcin AUDITORA. D un clic en RASTREAR DEPENDIENTES. En el men HERRAMIENTAS, elija AUDITORA. D un clic en QUITAR TODAS LAS FLECHAS.

Quitar formato condicional

Buscar celdas precedentes

Buscar celdas dependientes

Quitar las flechas de la Auditora

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VALORES PARA EL PRIMER ARGUMENTO DE LA FUNCIN CELDA Si es Direccin Columna Color Devuelve Direccin de la celda. El nmero de columna de la celda. 1 si la celda tiene formato de color para los valores negativos; en caso contrario devuelve 0. El contenido de la celda. Un valor correspondiente al formato numrico de la celda. (Ver tabla 1). 1 si la celda tiene formato con parntesis para los valores positivos o para todos los valores; de lo contrario devuelve 0. Un valor que corresponde al prefijo de rtulo de la celda:

Contenido Formato

Parntesis

Prefijo

Apstrofo ' si la celda contiene texto alineado a la izquierda. Comillas si la celda tiene texto alineado a la derecha. Acento circunflejo ^ si la celda tiene texto centrado. Barra inversa \ si la celda incluye texto con alineacin de relleno. Texto vaco si la celda contiene otro valor.

Proteger Fila Tipo

0 si la celda no est bloqueada y 1 si la celda est bloqueada. El nmero de fila de la celda del argumento ref. Un valor que corresponde al tipo de datos de la celda:

b si la celda est vaca. r si la celda contiene una constante de texto. v si la celda posee otro valor.

Ancho

El ancho de columna redondeado a un entero.

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VALORES QUE DEVUELVE LA FUNCIN CELDA TABLA 1 Si devuelve el valor: G F0 .0 El formato es: Si devuelve el valor: C2 G D4 El formato es:

General 0 #.##0

0,00E+00 #?/? o #??/?? d/m/aa o d/m/aa h:mm o dd/mm/aa d-mmm-aa o dd-mm-aa d-mmm mmm-aa mm/dd h:mm AM/PM h:mm:ss AM/PM h:mm h:mm:ss

F2 .2 M0' -M0 M2 -M2 P0 P2

0,00 #.##0,00 $#.##0;-$#.##0) $#.##0;(rojo)-$#.##0 $#.##0,00;-$#.##0,00 $#.##0,00;(rojo)-$#.##0,00 0% 0,00%

D1 D2 D3 D5 D7 D6 D9 D8

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Prctica 2 Inspector digital


Situacin:
El departamento encargado de hacer las compras de papelera debe generar un reporte de los gastos; as cada departamento requiere elaborar su solicitud de materiales con objeto de dividir el costo de acuerdo con las cantidades solicitadas. Ahora han tenido problemas con el reporte porque los resultados son incorrectos o tienen mensajes de error. Por ello, han entregado una copia del archivo para que se les ayude a encontrar la causa de los errores. Las celdas con resultados incorrectos tienen trama de color amarillo. Instrucciones: 1. Abra el archivo REPORTE.XLS ubicado en su DISCO DE PRCTICAS, enseguida seleccione la Hoja 1. La informacin es la siguiente:

2. Se buscar el error del rango B6:B12. Al dar un clic en la celda B6, se verificar que est capturado un nmero, pero la presentacin no es correcta. En la celda B3 escriba la frmula =CELDA(formato,B6), al dar clic el resultado ser D8. Si se revisa en la lista de valores que devuelve la funcin, se aprecia que D8 corresponde a un formato de hora. Por lo tanto, aplique el formato CONTABILIDAD para corregirlo.

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3. Site el cursor en la celda C13 y active la AUDITORA para RASTREAR LOS PREDECENTES. Observe que en la suma se estn incluyendo celdas de otras columnas, enseguida obtenga la suma nicamente del rango C6:C12 y desactive la AUDITORA. 4. Ubique el cursor en la celda G8 y active la AUDITORA para RASTREAR LOS PREDECENTES. Recuerde que el valor de error #VALOR! se produce cuando se ha introducido texto y la frmula requiere un nmero o un valor lgico. Corrija la celda que tenga un texto en vez de un nmero, pues uno de los errores ms comunes es teclear la letra O mayscula en vez del nmero cero. 5. De la misma manera corrija la celda I12. 6. Site el cursor en la celda H9 e identifique el valor que provoca la divisin entre cero. Realice la correccin pertinente. 7. Site el cursor en la celda I8 y corrija el error. 8. Verifique que las sumas sean correctas y quite la trama de color amarillo en las celdas corregidas. 9. Termine el reporte y aplique un formato condicional (fuente en color fucsia y estilo negritas) a todas las cantidades del rango G6:I12 que sean mayores de $1,000.00. 10. Guarde los cambios realizados en el archivo con el nombre REPORTE.XLS.

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RECAPITULACIN 3 Filtrando bits


Antes de iniciar su prctica, haremos un repaso de lo visto en el video. CONCEPTOS BSICOS DEL MANEJO DE BASES DE DATOS Elemento Base de datos Descripcin

Es una lista de datos ordenados en filas y columnas (tabla). Estas listas contienen CAMPOS y REGISTROS, donde cada campo se identifica con un NOMBRE DE CAMPO. Las listas no deben tener lneas en blanco entre sus renglones. Son las columnas de la lista. Son las filas de la lista. Encabezado de cada columna de la lista, el nombre ocupa slo una celda y debe estar en la primera fila de la lista. Se puede agregar texto a la hoja de clculo y dar el formato deseado a las celdas. Tambin pueden aadirse validaciones y controles con objeto de automatizar la operacin de rellenar un formulario, recopilar y procesar la informacin. Este formulario se guarda como PLANTILLA que puede servir posteriormente como base para otros formularios. Se pueden crear formularios para imprimirse o llenarse en pantalla. Es el medio que le permite introducir, presentar, borrar, modificar o buscar cada vez, un registro de una lista. El programa utiliza los encabezados de cada columna (nombres de campo) para crear de manera automtica los campos en el formulario. En estos formularios, nicamente se pueden presentar 32 campos. Es un libro elaborado por el usuario, utilizado posteriormente como base para otros libros similares. El archivo tiene la extensin XLT.

Campo Registro Nombre de campo Formulario personalizado

Formulario de datos

Plantilla

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ACCIONES BSICAS REALIZADAS EN LA HOJA DE CLCULO Accin Crear un formulario personalizado Procedimiento

Disee un formato en la hoja de clculo, para ello puede utilizar validacin de datos y frmulas; cuando termine, guarde el archivo como plantilla. Cuando ha terminado la hoja de clculo que quiere guardar como plantilla, seleccione del men ARCHIVO la opcin GUARDAR COMO. Escriba un NOMBRE DE ARCHIVO para su plantilla. En GUARDAR COMO TIPO, seleccione Plantilla (*.xlt). D clic en ACEPTAR. Cierre el archivo para su uso posterior. Site el cursor en alguna celda de la lista. En el men DATOS, elija FORMULARIO. Puede agregar, borrar, buscar o modificar registros. Para agregar un registro, d clic en el botn NUEVO y escriba los datos. Al terminar presione en NUEVO para capturar otro registro, u oprima en CERRAR para concluir el formulario de datos. Para buscar un registro, d clic en el botn CRITERIOS, escriba la informacin que desea buscar y presione en BUSCAR SIGUIENTE para localizar cada uno de los registros que cumplan los criterios que estableci. Para borrar un registro deber buscarlo y cuando lo localice, oprimir el botn ELIMINAR, as, se desplegar un cuadro informando que el registro se eliminar de manera permanente. Enseguida presione en ACEPTAR para eliminar el registro, sino, d un clic en CANCELAR. En el men ARCHIVO, elija NUEVO. Escoja la plantilla deseada. D un clic en ACEPTAR. Para guardar el nuevo archivo, lleve a cabo el proceso normal de guardado de las hojas de clculo.

Guardar un archivo como plantilla

Abrir un formulario de datos

Acciones bsicas con formularios de datos

Abrir una plantilla

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Accin Poner Autofiltro

Procedimiento

Site su cursor en alguna celda de la tabla que usar como base de datos; no debe seleccionar la tabla. En el men DATOS, elija FILTRO y posteriormente AUTOFILTRO.

Seleccione un nombre de campo y d un clic en la FLECHA AUTOFILTRO. D un clic a uno de los elementos desplegados. Presione la FLECHA AUTOFILTRO del campo. Seleccione PERSONALIZAR. Elija el operador (mayor que, igual, etc.). Seleccione un valor de la lista o escriba el valor que requiere. Si son dos condiciones, elija el operador lgico O para que cumpla alguna de las condiciones o el operador Y, si desea que cumpla ambas condiciones. Establezca la segunda condicin y oprima en ACEPTAR. Seleccione el Nombre de campo y d un clic en la FLECHA Autofiltro. Elija TODAS. En el men DATOS, defina FILTRO. D un clic en MOSTRAR TODO. En el men DATOS, elija FILTRO. Presione en AUTOFILTRO. Prepare las reas de CRITERIOS y de SALIDA. Escriba los CRITERIOS. Site su cursor en alguna celda de la tabla que usar como base de datos. No se requiere seleccionar la tabla. En el men DATOS, elija FILTRO y enseguida FILTRO AVANZADO. Escriba los rangos solicitados y d ENTER para finalizar.

Poner un filtro personalizado

Mostrar todos los registros de un campo Mostrar todos los registros Quitar Autofiltro Hacer un filtro avanzado

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Prctica 3 Filtrando bits


Situacin:
El Departamento de Personal debe entregar un reporte de los empleados que se han hecho acreedores a los bonos especiales y promociones otorgadas por la empresa, considerando antigedad, productividad y puesto desempeado. La persona responsable quien ha elaborado una lista con todos los datos de los empleados, ahora deber seleccionar quienes cumplen las condiciones establecidas. Para aplicar las herramientas necesarias para el manejo de listas, usted ha ofrecido su ayuda en la elaboracin de los reportes. Instrucciones: 1. Abra el archivo EMPLEADO.XLS ubicado en su DISCO DE PRCTICAS . Se presentar una muestra de la informacin contenida en la hoja:

2. Se realizarn algunas tareas con un FORMULARIO DE DATOS: a) Agregue los siguiente datos:
H100 H101 Manuel Diana Martnez Duarte Villa Durn M F 28/10/1994 29/10/1994 Ayudante general Produccin Secretaria Produccin

b) Corrija el registro H032 con los siguientes datos: Apellido paterno: Del Valle Puesto: Auxiliar contable Departamento: Contabilidad c) Elimine el registro H013.

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3. Aplique un AUTOFILTRO a la lista de empleados y filtre los registros que cumplan con las siguientes condiciones (recuerde mostrar todos los registros despus de cada filtro): a) Mujeres que sean Secretarias Ejecutivas.

b) Informticos del Departamento de Produccin.

c) Tcnicos A del Departamento de Produccin con fecha de ingreso menor o igual al 09/08/1990 (utilizar filtro personalizado).

d) Las Secretarias o Auxiliares Administrativos de los Departamentos de Contabilidad o Produccin.

4. Desactive el AUTOFILTRO. 5. Para el ltimo reporte, utilizar un filtro avanzado. Prepare las reas de CRITERIO y de SALIDA. Copie el rango F1:H1 a J1:L1 y A1:H1 a J8:Q8. El primer rango se utilizar para los criterios y el segundo en la salida de los datos. 6. Escriba los criterios para seleccionar a los Tcnicos de Produccin con fecha de ingreso menor que 1/1/80, a los Asistentes de la Direccin y a los Choferes de Finanzas:

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a) Seleccione el filtro avanzado y d los rangos de criterios y salida.

b) El resultado ser el siguiente:

7. En la hoja CAPTURA se desarrollar un formato que facilitar la captura de datos de los 50 EMPLEADOS de base de la empresa: a) En la celda A4 escriba la siguiente frmula que permitir generar la numeracin: =CONCATENAR(B-,TEXTO(CELDA(fila,A1), 000)) b) En la celda E4 ponga una validacin de tipo LISTA utilizando como origen el rango J4:J5. c) Haga lo mismo en las celdas G4 (rango L4:L18) y H4 (rango K4:K12). d) En la celda F4 aplique una validacin que slo acepte fechas de este ao, es decir mayores que el 1 de enero del ao en curso.

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Hoja electrnica de clculo. Tcnicas avanzadas

e) Aplique el formato necesario para que adquiera el aspecto de la muestra:

f)

Guarde el archivo como plantilla con el nombre BASE.XLS.

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RECAPITULACIN 4 Orden y progreso


Antes de iniciar su prctica, haremos un repaso de lo visto en el video. ARGUMENTOS DE LAS FUNCIONES DE BASES DE DATOS Nombre(rango_de_base_de_datos,nombre_de_campo,criterios) BDCONTARA(A5:F20,Departamento,B1:B2)

ACCIONES BSICAS REALIZADAS EN LA HOJA DE CLCULO Accin Comodines Procedimiento

En los criterios de los filtros se pueden utilizar los comodines: ? sustituye a cualquier caracter en la misma posicin en la que se ubica el signo de interrogacin. Por ejemplo Auxiliar ? buscar Auxiliar A, Auxiliar B, Auxiliar 1. * sustituye a cualquier nmero de caracteres en la misma posicin del asterisco. Por ejemplo A* busca Auxiliar, Asistente, Administrativo.

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Hoja electrnica de clculo. Tcnicas avanzadas

Accin Ordenar informacin

Procedimiento

Site el cursor en una celda de la lista. En el men DATOS, elija ORDENAR. Seleccione los campos a ordenar y la forma de hacerlo (ascendente o descendente). D un clic en ACEPTAR. En el men DATOS elija INFORME DE TABLAS Y GRFICOS DINMICOS . Seleccione LISTA O MICROSOFT EXCEL. BASE DE DATOS DE

Hacer una tabla dinmica

En TIPO DE INFORME QUE DESEA CREAR, escoja TABLA DINMICA. Escriba o seleccione el rango de la lista que usar para crear. Especifique el sitio donde colocar la tabla dinmica: en una HOJA NUEVA, o en una HOJA DE CLCULO EXISTENTE. D un clic en el botn DISEO para construir la tabla, luego arrastre los botones de los campos al diagrama, en las reas seleccionadas.

Presione el botn TERMINAR.

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Prctica 4 Orden y progreso


Situacin:
Con el fin de mejorar la presentacin de los reportes, le han pedido que ordene la informacin y elabore un reporte con algunos datos solicitados. Como usted ha trabajado la informacin, consideran que puede hacer el reporte de una manera adecuada y darle una buena presentacin. Instrucciones: 1. Abra el archivo LISTA.XLS ubicado en su DISCO DE PRCTICAS . 2. En el libro LISTA.XLS realice dos copias de la hoja LISTA1. 3. Lleve a cabo las siguientes ordenaciones: a) En la primera hoja, organice por apellido paterno, materno y nombre (en forma ascendente). b) En la segunda hoja, ordene por departamento (ascendente), puesto (ascendente) y antigedad (descendente). 4. En la tercera hoja construya una tabla dinmica que le permita conocer el total de sueldos por puesto de hombres y mujeres de cada departamento. Tome como gua la siguiente:

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Hoja electrnica de clculo. Tcnicas avanzadas

5. Utilice funciones de bases de datos para obtener los siguientes datos: a) Rango de aos en la empresa de los empleados del Departamento de Produccin; es decir, el nmero mayor y menor de stos. Defina los criterios y utilice las funciones BDMAX y BDMIN, por ejemplo, para la muestra se utiliz la frmula: =BDMAX(A1:I100,Antigedad,L1:L2) b) Emplee la funcin BDCONTARA para calcular el nmero de tcnicos del Departamento de Produccin. c) Utilice las funciones de bases de datos para obtener cul es el sueldo mayor, menor y promedio de los empleados del Departamento de Produccin. La muestra presenta el rea de la hoja donde se pusieron los criterios y se obtuvieron los datos solicitados:

6. Guarde el archivo con el nombre LISTA2.XLS.

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RECAPITULACIN 5 Clculos en la memoria


Antes de iniciar su prctica, haremos un repaso de lo visto en el video. EJEMPLOS DE CRITERIOS PARA FILTROS AVANZADOS Descripcin Los empleados que hayan trabajado HORAS EXTRA y que sean de PRODUCCIN. Rango del criterio: E1: F2 Los empleados que hayan laborado HORAS EXTRA y que pertenezcan a PRODUCCIN o VENTAS. Rango del criterio: E1: F3 Los que tengan menos de 12 aos o 13 aos y promedio de 10. Criterio

Rango del criterio: F6: G8 Secretarias Ejecutivas, Secretarias Privadas o Secretarias Bilinges que desempeen su trabajo en la Direccin. Secretarias Ejecutivas, Secretarias Privadas o Secretarias Bilinges que trabajen en la direccin y hayan ingresado a la empresa antes del 1 de enero de 1990. Nias que tengan entre 10 y 15 aos, con promedio de 10 y que no tengan beca. Rango del criterio: A5:E6

Rango del criterio: A5:B6

Rango del criterio: A5:C6

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Hoja electrnica de clculo. Tcnicas avanzadas

Prctica 5 Clculos en la memoria


Situacin:
Para controlar los datos de los proveedores, se elabor una relacin con sus datos. Esta lista se utilizar para obtener algunos reportes; sin embargo antes de entregarla, se requieren algunas correcciones. Utilice las herramientas de la hoja de clculo para corregir la lista y desarrollar los reportes solicitados. Instrucciones: 1. Abra el archivo PROVEEDORES.XLS ubicado en su DISCO DE PRCTICAS; la siguiente tabla es una muestra de lo que aparecer:

2. Observe que el rango G5:G55 tiene una validacin de lista, sin embargo slo muestra dos departamentos; por ello debe corregir la validacin de datos poniendo como origen el rango M6:M12. Copie esta validacin al rango G5:G58. 3. Copie la validacin de la celda D5 al rango D56:D58. 4. Defina una validacin en el rango E5:E58 que acepte valores enteros entre 1 y 15, el mensaje de error ser el siguiente: No se registrarn proveedores que demoren ms de 15 das en entregar los productos. 5. Al final de la lista capture los datos de los proveedores listados a continuacin:

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Clave

Proveedor

Inicio 15/01/2001 08/01/2001

Giro Limpieza Banquetes

Entrega Crdito Departamento 1 8 3 15 1 15 Personal Personal Contabilidad

PRO-052 Luisa Vilas M. PRO-053 Laura Zamora PRO-054 Pedro Martnez

08/01/2001 Reparaciones

6. Utilice un formulario de datos para modificar los datos de los siguientes proveedores: Proveedor: PRO-023 Proveedor: PRO-046 Proveedor: PRO-051 Cambiar G iro: Muebles de oficina Cambiar Entrega: 3 Cambiar Crdito: 60 A: Computadoras A: 1 A: 30

7. Como el proveedor de FINANZAS incorpora precios altos, utilice el formulario de datos para darlo de baja de la lista. 8. Para calcular los aos que tiene el proveedor trabajando con la empresa, se especific en la columna H una frmula: (La fecha de HOYla fecha de INICIO) entre el nmero de das que tiene el ao. Sin embargo al copiarla a otras celdas enva mensaje de error. Utilice las herramientas de AUDITORA para corregir el error de la columna y copie la frmula corregida al rango H5:H58. Aplique formato de NMERO con dos decimales. 9. Para facilitar el manejo del rango de la base de datos (A4:H58) en las frmulas, asigne al rea de la lista el nombre de rango base, pues ste reemplazar al rango en todas las frmulas. 10. Utilice filtros para obtener la informacin que se le solicita. Adems, aplique el formato necesario para que el reporte tenga el aspecto de la muestra. a) Proveedores que nos dan ms de un da de crdito (CRDITO) y que entregan los productos en un da (ENTREGA). Presentar la informacin ordenada por GIRO, ENTREGA y CRDITO. Poner un formato condicional que resalte a los que otorgan 60 das de crdito.

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Hoja electrnica de clculo. Tcnicas avanzadas

b) Proveedores que no dan crdito, de Abarrotes, Papelera y Limpieza. Presentar la informacin ordenada por la antigedad (AOS) de mayor a menor.

11. Construya una tabla dinmica donde se muestre por GIRO de la empresa, los nombres de los proveedores con sus das de crdito.

12. Guarde el archivo con el nombre PRACTICA5.XLS.

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RECAPITULACIN 6 Pastel electrnico


Antes de iniciar su prctica, haremos un repaso de lo visto en el video. CONCEPTOS BSICOS Concepto Objeto Descripcin

Puede ser texto, hojas de clculo, grficas, presentaciones, bases de datos, imgenes, animaciones, etctera. El objeto que ha sido creado en un archivo (origen) es insertado en otro archivo (destino) y mantiene una conexin entre los dos. Si se actualiza el archivo origen, este cambio se reflejar en el archivo destino. El objeto no es parte del archivo destino. Cuando se INCRUSTA un objeto, la informacin del archivo destino no se modifica si se actualiza el archivo origen. Los objetos incrustados forman parte del archivo de destino, no as del de origen.

Vincular un objeto

Incrustar un objeto

ACCIONES BSICAS REALIZADAS EN LA HOJA DE CLCULO Accin Cambio del tipo de grfico Procedimiento

Seleccione la grfica. En el men GRFICO, elija TIPO DE GRFICO. Escoja el TIPO DE GRFICO. Especifique el SUBTIPO DE GRFICO. D un clic en ACEPTAR. Seleccione la grfica. En el men GRFICO, elija UBICACIN. Defina el TIPO DE GRFICO. Seleccione ya sea EN UNA HOJA NUEVA o COMO OBJETO EN. Presione ACEPTAR.

Cambiar la ubicacin de un grfico

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Hoja electrnica de clculo. Tcnicas avanzadas

Accin Edicin de un elemento del grfico

Procedimiento

Dar doble clic en el elemento del grfico que desea modificar. Seleccione la ficha de formato necesaria, adems de las opciones. Oprima ACEPTAR. D un clic para sealar la grfica. Presione para seleccionar el sector, no se requiere dar doble clic.

Destacar un sector de una grfica circular

Arrastre el sector seleccionado hacia fuera hasta ubicarlo en la posicin deseada.

Insertar un objeto

En el men INSERTAR, d un clic en OBJETO y elija la ficha CREAR NUEVO. En el cuadro NOMBRE DE ARCHIVO, escriba el nombre del archivo y la ruta de ste o d un clic en EXAMINAR para seleccionarlo de la lista. Si quiere crear un objeto vinculado, active la casilla de verificacin VINCULAR AL ARCHIVO. Si quiere elaborar un objeto incrustado, NO active la casilla de verificacin VINCULAR AL ARCHIVO. Si desea que el objeto est representado por un cono, active la casilla de verificacin MOSTRAR COMO CONO. Oprima en ACEPTAR.

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Prctica 6 Pastel electrnico


Situacin:
La sociedad de padres de familia de una escuela ha organizado salidas a distintos lugares durante las vacaciones. Para ello, los alumnos han aportado dinero cada mes, motivo por el cual el Comit Organizador debe rendir un informe de lo recaudado. La informacin fue capturada en una hoja de clculo y se le ha dado formato a los datos; no obstante se pretende elaborar algunas grficas para darle una adecuada presentacin al informe. Por esta razn se le ha pedido ayuda para terminar el informe que se entregar a los padres de familia. Instrucciones: 1. Abra el archivo ESCUELA.XLS ubicado en su DISCO DE PRCTICAS.

2. Realice los siguientes cambios en la grfica: a) Cambie la ubicacin de la grfica a una hoja nueva. b) Modifique el tamao de los rtulos a 18 y del ttulo a 24.

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Hoja electrnica de clculo. Tcnicas avanzadas

c) Observe que la grfica tiene rtulos distintivos de cada sector, por lo tanto, son innecesarias las leyendas, elimnelas. d) Puesto que el mayor porcentaje de gastos se destina a diversin, para resaltarlo, separe de la grfica el sector DIVERSIONES. e) El color amarillo no se imprime bien en la impresora, entonces vare el color del sector. 3. Sin tomar en cuenta las sumas (con color de celda amarillo), utilice los datos de la hoja para crear: a) Un grfico CIRCULAR 3D de los ALUMNOS QUE ASISTIRN POR LUGAR DE DESTINO. Ubquelo en la hoja VACACIN. b) Una grfica de BARRAS con los datos de la lista de ALUMNOS POR GRADO. Colquela en la hoja VACACIN. c) Elabore otro grfico con los datos de las aportaciones por grado y ubquelo en una HOJA NUEVA. d) Realice las modificaciones que considere necesarias. 4. Incruste la imagen IMAGENES.WMF que se encuentra en su DISCO DE PRCTICAS. 5. Aplique el formato necesario para que la hoja tenga el aspecto de la muestra:

6. Guarde el archivo con el nombre ESCUELA2.XLS.

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RECAPITULACIN 7 Nmeros en el ciberespacio


Antes de iniciar su prctica, haremos un repaso de lo visto en el video. ACCIONES BSICAS REALIZADAS EN LA HOJA DE CLCULO Accin Agregar una autoforma Procedimiento

Si no est visible, active la barra de DIBUJO. D un clic en el botn AUTOFORMAS y elija la categora y la autoforma. Sobre la hoja de clculo, arrastre el ratn para dibujar la autoforma. Suelte el ratn cuando la autoforma tenga el tamao deseado. Para dar formato, antes debe dar un clic en la autoforma para seleccionarla. Tamao: coloque el puntero del ratn sobre alguno de los controladores correspondientes y arrastre el ratn hasta conseguir el tamao deseado. Color de relleno: presione el botn COLOR DE RELLENO de la barra de DIBUJO y seleccione el color de su inters. Color de borde: d un clic en el botn COLOR DE LNEA de la barra de DIBUJO y especifique el color deseado. Tipo de lnea del borde : oprima el botn ESTILO DE LNEA de la barra de DIBUJO y seale el estilo que requiere. Seleccione la autoforma. Oprima la tecla CTRL y sin soltarla, arrastre con el ratn la autoforma. Suelte el ratn y despus la tecla de CTRL para obtener la copia. D clic en la autoforma. Arrastre con el ratn la autoforma hasta la posicin deseada.

Dar formato a una autoforma

Copiar una autoforma

Mover una autoforma

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Hoja electrnica de clculo. Tcnicas avanzadas

Accin Insertar un mapa

Procedimiento

Seleccione los datos. Elija el botn MAPA o en el men INSERTAR, seleccione OBJETO y posteriormente MICROSOFT MAP. Dibuje sobre la hoja de clculo, el recuadro. Elija el mapa que desea usar y presione ACEPTAR. Para modificar el aspecto del mapa, seleccione el botn correspondiente:

AGARRADOR: posibilita mover el mapa dentro del recuadro. RTULOS DE MAPAS: pone los nombres de los estados o ciudades importantes en los mapas. PORCENTAJE DE ZOOM DEL MAPA: cambia el tamao del mapa dentro del recuadro. MOSTRAR ENTERO: reestablece el tamao original del mapa. CENTRAR MAPA: ubica el mapa en el centro del recuadro. SELECCIONAR elemento del mapa. Poner un hipervnculo

OBJETO:

selecciona

algn

D un clic a la celda donde desea poner el hipervnculo. En el men INSERTAR, elija HIPERVNCULO. Seleccione el tipo de vnculo que desea: a) ARCHIVO O PGINA WEB EXISTENTE. b) LUGAR DE ESTE DOCUMENTO. c) CREAR UN NUEVO DOCUMENTO. d) DIRECCIN DE CORREO ELECTRNICO. Escriba los datos que se le solicitan. Oprima ACEPTAR.

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Prctica 7 Nmeros en el ciberespacio


Situacin:
Para concluir el reporte que se presentar en la prxima reunin de padres de familia, se presentar adems, un reporte concentrado de los datos principales sobre lo reunido para las vacaciones de los alumnos de la escuela. Instrucciones: 1. Abra el archivo ESCUELA.XLS en la HOJA3. La informacin es la siguiente:

2. Seleccione el rango B5: C11 para hacer una mapa: a) Elija el mapa de Mxico. b) El PORCENTAJE DEL ZOOM del mapa del 150%. Si este valor no aparece en la lista, escrbalo en el cuadro y oprima ENTER. c) Seleccione el botn AGARRADOR para moverlo dentro del cuadro, de manera que se muestren los estados que se visitarn. d) Con el RTULO DE MAPAS, coloque los nombres de los estados que se visitarn. e) En la ventana de CONTROL DE MICROSOFT MAP, arrastre al cuadro de la derecha el botn SOMBREADO POR CATEGORA para ponerle color a los estados que se visitarn. f) D un clic fuera del mapa, para finalizar.

3. De la barra de DIBUJO, elija la AUTOFORMA ESQUINA DOBLADA como marco del mapa. Ponga el borde en color azul y el color de relleno TRANSPARENTE (sin relleno).

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Hoja electrnica de clculo. Tcnicas avanzadas

4. Borre el contenido de la celda B1 y defina una autoforma como ttulo con el texto NOS VAMOS DE VACACIONES. Elija la autoforma y su formato. 5. En la celda B12 ponga un HIPERVNCULO a la celda A1 de la hoja VACACIN de este libro: a) D un clic en el botn INSERTAR HIPERVNCULO o acceda a ste por medio del men (ver recapitulacin 8). b) Elija VINCULAR A: Archivo o pgina Web existente. c) En el cuadro TEXTO escriba: VER EL DETALLE. d) Presione el botn ARCHIVOS RECIENTES para seleccionar el archivo de la lista que se muestra. Si el archivo ESCUELA.XLS no aparece, oprima el botn ARCHIVO y seleccinelo de la lista, por ltimo d un clic en ACEPTAR e) Para seleccionar la hoja, presione el botn MARCADOR, busque y seleccione la hoja VACACIN, para finalizar oprima ACEPTAR. f) La referencia ser escuela.xls#vacacin!A1.

g) D un clic en ACEPTAR. 6. Pruebe el hipervnculo mediante un clic en el texto de la celda.

7. Guarde el archivo.

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RECAPITULACIN 8 Super M.
Antes de iniciar su prctica, haremos un repaso de lo visto en el video. ACCIONES BSICAS REALIZADAS EN LA HOJA DE CLCULO Accin Crear una macro Procedimiento

En el men HERRAMIENTAS, elija MACRO y la opcin GRABAR NUEVA MACRO. Escriba el NOMBRE DE LA MACRO. En MTODO ABREVIADO escriba una letra sin acento que se utilizar para ejecutar la macro. Elija donde guardar la macro: ESTE LIBRO, LIBRO NUEVO, LIBRO DE MACROS PERSONAL. Puede escribir una breve descripcin de lo que hace la macro. Presione en ACEPTAR. Realice las acciones que desea grabar. Para terminar, d un clic en el botn DETENER GRABACIN. Oprima la combinacin de teclas que seleccion al inicio. En el men HERRAMIENTAS, elija MACRO y la opcin MACROS. Seale el nombre de la macro en la lista. D un clic en el botn MODIFICAR . Realice las modificaciones y presione el botn GUARDAR. Para regresar a la hoja de clculo, en el men ARCHIVO seleccione CERRAR Y VOLVER A MICROSOFT EXCEL.

Ejecutar una macro Editar una macro

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Hoja electrnica de clculo. Tcnicas avanzadas

Importar informacin

En el men ARCHIVO, elija ABRIR. En TIPO DE ARCHIVO, d un clic en el formato de archivo. Seleccione el archivo. Presione la flecha situada junto al botn ABRIR y elija alguna de las opciones: ABRIR, ABRIR COMO SLO LECTURA (con esta opcin, las modificaciones que realice, no se guardarn en este archivo), ABRIR COMO COPIA (se crear copia del archivo).

Exportar informacin

En el men ARCHIVO, seleccione GUARDAR COMO. Escriba el nombre del archivo. En GUARDAR COMO TIPO, especifique el formato con que guardar el archivo. D un clic en el botn GUARDAR.

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Prctica 8 Super M.
Situacin:
Todos los das, el Departamento de Sistemas enva un archivo con los datos que son procesados y enviados de regreso para el uso de otros departamentos. Estos datos corresponden a las ventas de cada da y deben copiarse a una hoja de clculo con el fin de acumularlos a las ventas de das anteriores. Este reporte debe enviarse en formato de texto a otro departamento. Con el fin de optimizar esta actividad, se ha decidido crear una macro para automatizar el proceso. Instrucciones: 1. Abra el archivo SISTEMAS.XLS ubicado en su DISCO DE PRCTICAS . La informacin es la siguiente:

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Hoja electrnica de clculo. Tcnicas avanzadas

2. Genere una macro con el nombre REPORTE, mediante el mtodo abreviado CTRL+ m, elija GUARDAR MACRO en ESTE LIBRO y realice las siguientes acciones: a) Primero se copiarn los datos de la columna G para hacer el acumulado del reporte de este da: d un clic en la celda G6 y seleccione el rango G6:G21, enseguida oprima CTRL + C. b) Debido a que este rango tiene frmulas y lo que necesita son los valores, debe realizar un pegado especial; para ello, site el cursor en la celda F6 y en el men EDICIN, seleccione la opcin PEGADO ESPECIAL, elija VALORES y presione ACEPTAR. c) Importe la informacin del archivo, BASE1.DBF ubicado en el DISCO DE PRCTICAS: en el men ARCHIVO elija ABRIR, seleccione el TIPO DE ARCHIVO dbase(*.dbf), y en NOMBRE DE ARCHIVO escriba A:BASE1.DBF , finalmente oprima el botn ABRIR. d) Mueva la hoja BASE1 al libro SISTEMAS.XLS. En el men EDICIN elija MOVER o COPIAR HOJA, mientras en la opcin AL LIBRO, seleccione SISTEMA.XLS y presione ACEPTAR. e) Copie los datos de la hoja al reporte: seleccione el rango B2:D17de la hoja BASE1 y oprima CTRL + C para copiarlo. f) Seleccione la hoja REPORTE y d un clic en la celda B6. Para evitar que al pegar la informacin se borre el formato, efecte un PEGADO ESPECIAL, para ello elija del men EDICIN la opcin PEGADO ESPECIAL, posteriormente VALORES y presione en ACEPTAR.

g) Elimine la hoja BASE1 a travs de este proceso: seleccione la hoja BASE1 con un clic y en el men EDICIN, elija ELIMINAR HOJA, con ello se desplegar un cuadro de mensaje; por ltimo presione ACEPTAR. h) Guarde el archivo SISTEMAS.XLS. i) Detenga la macro.

3. Guarde el archivo. 4. Ejecute la macro y verifique que haya realizado las acciones anteriores. 5. Entre a la pantalla para modificar la macro, la informacin que aparecer debe ser similar (no necesariamente igual a la siguiente): Sub reporte() ' reporte Macro ' Macro grabada el 18/01/2001 por Hortensia Cano

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' Acceso directo: CTRL+m ' Range(G6:G21).Select Selection.Copy Range(F6).Select Selection.PasteSpecial Paste:=xlValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks:= _ False, Transpose:=False Workbooks.Open Filename:=A:\base1.dbf Application.CutCopyMode = False Sheets(base1).Move Before:=Workbooks(Copia de sistemas.xls).Sheets(1) Range(B2:D17).Select Selection.Copy Sheets(reporte).Select Range(B6).Select Selection.PasteSpecial Paste:=xlValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks:= _ False, Transpose:=False Sheets(base1).Select Application.CutCopyMode = False ActiveWindow.SelectedSheets.Delete ActiveWorkbook.Save End Sub a) Por error, se utiliz en la macro el archivo BASE1.DBF , cuando el correcto es BASE2.DBF . Busque en el cdigo de la macro la siguiente lnea: Workbooks.Open Filename:=A:\base1.dbf b) Cambie el nombre del archivo por el de BASE2.DBF, la lnea debe quedar as: Workbooks.Open Filename:=A:\base2.dbf 6. Guarde el archivo y regrese a la hoja de clculo. 7. Ejecute la macro. 8. El reporte debe entregarse a otro departamento que solicita la informacin en formato de texto; por lo tanto exporte la hoja REPORTE a un archivo de texto (delimitado con tabulaciones) con el nombre REPORTE DIARIO.TXT. 9. Guarde el archivo.

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Hoja electrnica de clculo. Tcnicas avanzadas

RECAPITULACIN 9 Seguridad al mximo


Antes de iniciar su prctica, haremos un repaso de lo visto en el video. ACCIONES BSICAS REALIZADAS EN LA HOJA DE CLCULO Accin Consolidar Procedimiento

D un clic en la celda que contendr el primer dato de la consolidacin:

En el men DATOS, elija CONSOLIDAR. Seleccione alguna FUNCIN: Suma, Contar, Promedio, Mx, Min, Producto, Contar nmeros, Desvest, Desvestp, Var, Varp. Escriba o seleccione el rango de una hoja y d un clic en AGREGAR. Repita el paso anterior para cada una de las hojas a consolidar. Si en el rango incluy los encabezados de fila o columna, entonces deber seleccionar en USAR RTULOS EN los cuadros correspondientes a lo que seleccion. Si desea que la informacin refleje los cambios efectuados en los datos, entonces escoja CREAR VNCULOS CON LOS DATOS DE ORIGEN. Presione ACEPTAR. Seleccione las celdas que S podrn ser modificadas: en el men FORMATO, elija CELDAS y defina la ficha PROTEGER. Presione la casilla de verificacin BLOQUEADA y oprima ACEPTAR. En el men HERRAMIENTAS, elija PROTEGER y la opcin PROTEGER HOJA.

Proteger una hoja de clculo

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Accin

Procedimiento

Desactive las opciones que no desea y si lo necesita, puede escribir una contrasea (recuerde anotarla para no olvidarla). Oprima ACEPTAR. En el men HERRAMIENTAS, elija PROTEGER y la opcin DESPROTEGER HOJA. Si defini una contrasea, deber teclearla. En el men VER, elija BARRAS DE HERRAMIENTAS y la opcin PERSONALIZAR. En la ficha COMANDOS presione la CATEGORA y del cuadro de COMANDOS seleccione el comando que desea agregar. Arrastre el comando a una barra de herramientas. Cuando termine de colocar los comandos que necesita, oprima CERRAR.

Desproteger una hoja de clculo

Personalizar una barra de herramientas

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Hoja electrnica de clculo. Tcnicas avanzadas

Prctica 9 Seguridad al mximo


Situacin:
La fbrica de hielo Los pinginos ha decidido implantar un control de calidad en sus productos, por ello, debe elaborar un reporte de lo que se produce, as como de los productos defectuosos. Para desarrollar el reporte mensual, se necesita consolidar la informacin que le han proporcionado sus cuatro plantas. Instrucciones: 1. Abra el archivo PLANTAS.XLS ubicado en su DISCO DE PRCTICAS . La informacin es la siguiente:

2. En la hoja TOTAL (celdas B7:C18), realice la consolidacin de las plantas DF, GUERRERO, COLIMA y YUCATN:

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a) El rango a consolidar es B7:C18 de cada hoja. No se utilizarn rtulos en filas o columnas. b) La funcin es SUMA. c) No se crearn vnculos con los datos de origen. 3. Algunos datos se estn revisando y an pueden ser modificados. Para evitar que las frmulas y el formato de la hoja se cambien, proteja cada una de las hojas, pero antes, desbloquee la celda F3 y el rango B7:C18 de cada hoja, para poder realizar modificaciones a esos datos. 4. Verifique que funciona la proteccin tratando de modificar la celda A1. 5. El porcentaje de errores localizado en la celda F3, ha cambiado a 4%. Efecte el cambio en cada hoja. 6. Debido a que han enviado modificaciones en algunos datos, realice los cambios y actualice la consolidacin: Hoja DF Guerrero Yucatn 7. Guarde el archivo. Celda B12 C7 C18 Dice: 7800 50 25 Debe decir 9800 150 55

8. Para facilitar el trabajo en futuras hojas de clculo, agregue los siguientes botones en alguna de las barras de herramientas: a) Guardar como pgina Web. b) Pegado especial. c) Comentarios.

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Hoja electrnica de clculo. Tcnicas avanzadas

RECAPITULACIN 10 Ms all de los operadores


Antes de iniciar su prctica, haremos un repaso de lo visto en el video. ACCIONES BSICAS REALIZADAS EN LA HOJA DE CLCULO Accin Insertar una imagen prediseada Procedimiento

En el men INSERTAR, elija IMAGEN y presione la opcin IMGENES PREDISEADAS. Seleccione la imagen deseada. D un clic en el botn INSERTAR. En el men INSERTAR, escoja IMAGEN y d un clic en DESDE ARCHIVO. Seleccione el archivo. Oprima el botn INSERTAR. Cuando se abre un archivo que contiene alguna macro, el programa enva un mensaje y ofrece las opciones de DESHABILITAR MACROS o HABILITAR MACROS. Si el archivo es de una fuente confiable, habilite las macros, en caso contrario, revise el disco con un antivirus para confirmar que est libre de virus. Seleccione el objeto que desea eliminar. Oprima la tecla de SUPRIMIR. Coloque el puntero del ratn sobre la celda que tiene el hipervnculo. Oprima el botn derecho de ratn y en el men contextual seleccione HIPERVNCULO y la opcin QUITAR HIPERVNCULO. Si la otra aplicacin es compatible con OLE, puede utilizar COPIAR y PEGAR para transferir informacin: Seleccione la informacin. Oprima CTRL + C. Cambie a la otra aplicacin. Site el cursor donde desea la copia y oprima CTRL + V.

Insertar una imagen desde archivo

Habilitar macros

Eliminar objeto Quitar hipervnculo

Intercambiar informacin otras aplicaciones

con

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Poner un hipervnculo a una imagen

Seleccione la imagen. En el men INSERTAR, elija HIPERVNCULO. Seleccione el vnculo deseado. Escriba los datos que se le solicitan. D un clic en ACEPTAR. Escriba en una celda la direccin de una pgina Web o una de correo electrnico.

Hipervnculo automtico

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Hoja electrnica de clculo. Tcnicas avanzadas

Prctica 10 Ms all de los operadores


Situacin:
La agencia de viajes En el camino andamos debe generar un reporte de los boletos de viajes en autobs a diversos destinos del pas. El archivo contiene los datos de boletos vendidos y cancelados, adems de la venta total, no obstante hace falta crear algunas grficas y mejorar su presentacin. Instrucciones: 1. Abra el archivo VIAJES.XLS ubicado en su DISCO DE PRCTICAS. 2. Elabore una grfica con los datos de las VENTAS, donde no se incluya el total y ubique la grfica en una hoja nueva.

3. Inserte una autoforma en la primera fila de la hoja y escriba el nombre de la empresa: En el camino andamos. Aplique el formato que considere conveniente.

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4. Inserte la imagen IMAGENES.WMF a la derecha de la autoforma. 5. Elabore un mapa con los datos de los BOLETOS VENDIDOS, en ste no incluya el total. Por ltimo, coloque el mapa debajo de la tabla. 6. En la celda C12 coloque un hipervnculo a un sitio Web de Guadalajara: http://vive.guadalajara.gob.mx/ 7. En la celda A18 ponga un hipervnculo con el texto: Elaborado por el Departamento de Boletera Nacional, la direccin de correo es cgho@latinmail.com . Escriba como ASUNTO: Reporte de ventas de boletos. 8. Para facilitar algunas consultas relacionadas con el turismo nacional, ponga un hipervnculo a la imagen, la direccin del sitio Web es: http://207.248.159.253/mexico/owa/sectur.inicio 9. Guarde el archivo.

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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTNOMA DE MXICO


DR. JUAN RAMN DE LA FUENTE Rector LIC. ENRIQUE DEL VAL BLANCO Secretario General MTRO. DANIEL BARRERA PREZ Secretario Administrativo DRA. ELVIA ARCELIA QUINTANA ADRIANO Abogada General DR. JOS NARRO ROBLES Coordinador General de Reforma Universitaria

DIRECCIN GENERAL DE SERVICIOS DE CMPUTO ACADMICO


DR. VCTOR GUERRA ORTIZ Director General ING. JOS FRANCISCO BECERRIL CABALLERO Subdirector General MAT. CARMEN BRAVO CHAVESTE Directora de Cmputo para la Docencia LIC. ROSARIO ORTIZ OSORNIO Subdirectora de Planeacin Acadmica ING. SERGIO DE ALVA ARGUINZONIZ Coordinador del Centro Mascarones LIC. ALEJANDRINA SAN JUAN REYES Coordinadora del Centro de Extensin en Cmputo y Telecomunicaciones Nuevo Len LIC. CECILIA MEDINA NAVARRO Coordinadora del Centro Coapa de Extensin en Cmputo y Telecomunicaciones ACT. FABIN ROMO ZAMUDIO Coordinador de Educacin a Distancia QUIM. LAURA MATA MONTIEL Coordinadora de Infraestructura y Soporte Tecnolgico ACADEMIA DE HOJAS DE CLCULO Revisin Tcnica Lic. Semiramis Zaldvar Granada Revisin Didctica

DG Toa Zimerman Sonabend Jefa del Departamento de Diseo Lic. Imelda Arcelia Gutirrez de la Torre Correccin de estilo DG Gabriela Lil Morales Naranjo Diseo editorial DG Eprin Varas Gabrelian Diseo de portada Gua didctica y cuaderno de prcticas Hoja electrnica de clculo. Tcnicas avanzadas Febrero de 2001