Aplicando a anlise do valor acumulado ao projeto - Project - Microsoft Office

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Aplicando a anlise do valor acumulado ao projeto

APLICA-SE AO
Microsoft Office Project 2003

Voc pode ter ouvido dizer que a anlise do valor acumulado complexa. Porm, excetuando-se suas variadas siglas, no . Ela pode ajud-lo a responder a perguntas como, "O dinheiro que resta no oramento suficiente?" e, "Ser que conseguiremos terminar no prazo?" Deseja obter mais informaes sobre como o Project manipula a anlise do valor acumulado? Leia a seo a seguir. O que anlise do valor acumulado? O que mais o valor acumulado mede? Como interpreto o valor acumulado? De que forma a % concluda ou a % fsica concluda afeta o valor acumulado? Que quantidades do valor acumulado posso mostrar ou calcular no Project? Em que parte do Project posso ver os dados sobre valor acumulado?

O que anlise do valor acumulado?

Na base da anlise de valor acumulado existem trs valores fundamentais calculados para cada tarefa: O custo orado de tarefas conforme agendadas no plano do projeto, com base nos custos dos recursos designados para aquelas tarefas mais qualquer custo fixo associado s tarefas. Tambm chamado de "custo orado do trabalho agendado", o COTA o custo da linha de base at a data de status que voc escolher. Por exemplo, o oramento total planejado para uma tarefa de quatro dias de R$ 100,00 e ela inicia na segunda-feira. Se a data de status estiver configurada para a prxima quarta-feira, o COTA ser de R$75,00. O custo real necessrio para concluir todas as tarefas ou partes delas at a data de status. Esse o CRTR (custo real do trabalho realizado). Por exemplo, se a tarefa de 4 dias realmente incorrer em um custo total de R$35,00 durante cada um dos primeiros 2 dias, o CRTR desse perodo ser R$70,00 (mas o COTA continuar sendo de R$75,00). O valor do trabalho realizado at a data de status, medido em unidade monetria. Esse literalmente o valor acumulado pelo trabalho realizado e denominado COTR (custo orado do trabalho realizado). Por exemplo, se, aps 2 dias, 60% por cento do trabalho em uma tarefa tiver sido concludo, voc esperaria ter gasto 60 por cento do oramento total da tarefa, ou seja, R$60,00.

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Est acompanhando o raciocnio? Vamos continuar. A anlise do valor acumulado sempre especfica data de status escolhida. Voc pode selecionar a data atual, uma data passada ou uma data futura. Na maioria das vezes, voc definir a data de status como o dia de sua ltima atualizao do progresso do projeto. Por exemplo, se o dia atual for tera-feira, 12/9, mas o progresso do projeto foi atualizado pela ltima vez no dia 8/9, voc definiria a data de status como sexta-feira, 8/9. Veja um exemplo de como analisar o desempenho do projeto com a anlise do valor acumulado. Suponhamos que uma tarefa tenha um custo orado (COTA) de R$100,00, e que na data de status tenha sido concluda 40 por cento. O valor acumulado (COTR) R$40,00, mas o valor agendado (COTA) na data de status de R$50,00. Isso indica que a tarefa est atrasada: o valor acumulado menor que o planejado. Suponhamos tambm que o custo real da tarefa (CRTR) na data de status seja de R$60,00 talvez pela atribuio de um recurso mais caro tarefa. Isso indica que a tarefa tambm est acima do oramento: o custo incorrido maior que o planejado. Voc pode ver a eficcia desse tipo de anlise. Quanto mais cedo na durao do projeto voc identificar tais discrepncias entre o CRTR, o COTR e o COTA, mais cedo poder tomar medidas para solucionar o problema. Uma maneira comum de exibir os valores-chave da anlise do valor acumulado usando um grfico. Comece com um grfico simples mostrando o acmulo regular do custo no decorrer de um projeto:

O eixo vertical y mostra o custo cumulativo projetado para um projeto. O eixo horizontal x mostra o tempo. O oramento planejado para esse projeto mostra um gasto regular no decorrer do projeto. Essa linha representa o custo da linha de base cumulativo. Aps o incio do trabalho do projeto, um grfico de valores-chave da anlise do valor acumulado pode ser algo como o seguinte:

A data de status determina os valores calculados pelo Project. O custo real (CRTR) desse projeto ultrapassou o custo orado.

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O valor acumulado (COTR) reflete o valor verdadeiro do trabalho realizado. Nesse caso, o valor do trabalho realizado menor que a quantia gasta para realizar o trabalho.

O que mais o valor acumulado mede?

Alm de medir o COTA, o CRTR e o COTR, a anlise do valor acumulado mede o seguinte: Variao de custo (VC)a diferena entre o custo estimado e o custo real de uma tarefa (a frmula VC =COTR - CRTR). Retomemos o exemplo anterior, em que o oramento total planejado para uma tarefa de quatro dias de R$ 100,00 e ela inicia na segunda-feira. Quando a data de status definida como a quarta-feira seguinte, o COTA R$75,00, o CRTR do perodo R$70,00 e o COTR R$60,00. Nesse caso, a VC da tarefa -R$10,00. Variao da agenda (VA)a diferena entre o progresso atual e o progresso agendado de uma tarefa, em termos de custo (a frmula VA = COTR COTA). No exemplo anterior, a VA da tarefa -R$15,00. O ndice de desempenho de custo (IDC)a razo entre os custos orados e os custos reais (a frmula IDC = COTR / CRTR). No exemplo anterior, o IDC da tarefa aproximadamente 0,86, ou 86 por cento. O ndice de desempenho de agendamento (IDA)a razo entre o trabalho realizado e o trabalho agendado (a frmula IDA = COTR / COTA). No exemplo anterior, o IDA da tarefa aproximadamente 0,80, ou 80 por cento. O ndice de desempenho a concluir (IDAC), que a razo entre o trabalho restante a ser feito e os recursos restantes a serem gastos, a partir da data de status, ou o oramento na concluso (a frmula IDAC = [OAT - COTR] / [OAT - CRTR]).

Como interpreto o valor acumulado?

Os indicadores de valor acumulado que consistem em variaes ou razes podem ajud-los a determinar se ainda resta dinheiro suficiente no oramento e se o projeto terminar dentro do prazo. As variaes, como variao de custo (VC), podem ser positivas ou negativas: Uma variao positiva indica que o projeto est adiantado ou abaixo do oramento. Voc pode realocar o dinheiro e os recursos de tarefas e projetos com variaes positivas para tarefas ou projetos com variaes negativas. Uma variao negativa indica que o projeto est atrasado ou acima do oramento, e necessrio tomar medidas. Se uma tarefa ou projeto tiver uma VC negativa, poder ser necessrio aumentar seu oramento ou aceitar uma reduo nas margens de lucro.

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As razes, como o ndice de desempenho de custo (IDC) e o ndice de desempenho de agendamento (IDA), podem ser maiores ou menores que 1: Um valor acima de 1 indica que o projeto est adiantado ou abaixo do oramento. Um valor abaixo de 1 indica que voc est atrasado ou acima do oramento. Por exemplo, um IDA de 1,5 indica que voc s dispendeu 67 por cento do tempo planejado para concluir uma parte de uma tarefa em um determinado perodo, e um IDC de 0,80 indica que voc gastou um tempo 25 por cento maior em uma tarefa que o planejado.

De que forma a % concluda ou a % fsica concluda afeta o valor acumulado?

Voc pode especificar se o Project usar a porcentagem concluda de cada tarefa ou a percentagem fsica concluda para clculos de valor acumulado relacionados ao COTR. (Lembre que outros valores so calculados a partir do COTR, portanto sua deciso afetar toda a anlise do valor acumulado.) A porcentagem concluda pode ser calculada pelo Project ou especificada por voc, dependendo de como voc controla o trabalho real. A porcentagem fsica concluda sempre especificada diretamente por voc. Use esse valor quando a porcentagem concluda no for uma medida precisa do trabalho realmente efetuado ou do trabalho restante. Eis um exemplo de como os dois valores podem diferir: um projeto de construo de um muro de pedras que consiste de 100 pedras empilhadas em cinco fileiras. A primeira fileira de 20 pedras pode ser feita em 20 minutos, mas a segunda levaria 25 minutos porque agora as pedras precisam ser levantadas uma fileira acima, demorando um pouco mais. A terceira fileira levaria 30 minutos, a quarta, 35 minutos e a ltima fileira levaria 40 minutos, totalizando 150 minutos. Aps erguer as trs primeiras fileiras, poderia-se dizer que o projeto est 60 por cento concludo fisicamente (60 pedras erguidas de um total de 100). No entanto, voc gastou 75 dos 150 minutos; portanto, em termos de durao, o trabalho est apenas 50 por cento concludo. Dependendo de como voc pago pelo trabalho -- como o valor acumulado (por pedra ou por hora) --, voc pode escolher o valor da porcentagem concluda ou o valor da porcentagem concluda fsica para refletir adequadamente isso na anlise do valor acumulado.

Que quantidades do valor acumulado posso mostrar ou calcular no Project?

Com o Project, voc pode mostrar: O custo real do trabalho realizado (CRTR) mostram os custos contrados do trabalho j realizado por um recurso em uma tarefa, at a data de status do projeto ou a data atual. Normalmente, o Project relaciona os custos reais com o trabalho real. Somente se forem inseridos custos reais independentes

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do trabalho real ou se as taxas de pagamento de recursos forem alteradas, o custo real estar desnivelado em relao ao custo agendado. Oramento ao trmino (OAT), que mostra uma estimativa do custo total do projeto. O custo orado do trabalho realizado (COTR) mostra a quantidade do oramento que deveria ter sido gasta, dada a durao real da tarefa. O COTR tambm denominado "valor acumulado." Note que o Project calcula o COTR no nvel da tarefa de forma diferente que no nvel da atribuio. Para obter melhores resultados, use os valores do COTR no nvel da tarefa, que o Project acumula nos valores de COTR da tarefa de resumo e da tarefa de resumo do projeto. Esse valor calculado para cada tarefa individual, mas analisado em um nvel de agregao (em geral, no nvel do projeto). O custo orado do trabalho agendado (COTA) mostra a quantidade do oramento que deveria ter sido gasta, considerando-se o custo da linha de base da tarefa, atribuio ou recurso. O COTA calculado como os custos da linha de base dividida em fases acumulados at a data do status ou a data de hoje. Os valores do custo orado so armazenados nos campos da linha de base, ou, caso voc tenha salvo vrias linhas de base, nos campos Linha de base 1 a Linha de base 10. A variao de custo (VC) mostra a diferena entre o custo orado do trabalho realizado (COTR) em uma tarefa e seu custo real (custo real do trabalho realizado ou CRTR). Se a VC for positiva, o custo est abaixo do oramento (ou linha de base). Se for negativa, a tarefa est acima do oramento. A variao de agendamento (VA) a diferena entre o COTR (Custo Orado do Trabalho Realizado) e o COTA (Custo Orado do Trabalho Agendado). Se a VA for positiva, o projeto est adiantado em termos de custos. Se for negativa, o projeto est atrasado em termos de custos. A variao ao trmino (VAT) mostra a diferena entre o oramento ao trmino (OAT) e a estimativa ao trmino (EAT). No Project, a EAT o campo Custo Total e o OAT o campo Custo de Linha de Base da linha de base associada. O ndice de desempenho de custo (IDC) a razo entre os custos orados, ou da linha de base, do trabalho realizado e os custos reais do trabalho realizado (COTR/CRTR). O ndice de desempenho de custo (IDC) cumulativo a soma do COTR de todas as tarefas dividido pela soma dos custos reais do trabalho realizado (CRTR) de todas as tarefas. O IDC cumulativo normalmente usado para prever se um projeto ir estourar o oramento e em quanto. O ndice de desempenho de agendamento (IDA) a razo entre o trabalho realizado e o trabalho agendado (COTR/COTA). O IDA normalmente usado para estimar a data de trmino do projeto. A estimativa ao trmino (EAT) o custo total esperado de uma tarefa ou projeto, com base no desempenho a partir da data de status. A EAT tambm

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chamada de previso ao trmino, e calculada da seguinte forma: EAT = CRTR + (OAT - COTR) / IDC. O ndice de desempenho a concluir (IDAC) a razo entre o oramento restante disponvel para ser gasto com o custo agendado restante, a partir da data de status. O IDAC calculada pela seguinte frmula: IDAC = (OAT COTR) / (OAT - CRTR). Um valor de IDAC maior que 1 indica bom desempenho projetado para o trabalho restante; menor que 1 indica fraco desempenho projetado.

Em que parte do Project posso ver os dados sobre valor acumulado?

Voc pode ver as informaes sobre valor acumulado em qualquer modo de exibio de planilha, aplicando a tabela Valor Acumulado ou a tabela Indicadores de Custo de Valor Acumulado. A tabela Valor Acumulado mostra o COTA, o COTR, o CRTR, a VA, a VC, a EAT, o OAT e a VAT. Use essa tabela para ver informaes consolidadas sobre valor acumulado, inclusive os campos de variao principais. Use a EAT, o OAT e a VAT para avaliar a diferena entre seus custos agendados e orados. Compare a VC, que mostra a diferena entre o custo orado e o real de trabalho, com a VA, que mostra a diferena entre o custo orado de trabalho e o custo real do trabalho. A tabela Indicadores de Custo de Valor Acumulado mostra o COTA, o COTR, a VC, a VC%, o IDC, o OAT, a EAT, a VAT e o IDAC. Use essa tabela para analisar as variaes de custos. Verifique o IDC e o IDAC para ver como o projeto est progredindo em relao a seu oramento, e como a taxa de trabalho se compara com a taxa esperada. Se o IDC for menor que 1, voc est obtendo menos trabalho por unidade monetria que o planejado. O IDAC indica o quanto necessrio melhorar o desempenho nas tarefas restantes para permanecer dentro do oramento.
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