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Microsoft Office
Autor: Diego Acevedo Mira

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Presentacin del curso


El Microsoft Office posee 5 programas o paquetes: Word, Excel, Power Point, Access y Outlook. Todos ellos estan formados por unas caractersticas determinadas y que ayudana trabajar mucho mejor con estos sistemas. Este curso te introducir en el mundo de la informtica con estos programas. Podrs conocer, detalladamente, cada uno de ellos con una serie de cursos que te ofrecemos.

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1. Primeros pasos con Micrososft Office


PRESENTACIN DE MICROSOFT OFFICE. El paquete de Microsoft Office 97 posee los siguientes programas o paquetes: Microsoft Word 97. Microsoft Excel 97. Microsoft PowerPoint 97. Microsoft Access 97. Microsoft Outlook 97.

Aqu se muestra una lista de las nuevas caractersticas: Microsoft Outlook 97. Aplicacin para gestin de informacin de escritorio que le ayudar a usted y a su grupo de trabajo a organizar la informacin y comunicarse con otras personas. Outlook ofrece correo electrnico, herramientas para gestin de contactos, software de planificacin, una agenda y gestin de documentos en una presentacin de "tipo Explorador". Soporte para Internet. Ahora puede crear hipervnculos, entre documentos, incluyendo los de World Wide Web, con la orden Insertar hipervnculo. Puede utilizar la nueva barra de herramientas Web para navegar por ubicaciones Internet nuevas o conocidas. Herramientas de dibujo. Un conjunto de herramientas de dibujo compartidas le permitirn crear grficos sugerentes y de apariencia profesional en todas las aplicaciones de Office. Los nuevos efectos grficos incluyen rellenos degradados multicolor, rellenos con textura, autoformas ajustables, curvas Bzier e impresionantes efectos 3D. Ayudante de Office. Un simptico carcter animado que ofrece ayuda, consejo y gua en las aplicaciones de Office 97. Si se queda atascado, puede pedirle ayuda al Ayudante utilizando un lenguaje corriente. Microsoft Word. Autotexto. Barra de herramientas contextual para aadir contenido de los documentos y volver a utilizar texto existente. Con autotexto se puede pegar casi cualquier cosa en un documento, bien sean prrafos, cifras, direcciones, ilustraciones o cualquier otra informacin que se utilice a menudo. Asistente para cartas. Una sola interfaz fcil de usar para crear, cambiar, eliminar los elementos

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estructurales de una carta. Es perfecto para empezar a escribir cartas o aadir un toque de estilo. Autoformato en segundo plano. Caracterstica IntelliSense que funciona en segundo plano aplicando el formato apropiado al contenido del despus de que se escriba. Permite crear listas numeradas, listas con vietas, bordes, tablas y ttulos sin necesidad de preocuparse de cmo hacerlo. Mejoras en documentos largos. Serie de mejoras relativas a la creacin y mantenimiento de documentos de tamao libro, incluyendo Tabla de contenido, Tabla de autoridades, Referencias cruzadas, Notas al pie y Anotaciones. Mejoras para trabajo en grupo. Mejoras diseadas para aquellos usuarios que comparten documentos en una red, incluyendo herramientas de colaboracin, navegacin interactiva, hipertexto y soporte para correo. Visual Basic para aplicaciones. Un nuevo lenguaje de macros estndar en la industria que reemplaza a WordBasic. Ahora todas las aplicaciones de Office hablan en el mismo idioma. Microsoft Excel. Presentacin preliminar de salto de pgina. Una nueva presentacin de hoja de clculo que permite examinar y ajustar con precisin los saltos de pgina antes de imprimir. Grficos. Cinco tipos de grficos nuevos y un asistente funcional para grficos ayudan a crear los grficos de hoja de clculo ms fcil y rpidamente. Libros compartidos. Mejoras para los usuarios que comparten sus libros con otros usuarios a travs de Internet o una red. Un nuevo submen, Control de cambios, simplifica la resolucin de conflictos resultantes de sesiones de edicin multiusuario. Mltiples niveles de "Deshacer". Igual que Microsoft Word, Excel ahora permite invertir o "deshacer" muchas o todas las rdenes emitidas durante la sesin de edicin. Formato condicional. Ahora se puede aplicar formato a las celdas de hoja de clculo en funcin del valor que contienen. Validacin de entradas. Una nueva orden, Validacin, permite controlar el tipo de datos que los usuarios introducen en las celdas de la hoja de clculo.

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Rotacin del texto en 360 grados. Una nueva opcin de la ficha Alineacin permite que los usuarios hagan rotar el texto y los bordes en una rea de 360 grados. Microsoft PowerPoint. Cambio del diseo en mens y herramientas. Microsoft ha racionalizado la estructura de mens de Powerpoint en esta edicin, haciendo que las rdenes sean ms coherentes con las de Word y Excel y aadiendo un men "Presentacin" con varias herramientas nuevas para presentaciones. Opciones de animacin. Un conjunto mejorado de opciones de animacin que hacen la transicin entre dispositivas y los efectos especiales ms excitantes que nunca. Ms multimedia. Nuevos botones de accin permiten crear botones interactivos en las presentaciones. Adems, se ha mejorado notablemente la capacidad de aadir pelculas, sonidos e ilustraciones de apoyo. Mejoras para dar formato. Aada comentarios, smbolos y objetos de dibujo a las diapositivas. Recorte de imgenes y expanda una diapositiva en varias mediante una serie rpida de pulsaciones con el ratn. Herramientas para pginas de inicio Web. Las nuevas plantillas ayudan a disear rpidamente el "no va ms" en pginas de inicio personales o de trabajo. Cree vnculos Internet entre presentaciones de negocios y salte rpidamente de un sitio web a otro con la nueva barra de herramientas Web. Ms opciones de presentacin. Plantillas especiales y opciones de formato facilitan la creacin de presentaciones de quisoco, documentos HTML, demostraciones multimedia y presentaciones remotas. Microsoft Access. Creacin de hipervnculos de campos. Asigne a un campo el tipo de datos "hipervnculo", de forma que dicho campo se pueda utilizar para almacenar la ubicacin de otro objeto de base de datos, un documento de Office. Creacin de hipervnculos de objetos de base de datos. Ahora puede convertir un objeto de base de datos de access en destino de hipervnculo de otro documento de Office, como un documento de word o una hoja de clculo de Excel. Esto le permite actualizar la informacin rpidamente y comprobar la fuente de los datos. Conversin de hoja de datos o informes en archivos HTML.

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Ahora se puede convertir una hoja de datos o informe de Access en una archivo creado en Lenguaje de Marcas de Hipertexto, permitiendo que aparezca en el Web. Nuevos controles para el diseo de formularios. Utilice nuevos controles para disear formularios, como Control ficha, para mostrar fichas de informacin separadas en un formulario.

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2. Aprendizaje de los fundamentos: ventanas, barras de herramientas e impresin


Cuando trabaja en las pantallas, cuadros de dilogo y rdenes de una aplicacin de Windows, est utilizando la interfaz de usuario del programa. En el juego de aplicaciones Microsoft Office, los cinco programas comparten bsicamente la misma interfaz de usuario. La informacin que muestra cada aplicacin aparece en una o ms ventanas estndar que se pueden desplazar, dividir o cambiar de tamao. Los programas presentan rdenes en barras de mens, cuadros de dilogo y barras de herramientas estndar que tienen muchas caractersticas comunes. CMO TRABAJAR CON VENTANAS DE APLICACIN. Cuando abre una aplicacin de Office, el programa aparece en uno de estos tres estados: minimizada. Maximizar la aplicacin ofrece el mximo espacio de trabajo. Al minimizar una aplicacin, la quita de en medio. Al trabajar en una ventana Normal, puede cambiar el tamao y la forma de la ventana o moverla a otra posicin del escritorio. Para cambiar el tamao de una ventana Normal, site el puntero del ratn sobre el borde de la ventana que quiera contraer o estirar y arrastre el borde a la nueva posicin con el puntero de tamao. Para mover una ventana, arrastre la barra de ttulo de una posicin a otra. Cuando se ha minimizado una aplicacin en un botn de la barra de tareas, se puede pulsar sobre ste para restaurarla en una ventana o hacer una pulsacin con el botn derecho del ratn para mostrar un men, con opciones, para restaurarla en una ventana o maximizarla para que ocupe toda la pantalla. Cuando una aplicacin est en una ventana Normal o aparece maximizada, se pueden utilizar los botones situados en el lado derecho de la barra de ttulo de la aplicacin para minimizarla en un botn sobre la barra de tareas, maximizar la ventana para que ocupe toda la pantalla, restaurar la aplicacin a una ventana Normal o cerrar la ventana. Consejo. Los mens aparecen con una pulsacin de ratn. Muchas veces la accin que se quiere realizar se encuentra en un men de contexto especial que aparece cuando se pulsa el botn derecho o secundario del ratn. El men cambia con el contexto de las acciones, por lo que se aconseja experimentar con estos mmenscontextuales para agilizar las tareas. Compresin del espacio de trabajo. Los elementos de la interfaz de usuario que se ven al ejecutar una aplicacin de Office se conocen como el rea de trabajo del programa. Cada aplicacin de Office emplea una metfora diferente para su espacio de trabajo. A lo largo de la parte superior de la ventana de aplicacin se encuentra la barra de ttulo, un rectngulo que contiene el nombre del programa y los botones de control para cambiar el tamao y cerrar la ventana. Si se maximiza la ventana de documento, la barra de ttulo contiene tambin el nombre del documento. Por debajo de la barra de ttulo se encuentra la barra de men, que contiene las rdenes para trabajar con el programa. Ms abajo hay una serie o ms de botones que se conocen como barra de herramientas. Los botones de las barras de herramientas

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conocen como barra de herramientas. Los botones de las barras de herramientas son, normalmente, accesos directos a las rdenes de la barra de men; para ejecutar una orden de la barra de herramientas, basta con pulsar el botn. Por debajo de la barra de herramientas se encuentra el rea de documento, que es diferente en cada una de las aplicaciones de Office. En Microsoft Excel los documentos se llaman hojas de clculo, cuadernos divididos en filas y columnas, que contienen texto, nmeros y diagramas. Tabla. Elementos del rea de trabajo y sus funciones.

Navegacin en las ventanas de documento. Para aquellos documentos que son demasiado grandes como para aparecer completamente en una ventana de documento, Office aada barras de desplazamiento horizontal y vertical a la ventana, ofrecindole, de este modo, acceso a todo el archivo. Las barras de desplazamiento le permiten moverse pro un documento a la velocidad que quiera, e incluyen las siguientes opciones de navegacin: Puede moverse hacia arriba o hacia abajo lnea a lnea, o fila a fila, pulsando los botones de flecha superior o inferior de la barra de desplazamiento vertical. Puede moverse a la izquierda o a la derecha un espacio pequeo pulsando las flechas izquierda o derecha de la barra de desplazamiento horizontal. Puede moverse a intervalos mayores (aproximadamente una pgina) pulsando sobre las propias barras de desplazamiento. Puede moverse a una posicin en particular dentro de un documento arrastrando los indicadores de posicin horizontal o vertical de las barras de desplazamiento. Los indicadores de posicin indican la posicin del documento. Nota. Tambin puede desplazarse por una ventana de documento pulsando las teclas de direccin o las teclas RePg y AvPg. Cmo trabajar con varias ventanas de documento. Word, Excel y PowerPoint le permiten abrir ms de una ventana de documento a la vez, de forma que pueda comparar documentos afines, intercambiar informacin entre archivos y trabajar en un informe o presentacin multidocumento. Cuando se

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trabaja con documentos situados en ventanas distintas, cada ventana de documento abierta tiene su propia barra de ttulos, botones de control y barras de desplazamiento. Para controlar el modo de visualizacin y activacin de las ventanas, Word, Excel, PowerPoint y Access incluyen un men Ventana en sus barras de men. En la parte inferior del men aparecen los nombres de los documentos abiertos en la aplicacin. Para pasar de un documento abierto a otro, se pulsa, en el men Ventana, sobre el nombre correspondiente al documento que se quiera visualizar, o se escribe su numero. En la parte superior del men Ventana aparecen las rdenes que se pueden utilizar para abrir nuevas ventanas y organizar las existentes. La orden Nueva ventana abre una nueva ventana de documento y muestra el documento activo en ella. Esto le permite ver un mismo documento en distintas ventanas. Cada una de las ventanas aparece identificada con un nmero que sigue al nombre del documento. Cmo cambiar de tamao y cerrar las ventanas de documento. Las ventanas de documento individuales se pueden mover, cambiar de tamao, minimizar, maximizar y cerrar. Las rdenes que se utilizan para gestionar las ventanas de documento estn en el men Control, que aparece al pulsar el icono del men Control, situado en el lado izquierdo de la barra de ttulo de documento activo. Tambin se puede minimizar, maximizar, restaurar o cerrar una ventana de documento pulsando los botones situados en el lado derecho de la barra de ttulo del documento, los cuales controlan el tipo de ventana con la que se trabaja.

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3. Utilizacin de mens y cuadros dilogo


Se pueden ejecutar las rdenes de las aplicaciones de Office pulsando el nombre de una orden en la barra de men, o pulsando un botn de la barra de herramientas. Si el programa necesita informacin adicional antes de poder ejecutar una orden, muestra un cuadro de dialogo en el que pueden rellenar los espacios en blanco o elegir entre una lista de opciones preestablecidas. Tabla. Teclas de mtodo abreviado tiles para ventanas de documento.

Consejo. El men Control solamente aparece en la ventana del documento activo. Se debe seleccionar una ventana antes de cambiarla de tamao. OPCIONES DE LOS CUADROS DE DILOGO. Los cuadros de dilogo le presentan una o ms opciones por medio de cuadro de lista, botones y otros componentes. Para completar un cuadro de dilogo, basta con indicar las preferencias y pulsar el botn Aceptar. Si cambia la idea y decide no utilizar la orden despus de ver el cuadro de dilogo, puede cancelarla pulsando el botn Cancelar o pulsando el botn de cierre en la barra de ttulo, en el cuadro de dilogo.

Los cuadros de lista desplegables muestran una lista de opciones a elegir, con una configuracin implcita que normalmente es recomendable. Los cuadros de texto le permiten escribir texto, nmeros u otros caracteres en el cuadro de dilogo. El formato requerido para cada cuadro de texto vara en los distintos cuadros de dilogo. Consejo. Pulsar la tecla TAB le permite moverse entre los distintos elementos de un cuadro de dilogo, y pulsar la barra espaciadora le permite seleccionar el elemento resaltado. Para moverse en orden inverso, pulse Mays + Tab.

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Si necesita la informacin que aparece debajo de un cuadro de dilogo, quite el cuadro de dilogo de en medio arrastrando su barra de ttulo. Junto a los bordes de algunos cuadros de dilogo de Office tambin se vern unos pequeos paneles llamados fichas. Estos paneles le permiten ver otras configuraciones relativas a rdenes, que ofrecen la posibilidad de personalizar an ms el rea de trabajo. UTILIZACIN DE LAS BARRAS DE HERRAMIENTAS. Es un conjunto personalizable de botones y cuadros de lista desplegables, situado debajo de la barra de men de una aplicacin de Office. Las barras de herramientas ofrecen un acceso rpido a las rdenes y procedimientos ms corrientes de una aplicacin. CMO MOVER LAS BARRAS DE HERRAMIENTAS. Si quiere hacer ms espacio para los datos en el rea de trabajo de su aplicacin, puede mover una o ms barras de herramientas a una posicin diferente de la pantalla. La mayora de las barras de herramientas se pueden situar en la parte superior de la ventana de la aplicacin. Consejo. Si decide utilizar una barra de herramientas con paleta flotante, le recomendamos que la coloque en la esquina superior derecha de la pantalla. Le estorbar menos al escribir. En Office 97 puede mover la barra de men por el rea de trabajo igual que las barras de herramientas. AGREGAR Y ELIMINAR BARRAS DE HERRAMIENTAS. Nota. Dado que Outlook es una aplicacin que administra tareas y mensajes de correo en lugar de documentos, contiene solamente dos barras de herramientas. Pero cada una de las restantes aplicaciones de Office incluyen muchas ms. Las barras de herramientas activas aparecen en la lista con una marca de comprobacin junto al nombre. Debajo de los nombres de las barras de herramientas aparecen dos rdenes especiales que le permiten cambiar el estilo y contenido de las barras de herramientas de la lista. Tambin puede utilizar la orden Personalizar para agregar nuevas barras de herramientas o "inicializar" barras de herramientas modificadas, restaurndolas con sus configuraciones originales. Para aadir una barra al rea de trabajo basta con que pulse, en el men emergente, sobre el nombre de la barra de herramientas que quiera aadir. Para quitar una barra de herramientas activa, pulse sobre el nombre de la barra de herramientas que quiere ocultar; la marca de comprobacin situada junto al nombre desaparecer, y tambin desaparecer la propia barra del rea de trabajo de la aplicacin. Consejo. Aadir barras de herramientas extra a su pantalla puede resultar divertido. CMO IMPRIMIR DOCUMENTOS.

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Primero hay que tener impresora, configurarla siguiendo los pasos que se indican y luego en la barra de herramientas primera darle a Archivo, se abrir un submen emergente, Imprimir y ya tenemos el resultado optimo. UTILIZACIN DE VISTA PRELIMINAR. Puede que mientras trabaja con un documento no le interese saber cmo son de anchos los mrgenes, cmo es de largo el memorando o dnde se encuentran los saltos de pgina. Para abrir la ventana de Vista preliminar en Word, Excel, Access, elija la orden Vista preliminar del men Archivo. Esta opcin le permite ampliar partes del documento y puede ajustar los mrgenes y otras opciones de configuracin de la pgina antes de imprimir.

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4. Gestin de documentos del disco fijo a internet


Un archivo es un contenedor para almacenaje electrnico en disco, que se utiliza para conservar informacin de forma permanente. Los archivos permiten conservar los datos entre sesiones con la computadora, de manera que pueda trabajar en un informe un da y continuar, al da siguiente, con el trabajo donde lo dej. En el sistema operativo Windows 95, los archivos se almacenan en carpetas, y cada archivo tiene un nombre de encaminamiento nico. Cuando guarda la informacin en una aplicacin de Microsoft Office, crea un archivo en disco que se puede volver a utilizar ms adelante o se puede compartir con otros usuarios. CMO ABRIR UN ARCHIVO EXISTENTE. El mtodo ms sencillo es abrirlo en la barra Archivo, Abrir documento. Consejo. Uso de Todos los archivos paraver todo. Las opciones del cuadro de lista desplegable Tipo de archivo varan de una aplicacin de Office a otra. Si quiere ver todos los archivos de una carpeta particular, seleccione el criterio Todos los archivos. Cmo abrir los archivos utilizados ms recientemente. Adems de utilizando la orden Abrir, puede abrir los ltimos archivos en los que haya hecho alguna modificacin pulsando sobre el nombre del archivo en la parte inferior del men Archivo. Esta tcnica es ms rpida que utilizar la orden Abrir, ya que pasa por alto la bsqueda del archivo en el cuadro de dilogo Abrir. Otro modo de abrir un archivo utilizado recientemente es pulsar el botn Inicio de la barra de tareas, apuntar a Documentos y despus pulsar en el nombre de archivo que se quiere abrir. EXPLORACIN A TRAVS DE CARPETAS. Puede localizar los archivos contenidos en las distintas carpetas explorando a travs de la estructura de unidades y carpetas de su computadora, utilizando controles del cuadro de dilogo Abrir. Para abrir un archivo de una carpeta que no aparezca actualmente en el cuadro de dilogo Abrir, siga los pasos que se indican a continuacin: 1. Pulse el cuadro de lista desplegable Buscar en del cuadro de dilogo Abrir y, a continuacin, pulse sobre la unidad de disco que quiera explorar. Cuando selecciona una unidad de disco aparece una lista de archivos y carpetas en el cuadro de lista, que muestra el contenido del disco. 2. Haga una doble pulsacin sobre la carpeta que quiere explorar. Las carpetas estn organizadas en una estructura tipo "rbol" con ramas que contienen otras ramas (subcarpetas). 3. Haga un doble click sobre el archivo que desea abrir cuando aparezca en el cuadro de lista. PRESENTACIN PRELIMINAR DE ARCHIVOS CON EL CUADRO DE DILOGO

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PRESENTACIN PRELIMINAR DE ARCHIVOS CON EL CUADRO DE DILOGO ABRIR. Al explorar a travs de archivos y carpetas en el cuadro de dilogo Abrir puede que encuentre un documento que desea ver ms detalladamente. Consejo. Para ver rpidamente una imagen previa de todos los documentos de una carpeta, pulse el botn Vista previa y a continuacin pulse la flecha Abajo, una vez para cada archivo. Es ms rpido utilizar la flecha Abajo que pulsar con el ratn. CMO REALIZAR UNA BSQUEDA AUTOMATIZADA DE UN ARCHIVO. El cuadro de dilogo Abrir le ofrece distintos mtodos para localizar un archivo por su cuenta, pero si no puede encontrar el documento que quiere abrir, el cuadro de dilogo Abrir le permite iniciar una bsqueda automtica utilizando uno o ms criterios de bsqueda. Abrir le permite utilizar las siguientes caractersticas en la bsqueda de un archivo: Todo o parte del nombre del archivo. El tipo de documento del archivo.

Una o ms palabras (cadena de texto) del texto del archivo o de la a hoja de propiedades del archivo. El tiempo transcurrido desde la ltima vez que se modific. La carpeta o subcarpetas que lo contienen.

Bsqueda por nombre de archivo. Si no sabe en qu lugar del disco est situado un archivo en particular, pero recuerda parte de su nombre, puede seguirle la pista rpidamente con el cuadro de texto Nombre de archivo del cuadro de dilogo Abrir. Para ver un listado de todos los archivos de la carpeta actual que contengan la palabra "Memo" en su nombre, escriba la palabra Memo en el cuadro texto Nombre de archivo y pulse Intro. Para abrir uno de estos documentos basta con hacer una doble pulsacin sobre el nombre de archivo. Puede buscar una clase de documento en particular utilizando el cuadro de lista desplegable Tipo de archivo. Por omisin, cada aplicacin de Office define el tipo de archivo de este cuadro en relacin al tipo de documento que crea. Consejo. Para ver todos los archivos de una carpeta en particular, seleccione la opcin Todos los archivos en el cuadro de lista Tipo de archivo. Esto equivale a escribir "DIR" en MS DOS.

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5. Bsqueda de texto y propiedades


Si no recuerda el nombre del archivo que quiere abrir pero recuerda parte del texto contenido en el archivo puede intentar encontrar el archivo con el cuadro de Texto o propiedad. BSQUEDA DE LOS DOCUMENTOS UTILIZADOS MS RECIENTEMENTE. Si de esta forma no puede encontrar el archivo que busca, utilice el cuadro de lista desplegable ltima modificacin, una aportacin muy til al cuadro de dilogo Abrir. BSQUEDA AVANZADA. El cuadro de dilogo Abrir tambin contiene un botn Avanzada, que se puede utilizar para llevar a cabo bsquedas distintos criterios o a travs de mltiples carpetas. ELIMINACIN, CAMBIO DE NOMBRE Y CREACIN DE ACCESOS DIRECTOS CON EL CUADRO DE DILOGO ABRIR. Una caracterstica muy til del cuadro de dilogo Abrir es su capacidad para eliminar y cambiar de nombre a los archivos de la carpeta actual y para crear accesos directos a los documentos de la carpeta Favoritos. Esto le permite llevar a cabo algunas actividades de gestin automticamente en el disco duro o fijo mientras trabaja en las aplicaciones de Office, evitndole la necesidad de ejecutar el Explorador de Windows cada vez que quiera eliminar o cambiar de nombre a un archivo. El procedimiento ms sencillo es la eliminacin de un archivo. Para quitar un archivo del directorio actual basta con resaltar el archivo, pulsar la tecla Supr y responder S en el cuadro de dilogo Confirmar la eliminacin de archivo. Para cambiar de nombre a un archivo, se resalta, con el teclado o con el ratn, el archivo al que se quiere cambiar de nombre y a continuacin se pulsa sobre el nombre del archivo. CMO GUARDAR UN ARCHIVO. Despus de abrir un archivo en una aplicacin de Office, puede actualizarlo o revisarlo en funcin de sus necesidades o intereses. Cuando est preparado para guardar una versin de su documento permanentemente en disco, deber guardar el archivo. UTILIZACIN DE LA ORDEN GUARDAR. Si su archivo ya tiene asignado un nombre, lo puede actualizar en el disco pulsando la orden Guardar del men Archivo. Consejo. La abreviatura de teclado para la orden Guardar es CTRL + G. UTILIZACIN DE LA ORDEN GUARDAR COMO. Para asignar un nombre de archivo a su documento, pulsa la orden Guardar como del men Archivo. La orden Guardar como le permite especificar el nombre de

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archivo, su ubicacin en el disco y la carpeta de ubicacin para el archivo, y le permite definir una serie de opciones relativas a la aplicacin, incluyendo el formato de documento del archivo. Consejo. Organizacin con nuevas carpetas. Si quiere crear una nueva carpeta para su archivo, pulse el botn Crear nueva carpeta del cuadro de dilogo Guardar como, y a continuacin asgnele un nombre nico. Despus de definir el disco y la carpeta de destino para el documento, puede asignarle un nombre con el cuadro de texto Nombre de archivo. CMO GUARDAR CON UN FORMATO DE DOCUMENTO DISTINTO. Despus de especificar el nombre y la carpeta de destino para el disco, puede que le interese cambiar el formato empleado para guardar el documento. Cada aplicacin de Office utiliza su propio formato de documento para traducir las palabras e imgenes que aparecen en la pantalla a un documento que se pueda imprimir en papel y almacenar en disco. No se pueden mover documentos de un procesador de textos a otro hasta que se elija un formato que puedan leer ambas aplicaciones. Afortunadamente, las aplicaciones de Microsoft Office le permiten guardar los documentos en distintos formatos, de forma que pueda abrir su trabajo en muchas otras aplicaciones. Para especificar un formato de documento diferente, pulse sobre el cuadro de lista desplegable Guardar como, del cuadro de dilogo Guardar como, y a continuacin pulse sobre el tipo de formato que quiera utilizar. Todas las aplicaciones de Office incorporan una lista con distintos formatos de documento, de modo que puede experimentar un poco para ver qu aplicaciones puede utilizar. LA OPCIN GUARDAR AUTORRECUPERACIN. Pensamos que la funcin ms til del cuadro de dilogo Guardar que aparece al pulsar el botn Opciones del cuadro de dilogo Guardar como en Word es el cuadro de comprobacin Guardar info. De Autorrecuperacin cada, que hace que Office guarde automticamente una copia recuperable del documento con un intervalo de tiempo que se puede especificar. Guardar info. Autorrecuperacin cada X minutos evita que pierda los cambios hechos en el documento debidos a un fallo en el sistema, en la fuente de alimentacin o a cualquier otro desastre electrnico que finalice su aplicacin antes de guardar el documento. Cuando activa la funcin Guardar info. De Autorrecuperacin, Office guarda una copia del documento en un directorio temporal del disco fijo en el intervalo de tiempo especificado. RECUPERACIN DESPUS DE UN FALLO EN EL SUMINISTRO ELCTRICO. Si se produce un apagn, el sistema se queda "colgado", se produce un fallo en el programa o cualquier otro problema que ocasione la prdida de datos, vuelva a iniciar su aplicacin y Office recuperar automticamente los archivos que estaban activos cuando se produjo el fallo. Si los archivos recuperados estn bien, gurdelos en el disco con la orden Guardar, o Guardar como, y podr ponerse a trabajar con ellos de nuevo. Otras opciones de Guardar.

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Si est utilizando Word o Excel, ver un botn Opciones en el cuadro de dilogo Guardar como, que le permite controlar algunas caractersticas adicionales del proceso de almacenamiento. Consejo. Elija formato y haga las cosas fciles. Para guardar archivos que se puedan utilizar en otra aplicacin, pulse el cuadro de lista desplegable Guardar como y especifique el formato que quiere emplear. Asegrese de seleccionar la versin deseada, si est disponible, y no utilice ninguna caracterstica avanzada o incompatible de su documento que no est disponible en el programa de destino. CMO CREAR UN NUEVO DOCUMENTO. Cuando se inician las aplicaciones de Office, normalmente presentan un nuevo documento en blanco en el que trabajar. A menudo empezar a trabajar con el documento en blanco, personalizndolo para que se ajuste a sus preferencias, o abrir un archivo existente y continuar trabajando con l. En ocasiones, sin embargo, querr crear otros documentos en blanco con los que trabajar. Para abrir un nuevo documento en Word, Excel o PowerPoint, elija la orden Nuevo del men Archivo. El cuadro de dilogo Nuevo presenta una serie de fichas con documentos y plantillas estndar (documentos con formato especfico) entre las que puede elegir. Resalte el documento o plantilla que quiera abrir y a continuacin pulse el botn Aceptar. Si quiere crear un nuevo documento en blanco basado en la plantilla predeterminada pulse el botn Nuevo de la barra de herramientas Estndar. Consejo. Tambin puede abrir un nuevo documento seleccionando la orden nuevo documento de Office del men Inicio, o pulsando el botn Documento nuevo de la barra de acceso directo de Office. El cuadro de dilogo Nuevo que aparece muestra plantillas para todas las aplicaciones de Office organizadas en fichas separadas. Cmo cerrar un documento. Cuando haya terminado de trabajar con un archivo, lo podr cerrar con la orden Cerrar del men Archivo o pulsando el botn de cierre del documento. Si el documento no tienen an un nombre de archivo, aparecer el cuadro de dilogo Guardar como. Si pulsa No, se cerrar el documento sin que se guarden los cambios. Si pulsa Cancelar, se cancelar la orden Cerrar, as como el cuadro de dilogo, y volver al documento. La orden Cerrar es especialmente til cuando tiene varios archivos abiertos y quiere cerrar uno para quitarlo de en medio. La orden Cerrar nicamente surte efecto en la ventana o documento actual, y slo cierra el archivo con la ventana resaltada. Como alternativa, si solamente tiene un archivo abierto y quiere salir de la aplicacin, elija la orden Salir del men Archivo para cerrar el documento y salir de la aplicacin en un solo paso. Igual que Cerrar, la orden Salir tambin le pregunta si quiere guardar los cambios almacenados.

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6. Cmo trabajar con hojas de propiedades


Si ha utilizado el Explorador de Windows para ver los archivos del disco fijo, o ha pulsado el botn Detalles de los cuadros de dilogo Abrir o Guardar como, sabr que Windows almacena informacin sobre el tamao, tipo de documento y fecha de modificacin de todos los archivos del sistema. Estos datos le darn, probablemente, la suficiente informacin para abrir sus archivos y tenerlos organizados, pero en ocasiones puede que necesite informacin adicional para determinar su origen o para sacar el mximo provecho de su contenido. Microsoft Office satisface esta necesidad ligando un conjunto de propiedades nicas a cada archivo cuando se crea. Un cuadro de dilogo de propiedades puede incluir fichas, cuadros de texto, cuadros de comprobacin, botones y otros controles. Incluye informacin sobre el contenido, revisiones, historial, autor y atributos de un documento, adems de informacin sobre la aplicacin de origen. Algunos campos de la hoja de propiedades, como el tamao de archivo, el nombre de la aplicacin, de Office, mientras que otros los aade el usuario. Para ver una hoja de propiedades de una aplicacin Office, seleccione la orden Propiedades del men Archivo. La hoja en particular contiene cinco fichas con informacin, a las que se puede acceder pulsando los nombres de las fichas de la parte superior del cuadro de dilogo. La informacin contenida en una hoja de propiedades se almacena en un archivo junto al documento que describe, pero los datos no aparecen en la pantalla cuando se trabaja con el documento o cuando se imprime en papel. CMO COMPARTIR ARCHIVOS EN UN GRUPO DE TRABAJO. Cuando cree archivos en su computadora, organcelos en carpetas y haga copias de seguridad regularmente. Si opera en un grupo de trabajo tambin debera poner algunos de sus archivos a disposicin de otros compaeros electrnicamente. Cmo guardar y recuperar archivos en una red. Cmo encaminar archivos a travs de Microsoft Exchange. Envo de archivos a travs de correo electrnico. ACCESO A INTERNET. Conexin al World Wide Web. Creacin de un vnculo al Web desde un documento. Utilizacin de la barra de herramientas Web. Examen de las conexiones. Utilizacin del historial de hipervnculos. Eleccin de una nueva pgina de inicio para el Explorador.

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7. Comparticin de datos entre las aplicaciones de Office


DIFERENTES FORMAS DE COMPARTIR DATOS. En la copia esttica o en el movimiento esttico los datos que se introducen pasan a formar parte integral del documento receptor y no conservan ningn vnculo o conexin con el documento o programa desde el que se han obtenido. Este es el tipo de copia o movimiento que suele realizarse cuando se trabaja con un nico documento o programa. Cuando se realiza una copia o movimiento esttico desde una aplicacin a otra, puede que sea posible editar los datos dentro del documento receptor, o puede que no lo sea. En la vinculacin, los datos introducidos conservan su conexin con el documento y con el programa del que se han obtenido. De hecho, la copia completa de los datos slo se almacena dentro del documento de origen; en el documento receptor slo se almacena la informacin de vinculacin y la informacin necesaria para presentar los datos. Cuando se modifiquen los datos del documento de origen los datos vinculados en el documento receptor podrn actualizarse de forma automtica o manual para reflejar las modificaciones. En la incrustacin, los datos introducidos conservan su conexin con el programa de origen, pero no con el documento de origen. Utilizacin de arrastrar y soltar y de la orden Pegar. En los captulos anteriores se ha visto las funciones de copiar o mover dentro de una aplicacin de Office 97 mediante la tcnica de arrastrar y soltar, adems de la orden Cortar o Copiar seguida de la orden Pegar. Tambin puede utilizar la tcnica de arrastrar y soltar para intercambiar datos entre diferentes aplicaciones de Office. Si los documentos de origen y receptor estn abiertos y visibles en la pantalla de Windows, podr mover un bloque de datos seleccionndolo simplemente en el documento de origen dentro de un programa y arrastrndolo al documento receptor en otro programa (mantenga pulsada la tecla Control para copiar en vez de mover). Si el documento receptor est abierto pero no est visible podr mover o copiar los datos mediante el siguiente procedimiento: 1. Seleccione los datos en el documento de origen.

2. Arrastre los datos al botn de la barra de tareas de Windows que representa al programa receptor y mantenga el puntero sobre dicho botn sin soltar el botn del ratn, con lo que Windows activar el programa receptor. 3. Arrastre los datos al documento receptor y sultelos en el lugar deseado.

Al intercambiar datos entre diferentes aplicaciones de Office mediante el mtodo de arrastrar y soltar o mediante las rdenes Cortar o Copiar y Pegar los datos se podrn copiar o mover de forma esttica, o se podrn incrustar en el documento receptor, dependiendo de la naturaleza de los datos y de las aplicaciones involucradas en el proceso. COPIA Y MOVIMIENTO ESTTICO.

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Para copiar o mover datos de forma esttica de una aplicacin de Office a otra deber seguir los siguientes pasos: 1. Seleccione los datos en el programa de origen y elija la orden Cortar o Copiar en el men Edicin del programa. 2. Cambia al programa receptor y site el punto de insercin en la posicin del documento receptor en la que desee introducir los datos. 3. Seleccione Pegado especial en el men Edicin del programa receptor. Al hacerlo, el programa abrir el cuadro de dilogo de Pegado especial. 4. 5. Seleccione la opcin Pegar. Seleccione el formato de datos deseado en la lista Como.

6. Cuando seleccione un formato en la lista Como, aparece una descripcin del mismo en la seccin Resultado. VINCULACIN DE DATOS. Puede transferir y vincular una parte seleccionada de un documento o un documento completo. Para ello siga los siguientes pasos: 1. Seleccione los datos en el documento de origen y elija la orden Copiar en el men Edicin del programa de origen para copiar los datos en el Portapapeles. 2. Coloque el punto de insercin en el lugar del documento receptor en el que desee introducir los datos, y seleccione la orden Pegado especial en el men Edicin del programa receptor. 3. En el cuadro de dilogo Pegar especial, seleccione la opcin Pegar vnculo y seleccione despus el formato de datos deseado en la lista Como. Consejo. Vinculacin de una diapositiva con otro documento. Para vincular una diapositiva de PowerPoint a otro documento, es necesario estar en el modo de presentacin Esquema o Clasificador de diapositivas y debe estar seleccionada una sola diapositiva. Si desea vincular un documento completo, podr seleccionar todo el documento en el paso 1 anterior, o utilizar el siguiente mtodo alternativo: 1. Coloque el punto de insercin en el lugar del documento receptor en el que desea introducir los datos. 2. Seleccione la orden Objeto en el men Insertar del programa receptor, y pulse sobre la ficha Crear desde un archivo, en el cuadro de dilogo Objeto. 3. Seleccione la opcin Vincular al archivo, e introduzca el nombre del documento que desee insertar en el cuadro Nombre de archivo. Pulse el botn Examinar si necesita ayuda para localizar el archivo. Consejo. Cmo hacer que el documento de origen siga estando disponible.

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Como ayuda para asegurar que el documento de origen siempre est disponible para mantener el vnculo, coloque tanto el documento de origen como el documento receptor juntos en la misma carpeta. Los datos vinculados deben editarse modificndolos dentro del documento de origen. Para realizar esta operacin, podr utilizar alguno de los mtodos siguientes: Ejecute el programa de origen y abra el documento de origen.

Seleccione los datos vinculados en el documento receptor, Elija Elemento vinculado en el men Edicin, y seleccione despus Abrir vnculo o Modificar vnculo en el submen que aparecer. Al realizar la operacin anterior se abrir el documento de origen en el programa de origen y podr editar los datos. INCRUSTACIN DE DATOS. Un bloque de datos incrustados se denomina objeto incrustado. En un documento de Office se pueden incrustar objetos creados en otras aplicaciones de Office 97, con los programas de herramientas de Office, y con cualquier programa de Windows diseado para ser fuente de datos incrustados. Existen tres formas de crear un objeto incrustado, que varan en la forma de obtener los datos del objeto. En primer lugar, se pueden obtener los datos de un objeto incrustado de una seccin de un documento existente, como se indica a continuacin: 1. Seleccione los datos en el documento de origen y elija la orden Copiar o Cortar en el men Edicin del programa de origen. 2. Coloque el punto de insercin en el lugar del documento receptor en el que desea aadir el objeto incrustado y seleccione Pegado especial, en el men Edicin del programa receptor. 3. En el cuadro de dilogo Pegado especial, seleccione la opcin Pegar y, en la lista Como, elija la primera descripcin de formato que contenga la palabra objeto. La segunda forma de crear un objeto incrustado consiste en utilizar un documento existen completo como origen de los datos, como se indica a continuacin: 1. Coloque el punto de insercin en el lugar del documento receptor en el que desea incrustar el objeto, seleccione Objeto, en el men Insertar del programa receptor y pulse sobre la ficha Crear desde un archivo del cuadro de dilogo Objeto. 2. Asegrese de que no est seleccionada la opcin Vincular al archivo e introduzca el nombre del documento de origen en el cuadro Nombre de archivo. La tercera forma de incrustar un objeto consiste en crear datos nuevos para el objeto mediante las herramientas del programa de origen, como se indica a continuacin: 1. Coloque el punto de insercin en el lugar del documento receptor en el que desea incrustar el objeto, seleccione Objeto, en el men Insertar del programa receptor y pulse sobre la ficha Crear nuevo del cuadro de dilogo Objeto. 2. En la lista Tipo de objeto, seleccione el tipo de objeto que desea incrustar. Esta lista contiene uno o varios elementos para cada programa instalado de Windows que pueda ser el origen de un objeto incrustado. Pulse sobre el botn Aceptar y ocurrir

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alguna de las dos cosas siguientes: Se abrir el programa de origen y presentar un rea de trabajo en blanco.

Aparecer un rea de trabajo en blanco dentro del documento receptor, y se mostrarn los mens y botones del programa de origen, dentro de la ventana del programa de origen, dentro de la ventana del programa receptor. Tambin estarn disponibles las rdenes de teclado del programa de origen. 3. En cualquiera de los dos casos, utilice las rdenes del programa de origen para introducir los datos del objeto incrustado en el rea de trabajo. 4. Cuando haya terminado de introducir los datos, salga del modo de edicin.

Para editar un objeto incrustado, slo tiene que pulsar dos veces sobre l. El objeto se abrir para edicin en el programa de origen o, ms habitualmente, dentro del programa receptor. De forma alternativa, puede seleccionar el objeto pulsando sobre el mismo y eligiendo despus Objeto Elemento en el men Edicin del programa receptor para que aparezca el submen. En el submen seleccione una de las siguientes rdenes: La orden Editar, si aparece, que generalmente permite editar el objeto dentro de la ventana del programa receptor mediante los mens y barras de herramientas del programa de origen. La orden Abrir, si aparece, que generalmente permite editar el objeto en una ventana independiente proporcionada por el programa de origen. Cuando haya terminado de editar el objeto, salga del modo de edicin. Si lo est editando en el programa de origen, tendr que seleccionar la orden Salir del programa de origen y elegir S en el cuadro de dilogo si el programa le pregunta si desea actualizar el objeto. Si est editando en el programa receptor, pulse en el documento receptor fuera del objeto. Consejo. Conversin de objetos al formato deseado. Si en el submen Objeto se incluye una orden Convertir, podr elegir dicha orden para modificar el formato de los datos del objeto incrustado, de forma que pueda editarse mediante un programa de origen distinto. Es posible que tenga que hacerlo si el programa original no est disponible.

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8. Utilizacin de las herramientas de Office


Cuando instala Office, tiene la opcin de instalar uno o ms programas de un grupo de herramientas de Office. Estos programas estn pensados para generar distintos tipos de informacin que puede incrustarse en los documentos de Office. Para ejecutar un programa de las herramientas de Office, d los siguientes pasos generales: 1. Coloque el punto de insercin en el lugar del documento receptor de Office en el que desee introducir el objeto incrustado. 2. Seleccione Objeto en el men Insertar del programa receptor y pulse sobre la ficha Crear nuevo. 3. Seleccione la descripcin adecuada del objeto en la lista Tipo de objeto y pulse sobre Aceptar. 4. Utilice las rdenes del programa de origen de las herramientas de Office para introducir los datos del objeto incrustado en el rea de trabajo proporcionada. 5. Abandone el modo de edicin.

Para editar un objeto incrustado mediante un programa de las herramientas de Office, utilice cualquiera de los mtodos tratados en este captulo. Tabla. Programas de las herramientas de Office.

Consejo. Otro modo de ejecutar los programas de Herramientas de Office. Algunas de las aplicaciones de Office permiten ejecutar rpidamente uno o ms de los programas de herramientas de Office eligiendo una opcin en el submen Imagen del men Insertar. Utilizacin de la Galera de imgenes. El programa Galera de imgenes puede ayudarle a localizar y organizar imgenes, sonidos y vdeo, e insertarlas en los documentos de Office. Cuando seleccione el elemento Galera de imgenes de Microsoft en el cuadro de dilogo Objeto del men

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Insertar y pulse sobre Aceptar, aparecer el programa Galera de imgenes en una ventana independiente. La Galera de imgenes presenta todas las imgenes prediseadas que se han aadido al programa. Puede organizar y actualizar las imgenes de la ventana de la Galera de imgenes utilizando las siguientes opciones: Pulse sobre Importar imgenes para aadir nuevas imgenes prediseadas al programa Galera de imgenes. Tendr que realizar esta operacin si ha instalado otras imgenes prediseadas a las que desea acceder a travs del programa Galera de imgenes. Pulse con el botn derecho del ratn sobre el rea de presentacin preliminar y elija la opcin Actualizar vistas de imgenes para actualizar las imgenes en presentacin preliminar que muestra la Galera de imgenes. Tendr que realizar esta operacin si ha modificado alguna de las imgenes prediseadas. Pulse sobre Propiedades de la imagen para modificar la descripcin o la categora de la imagen seleccionada actualmente. Pulse sobre Editar categoras para agregar, cambiar de nombre o eliminar una categora de imgenes. Utilizacin del Editor de ecuaciones. Permite aadir expresiones matemticas a los documentos. Cuando selecciona el elemento Microsoft Editor de ecuaciones 3,0 en el cuadro de dilogo Objeto y pulse sobre Aceptar, se inserta un rea de trabajo en el documento receptor y se presentan el men y la barra de herramientas del Editor de ecuaciones dentro de la ventana del programa receptor. Para crear una expresin matemtica, haga lo siguiente: Para introducir nmeros o variables, slo tiene que escribirlas con el teclado.

Para introducir un operador matemtico que aparezca en el teclado, como +, o =, basta con escribirlo. Para introducir un operador o smbolo que no aparezca en el teclado, pulse sobre el botn adecuado de la fila superior de la barra de herramientas del Editor de ecuaciones, y pulse despus sobre el smbolo deseado en la paleta desplegable de smbolos. Para introducir una expresin como una fraccin, una raz cuadrada, un exponente o una integral, pulse sobre el botn adecuado de la fila inferior de la barra de herramientas del Editor de ecuaciones y seleccione despus una de las plantillas en la paleta desplegable. Tambin puede modificar la fuente, el tamao de la fuente, o el formato de los caracteres o smbolos mediante las rdenes de los mens Estilo y Tamao. Utilizacin de Graph. El programa Graph sirve para introducir grficos en los documentos de Office. Graph dispone de una amplia variedad de tipos de grficos, y proporciona una alternativa a la utilizacin de los grficos de Excel. La forma ms sencilla de crear un grfico con el programa Graph consiste en utilizar

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una tabla de Word, como se indica a continuacin: 1. Inserte una tabla en un documento de Word, introduzca en dicha tabla los datos que desea presentar en un grfico y seleccione despus toda la tabla. 2. Seleccione Objeto, en el men Insertar, pulse sobre la ficha Crear nuevo, seleccione el tipo de objeto de Microsoft Graph 97 y pulse sobre Aceptar. 3. La hoja de datos contendr una copia de los datos de la tabla original de Word seleccionada. 4. Si lo desea, ahora podr realizar modificaciones al grfico mediante las rdenes de men y los botones de la barra de herramientas que ofrece el programa Graph. Se puede acceder a informacin detallada sobre el uso de las rdenes de Graph utilizando el men Ayuda. 5. Para modificar el tamao o las proporciones del grfico, se arrastran los controladores de cambio de tamao que aparecen alrededor del objeto incrustado. 6. Cuando haya terminado de hacer modificaciones en el grfico, pulse en el documento de Word fuera del grfico y de la hoja de datos. La hoja de datos y las rdenes del men y barra de herramientas de Graph desaparecern, permaneciendo el grfico incrustado en el documento. Si ms adelante desea modificar el grfico, bastar con que pulse dos veces sobre el objeto grfico incrustado. Volvern a aparecer las rdenes de Graph y podr cambiar las caractersticas del grfico. Para cambiar las cifras del grfico, elija la opcin Hoja de datos del men Ver o pulse el botn Vista hoja de datos de la barra de herramientas de Graph para que aparezca la hoja de datos. Si quiere mostrar el grfico dentro de otro documento de Office seleccione el objeto grfico, crtelo o cpielo y pguelo despus en el otro documento. Utilizacin de Organization Chart. Este programa sirve para aadir organigramas y otros tipos de diagramas jerrquicos a los documentos de Office. Cuando seleccione el tipo de objeto MS Organization Chart 2.0 en el cuadro de dilogo Insertar objeto y pulse sobre Aceptar, se abrir el programa Microsoft Organization Chart en una ventana independiente. Para crear un organigrama siga los siguientes pasos: Para seleccionar un recuadro, pulse el botn Seleccionar de la barra de herramientas y pulse sobre el recuadro. Para aadir un nuevo recuadro, pulse sobre alguno de los botones que van a continuacin en la barra de herramientas y pulse despus sobre el cuadro al que quiera unir un nuevo cuadro que tenga la relacin deseada con el cuadro seleccionado. Para eliminar un cuadro, seleccinelo pulsando sobre l, y pulse despus la tecla Supr. Para desplazar un cuadro, pulse el botn Seleccionar y despus arrstrelo y sultelo en otro cuadro. Para aadir o modificar el texto de un cuadro, pulse sobre el botn Introducir texto de la barra de herramientas y pulse despus en la posicin donde quiera

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texto de la barra de herramientas y pulse despus en la posicin donde quiera aadir o modificar texto. Los botones de dibujo permiten dibujar lneas y rectngulos en el organigrama. Para que aparezcan estos botones, seleccione Mostrar herramientas de dibujo en el men Ver. Cuando haya terminado de crear el organigrama, seleccione la orden Salir y volver al documento del men Archivo y responda S cuando le pregunten si desea actualizar el objeto. Al hacerlo, el organigrama se insertar en el documento de Office.

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9. Utilizacin del programa cuaderno de Office


En los cuadernos pueden incluirse documentos de Word, Excel o PowerPoint. Consejo. Introduccin de datos de Access y de los programas de las herramientas de Office. Tambin puede incluirse informacin procedente de Access o de los programas de las herramientas de Office en un cuaderno pegando, vinculando o incrustando los datos en un documento de Word, Excel o PowerPoint que est contenido en el cuaderno. CREACIN Y ALMACENAMIENTO DE CUADERNOS. Para ejecutar el programa Cuaderno, seleccione Programas en el men Inicio de Windows y elija despus la opcin Cuaderno de Microsoft. De forma alternativa, puede pulsar dos veces sobre una acceso directo a Cuaderno dentro de una carpeta de Windows o en el Explorador de Windows. Cuando se ejecuta el programa Cuaderno, ste crea un nuevo cuaderno en blanco. La ventana de Cuaderno est dividida en dos paneles: en el panel de contenido (panel izquierdo) aparece un icono para cada documento contenido en el cuaderno, mientras que en el panel de documentos (panel derecho) se muestra el documento activo, permitiendo examinarlo y editarlo. Si el panel de contenido no est visible, podr abrirlo pulsando sobre el botn Mostrar u ocultar el panel izquierdo situado a la izquierda del men Archivo. Consejo. Otras formas de ejecutar el programa Cuaderno. Tambin puede ejecutar el programa Cuaderno y crear un nuevo cuaderno en blanco eligiendo la orden Nuevo documento de Office en el men Inicio de Windows o pulsando el botn Nuevo documento de Office de la Barra de acceso directo de Office. A continuacin, en el cuadro de dilogo Nuevo documento de Office, pulse sobre la ficha General y pulse dos veces sobre el icono Cuaderno en blanco. Un documento aadido a un cuaderno se denomina seccin. Se pueden aadir documentos ya creados con una aplicacin de Office o documentos nuevos en blanco a los que aadir informacin. Para aadir un documento existente a un cuaderno, deber realizar alguna de las siguientes operaciones: Seleccione Agregar desde archivo, en el men Seccin del programa Cuaderno y, en el cuadro de dilogo Agregar desde archivo, elija el documento que desea aadir y pulse Aceptar. Arrastre el icono de un documento desde una carpeta de Windows o desde el Explorador de Windows y sultelo en el panel de contenido, y el archivo de documento original permanece intacto. Cuando arrastra un archivo de cuaderno y lo suelta en el panel de contenido del

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programa Cuaderno, se aade una copia de cada uno de los documentos contenidos en el cuaderno al cuaderno abierto. Para agregar un nuevo documento en blanco a un cuaderno, seleccione Agregar en el men Seccin para que aparezca el cuadro de dilogo Agregar seccin. Para crear un documento en blanco, seleccione uno de los iconos de la ficha General. Para basar el nuevo documento en una plantilla, seleccione una de las otras fichas en el cuadro de dilogo Agregar seccin y seleccione el icono correspondiente a la plantilla deseada. Es posible crear un cuaderno nuevo adicional mediante la opcin Nuevo cuaderno del men Archivo (o pulsando Control + U), pulsando sobre la ficha General en el cuaderno de dilogo Nuevo cuaderno, y pulsando despus dos veces sobre el icono Cuaderno en blanco para crear un cuaderno en blanco. El cuaderno actual se deja abierto y el nuevo cuaderno se presenta en una ventana del programa Cuaderno completamente independiente. Consejo. Cuando Cuaderno est oculto, arrastre. Si el programa Cuaderno se est ejecutando pero su ventana no est visible cuando empieza a arrastrar el icono de un documento desde una carpeta o desde el Explorador, arrastre el icono sobre el botn de Cuaderno situado en la barra de tareas de Windows y mantenga el puntero del ratn sobre el botn de Cuaderno sin soltar el botn del ratn. Al cabo de unos segundos, Windows activar la ventana de Cuaderno y podr completar la operacin de arrastrar. Utilizacin de una plantilla de cuaderno. En lugar de abrir un cuaderno nuevo en blanco y agregar despus documentos al mismo, podr empezar la creacin de ciertos tipos de cuadernos basando el nuevo cuaderno en la plantilla Informe de Cuaderno proporcionada por Office. Para crear un nuevo cuaderno basado en una plantilla, primero tendr que abrir el cuadro de dilogo Nuevo. A continuacin se indican varias formas de realizar esta operacin: Pulse sobre el botn Nuevo documento de Office en la barra de acceso directo de Office. Seleccione la orden Nuevo documento de Office en el men Inicio de Windows.

Pulse con el botn derecho del ratn sobre un rea en blanco de una carpeta de Windows o en el Explorador de Windows, apunte al submen Nuevo y elija la orden Otros documentos de Office. Si la ventana del programa Cuaderno est abierta actualmente, podr seleccionar Nuevo cuaderno, en el men Archivo o pulsar Control + U. En el cuadro de dilogo Nuevo documento de Office pulse sobre la ficha Cuadernos, seleccione la plantilla deseada pulsando sobre ella y pulse despus sobre el botn Aceptar. Almacenamiento de los cuadernos. Es posible almacenar el cuaderno completo dentro de un nico archivo con

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cualquiera de los dos mtodos siguientes: Para almacenar el cuaderno con su nombre actual, si lo tiene, seleccione Guardar cuaderno en el men Archivo o pulse Control + G. Para almacenar una copia del cuaderno con un nombre de archivo distinto, seleccione Guardar cuaderno como en el men Archivo y especifique el nombre y la ubicacin del archivo en el cuadro de dilogo Guardar cuaderno como. Un archivo de cuaderno suele almacenarse con la extensin de archivo OBD. Consejo. Cambio de las propiedades del documento o cuaderno para adaptarlo a sus necesidades. Las propiedades del mismo cuaderno pueden configurarse mediante la opcin Propiedades del cuaderno del men Archivo en el programa Cuaderno. Tambin se pueden configurar las propiedades de un documento individual incluido en el cuaderno activando dicho documento y seleccionando Propiedades de la seccin en el men Seccin. Cierre de los cuadernos. Despus de almacenar un cuaderno, podr cerrarlo seleccionando Cerrar en el men Archivo. Apertura de los cuadernos. Podr abrir un cuaderno que haya almacenado en disco pulsando dos veces sobre el icono del cuaderno dentro de una carpeta de Windows o en el Explorador de Windows. Un archivo de cuaderno tiene la extensin OBD, a menos que haya decidido no mostrar las extensiones de los archivos del MS DOS en Windows. Tambin podr reorganizar un archivo de Cuaderno mediante su icono. Adems, si ha abierto recientemente el archivo, podr seleccionarlo en el submen Documentos del men Inicio de Windows. Una forma alternativa de abrir un cuaderno es utilizando el cuadro de dilogo Abrir. Para que aparezca el cuadro de dilogo Abrir, habr que utilizar alguno de los siguientes mtodos: Pulse sobre el botn Abrir documento de la barra de acceso directo de Office. Seleccione la orden Abrir documento de Office en el men Inicio.

Si ya est abierta una ventana del programa Cuaderno, podr seleccionar Abrir cuaderno, en el men Archivo o pulsar Control + A. Seleccione despus el archivo de cuaderno que desee abrir y pulse sobre Aceptar. Al hacerlo, aparecer la ventana del programa Cuaderno, en la que se mostrar el cuaderno.

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10. Edicin y gestin de las secciones de los cuadernos


Los documentos pueden editarse dentro de un cuaderno utilizando las rdenes que ofrece el programa de origen. Para editar un documento dentro de un cuaderno, slo tiene que pulsar sobre su icono en el panel de contenido de la ventana de Cuaderno. Eligiendo las opciones Seccin siguiente y Seccin anterior del men Seccin se pueden activar las secciones siguiente o anterior en el orden en que aparecen dentro del panel de contenido. Consejo. Obtencin de ayuda. Mientras se trabaja con un documento en un cuaderno, el men Ayuda permite acceder a los sistemas de ayuda de Cuaderno y del programa de origen del documento activado. Basta con elegir las rdenes del men o submen apropiados. Durante la edicin de un documento dentro de un cuaderno es posible desplazar datos de un documento del cuaderno a otro, mediante la siguiente tcnica de arrastrar y soltar: 1. Seleccione los datos en el documento de origen.

2. Arrastre los datos hasta el icono del documento receptor dentro del panel de contenido y, sin soltar el botn del ratn, pulse la tecla Alt para activar el documento receptor. 3. Siga arrastrando los datos al lugar de destino en el documento receptor.

Para copiar los datos en lugar de moverlos, mantenga pulsada la tecla Control mientras arrastra. Si no pulsa la tecla Alt y sita el puntero del ratn en el panel de documentos antes de soltar el botn del ratn, el material seleccionado se introducir como una nueva seccin. Consejo. Acurdese de copiar la plantilla de Word. EDICIN DENTRO DE LA VENTANA DEL PROGRAMA DE ORIGEN. En lugar de editar una seccin del cuaderno dentro de la ventana de Cuaderno, es posible editarla en una ventana independiente proporcionada por el programa de origen del documento. Puede que le interese hacer esto para que todas las rdenes del programa de origen estn disponibles o para trabajar en un entorno con el que se encuentre ms familiarizado. Para editar una seccin del cuaderno dentro del programa de origen, deber hacer lo siguiente: 1. 2. Active el documento pulsando sobre su icono en el panel de contenido. Seleccione Mostrar fuera en el men Seccin. Al hacerlo, el programa de origen

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abrir una ventana independiente en la que presentar el documento. 3. Cuando haya terminado de editar, salga del programa de origen. Si se le pregunta si desea actualizar el documento dentro del cuaderno, pulse sobre S en el cuadro de dilogo, con lo que el documento modificado aparecer en el cuaderno. GESTIN DE LAS SECCIONES DE LOS CUADERNOS. Las rdenes del men Seccin de Cuaderno sirven para eliminar, cambiar el nombre, reorganizar, duplicar, ocultar y guardar secciones individuales del cuaderno. Tambin se pueden utilizar las tcnicas de arrastrar y soltar para realizar la mayora de estas operaciones. Para la mayora de las operaciones con secciones, primero es necesario seleccionar la seccin sobre la que se desea actuar. La seleccin de una seccin se lleva a cabo pulsando sobre su icono en el panel de contenido de la ventana de Cuaderno. Al pulsar sobre el icono tambin se activa la seccin; es decir, se muestra en el panel de documentos. Para algunas de las operaciones con secciones, es posible seleccionar varias secciones sobre las que actuar a la vez, solamente estar activada una de las secciones seleccionadas. La seleccin de varias secciones puede realizarse mediante alguno de los siguientes mtodos: Pulse sobre la primera seccin del grupo que desea seleccionar, y pulse sobre cada una de las otras secciones mientras mantiene pulsada la tecla Control. Para seleccionar un grupo de secciones adyacentes, pulse sobre la primera de ellas y pulse despus sobre la ltima mientras pulsa la tecla Mays. Para seleccionar todas las secciones de un cuaderno, elija Seleccionar todo el men Seccin. Para deshacer la seleccin de todas las secciones excepto la activa, elija Deshacer todas las selecciones en el men Seccin. Para deshacer la seleccin de una seccin especfica de un grupo de secciones seleccionadas, pulse sobre el icono de dicha seccin mientras pulsa la tecla Control. Para eliminar una o varias secciones, seleccione primero la seccin o secciones y elija despus Eliminar en el men Seccin. Si ha seleccionado ms de una seccin, la orden se llamar Eliminar seleccin. Para reorganizar el orden de las secciones en un cuaderno, seleccione Reorganizar en el men Seccin. En el cuadro de dilogo Reorganizar secciones, resalte una seccin que desee desplazar y pulse sobre el botn Mover hacia arriba o Mover hacia abajo. Para duplicar una seccin, seleccinela y elija Duplicar en el men Seccin. A continuacin, en el cuadro de dilogo Duplicar seccin seleccionar la seccin de la cual desee introducir la copia de la seccin. Si elige varias secciones, podr duplicarlas todas a la vez. Es posible ocultar una o varias secciones, de forma que no aparezcan en el panel de contenido y no puedan activarse ni se impriman al imprimir el cuaderno. Para realizar esta operacin, seleccione una o varias secciones y elija Ocultar en el men Seccin. Para mostrar una seccin de nuevo, seleccione Mostrar en el men Seccin, seleccione la seccin en el cuadro de dilogo Mostrar secciones y pulse sobre Aceptar.

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Consejo. Utilizacin del men de acceso directo. Si pulsa en el panel de contenido el botn derecho del ratn, en lugar de utilizar el men Seccin podr elegir alguna de las siguientes rdenes en el men emergente que aparecer: Agregar, Agregar desde archivo, Eliminar, Duplicar, Cambiar nombre, y Propiedades de la seccin. Arrastre de un icono para ocultar una ventana. Cuando arrastre un icono desde un cuaderno hasta otra carpeta o hasta otro cuaderno, recuerde que, si la ventana de destino no est visible, podr activarla manteniendo el puntero sobre el icono de la ventana en la barra de Windows sin saltar el botn del ratn. Un cuaderno desencuadernado. El siguiente mtodo permite guardar una copia independiente de todas las secciones de un cuaderno: 1. Pulse con el botn derecho del ratn sobre el nombre de archivo del cuaderno dentro de una carpeta de Windows o en el Explorador de Windows. 2. En el men emergente, seleccione Separar.

Al realizar la operacin anterior, se almacenar una copia de cada seccin del cuaderno dentro de un archivo de disco con su nombre original. Los archivos se situarn en la misma carpeta que contiene el archivo de cuaderno, y Windows le advertir antes de que sobreescriba un archivo con el mismo nombre. Consejo. Cmo hacer una copia de un cuaderno y abrirlo en un solo paso. Si selecciona Nuevo en el men emergente que aparece al pulsar sobre un archivo de cuaderno con el botn derecho del ratn, se abrir una ventana de Cuaderno en la que se muestra una copia del cuaderno sobre el que ha pulsado.

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11. Modificacin y creacin de plantillas de cuaderno


Para modificar una plantilla de Cuaderno existente, deber seguir este procedimiento: 1. En el programa Cuaderno, seleccione Abrir cuaderno en el men Archivo, o pulse Control + A. 2. En la lista Tipo de archivo del cuadro de dilogo Abrir cuaderno, seleccione Plantillas de Cuaderno, elija despus la plantilla de cuaderno que desea modificar y pulse Abrir. 3. Modifique la plantilla a su gusto.

4. Cuando haya acabado de modificar la plantilla, seleccione Guardar cuaderno en el men Archivo para guardar la plantilla modificada con su nombre original. Para crear una nueva plantilla de Cuaderno, deber realizar las siguientes operaciones: 1. Utilice cualquiera de los mtodos para crear un cuaderno nuevo indicados anteriormente. 2. Aada documentos y datos al cuaderno de forma que pueda servir como un buen punto de partida para los cuadernos basados en l que vaya a crear ms adelante. 3. Seleccione Guardar cuaderno como en el men Archivo para acceder al cuadro de dilogo Guardar cuaderno como. 4. En la lista Tipo de archivo, seleccione el elemento Plantillas del Cuaderno, para guardar su trabajo como una plantilla de cuaderno en vez de cmo un documento de cuaderno. 5. Especifique un nombre y una ubicacin para la plantilla, y pulse sobre el botn Guardar. Nota. Una plantilla de Cuaderno suele tener la extensin OBT. Aunque no ver las extensiones si ha elegir ocultar las extensiones de archivo de MS DOS en Windows. IMPRESIN DE LOS CUADERNOS. Es posible imprimir todo un cuaderno de una vez, o una o varias secciones individuales dentro de un cuaderno, utilizando las rdenes que proporciona el programa Cuaderno. Tambin se puede imprimir una seccin individual de un cuaderno utilizando las rdenes ms especializadas que proporciona el programa de origen de dicha seccin. Cmo imprimir un cuaderno entero o un grupo de secciones dentro de un cuaderno. Las rdenes del men Archivo del programa Cuaderno sirven para definir encabezados o pies de pgina para el cuaderno, para ver una presentacin preliminar del aspecto del cuaderno o para imprimir el cuaderno. Estas rdenes se

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pueden aplicar a todo el cuaderno o solamente a una o varias secciones del mismo. Para crear encabezados o pies de pgina, elija la opcin Configurar pgina del cuaderno en el men Archivo y pulse sobre la ficha Encabezado/Pie de pgina del cuadro de dilogo Configurar pgina del cuaderno. En la ficha Configuraciones de impresin del cuadro de dilogo Configurar pgina del cuaderno se pueden especificar las secciones a imprimir y controlar la numeracin de pgina. Las opciones que se seleccionen en esta ficha servirn como valores predeterminados siempre que se imprima el cuaderno. Cuando quiera imprimir, prosiga el siguiente modo: 1. Si desea imprimir determinadas secciones, en lugar de todo el cuaderno, seleccione dichas secciones. 2. Elija la opcin Imprimir cuaderno del men Archivo o pulse Ctrl + P. Aparecer el cuadro de dilogo Imprimir cuaderno. Consejo. Como imprimir un cuaderno rpidamente. Tambin es posible imprimir un cuaderno pulsando con el botn derecho del ratn dentro de una carpeta de Windows o en el Explorador de Windows y eligiendo imprimir en el men de acceso directo que aparece. El programa Cuaderno empezar a ejecutarse e imprimir el documento inmediatamente. Imprimir todas las secciones visibles, utilizacin numeracin consecutiva de pgina, empezando por la pgina 1. El programa se cerrar cuando se haya terminado de imprimir el cuaderno. Cmo imprimir una sola seccin. Para imprimir la seccin activada, elija la orden Imprimir del men Seccin. El programa de origen de la seccin mostrar su cuadro de dilogo Imprimir habitual, en el que se pueden establecer los valores de configuracin de impresin y pulsar Aceptar para empezar a imprimir.

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