Faire un rpertoire ou un inventaire simple en EAD (Description archivistique encode)

Manuel dencodage

Version 1.1

Groupe dexperts AFNOR CG46/CN357/GE3

juin 2005-octobre 2009

Composition du groupe AFNOR CG46/CN357/GE3

CG 46 Information et documentation (prsident : Raymond Brard) CN 357 Modlisation, production et accs aux documents (prsidente : Franoise Bourdon) GE 3 Groupe d'experts EAD (animatrice : Claire Sibille)

Odile Artur, Prsidente honoraire de la CN 357 (2000-2004) Matthieu Bonicel, Bibliothque nationale de France (2007Vincent Boulet, Bibliothque nationale de France (2008Andr Brochier, Archives nationales doutre-mer (2005Florence Clavaud, cole nationale des chartes (2000) ) ) )

Nathalie Clot, Bibliothque de lUFR dodontologie, Paris VII (20002006) Catherine Dhrent, Bibliothque nationale de France (2000)

Pierre-Yves Duchemin (), cole nationale suprieure des sciences de linformation et des bibliothques (2000-2007) Marie-Elise Fron, Bibliothque nationale de France (2000-2004) Marie-Genevive Guesdon, Bibliothque nationale de France (20002004) Pascale Heurtel, Bibliothque centrale du Musum national dhistoire naturelle (2000)

Sylvie Hilaireau, Archives dpartementales des Yvelines (2000-2004) Sonja Huard, Bibliothque nationale de France (2008)

Fanny Lambert, Bibliothque de lInstitut national dhistoire de lart (2007) 2

Patrick Le Boeuf, Bibliothque nationale de France (2007-

) ) )

Franoise Leresche, Bibliothque nationale de France (2003-

Sophie Lesiewicz, Bibliothque littraire Jacques Doucet (2006Aline Lobut-Mader, Lobut Consultant (2000)

Gaelle Mignot, Archives dpartementales des Yvelines (2000-2009) Denise Ogilvie, Archives nationales, Paris (2000) ) ) )

Florent Palluault, Direction du Livre et de la lecture (2006-

Marie-Laure Prvost, Bibliothque nationale de France (2000Fabienne Queyroux, Bibliothque de l'Institut de France (2000Agathe Sanjuan, Bibliothque nationale de France (2001-2005)

Jacqueline Solomiac, Bibliothque nationale de France (2000-2005) Pascal Tansie, Archives nationales (2005)

Marie-Claude Thompson, Bibliothque nationale de France (20032008) Anne-Marie Zuchelli, Muse national dart moderne (2007-2008)

Sommaire
Avertissement............................................................................................................................. 7 1 Introduction ........................................................................................................................ 7 1.1 Principes de XML .......................................................................................................... 7 1.1.1 1.1.2 1.2.1 1.2.2 2 3 Principes gnraux ................................................................................................. 7 Elments, attributs, structure, hirarchie, exploitation, DTD et schma................ 7 Elments et attributs de lEAD............................................................................... 9 Granularit de l'encodage ....................................................................................... 9

1.2 La DTD-EAD................................................................................................................. 9

La structure de base du document XML/EAD................................................................. 10 Les mtadonnes du document XML/EAD ..................................................................... 11 3.1 Utiliser llment <eadheader> pour dcrire linstrument de recherche...................... 11 3.2 Donner un identifiant en utilisant <eadid>................................................................... 12 3.3 Dcrire le contenu intellectuel de l'instrument de recherche en utilisant <filedesc> ... 13 3.4 Utiliser llment obligatoire Mention de titre et de responsabilit <titlestmt> .......... 13 3.5 Crer les mentions de rvision avec <revisiondesc> ................................................... 15 3.6 Donner des informations non bibliographiques sur linstrument de recherche avec <profiledesc>........................................................................................................................ 16

Les prliminaires et postliminaires .................................................................................. 17 4.1 Crer une page de titre ou une premire de couverture................................................ 17 4.2. Crer une prface, un avant-propos, une introduction historique ............................ 17

Le haut niveau de description........................................................................................... 19 5.1 Utiliser <archdesc> ...................................................................................................... 19 5.2 Utiliser <did> ............................................................................................................... 19 5.2.1 5.2.2 Utiliser les principaux lments subordonns de <did>....................................... 19 Autres lments moins importants de <did>........................................................ 23

5.3 Complter la description de <did> ............................................................................... 24 6 La description des sous-composants ................................................................................ 29 6.1 <dsc> ............................................................................................................................ 29 6.2 <c>................................................................................................................................ 30 6.2.1 6.2.2 6.2.3 6.3.1 Composants numrots ou non ........................................................................... 30 Dterminer le niveau du composant grce l'attribut LEVEL ............................ 31 Usages de OTHERLEVEL................................................................................... 32 <unittitle>............................................................................................................. 34 4

6.3 Utiliser ensuite <did> ................................................................................................... 34

6.3.2 6.3.3 6.3.4 6.3.5 6.3.6 6.3.7 6.3.8 6.4.1 6.4.2 6.4.3 6.4.4 6.4.5 6.4.6

<unitdate>............................................................................................................. 34 <unitid> ................................................................................................................ 36 <origination>........................................................................................................ 36 <physdesc> ventuellement ................................................................................. 37 <langmaterial> ventuellement ............................................................................ 37 <container> ventuellement ................................................................................. 38 <note> ventuellement ......................................................................................... 38 <scopecontent><p> .............................................................................................. 39 <bibliography> ..................................................................................................... 39 <separatedmaterial> ............................................................................................. 40 <relatedmaterial> ................................................................................................. 40 <otherfindaid><p> ............................................................................................... 41 <phystech><p>..................................................................................................... 41

6.4 Complter si ncessaire la description contenue dans le <did> avec........................... 39

7 Donner des informations administratives complmentaires sur les units documentaires dcrites, quelque niveau que ce soit, avec les lments suivants .......................................... 41 7.1 <acqinfo><p>............................................................................................................... 41 7.2 <accessrestrict><p>...................................................................................................... 42 7.3 <userestrict><p> .......................................................................................................... 42 7.4 <altformavail><p> ....................................................................................................... 43 7.5 <appraisal><p> ............................................................................................................ 43 7.6 <custodhist><p>........................................................................................................... 43 7.7 <arrangement><p>....................................................................................................... 44 7.8 <prefercite><p>............................................................................................................ 44 7.9 <accruals><p>.............................................................................................................. 45 8 L'indexation...................................................................................................................... 45 8.1 Comment indexer ? ........................................................................................................ 45 8.2 Lien vers des notices dautorit...................................................................................... 49 9. Questions spcifiques/rponses........................................................................................ 50 9.1 Comment structurer en EAD lintroduction dun instrument de recherche ? .............. 50 9.2 Comment faire apparatre un titre de partie ?............................................................... 50 9.3 Quelle est la taille maximale dun document XML/EAD ? Comment lier des instances EAD entre elles ?.................................................................................................................. 51 9.4 Comment crer des liens internes et externes ?............................................................ 53 9.5 Comment faire en sorte que certaines informations saisies dans le document EAD restent confidentielles ? ........................................................................................................ 55 5

10

Outils pour travailler avec l'EAD ..................................................................................... 56 10.1 10.2 Choix dun outil de production ................................................................................ 56 Tlchargement de la DTD et du schma ................................................................ 56

10.3 Le dictionnaire des balises et le manuel d'application de la Society of American Archivists ............................................................................................................................. 56 10.4 10.5 10.6 10.7 11 Autres manuels amricains....................................................................................... 57 Les feuilles de transformation .................................................................................. 57 Les outils open source pour produire des documents XML/EAD...................... 58 Les outils open source pour publier des documents XML/EAD........................ 58

Tableaux de comparaison UNIMARC, MARC21, ISAD(G), EAD ................................ 59 Tableau de correspondance entre la Norme gnrale et internationale de description archivistique ISAD(G) et la DTD EAD 2002 .................................................................. 59 Tableau de correspondance entre la DTD EAD 2002 et la Norme gnrale et internationale de description archivistique ISAD(G)....................................................... 60 Tableau de correspondance entre la DTD EAD 2002 et les formats MARC .......... 61

12

Quelques rfrences utiles................................................................................................ 70 12.1 12.2 Sites Web de rfrence............................................................................................. 70 Bibliographie............................................................................................................ 71 Publications rcentes ................................................................................................ 71 Revues spcialises : ................................................................................................ 72

Faire un rpertoire ou un inventaire simple en EAD Avertissement

Ce manuel vous guidera pour raliser en EAD un catalogue, un inventaire ou un rpertoire de fonds darchives, de manuscrits, ou de collection. Le manuel ne prend pas en compte les cas spcifiques, mais propose de traiter des procdures les plus courantes. On n'y trouvera pas non plus de solutions pour des cas complexes de conversion rtrospective. Il peut aussi servir pour un tat des versements qui est assimilable un rpertoire de fonds (en ne donnant pas les lments de gestion matrielle qui figurent parfois dans un tat des versements). Ce manuel donne donc la mthode la plus simple pour obtenir un instrument de recherche conforme aux normes et utile au public. Il signale aussi par le mot "Attention", les erreurs ne pas commettre ou la faon dont il faut particulirement utiliser l'lment ou balise EAD. Ce manuel prconise des usages communs et gnraliss qui facilitent les changes et l'interoprabilit. Lusage de certaines balises y est donc recommand ou dconseill sans prjuger doutils et dusages spcifiques des tablissements, rseaux dtablissements, etc. 1 1.1 Introduction Principes de XML

1.1.1 Principes gnraux Recommandation promulgue par le World Wide Web Consortium (W3C) en 1998, XML (eXtensible Markup Language) est un mtalangage de balisage pour la structuration des documents et des donnes textuels. XML ne traite pas de la mise en forme du document, qui sera assure par un programmede mise en page tiers. Ainsi, XML permet de sparer le contenu de la prsentation et dafficher un mme document sur des applications ou des priphriques diffrents sans pour autant crer autant de versions du document source que de reprsentations souhaites. XML est compatible avec les jeux de caractres dfinis par Unicode (norme ISO 10646) . Tous les caractres des langues vivantes s'y retrouvent, de mme que certaines langues mortes et des symboles. Cette intime association entre Unicode et XML fait en sorte que les systmes d'information bass sur XML peuvent grer (en thorie) des documents ou des informations de toutes les langues, y compris dans les mmes documents. XML est indpendant des plates-formes techniques, des logiciels, des systmes dexploitation, etc., et produit des fichiers auto-documents. Les documents produits peuvent donc tre archivs au format XML sans risque de devenir illisibles, do les incitations gouvernementales utiliser XML pour larchivage long terme. 1.1.2 Elments, attributs, structure, hirarchie, exploitation, DTD et schma.

Elments Tout document XML est un arbre dlments, permettant de dcomposer le texte en units dinformations. Dfinis par des balises de dbut et de fin de contenu, les lments peuvent contenir directement : 7

du texte ou dautres lments (on dit alors que l'lment conteneur est un lment englobant), ou les deux (on parle de modle de contenu mixte). Un lment peut aussi tre vide, sans contenu, lorsque sa seule prsence a une signification. Les lments sembotent les uns dans les autres. Attributs Des attributs peuvent qualifier les lments et en prciser le sens, ou fournir des mtadonnes pour les lments. On leur donne une valeur selon le contexte dans lequel ils apparaissent. Afin dattacher un ou plusieurs attributs un lment, on doit inclure le nom de chaque attribut lintrieur de la balise ouvrante, avec la valeur quil doit prendre ; le caractre "=" spare le nom de lattribut de sa valeur, les guillemets simples ou doubles dlimitent la valeur et une espace spare les attributs entre eux.
<balise attribut1="valeur1" attribut2="valeur2"></balise>

Documents bien forms Lorsquun document XML respecte les rgles de la grammaire XML (balises ouvertes, balises fermes, correctement imbriques, etc.), on dit qu'il est bien form. Structure, hirarchie, exploitation, DTD et schma XML permet aussi de crer des entits, cest--dire, en particulier, de dclarer une chane de caractres, ou mme un fichier XML externe sous un nom par la suite utilis la place de ce qu'il dsigne, ceci afin de ne pas avoir le rcrire plusieurs fois s'il se rpte (dans le mme esprit que les macros dans les diteurs de texte). Il y a plusieurs possibilits dexploiter un document XML. On peut le mettre en forme pour le consulter l'aide d'un navigateur Web en lui appliquant une feuille de style CSS (Cascading Style Sheets). On peut en extraire et en manipuler les composants et le transformer en un autre document XML ou en une page HTML ou XHTML grce un programme XSLT ou un script (PHP, JSP, ASP), ou une combinaison des deux.. XSLT est le langage conu pour la transformation de documents XML. En outre, certains moteurs d'indexation et de recherche, intgrs des applications Web de recherche et de consultation, sont capables d'exploiter le balisage smantique d'un document XML, , ce qui amliore considrablement la qualit des rponses par rapport une recherche plein texte simple dans l'ensemble du flux textuel des fichier. XML permet d'inventer volont des balises pour isoler toutes les informations lmentaires. Nanmoins, il na de sens que sil respecte la structuration (logique) des informations entre elles. Pour une catgorie de documents textuels donne, il est donc trs utile de fixer un ensemble de rgles dfinissant la structure arborescente du document XML auxquelles il doit obir : nom des lments et des attributs et modle de contenu de ces composants, ordre de succession des lments et imbrication des lments, caractre obligatoire ou facultatif des lments et des attributs,, etc. Cest le rle de la Dfinition de Type de Document (DTD), dont la dfinition et les rgles de syntaxe sont partie intgrante de la norme XML 1.0.

Lorsque le document XML respecte une DTD, on dit quil est valide. Les DTD permettent de dclarer des attributs et leurs valeurs, et de les associer aux lments. Les attributs peuvent prendre diffrents types de valeurs : ces valeurs peuvent tre du texte ou des chanes de caractres alphabtiques ou numriques. D'autres types de modles XML que les DTD existent aujourdhui : les schmas XML (spcification du W3C publie en mai 2001 ; 2e dition octobre 2004) et les schmas RelaxNG (norme ISO/IEC 19757-2 depuis 2003, amende en 2008). Plus rcents, ces modles permettent de contraindre plus strictement le modle de contenu des lments et des attributs, et supportent nativement les espaces de noms.Un schma XML est donc une bonne alternative une DTD. 1.2 La DTD-EAD LEAD est la DTD utilise pour dcrire des fonds darchives, des collections de manuscrits et plus gnralement tout ensemble hirarchis de documents. Un schma XML a t labor pour lEAD (version 1.0, mars 2007), pour mieux suivre les volutions techniques du XML : pour permettre une saisie plus cohrente des donnes ; pour tre en mesure dinclure le schma EAD dans dautres schmas ou dinclure dautres DTD ou dautres schmas dans lEAD ; pour grer la Tag Library et les rgles de gestion dans un document unique.

1.2.1 Elments et attributs de lEAD La DTD EAD contient 146 lments dont 8 seuls sont obligatoires. La plupart des attributs sont facultatifs, lexception de deux dentre eux, qui sont obligatoires : lattribut LEVEL de llment Description archivistique <archdesc> et de llment Groupe de descriptions archivistiques <archdescgrp>, et l'attribut COLS de l'lment Groupe d'lments de tableau <tgroup>. Pour certains attributs, lEAD limite la liste des valeurs possibles quelques-unes (liste ferme). Par exemple, les valeurs de lattribut AUDIENCE sont limites "external" (public) ou "internal" (rserv). Dautres listes sont de type semi-ferm, cest--dire quelles contiennent une valeur permettant dintroduire un autre attribut auquel il est possible daffecter la valeur de son choix. Par exemple :
<archdesc level="otherlevel" otherlevel="groupe-de-fonds">

1.2.2 Granularit de l'encodage Le choix d'un balisage plus ou moins fin dpend d'une part des rsultats attendus lors de la recherche, d'autre part de la manipulation souhaite pour les donnes. Il dpend aussi des ressources de linstitution et des pratiques tablies. En rgle gnrale, il est important de choisir un degr de granularit et de sy tenir lintrieur dune description. La question de la finesse du balisage est double. Dune part elle concerne la structure et la hirarchie de la description ; dautre part elle concerne lencodage des informations lintrieur de certaines balises. 9

Sur le premier point, il convient de sinterroger sur la profondeur de la description que lon souhaite atteindre et la nature de linstrument de recherche que lon veut raliser. D'une part la grande souplesse offerte par le format XML/EAD, les facilits de production et de mise jour, autorisent prendre des liberts par rapport des catgories acadmiques d'instruments de recherche, en crant des instruments de recherche hybrides, qui pourraient tre qualifis de rpertoires numriques pour ce qui est de certaines sections, d'inventaires analytiques pour d'autres. Inversement, il faut notamment viter absolument de crer des niveaux de description qui ne correspondraient aucune ralit concrte, aucune relle subdivision du fonds : cette rgle fondamentale en archivistique demeure. Sur le deuxime point, on doit sinterroger sur le degr de finesse ncessaire pour lencodage des informations de contenu. En effet, il est possible avec lEAD de baliser au fil du texte des informations se trouvant dj dans des balises. : Par exemple, les lments <date>, <persname>, <geogname>, peuvent tre contenus dans un trs grand nombre dautres lments, dont on peut ainsi raffiner le contenu. Cette possibilit est sduisante au premier abord, mais peut poser un certain nombre de problmes. Dune part, cet encodage fin prend beaucoup de temps, et par consquent pse sur les ressources dune institution. Il faut donc se poser avant tout la question de son utilit (pour la recherche, pour laffichage et limpression), voire de sa rentabilit. Ainsi on vitera d'utiliser les balisages de reprage de dates (<date>), de noms de personne (<persname>), de famille (<famname>) etc., si cela n'a pas une utilit directe pour le traitement des donnes, la constitution d'index et la recherche sur des listes de descripteurs. On n'aura souvent aucun intrt baliser les dates dans une introduction, des notes, une notice biographique,... De mme, il faut sinterroger sur lintrt dun balisage trs fin de rfrences bibliographiques sauf sil rpond des exigences spcifiques (ditions de textes). Dautre part, un encodage trop systmatique des informations de contenu risque dinduire lutilisateur en erreur : il met en effet en valeur des termes qui nont pas ncessairement une grande importance pour la description des documents (des noms propres, par exemple). Enfin, ce type de balisage na dintrt pour la recherche que sil saccompagne dun contrle des termes utiliss : il faut viter de baliser des noms propres ou communs (sujets, termes de genre, de typologie) dont les formes ne seraient pas normalises et contrles. 2 La structure de base du document XML/EAD Un document encod en EAD comporte, sous llment racine <ead>, trois lments principaux, dont deux sont obligatoires : llment En tte EAD <eadheader>, obligatoire, contient des informations bibliographiques et descriptives sur linstrument de recherche (titre, auteur, date, etc.), et non sur les documents darchives que celui-ci dcrit ; llment Prliminaires <frontmatter> sert crer une page de titre ou une premire de couverture (il permet dintgrer des logos, des photographies) ; on peut aussi y intgrer une prface, une note technique pour le public ou les professionnels (projet scientifique), un mode demploi de linstrument de recherche ; llment Description archivistique <archdesc>, obligatoire, englobe toutes les informations dcrivant un corpus documentaire dans son ensemble et recouvrant les diffrents niveaux hirarchiques de cette description. Llment <archdesc> comprend des informations de haut niveau : identification du fonds (lment <did>), biographie/histoire institutionnelle (lment <bioghist>) ; puis on dcrit les parties du fonds dans llment

10

<dsc> Description des sous-composants, en commenant par le niveau hirarchique le plus lev et en allant si on le souhaite jusquau niveau de la pice. 3 Les mtadonnes du document XML/EAD Il est extrmement important, dans un environnement en ligne, de faire figurer, en tte du fichier lectronique, des informations sur l'instrument de recherche lui-mme. Une partie de ces informations figuraient dj sur la plupart des catalogues, rpertoires et inventaires imprims (titre, auteur, date, mention ddition). La forme lectronique impose de fournir, outre ces informations qui restent ncessaires, dautres lments dinformation (mention dencodage, format, version, identifiant) pour faciliter la gestion et l'archivage de linstrument de recherche. Ces informations sont regroupes dans l'lment En-tte EAD <eadheader>, qui fournit les mtadonnes ncessaires l'identification et la description normalise de l'instrument de recherche. Le contenu de cet lment ne se rapporte qu' l'instrument de recherche lui-mme, la description du matriel archivistique (qui constitue le corps de l'instrument de recherche) relevant de l'lment Description archivistique <archdesc>. Les lments destins dcrire un instrument de recherche lectronique ont un rle dcisif dans un environnement informatique : ils permettent d'identifier et de dcrire sans ambigut chaque document XML/EAD en attribuant chacun d'eux un code d'identification unique, tout en fournissant les informations de type bibliographique qui le concernent (auteur, titre et diteur) et en signalant les mises jour significatives qu'il a pu subir. C'est pourquoi l'lment En-tte EAD <eadheader> est un lment obligatoire, ainsi que certains des sous-lments qui le composent. Il est essentiel de veiller la qualit des informations qu'ils contiennent. Enfin, ces informations peuvent servir pendant un processus de moissonnage (procdure dextraction des donnes didentification essentielles pour constituer un entrept de mtadonnes de mme type, destines tre fournies un mtacatalogue ou portail documentaire, permettant daccder de manire homogne des ressources htrognes distribues). 3.1 Utiliser llment <eadheader> pour dcrire linstrument de recherche L'lment En-tte EAD <eadheader> contient quatre sous-lments, dont deux sont obligatoires, et qui doivent se succder dans un ordre prcis spcifi par la DTD EAD. Les quatre sous-lments de l'lment En-tte EAD <eadheader> sont les suivants (dans l'ordre o ils doivent se prsenter) : Identifiant EAD <eadid> (obligatoire), Description du fichier <filedesc> (obligatoire), Description du profil <profiledesc> Description des rvisions <revisiondesc>

L'lment En-tte EAD <eadheader> dispose galement de certains attributs importants qui permettent de dfinir les normes utilises tout au long de linstrument de recherche : RELATEDENCODING avec de prfrence la valeur "dc" (Dublin Core), ce qui signifie que les mtadonnes de l'instrument de recherche lectronique ont leurs correspondants dans le jeu d'lments du modle Dublin Core, et que cette correspondance va tre 11

indique. Cela nempche pas ensuite de donner dans <archdesc> l'attribut RELATEDENCODING la valeur "unimarc" ou "marc21". COUNTRYENCODING avec, comme valeur par dfaut, la valeur "iso3166-1" (rfrence la norme ISO sur la reprsentation code des noms de pays) DATEENCODING avec, comme valeur par dfaut, la valeur "iso3166-1" (rfrence la norme ISO sur la reprsentation code des noms de pays) LANGENCODING avec, comme valeur par dfaut, la valeur "iso639-2b" (norme ISO : Codes pour la reprsentation des noms de langue ) SCRIPTENCODING avec, comme valeur par dfaut la valeur "iso15924" (norme ISO : Codes pour la reprsentation des noms d'critures ) FINDAIDSTATUS indique l'tat dachvement de linstrument de recherche encod. Cet attribut est utile des fins de gestion sur une plate-forme de production mais il peut ltre aussi pour le public. On lui donne les valeurs souhaites, telles que provisoire , achev , valid , revoir_2010

Exemple de formulation de la balise de l'lment En-tte EAD <eadheader>, avec une valeur pour les attributs renseigner pour assurer linteroprabilit :
<eadheader langencoding="iso639-2b" scriptencoding="iso15924" dateencoding="iso8601" countryencoding="iso3166-1" repositoryencoding="iso15511">

3.2 Donner un identifiant en utilisant <eadid> L'lment Identifiant EAD <eadid> est un sous-lment obligatoire de l'lment En-tte EAD <eadheader>. Il permet dattribuer un identifiant unique chaque instrument de recherche encod. Cette identification doit tre la plus simple possible mais doit tre prvue dans un environnement dchange et de partage. Pour tous les services darchives publics du rseau de la Direction des Archives de France, elle doit tre compose : dun premier segment obligatoire comprenant dans lordre : code pays, code institution de production dun deuxime segment : code de l'instrument de recherche pouvant comprendre les lettres de a z non accentues, majuscules ou minuscules, les chiffres de 0 9, sans espace. Ce code peut par exemple tre attribu dans lordre de production des instruments de recherche.

Les deux segments sont spars par un tiret sous-lign, sans espace. Le code de la France est "FR". Le code institutionnel est pour les Archives nationales : DAFANCH (Centre historique des Archives nationales), DAFANCAC (Centre des Archives contemporaines), DAFANMT (Centre des Archives du monde du travail), DAFANCAOM (Centre des archives d'outre-mer), DAFANCNM (Centre national du microfilm). A revoir avec les AN et les ANOM. Le code institutionnel pour les Archives dpartementales est : AD suivi du code du dpartement sur trois caractres. Ex. : AD001 = Archives dpartementales de l'Ain

12

Le code institutionnel pour les Archives communales est : AC suivi du code de la commune sur cinq caractres, constitus des deux numros du dpartement puis des trois d'identification INSEE de la commune. Ex. : AC62000 = Archives communales d'Arras. Le code institutionnel pour les Archives rgionales est : AR suivi du code INSEE de la rgion, par exemple "11" pour la rgion parisienne. Exemple du premier instrument de recherche lectronique des Archives dpartementales des Bouches-du-Rhne : FRAD013_00001 Exemple du premier instrument de recherche lectronique des Archives communales de Toulouse : FRAC31500_fl8qf4 (exemple de code attribu automatiquement par la machine) Pour les bibliothques, on recommande lutilisation du code de la France ("FR") et du RCR pour construire cet identifiant (voir le site dattribution des numros RCR par lABES : http://www.abes.fr/abes/page,569,centre-dattribution-des-n%C2%B0rcr-et-isil.html). 3.3 Dcrire le contenu intellectuel de l'instrument de recherche en utilisant <filedesc> L'lment obligatoire Description du fichier <filedesc> rassemble les donnes caractre bibliographique relatives au contenu intellectuel de l'instrument de recherche : il permet d'encoder, au moyen d'une srie de sous-lments ncessairement ouverts dans lordre suivant, les mentions de titre et de responsabilit <titlestmt>, ddition <editionstmt>, de publication <publicationstmt>, de collection <seriestmt>. Seul <titlestmt> est obligatoire. Du fait des informations quil contient, <filedesc> peut suffire produire la page de titre d'un instrument de recherche. Attention : les sous-lments de <filedesc> doivent reflter la ralit qui est celle de la cration de l'instrument de recherche sous forme lectronique. Ainsi, en cas de conversion d'un instrument de recherche ancien publi en 1891 corrig par un second auteur pour la version lectronique, on fera apparatre dans <filedesc> et ses sous-lments, les deux auteurs, les deux dates, et on crera une mention ddition, par exemple "dition revue, complte et corrige par X". 3.4 Utiliser llment obligatoire Mention de titre et de responsabilit <titlestmt> Crer un titre en utilisant llment obligatoire Mention de titre et de responsabilit <titlestmt> et dans lordre suivant, ses sous-lments Titre propre de linstrument de recherche <titleproper> (obligatoire), puis ventuellement Sous-titre de linstrument de recherche <subtitle>.

Exemples :
<filedesc> <titlestmt> <titleproper>Rpertoire mthodique du versement de la Chambre de commerce et d'industrie de Saint-Dizier</titleproper> </titlestmt> </filedesc>

On peut avoir dans <titleproper> le nom du fonds et dans <subtitle>, le type de linstrument de recherche.
<titlestmt> <titleproper>Fonds du Conservatoire de l'Affiche en Bretagne</titleproper>

13

<subtitle>Rpertoire numrique dtaill</subtitle> </titlestmt>

Mentionner le ou les auteurs, avec ventuellement les mentions comme " sous la direction de ", " par "... en utilisant un seul lment <author> (non rptable). Dans ltat actuel de la DTD, il nest pas possible de distinguer les diffrentes responsabilits dans llaboration dun instrument de recherche ni dindexer le nom de chaque auteur. Exemples :
<author>par Genevive Doucet, charge d'tudes documentaires, assiste d'Estelle Pin, adjointe du patrimoine</author>

<author>rdig par Anne-lisabeth Buxtorf, Sabine Coron, Ccile Coutin, Ccile Giteau, Nicole Laillet et Patrick Le Buf</author>

<author>tabli sous la direction dIsabelle Neuschwander, conservateur gnral du patrimoine, par Thierry Pradel et Anne Forestier, avec la collaboration de Marc Langlois, revu et mis jour par Roseline Salmon, conservateur du patrimoine</author>

3.4.1 Crer les mentions ddition en utilisant <editionstmt><edition> Cet lment permet de donner des informations sur la version de l'instrument de recherche dans le cas de changements significatifs, comme par exemple quand linstrument de recherche est complt la suite de l'intgration au fonds ou la collection de nouveaux documents.
<editiontsmt><edition>seconde dition lectronique</edition> </editiontsmt>

3.4.2 Crer les mentions de publication en utilisant <publicationstmt> puis <publisher> pour l'diteur <address> puis <addressline> pour le lieu d'dition <date> pour la date, en indiquant de prfrence le mois. Cette date est celle de la dernire modification de linstrument de recherche encod. Lhistorique des rvisions apparatra dans <revisiondesc>. Exemple :
<publicationstmt> <publisher>Archives dpartementales des Deux-Svres</publisher> <address><addressline>Niort</addressline></address> <date normal="2009">2009</date> </publicationstmt>

En cas de conversion rtrospective, il est indispensable de fournir aussi la date de ldition de la version imprime de linstrument de recherche. Dans les cas simples (diteur identique 14

pour ldition papier et ldition lectronique), il est possible de fournir deux dates en leur affectant un attribut TYPE avec une valeur "date de la premire dition", "date de la dernire version lectronique", etc. Dans les autres cas, on peut utiliser llment <notestmt>.
<publicationstmt> <publisher>Archives nationales</publisher> <address><addressline>Paris</addressline></address> <date type="date de la premire dition" normal="1985">1985</date> <date type="date de la dernire version lectronique" normal="2008-06">juin 2008</date> </publicationstmt>

Attention : lditeur mentionn dans llment <publisher> n'est pas la personne physique ou morale qui procde l'encodage de l'instrument de recherche, mais la personne morale responsable de la publication lectronique (par exemple : "Archives communales de Toulouse", "Bibliothque nationale de France (Catalogue Collectif de France)"). 3.4.3 Crer si besoin les mentions de collection avec <seriestmt>

pour donner des informations sur la collection ditoriale laquelle appartient un instrument de recherche encod. Cet lment peut ne contenir que du texte, dvelopp dans des lments Paragraphe <p>. Il peut aussi inclure les lments Titre propre de linstrument de recherche <titleproper> et Numro <num>, qui permettent dencoder spcifiquement les noms et numros associs la collection.
<filedesc> <titlestmt> <titleproper>Rpertoire numrique dtaill de la srie A.</titleproper> <subtitle>Lgation d'Avignon (XVIe-XVIIIe sicles)</subtitle> </titlestmt> <publicationstmt><publisher>Conseil gnral de Vaucluse</publisher><date>2004</date></publicationstmt> <seriesstmt> <p>Collection des inventaires et rpertoires des Archives dpartementales de Vaucluse</p> </seriesstmt> </filedesc>

3.4.4 Crer des notes avec <notestmt> Utiliser llment <note> lintrieur de <notestmt> pour donner des informations complmentaires, en particulier pour dcrire ldition partir de laquelle la conversion rtrospective dun instrument de recherche a t ralise. Attention : la manire dont cette conversion rtrospective a t ralise sera indique dans le sous-lment <creation> de <profiledesc>. 3.5 Crer les mentions de rvision avec <revisiondesc> Utiliser un lment Modification <change> pour chaque information sur un changement substantiel apport linstrument de recherche encod. Les rvisions doivent apparatre dans un ordre chronologique invers, de sorte que les modifications les plus rcentes figurent en tte. 15

<revisiondesc> <change> <date normal="2009-03">mars 2009</date> <item>Normalisation des entres d'index pour les noms de personnes physiques et les noms de lieux.</item> </change> </revisiondesc>

3.6

Donner des informations non bibliographiques sur linstrument de recherche avec <profiledesc> Utiliser les lments suivants : <creation> pour donner des informations sur le crateur de la forme lectronique, par exemple la socit de service qui procde l'encodage, et sur le processus dencodage de linstrument de recherche,
<profiledesc> <creation>Instrument de recherche encod en XML conformment la DTD EAD (version 2002) par Patrick Le Buf partir de 2006.</creation> </profiledesc>

<descrules> pour expliquer les rgles de description utilises,

<profiledesc> <descrules>La structure et les analyses suivent la norme ISAD (G) (Norme gnrale et internationale de description archivistique), Ottawa, 2000.<lb/> Les dates inscrites entre crochets droits sont des restitutions induites par le contexte de cration des documents.</descrules> </profiledesc>

<langusage> pour donner une information sur la ou les langue(s) utilise(s) dans linstrument de recherche. Dans <langusage>, on peut entrer un texte informant sur les langues utilises, et/ou identifier chaque langue dans un lment <language>. Lutilisation de <language> permet disoler le nom de la langue et de lexploiter par exemple comme critre de recherche. Si on utilise <language>, on utilise lattribut LANGCODE avec pour valeur le code ISO 639-2b correspondant.
<eadheader langencoding="iso639-2b"> <eadid>[...]</eadid> <filedesc><titlestmt><titleproper>Collections de la phonothque nationale suisse</titleproper></titlestmt> <publicationstmt><date>2003</date></publicationstmt> </filedesc> <profiledesc><langusage>Catalogue rdig en trois langues, <language langcode="fre">franais</language><language langcode="ger">allemand</language>et <language langcode="ita">italien</language>.</langusage></profiledesc> </eadheader>

16

Attention : ne pas confondre llment <langusage> avec llment Langue des units documentaires <langmaterial> qui sert mentionner la ou les langues des documents prsents dans lunit en cours de description. 4 Les prliminaires et postliminaires Dune manire gnrale, lusage de <frontmatter> peut tre trs rduit, voire inexistant. La bonne comprhension de lusage de XML et de lEAD peut permettre dans de nombreux cas de sen dispenser. Cet lment sera cependant utile dans les cas suivants. 4.1 Crer une page de titre ou une premire de couverture

Utiliser <frontmatter> puis <titlepage>. On n'utilisera <titlepage> que si on n'a pas russi crer tous les lments souhaits pour la page de titre dans <eadheader>. Par rapport <filedesc> dans <eadheader>, <titlepage> permet d'intgrer un ou des logos, des photographies..., ce qu'il est dconseill de faire dans <eadheader> qui doit tre rserv aux mtadonnes. Pour faire apparatre une image associe linstrument de recherche, on utilisera llment <extptr> dans llment appropri de <titlepage>.
<titlepage> <titleproper>Inventaire des archives communales de Toulouse antrieures 1790</titleproper> <subtitle>Rpertoire numrique dtaill de la srie AA. Numros 1 60</subtitle> <author>par E. Roschach et Fr. Bordes</author> <publisher>Archives communales de Toulouse<extptr actuate="onload" show="embed" href="logo.png"/></publisher> <date>2002</date> </titlepage>

4.2.Crer une prface, un avant-propos, une introduction historique Si la prface, lintroduction ou les annexes portent exclusivement sur la connaissance du fonds ou du plus haut niveau des documents dcrits, on aura intrt mettre toutes les informations quelles pourraient contenir dans la description du fonds au plus haut niveau dans <archdesc>. Ainsi une introduction sur le producteur du fonds sera encode dans <bioghist> ; un chapitre sur les sources complmentaires sera encod dans <relatedmaterial>... En effet, les sous-lments de <frontmatter> sont des lments gnriques de texte qui ne permettent pas de mettre la spcificit de ces informations en valeur pour la recherche. On rservera donc <frontmatter> dune part aux prliminaires qui nont pas de rapport troit avec la description des documents (lavant-propos de lditeur par exemple), dautre part aux cas o on veut reproduire en conversion rtrospective des documents tels quils ont t imprims, sans restructurer l'information. On pourra galement crer des divisions dans <frontmatter> pour donner des informations complmentaires celles donnes dans <eadheader>, par exemple pour informer sur la finesse de description choisie.

17

4.2.1

Utiliser <frontmatter> puis <div> pour chacune de ces divisions

Si une de ces divisions (prface, introduction) est compose de plusieurs parties, on utilisera plusieurs <div> dans le premier <div> pour chacune d'entre elles. <div> peut-tre embot l'infini. 4.2.2 4.2.3 Utiliser ensuite <head> pour donner un intitul la prface, lavant-propos ou l'introduction et chacune de leurs parties puis autant de <p> quon veut faire de paragraphes au texte de ces parties

<div> <div> <head>Avant-propos</head> <p>Laffiche est un objet culturel de premier plan pour comprendre les socits contemporaines. Avec la loi du 29 juillet 1881 abrogeant toutes les dispositions antrieures, enlevant aux municipalits tout droit de rglementation et proclamant la libert absolue de laffichage, laffiche devient un vecteur privilgi de linformation dont la force rside, comme pour tout support iconographique, dans sa capacit doprer comme un miroir dformant de la ralit dune priode ou dun groupe social quelle met en scne. Cest en observant ce miroir et les personnes qui lont faonn, que lon comprend les reprsentations quil vhicule, que lon effectue une vritable plonge dans le milieu culturel de ses gniteurs, mais aussi de ses destinataires.</p> <p>Conserver ce patrimoine exceptionnel offre donc des perspectives considrables. Ces perspectives ont bien t cernes par les militants linitiative de lassociation <emph render="italic">Skritellaoueg Breizh</emph>, qui prsida la naissance du Conservatoire de lAffiche en Bretagne. Au-del de la conception dun espace musal, ils ont souhait crer une vritable centre de ressources iconographiques sur la socit bretonne contemporaine.</p> <p>Le Conservatoire a particip lpanouissement de cette mission de 1991 2005. Le Conseil gnral du Finistre, quant lui, a encourag le dveloppement de cet organisme qui a inscrit son rayonnement culturel au cur dun territoire charg dhistoire, et qui garde tout son sens aujourdhui, bien que sous son ancienne forme, il nait pu poursuivre son activit. Conserver, classer et communiquer les archives de lassociation qui supportait ce projet est une premire tape de mise en valeur. Ce travail permet de souligner lintrt quil y a dfendre le patrimoine des affiches bretonnes qui continue de saccrotre aujourdhui par le dynamisme des crateurs.</p> <p>Dans une socit mdiatique, mme si les images dissimulent autant le rel quelles parviennent le montrer, on ne peut ignorer laffiche, un des vecteurs importants de la diffusion de linformation et faire lconomie de sa conservation, de son analyse et de sa valorisation. Le prsent rpertoire, qui porte la connaissance du public tout le travail dinventaire du Conservatoire par lintermdiaire de ses archives, est l pour le rappeler.</p> < p>Bruno CORRE, conservateur du patrimoine,<lb/>Directeur du service dpartemental darchives du Finistre</p> </div> </div>

18

Le haut niveau de description

5.1 Utiliser <archdesc> Donner obligatoirement une valeur l'attribut LEVEL. Les valeurs de LEVEL telles que fournies dans la DTD EAD 2002 couvrent la plus grande partie des besoins. ce niveau de description, on utilise gnralement les valeurs "fonds" (pour un ensemble organique rsultant des activits dun producteur), "collection" (pour un ensemble constitu autour dune thmatique) ou "recordgrp" (pour une partie de fonds dont on ne connat pas bien la structure, par exemple pour un versement administratif).

5.2 Utiliser <did> Cet lment Identification et description utilis au plus haut niveau sert regrouper les lments essentiels de la description de l'ensemble documentaire. Il va donc donner des informations de base pour accder cet ensemble. Llment <did> et ses lments subordonns permettent de rpondre ces questions primordiales : Quelle institution dtient les documents (en terme de responsabilit scientifique et juridique) ?Qui a produit les documents ? Quel est l'intitul ou le titre des documents ? Quand ces documents ont-ils t crs ? Quelle est leur importance matrielle ? Comme ces questions peuvent sappliquer tous les niveaux de description archivistique, llment <did> est disponible chaque niveau. C'est un lment obligatoire qui contient au moins un lment. Au plus haut niveau, llment <did> doit permettre lutilisateur de dterminer rapidement si les documents concerns sont utiles pour sa recherche. Cest pourquoi on devrait y trouver autant que possible les lments subordonns suivants : Origine <origination> Intitul de lunit documentaire <unittitle> Date de lunit documentaire <unitdate> Identifiant de lunit documentaire <unitid> Description physique <physdesc> Institution responsable de laccs intellectuel <repository> Langue des units documentaires <langmaterial> Et ventuellement dautres lments : Localisation physique <physloc>, Particularits de certains types de documents <materialspec>, 5.2.1 Utiliser les principaux lments subordonns de <did>

5.2.1.1 <origination> Origine : pour dsigner la personne physique ou morale qui a produit, rassembl ou constitu l'ensemble documentaire. Il n'est pas recommand d'utiliser plusieurs fois <origination> pour le mme <did> car en gnral, un ensemble bien dtermin na quune seule origine. Exemple : 19

<origination><corpname>France. Bureau de l'enregistrement et des domaines de Bligny-sur-Ouche (Cte-d'Or)</corpname></origination>

Dans les normes archivistiques, cet lment est considr comme essentiel pour lchange des donnes. Il est recommand dinclure dans l'lment <origination>, des lments destins encoder spcifiquement des noms propres (Nom de personne <persname>, Nom de famille <famname>, Collectivit <corpname>). On peut alors utiliser lattribut ROLE pour indiquer quelle a t la fonction de cette personne, par exemple "photographe", "collectionneur", "crateur" Exemple :
<did> <origination> <corpname authfilenumber="frBN000270953" normal="Thtre national populaire (Villeurbanne, Rhne)" role="producteur">Thtre national populaire</corpname></origination> <unittitle>Collection du Thtre national populaire, direction Jean Vilar</unittitle> </did>

5.2.1.2 <unittitle> Intitul de lunit documentaire : pour donner un titre ou un intitul l'ensemble des documents dcrits. Dans le <did> de haut niveau, cet lment au moins devrait tre prsent. Le titre ou intitul peut tre dorigine ou forg.
<unittitle>Conservatoire de l'Affiche en Bretagne</unittitle>

Si cet intitul comprend un titre dorigine, il peut tre souhaitable demboter dans llment <unittitle> une balise Titre <title> des fins dindexation.
<unittitle>Pomes, dclarations sur lart et dclarations politiques de Pablo Picasso, tapuscrit de la pice de thtre <title>Le Dsir attrap par la queue</title><unittitle>

Attention : ne pas confondre llment <unittitle> avec llment Intitul <head> qui sert crer un titre ou une lgende pour une portion du texte de linstrument de recherche. 5.2.1.3 <unitdate> Date de lunit documentaire : pour donner les dates de lunit documentaire. Pour faciliter la recherche et lindexation, on normalisera les dates selon le calendrier grgorien. Les attributs ERA et CALENDAR ont respectivement par dfaut les valeurs ce et gregorian et la valeur de lattribut NORMAL sera exprime conformment aux formalismes dfinis par la norme ISO 8601. Dans l'lment <unitdate> lui-mme, on saisira la ou les dates selon les formes souhaites pour la publication. Exemples pour des dates extrmes :
<did> <unittitle>Collection du Thtre national populaire, direction Jean

20

Vilar</unittitle> <unitdate normal="1951-02-01/1963-12-31">1er fvrier 1951-31 dcembre 1963</unitdate> </did> <did> <unittitle>Rpertoires du notaire Lemoine</unittitle> <unitdate normal="1775-02-11/1801-06-16>11 fvrier 1775-27 prairial an IX</unitdate> </did>

5.2.1.4 <physdesc> description physique : pour la description physique de lensemble. On recommande de donner cette description physique dans le <did> de haut niveau. L'information sur l'importance de l'unit documentaire est toutefois intressante tout niveau pour signaler au chercheur la volumtrie ou le mtrage des documents utiles son tude. La formulation de la description physique peut varier considrablement.
<did> <unittitle>Fonds du haras national de Pompadour </unittitle> <physdesc> 469 cartons et registres, 96 mtres linaires</physdesc> </did>

On peut prciser les diffrentes parties en utilisant des sous-lments qui augmentent les possibilits dexploitation des donnes : Importance matrielle <extent> (par exemple le nombre de botes ou de feuillets), Dimensions <dimensions> (par exemple le format des botes ou des reliures), Particularit physique <physfacet> (par exemple demi-reliure chagrin rouge). Llment <physfacet> est rptable et lattribut TYPE est utilis pour distinguer les diffrentes particularits physiques, avec des valeurs telles que : "technique", "support", "reliure", etc. Les units de mesure peuvent tre mentionnes soit dans les textes des lments <extent> et <dimensions>, soit grce lattribut UNIT. Ces lments sont toutefois plus utiles aux niveaux infrieurs de description (voir paragraphe 6.3.5).
<did> <unitid>NAF 18307</unitid> <unittitle>Paul Leroy. Souvenirs<date>1860-1906</date>.</unittitle> <unitdate>XIX<emph render="super">e</emph>-XX<emph render="super">e</emph> s.</unitdate> <physdesc> <physfacet type="support">papier</physfacet> <extent>267 ff.</extent> <dimensions>280 240 mm.</dimensions> <physfacet type="reliure">reliure toile bleue</physfacet> </physdesc> </did>

5.2.1.5 <repository> pour dsigner lorganisme responsable de l'accs intellectuel aux documents. C'est le plus souvent aussi le lieu de conservation et de communication des documents, notamment pour les archives historiques publiques qui ne peuvent tre confies des socits

21

prives d'archivage. Cette information est de la plus grande importance dans un environnement en ligne. Cet lment est indispensable dans le <did> de haut niveau. Exemple :
<repository>Archives dpartementales de la Haute-Marne</repository>

On recommande galement dutiliser les sous-lments suivants : Collectivit <corpname> ou Nom <name> avec le cas chant llment Subdivision <subarea> ; Adresse <address> et son sous-lment obligatoire Ligne dadresse <addressline>. Cette prcision dencodage facilite la manipulation des donnes pour la recherche et laffichage. Pour faciliter lchange des donnes, il est recommand dutiliser dans <corpname> lattribut AUTHFILENUMBER (pour les bibliothques, il s'agit du N RCR). Lorsque les documents sont physiquement conservs par une autre institution que celle qui assure laccs intellectuel, ou bien sur un autre site, on pourra utiliser galement llment Localisation physique <physloc>, afin d'informer le chercheur de manire complte (on pourra prciser les restrictions d'accs ventuelles l'aide de llment <accessrestrict>, voir plus loin). Exemple :
<archdesc> <did> <unittitle>Papiers Jean-Henri Fabre</unittitle> <repository><corpname>Musum national dhistoire naturelle</corpname><address><addressline>57 rue Cuvier, 75005 Paris, France</addressline></address></repository> <physloc>Harmas de Fabre, 84830 Serignan du Comtat</physloc> </did> </archdesc>

5.2.1.6 <unitid> Identifiant de lunit documentaire pour donner un identifiant lunit documentaire. Peut reprendre les cotes extrmes de lensemble. Deux attributs spcifiques existent pour cet lment, qui ne doivent tre utiliss quau plus haut niveau de description : COUNTRYCODE et REPOSITORYCODE. Ces deux attributs sont extrmement importants dans le contexte dune base de donnes collective. Le COUNTRYCODE de la France est "fr", conformment la norme ISO 3166-1. Pour la structure des REPOSITORYCODE pour les services darchives et de bibliothques en France, se reporter au paragraphe relatif <eadid>. Exemples :
<unitid countrycode="fr" repositorycode="AD001">1412 W 1-1412 W 1000</unitid> ou <unitid countrycode="fr" repositorycode="AD001">1412W</unitid>

<unitid countrycode="fr" repositorycode="751052304">Mss. 2488-2520</unitid>

22

5.2.1.7 <langmaterial> Langue des units documentaires pour donner les langues principales des documents dcrits. Lorsquon souhaite diffuser internationalement linstrument de recherche, il est recommand dutiliser cet lment et son sous-lment <language> qualifi avec lattribut LANGCODE. Le code du franais est "fre" conformment la norme ISO 639-2b.
<archdesc level="fonds"> <did> <unitid>44AP</unitid> <unittitle>Fonds Victor Fialin de Persigny</unittitle> <unitdate normal="1846/1870">1846-1870</unitdate> <langmaterial>Toutes les lettres reues par Persigny sont en <language langcode="fre">franais</language> sauf certaines en <language langcode="eng">anglais</language></langmaterial> </did> </archdesc>

5.2.1.8 <originalsloc> Existence et lieu de conservation des documents originaux pour indiquer, quand lunit de description est une reproduction, si les documents originaux existent encore, et ventuellement leur lieu de conservation, leur rfrence et les conditions daccs.
<did> <unitid>192 Mi</unitid> <unittitle>Fonds Thouvenel</unittitle> <unitdate normal="1838/1902">1838-1902</unitdate> <physdesc>28 bobines de microfilm</physdesc> <originalsloc>Les originaux des documents microfilms ont t achets par les archives des Affaires trangres, lhtel Drouot, le 12 mai 1993.</originalsloc> </did> <scopecontent><p>Correspondance passive et active dEdouard-Antoine de Thouvenel et papiers familiaux.</p></scopecontent>

Remarque : cet lment ne sapplique pas aux copies, pour lesquelles on utilisera llment Documents de substitution <altformavail> 5.2.2 Autres lments moins importants de <did> Les lments suivants sont galement disponibles mais utiliser seulement si ncessaire : 5.2.2.1 <note> Note On pourra avoir besoin de recourir des notes, par exemple pour complter des informations prsentes dans <did> (source d'une citation, indication pratique aux utilisateurs) et non des indications sur le contenu. On utilisera alors <note><p>. Il ne faut pas utiliser <note> lorsquil existe dans lEAD un lment plus prcis et plus appropri. Exemple :
<did> <repository><corpname>Archives nationales</corpname></repository> <note><p>Pour des informations sur les Archives nationales, voir le site : <extref

23

href="http://www.archivesnationales.culture.gouv.fr/">http://www.archivesnati onales.culture.gouv.fr/</extref></p></note> </did>

5.2.2.2 <abstract> Rsum Cet lment doit tre rserv de brves descriptions, au plus haut niveau (par opposition des descriptions plus nourries, encodes hors de llment <did> avec <scopecontent> et <bioghist> ; aux niveaux infrieurs, on utilisera <scopecontent> et non <abstract> pour les descriptions du contenu des documents). Le contenu de llment <abstract> doit permettre lutilisateur de dterminer sur-le-champ la pertinence des documents pour son sujet de recherche. Il peut contenir des informations sur le crateur des documents et sur leur contenu.
<archdesc level="fonds"> <did> <unitid>T199</unitid> <unittitle>Fonds dit Le Rebours</unittitle> <unitdate normal="1325/1789">1325-1789</unitdate> <repository>Archives nationales</repository> <physdesc>34 cartons ; 6 mtres linaires</physdesc> <origination> <persname normal="Le Rebours, Jean-Baptiste-Auguste II"> Jean-BaptisteAuguste II Le Rebours</persname> </origination> <abstract>La sous-srie T199 appartient l'ensemble des papiers privs tombs dans le domaine public qui forme la srie T des Archives nationales. Elle fut constitue pour accueillir les papiers saisis la Rvolution chez Jean-Baptiste-Auguste II Le Rebours, prsident au parlement de Paris, condamn par la suite devant le Tribunal rvolutionnaire.</abstract> </did> <scopecontent> <p>Les papiers Le Rebours forment un ensemble vari qui tmoigne de diverses activits de cette famille, principalement au cours du XVIIIe sicle : les titres de famille (actes de proprit, partages de succession, fondations pieuses) et les papiers de gestion y voisinent avec les archives de plusieurs gnrations de conseillers et de prsidents au Parlement. Toutefois, cet ensemble, constitu des documents non restitus aux hritiers Le Rebours ne saurait jamais reprsenter que des paves du fonds originel qui tait beaucoup plus important.</p> </scopecontent> </archdesc>

5.3 Complter la description de <did> On utilise au besoin les lments qui suivent au mme niveau que <did>. 5.3.1.1 Complter la description avec <scopecontent> Llment <scopecontent> sert prsenter le contenu et lintrt de lensemble documentaire, la typologie des documents, leur objet gnral. Au haut niveau, il sert complter lintitul donn dans <unittitle> et donner un descriptif global du fonds avant la description des composants.
<archdesc level="fonds"> <did><unittitle> Fonds Roger Planchon</unittitle></did> <scopecontent> <p> Le fonds Roger Planchon est issu de lactivit de Roger Planchon dans les diffrentes troupes thtrales quil a diriges et codiriges successivement

24

: le Thtre de la Comdie (Lyon), le Thtre de la Cit (Villeurbanne), le Thtre national populaire de Villeurbanne. Il comprend des documents ayant trait lensemble des activits des collaborateurs administratifs, artistiques ou techniques de ces troupes. Pour autant que lon puisse en juger, les archives administratives prsentent quelques lacunes. Par contre, les archives relatives la programmation semblent trs compltes, tant pour les spectacles mis en scne par Roger Planchon que par ses collaborateurs Jacques Rosner et Patrice Chreau. Les archives concernant les spectacles de Georges Lavaudant sont moins compltes. Le fonds comprend galement de la documentation rassemble sur les spectacles invits, documentation sur le paysage thtral en France et ltranger, et en particulier en rgion Rhne-Alpes (trs nombreux programmes).</p> <p>Le fonds comprend tous types de documents : documents imprims, manuscrits, documents de production (programmes, prospectus, affiches, dossiers de presse), dossiers de coupures de presse, photographies, maquettes, costumes </p> </scopecontent> </archdesc>

5.3.1.2 Faire une prsentation du producteur avec <bioghist> Llment <bioghist> sert donner des informations sur le producteur du fonds, individu, famille ou collectivit. Llment <bioghist> peut contenir du texte rdig, dans une srie de sous-lments Paragraphe <p>, ou sous forme de chronologie (dans ce cas, on utilise un lment Liste chronologique <chronlist><chronitem> associant des dates <date> des vnements <event>). Llment <bioghist> est rcursif, on peut donc emboter plusieurs <bioghist> les uns dans les autres quand on dcrit un fonds ou une collection complexe et que lon souhaite avoir plusieurs sous-parties avec des intituls distincts. Exemple de <bioghist> avec <p>
<bioghist> <p>Les documents sont issus de la Prfecture et du service de l'Ingnieur en chef.</p> <p>Pour ce qui est du service de la Prfecture en charge du personnel des routes, il a volu au cours des annes. Jusqu'en 1882, les dossiers taient grs par la premire division. De 1883 1931, les dossiers taient tablis et prpars par le deuxime bureau de la premire division (Administration gnrale et dpartementale, finances, travaux publics, grande voirie). De 1932 1941, les documents proviennent de la 2me division, premier bureau, division des travaux publics. A partir de 1941, tous ces dossiers seront produits par la troisime division (Affaires conomiques et sociales).</p> <p>Il semblerait que c'est en 1836 que les Prfets instituent des agences sous leur tutelle avec la cration d'ingnieurs dpartementaux, d'agents voyers et de conducteurs. Ce service coexistera ave le service des Ponts et chausses.</p> <p>En ce qui concerne le service de l'Ingnieur en chef, il constitue un service extrieur spcialis. Dans le Tarn, vers 1800, le personnel dirigeant des Ponts et Chausses se composait d'un ingnieur en chef et de quatre ingnieurs ordinaires (deux Albi, un Castres et un Lavaur).</p> <p>Le corps des ingnieurs des Ponts et Chausses a t fond en 1716 pour assurer la cration d'un vritable rseau routier national en France. Le recrutement des ingnieurs est assur par l'cole des Ponts et Chausses qui est fonde en 1747.</p> <p>En 1804, un dit de Napolon confirme l'organisation des Ponts et Chausses pour construire et entretenir le rseau routier.</p> <p>Le corps des stationnaires (futurs cantonniers) est cr en 1811 en mme

25

temps qu'un uniforme qui leur permet d'asseoir leur autorit.</p> <p>En 1830, a lieu la cration des cantonniers salaris et le financement par le dpartement d'un outillage.</p> <p>En 1848, au niveau national, l'administration des Ponts et Chausses se compose de 686 ingnieurs, 3000 conducteurs et environ 15 000 cantonniers. Dans notre dpartement, la fin du XIXme sicle, il y avait 793 cantonniers (759 taient affects aux chemins de grande communication et 34 aux chemins vicinaux ordinaires).</p> </bioghist>

<bioghist> <p> Charles Dullin (1885-1949), disciple de Jacques Copeau, membre fondateur du Cartel, acteur, metteur en scne, thoricien franais du thtre, est engag en 1906 par Andr Antoine lOdon, o il dbute dans le rle de Cinna de <emph render="italic">Jules Csar</emph> de Shakespeare. En 1909 il fonde un thtre de foire Neuilly, entre au Thtre des Arts (dirig par Jacques Rouch) en 1910, participe en 1913, avec Jacques Copeau, la fondation du Vieux-Colombier et y reste jusquen 1919. Il frquente le cours de Firmin Gmier et le suit la ComdieMontaigne. lautomne 1921 il ouvre lAtelier, dans un local provisoire, et en 1922 linstalle dans lancien Thtre Montmartre. En 1927, il contribue la cration du Cartel en compagnie de Georges Pitoff, Louis Jouvet et Gaston Baty. Il quitte, en 1940, la direction de lAtelier, pour celle du Thtre de la Cit, ancien Thtre Sarah-Bernhardt. Il y cre en 1943 <emph render="italic">Les Mouches</emph> de Jean-Paul Sartre. Aprs la Libration, du par lincomprhension de la critique, il abandonne ce thtre pour se consacrer aux tournes, la mise en scne, en qute dun nouveau lieu o sinstaller. Il monte en 1949 <emph render="italic">Larchipel Lenoir</emph> d'Armand Salacrou et meurt peu aprs. p> </bioghist>

Exemple de <bioghist> avec embotements de plusieurs <bioghist> :

<bioghist><head>Historique de l'Inspection gnrale</head> <bioghist> <head>1853 : cration de l'inspection gnrale des Archives au ministre de l'Intrieur</head> <p>L'inspection gnrale des Archives dpartementales est constitue par le dcret du 21 juillet 1853 portant organisation du ministre de l'Intrieur ; elle est avec les Archives des prfectures, celles des communes, des hospices et les bibliothques administratives, une des attributions du Bureau spcial des Archives dpartementales. Les inspecteurs gnraux sont nomms par le ministre.</p> </bioghist> <bioghist> <head>1884 : transfert de l'inspection gnrale des Archives au ministre de l'Instruction publique et fusion avec l'inspection gnrale des Bibliothques</head> <p>Par le dcret du 21 mars 1884, le service des archives dpartementales, communales et hospitalires, et le service d'inspection qui s'y rattache, sont distraits du ministre de l'Intrieur et transfrs au ministre de l'Instruction publique auquel ressortissaient dj les Archives nationales. </p></bioghist> <bioghist>

26

<head>1945 : l'inspection gnrale des Archives se spcialise nouveau</head> <p>Lors de la cration de la direction des Bibliothques et de la lecture publique en 1945, l'inspection gnrale des Archives en est distraite et retrouve sa spcialisation. C'est la mme poque que le bureau des Archives dpartementales, dtach du secrtariat des Archives nationales, devient le service technique de la Direction des Archives de France.</p> </bioghist> </bioghist>

Exemple de <bioghist> avec <chronlist> :

<bioghist><head>Elments biographiques</head> <chronlist> <chronitem> <date>6 novembre 1872</date><event>Naissance Niort de Gaston Chrau, fils d'Edmond Chrau, industriel, et de Rosa Delacou</event> </chronitem> <chronitem> <date>1911</date><event>Sjour en Tripolitaine comme envoy spcial du <emph render="italic">Matin</emph></event> </chronitem> <chronitem><date>1926, </date><event>Gaston Chrau succde Elmir Bourges l'Acadmie Goncourt </event></chronitem> <chronitem><date>20 avril 1937</date><event>Mort Boston au cours dune tourne de confrences aux tats-Unis.</event </chronitem> </chronlist> </bioghist>

5.3.1.3 Donner des informations sur lhistorique de la conservation avec <custodhist> On peut donner des informations sur lhistoire du fonds avant son entre dans linstitution de conservation, avec <custodhist><p>. Exemples :
<custodhist> <p>Le Conservatoire de l'Affiche en Bretagne conservait ses archives et ses collections au manoir de Kergunol Locronan. A la suite de la mise en liquidation judiciaire ouverte son encontre en juillet 2005, le Conseil gnral du Finistre a rachet une partie de la collection en octobre 2006, acqurant ainsi l'ensemble des fonds de l'organisme et vitant de dmembrer la collection d'affiche. Le fonds d'archives et la collection sont alors transfrs du manoir de Kergunol aux Archives dpartementales du Finistre. Ce dplacement a t effectu dans l'urgence, et n'a pas bnfici d'un travail prparatoire. Les dossiers sont donc arrivs en dsordre dans le service, sans que l'on puisse connatre l'ordre de rangement initial, et dans divers contenus (botes d'archives, classeurs, dossiers suspendus, chemises) ; l'association ne disposait pas de cadre de classement prtabli. On peut valuer un bon tiers les archives se prsentant sous forme de vrac l'arrive dans le service. D'autre part, il est apparu lors d'un premier rcolement ralis aux Archives, qu'un certain nombre de dossiers apparemment classs dissimulaient un dsordre assez manifeste.</p> </custodhist>

<custodhist> <p>Les archives de la Socit royale de Mdecine (SRM) ont t dvolues

27

l'Ecole de sant cre en 1794, devenue Socit de l'Ecole de mdecine en 1800. La Socit de l'Ecole de mdecine fut dissoute en 1821, au moment o tait cre l'Acadmie de mdecine, laquelle les archives de la SRM furent alors transmises.</p> </custodhist>

5.3.1.4 Crer une bibliographie gnrale pour linstrument de recherche avec <bibliography> On peut raliser une bibliographie simple ou mthodique. Dans le premier cas, on ouvre un lment <head> pour lui donner un titre, puis un lment <bibref>pour chaque rfrence bibliographique. On entre ensuite la rfrence soit sous forme dun texte libre, soit en la structurant grce divers lments (voir dans le Dictionnaire des balises llment <bibref>).
<bibliography> <bibref>Mignon, Paul-Louis. - Charles Dullin - Lyon : la Manufacture, 1990. - (Les classiques de La Manufacture).</bibref> <bibref>[Exposition. Paris. Bibliothque de l'Arsenal. 1969]. - Catalogue. Charles Dullin :1885-1949. Paris : Bibliothque de l'Arsenal, 1969.</bibref> </bibliography>

Dans le second cas, on ouvre un lment <head>, puis autant dlments <bibliography> et <head> quil y a de rubriques. On entre ensuite les rfrences dans <bibref>.
<bibliography> <bibliography> <head>Sources imprimes</head> <bibref>Rueff, Jacques,<title>De l'aube au crpuscule. Autobiographie</title>, Paris, 1977</bibref> <bibref>Sris, Jean,<title>Mmoires d'un autre</title>, Paris, 1999</bibref> </bibliography> <bibliography> <head>Orientation bibliographique</head> <bibref>Lalumire, Pierre, <title>L'inspection des finances<title>, Paris, 1959</bibref> <bibref>Quennoulle, Laure,<title>La direction du Trsor, 1947-1967. L'tatbanquier et la croissance</title>, Paris, 2000 </bibref> </bibliography> </bibliography>

Dans la plupart des instruments de recherche, on naura pas besoin dindexer les rfrences bibliographiques : elles ne ncessitent donc pas de structuration trs pousse. On peut se contenter disoler les lments qui doivent faire lobjet dune mise en forme particulire (par exemple le titre). 5.3.1.5 Donner des informations sur des documents qui ont t spars du fonds avec <separatedmaterial>
<archdesc level="fonds"> <did> <unittitle>Fonds Paul Reynaud</unittitle> <unitid>74AP/1 74AP/106</unitid>

28

<repository>Centre historique des Archives nationales</repository> </did> <separatedmaterial><p>Dautres papiers provenant de Paul Reynaud sont conservs au ministre des Affaires trangres : dossier sur laffaire norvgienne ; notes pour le ministre et tlgrammes (Balkans, Finlande, Extrme-Orient), dossiers sur lItalie et lintervention italienne, le blocus, les armements, et larmistice, 1939-1942.</p></separatedmaterial> </archdesc>

5.3.1.6 Donner de linformation sur des sources complmentaires avec <relatedmaterial>

<archdesc level="fonds"> <did> <unitid>215 J 1-119</unitid> <unittitle>Conservatoire de l'Affiche en Bretagne.</unittitle> <unitdate normal="1983/2005">1983-2005</unitdate> <physdesc> <genreform source="liste-typedocAC">Document d'archives</genreform> </physdesc> <repository>Archives dpartementales du Finistre</repository> <physloc>Site de Quimper</physloc> </did> <relatedmaterial> <head>Sources externes</head> <p>Dossiers concernant les rapports entre le Conseil gnral du Finistre et le Conservatoire de l'Affiche en Bretagne de la Direction de l'Enseignement, de la culture, du sport et de la jeunesse - Service Action Patrimoniale.</p> </relatedmaterial> </archdesc>

5.3.1.7 Mentionner les instruments de recherche complmentaires sur le fonds ou la collection dcrits, autres que celui qui fait lobjet de lencodage en EAD, avec <otherfindaid>
<archdesc level="fonds"> <did> <unittitle>Fonds du haras national de Pompadour</unittitle> <unitid> 1585 W dp. 1-469 </unitid> <repository>Archives dpartementales de Corrze</repository> </did> <otherfindaid><p>Rpertoire numrique dactylographi, par Gisle Drigeard et Vronique de Lavarde, sous la direction de Hlne Say, directeur, 2003, 68 pages </p></otherfindaid> </archdesc>

La description des sous-composants

6.1 <dsc> Llment Description des sous-composants <dsc> est obligatoire lorsquon veut dcrire prcisment chacune des subdivisions de l'ensemble documentaire objet de la description de haut niveau dans <archdesc>.

29

 l'intrieur de cet lment <dsc> unique, les descriptions de sous-fonds, sries, sous-sries jusqu' la pice si ncessaire s'imbriquent pour former une arborescence hirarchique qui reflte l'organisation intellectuelle de l'ensemble documentaire. La structuration des instruments de recherche tels qu'ils existent dans les tablissements aura donc un impact trs important sur le contenu de l'lment <dsc>. Si l'tablissement a l'habitude de faire un instrument de recherche spcifique pour chacun des ensembles documentaires ou archivistiques qu'il conserve, la structure de l'lment <dsc> sera conforme au plan de classement interne dudit ensemble. Si en revanche l'tablissement souhaite dcrire dans un seul et mme inventaire plusieurs documents et fonds, l'lment <dsc> servira introduire des ensembles juxtaposs dont la complexit mme peut varier1. Il est recommand de ne pas utiliser plusieurs fois l'lment <dsc> dans l'lment <archdesc>. Les valeurs de l'attribut TYPE de <dsc> permettent de qualifier le type de description. Les valeurs de cet attribut facultatif sont : "analyticover" (pour une description qui donne une vue densemble), "in-depth" (pour une description en profondeur, hirarchise),"combined" (pour une description qui combine les deux types prcdents) et dans les autres cas "othertype". 6.2 <c> La balise <dsc> est immdiatement suivie d'un certain nombre d'lments Composant <c> qui s'imbriquent ventuellement les uns dans les autres. 6.2.1 Composants numrots ou non Le composant <c> pouvant tre embot indfiniment dans <c>, il est dconseill d'utiliser les composants numrots (<c01>, <c02>, etc). En effet, d'une part il est beaucoup plus lourd de dplacer et modifier les niveaux si on utilise ces composants numrots, car on est alors oblig de modifier leur nom. D'autre part, on est contraint par le nombre de niveaux (limit 12). On pourra avoir des structures trs simples du type :
<archdesc level="fonds"> <dsc> <c level="series"> <c level="file"> <c level="item"> </c> </c> <c level="file"> </c> [] </c> </dsc> </archdesc>

ou des structures beaucoup plus complexes du type :

Il faut veiller limiter la taille des fichiers. Un document EAD trop lourd posera des problmes de gestion, dexploitation et de publication.

30

<archdesc level="fonds"> <dsc> <c level="subfonds"> <c level="series"> <c level="file"> [] </c> [] </c> </c> <c level="subfonds"> <c level="series"> <c level="subseries"> <c level="file"> [] </c> [] </c> <c level="subseries"> <c level="file"> </c> </c> </c> </dsc> </archdesc>

De faon gnrale, il ny a pas de lien entre le niveau de description archivistique (donn par la valeur de lattribut LEVEL) et le niveau hirarchique (position de lunit documentaire dans larborescence). On pourra trouver par exemple une unit de niveau "file" au mme niveau hirarchique quune unit de niveau "item".
<archdesc level="fonds"> <dsc> <c level="subfonds"> <c level="series"> <c level="file">[] </c> [] </c> </c> <c level="series"> <c level="subseries"> <c level="file">[] </c> <c level="item"> </c> </c> </dsc>

6.2.2 Dterminer le niveau du composant grce l'attribut LEVEL Pour se reprer plus aisment dans l'arborescence, il est recommand de donner, chaque fois que cela est possible, un attribut LEVEL aux diffrents lments Composant <c> qui se trouvent dans la balise <dsc>. Renseigner cet attribut peut permettre deffectuer par la suite des traitements informatiques : indexation et extraction slectives d'informations, affichage spcifique, export Il est important de prendre en compte les objectifs finaux de la publication et les changes entre services et de suivre la liste des valeurs dfinies par lEAD quand cela est possible. Ces 31

rflexions pourront aussi servir dterminer pour quel(s) niveau(x) de description il est ncessaire de donner une valeur lattribut LEVEL, pour un projet donn, si lon estime quil nest pas possible de systmatiser ce travail. Lattribut LEVEL peut avoir comme valeurs (prsentes ici dans lordre alphabtique) 2 : "collection" (collection) : runion artificielle de documents en fonction de critres communs lis leur contenu ou leur support, sans considration de leur provenance, par opposition au fonds d'archives constitu de faon organique, "file" (dossier) : ensemble de documents regroups, soit par le producteur pour son usage courant, soit dans le processus du classement d'archives, parce qu'ils concernent un mme sujet ou une mme affaire ; le dossier est ordinairement l'unit de base l'intrieur d'une srie organique, "fonds" (fonds) : ensemble des documents quel que soit leur type et leur support, cr ou reu de manire organique et utilis par une personne physique ou morale dans l'exercice de ses activits, "item" (pice) : plus petite unit documentaire, par exemple une lettre, un mmoire, un rapport, une photographie, un enregistrement sonore, "recordgrp" (groupe de documents) : niveau de description intermdiaire qui ne correspond pas une division organique (sous-fonds, srie ou sous-srie organiques) : parties au sein dune collection, versements, paves dun fonds, subdivisions de fonds dont on ne connat pas la nature exacte, sous-ensembles classs thmatiquement "series" (srie organique) : division organique d'un fonds, correspondant un ensemble de dossiers maintenus groups parce qu'ils rsultent d'une mme activit, se rapportent une mme fonction ou mme sujet ou revtent une mme forme, "subfonds" (sous-fonds) : division organique d'un fonds, correspondant aux divisions administratives de l'institution ou de l'organisme producteur, ou, dfaut, un regroupement gographique, chronologique, fonctionnel ou autre des documents; quand le producteur a une structure hirarchique complexe, chaque sous-fonds est lui-mme subdivis, autant que ncessaire pour reflter les niveaux hirarchiques, "subgrp" (sous-groupe de documents) : subdivision du groupe de documents, "subseries" (sous-srie organique) : subdivision de la srie organique, "otherlevel" (autre niveau de description). 6.2.3 Usages de OTHERLEVEL

6.2.3.1 Les limiter On n'utilisera OTHERLEVEL que lorsqu'il est indispensable de crer une valeur ne se Si lon est amen utiliser OTHERLEVEL, il est conseill de rflchir une nomenclature des valeurs utiliser au niveau de linstitution ou du projet sil concerne plusieurs institutions. OTHERLEVEL ne doit prendre que des valeurs indiquant le niveau de description intellectuelle comme "partie-de-fonds", "sous-sous-fonds", "groupe-de-sous-fonds", "partiede-sous-fonds", "sous-sous-serie", "sous-dossier". Ces valeurs doivent tre, conformment

La DTD EAD permet galement de donner une valeur "class" (classe) lattribut LEVEL. Cette valeur, issue de la tradition archivistique allemande, ne correspond pas pour linstant aux pratiques archivistiques franaises.

32

la DTD EAD, des " name tokens", ou units lexicales nominales, c'est--dire qu'on peut y saisir une chane de caractres comprenant n'importe quel caractre alphanumrique ainsi que les signes de ponctuation suivants : point, trait d'union, trait sous la ligne, deux points. Il ne faut pas mettre dans cet attribut de valeur indiquant un niveau hirarchique comme par exemple "niveau1". 6.2.3.2 Le cas du "versement" On ne donnera jamais une valeur "versement" OTHERLEVEL. La notion de versement n'est pas relie un niveau de description. C'est une contingence de gestion matrielle dans la vie d'un fonds. En revanche le versement peut consister en un sous-fonds ou tout autre partie de fonds ou une srie organique ou un groupe de dossiers qui sont, quant eux, des niveaux de description intellectuelle d'un fonds. 6.2.3.3 Le cas de l'"article" Larticle constitue la fois une unit intellectuelle de description et une unit matrielle de conditionnement. Il peut correspondre tant un fonds, qu un sous-fonds, une srie, une sous-srie, un dossier, etc. En consquence de quoi, nous dconseillons de donner la valeur article lattribut OTHERLEVEL. 6.2.4 Donner un identifiant un composant <c> Pour permettre aux outils de publication et de consultation de renvoyer directement une description fine au niveau dun <c>, il est ncessaire de donner un identifiant chaque composant <c> au moyen dun attribut ID. La valeur de cet attribut ID doit tre unique. En effet, il s'agit d'un attribut de type id, et dans un tel attribut, il est interdit de saisir dans le mme document EAD plus d'une fois une valeur donne. Attention : la chane de caractres saisie comme valeur de lattribut ID ne doit pas commencer par un chiffre, toujours par une lettre ; elle ne doit pas contenir d'espace ; outre les chiffres et lettres en majuscules ou minuscules elle peut contenir les signes suivants : point (.) ; deux points (:) ; trait d'union (-) ; trait sous la ligne (_).Le premier caractre ne peut pas non plus tre un point, ni un trait dunion.
<dsc> <c id="tt3-1"> <did> <unitid>2 M 1-2</unitid> <unittitle>Instructions, procs-verbaux, correspondance.</unittitle> <unitdate normal="1802/1833">an XI-1833</unitdate> </did> <c id="de-1" level="file"> <did> <unitid>2 M 1</unitid> <unittitle><unitdate normal="1802/1815">an XI-1815</unitdate></unittitle> </did> </c> </c> </dsc>

33

6.3 Utiliser ensuite <did> Tout lment <c> doit obligatoirement comprendre un lment <did> qui ne doit pas tre vide. Dune manire gnrale, on doit sefforcer de ne donner dans llment <did> que des informations sur et partir de lunit documentaire elle-mme. Dans la mesure du possible, on insrera dans cet lment : 6.3.1 <unittitle> Sa prsence, bien que non obligatoire dans la DTD, doit tre systmatise au maximum tous les niveaux. La formulation de llment <unittitle> doit suivre, si elles existent, les rgles de description bibliographique et archivistique en usage. Cet lment reprendra autant que ce peut les lments pertinents ports physiquement sur le document lui-mme. Ainsi, par exemple, plutt que de transformer le nom ancien port sur une planche dhistoire naturelle pour lui donner un nom plus conforme la nomenclature actuelle, on indiquera dans <unittitle> le titre figurant sur le document original, en utilisant les rgles de citation en usage. La ou les formes contemporaines, particulirement utiles la recherche, peuvent tre regroupes pour les besoins de lindexation dans llment prvu cet effet <controlaccess> (Voir Chapitre 8). Pour les besoins de la recherche, lintrieur de llment <unittitle>, on peut distinguer lauteur de lintitul ou du titre proprement dit, en les encodant avec les balises appropries, par exemple <persname> et <title>. 6.3.2 <unitdate> pour donner lanne, le mois ou le jour de production de lunit documentaire dcrite. Une forme numrique normalise de la date dans le calendrier grgorien (voir 5.2.1.3) doit tre spcifie avec l'attribut NORMAL. Si plusieurs dates ou intervalles de dates qualifient lunit documentaire, on utilise autant d'lments <unitdate> qu'il y a de dates.
<c level="file"> <did> <unitid>92AS/6</unitid> <unittitle>Rapports d'expertise sur les comptes.</unittitle> <unitdate normal="1951/1973">1951-1973</unitdate> <unitdate normal="1976">1976</unitdate> </did> </c>

L'lment <unitdate> peut tre embot dans l'lment Intitul de l'unit documentaire <unittitle> ou utilis indpendamment. Ainsi, lorsque la date fait partie de lintitul, <unitdate> sera inclus dans < unittitle>.
<c level="file"> <did>

34

<unittitle>Arrts (<unitdate>1847-1871</unitdate>), dcrets (<unitdate>1807-1812</unitdate>), minutes (<unitdate>1888-1906</unitdate>), rapports (<unitdate>1812-1897</unitdate>) provenant de diffrents ministres et administrations.</unittitle> </did> </c>

Lorsque l'intitul de lunit documentaire se rduit une date ou un intervalle de dates, par exemple pour une srie de dossiers classs dans l'ordre chronologique, la date tiendra lieu d'intitul. On insrera donc l aussi un <unitdate> au sein dun <unittitle> pour permettre loutil de pouvoir indexer le contenu global du <unittitle> ainsi cr.
<c> <did> <unittitle>Arrts individuels</unittitle> </did> <c level="file"> <did> <unitid>1 S 173</unitid> <unittitle><unitdate normal="1859/1897">1859-1897</unitdate></unittitle> <physdesc> <physfacet type="forme">Registre</physfacet> </physdesc> </did> </c> <c level="file"> <did> <unitid>1 S 174</unitid> <unittitle><unitdate normal="1897/1918">1897-1918</unitdate></unittitle> <physdesc label="Description physique"> <physfacet type="forme">Registre</physfacet> </physdesc> </did> </c> <c level="file"> <did> <unitid>1 S 175</unitid> <unittitle><unitdate normal="1918/1931">1918-1931</unitdate></unittitle> <physdesc> <physfacet type="forme">Registre</physfacet> </physdesc> </did> </c> </c>

Attention : ne pas confondre llment <unitdate> avec llment Date <date>, utilis pour encoder toutes les autres dates intressantes pour la recherche, de sorte qu lexploitation toutes ces dates ne se retrouvent pas mlanges dans le mme index. Exemple :
<c level="subfonds"> <did> <unitid>400AP/9</unitid> <unittitle>Archives de Madame Mre (<date>1750-1836</date>), du cardinal Fesch (<date>1763-1839 </date>) et du Prince Eugne de Beauharnais(<date>1781-1824</date>) </unittitle>

35

</did> </c>

6.3.3 <unitid> pour donner un identifiant permanent lunit documentaire (et non sa description dans un instrument de recherche donn), qui peut tre, selon le niveau de description, aussi bien un groupe de cotes quune cote, un numro de pice, un ensemble de numros de feuillets, un numro de feuillet... Il est parfois ncessaire de donner en plus de la cote de communication actuelle, un ancien systme de cotation. Dans les instruments de recherche sur support papier, ces informations sont reprises dans une table de concordance. La solution en EAD est de donner des attributs TYPE plusieurs lments <unitid> en donnant chaque fois une valeur correspondant ce que lon souhaite exprimer. Il faut veiller ce que chaque <unitid> soit univoque dans son contexte de description.
<did>[] <unitid type="cote_communication">7 M 41</unitid><unitid type="cote_ancienne">M 840</unitid> []</did>

6.3.4 <origination> si on connat le nom du sous-producteur des documents et si on peut ainsi prciser l'identification du producteur qui aura t faite au haut niveau (voir 5.2.1.1.)
<c level="recordgrp"> <did> <unitid type="groupe-de-cotes">T199/42 T199/44</unitid> <unittitle>Dossiers isols</unittitle> <unitdate normal="1601-1789">XVIIe-XVIIIe sicles</unitdate> <origination>Ces dossiers disparates et d'origines diverses n'ont pu tre rattachs ni l'une, ni l'autre des deux premires parties de l'inventaire. Certains semblent tre des paves distraites d'autres fonds conservs dans la srie T. Leur prsence ici ne saurait s'expliquer que par le dsordre des tris rvolutionnaires.</origination> </did>

Comme dans llment <origination> de haut niveau, on y inclura des lments Nom de personne <persname>, Nom de famille <famname> et Collectivit <corpname> pour distinguer les trois catgories de producteurs, et on saisira dans chacun de ces lments un seul nom propre. Cet lment est utile en particulier dans le cas dune description pice pice dun ensemble collection ou recueil dans lequel lidentit de lauteur de chaque pice est importante et peut tre diffrente de lidentit de lauteur de lensemble (dans les niveaux plus levs, lauteur est indiqu dans un sous-lement <persname> de llment <unittitle>, auquel on a ventuellement donn un attribut ROLE : voir chapitre 2.2.1.1). Cest en particulier le cas quand on veut indiquer le nom de lauteur dune uvre graphique : le nom de lauteur est donn dans llment <origination>. Les attributs de <origination> ne permettent pas de donner plus de prcision sur le rle de lauteur quune simple tiquette, mais on peut

36

galement utiliser <persname> comme sous-lment d<origination>, ce qui permet dutiliser leurs attributs NORMAL et ROLE.
<did> <unitid>RE/III/12</unitid> <unittitle>Rpertoire du notaire Franois II Dionis pour l'<corpname normal="ET003">tude III</corpname></unittitle> <unitdate normal="1699-10-16/1744-10-30" type="inclusive">16 octobre 169930 octobre 1744</unitdate> <origination><persname normal="Dionis, Franois II" authfilenumber="01998" source="FRCHAN-ETANOT">Dionis, Franois II</persname></origination> <physdesc><extent>Un registre de </extent><extent>1366 pages</extent> de papier manuscrites, <dimensions>hauteur 34 x largeur 23 cm</dimensions>. Le registre a t restaur et se trouve en bon tat.</physdesc> </did>

6.3.5 <physdesc> ventuellement Les sous-lments de <physdesc> se retrouvent ici (par exemple llment <dimensions> avec un attribut TYPE et des valeurs comme "feuille", "cuvette", pour donner les diverses dimensions utiles la description d'une gravure). Il convient de les utiliser en fonction de leur pertinence pour les diffrents niveaux de description (voir 5.2.1.4).
<physdesc>17 pices dont certaines trs endommages par lhumidit</physdesc>

<physdesc>12 diapositives spia</physdesc>

<physdesc> <physfacet type="support_negatif" source="liste_procedes">Film souple</physfacet> <extent type="support_negatif">10 000</extent> <physfacet type="couleur_support_negatif ">Noir et blanc</physfacet> <dimensions type="support_negatif" unit="mm">60 x 60</dimensions> </physdesc>

Les mesures prcises dans l'exemple ci-dessus sont de type normalis (AFNOR Z44-077), hauteur largeur. 6.3.6 <langmaterial> ventuellement pour indiquer la (ou les) langue(s) des units documentaires dcrites, voir (voir 5.2.1.7.)

<c level="file"> <did> <unitid>1 S 3</unitid> <unittitle>Congs et demandes de secours.</unittitle> <unitdate normal="1851/1924">1851-1924</unitdate>

37

<langmaterial> <language langcode="fre">franais</language></langmaterial> </did> </c>

6.3.7 <container> ventuellement lment peu utilis en France, il permet didentifier tout numro de contrle associ aux conditionnements physiques des documents. Il est recommand de lui donner un attribut TYPE, avec une valeur "bote", "chemise" ou "bobine". On peut galement utiliser un attribut PARENT pour renvoyer un lment <container> dcrivant la bote o est range une chemise. Llment <container> ne doit pas tre confondu avec llment Localisation physique <physloc> qui sert indiquer les rayonnages, traves, magasins ou btiments o les units de conditionnement sont conserves.
<unitid>Manuscrit 1288</unitid> <unittitle>Cartes marines hollandaises, en couleurs</unittitle> <unitdate normal="1601/1700">XVIIe sicle</unitdate> <physdesc> <extent>23 feuilles</extent>, de <dimensions>format atlas</dimensions> sur <physfacet type="support">parchemin</physfacet> </physdesc> <container>Portefeuille</container> <physloc>Meuble plans n1, tiroir 1</physloc>

6.3.8 <note> ventuellement pour un court commentaire expliquant le texte, tayant une affirmation, ou donnant la rfrence de la source d'une citation ou tout autre information (ne pas confondre avec l'lment Autres donnes descriptives <odd>, qui est utilis lintrieur des composants <c> pour signaler des informations pour lesquelles un court commentaire dans <note> ne suffit pas). Lutilisation de <note> et de <odd> reste toutefois trs lie des problmatiques de conversion rtrospective et est dconseille en production courante.
<c level="file"> <did> <unittitle> Livre d'heures de Napolon Bonaparte, l'cole de Brienne .</unittitle> <note><p>Les textes entre guillemets reproduisent les titres ports sur les registres ou cartons.</p></note> <unitdate normal="1861/1862">1861-1862</unitdate> <physdesc>Un volume, demi-reliure, dos veau naturel.</physdesc> </did> <separatedmaterial><p>Un livre de prires de Napolon Brienne, reli plein veau brun, intitul : Heures royales , fait encore partie des collections du prince Napolon.</p></separatedmaterial> </c>

38

6.4 Complter si ncessaire la description contenue dans le <did> avec 6.4.1 <scopecontent><p> pour donner une description complmentaire sans crer de nouveau niveau de description, un nouveau <c>. On pourra y mettre tout type d'information n'entrant pas dans <unittitle> qui, lui, doit rester une brve analyse ou un bref intitul. Par exemple, si on a un <unittitle>Dossiers de personnel</unittitle>, on pourra utiliser ensuite un <scopecontent><p> pour donner la liste des noms de personnes concernes dans ces dossiers.
<scopecontent> <p><persname>Dupont</persname><persname>Durand</persname></p> </scopecontent>

Pour :
12 J 1 Politique gnrale du parti. Ce dossier comprend des programmes, rglements, rapports

l'encodage sera :
<did> <unitid>12 J 1</unitid> <unittitle> Politique gnrale du parti.</unittitle> </did> <scopecontent><p> Ce dossier comprend des programmes, rglements, rapports</p></scopecontent>

Pour :
10 M 56 Monte du chmage. - Mesures prventives et informations sur la situation du march du travail : tableaux denqutes, circulaire, rapport. 1920-1932

on aura :
<c level="file"> <did> <unitid>10 M 56</unitid> <unittitle>Monte du chmage.</unittitle> <unitdate>1920-1932</unidate> </did> <scopecontent><p>Mesures prventives et informations sur la situation du march du travail : tableaux denqutes, circulaire, rapport.</p></scopecontent> </c>

6.4.2 <bibliography> pour donner la (ou les) rfrence(s) bibliographique(s) spcifique(s) lunit documentaire dcrite.

39

<c level="file"> <did> <unittitle> Observations ou instructions de lempereur Napolon au roi Joseph .</unittitle> <unitdate normal="1808/1814">1808-1814</unitdate> <physdesc>Un volume demi-reliure coins, maroquin vert.</physdesc> </did> <bibliography><bibref>Ces documents ont t publis dans la correspondance et les <emph render="italic">Mmoires</emph> du roi Joseph.</bibref></bibliography> <scopecontent><p>Observations sur ltat... de larme dEspagne, 15 aot 1808 ; note, Saint-Cloud, 15 septembre 1808 ; instructions, Chlons-surMarne, 22 septembre 1808 ; instructions, Madrid, 22 dcembre 1808 ; instructions particulires communiquer aux gnraux franais, 1808 ; instructions, Paris, 24 janvier 1814.</p></scopecontent> </c>

6.4.3 <separatedmaterial> pour donner des informations sur des sources complmentaires ayant un lien de provenance avec lunit documentaire dcrite.
<c level="file"> <did> <unittitle> Livre d'heures de Napolon Bonaparte, l'cole de Brienne .</unittitle> <note><p>Les textes entre guillemets reproduisent les titres ports sur les registres ou cartons.</p></note> <unitdate normal="1861/1862">1861-1862</unitdate> <physdesc>Un volume, demi-reliure, dos veau naturel.</physdesc> </did> <separatedmaterial><p>Un livre de prires de Napolon Brienne, reli plein veau brun, intitul : Heures royales , fait encore partie des collections du prince Napolon.</p></separatedmaterial> </c>

6.4.4 <relatedmaterial> pour donner des informations sur des sources complmentaires lunit documentaire dcrite
<c level="file"> <did> <unitid>dossier n 1</unitid> <unittitle>Travaux l'hpital Sainte-Catherine, rue Saint-Denis Paris</unittitle> <unitdate normal="1601-1789">XVIIe-XVIIIe sicles</unitdate> </did> <scopecontent><p>Mmoire d'ouvrages, plans de maisons et d'lots btis appartenant aux religieuses, dessins d'lvations extrieures et de mobilier. </p></scopecontent> <relatedmaterial> <head>Sources complmentaires au Centre historique des Archives nationales : </head> <archref> <unitid>T1679</unitid> <unittitle>Hospice Sainte-Catherine (dpt n 2577). - Dossier de restitution (n 1534) : procs-verbal de remise des titres au conseiller Maillet, receveur de l'hospice des Incurables, le 27 germinal an

40

IV.</unittitle> </archref> </relatedmaterial> </c>

6.4.5 <otherfindaid><p> pour mentionner les instruments de recherche complmentaires relatifs lunit de description.
<c level="series"> <did> <unitid>1 H 422-430</unitid> <unittitle>Dignits, offices et bnfices.</unittitle> <unitdate type="1306/1779">1306-1779</unitdate> <physdesc>22 articles</physdesc> </did> <otherfindaid><p>BRUCHET (Max), <emph render="italic">Rpertoire numrique. Srie H (fonds bndictins et cisterciens), 1H XXXV H</emph>, Lille, 1928, rd. 2003, p. 1-62.</p></otherfindaid> </c>

6.4.6 <phystech><p> pour donner des informations sur les conditions ou caractristiques matrielles importantes qui limitent lutilisation des units documentaires dcrites. On prcisera en particulier les contraintes ncessites par le souci de prservation des documents, on indiquera tout logiciel ou matriel requis pour accder aux units documentaires.
<phystech><p>Lisible uniquement avec lampe de Wood</p></phystech>

<c level="otherlevel" otherlevel="partie-de-piece"> <did> <unitid>FR AD059 1 H 23/292 (1/1) SC D 11270 Avers</unitid> <unittitle>Sceau de Philippe II, roi dEspagne.</unittitle> <unitdate>[1574-1579]</unitdate> < physdesc>Sceau rond de cire rouge (110 mm) pendant, simple queue de parchemin.</physdesc> <langmaterial>latin</langmaterial> </did> <phystech><p>Empreinte fragmentaire.</p></phystech> </c>

Donner des informations administratives complmentaires sur les units documentaires dcrites, quelque niveau que ce soit, avec les lments suivants

7.1 <acqinfo><p> pour donner des informations sur la faon dont les documents sont entrs dans le service qui conserve les documents. Dans le cas d'archives contemporaines, on pourra y mettre les informations concernant le versement de l'unit documentaire dcrite et les modalits de celui-ci. Il peut y avoir dans le rpertoire d'un mme fonds plusieurs modalits d'entre 41

diffrentes, raison pour laquelle cette information peut tre disponible n'importe quel niveau de description. On peut mettre toutes les informations dans un seul paragraphe <p> ou dans plusieurs si on veut les mettre chacune en vidence lors de la mise en forme. Exemple :
<acqinfo><p>Type d'entre : versement. </p><p>Date d'entre : 01/09/1994. </p></acqinfo>

<acqinfo><p>Achat, 1990 </p></acqinfo><acqinfo><p>Don : 1994</p></acqinfo>

7.2 <accessrestrict><p> pour des restrictions de communication de quelque nature que ce soit. On n'utilisera pas cet lment au niveau de description <archdesc> s'il n'y a aucune restriction de communication ou si les restrictions varient selon les articles dcrits. On utilisera cet lment pour indiquer toute restriction de communication particulire un niveau de description donn. Exemples :
<accessrestrict> <p>consultation soumise lautorisation du donateur</p> </accessrestrict>

<accessrestrict> <p>Le fonds de la Prfecture est communicable dans son intgralit, et le fonds de l'Ingnieur en chef est aussi consultable sauf les dossiers individuels de personnel (1 S 193-1067), qui sont en grande partie non communicables. Les dlais de communicabilit sont grs dans une base excel lie au rpertoire.</p> </accessrestrict>

7.3 <userestrict><p> Pour toute information sur les conditions d'usage et en particulier de reproduction. On n'utilisera pas obligatoirement cet lment s'il n'y a aucune condition de ce type. On y fait figurer non seulement la possibilit de reproduction mais aussi les mentions, voire tarifs de droits de reproduction dans une publication ou renvois ceux-ci... Exemple :
<userestrict> <p>L'utilisation ou la reproduction des documents originaux pour un usage autre que priv est soumis autorisation des Archives dpartementales du Tarn.</p> </userestrict>

42

7.4 <altformavail><p> pour des informations sur toute copie des documents analyss. On n'utilise cet lment que quand il y a une copie et non pour crire "Pas de copie". On l'utilise au niveau de description le plus adapt, c'est--dire souvent celui de l'article ou de la pice moins que tout le fonds ou toute la collection n'ait fait l'objet d'un microfilm ou d'une numrisation.
<altformavail><p>Les cahiers de dolances ont t microfilms sous la cote 2 Mi 30.<p></altformavail>

7.5 <appraisal><p> Informations sur lvaluation <appraisal> fournit dtermine la valeur archivistique des documents administrative, juridique et fiscale du moment, documentaire, selon leur classement et leur tat dautres documents.

des informations sur la manire dont a t et donc sur leur sort final, selon leur utilit selon leur valeur probante, intrinsque et de conservation, et selon leurs rapports

Llment <appraisal> peut tre qualifi par un attribut AUDIENCE, auquel on peut donner la valeur "external" ou "internal" selon que lon souhaite sassurer que l'information contenue dans l'lment sera mise disposition de tous ou rserve au personnel de linstitution responsable de l'accs intellectuel. Les informations enregistres dans <appraisal> sont relatives aux oprations conduites ou aux rgles suivies par larchiviste chez le producteur pour prparer lentre, ou dans le service darchives aprs lentre. Il ne faut pas les confondre avec les avatars de la conservation antrieurs lintervention de larchiviste, qui figurent dans llment Historique de la conservation <custodhist>. Exemple :
<appraisal><p>Evaluation, tris et limination faits en fonction du tableau de gestion des archives des tablissements pnitentiaires dat de 1985</p></appraisal>

<appraisal><p>Aucune limination na t pratique dans les dossiers de travail du commissaire lamnagement du March dintrt national de Paris-Rungis, o sont mls documents de synthse et notes manuscrites prises au cours de lectures, de runions, dentretiens tlphoniques</p></appraisal>

7.6 <custodhist><p> Pour toute information sur l'histoire de la conservation des documents avant qu'ils ne rentrent dans le service qui en dresse le rpertoire, l'inventaire ou le catalogue dfinitif. Exemple :
<custodhist><p>Les documents ont t conservs dans une salle d'archives de la Chambre de commerce et d'industrie de Saint-Dizier (Haute-Marne) jusqu'en septembre 1994</p></custodhist>

43

<custodhist><p>Ce manuscrit a appartenu au XVIIIe sicle un comte de Provence</p></custodhist>

7.7 <arrangement><p> Pour toute information sur la structure, lordre ou le plan de classement de lunit de description.
<c level="recordgrp"> <did> <unittitle>Autres forts soumises au rgime forestier</unittitle> </did> <scopecontent audience="external"><p>Soumissions et distractions, dlimitations de bornage, rglements d'exploitation et rvisions, amnagements, demandes de coupes ordinaires et extraordinaires.</p></scopecontent> <arrangement><p>Classement par commune.</p></arrangement> </c>

On peut, si on le souhaite, placer ces informations dans llment <scopecontent> :

<c id="de-48" level="file"> <did> <unitid>1 S 20</unitid> <unittitle>Indemnits accordes.</unittitle> <unitdate normal="1843/1916">1843-1916</unitdate> </did> <scopecontent> <p>Propositions et dcisions, frais fixes, allocations de fin d'anne, frais de dplacements, indemnits annuelles de rsidence, gratifications.</p> </scopecontent> </c>

7.8 <prefercite><p> Est utilis pour donner la formule selon laquelle les utilisateurs devront mentionner les documents lorsqu'ils y font rfrence dans une publication et particulirement en cas de reproduction. Ne pas confondre avec les lments Rfrence archivistique <archref> ou Rfrence bibliographique <bibref> utiliss pour citer ou pour crer des liens avec des documents autres que ceux dcrits dans linstrument de recherche.

<prefercite> <head>Mention recommande</head> <p>Bibliothque de l'Institut de France (Paris), ms. ..., fol. ...</p> </prefercite>

44

7.9 <accruals><p> Est utilis pour signaler des ajouts prvisibles aux units documentaires dcrites. Attention : les mises jour de l'instrument de recherche ne sont pas signaler avec <accruals>, elles doivent l'tre dans <eadheader><revisiondesc>
<accruals><p>Dpt, 1983 ; sera complt ultrieurement.</p></accruals>

L'indexation

8.1 Comment indexer ? LEAD permet deux mthodes dindexation dun instrument de recherche qui ne sont pas exclusives lune de lautre et peuvent au besoin tre combines. La premire mthode consiste saisir, dans le texte mme de la description, des balises dindexation pour tout lment que lon souhaite indexer : nom de personne ou de collectivit, titre, mot-matire, type de document, etc. Une indexation uniforme du mme nom ou terme travers tout linstrument de recherche repose sur lutilisation de lattribut NORMAL pour saisir la forme normalise qui sera indexe de prfrence au texte figurant entre les balises. Il nest pas ncessaire dutiliser lattribut NORMAL si la forme normalise est identique celle du texte.
<c> <did> <unitid type="cote">NAF 16436</unitid> <unititle><persname normal="Bloy, Lon (1846-1917)" rules="AFNOR" role="auteur de lettres">Lon Bloy</persname>. <genreform normal="lettre">Lettres</genreform>, <unitdate normal="1873/1889">18731889</unitdate></unittitle> <physdesc> <physfacet type="support">Papier</physfacet> <extent>38 f.</extent> <dimensions>205 x 160 mm</dimensions> <physfacet type="reliure">Demi-reliure chagrin noir</physfacet> </physdesc> </did> <scopecontent> <p>Cahier contenant les minutes autographes des lettres adresses par Lon Bloy entre 1873 et 1889 divers correspondants parmi lesquels on remarque <persname normal="Barbey d'Aurevilly, Jules Amde (1808-1889)" rules="AFNOR" role="destinataire de lettres">Barbey d'Aurevilly</persname>, <persname normal="Blanc de Saint-Bonnet, Antoine (1815-1880)" rules="AFNOR" role="destinataire de lettres">Blanc de Saint-Bonnet</persname>, <persname normal="Roselly de Lorgues, Antoine-Franois-Flix" rules="AFNOR" role="destinataire de lettres">Roselly de Lorgues</persname>, etc.</p> <p>Au f. 38, fragment ratur du premier chapitre du <title>Dsespr</title></p> </scopecontent> </c>

Cette mthode, qui est la plus conforme aux principes de lXML, offre de nombreux avantages : Lindexation est faite au niveau appropri ;

45

Lindexation correspond toujours un lment figurant explicitement dans le texte de linstrument de recherche, ce qui vite des drives comme la surindexation ou lindexation de concepts napparaissant pas dans la description proprement dite ; Lindexation est situe dans son contexte, ce qui peut en clairer le sens ; Lindexation nimpose pas de recourir un lment spcifique reprenant sous une autre forme les lments figurant dans le texte, ce qui dans la majorit des cas vite dalourdir linstrument de recherche.

Elle est donc recommande toutes les fois o elle est possible, en particulier lors de lencodage direct dun instrument de recherche en EAD. La deuxime mthode consiste indexer hors de la description proprement dite, en utilisant Vedettes et accs contrls <controlaccess> pour regrouper les lments dindexation pertinents pour le Composant <c> indexer. Dans ce cas, la forme normalise est entre directement entre les balises et il est inutile dutiliser lattribut NORMAL. Les principaux lments dindexation utilisables lintrieur de llment Vedettes et accs contrls <controlaccess> sont : Collectivit <corpname>, Nom de famille <famname>, Activit <function>, Genre et caractristiques physiques <genreform>, Nom gographique <geogname>, Nom <name>, Fonction <occupation>, Nom de personne physique <persname>, Mot-matire <subject>, Titre <title>. Aux niveaux de description suprieurs, notamment dans <archdesc>, lutilisation de <controlaccess> est la solution la plus approprie pour mettre en valeur les principaux points daccs relatifs lensemble documentaire dcrit.
<did> <unitid>48 J 1-68</unitid> <unittitle>Archives du chteau de la Gaubertie</unittitle> <unitdate normal="1300/2000">1300-XXe sicle</unitdate> <physdesc> <genreform source="liste-typedocAC">Document d'archives</genreform> <extent>68 articles</extent> <extent unit="ml">1,00 ml</extent> </physdesc> <repository>Archives dpartementales de la Dordogne</repository> <langmaterial>franais (quelques documents en latin).</langmaterial> <origination> <famname>Du Cheyron du Pavillon (famille)</famname> <famname>La Gaubertie (famille de)</famname> <famname>Du Reclus (famille)</famname> </origination> </did> <controlaccess> <famname>La Gaubertie (famille de)</famname> <famname>Du Cheyron (famille)</famname> <famname>Du Reclus (famille)</famname> <geogname>La Gaubertie, chteau [comm. Saint-Martin-des-Combes]</geogname> </controlaccess>

Cette approche est galement la plus facile mettre en uvre quand on procde la conversion rtrospective dun instrument de recherche imprim dot dun index. Ce peut tre la seule envisageable quand lindex rtroconvertir est plus riche que linstrument de

46

recherche. Enfin certains outils logiciels de production de documents EAD, se servant de bases de donnes pour stocker les informations saisies, ne proposent que cette mthode.

<c> <did> <unittitle>Livre de raison de Jean II de Gassion, prsident au Parlement de Navarre, puis avocat gnral</unittitle> <unitid>3 J 17</unitid> <unitdate>1623-1663</unitdate> </did> <controlaccess> <corpname>Parlement de Navarre</corpname> <geogname>Navarre</geogname> <persname>Gassion, Jean II (marquis de)</persname> <occupation>Avocat gnral</occupation> <occupation>Prsident au parlement</occupation> <genreform>Livre de raison</genreform> </controlaccess> </c>

Lutilisation de llment <controlaccess> est galement ncessaire : pour associer troitement un auteur et un titre des fins de visualisation/daffichage pour indexer une forme normalise (diffrente de la forme transcrite) : cas particulier des incipit

<c level="otherlevel" otherlevel="unit-textuelle"> <did> <unitid type="foliotation">(2-3)</unitid> </did> <scopecontent> <p> II. Item expositio unde supra. <emph render="italic">Paulus servus Christi Jesu</emph> (Rm 1, 1). Gaudeamus, fratres, et letemur in Domino- profectum per Dominum [PSEUDO-BEDA, In Ep. Pauli, 1]; cf. Barr, 6-7, 312</p> </scopecontent> <controlaccess> <head>Incipit du lemme biblique</head> <blockquote><p><emph render="italic">Paulus servus Christi Jesu</emph> (Rm 1, 1). Gaudeamus fratres et laetemur in Domino carissimi in sollemnitate praesenti</p></blockquote> </controlaccess> <controlaccess> <head>Incipit de lhomlie</head> <blockquote><p>Gaudeamus fratres et laetemur in Domino carissimi in sollemnitate praesenti</p></blockquote> </controlaccess> <controlaccess> <persname rules="BnF-MsLat" role="auteur du texte">BEDA (Pseudo)</persname> <title>Collectio homiliarum in Epistolas Pauli</title> <note><p>(homilia singula)</p></note> </controlaccess> </c>

Il est possible dassocier les deux mthodes dindexation, en nutilisant lindexation hors de la description que dans les cas o elle prsente des avantages, en particulier : 47

lorsquun mme nom ou terme apparat de nombreuses fois dans un Composant <c>, pour viter dalourdir linstrument de recherche ; lorsque lon souhaite apparier fortement deux lments dindexation (par exemple, un auteur et un titre).

Exemples illustrant lutilisation conjointe des deux modes dindexation :

<c level="item"> <did> <unitid type="cote d'archives">FR ANOM COL B 17 F 42</unitid> <unitid type="cote de communication">zone gnrique = FM, zone cote = B//17</unitid> <unittitle>A l'intendant de Champigny au sujet du dpart des navires pour <geogname>Plaisance</geogname> et l'<geogname>Acadie</geogname> et des affaires de la <corpname normal="Compagnie dAcadie">Compagnie de la pche d'Acadie</corpname></unittitle> <unitdate normal="1694">13 mars 1694</unitdate> </did> <controlaccess> <persname>Champigny, Jean de (1712-1787)</persname> </controlaccess> </c>

<c level="item"> <did> <unitid type="cote d'archives">FR ANOM COL B 18 F 303</unitid> <unitid type="cote de communication">zone gnrique = FM, zone cote = B//18</unitid> <unittitle>A monsieur Bgon au sujet des troupes envoyes <geogname normal="Saint-Domingue, Colonie de">Saint-Domingue</geogname>, des approvisionnements divers pour les <geogname normal="Antilles">les d'Amrique</geogname> et des affaires de la <corpname>Compagnie de Guine</corpname></unittitle> <unitdate normal="1696">15 aot 1696</unitdate> </did> <controlaccess> <persname>Bgon, Michel (1638-1710)</persname> </controlaccess> </c>

Pour prciser les relations avec les units documentaires dcrites d'une personne, dune famille, d'une collectivit, dune localisation gographique, on utilisera lattribut ROLE en en choisissant choisir les valeurs dans des listes tablies l'avance, que ce soit au niveau dun rseau national ou rgional, ou celui dun tablissement. Par exemple, pour une collectivit ou une personne, on pourra choisir des valeurs comme "producteur", "auteur", ou "collectionneur", etc. Attention : il ne faut pas utiliser llment Index <index> mme sil peut sembler beaucoup plus simple lors d'une opration de conversion rtrospective, car il ne sagit pas dun moyen dindexation mais plutt dune table avec des liens hypertexte. Dans lexemple ci-dessous, chaque entre renvoie un ou plusieurs dossiers, les liens se faisant sur les cotes, et le corps de linstrument de recherche ne comporte pas dlment dindexation. 48

<index> <head>Index des correspondants de Persigny</head> <indexentry> <persname>Bonaparte, Pierre-Napolon</persname> <ref target="c44AP11">44AP/11</ref> </indexentry> <indexentry> <persname>Malmesbury, James de</persname> <ref target="c44AP12">44AP/12</ref> </indexentry> <indexentry> <persname>Tocqueville, Alexis-Charles-Henri Clrel de</persname> <ref target="c44AP3">44AP/3</ref> </indexentry> <indexentry> <persname>Walewski, Alexandre-Florian-Joseph Colonna (comte)</persname> <ref target="c44AP7a9">44AP/7 44AP/9</ref> </indexentry> </index>

8.2 Lien vers des notices dautorit LEAD contient des lments pour les noms de personnes, de familles et de collectivits, avec des attributs (SOURCE et AUTHFILENUMBER) qui permettent de fournir les informations ncessaires un programme ou un logiciel pour tablir des liens vers des notices dautorit. Par exemple :
<did> <unitid type="cote">Latin 14149</unitid> <unittitle><persname authfilenumber="http://catalogue.bnf.fr/ark:/12148/cb13547969d" normal="Pierre Riga (11..-1209)" role="0070">Petrus de Riga</persname> [<title> Aurora</title>]</unittitle> <unitdate normal="1201/1300">XIII<emph render="super">e</emph>s.</unitdate> <did>

Fond sur la Norme internationale sur les notices d'autorit utilises pour les Archives relatives aux collectivits, aux personnes ou aux familles (ISAAR(CPF), le schma EAC-CPF (Contexte archivistique encod Collectivits, personnes, familles) permet de structurer et dchanger de linformation sur les producteurs darchives. Les fichiers crs partir de lEAC-CPF sont similaires aux fichiers dautorit des bibliothques, mais avec en plus des renseignements biographiques ou administratifs sur la personne physique ou morale concerne. Ce schma a t appel EAC-CPF pour mettre en valeur ses relations avec lEAD, puisquil permet de structurer linformation habituellement place dans llment <bioghist> de lEAD, qui correspond llment biographie/histoire administrative de la Norme gnrale et internationale de description archivistique ISAD(G). Lavantage dextraire cette information de la structure dun instrument de recherche et de la maintenir dans un fichier EAC-CPF spar est de lier plus facilement la mme information sur une personne physique ou morale plusieurs instruments de recherche.

49

Par ailleurs, la reconnaissance par le Conseil international des archives de limportance des fonctions dans la description du contexte de production des documents a conduit lICA llaboration dune norme spcifique, la Norme internationale pour la description des fonctions ou ISDF. Pour des raisons thoriques et pratiques, la description des fonctions et la description des documents doivent tre spares mais lies dans un systme dinformation archivistique. Il y a donc deux types dinformations contextuelles, celles sur les producteurs et celles sur les fonctions exerces par ces producteurs. Les fonctions peuvent tre communes diffrents organismes, chacune delles peut tre dcrite dans une notice dautorit propre. Il est videmment ncessaire que les fonctions soient mises en relations les unes avec les autres et que des liens soient tablis entre les descriptions de fonctions et les descriptions archivistiques. Concernant le dveloppement dun schma XML sur les fonctions, deux options sont possibles, mais rien na t dcid pour le moment, ni dailleurs sur lorganisme charg de dvelopper un tel schma : soit un nouveau format, EAC-F (Contexte archivistique encod-Fonctions) soit une adaptation de lEAC la norme ISDF. Toujours dans le prolongement de la norme ISAAR(CPF) et de la description contextuelle, le Conseil international des archives a labor une autre norme internationale pour dcrire les institutions conservant des fonds d'archives (ISDIAH). Dans le cadre du projet espagnol Censo Guia, un format XML, lEAG (Guide archivistique encod) a t labor pour structurer les descriptions de services darchives. Toutefois, si ISDIAH et EAG comprennent de nombreux lments communs, la structuration de ces lments dans EAG prsente des diffrences notables. L aussi, rien nest dcid par rapport la refonte de lEAG ou llaboration dun nouveau schma XML. 9. Questions spcifiques/rponses 9.1 Comment structurer en EAD lintroduction dun instrument de recherche ? Les informations de haut niveau, contenues dans lintroduction dun instrument de recherche papier, se retrouvent clates en EAD entre les lments Identification et description <did>, Biographie ou histoire administrative <bioghist>, Prsentation du contenu <scopecontent>, Conditions dacquisition <acqinfo>. Dans le cas dune conversion rtrospective ne permettant pas de rpartir les informations contenues dans lintroduction, on peut la garder telle quelle et la mettre dans llment <div> de llment Prliminaires <frontmatter>. 9.2 Comment faire apparatre un titre de partie ? Si on a besoin dun vritable titre pour annoncer le contenu dun lment, on utilisera llment <head> ( ne surtout pas confondre avec <unittitle> qui dsigne lintitul dune unit documentaire). Par exemple, dans l'tat des fonds d'une institution qui conserve des fonds privs de personnes physiques ou morales, on pourra utiliser dans <bioghist>, un lment <head> pour faire apparatre tantt " Notice biographique ", tantt " Histoire administrative ", suivant les cas.
<c><did>[]</did> <bioghist> <head>Histoire administrative</head> <p>La sous-prfecture de X a exist de 1800 1958</p> </bioghist> <c><did>[]</did> <bioghist>

50

<head>Biographie</head> <p>M. T., sous-prfet de X, a t en poste de 1800 1813</p> </bioghist> </c> </c>

On aura parfois besoin de faire apparatre, devant certaines parties d'une description, un trs bref intitul, une sorte d'tiquette. Ceci permettra au chercheur de mieux comprendre par exemple que le code alphanumrique indiqu est une cote, que les noms d'institutions sont pour l'un le lieu de conservation, pour l'autre, celui du producteur des documents... En gnral, les informations afficher dans ltiquette sont assez brves. On a pour cela plusieurs solutions : - laisser le soin au programme de transformation des documents EAD d'ajouter une tiquette lors du processus de transformation dans le format choisi pour la prsentation. Dans ce cas, le plus souvent, le programme ajoutera la mme tiquette devant le contenu de chacun des lments EAD de mme nom, en slectionnant ventuellement ceux placs une certaine position dans l'arbre XML ou ayant un attribut particulier (par exemple, mme valeur de lattribut TYPE) - utiliser l'attribut LABEL quand il est propos par la DTD. Exemple:
<unitid label="cote">3 M 10</unitid>

ce qui pourra donner laffichage, aprs transformation par programme : cote 3 M 10

Une combinaison des deux mcanismes peut tre utilise. Le programme peut contenir les instructions ncessaires pour pour ajouter une tiquette lorsque l'attribut LABEL n'est pas renseign, et utiliser le contenu de cet attribut lorsqu'il existe. C'est une mthode intressante, qui permet de ne pas surcharger le document EAD d'informations rcurrentes destines sa prsentation, tout en utilisant l'attribut LABEL lorsqu'une tiquette particulire est ncessaire pour une occurrence de l'lment EAD. 9.3 Quelle est la taille maximale dun document XML/EAD ? Comment lier des instances EAD entre elles ? Mme si, en thorie, un document XML peut avoir une taille illimite, dans la pratique les outils permettant de manipuler (notamment d'diter et de publier) les documents XML s'accommodent mal de documents de grande taille. Les fichiers XML infrieurs 1 Mo se publient sans aucun problme. Les fichiers XML compris entre 1 et 5 Mo peuvent se publier, mais le temps de publication sera souvent important. Attention donc en cas de mises jour frquentes. Les fichiers XML au-del de 5 Mo peuvent galement tre publis, mais il est vivement conseill de les diviser en plusieurs instances EAD. Le problme dans ce cas-l est de faire en

51

sorte que le chercheur puisse naviguer entre ces diffrentes instances comme si elles nen faisaient quune seule. Parmi les solutions possibles, la plus souple est dutiliser les fonctionnalits de liens entre instances EAD que permet la DTD. Pour lier une instance EAD une autre instance EAD, il faut : 1) dterminer, dans linstance EAD appelante la partie du texte partir de laquelle on souhaite crer le lien et linclure dans un lment <archref>. 2) copier la valeur de llment <eadid> de linstance appele et la coller dans lattribut HREF de llment <archref> de linstance appelante. Attention, chaque instance EAD doit tre dote dun lment <eadid> unique (il ne peut pas y avoir 2 instances EAD ayant le mme lment <eadid>). 3) ajouter immdiatement lexpression ainsi colle lextension utilise pour nommer le fichier cible (en gnral ce sera ".xml"). Exemple :
Instance appelante
<ead> <eadheader> <eadid> FRDAFANCAOM_EDF011</eadid> [...] <c level="fonds"> <did> <unittitle> MINISTRE D'TAT CHARG DES AFFAIRES ALGRIENNES</unittitle> <unitid> FR CAOM 81 F 1 2415</unitid> [...] <otherfindaid> <p> Voir <archref href="FRDAFANCAOM_RND002.xml">l'inventaire dtaill</archref> </p> </otherfindaid> </c> [...]

Instance appele
<ead> <eadheader> <eadid>FRDAFANCAOM_RND002</eadid>

[...]

Pour lier une instance EAD vers la partie dune autre instance EAD : 1) On procde comme pour un lien vers une instance EAD (cf. ci-dessus). 2) On dote dun attribut ID llment <c> de linstance appele sur lequel on souhaite que le lien aboutisse directement. Rappelons que cet attribut ID doit tre dot des caractristiques suivantes : a) il doit tre unique dans linstance EAD (il ne peut pas y avoir 2 lments <c> ayant le mme attribut ID),

52

b) il doit obligatoirement commencer par une lettre et ne pas contenir despace ou de caractre spcial (il doit tre de type NMTOKEN). 3) On ajoute immdiatement la fin lattribut HREF de llment <archref> de linstance appelante le caractre # suivi de lattribut ID de llment de linstance appele. Exemple : Instance appelante
<ead> <eadheader> <eadid> FRDAFANCAOM_EDF015</eadid> [...] <unittitle> NOTARIAT</unittitle> [...] <unittitle> Guadeloupe et dpendances</unittitle> [...] <unittitle> Capesterre</unittitle> [...] <c level="otherlevel" otherlevel="detail"> did> <unittitle> Jaille (Parfait)</unittitle> <unitdate>1786/1813</unitdate> </did> <otherfindaid> <p>Pour accder l'inventaire dtaill, <archref href="FRDAFCAOM_RNS003.xml#notgua_064">cliquez ici</archref> </p> </otherfindaid> </c> [...]

Instance appele
<ead> <eadheader> <eadid>FRDAFANCAOM_RNS003</eadid> [...] <c level="otherlevel" otherlevel="sous-sous-serie" id="notgua_064"> <did> <unittitle><persname> Jaille (Parfait)</persname></unittitle> <unitdate> 1786/1813</unitdate> </did> <c level="file"> <did> <unitid> FR CAOM DPPC NOT GUA 1372</unitid> <unittitle> <unitdate>1786/1787, juin</unitdate> </unittitle> [...] </c> [...]

9.4 Comment crer des liens internes et externes ? Pour crer des liens internes (renvois d'une section une autre d'un instrument de recherche), on utilise llment Rfrence <ref>, dans lequel on peut entrer le texte depuis lequel le lien 53

hypertexte pourra tre form. Llment <ref> possde un attribut TARGET (cible) qui doit contenir l'identifiant de l'lment XML/EAD vers lequel le lien est fait (lment cible). Llment cible doit obligatoirement contenir un attribut ID de mme valeur que l'attribut TARGET de llment <ref>. Rappelons que la chane de caractres saisie comme valeur des attributs TARGET et ID ne doit pas commencer par un nombre mais toujours par une lettre, elle ne doit pas contenir d'espace, et enfin, elle peut contenir, outre les chiffres et lettres en majuscules ou minuscules, les signes suivants : point (.) ; deux points (:) ; trait d'union (-) ; trait sous la ligne (_).
<scopecontent> <head>Prsentation du contenu</head> <p>Ce fonds, d'une dizaine de mtres linaires, est essentiellement compos des papiers de fonctions de Jean-Ren Bernard depuis 1962 jusqu' 1974. S'y ajoutent quelques crits, textes de confrences et documents caractre priv des annes 1976-1977 (<ref target="c86AJ1a15">86AJ/1 86AJ/15</ref>) dont on ne manquera pas de souligner l'intrt. L'acteur se double d'un tmoin privilgi qui livre presque chaud ses impressions. Son projet d'ouvrage sur Georges Pompidou (<ref target="c86AJ9a10">86AJ/9 et 86AJ/10</ref>) n'a pas abouti mais comporte des analyses historiques trs riches.</p> <p>[]</p> </scopecontent>

Pour tablir des liens vers des ressources lectroniques complmentaires linstrument de recherche EAD et dont on ne contrle pas la gestion, une solution consiste saisir dans lattribut HREF de l'lment <archref> ou de l'lment <extref> l'URL absolue, complte, de la ressource.
<frontmatter> <div> <head><emph>Note liminaire</emph></head> <p>Le prsent rpertoire a t encod en XML conformment la <extref href="http://www.loc.gov/ead/">DTD EAD (version 2002)</extref>.<p> </frontmatter>

Si lon a prpar des fichiers lectroniques complmentaires l'instrument de recherche (par exemple des annexes dans un format non XML), on pourra choisir d'enregistrer le document EAD et les annexes dans le mme rpertoire sur l'ordinateur de travail, et d'tablir les liens ncessaires en saisissant dans lattribut HREF de l'lment <archref> ou de l'lment <extref> l'URL relative de la ressource (qui se rduira donc au nom et l'extension du fichier cible du lien). Cette option trs simple a le mrite de permettre de dplacer facilement dans le systme de fichiers de l'ordinateur, ou vers un autre systme de fichiers sur une autre unit de stockage, l'ensemble des ressources lectroniques ainsi relies entre elles, sans que les URL saisies deviennent invalides.
<bioghist> <head>Historique du producteur : la famille Le Rebours</head> <p>[]p> <p>On a tabli une <extref href="genealogieLeRebours.jpg">gnalogie simplifie</extref> de Jean-Baptiste-Auguste II le Rebours.</p> </bioghist>

54

Pour associer un lment Composant <c> quelques images numriques, il suffit de procder de la mme manire qu'indiqu ci-dessus et de saisir dans l'attribut HREF de <dao> ou de <daoloc> lURL relative du fichier image.
<c level="file"> <did> <unitid>400AP/57</unitid> <unittitle>Campagne dItalie.</unittitle> <physdesc><extent>Un carton.</extent></physdesc> </did> <scopecontent> <p>Dpches tlgraphiques : ministre de France Turin au ministre des Affaires trangres Paris, diverses, lEmpereur lImpratrice, avril juillet 1859 ; correspondance militaire : Jomini, Goyon, minute dune note du commandant Schmitz sur Magenta ; correspondance diplomatique, A-C (en particulier marquis dAzeglio, Binda, Cavour).</p> </scopecontent> <dao href="406AP57.jpg" title="Proclamation de l'empereur Napolon II au lendemain de Solfrino. Cavriana, 25 juin 1859" </dao> </c>

Pour associer des lots dimages un document EAD, on utilisera les lments <daogrp> et <daoloc>. Les attributs ACTUATE et SHOW permettent respectivement de prciser si le document est charg automatiquement ou aprs un clic et sil souvre dans une nouvelle fentre. Si on prvoit d'utiliser un logiciel particulier pour gnrer, lors de la consultation de l'instrument de recherche, le lien hypertexte de l'unit documentaire vers les lots d'images, et pour permettre la manipulation de ces lots d'images, certains attributs tels que ROLE pourront tre utiliss en sus de l'attribut HREF, pour dsigner ce logiciel et saisir les informations utiles selon la syntaxe particulire dfinie pour ce logiciel. 9.5 Comment faire en sorte que certaines informations saisies dans le document EAD restent confidentielles ? Pour identifier dans l'instrument de recherche des informations non communicables au public (par exemple, une liste de noms de personnes concernes par un dossier, ou des donnes relatives au propritaire d'un fonds d'archives prives), on peut utiliser l'attribut AUDIENCE et lui donner la valeur "internal" (rserv). Cet attribut est disponible dans de trs nombreux lments. Il faudra ensuite s'assurer que le programme ou l'application utiliss pour transformer le document EAD en un document destin la consultation ignore le contenu des lments ainsi marqus. Un programme XSLT, utilis pour oprer une conversion statique ou dynamique, peut facilement prendre en compte ce besoin. Exemple :
<acqinfo> <p> dpt, 1986-2001</p> <p audience="internal">dpt de monsieur Jean Dupont, 10 dcembre 1986 (entre n 2999), 12 fvrier 1987 (entre n 3002), 23 juillet 1987 (entre non enregistre), 17 novembre 2001 (entre n 4765)</p> </acqinfo>

55

10 Outils pour travailler avec l'EAD Des liens vers des sites de tlchargement doutils pour travailler avec lEAD sont disponibles sur le site de la Table ronde EAD : http://www.archivists.org/saagroups/ead/tools.html Voir galement lenqute de la SAA en 2005 sur les outils de lEAD au sens large (inclut manuels, outils de production et de publication) : http://www.archivists.org/saagroups/ead/EADToolsSurvey.pdf 10.1 Choix dun outil de production Les documents XML/EAD peuvent tre produits - par saisie directe avec un diteur de documents XML (XMetaL, XMLSpy, oXygen, XMLOperator) ; voir larticle de Thijs van den Broek en 2004 sur les diteurs XML : Choosing an XML editor (http://ahds.ac.uk/creating/information-papers/xml-editors/) et les pages daide du site de la table ronde des utilisateurs de lEAD (http://www.archivists.org/saagroups/ead/xmleditors.html) - par saisie partir dun simple diteur de texte (Notepad, Wordpad) ou dun traitement de texte (Word, Wordperfect 9, OpenOffice.org) puis conversion vers XML - par export automatique de donnes partir dun outil de production dinstruments de recherche archivistiques (Arkheia, Thot, Gaia). Voir tude en cours de la direction des Archives de France sur les fonctionnalits documentaires des logiciels darchives (http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr rubrique Grer les archives / Informatisation des services) 10.2 Tlchargement de la DTD et du schma La DTD EAD 2002 et le schma dvelopp en 2007 sont tlchargeables depuis le site officiel de lEAD : http://www.loc.gov/ead/ead2002a.html#whattodo et http://www.loc.gov/ead/eadschema.html [site consult en octobre 2009] Des outils de conversion de lEAD 1.0 lEAD 2002 sont disponibles : http://www.archivists.org/saagroups/ead/resources/ead2002conv/ [site consult en octobre 2009] Les fichiers de configuration du logiciel XMetaL de Blast Radius pour une interface franaise d'dition de documents XML conformes la DTD EAD 2002 sont disponibles sur demande auprs de la direction des Archives de France (http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/ rubrique Grer les archives / Classement et description) [site consult en octobre 2009]

10.3 Le dictionnaire des balises et le manuel d'application de la Society of American Archivists La version anglaise du dictionnaire des balises est consultable sur le site officiel de lEAD : http://www.loc.gov/ead/tglib/index.html [site consult en octobre 2009]

56

La version franaise du dictionnaire des balises est consultable sur le site de la Direction des Archives de France : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr (Grer les archives / Classement et description) [site consult en octobre 2009] Le manuel dapplication de la Society of American Archivists (SAA) est disponible : http://www.archivists.org/saagroups/ead/ead2002cookbook.html [site consult en octobre 2009]

10.4 Autres manuels amricains Les produits et services en ligne du RLG (Research Library Group) ont t intgrs ceux dOCLC. Le manuel du RLG est dsormais consultable : http://www.oclc.org/programs/ourwork/past/ead/bpg.pdf [site consult en octobre 2009] Loutil de validation des documents EAD dvelopp par le RLG partir des recommandations de son manuel peut tre utilis en ligne ou tlcharg ladresse : http://www.oclc.org/programs/ourwork/past/ead/reportcard.htm [site consult en octobre 2009] La Bibliothque du Congrs a labor son propre guide (Encoded Archival Description Best Pratices, 2008) : http://www.loc.gov/rr/ead/lcp/lcp.pdf [site consult en octobre 2009] Le manuel du projet Archives de Californie en ligne (Online Archives of California Best Practice Guidelines for Encoded Archival Description) est consultable : http://www.cdlib.org/inside/diglib/guidelines/bpgead/oacbpgead_v2-0.pdf [site consult en octobre 2009]

10.5 Les feuilles de transformation Le Livre de recettes (Cookbook) de l'EAD 2002 propose dix-neuf feuilles de style XSLT: http://www.archivists.org/saagroups/ead/resources/ead2002cookbook/eadcbs5.xsl http://www.archivists.org/saagroups/ead/resources/ead2002cookbook/eadcbs6.xsl http://www.archivists.org/saagroups/ead/resources/ead2002cookbook/eadcbs7.xsl http://www.archivists.org/saagroups/ead/resources/ead2002cookbook/eadcbs8.xsl http://www.archivists.org/saagroups/ead/resources/ead2002cookbook/eadcbs9.xsl http://www.archivists.org/saagroups/ead/resources/ead2002cookbook/dsc1.xsl http://www.archivists.org/saagroups/ead/resources/ead2002cookbook/dsc2.xsl http://www.archivists.org/saagroups/ead/resources/ead2002cookbook/dsc3.xsl http://www.archivists.org/saagroups/ead/resources/ead2002cookbook/dsc4.xsl

57

http://www.archivists.org/saagroups/ead/resources/ead2002cookbook/dsc5.xsl http://www.archivists.org/saagroups/ead/resources/ead2002cookbook/dsc6.xsl http://www.archivists.org/saagroups/ead/resources/ead2002cookbook/dsc7.xsl http://www.archivists.org/saagroups/ead/resources/ead2002cookbook/dsc8.xsl http://www.archivists.org/saagroups/ead/resources/ead2002cookbook/dsc9.xsl http://www.archivists.org/saagroups/ead/resources/ead2002cookbook/dsc10.xsl http://www.archivists.org/saagroups/ead/resources/ead2002cookbook/dsc11.xsl http://www.archivists.org/saagroups/ead/resources/ead2002cookbook/dsc12.xsl http://www.archivists.org/saagroups/ead/resources/ead2002cookbook/dsc13.xsl http://www.archivists.org/saagroups/ead/resources/ead2002cookbook/dsc14.xsl http://www.archivists.org/saagroups/ead/resources/ead2002cookbook/dsc15.xsl Les rsultats sont visibles : http://www.mnhs.org/library/findaids/2468a.html, http://www.mnhs.org/library/findaids/2468.html et http://www.mnhs.org/library/findaids/2468f.html Toutes ces feuilles fonctionnent mais ne rpondent pas toutes aux mmes besoins et ne traitent donc pas toutes les informations de faon identique. Il convient donc de les tester sur diffrentes instances et d'analyser le rsultat.

10.6

Les outils open source pour produire des documents XML/EAD

Le logiciel Archivists Toolkit (AT ou Bote outils des archivistes ) est une application libre dveloppe depuis 2007 linitiative des universits de San Diego et de New York et des Cinq collges (consortium dtablissements denseignement suprieur du Massachusetts), qui permet de rdiger des descriptions conformes aux normes DACS ( Dcrire les archives : une norme de contenu , norme de la SAA) et ISAAR(CPF) et de faire des imports et des exports conformes la DTD EAD 2002. Le logiciel, qui en est sa version 2.0, est tlchargeable : http://archiviststoolkit.org/ [site consult en octobre 2009] Les concepteurs dAT envisagent toutefois de combiner certaines des fonctionnalits du logiciel avec un autre outil dvelopp par luniversit de lIllinois Urbana-Champaign, Archon (http://www.archon.org/). Le logiciel Archon permet de crer des descriptions archivistiques, dy associer des objets numriques ou numriss (images, sons, vidos) et de grer des plans de classement complexes. Archon permet aussi lexport des donnes en EAD ou en MARC.

10.7

Les outils open source pour publier des documents XML/EAD

Dvelopp par les socits AJLSM et Anaphore, PLEADE est un outil libre permettant de diffuser des instruments de recherche archivistiques dans une architecture Web. Voir le site de

58

PLEADE http://www.pleade.org (version 2.0) et http://pleade.com/ (version 3.3). [sites consults en octobre 2009] 11 Tableaux de comparaison UNIMARC, MARC21, ISAD(G), EAD Tableau de correspondance entre la Norme gnrale et internationale de description archivistique ISAD(G) et la DTD EAD 2002 ISAD(G) 3.1. Rfrence EAD <eadid> avec les attributs COUNTRYCODE et MAINAGENCYCODE <unitid> avec les attributs COUNTRYCODE et REPOSITORYCODE 3.1.2. 3.1.3 3.1.4 3.1.5 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.3.4 3.4.1 3.4.2 3.4.3 3.4.4 3.4.5 3.5.1 3.5.2 Intitul/analyse Dates Niveau de description Importance matrielle et support de lunit documentaire Nom du producteur Histoire administrative/notice biographique Historique de la conservation Modalits dentre Prsentation du contenu valuation, tris et liminations, sort final Accroissements Mode de classement Conditions daccs Conditions de reproduction Caractristiques matrielles et contraintes techniques Instruments de recherche Existence et lieu de conservation des originaux Existence et lieu de conservation <unittitle> <unitdate> attribut LEVEL de <archdesc> et <c> <physdesc> et ses sous-lments <extent>, <dimensions>, <genreform>, <physfacet> <origination> <bioghist> <custodhist> <acqinfo> <scopecontent> <appraisal> <accruals> <arrangement> <accessrestrict> <userestrict> <phystech> <otherfindaid> <originalsloc> <altformavail>

Langue et criture des documents <langmaterial>

59

de copies 3.5.3 3.5.4 3.6.1 3.7.1 3.7.2 3.7.3 Sources complmentaires Bibliographie Notes Notes de larchiviste Rgles ou conventions Date(s) de la description <relatedmaterial> <separatedmaterial> <bibliography> <odd> <note> <processinfo> <descrules> <processinfo><p><date>

Tableau de correspondance entre la DTD EAD 2002 et la Norme gnrale et internationale de description archivistique ISAD(G) EAD <accessrestrict> <accruals> <acqinfo> <altformavail> <appraisal> attribut LEVEL de <archdesc> <arrangement> <bibliography> <bioghist> attribut LEVEL de <c> <custodhist> <descrules> <eadid> avec les COUNTRYCODE MAINAGENCYCODE <note> <odd> <originalsloc> <origination> 3.4.1 3.3.3 3.2.4 3.5.2 3.3.2 3.1.4 3.3.4 3.5.4 3.2.2 3.1.4 3.2.3 3.7.2 attributs 3.1. et 3.6.1 3.6.1 3.5.1 3.2.1 ISAD(G) Conditions daccs Accroissements Modalits dentre Existence et lieu de conservation de copies valuation, tris et liminations, sort final Niveau de description Mode de classement Bibliographie Histoire administrative/notice biographique Niveau de description Historique de la conservation Rgles ou conventions Rfrence

Notes Notes Existence et lieu de conservation des originaux Nom du producteur 60

<otherfindaid>

3.4.5

Instruments de recherche Importance matrielle et support de lunit documentaire Caractristiques matrielles et contraintes techniques Notes de larchiviste Date(s) de la description Sources complmentaires Sources complmentaires Dates Rfrence

<physdesc> et ses sous-lments 3.1.5 <extent>, <dimensions>, <genreform>, <physfacet> <phystech> <processinfo> <processinfo><p><date> <relatedmaterial> <separatedmaterial> <unitdate> <unitid> avec les COUNTRYCODE REPOSITORYCODE <unittitle> <userestrict> 3.4.4 3.7.1 3.7.3 3.5.3 3.5.3 3.1.3 attributs 3.1. et 3.1.2. 3.4.2

Intitul/analyse Conditions de reproduction

Tableau de correspondance entre la DTD EAD 2002 et les formats MARC Ce tableau se compose de deux parties : La premire partie donne les quivalences pour les lments de lEAD 2002 utiliss dans la description archivistique elle-mme, cest--dire utiliss lintrieur de llment <archdesc> ou des composants <c>. Elle permet de gnrer une (ou des) notice(s) MARC dcrivant de manire succincte le (ou les) units documentaires (fonds, collections, documents isols, etc.) dcrits dans linstrument de recherche, afin de pouvoir signaler ces units documentaires dans un catalogue en format MARC. Elle est en gnral utilise au niveau de llment <archdesc> ou aux niveaux suprieurs de composants <c>. Cette partie reprend les correspondances donnes dans le Dictionnaire des balises la fin de la description des diffrents lments. Les lments de lEAD 2002 qui ne sont pas utiliss dans la description archivistique y apparaissent sur fond gris. La seconde partie donne les quivalences pour les lments de lEAD 2002 utiliss dans la description de linstrument de recherche encod, cest--dire utiliss lintrieur de llment <eadheader> qui contient les mtadonnes descriptives de linstance EAD. Elle permet de gnrer une notice MARC dcrivant linstrument de recherche qui pourra tre insre dans un catalogue en format MARC et pointer depuis ce catalogue vers linstrument de recherche encod. Cette conversion des mtadonnes descriptives de linstance EAD nayant pas t prvue lorigine dans la DTD, les correspondances ne figurent pas dans le Dictionnaire des balises la fin de la description des diffrents lments.

61

lments utiliss dans la description archivistique <archdesc> et niveaux infrieurs Nom de llment Abrviation Rsum Restrictions d'accs Accroissements Informations sur les modalits dentre Adresse Ligne d'adresse Documents de substitution Informations sur lvaluation Arc Description archivistique Attribut LEVEL de <archdesc> 351$c Pas dquivalent 530 583 325$a 456 Pas dquivalent 520$a 545$a 506 584$a 541 330$a 310$a Pas dquivalent 317$a MARC21 UNIMARC

Nom de la balise <abbr> <abstract> <accessrestrict> <accruals> <acqinfo> <address> <addressline> <altformavail> <appraisal> <arc> <archdesc>

<archdescgrp> <archref> <arrangement> <author> <bibliography> <bibref> <bibseries> <bioghist> <blockquote> <c>

Groupe de descriptions archivistiques Rfrence d'autres documents d'archives Classement Auteur de l'instrument de recherche Bibliographie Rfrence bibliographique Collection bibliographique Biographie ou histoire Bloc de citation Composant (non numrot) 545$a 545$b 314 510 581 320 321 351$a 351$b Pas dquivalent

62

<c01> <c02> <c03> <c04> <c05> <c06> <c07> <c08> <c09> <c10> <c11> <c12> <change> <chronitem> <chronlist> <colspec> <container> <controlaccess> <corpname>

Composant (niveau 1) Composant (niveau 2) Composant (niveau 3) Composant (niveau 4) Composant (niveau 5) Composant (niveau 6) Composant (niveau 7) Composant (niveau 8) Composant (niveau 9) Composant (niveau 10) Composant (niveau 11) Composant (niveau 12) Modification Elment d'une liste chronologique Liste chronologique Spcification de colonne de tableau Unit de conditionnement Vedettes et accs contrls Collectivit 110 111 610 611 710 711 601 710 711 712

<creation> <custodhist> <dao> <daodesc> <daogrp> <daoloc>

Cration Historique de la conservation Objet archivistique numrique Description d'objet archivistique numrique Groupe d'objets archivistiques numriques Emplacement d'objet 561 856 317 856

63

archivistique numrique <date> <defitem> <descgrp> <descrules> <did> <dimensions> <div> <dsc> <dscgrp> <ead> <eadgrp> <eadheader> <eadid> <edition> <editionstmt> <emph> <entry> <event> <eventgrp> <expan> <extent> <extptr> <extptrloc> <extref> <extrefloc> <famname> Date Elment d'une liste de dfinitions Groupe dlments de description Rgles de description Identification et description Dimensions Subdivision de texte Description des souscomposants Description d'un groupe de sous-composants Description archivistique encode Groupe d'instances EAD En-tte EAD Identifiant EAD dition Mention d'dition Mise en valeur Entre de tableau Evnement Groupe d'vnements Forme dveloppe Importance matrielle Pointeur externe Localisation de pointeur externe Rfrence externe Localisation d'une rfrence externe Nom de famille 100 600 700 602 720 721 300$a 215$a 300$c 215$d

64

722 <filedesc> <fileplan> <frontmatter> <function> <genreform> Description du fichier Plan de classement Prliminaires Activit Genre et caractristiques physiques 657 655 300 quand utilis conjointement avec <extent> 651 752 <head> <head01> <head02> <imprint> <index> <indexentry> <item> <label> <langmaterial> <language> Intitul Premier en-tte Second en-tte Adresse bibliographique Index Entre d'index Item Etiquette Langue des units documentaires Langue Attribut LANGCODE de <language> <langusage> <lb> <legalstatus> <linkgrp> <list> <listhead> <materialspec> Langue utilise Retour la ligne Statut juridique Groupe de Liens Liste En-tte d'une liste Particularits matrielles 254 255 256 <name> Nom 720 (lorsque ne 206$a 208$a 230$a 315$a 730 (lorsque ne 65 506 310 041 101$a 546 302 Pas dquivalent 608 215$a quand utilis conjointement avec <extent> 607

<geogname>

Nom gographique

provient pas dun rfrentiel) <namegrp> <note> <notestmt> <num> <occupation> <odd> <originalsloc> Groupe de noms Note Mention de note Numro Fonction Existence et lieu de conservation des documents originaux Origine 656 535 500

provient pas dun rfrentiel) 300

Pas dquivalent 300 324 455

Autres donnes descriptives 500

<origination>

100 110 700 710

700 701 702 710 711 712

<otherfindaid> <p> <persname>

Autre instrument de recherche Paragraphe Nom de personne 100 600 700 600 700 701 702 215

<physdesc> <physfacet>

Description physique Particularit physique

300

Plus de 215$c correspondance 307 MARC21 en EAD2002 316 852 Zone du bloc 9XX localement retenue 307 316 337 332$a 318

<physloc>

Localisation physique

<phystech>

Caractristiques matrielles 340 et contraintes techniques 538 Mention conseille Informations sur le traitement 524 583

<prefercite> <processinfo>

66

<profiledesc> <ptr> <ptrgrp> <ptrloc> <publicationstmt> <publisher> <ref> <refloc> <relatedmaterial> <repository>

Description du profil Pointeur Groupe de pointeurs Localisation de pointeur Mention de publication diteur Rfrence Localisation de rfrence Documents en relation Organisme responsable de l'accs intellectuel Ressource locale Description des rvisions Ligne de tableau Titre courant ou filigrane Prsentation du contenu 520$a 544 indicateur 0 327$a Pas dquivalent UNIMARC 544 indicateur 1 852 311$a 488 Zone du bloc 9XX localement retenue

<resource> <revisiondesc> <row> <runner> <scopecontent>

<separatedmaterial> Documents spars <seriesstmt> <sponsor> <subarea> <subject> <subtitle> <table> <tbody> <tgroup> <thead> <title> Mention de collection Commanditaire Subdivision Mot-matire Sous-titre de l'instrument de recherche Tableau Corps de tableau Groupe d'lments de tableau En-tte de ligne ou de colonne Titre

650 69X

606 610

130 240 245

200 5XX 605

67

630 730 740 <titlepage> <titleproper> <titlestmt> <unitdate> Page de titre Titre propre de l'instrument de recherche Mention de titre Date de l'unit documentaire 245$f (dates inclusives) 245$g (dates prpondrantes) 260$c <unitid> Identifiant de l'unit documentaire Rien dans la Tag . Library mais il y a un attribut ENCODINGANALOG 245 540 200 310 210$d

<unittitle> <userestrict>

Intitul de l'unit documentaire Restrictions d'utilisation

68

lments utiliss dans la description de linstrument de recherche<eadheader> Nom de la balise <abbr> <address> Nom de llment Abrviation Adresse 270 210$b quand utilis conjointement avec <publicationstmt> MARC21 UNIMARC

<archref> <author> <bibref> <change> <creation> <date>

Rfrence d'autres documents d'archives Auteur de l'instrument de recherche Rfrence bibliographique Modification Cration Date 210$d quand utilis conjointement avec <publicationstmt> 250$a 250 205$a 205 245$c 200$f

<edition> <editionstmt> <expan> <extptr> <extref> <language>

dition Mention d'dition Forme dveloppe Pointeur externe Rfrence externe Langue Attribut LANGCODE de <language>

041

101$a 302$a

<langusage> <lb> <linkgrp> <list> <note> <notestmt>

Langue utilise Retour la ligne Groupe de Liens Liste Note Mention de note 500

300 300 69

<num> <p> <ptr> <profiledesc> <publicationstmt> <publisher> <ref> <revisiondesc> <seriesstmt> <sponsor> <subtitle> <title> <titleproper> <titlestmt>

Numro Paragraphe Pointeur Description du profil Mention de publication diteur Rfrence Description des rvisions Mention de collection Commanditaire Sous-titre de l'instrument de recherche Titre Titre propre de l'instrument 245$a de recherche Mention de titre 245 200$a 200 440 536 245$b 305$a 225 Pas dquivalent 200$e 260 260$b 210 210$c

12 Quelques rfrences utiles 12.1 Sites Web de rfrence EAD Encoded archival description, site officiel - documentation gnrale (historique), Tag Library, Application guidelines, fichiers de la DTD et du schma publi en 2007, liste de diffusion, groupe de travail international charg de la maintenance intellectuelle de lEAD, etc. http://www.lcweb.loc.gov/ead/ [site consult en octobre 2009] EAD Roundtable Help Pages Site dun groupe de travail au sein de la Society of American Archivists ddi lapplication de lEAD. Programmes de conversion EAD v. 1.0 vers EAD 2002, liste jour des utilisateurs, Cookbook de Michael Fox, informations sur les mthodes de conversion rtrospective et sur les formations, bibliographie sur lEAD, etc. http://www.archivists.org/saagroups/ead/ead2002cookbookhelp.html [site consult en octobre 2009]

70

Direction des Archives de France, rubrique Grer les archives / Classement et description / Normes et outils - lien vers le site officiel de lEAD, traduction franaise de la Bibliothque des balises version 2002, manuel dencodage, rfrentiel des applications franaises de lEAD, Bulletin dinformation francophone sur lEAD (36 numros parus depuis 2000), informations sur les journes europennes de 2004, etc. http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/classement/normes-outils/ead/ [site consult en octobre 2009]

12.2 Bibliographie Publications rcentes Bountouri, Lina, Manolis Gergatsoulis. "Interoperability Between Archival and Bibliographic Metadata: An EAD to MODS Crosswalk." Journal of Library Metadata 9, (1/2) 2009 : 98-133. Carpenter, Brian, Jung-Ran Park. "Encoded Archival Description (EAD) Metadata Scheme: An Analysis of Use of the EAD Headers." Journal of Library Metadata 9, (1/2) 2009 : 134-152. Sibille, Claire (2008), EAD and EAC in French Archives: a status report. EAD at 10: a symposium celebrating the 10th anniversary of Encoded archival Description, San Francisco, Aot 2008 (www.archivists.org/publications/proceedings/EAD@10/Sibille-EAD@10.pdf) Dow, Elizabeth H. "Encoded Archival Description as a Halfway Technology." Journal of Archival Organization 7, (3) 2008 : 108-115. Imhof, Andres. "Using International Standards to Develop a Union Catalogue for Archives in Germany: Aspects to Consider Regarding Interoperability between Libraries and Archives." DLib Magazine 14, (9/10) Septembre/Octobre 2008 : 6. Kutzner, Edgar. "ParadigmenwechselL: Von Papritz zu ISAD(G) und EAD." Archivar 61, (3) Juillet 2008 : 268-275. Patty, William Jordan. "Metadata, Technology, and Processing a Backlog in a University Special Collections." Journal of Archival Organization 6, (1/2) 2008 : 102-120. Smith, II, Plato L. "Preparing Locally Encoded Electronic Finding Aid Inventories for Union Environments: A Publishing Model for Encoded Archival Description." Information Technology & Libraries 27, (2) Juin 2008 : 26-30. Yaco, Sonia. "It's Complicated: Barriers to EAD Implementation." American Archivist 71, (2) Fall/Winter 2008 : 456-475.

71

Clavaud, Florence, et Svigny, Martin. Instruments de recherche : la mise en uvre des nouvelles technologies . Abrg darchivistique. Principes et pratiques du mtier darchiviste. Association des archivistes franais, Paris, 2007 : 183-211. Dow, Elizabeth H. Creating EAD-Compatible Finding Guides on Paper. Lanham, MD: Scarecrow Press, 2005. Stockting, Bill, et Fabienne Queyroux, diteurs. Encoding Across Frontiers : Proceedings of the European Conference on Encoded Archival Description and Context (EAD and EAC), Paris, France, 7-8 October, 2004. New York: Haworth Information Press, 2005. Publi galement dans la Journal of Archival Organization, v. 3, nos. 2/3, 2005. Revues spcialises : Bulletin dinformation francophone sur lEAD (sur le site de la Direction des Archives de France) Journal of Archival Organization The American archivist Journal of Internet Cataloging, dont: Encoded Archival description on the Internet, d. par Daniel Pitti et Wendy Duff, Haworth Press, 2002 (reprise de Journal of Internet Cataloging, 4, n3/4 (2001), numro spcial consacr lEAD) Contient : Haworth, Kent M. Archival description : content and context in search of structure , . Ruth, Janice E., The development and structure of the Encoded Archival Description (EAD document type definition) ,. Fox, Michael J. Stargazing : locating EAD in the descriptive firmament , Hensen, Steven L. Archival cataloging and the Internet : the implications and impact of EAD ,. Brown, C. B., Schottlaender, B. E. C. The Online Archive of California : a consortial approach to Encoded Archival Description ,. Hoyer, Timothy P., Miller, Stephen, Pollock, Alvin, Consortial approaches to the implementation of Encoded Archival Description (EAD) : the American Heritage Virtual Archive Project and the Online Archive of California (OAC) ,. Sweet, Meg, Hillyard, Matthew, Breeden, D., Stockting, Bill, EAD and government archives ,. Rinehart, Richard, Cross-community applications : the EAD in museums , Gilliland-Swetland, Anne J. Popularizing the finding aid : exploiting EAD to enhance online discovery and retrieval in archival information systems by diverse user groups ,. 72