PROYECTO DE CIENCIA Y DESARROLLO

1.1. Ventaja competitiva: y Prestigio adquirido en la ciudad de Chimbote. 1.2. Ventajas de las fuentes competitivas: y Cambio de los costos o disponibilidad de los insumos:

Examen de admisin

1.3. Ventaja competitiva a adquirir:

Calidad de Servicio Cmo lograrlo?

INOVACION DE PROCESOS
I. REA ADMINISTRATIVA

La Universidad Nacional del Santa tiene una estructura administrativa en funcin de la labor acadmica de la institucin, en concordancia con sus fines, objetivos y metas, orientada a la optimizacin de los recursos humanos, materiales y econmicos.

A travs de sus diversas dependencias y oficinas, brinda a los estudiantes y la comunidad diferentes servicios los cuales coadyuvan a mejorar la calidad educativa de nuestra institucin.

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Cada oficina cumple un rol importante en su respectiva rea, mediante ellas cubrimos gran parte de las necesidades de administracin y apoyo hacia los estudiantes. 2.1. Descripcin del rea:

El rea administrativa se encarga de brindar el soporte a las dems reas tcnicas, lo cual la convierten en un rgano fundamental para el cumplimiento de los objetivos de la institucin. Dirigida por el Vicerrector Administrativo, cuya funcin principal est enmarcada en la planificacin, coordinacin, direccin y ejecucin de las labores encomendadas por ley. 2.2. Tipo de gestin:

El tipo de gestin que se desarrolla en la institucin es por funciones, ya que rene en un departamento, a todos los que se dedican a una o varias actividades relacionadas, llamadas funciones.

Aprovechando los recursos especializados, ya que cada rgano realiza nicamente su actividad especfica, facilitando la supervisin, y el movimiento de las habilidades especializadas para usarlas en el punto donde ms se necesitan.

Teniendo como deficiencia la difcil toma de decisiones rpidas pues los jefes de funciones dependen de la oficina central, ocasionando la prdida de la autoridad en el mando. La exigencia de una obediencia y la imposicin de la disciplina.

II. PROCESO ESTRATGICO DE INNVOVACIN 3.1. Generacin de ideas de procesos de la organizacin: Una de las tcnicas para la generacin de las Ideas es la identificacin de necesidades y problemas, donde el usuario o consumidor es el principal protagonista, quien recibe una lista de problemas y dice cules de ellos acuden a su mente cuando se mencionan dichos problemas. En atencin a las reiteradas quejas por parte de estos usuarios y adems por la facilidad en el acceso de la informacin, se ha credo conveniente realizar el anlisis de los procedimientos realizados en el rea administrativa, especficamente el procesamiento de las rdenes de CIENCIA Y DESARROLLO SUSTENTABLE 2

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compra y/o servicios, ya que se pudo observar ciertas deficiencias como: Demora en la atencin de las solicitudes de bienes y/o servicios a los usuarios finales, demora en el pago a los proveedores quienes brindan los bienes y/o servicios, deficiente seleccin de proveedores. Todo esto ocasionado por muchos factores como por ejemplo:  Se presenta una tendencia a la competencia entre los trabajadores, tratando de imponer a la organizacin su punto de vista y su enfoque.  Hay una tendencia de tensin y conflictos en la institucin. La rivalidad y la competencia, unidas a la prdida de visin de conjunto de la institucin pueden conducir a divergencias y a la multiplicidad de objetivos.

FLUJOGRAMA DE ADQUISICIONES DE BIENES Y/O SERVICIOS general

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Realizando un anlisis de las posibles ideas, utilizamos como herramienta el diagrama de Ishikawa, para analizar principales problemas que se presentan en el rea administrativa, obtenindose los siguientes resultados: Demora en la adquisiciones de bienes y servicios:

FLUJO DOCUMENTARIO

COTIZACION DE PRECIOS

FIRMA DE ORDEN DE COMPRA

Falta de automatizacin

Ausencia de cartera de proveedores

Demora de ejecucin

Deficiente seleccin

Demora de anlisis

Deficiente planificacin Falta de Herramientas automticas Burocracia

DEMORA EN LA ADQUISICIONES DE BIENES Y/O SERVICIOS

Falta de experiencia

Revisin de agilizacin de procesos

POLITICA INTERNA

Deficiente control del cumplimiento de procesos

CONTROL CONTABLE

CERTIFICACION PRESUPUESTAL

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y Deficiente seleccin de proveedores:

CARTERA DE PROVEEDORES

EVALUACION DE OFERTAS

Limitada cantidad

Deficiente anlisis y valoracin

SELECCIN DE PROVEEDORES

Desconocimiento y flexibilidad

Ausencia de estndares y controles.

NEGOCIACION DE CONDICIONES

EVALUACION DE CALIDAD

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y Demora en el pago de proveedores:

CONTROL DOCUMENTARIO DEL PROVEEDOR Deficiente control de tipo de agente

CONFORMIDAD DE SERVICIO Demora en la firma de conformidad del usuario final

Tarda verificacin de cuenta bancaria

PAGO DE PROVEEDORES

Demora en requisitos

Demora en confeccin

ORDEN DE COMPRA

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3.2. Seleccin de ideas: Para lograr un adecuado desarrollo en el mejoramiento de los procedimientos actuales, se debe integrar los siguientes aspectos:  Los deseos y necesidades de los usuarios potenciales en la aplicacin de este nuevo procedimiento.  Los deseos y necesidades de los potenciales clientes.  Las regulaciones legales, administrativas vigentes y por establecerse para este tipo de procedimientos, y otras que sean pertinentes.  Los objetivos e intereses de desarrollo de la institucin.  Los requerimientos de los diferentes proveedores.

De esta manera, el objetivo de esta actividad es integrar todos estos requerimientos, deseos y necesidades, de modo que pasen a formar parte de las caractersticas distintivas del nuevo procedimiento.

Para nuestro caso se ha seleccionado el procedimiento de adquisicin de bienes y/o servicios menores a 3 UIT S, cuyo flujo se detalla a continuacin: a. El proceso inicia cuando un usuario que puede ser cualquier dependencia de la universidad, realiza una solicitud de bienes y/o servicios menores a 3 UIT s (s/. 10 800) que no se encuentra en almacn; b. El documento generado debe ir con el visto bueno del jefe de la dependencia quien solicita el bien y/o el servicio. c. Esta solicitud de bienes pasa a la secretara del vicerrectorado administrativo; d. Luego sta pasa la solicitud de bienes y/o servicios para que el vicerrector administrativo autorice la compra del bien o el contrato del servicio. En caso de negacin este devuelve al usuario final indicando el motivo de la desatencin. e. Si es que la solicitud de bienes y/o servicios es autorizada esta pasa a la secretara de la oficina de abastecimiento. f. Para que luego lo pase al jefe de la oficina de abastecimiento, quien es el encargado de dar el visto bueno y pasar a la oficina de compras. g. La oficina de compras se encarga de realizar las cotizaciones y la posterior orden de compra y/o servicio.

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h. Luego de esto, la orden de compra y/o servicio pasa nuevamente a la jefatura de abastecimiento para que pueda ser firmada y emitir un documento de autorizacin para la siguiente unidad de afectacin. i. La unidad de afectacin se encarga de registrar las rdenes de compra y/o servicios en el sistema integrado de administracin financiera SIAF, administrado por el Ministerio de Economa y Finanzas; ya que por ser una institucin del estado nos encontramos bajo rgimen de control de nuestros gastos e ingresos. j. Luego se genera una hoja de control contable donde se registran los datos de las rdenes de compra y/o servicios, as como un nmero de registro SIAF. k. Esta hoja de control contable es nuevamente pasada a la jefatura de abastecimiento para que sea firmada por el jefe de la oficina. l. Una vez comprometido el gasto este pasa a la oficina de contabilidad para que se haga la contabilizacin del registro SIAF, y el contador d el visto bueno al expediente de la orden de compra y/o servicio. m. Luego esta oficina divide el expediente para dos oficinas, pasando solo la hoja de control contable a la unidad de devengados y la orden de compra a la unidad de compras. n. La unidad de compras una vez que recepciona la orden de compra comunica al proveedor de que ya debe ingresar el bien al almacn y a su vez elabora la pecosa donde van registrados los bienes que se entregarn, as como el responsable de dar conformidad de la recepcin del bien. o. El encargado de la unidad de compras entrega la pecosa y la orden de compra al almacn. El jefe de almacn una vez recepcionado el bien, se encargar de buscar al usuario para que firme la pecosa de conformidad y entregar el bien. A su vez firma la orden de compra y lo entrega a secretara del vicerrectorado administrativo. p. La secretaria del vicerrector administrativo entrega la orden de compra a la unidad de devengados, quien solo contaba con la hoja de control contable. q. La unidad de devengados se encarga de realizar a fase de devengado en el SIAF-SP; r. Y luego pasa para la unidad de giros quienes son los encargados de realizar el pago a los proveedores.

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FLUJOGRAMA DE ADQUISICIONES DE BIENES Y/O SERVICIOS MENORES A 3 UIT S

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Adems las oficinas comprometidas con el desarrollo de los procedimientos son los siguientes: OFICINAS INVOLUCRADAS EN EL PROCESO A ANALIZAR

VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO UNIDAD DE DEVENGADOS

OFICINA CENTRAL DE ADMINISTRACIN

OFICINA DE CONTABILIDAD

OFICINA DE FONDOS

OFICINA DE ABASTECIMIENTO

OFICINA DE CONTROL PATRIMONIAL

OFICINA DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS

UNIDAD DE INTEGRACIN CONTABLE

UNIDAD DE RECAUDADOS UNIDAD DE REGISTRO

UNIDAD DE PROG. Y ADQUISICION UNIDAD DE COMPRAS UNIDAD DE AFECTACIN PRESUPUEST UNIDAD DE KARDEX UNIDAD DE ALMACN

UNIDAD DE CONTROL BIENES MUEBLES UNIDAD DE INFORMTIC A Y REGISTRO

UNIDAD DE VIGILANCIA, SEG. Y SERV. UNIDAD DE TALLERES UNIDAD DE A. VERDES Y JARDINES

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3.3. Creacin y prueba de escritorio de los procesos: En esta etapa se toma en cuenta un gran nmero de compensaciones entre costo, calidad y rendimiento del proyecto. El resultado debe ser un diseo que resulte competitivo en el mercado y que se pueda producir operaciones. 3.3.1. Justificacin del proceso seleccionado

El rediseo de procesosse justifica econmicamente, ya que permitir que las atenciones de bienes y /o servicios se atiendan en el tiempo necesario evitando prdida de recursos a la institucin.

Se puede decir que este proyecto es viable puesto que no generar mayor inversin, ya que los recursos humanos que intervienen en el proceso son empleados nombrados de la institucin.

Adems de otros beneficios tales como: y Mejora en los procedimientos. y Mejor servicio a los usuarios finales, ya que los empleados encargados del proceso asumen la responsabilidad de ver que los requisitos del cliente se satisfagan a tiempo y sin defectos. y Los trabajadores toman decisiones, ya que sta se convierte en parte del trabajo. y Incentivar el desempeo deseado de los trabajadores. y Surgimiento de un programa de capacitacin contina para los trabajadores.

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3.3.2. Descripcin del proceso actual: A. Pictograma:

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B. Mapeo de procesos:

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C. Estructura del proceso de adquisicin de bienes/servicios:

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D. Elementos del proceso:  Salida y flujo de salida del proceso: Compra eficiente de bienes y servicios.  Destinatarios del flujo de salida: Solicitante.  Los intervinientes del proceso: Solicitante, contador, almacenero, vicerrectorado.  Secuencia de actividades del proceso: Solicitud bienes, Aprobacin de solicitud, Cotizacin de precios, Orden de compra, Firmar Orden de compra, Certificacin Presupuestal, Visto bueno a Hoja de Control Contable, Elabora pecosa, Visa pecosa, Realiza fase de devengado.  Recursos: Unidad solicitante, unidad de compras, unidad de devengados, Oficina de

abastecimiento, unidad de contabilidad, almacn central, Formato de Orden de compra, Hoja de control, pecosa.  Indicadores: Tiempo empleado en la gestin de compra. Porcentaje de compras por ao en funcin a lo solicitado por los usuarios. Costos de compra por ao.

3.4. Desarrollo de la estrategia de los procesos: 3.4.1. Definicin de los procesos prioritarios:  Planificacin de adquisiciones: Es el proceso mediante el cual se analiza los costos presupuestados con los presentados por las diferentes reas de la institucin, adems de los proyectos en curso.

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 Aprobacin de solicitudes de bienes y/o servicios: Proceso mediante el cual se procede a la firma de aprobacin de la solicitud de bienes y/o servicios por parte de las diferentes reas involucradas, que son en primera instancia el jefe de la dependencia que hace la solicitud, luego el Vicerrector administrativo y finalmente el jefe de abastecimiento.  Aprobacin de la orden de compra del bien y/o servicio: Proceso mediante el cual se procede a la firma de aprobacin de la orden de compra del bien y/o servicio por parte de las reas involucradas, que son en primera instancia el jefe de la unidad de compra y finalmente el jefe de abastecimiento.  Giro en el SIAF: Proceso mediante el cual una vez realizada la aprobacin y emisin de la orden de compra, la oficina de fondos realiza el giro a travs del sistema SIAF, previo a su registro.  Recepcin del bien o servicio: Proceso mediante el cual, almacn (en caso de ser un bien) o el usuario solicitante (en caso de un servicio), recepcionan la orden y dan el visto bueno de haber recibido lo que se solicit.

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3.4.2. Pictograma del proceso propuesto:

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3.4.3. Mapeo de procesos del nuevo procedimiento:

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3.4.4. Diseo del nuevo proceso: Los procesos que segn nuestra propuesta debera obviarse sera:

y La unidad de afectacin una vez registrados los datos en la hoja de control contable, ya no sera necesario que la vuelva a firmar el jefe de abastecimiento, ya que fue este quien dio el consentimiento con documento para que se realice la afectacin de las misma. y Otro aspecto a tomarse en cuenta sera que la pecosa de igual forma ya no debera ir firmada por el jefe de abastecimiento, solo por el responsable de la unidad. y Adems el jefe de almacn debera entregar directamente las rdenes de compra a la unidad de devengados.

Entonces la tramitacin de los expedientes pasara por las siguientes etapas: a. El proceso iniciara cuando un usuario que puede ser cualquier dependencia de la universidad, realiza una solicitud de bienes y/o servicios menores a 3 UIT s (s/. 10 800) que no se encuentra en almacn; b. El documento generado debe ir con el visto bueno del jefe de la dependencia quien solicita el bien y/o el servicio. c. Esta solicitud de bienes pasa a la secretara del vicerrectorado administrativo; d. Luego sta pasa la solicitud de bienes y/o servicios para que el vicerrector administrativo autorice la compra del bien o el contrato del servicio. En caso de negacin este devuelve al usuario final indicando el motivo de la desatencin. e. Si es que la solicitud de bienes y/o servicios es autorizada esta pasa a la secretara de la oficina de abastecimiento. f. Para que luego lo pase al jefe de la oficina de abastecimiento, quien es el encargado de dar el visto bueno y pasar a la oficina de compras. g. La oficina de compras se encarga de realizar las cotizaciones y la posterior orden de compra y/o servicio. h. Luego de esto, la orden de compra y/o servicio pasa nuevamente a la jefatura de abastecimiento para que pueda ser firmada y emitir un documento de autorizacin para la siguiente unidad de afectacin. i. La unidad de afectacin se encarga de registrar las rdenes de compra y/o servicios en el sistema integrado de administracin financiera SIAF, administrado por el Ministerio de

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Economa y Finanzas; ya que por ser una institucin del estado nos encontramos bajo rgimen de control de nuestros gastos e ingresos. j. Luego se genera una hoja de control contable donde se registran los datos de las rdenes de compra y/o servicios, as como un nmero de registro SIAF. k. Una vez comprometido el gasto este pasa a la oficina de contabilidad para que se haga la contabilizacin del registro SIAF, y el contador d el visto bueno al expediente de la orden de compra y/o servicio. l. Luego esta oficina divide el expediente para dos oficinas, pasando solo la hoja de control contable a la unidad de devengados y la orden de compra a la unidad de compras. m. La unidad de compras una vez que recepciona la orden de compra comunica al proveedor de que ya debe ingresar el bien al almacn y a su vez elabora la pecosa donde van registrados los bienes que se entregarn, as como el responsable de dar conformidad de la recepcin del bien. n. El encargado de la unidad de compras entrega la pecosa y la orden de compra al almacn. El jefe de almacn una vez recepcionado el bien, se encargar de buscar al usuario para que firme la pecosa de conformidad y entregar el bien. A su vez firma la orden de compra y lo entrega a secretara del vicerrectorado administrativo. o. La unidad de devengados se encarga de realizar a fase de devengado en el SIAF-SP; p. Y luego pasa para la unidad de giros quienes son los encargados de realizar el pago a los proveedores.

FLUJOGRAMA PROPUESTO DE ADQUISICIONES DE BIENES Y/O SERVICIOS MENORES A 3 UIT S

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3.5. Anlisis comercial y pronstico de ventas de la innovacin propuesta: 3.5.1. Objetivos del proceso: y Realizar compras eficientes optimizando tiempo y costos. y Entrega oportuna del bien y/o servicio solicitado al usuario final. y Satisfaccin del usuario final. 3.5.2. Establecimiento de indicadores: Los indicadores nos permiten medir los resultados de un proceso, siendo los siguientes:  Indicador de tiempo: fecha de recepcin del bien y/o servicio la solicitud del bien y/o servicio.  Indicador de atencin de solicitudes: cantidad de solicitudes recibidas / cantidad de solicitudes atendidas * 100%.  Indicador de satisfaccin: cantidad de solicitudes atendidas / cantidad de solicitudes con visto bueno del usuario. 3.5.3. Establecimientos de planes de actuacin a largo, medio y corto plazo:  Corto plazo: y Reestructuracin del proceso. y Evaluacin de personal. y Aumento de personal para la unidad de afectacin presupuestal, as como de almacn para viabilizar los procedimientos.  Mediano plazo: y Planificacin de la compra de un sistema de gestin de compras. y Capacitacin del personal.  Largo plazo: y Contar con asesora profesional para el rea de compras. y Planificacin de la gestin de calidad en cada fase del proceso de adquisicin del bien y/o servicio.

fecha de ingreso de

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3.6. Prototipo y Prueba -Simulacin en Software Pro Model: Proceso actual de adquisiciones de bienes y/o servicios menores a 3UIT s:

LOCACIONES

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ACTIVIDAD DE LA ENTIDAD

Proceso propuesto de adquisiciones de bienes y/o servicios menores a 3UIT s:

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LOCACIONES

ACTIVIDAD DE LA ENTIDAD

III. CONCLUSIONES:

El presente trabajo tiene la finalidad de redisear los procesos que actualmente se vienen desarrollando en la adquisicin de bienes y/o servicios menores a 3 UIT scomo parte de una estrategia de innovacin.

El enfoque basado en procesos en las organizaciones es actualmente uno de los principios bsicos y fundamentales para orientar a una organizacin hacia la obtencin de los resultados deseados.

El proceso seleccionado actualmente adolece de una serie de demoras en la gestin administrativa. En consecuencia se tiene prdidas econmicas significativas que estn afectando los balances contables y por ende el crecimiento de la institucin.

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 La aplicacin de la gestin por procesos en el proceso seleccionado, ha permitido analizar a detalle el flujo de operaciones realizadas en laadquisicin de bienes y/o servicios menores a 3 UIT s. IV. BIBLIOGRAFA:

http://web.jet.es/amozarrain/Gestion_procesos.htm

 

http://www.chospab.es/calidad/archivos/Documentos/Gestiondeprocesos.pdf http://www.google.com.pe/url?sa=t&rct=j&q=%22%20gestion%20por%20procesos&source= web&cd=4&ved=0CEIQFjAD&url=http%3A%2F%2Fwww.upm.es%2Finnovacion%2Fcalidad%2 Fdocumentos%2FGestion_Procesos.ppt&ei=RzLIToXXB4TAgAepqPxj&usg=AFQjCNGQ9Jlny1N pyOEzcRD4KoqVU_rdiw

http://www.tecsup.edu.pe/webuds/web/principal?accion=detallepl&codigoP=3002&codigo H=5568

http://www.slideshare.net/LEWI/gestion-por-procesos-business-process-management-by-licsalvador-alfaro-gomez-april-2009-1081098

 

http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_de_procesos_de_negocio http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/gestiprocesos.htm

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