Entendemos que es una compra delicada, porque debe cumplir con la normativa vigente, y tener en cuenta la futura, porque

es una inversin importante, porque debe ser compatible con los equipos que se tengan y, especialmente, con los sistemas administrativos actuales. ___________________________________________________________ Sobre Impresoras Fiscales Qu es una impresora fiscal de facturas? La impresora fiscal es un dispositivo que permite registrar y controlar la informacin que se imprime en un comprobante fiscal (factura). La impresora fiscal almacena en una memoria el monto de las ventas y los impuestos que aparecen en las facturas. Quines pueden utilizarlas? Aquellos contribuyentes que realicen operaciones con no contribuyentes. Independientemente del nmero de impresoras fiscales que posea un establecimiento es requerida una Pantalla de control Fiscal(Dispositivo que utilizan los fiscales del SENIAT para revisar las ventas). Definicin y requisitos que deben cumplir Se entiende por mquina fiscal, al dispositivo mecnico, elctrico o electrnico que cumpla con los requisitos o exigencias que se detallan en la Resolucin. Las mquinas fiscales deben cumplir con los siguientes requisitos: 1) Tener una Unidad de Memoria Fiscal, la cual debe estar fijada al armazn de la mquina en forma inamovible. 2) Tener una Memoria de Trabajo que expida un Reporte Global diario el cual formar parte de la contabilidad del contribuyente, segn lo establecido en la Resolucin. 3) Tener adherida en un lugar visible la etiqueta fiscal. 4) Poseer una pantalla que facilite la obtencin del reporte de memoria fiscal. 5) La unidad impresora de los comprobantes deber tener rollo de auditoria. 6) Tener un dispositivo para introducir las operaciones de ventas. 7) Emitir comprobantes fiscales que contengan la informacin requerida en la Resolucin. PROCEDIMIENTOS PARA INSTALAR IMPRESORAS FISCALES: 1. Las impresoras deben ser conectadas con un cable serial especialmente diseado para ellas. 2. Cuando se entrega la Impresora Fiscal al Cliente: La impresora no tiene los datos del cliente, esto es para que pueda realizar pruebas o entrenamiento. Las pruebas de facturacin deben ser hechas con productos EXENTOS de impuestos. Puede realizar hasta 5 CIERRES o Reportes Z.

3. Despus de realizadas las pruebas y/o entrenamiento, los datos correspondientes al cliente, son colocados por el integrador. 4. Cuando se entrega la impresora al cliente obligatoriamente debemos anexar el LIBRO DE CONTROL FISCAL: El Integrador debe registrar todos los cambios que se realicen en la Impresora Fiscal. Este libro debe estar en posesin absoluta del cliente. Cuando la impresora por alguna razn necesite movilizarse, debe hacerlo acompaada por el Libro de Control. MOVILIZACIN DE LAS IMPRESORAS FISCALES: Una vez instalada una impresora fiscal en algn establecimiento y de requerir alguna modificacin de ubicacin se debe tener en cuenta que: Si la impresora se moviliza dentro la misma ciudad o estado, puede realizar el traslado sin ningn tipo de cambio en la misma. Si la impresora es trasladada fuera del estado debe ser zonificada nuevamente. Esto tiene un costo. Funcionamiento de las Impresoras Fiscales: La impresora fiscal se diferencia de las dems por el hecho de que ella guarda internamente la informacin pertinente a los totales de ventas gravables y exentas, e impuestos facturados e impresos a travs de ella. Normalmente, el sistema Administrativo guarda la factura, actualiza la base de datos, descarga inventarios y luego la imprime. Cuando se manejan impresoras fiscales el mtodo es diferente: Primero se imprime la factura. La impresora avisa al sistema que la impresin fue exitosa y que grab la informacin fiscal. El sistema procede a actualizar su base de datos, descargando inventarios, etc. Mientras la impresora no avise que la grabacin fiscal fue exitosa, el sistema no puede actualizar su base de datos. El sistema es esclavo de la respuesta de la impresora. Numeracin de Factura El sistema puede tener una numeracin correlativa de facturas y una serie en particular para el punto de venta, pero la impresora lleva su propia numeracin con el nombre de FACTURA FISCAL. Que son los Reportes X?: Los cortes X, se efectan para cuadrar las cajas en cambios de turno. Cada vez que se factura se graba temporalmente el total de la factura (Base imponible, Monto Exento, IVA, Impuesto2 e Impuesto3. Al efectuar un corte X, se borran las facturas parciales y se almacena temporalmente el resultado del Reporte X. Al efectuar un corte Z, se borran los cortes X anteriores y se almacena el Z. Que son los Corte Z?: El corte Z es muy importante cuando se utilizan impresoras fiscales, adems de ser la informacin que se enva a Contabilidad, la impresora lleva un reloj interno que mantiene la fecha y la hora.

Si pasan 24 horas desde el ltimo Corte Z. la impresora se bloquea y por supuesto el Sistema Administrativo no podr facturar. Es obligatorio, efectuar Corte Z, al finalizar el Da de Trabajo, al cerrar el ltimo turno. Se imprimen siempre 2 reportes: Corte Z y Reporte Z. El reporte Z es el que se enva a contabilidad y el Corte Z queda como soporte dentro de la empresa. Ninguno debe ser desechado. Sobre el Papel: Hay que estar pendiente de que no se acabe el rollo de papel a mitad de una impresin de factura, ya que la impresora se cuelga, hay que apagarla, se pierde la factura y hay que volver a hacerla. Un buen truco es marcar el rollo de papel con un marcador negro o rojo. As el cajero estar pendiente de cambiar el rollo inmediatamente. Sobre El visor fiscal: Es de uso exclusivo para el Fiscal del Seniat o Personal autorizado por la misma institucin. Con el se pueden imprimir resmenes de ventas para rangos de fecha. Se requiere uno por empresa, no por impresora. Mantenimiento: Solo personal autorizado por el Fabricante o Distribuidor a Nivel Nacional (Epson, Bematech, Aclas, Bixolon, Casio BMC), pueden efectuar mantenimiento a la impresora, y estn obligados a llenar el libro de Servicio Tcnico que esta incluye. El Libro de Servicio Tcnico: Es un libro que donde se registran las reparaciones que ha tenido la impresora fiscal. Es obligatorio poseer un libro tcnico por cada impresora. Este libro obligatoriamente tiene que ser llenado por la empresa que vendi la impresora fiscal al cliente. Obligatoriamente tiene que estar llenado con los datos de la empresa que vende la impresora (Nombre, Rif, Direccin y Nmero de factura de venta), Los datos de la empresa Mayorista que vendi la Impresora al distribuidor (Nombre, RIF, , Direccin), el nmero de serial de la impresora. Nombre del tcnico que personalizo la impresora, Sello de la empresa Distribuidora. Obligaciones Fiscales. SENIAT. Al ser visitados por fiscales del Seniat les ser exigido El Libro de Servicio Tcnico de cada impresora fiscal que posea la empresa. El fiscal del SENIAT podr exigir la factura original de compra de la impresora fiscal al distribuidor as como el visor fiscal. Libros de Venta: Los libros de venta se llevarn por corte Z, indicando: Fecha, Comprobante Fiscal inicial, Comprobante fiscal final, Numero de Corte Z, Monto Exento, Total con Impuestos, Monto Base Imponible IVA 1, Base Imponible IVA 2, Monto Impuesto 1, Monto Impuesto 2. Debe asentarse una lnea por cada da o corte Z. Es decir un libro de venta no debe tener mas de 31 lneas. Los nmeros de Comprobante y de Reporte Z son los que emite la impresora fiscal, NO el sistema administrativo. ____________________________________________________________ Qu equipo convendra comprar para estar al da con el SENIAT? Cmo controlar mi Inventario? Cul de los Sistemas me conviene ms? La primera interrogante que todo comerciante debe responderse es si requiere tener inteligencia del negocio, o si no se necesita. En ste segundo caso se puede instalar una sencilla Caja Registradora Fiscal, con un mnimo control de Inventarios, porque de otro modo se implantara un Sistema, en un PC, que imprimir las facturas por una Impresora Fiscal.

Si decide por Caja Registradora, porque no necesita controlar ningn inventario, ya que ofrece servicios, o el registro de cada compra sera casi imposible, son membresas o hay otros medios para ello, nos interesamos por saber quien o quienes van a operar la caja, por la seguridad, para evitar fraudes, porque al no existir control de entradas, es imposible vigilar las ventas contra las existencias, permanentemente. Recin entonces nos preocupamos por los Artculos, Departamentos y otros temas tcnicos, que nos llevarn a recomendar uno u otro modelo de los distintos que distribuimos. En el primer camino, de las Cajas Registradoras Fiscales, tenemos algunas marcas que destacan, Aclas, Casio y BMC, y por ahora recomendamos las Aclas, por la batera de 72 horas que poseen y su capacidad para integrarse con un PC, mediante un bsico software gratuito. Esto cuesta entre Bs. 3.650 y 3.850 con IVA y proceso de Fiscalizacin incluidos. Las BMC son convenientes en automercados, y negocios de alta rotacin. La Casio tiene otros atractivos, entre ellas, el precio. Las Cajas Registradoras modernas pueden ser conectadas a Balanzas, Lectores de Cdigo de Barras y a un PC, donde se instala una aplicacin que permite importar y exportar las operaciones de cada da a una hoja de clculo de Excel. Este sistema es gratuito y permite armar una cierta arquitectura contable. Ofrecemos un curso, normalmente de 1 hora, al momento de la entrega, que cuesta Bs. 190, para aprender a manejar ptimamente las Cajas Registradoras. Con el tema del control del Inventario, empezamos a entender cada negocio, para orientarlos en la direccin correcta, y las preguntas claves son las siguientes: ? Qu sistema administrativo o de Punto de Venta maneja? ? Donde estn ubicados? ? A qu se dedican?, ? Hay sucursales o franquicias? ? Cuantas cajas habrn en cada tienda? ? Tendrn un computador atrs, en la oficina, que actuar como servidor? ? Hay cables para tender una red?. ? Quieren poner Verificadores de precio para que los propios usuarios revisen en una pantalla el costo de cualquier producto?. ? Necesitan cmaras de vigilancia, sensores en los productos y control en las puertas?. ? Quieren trabajar con tecnologa Touchscreen, y el computador integrado? ? Comprenden la importancia del Lector de Cdigo de Barras para evitar errores que descontrolan el Inventario, robos y otros problemas?. Es entonces cuando emitimos un diagnstico, proponindoles una solucin integrada, de hardware y software, si es el caso, traducida en una Cotizacin. En el PC se van a instalar Perifricos y Sistemas, que son nuestro foco, y les veremos en captulo aparte. Somos Distribuidores oficiales de todas las marcas y de todos los equipos que se mencionan. Opciones con las Impresoras fiscales: ? de 80 mm o de 80 col. (ticket o carta), ? matriciales o trmicas,

y podemos seleccionar entre las mejores marcas: Impresoras Fiscales Epson PF 220 Epson PF 300 Bematech MP 4000 Bematech MP 2100 Bixolon SRP 350 Bixolon SRP 270 Okidata ML1120 AclasPP1F3 Hasar Sus costos van de Bs. 3.500 a Bs. 6.500, ms IVA y nos llevan en varias direcciones: 1. Equipos fiscales y procesos necesarios: El SENIAT exige el uso de un Panel de Control Fiscal, para la lectura de la memoria fiscal de la mquina durante las Inspecciones, que cuesta alrededor de Bs. 650. El INDEPABIS obliga tener un Display para el Cliente, que vale Bs. 850 hacia arriba. Para nosotros son opcionales. Enseguida, debemos fiscalizarla, que es un proceso donde enteramos al SENIAT con su RIF, adquirimos, transportamos y precintamos la mquina, registramos sus datos, emitimos un Primer Reporte, y sellamos el Libro de Control, que le entregamos. Costo Bs. 190. 2. Sistemas compatibles: Estas impresoras operan con Sistemas Administrativos Integrados, como ICG, Profit Plus, Premium Soft u otros, o con Sistemas especficos para Puntos de Venta, como son el POSyTIV, el D-POS o POS&Touch, por citar los propios y aliados. Sistema para Puntos de Venta Las Compras, las Ventas y los Inventarios, por talla, tipo, modelo, color, clase, se controlan de una manera muy sencilla, con el Sistema POSyTIV, que se puede revisar desde donde se quiera. Un sistema que permite facturar con pocos clics, entrenar a los cajeros en minutos, y con el menor costo posible. Podemos monitorear su funcionamiento, hacer los cambios que convengan, desde aqu, y Usted lo puede ver siempre que lo desee. Pensado para comerciantes, usando todo el poder de Excel para simplificar su gestin. El tiempo de configuracin es de slo 3 horas. D-POS es un Sistema para control de Restaurants y Hoteles y simplificar todos los procesos administrativos y operativos de su negocio con gran facilidad y simplicidad ya que se centra los aspectos ms primordiales para restaurantes, cafs o cualquier establecimiento de expendio de comida y bebidas. Asimismo, permite llevar inventario, caja, impresin de personalizada de comandas en diversos puntos de su cocina o barra, agilizando la preparacin de alimentos y reduciendo el trfico de meseros en estas reas.

Profit Plus:Sistema Administrativo Integrado con diferentes versiones, funcionalidades y ventajas. Ideal cuando se requiere ms que un Punto de Venta, para obtener adems del Administrativo, la Contabilidad y la Nmina, por ejemplo. ICG. Sistema ideal cuando tenemos franquicias, sucursales o cualquier otra modalidad de venta distribuida. Es Un ERP de altsimo poder, que ha verticalizado casi todas las variantes por tipo de negocio de Punto de Venta, y por ello su implantacin es muy amable. 3. PC y perifricos adecuados, y consumibles: Si no tiene para este destino un PC, o micro PC, el monitor, LCD o TouchScreen, el teclado y el mouse, tambin lo proveemos, al igual que los Display de precios, Gavetas electrnicas, lectores de cdigo de barras, impresoras de cdigos de barras, y otros equipos de POS. Por ltimo, importa conectamos los equipos a las Balanzas, Filizola y Micheletti, cuando se solicitan. Por supuesto, proveemos los rollos de papel qumico o trmico que se requieren. En algunos casos es preciso trabajar con etiquetas con cdigos creados por Ustedes mismos. Necesitarn tambin una Impresora de cdigo de barras. Recomendamos la Zebra 2824, si son pocas, o la Zebra 2844, cuando son ms. Normalmente hay que tener tambin una gaveta electrnica, portabilletes y monedas, que puede ser con bandeja extrable, para el cambio de turno. En la oficina se requiere tambin una impresora multifuncional, cualquiera, para los reportes gerenciales. Como se puede apreciar, una compra exitosa tiene muchas variantes posibles que estaremos dispuestos a entender y atender si deciden solicitar nuestra Asesora.