LA RECEPCION DE LOS MATERIALES EN LA ORGANIZACION EMPRESARIAL

"RECEPCIN DE MATERIALES" Es un proceso mediante el cual se recibe productos terminados procedentes de fbricas y almacenes, estos con recepcin en forma apilada en el camin de transporte para que luego los estibadores preparen los medios de trasporte para empezar la descarga, de acuerdo a la variedad de productos, donde el responsable de ingreso al almacn verifica que la documentacin este conforme para autorizar el ingreso de los productos, para que el jefe de almacn verifique la disponibilidad de espacio en mdulos y designara la zona donde se depositan los productos, de acuerdo a las reas demarcadas para cada lnea de producto, finalizando en los productos procedentes de planta y almacenes, que van a ser estibados con separadores de cartn entre "cama" y "cama". Y algunos cubiertos con mantas trmicas. La manipulacin de los productos. "FUNCIONES DE LA RECEPCIN DE MATERIALES 1. Recibir e inspeccionar los artculos y verificar las cantidades con la orden de compra y el remito. 2. Preparar informes cuando hay escasez, daos durante el trnsito y devoluciones a los vendedores. 3. Preparar una gua de recepcin para distribuirla a varios departamentos. 4. Entregar la mercadera a los almacenes.

"NORMAS

PARA

LA

RECEPCIN

MATERIALES"

Debe ajustarse a: 1) Recibir de una manera ordenada 2) Planificar la Recepcin con arreglo a la economa (Tiempo y Movimiento)

3) Delegacin de responsabilidades en personas especficamente capacitadas. 4) Utilizar el equipo suficiente y necesario. 5) Disponibilidad planificada de los espacios necesarios. 6) Sistemas de seguridad y proteccin procedentes. 7) No recibir nunca, sin pensar contar o medir. 8) Confrontacin sistemtica del material recibido con los documentos que lo acompaan. "PASOS Y MEDIDAS" Los materiales o insumos deben apartarse en recepcin de acuerdo con la orden de compra a la cual deben de ajustarse la factura. La misma debe de especificar: unidades, kilos, litros, etc. "DOCUMENTOS MATERIALES" QUE INTERVIENEN EN LA RECEPCIN DE

a) Orden de Compra: Abarca de manera concreta: Proveedor, RUC, Nombres y Domicilio, datos de los materiales requeridos. b) Nmeros: Servir para identificar la negociacin entre las partes que utilizar el proveedor para hacer el embarque y la facturacin de los materiales y que permita registrar y archivar el contrato para su consulta posterior. El proveedor coloca dicho nmero en todos los bultos y facturas de modo que, puedan identificarse con el pedido, para fines de comparacin. El departamento de Almacn tendr una copia de la orden de compra para que le sea posible identificar todos los productos recibidos a cuenta de ella. En consecuencia el nmero debe estar ya impreso, nunca puesto a mano. FECHAS DE EMISIN Y DE ENTREGA Estas fechas permiten planificar la recepcin, y uso de materiales. NOMBRE Y DOMICILIO DEL PROVEEDOR Permite identificar al proveedor a quien se da la orden, efectos de pago, reclamaciones, etc. MOTIVACIN Y CONDICIONES DE PAGO En las instrucciones sobre la facturacin se debe establecer el nmero de copias necesarias de la factura. Las condiciones de pago deben establecerse en la orden de compra de acuerdo a lo convenido

previamente. Muchas compaas en la nota de pedido usan clusulas indicando que no se admitirn letras, a menos que exista un acuerdo concreto en ese sentido. LUGAR DE LA ENTREGA Cuando la recepcin de materiales debe realizarse en un sitio distinto de la sede de la empresa, debe indicarse claramente para evitar situaciones incmodas. TRANSPORTE Debe indicar la va que se utilizar; por camin, ferrocarril, vapor, avin, etc. DESCRIPCIN DE LO QUE SE COMPRA La descripcin de los diferentes artculos pedidos debe de ser especificada. Si se trata de insumos: cantidad de cada uno de ellos. Designacin o descripcin clara de cada uno de ellos con medidas, tamaos o a las caractersticas que corresponden. Si se trata de impresos: cantidad, especificacin suscrita de la forma o trabajo encargado, etc. VERIFICAR LA FACTURA DE PROVEEDOR Precios, condiciones, descuentos, etc., cuando se recibe el pedido COMPROBACION DE FACTURAS Los detalles importantes de las facturas que deben comprobarse son: cantidad, esta comprobacin debe hacerse confrontando la factura con la orden de compra, y el resultado del conteo fsico de los materiales recibidos para ponerse a cubierto de los excesos a los defectos en los embarques o envos. De esa manera se evita el pago de los materiales o productos no recibidos, o recibidos con fallas o excesos: Calidad Si la calidad no est de acuerdo con las especificaciones, no debe recibirse el pedido, en consecuencia, tampoco debe conformarse la factura. Precios El departamento de compras es fundamentalmente responsable de los precios que deben pagarse por los pedidos. No obstante la persona encargada de recibir los materiales (pedidos) debe comprobar el precio aprobado por el departamento de compras a travs de su orden.

Condiciones Las condiciones son un punto completo cuya responsabilidad completa a los departamentos de compras y contabilidad. Pero el almacenista, dado la experiencia, debe revisar el asunto, especialmente en lo referente a riesgos de los materiales y daos sufridos, para determinar la reclamacin correspondiente. Guas de Remisin o Envos En oportunidades, los materiales vienen acompaados de simples de remisin o guas de despacho.

REA DE RECEPCIN El flujo rpido del material que entra, para que est libre de toda congestin o demora, requiere de la correcta planeacin del rea de recepcin y de su ptima utilizacin. Condiciones que impiden el flujo rpido: 1) Espacio de maniobras restringido o inadecuado. 2) Medios de manejo de materiales deficientes. 3) Demoras en la inspeccin y documentacin de entrada. El objetivo que persigue toda empresa es obtener rapidez en la descarga y lograr que la permanencia de la mercanca en el rea de recepcin sea la mnima posible. El espacio necesario para el rea de recepcin depende del volumen mximo de mercanca que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella. El tiempo de permanencia de las mercancas en el rea de recepcin debe ser lo ms corto posible, pues el espacio requerido y el costo de operacin dependen de la fluidez con que stas se pasan del vehculo del proveedor al almacn. Todo estancamiento innecesario eleva el costo del producto. Los costos de las funciones del rea de recepcin pueden ser los siguientes (dados aqu como un ejemplo): 1) El costo del espacio, al precio del metro cuadrado ocupado, que incluye:

a) Patios de maniobra de los vehculos; b) Zona de maniobras de estiba; c) Zona de inspeccin; d) Zona de la oficina de control, y e) Zona de medicin (bscula)

2) Otros costos incluyen: a) El mantenimiento del rea y de su equipo y maquinaria, b) Los intereses sobre la inversin en el inmueble y en el equipo. 3) Los gastos indirectos de: a) Personal; b) Registros, y c) Proteccin de los materiales. Deben estudiarse los medios que sean ms prcticos para facilitar y acelerar las maniobras de descarga de vehculos segn las instalaciones en el rea de recepcin. Estas maniobras pueden realizarse en un andn elevado a la altura aproximada de las plataformas de los vehculos o bien al ras del piso del almacn, en este caso se puede usar una plataforma telescpica para levantar la mercanca. En cualquiera de estas instalaciones los medios ms usuales son: El montacargas elctrico (de gasolina o diesel). La carretilla neumtica. La carretilla manual. Las tarimas de madera. Los contenedores. Los carros especiales. Los transportes de rodillos.

ZONA DE INSPECCIN El flujo rpido de los materiales que se reciben, requiere de un espacio ptimo para descarga y almacenamiento provisional, para revisin y cotejo con la remisin del proveedor, debe ser pesada y elaborarse la documentacin de

ANDN Y PATIO DE MANIOBRAS DE LOS VEHCULOS El almacn y su andn, elevados del piso de trnsito como lo est el edificio de la planta. Se sugiere un andn de tipo sierra para descargar hasta cuatro camionetas, camiones o trailera En l la parte trasera de los vehculos queda arrimada diagonalmente al andn. De esta manera se ahorra el espacio que ocuparan los vehculos si se colocaran perpendicularmente al andn. El patio de maniobras de los vehculos requiere 25 metros de largo para trailer arrimados perpendicularmente al andn y slo 22 si lo hacen diagonalmente RECEPCION CUANTITATIVA Tiene por objeto verificar las cantidades recibidas y comprobar que son iguales a la de la nota de entrega. En la medida de lo posible las operaciones de recepcin cuantitativa se realizan en un local preparado para el efecto, que se llama normalmente sala de recepcin. Las operaciones de recepcin se efectan desde el momento de desembalar los gneros a su llegada, por lo que interesa disponer del espacio necesario para evitar los embotellamientos. El receptor cuantitativo efecta sus verificaciones bien sea contando de pieza por pieza de las mercancas recibidas en nmero o bien por mediciones que permitan las verificaciones dimensionales de identificacin.

CONTEO DE PIEZAS Es un proceso que forma parte de la recepcin cuantitativa mediante el cual se realiza el conteo de todas las piezas que se han recibido en la recepcin de material, este tiene como finalidad primordial verificar que el nmero de piezas coincidan con las descritas en la nota de entrega, factura y pedido para que luego formen parte del control de inventario del almacn. PESAJE DE PEIZAS Es un proceso que se realiza luego del conteo de piezas mediante el cual se procede a confirmar que el peso los materiales coincidan con los que se especifican en la nota de entrega, factura y pedido que son recibidos en la recepcin de descritos en lo antes mencionado. RECEPCIN CUALITATIVA

Es necesario por objeto verificar las cantidades recibidas y comprobar que son iguales a la de la nota de entrega, aunque puede ser procedida por inspecciones previas en la fabrica del suministrador en los casos en que es necesario y sea viable constatar la calidad de la materia prima utilizada, la misma que debe ser realizada exclusivamente por personal tcnico calificado. Tambin es importante citar que como parte fundamental de un buen almacenamiento dentro de una bodega, el de tener muy en cuenta importantes factores que ayudan en administracion de los materiales almacenados. Estos Control Anlisis Anlisis factores en de de la son: Inventarios Rotacin stock.

CONTROL DE CALIDAD Se refiere al nfasis de calidad que enmarca la organizacin entera, desde el proveedor hasta el consumidor. La administracin de la calidad enfatiza el compromiso administrativo de llevar una direccin continua y extenderla a toda la empresa, hacia toda la excelencia en todos los aspectos. LINEAMIENTOS BSICOS PARA UN CONTROL DE CALIDAD Mejoramiento Continuo: La administracin del control de calidad requiere de un proceso constante, que ser llamado mejoramiento continuo, donde la perfeccin nunca se logra pero siempre se busca. Involucrar al Empleado: Se ha detectado que el mayor porcentaje de los problemas de control de calidad tiene que ver con los materiales y los procesos y no con el desempeo del empleado por lo tanto la tarea consiste en disear el equipo y los procesos que produzcan la calidad deseada. Esto se puede lograr con un alto grado de compromiso de todos aquellos involucrados con el sistema en forma diaria ya que lo entienden mejor quien mide: Las tcnicas para construir la confianza de los empleados incluyen: 1. La construccin de redes de comunicacin que incluyan los empleados. 2. Supervisiones abiertas y partidarias. 3. Mudar la responsabilidad de administracin y asesora a los empleados de produccin. 4. Construir organizaciones con moral alta. 5. Tcnicas formales como la creacin de equipos y crculos de calidad.

Crculos de Calidad: Es un grupo formado por empleados voluntarios, que se renen en forma regular para resolver problemas relacionados con el trabajo, reciben capacitacin de planeacin en grupo, solucin de problemas y control calidad estadstico. Benchmarking (Puntos de Referencia): Hacer Benchamarking involucra la seleccin de un estndar de desempeo demostrado para los procesos o actividades muy similares a los suyos. La idea es apuntar hacia un objetivo y luego desarrollar un estndar o Benchmarking contra el cual comparar: Un modelo para establecer referencia en donde se debe: Determinar el estndar de referencia. Hacer equipo. Identificar a los socios de Benchmarking. Recolectar y analizar informacin sobre el estndar de referencia. Tomar accin para igualar el Benchmarking. Conocimiento de Herramientas: Debido a que se desea confiar en los empleados para instrumentar la administracin del control de calidad, y este es un esfuerzo continuo, cada uno en la organizacin, debe ser entrenado en las tcnicas de administracin del control de calidad Entre sus Herramientas se encuentran: Despliegue de funciones de calidad. Graficas de Pareto. Diagramas de Causas y Efectos. Graficas de Flujo. Control Estadstico del Proceso. Caractersticas de una Organizacin con Administracin con Control de Calidad Sus esfuerzos van dirigidos hacia una satisfaccin del cliente. Atencin dirigida hacia la reduccin de problemas con los procesos o productos, no con los problemas de la gente. La primera prioridad es la calidad. La gerencia esta comprometida al mejoramiento continuo, apoya un ambiente de confianza. Las responsabilidades y roles son claramente definidos. La atencin se centra con la prevencin en vez de la inspeccin. Las personas son el recurso importante. Trabajo en equipo es la norma. La Capacitacin esta dirigida hacia el desarrollo de la fuerza laboral. PROCEDIMIENTOS DE LA RECEPCION DE MATERIAL

Aunque los buenos procedimientos son muy importantes para que los embarques se hagan en forma apropiada y para dar seguridad a los materiales almacenados, es posible que los ms importantes, aunque tambin los que se descuiden ms a menudo, sean los procedimientos de recepcin. Todos los controles de responsabilidad y de inventarios de la bodega comienzan con la recepcin apropiada de los artculos. Las cuentas inexactas, la identificacin equivocada de los productos y la recepcin de materiales daados como productos vendibles, son consecuencia de los procedimientos inadecuados de recepcin. El concepto bsico que debe regir los procedimientos de recepcin es que hay que inspeccionar concienzudamente los materiales que llegan, contarlos con exactitud, clasificarlos apropiadamente, y disponer inmediatamente de ellos. Esa disposicin comienza con la clasificacin de los productos ya sea como inventarios vendibles o no vendible Si se clasifican como inventarios no vendibles, habr que hacer una clasificacin y disposicin adicionales, por ejemplo presentar reclamaciones a los transportistas y proveedores o aceptar que los daos se causaron en la bodegas Los siguientes procedimientos detallados de recepcin amparan las principales operaciones necesarias para la aceptacin apropiada de los materiales en una bodega. En los procedimientos de reclamaciones se incluyen sus tipos generales, los problemas comunes y las normas para su presentacin /Caractersticamente la presentacin de reclamaciones incluye muchas alternativas, dependiendo tanto de las reglamentaciones gubernamentales como de las compaas. Las descripciones generales que se usan en la parte de reclamaciones de esos procedimientos, tienen por objeto ayudar a la administracin a valorar las diversas alternativas

Objeto

del

procedimiento

de

recepcion

Estos procedimientos tienen por objeto registrar las rutinas y principios ms importantes para las operaciones de recepcin de las bodegas de la compaa. Los procedimientos se establecen intencionalmente en forma general, de modo que se apliquen a todas las bodegas de la compaa,

independientemente de su localizador!, tamao de la operacin, productos que se lleven en existencia o tipos de instalaciones disponibles. Cuando sean apropiados, se indican los procedimientos alternativos. Procedimiento de Recepcion

Definicin de los Trminos: Bodega, una bodega manejada por la compaa. Operaciones de bodega, oficinas generales del almacenamiento de la compaa. Divisin, usuario (cliente) de los servicios de la bodega: ventas, produccin u otros departamentos o divisiones de la compaa. Proveedor, fbrica de la compaa o vendedor de fuera, que hace embarques a la bodega. Principios Generales de Recepcin: a) El gerente de la bodega es responsable de la contabilidad fsica y de los registros contables, de todos los materiales, as como del equipo que reciba su bodega. b) Slo se recibirn materiales y equipo que hayan sido autorizados por las operaciones de la bodega, ya sea con una autorizacin general o especifica. c) Cualesquiera funciones de rutina que se efecten para una divisin distinta de las funciones normales de recepcin, almacenaje, embarque, produccin de informes o asesora, requerir la autorizacin de las operaciones de almacenamiento. d) Se usar la forma de recepcin de la bodega, nmero para documentar todas las recepciones. e) Las bodegas presentarn las reclamaciones a los transportistas por prdidas o daos en todos los embarques que se reciban o que salgan, excepto cuando se designe especficamente la divisin a la que corresponda esa funcin. f) Las bodegas pueden presentar reclamaciones a los proveedores por sobrantes, faltantes o daos imputables a esos mismos proveedores. g) Las bodegas darn a las diversas divisiones toda la ayuda posible para alcanzar sus objetivos de ventas, de produccin y de inventarios, siempre que esa ayuda no interfiera con las responsabilidades de las divisiones y que no se descuiden las responsabilidades bsicas de las bodegas al hacerlo. Pedidos de Existencias: a) La cantidad y el tipo de las existencias que se lleven en el inventario,

sern responsabilidad de la divisin que utilice los servicios del almacenamiento. b) Las operaciones de las divisiones y de las bodegas, establecern un nivel mximo autorizado de "existencias" para cada lnea de productos. El inventario total de todos los artculos de la lnea de productos, no deber exceder ese nivel total autorizado. Solo deber haber sobrantes cuando la divisin haga los pedidos. Si se excede el nivel mximo las bodegas avisarn a la divisin, y solicitarn la reduccin al nivel autorizado. c) Si la divisin requiere ms existencias que las del nivel mximo establecido, se fijar un nuevo nivel. Se dar a las bodegas el tiempo y las facilidades necesarias para manejar y almacenar las cantidades adicionales. d) divisin ser responsable de los pedidos de existencias que se hagan al proveedor. Esa funcin puede asignarse a una bodega, mediante convenio entre la divisin y las operaciones de almacenamiento. e) Si las bodegas piden existencias la divisin proporcionar el punto de pedido y la cantidad econmica del pedido para cada artculo. f) La divisin deber revisar los puntos de pedido y la cantidad de los pedidos, para aumentar o disminuir el inventario de cada producto individual en la bodega. g) Las bodegas debern informar a las divisiones de la situacin de los inventarios, inclusive informacin sobre cantidades pedidas, cantidades en existencia, promesas de entregas, fechas de embarque, recepciones demateriales daados, e inventarios inactivos. h) La divisin ser responsable de la vigilancia de los pedidos colocados con los proveedores. Esa funcin puede asignarse a una bodega mediante convenio entre la divisin y las operaciones de almacenamiento. i) Las funciones de colocacin de pedidos y de vigilancia de los mismos son separadas. Una bodega puede tener la funcin de colocacin de pedidos, pero no la de vigilancia. En general, cuando la divisin se encarga de los embarques, tanto de los proveedores directamente a los clientes, como de las bodegas a los clientes la misma divisin debe encargarse de su vigilancia, a fin de coordinar eficazmente las prioridades de embarque con los proveedores. j) La asignacin y la aceptacin de la funcin de vigilancia se harn mediante convenio entre la divisin y las operaciones de almacenamiento. Ese convenio deber tener en cuenta las responsabilidades bsicas de organizacin, inventarios, costos totales y cargos de servicio de la bodega. Operaciones De Recepcin: a) Las bodegas debern programar las recepciones para mantener una

carga balanceada de trabajo que interfiera lo menos posible con las actividades de surtido de pedidos. La informacin de llegada de los pedidos de los proveedores deber revisarse para ver que contenga lo siguiente: Pedidos pendientes que requieran atencin inmediata. Plan de almacenaje para mantener una utilizacin de espacio eficiente y ordenada. Plan de mano de obra y equipo para proporcionar una operacin balanceada y eficiente. b) Se programarn las entregas de los transportistas para que se I efecten a la hora del da que sea ms conveniente pira el programa de trabajo de la bodega. En general esto ser en las primeras horas de la maana. Se exigir que los conductores lleguen con anticipacin a las entregas. c) Se usar siempre el taln de recepcin, forma nmero para registrar los materiales recibidos. En ella se anotarn las descripciones, cantidades, etctera, sin consultar la lista de empaque del remitente. d) El personal administrativo conciliar la cuenta de recepcin completa con la lista de empaque. e) Se preparar el informe de recibo forma nmero de acuerdo con el taln de recepcin que se comparar con el informe para descubrir los errores de trascripcin. f) Las cantidades registradas en el informe de recepcin y los registros de inventario de la bodega, debern ser las cantidades exactas recibidas realmente. Si hay alguna discrepancia entre el documento de entrega del transportista y la cantidad recibida, la diferencia se amparar con una reclamacin presentada contra el transportista, y se incluir una nota en el informe de recepcin que d el nmero de la reclamacin y el material de que se trata. Si el documento de entrega del transportista est de acuerdo con la cantidad recibida realmente, pero no lo est con los documentos de embarque del proveedor, se har tambin una nota en el informe de recepcin que muestre esa diferencia, a la que seguir la presentacin de la reclamacin contra el proveedor. El departamento de contabilidad slo cargar a los inventarios de la bodega la cantidad .recibida actualmente. g) Si se recibe algn material daado se registrar en el informe de recepcin y en los registros de inventario de la bodega como no vendible. El material permanecer en el inventario no vendible hasta que se convierta en material vendible o en chatarra. Si es vendible se le transferir de los registros de material no vendible, a los registros de inventario de material vendible, usando una salida de embarque y una nota explicativa. Si se trata de chatarra, permanecer en los registros de material no vendible hasta que se embarque fsicamente al distribuidor de chatarra. Esa transaccin se amparar tambin con una

salida

de

embarque

una

nota

explicativa.

Reclamaciones a los Transportistas: a) Hay que cuidar de cerciorarse de que cada paquete y pieza de material anotado en el documento de entrega, est incluido en el documento de embarque. Se emplear el procedimiento de cuenta de recepcin que ya hemos descrito para asegurar su exactitud. b) Cada pieza y paquete se inspeccionar para determinar las clases de daos. Los embarques que se reciban en desorden o con estiba suelta, merecern especial atencin. Los paquetes abiertos, rotos o abollados, son indicios de prdidas o daos internos. c) Cualquier prdida o dao se notificar inmediatamente al transportista. Dependiendo del modo de transportacin se aplicarn alternativamente los incisos siguientes: Si se hace por camin se anotar la naturaleza de las prdidas o daos en el recibo de entrega del transportista y el conductor del camin firmar el acuse de recibo. Si se hace por ferrocarril se pedir una inspeccin de parte del transportista. La inspeccin se efectuar en el punto de descarga donde se descubra la prdida o dao. d) La bodega preparar y presentar las reclamaciones por prdidas y daos al transportista. Los documentos ordinarios de apoyo son los siguientes: Conocimiento original de carga. Factura de fletes original ya pagada. Factura u otra evidencia de valor. Informe del inspector. Correspondencia con el proveedor o el transportista relacionado con las prdidas o daos. Cuenta detallada de los costos de recuperacin. La forma de reclamacin deber incluir copias de todos los documentos pertinentes para apoyar la reclamacin. e) Explicacin General de los Objetivos de Preparacin de la Reclamacin. El objetivo principal de la preparacin de una reclamacin, consiste en proporcionar un entendimiento completo del caso desde un principio. Hay que demostrar al transportista que la prdida o dao ocurri despus que se recibi el embarque del proveedor para su transportacin, y antes de que lo recibiera el consignatario. Hay que proporcionar los documentos necesarios para comprobar los puntos principales del caso. Una reclamacin bien preparada con los documentos de comprobacin apropiados aumentar las posibilidades de un ajuste rpido y equitativo. f) Explicacin General de los Distintos Tipos de Reclamaciones por Concepto de Prdidas y Daos. Las reclamaciones por concepto de

prdida y daos se clasifican generalmente en cuatro categoras: Las de "prdida conocida" se refieren a los embarques que el transportista no entrega por cualquier motivo. El conocimiento original de carga muestra que aqul ha firmado la recepcin del embarque, pero no puede entregarlo en su destino. El ajuste de la reclamacin ser, ms fcil si el agente del transportista acepta el faltante endosando el conocimiento de carga o algn documento de entrega que conserve la bodega. Si se pierde todo el embarque el transportista est obligado a notificar inmediatamente al remitente o al consignatario. En ese caso el aviso del transportista se usa como documento de comprobacin de la reclamacin en vez del conocimiento de embarque. La "prdida oculta" se refiere a faltantes del embarque que no se descubren al momento de la entrega, sino cuando se abren los paquetes y se comprueba su contenido. Cuando se descubre la prdida, la bodega debe cerciorarse primero de que el proveedor no haya cometido un error de empaque o si ocurri la prdida despus del recibo del paquete. Si las investigaciones demuestran que la prdida ocurri cuando el embarque estaba en posesin del transportista, inmediatamente se notificar al mismo para darle todas las oportunidades posibles para que haga una investigacin. La reclamacin de ese tipo de prdida debe comprobarse con el informe de un investigador o con una forma completa de prdida suministrada por el transportista, y con la correspondencia pertinente con ste y el proveedor. Una reclamacin por prdida oculta se comprueba principalmente con la evidencia que demuestre que la prdida no pudo ocurrir sino cuando los artculos estaban en poder del transportista. El "dao conocido" se refiere a los daos que son evidentes y que el transportista acepta al hacer la entrega. El agente del transportista debe aceptar los daos en el documento de entrega o en el informe de inspeccin. Si al efectuar la investigacin no puede precisarse toda la extensin del dao, el agente del transportista debe reconocerlo por escrito y se ordenar una investigacin posterior para determinar el dao total Si pueden hacerse reparaciones, el transportista har los arreglos necesarios. Si la bodega se encarga de efectuar ese trabajo (por convenio mutuo) se proporcionar una cuenta detallada que incluya los crditos por el material vendible o venta de chatarra, y esa cuenta se incluir con la reclamacin. La bodega no proceder a efectuar las reparaciones sin la conformidad del transportista. Si no pueden hacerse reparaciones satisfactorias el transportista debe arreglar la disposicin inmediata del material. Con su consentimiento la bodega puede encargarse de hacerlo. La reclamacin se presentar por el importe total de la prdida sufrida. Cualquier arreglo que d por resultado que los

materiales vuelvan al mercado libre, necesitar la confirmacin de la gerencia de ventas responsable de la venta de los productos. Si el material se vende por su valor como chatarra, el departamento apropiado de control de materiales deber autorizar la venta y tambin al comprador. Ver "Disposicin de U Chatarra", seccin 9.0 de Procedimientos de Embarque, en este mismo capitulo. Los "daos ocultos" se refieren a los que se descubren despus de eximir al transportista. Esos daos deben notificarse al mismo tan pronto como se descubran, y se le pedir que haga una inspeccin concienzuda para lo cual se le proporcionar toda la evidencia de que los daos no se causaron en las operaciones del proveedor ni en las del consignatario. La reclamacin de este tipo de daos debe tener el apoyo de un informe de investigacin o de una forma completa de daos suministrada por el transportista, as como por la correspondencia pertinente con ste y el proveedor. En la seccin anterior se dieron las direcciones para la reparacin y disposicin de los materiales. g) Las bodegas debern presentar prontamente las reclamaciones dentro de un periodo mximo de nueve meses. El transportista puede no renunciar a ese lmite. Los litigios deben iniciarse en un periodo de dos aos y un da de la fecha en que el transportista rechace la reclamacin. h) Las bodegas debern presentar reclamaciones contra el transportista original quien ser responsable de la reclamacin aunque use otros transportistas para suministrar una parte del servicio. i) Las bodegas numerarn las reclamaciones de acuerdo con el siguiente sistema de clave: Tres primeros dgitos, nmero de localizacin de la bodega. Cinco dgitos siguientes, nmero progresivo asignado por cada bodega, comenzando con 00001. Cuando se llegue al 99,999 se comenzar de nuevo con 00001. Siguiente dgito, tipo de reclamacin: 1, cargo extra; 2, prdidas y daos conocidos;}. Prdidas y daos ocultos. Un ejemplo de nmero de reclamacin si se usa este sistema es 250-00135-2, lo que indicar que la bodega de Nueva Orlens (nmero 250), present la reclamacin nmero 135 de las presentadas por esa bodega, y* que se refiere a prdidas y daos conoces (2) Las revisiones o cancelaciones de reclamaciones se documentarn preparando otra forma de reclamacin a la que se dar el siguiente nmero progresivo de las reclamaciones. j) El gerente de la bodega se encargar de vigilar las reclamaciones pendientes de pago hasta que se haga el ajuste. Si se necesita la ayuda del departamento legal o del de trfico, se harn los arreglos necesarios por conducto del almacenamiento. k) Las ofertas de ajustes de compromiso de parte de los transportistas, se turnarn a las operaciones de bodega. En los casos de compromisos significativos se obtendr la conformidad de las divisiones apropiadas

porque stas son las que sufren las prdidas derivadas de cualquier compromiso. l) Se presentarn reclamaciones por cualesquiera prdidas o daos, porque no hay lmite mnimo en dlares. La estricta responsabilidad de las bodegas por los inventarios, hace necesaria esta regla. La nica excepcin permitida es cuando la bodega puede reparar el dao dentro de una hora-hombre, y es conveniente utilizar ese tiempo para ahorrarse el tiempo requerido para llenar la forma de reclamacin. Todas las prdidas deben paradas con las reclamaciones al transportista. Cualquier sobrante deber notificarse al proveedor. Reclamos a los Proveedores a) Las bodegas usarn la forma de reclamaciones internas nmero para presentar reclamaciones al proveedor por prdidas o daos. Las bodegas se cercioran primeramente de que las prdidas o daos no se debieron al transportista, lo que dara por resultado la presentacin de una reclamacin en su contra y no contra el proveedor. b) Las bodegas aplicarn los mismos principios generales a las reclamaciones por concepto de prdidas y daos contra los proveedores que las ya descritas para reclamaciones contra los transportistas. c) La presentacin de reclamaciones de calidad es responsabilidad de las divisiones. Las bodegas slo deben participar en esa funcin de reclamaciones tan slo hasta el punto de aconsejar a las divisiones sobre problemas evidentes de calidad y para llevar a cabo las funciones normales de recepcin y de embarque relacionadas con el manejo de los productos de acuerdo con las instrucciones de las divisiones. Se identificarn claramente con respecto al tipo de problema aquellos productos que se haya decidido que presenten problemas de calidad, y se segregarn, a fin de evitar que se mezclen accidentalmente con los buenos. Los productos que se hayan designados como de mala calidad quedarn en los registros de los inventarios no vendibles hasta su disposicin. Las bodegas debern vigilar juntamente con las divisiones, la pronta disposicin de los productos de mala calidad Devoluciones a los Clientes a) La divisin apropiada autorizar previamente a la bodega para que reciba materiales devueltos por los clientes. Las divisiones suministrarn a la bodega una autorizacin de devolucin de los clientes, forma nmero. b) La bodega preparar un informe de recepcin para documentar la aceptacin de los materiales devueltos y har la anotacin correspondiente en la forma de autorizacin de la devolucin del cliente. c) Con una copia del informe de recepcin la divisin completar la

forma de autorizacin de devolucin del cliente, con la razn para aceptar la devolucin y la solicitud al departamento de contabilidad, para que haga al diente el descuento respectivo. d) El departamento de contabilidad usar el informe de recepcin preparado por la bodega como evidencia 'de la devolucin, y usar la autorizacin de devolucin al cliente, preparada por la divisin para dar las instrucciones de crdito. Procedimiento de Embarque Todo el proceso de produccin y de almacenamiento tiene por objeto la fabricacin de un producto til para ponerlo a disposicin de los consumidores. La ltima actividad de ese proceso, consiste en enviar los productos a los clientes. Ya se han causado todos los costos de manejo fsico, excepto el costo de la transportacin al destino final. Los procedimientos de embarque tienen una importancia adicional, porque los productos ya estn en su forma ms costosa. El embarque es el eslabn fsico entre el vendedor y el comprador y la forma en que este ltimo reciba el producto puede influir considerablemente en todas las relaciones futuras. Adems, si se llevan a cabo en forma apropiada, los procedimientos de embarque completan las funciones de responsabilidad de los inventarios de los productos de parte del almacenamiento, y proporcionan los documentos con los que el departamento de contabilidad iniciar sus funciones y responsabilidades de facturacin y cobro. Los conceptos importantes que habr que incorporar en los procedimientos de embarque, son los siguientes: 1) Las mercancas deben manejarse de tal modo que se asegure su entrega a tiempo y en buenas condiciones de seguridad. 2) Los documentos de embarque requeridos se prepararn en tal forma que eximan a la bodega de la responsabilidad contable que le corresponde. 3) Los documentos de embarque debern contener la informacin que necesite el departamento de contabilidad para satisfacer sus responsabilidades de facturacin y otras responsabilidades fiscales. 4) La manera de manejar los embarques mejorar las relaciones de la compaa con el cliente. ENTREGAS TOTALES Las entregas totales no son ms que el recibimiento del pedido de materiales que se espera en su totalidad que luego van a ser ordenados, clasificados y distribuidos de forma adecuada y precisa ya sea para su utilizacin, fabricacin o produccin con el fin de formar parte indispensable en el control y evaluacin de los inventarios que se realicen en el almacn.

ALMACENAJE DEFINITIVO Son las existencias definitivas que se encuentran almacenadas para un proceso de produccin dichas existencias deben de estar resguardas de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos en funcin de su cuidado y proteccin para que estas no sufran accidentes ni daos, puesto que son piezas o herramientas esenciales que van a completar una actividad productiva para la empresa DESIGNACIN DE MATERIALES Son aquellos materiales que estn escogidos o destinados para un determinado fin ya sea productivo o de otra ndole, siempre y cuando tenga como objetivo el desarrollo de un propsito especifico que vaya a formar parte importante de una determinada funcin, estos materiales no pueden ser utilizados para otro fin puesto que van a constituir una parte esencial dentro del proceso productivo de la organizacin y pueden ser designados para un rea especifica de la empresa. IDENTIFICACIN DE MATERIALES La identificacin del material, como insumo (en el almacn) o como producto terminado (por unidad-empaque o por bulto o embalaje final) facilita su identificacin como su pronta entrega, por cualquier medio o destino. La identificacin se efecta bien con una .etiqueta o directamente sobre el bulto. CONTENIDO DE LA ETIQUETA a) Nombre y direccin del remitente b) Nombre y direccin del destinatario c) Peso Bruto. d) Peso Neto. e) Peso legal del contenido (productos) f) Contenido del Bulto y valor (Referida a carga de Importacin) g) Seales preventivas para la manipulacin. h) Nmero de la gua de carga o conocimiento de embarque (cuando se trata de carga importada, sujeta a nacionalizacin) En los embalajes que forman cargas unitarias, se estila pintar los datos en lugar de usar etiquetas, destacndolos datos que se necesitan para la identificacin de la carga: Nombre y direccin del destinatario en la ciudad donde est ubicado. Generalmente se usa nomenclatura o siglas CLASIFICACION DE LOS MATERIALES Clasificacin por finalidad La finalidad de utilizacin de cada material, u objeto de su,.adquisicin

por la empresa, es una caracterstica fundamental de los materiales para el estudio de su almacenaje. La clasificacin de los mismos, atendiendo a sta, es un* dato previo necesario para el estudio de la conveniente diversidad de almacenes en la empresa, as como de su localizacin. De acuerdo con estas caractersticas pueden clasificarse a) Productos Acabados Los que son objeto de comercio por parte de la empresa, como culminacin de su proceso productivo. b) Materiales directos Aquellos que directamente o mediante las transformaciones fsicas o qumicas adecuadas, se incorporan al producto terminado, total o parcialmente. Es frecuente designarlos bajo la denominacin de materias primas. c) Materiales no directos Todos los restantes que utiliza y no incorporan li producto final d) Materiales Suplementarios Los que siendo no directos, intervienen de forma inmediata en el proceso de elaboracin. Ejemplo: Las tijeras, el jaboncillo, y los alfileres, en sastrera. El alcohol en la elaboracin de productos farmacuticos y que luego se elimina por evaporacin e) Materiales auxiliares

Los que siendo no directos, intervienen en el proceso productivo, favoreciendo la accin empresarial Ejemplo: Los carburantes y lubricantes para los vehculos auxiliares. Los documentos administrativos. Material de mantenimiento. Material de oficina. f) Clasificaciones Valor Precio Flujo Frecuencia Cantidades de de fsicas por del los de por valor. Factores consumo materiales movimientos salidas: salida.

g) Clasificacin por presentacin. Se entiende por presentacin de un material, a efectos de almacenaje: "su particular conjuncin de caractersticas de peso, medida y forma".

Por unidad de servicio: entendemos cada uno de los "bultos" en que se maneja, especificado en los valores y cualidad de las caractersticas anteriores. En cada material es necesario considerar sus presentado-, nes de entrada y salida, que no tienen por qu ser iguales, en; general. Las unidades de servicio afectan directamente a los siguientes problemas: CODIFICACIN DE MATERIALES La codificacin es indispensable para la buena administracin de un almacn de materiales y partes componentes para la manufactura, as como de productos terminados listos para su venta. Todo artculo, sea material o producto, debe tener un nombre y un nmero que sirva de identificacin unificada en los departamentos de compras, ventas, almacenes, control de inventarios, procesamiento de datos y contabilidad. Puede haber dos codificaciones, que deben distinguirse una de la otra: la del proveedor y la de la compaa que compra y manufactura, o que compra y vende. La codificacin del proveedor sirve para usarla en las rdenes de compra; la del negocio para identificar cada artculo por su nombre y nmero en los almacenes y departamentos que los usan, consumen, registra y venden. El nombre dado a los artculos debe conocerse en toda la planta negocio; puede suceder que alguien pida una rondana, el almacn conozca como roldana y contabilidad como arandela. Adems de que nombre debe estar unificado en todo el negocio, es preferible pedir artculo por el nmero de clave dado en la codificacin interna de compaa. o la el el la

Algunos materiales y partes componentes deben marcarse a su llegada al rea de recepcin con el nmero dado en la codificacin interna, para evitar confusiones en el al maceramiento y en la entrega al solicitante. Algunas partes pequeas, como tornillos, no pueden marcarse una por una; en este caso se marca la caja envase o bolsa original del proveedor. El sistema de codificacin que a continuacin se describe es solamente un ejemplo que sirve de modelo en un almacn de refacciones y herramientas. Cada compaa ha de tener su propia codificacin de acuerdo con sus necesidades. Se usar para: Refacciones. Herramientas Numeracin de los dibujos de dispositivos, herramientas, calibradores. Numeracin de maquinaria y equipo.

Se usar en los departamentos de: Almacenes. Contabilidad. Procesamiento de datos. Compras. Esto significa que todo el personal de la organizacin llamar del mismo nombre y nmero de clave lo que requiera en sus operaciones de diseo, abastecimiento, almacenamiento, procesamiento de datos y contabilidad. Cada clave estar formada por tres cifras que tendrn dos nmeros cada una de las dos primeras y tres la tercera. Ejemplo: 20 es clasificacin general 02 es para fresadora. 089 nmero progresivo. DISPOSITIVOS A los dispositivos se les asigna, como ejemplo, el nmero 40 (cuarenta) como primera cifra, seguida por la que a continuacin se indica y lueo el numero progresivo. 40-01 Para torno. 40-02 Para fresadora. 40-03 Para cepillo. 40-04 Para taladro. 40-05 Para rectificadora. 40-06 Paramachuelar. 40-07 Para tarrajas. 40-08 Para prensas troqueladoras. 40-09 Para fundicin. 40-10 Para acabados.40-11 Para mquinas especiales SISTEMA DE CODIFICACIN DE MATERIALES Y PRODUCTOS El establecimiento de un sistema de identificacin de los materiales directos o sea materias primas, es la funcin principal del departamento de ingeniera, de compras, de almacenes o de produccin. La identificacin de los productos terminados es la funcin principal del departamento de ventas. El sistema de identificacin debe abarcar todo lo que se almacena en alguna de las etapas de la produccin y debe ser lo suficientemente flexible para las necesidades actuales de la fbrica y las previsibles, con un criterio razonable. Para numerar un material se pueden tener en cuenta una, varias o todas las caractersticas siguientes, pero procuremos fijarnos solamente en aquellas que determinen el uso del material en cuestin dentro de

nuestras fbricas. Estas caractersticas importantes se mencionan nicamente como ejemplo en el cual se ha dado un nmero a cada una: 1. Dimensiones. Largo, ancho y calibre, en el caso de una lmina; dimetro, en el caso de una flecha. 2. Material de que est hecho. Hierro, acero, cobre, latn, nquel, plstico, madera, etc. 3. Acabado. Rolado en caliente, rolado en fro, niquelado, cromado, esmaltado, etc. 4. Composicin qumica. Aceros aleados, sustancias qumicas, mezclas, etc. 5. Aparato o equipo del cual va a formar parte. En el caso de ser componentes identificables como pertenecientes a alguno del producto terminado que produce la fbrica. 6. Casa vendedora y marca de fbrica. En algunos casos. La identificacin del material debe tomar en cuenta solamente las caractersticas antes mencionadas que sean de utilidad para la fbrica; de otra manera el sistema de identificacin se complicara innecesariamente. SISTEMA DE NUMERACIN En un sistema de numeracin se pueden usar los nmeros, letras o signos que usa el abastecedor; pero esto tiene serios inconvenientes conforme va creciendo la fbrica y multiplicndose la cantidad de materias primas guardadas, pues no hay ninguna regla para la diferenciacin de los productos entre s. En realidad, esto no constituye un sistema de numeracin propiamente, es una mezcla de los sistemas de otras fbricas. Es mucho mejor que cada fbrica instale su propio sistema de numeracin, al cual le puede dar muchas aplicaciones como veremos en seguida. El tener un sistema propio no excluye la posibilidad y conveniencia de tener unas tablas con referencias cruzadas entre nuestra propia identificacin y las de los abastecedores a quienes se compra. Un sistema de identificacin no debe usar signos arbitrarios, sino letras y nmeros; ms an, es preferible usar solamente nmeros para estar preparados para el uso de tarjetas perforadas, las cuales operan mejor con nmeros que con letras. En un sistema de clasificacin de materiales se tendrn clases, subclases, grupos, subgrupos, etc., y al final elementos.} Supongamos que elegimos un sistema de nmeros de nueve cifras tal como 99-999-9999, veamos qu podemos hacer con l. Las dos primeras cifras pueden representar clases. Podemos reservar 99 clases para lneas de productos terminados: por ejemplo del 90 al 99. Las tres cifras siguientes nos indican subclases y en el caso de productos

terminados tenemos campo para 999 productos distintos en cada lnea de productos. Las cuatro cifras siguientes las reservamos para subensambles y tenemos capacidad para 9999 subensambles por producto../Volviendo a las primeras dos cifras, entre la 00 y la 89 tenemos 90 clases que podemos emplear para materias primas. Las siguientes tres cifras nos dan capacidad para 999 subclases dentro de cada clase y las cuatro ltimas nos permiten identificar 9999 elementos dentro de cada subclase. En el caso de las materias primas, las 90 clases pueden significar por ejemplo el material de que est hecha la pieza. Ejemplo: 0 Sin clasificar. 1 Madera. 2 Fierro fundido. 3 Acero comercial. 4 Acero de herramientas. 5 Cobre. 6 Aluminio. 7 Vidrio. 8 Porcelana. 9 Plstico. En las subclases de acero comercial pondramos: 1 2 3 4 Lmina Lmina Lmina Lmina de de de de 1/16. 1/8. 1/4. 1/2.

NUMERACIN DE LOS ESPACIOS DE ALMACENAMIENTO Para facilitar la localizacin de los productos y materiales, tanto para su colocacin como para encontrarlos, cada pasillo, estante o pila, espacio de anaquel y cada caja o recipiente, deben numerarse. Los estantes divididos a lo largo en dos caras y separados por los pasillos que permiten maniobrar de un lado y dentro. EQUIPOS MS UTILIZADOS PARA LA CODIFICACIN DE MATERIALES CDIGOS DE BARRAS Un cdigo de barras es una serie de barras y espacios de varios anchos. Los datos se pueden codificar asignando un nmero nico a cada artculo, con caracteres reconocibles por el sistema alpha-numrico. As, se forma un patrn de barras negras y espacios blancos. En los almacenes y centros de distribucin, se pueden, usar varias simbologas, tales como UPC, Cdigo Universal de Productos (Universal Product Code); EAN, simbologa europea (European Article numbering), y otros que

cada

compaa

desarrolla

de

acuerdo

con

sus

necesidades.

LECTOR DE BARRAS Este dispositivo, llamado scanner lector de barras, puede leer las barras reconociendo ptimamente la diferencia entre barras y espacios y los anchos de las mismas Elaborado Por: Correa David Manriquez Dixi Gonzalez Yusnarquis