INSTITUTO TECNOLGICO SUPERIOR DEL OCCIDENTE DEL ESTADO DE HIDALGO

MATERIA ADMINISTRACION GERENCIAL

TRABAJO: BENCHMARKING

EQUIPO 5
JOSE FRANCISCO GARCIA BONILLA ALMA PATRICIA CANDELARIA ESCAMILLA MANUEL SALVADOR CRUZ MONROY JAIME DAVID LOPEZ LOPEZ PAOLA EMILIA FRIAS MENDOZA JOSE JUAN SANTILLAN RODRIGUEZ ISRAEL CRUZ CAMARGOO GERARDO GUTERREZ ALPIZAR

Paseo del Agrarismo 2000. Car. Mixquiahuala-Tula, Km. 2.5. c. p. 42 70 0. Mixquiahuala de J., Hgo. Tel. (738) 7 35 40 00 www. i t s o e h. e d u .mx i tsoeh@hotmai l. com

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BENCHMARKING
El benchmarking es un anglicismo que, en las ciencias de la administracin de empresas, puede definirse como un proceso sistemtico y continuo para evaluar comparativamente los productos, servicios y procesos de trabajo en organizaciones. Consiste en tomar "comparadores" o benchmarks a aquellos productos, servicios y procesos de trabajo que pertenezcan a organizaciones que evidencien las mejores prcticas sobre el rea de inters, con el propsito de transferir el conocimiento de las mejores prcticas y su aplicacin.

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En economa, toma su acepcin para la Regulacin: benchmarking es una herramienta destinada a lograr comportamientos competitivos (eficientes) en la oferta de los mercados monopolsticos, consistente en la comparacin del desempeo de las empresas, a travs de la mtrica por variables, indicadores y coeficientes. En la prctica, se utilizan diversos mecanismos de incentivos al comportamiento eficiente, como ser la publicidad de los resultados de las comparaciones (nadie quiere ser el peor) o con la utilizacin de mecanismos que transforman esos resultados comparativos en premios o castigos sobre los ingresos del empresario.

RECOPILACION DE LA INFORMACIN Entrevistas Telefnicas: bajos costos, fciles de implementar. Tardan mucho tiempo, las personas no gastan mucho tiempo en el telfono. Entrevistas Personales o Visitas de Campo producen buena cantidad de informacin pero son costosas, consumen mucho tiempo. Encuestas fciles de estructurar, muy econmicas, fcil de analizar pero son impersonales, deben ser cortas. Publicaciones en Medios de Comunicacin fcil aplicacin, poco costosa, acceso pblico y grandes cantidades de informacin, consume mucho tiempo, traducir el material extranjero.

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Investigacin de archivos: fcil recopilacin, poco costosa pero hacen falta datos, gasta mucho tiempo. Adems, existen algunos factores que determinan los mtodos para recopilar esta informacin segn algunas empresas expertas: limitacin del tiempo y recursos, experiencia y filosofa

ORGANIZACIN DE LA INFORMACION Es importante organizar la informacin recopilada con el fin de que sea til. Para ello hay que generar una estrategia de organizacin desde antes de comenzar a recopilar la informacin. Las siguientes recomendaciones ayudaran a planificar estas actividades:

haga un bosquejo de lo que se quiere lograr. Lleve a cabo una matriz de informacin para identificar la informacin. Analice por fases Resuma datos.

ANALISIS DE LA INFORMACIN El prximo paso es analizar la informacin y continuacin hay algunas recomendaciones para cuando se comience este proceso de determinar el significado de la informacin:

Verificar si la informacin es correcta o errnea Identificar patrones (tendencias generales) Identificar omisiones y desplazamientos (detectar si faltan datos o hay datos que no sirven)

Detectar la informacin fuera de lugar Sacar conclusiones (la meta es entender como piensas las organizaciones y como manejan los negocios).

ACTUAR El objetivo primario del Benchmarking es ponerse en accin. Esta etapa es considerada la ms fcil de todas. Sabemos que el Benchmarking es un proceso de investigacin, pero ms que todo este proceso, el benchmarking es un estimulo y apoyo para el cambio.

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Hay varias clases de acciones bsicas de actividades que tienen lugar en esta eta, las cuales son:

o o o o

Servir de informe para entregar a los clientes del benchmarking Servir de resumen de toda la informacin recopilada Servir de registro para las organizaciones que solicitaron el cambio Servir de producto de comunicacin entre empleados y otros. De la organizacin.

o o

Servir de base de comunicacin con las partes externas Servir de registro para la base de datos y archivos de benchmarking del erg.

EJEMPLO:
CASO PRCTICO: FACOSA La Factora objeto del estudio, FACOSA, inici su funcionamiento en 1978, est integrada, y es propiedad, de un grupo multinacional del sector de fabricacin de automviles. Su trabajo ha consistido en la fabricacin de varios vehculos en simultneo hasta Octubre de 1997, cuando se tom la decisin de lanzar un nico vehculo por factora del Grupo. La superficie construida es de 266.372 metros cuadrados, con una capacidad de produccin de 1.250 vehculos / da y con 3.812 efectivos en plantilla. Las horas de formacin aproximadas son 400.000 horas por ao y se realizan una media de siete sugerencias por persona y ao. El Benchmarking ha sido una de las herramientas utilizadas por la Direccin de esta Factora para mantener una posicin competitiva ventajosa, a cuyo respecto se han emprendido diversas acciones. Desde el primer momento en FACOSA se ha sabido diferenciar entre las acciones que constituyen Benchmarking interno y aquellas que relacionan a las Empresas del grupo con otras ajenas a l. Las acciones que se llevan a cabo en el seno de la organizacin son las siguientes:

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Benchmarking externo La Factora de FACOSA ha comenzado un proyecto de Benchmarking junto a otra empresa de su mismo sector. El tema que se va a tratar est relacionado con sistemas de calidad. Benchmarking interno -En la Factora se realiza un Benchmarking entre los tres diferentes turnos de trabajo, con el que se persigue la consecucin de mejoras en el desarrollo de los diversos procesos, a travs de la comparacin entre los niveles de eficiencia de los distintos turnos -Entre los talleres se realiza un intercambio de experiencias que resulta de gran utilidad, ya que entre ellos existen procesos que se pueden considerar comunes y que por tanto pueden ser objeto de Benchmarking. -Entre las diferentes fbricas que integran el Grupo, al que pertenece FACOSA, tambin se llevan a cabo acciones dirigidas a descubrir y generalizar las mejores prcticas.

Un principio bsico que se tiene en cuenta en la Empresa a la hora de llevar a cabo la actividad de Benchmarking es que ninguna de las acciones emprendidas debe ir en detrimento de las condiciones de trabajo del personal. Se persigue la mejora desde el punto de vista industrial, tcnico y, fundamentalmente, humano, ya que el trabajador es considerado como el activo ms importante para la Empresa. En cada accin de Benchmarking tanto interno como externo, se persigue que el operario se vea beneficiado en su forma de trabajar, de modo que exista una apertura que permita capitalizar las mejores prcticas en distintos turnos, talleres, Empresas del grupo, etc. Para la Direccin de FACOSA, el Benchmarking debe tener repercusiones econmicas, es decir, su objetivo general es econmico. Al principio de cada ejercicio se fijan una serie de lneas que determinan los beneficios o repercusiones econmicas que se esperan obtener. La idea general para la realizacin de un proceso de Benchmarking externo viene dada por la Direccin de Benchmarking del Grupo, quien establece el siguiente esquema:

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INSTITUTO TECNOLGICO SUPERIOR DEL OCCIDENTE DEL ESTADO DE HIDALGO 1. Identificacin de las mejores prcticas. 2. Determinacin del mtodo ptimo de recopilacin de datos.

3. Determinacin de las diferencias que hay entre los dos procesos. 4. Proyeccin de los diferentes niveles de futura actuacin, intentando huir de lo utpico. 5. Desarrollo de los planes de accin funcionales que lleven a la consecucin del objetivo 6. Implantacin de las acciones especficas.

7. Control de los resultados. 8. Evaluacin del Benchmarking.

9. Evaluacin de la posicin de liderazgo conseguida y del proceso plenamente integrado. En toda accin de Benchmarking se sigue el ciclo PDCA, herramienta que se recomienda utilizar de forma estricta a las PYMEs. El equipo de Benchmarking interno al nivel de la factora est compuesto por el Director Adjunto de FACOSA, que acta como piloto de la experiencia y por un responsable de cada uno de los Departamentos. Los componentes de este equipo se renen cada dos meses para llevar a cabo una revisin de las fichas a travs de las cuales se estructuran las actividades. Cada una de las fichas recoge una idea para una accin de mejora, su procedencia y su evaluacin, as como una fecha de aplicacin. Este tipo de experiencias se est extendiendo a otras fbricas del Grupo e incluso a la red comercial. Esto ltimo se considera algo muy importante, sobre todo en el mbito del servicio posventa y de reparaciones, obteniendo logros en la reduccin de costes. En 1998 se celebr la Primera Convencin de Capitalizacin de Experiencias en el seno de la factora palentina, en la cual se han dado a conocer, a nivel interno, las acciones realizadas en materia de Benchmarking dentro de la fbrica. En un futuro prximo se pretenden llevar a cabo dos acciones especiales de este tipo por ao, con el fin de ir creando
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INSTITUTO TECNOLGICO SUPERIOR DEL OCCIDENTE DEL ESTADO DE HIDALGO esta cultura en la Empresa.

Para vencer la resistencia ante este tipo de actividades, que muchas veces son vistas por el personal como un incremento de su carga de trabajo, se hizo ver a los componentes del grupo la necesidad de estas acciones para mejorar los resultados econmicos o de gestin de la Empresa. El papel del animador fue fundamental en este sentido. La implicacin y el apoyo de la Direccin son absolutamente necesarios para lograr los objetivos planteados, aunque en ocasiones se precisa que exista una persona a un nivel ms bajo que tenga una visin clara y persistente, es decir, un lder. El papel de directivo debe estar enfocado hacia el exterior, pero sin dejar de prestar atencin a lo que ocurre dentro de la empresa. La cultura orientada hacia el trabajo, con objetivos claros y con participacin de las personas que la integran, facilita la consecucin de buenos resultados y esos resultados, as como el trabajo de la persona, constituyen las ms importantes fuentes de poder en el seno de la Empresa. Dentro de la factora de FACOSA se establece el Plan de Progreso, que permite llevar un seguimiento de todos los proyectos de la Empresa, incluido el de capitalizacin de experiencias como una lnea ms del plan estratgico de Empresa. FAP establece, para las PYMEs, las siguientes recomendaciones: Planificar la accin, intentando aprovechar al mximo todas las buenas ideas en el trabajo. Apropiarse de las experiencias que se han aplicado con xito en otro lugar y que la Empresa puede aplicar sin elevados costes y con rentabilidad importante en un periodo corto de tiempo. Buscar informacin dentro de la propia Empresa, en otras factoras del grupo, en reuniones y convenciones de empresarios del gremio, visitas a otras empresas aunque sean de distinto sector, salones y ferias, seminarios y cursos de formacin y sistemas de sugerencias. Buscar a las personas creativas dentro de la Empresa. Estructurar el mtodo a travs de algn instrumento, por ejemplo utilizando fichas de capitalizacin de experiencias.

Se debe evitar dar marcha atrs, intentando ir consolidando las ideas poco a poco, asentarlas con firmeza de forma que el proceso sea lento pero seguro, as como asegurar las metas conseguidas.
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CONCLUSIONES El benchmarking se presenta como una herramienta muy til para la innovacin en el seno de la empresa. Sin embargo, el grado de aprovechamiento del estudio depende de la forma en que se lleve a cabo su gestin. Un primer aspecto a tener en cuenta es el tiempo. El benchmarking debe ser un proceso rpido, ya que los datos recogidos quedan pronto obsoletos, al igual que las prcticas que deseamos implantar por ser ms eficaces que las de la empresa. El conocimiento profundo de todos los aspectos internos de la empresa es tambin fundamental en el benchmarking, ya que constituye el punto de partida para identificar aquellas reas que van a ser objeto del mismo, y adems resulta imprescindible para la adaptacin adecuada de las mejoras. El estudio, por tanto, se sustenta sobre una slida planificacin, que constituye la primera fase del proceso, y que en ningn caso se debe infravalorar. Cuando la empresa decide acometer un proyecto de benchmarking debe prestar atencin a los factores que son crticos para el xito de la organizacin y actuar sobre ellos, eligiendo la mejor prctica y no la mejor empresa para compararse. Asimismo, es fundamental contar con el apoyo de la alta direccin. En este aspecto es posible que surjan problemas, derivados en la mayora de los casos de la falta de informacin. Estas barreras deben obstculos prcticamente insalvables. Una ser derribadas antes de comenzar el estudio, porque pueden convertirse en gestin del cambio adecuada probablemente resultar eficiente para la eliminacin de estos inconvenientes. Por ltimo, se ha de asegurar la efectiva implantacin de las mejoras, objetivo final del benchmarking que debe estar presente en la mente del equipo responsable durante todo el proceso

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