Sie sind auf Seite 1von 48

PROCEDIMIENTO Digitalizacin de documentos

Versin Cdigo Fecha

12 REG-PRE-PPS-P-019 03/08/2010

Anexo No. 4 Alistamiento, digitalizacin, consulta y archivo de correspondencia departamentos legal, registros, formularios, formatos de afiliados

La informacin que se presenta a continuacin tiene por objeto ilustrar detalladamente la operacin de preparacin, alistamiento, digitalizacin, archivo, control de calidad, consulta de Imgenes Royal Image de los documentos correspondientes a los documentos varios, formularios, formatos de afiliados Dentro de los documentos VARIOS se destacan: correspondencia recibida de los Departamentos legal y Registros, formatos, comunicaciones, rdenes de compra. 1. Preparacin y alistamiento El alistamiento consiste en: - Hacer la separacin y clasificacin de los cartas de radicacin provenientes de los Departamentos de Legal y Registros. - Clasificar los formatos y comunicaciones provenientes de las sedes de la Cmara de Comercio de Bogot que por alguna circunstancia no son digitalizadas en las sede origen por no presentar nmero de trmite. Seleccionar los formularios para digitalizar y verificar que corresponden a aquellos devueltos previamente a las sede por presentar inconsistencia en su diligenciamiento, se digitan y digitalizan en registros , como tambin aquellos que presentan ilegibilidad en su digitalizacin en service Verificar la correspondencia de reporte de Contratos con Entidades Estatales. - Recibir la correspondencia con Entidades Oficiales. Verificar los documentos provenientes del Departamento de Afiliados previamente alistados. En el Departamento de Registros el alistamiento est a cargo de la persona designada para tal fin; El proceso de preparacin y alistamiento, o archivo comprende los siguientes pasos:

Recibir y abrir los sobres provenientes de la sedes Verificar los documentos provenientes de las sedes, clasificarlos como varios con su respectivo nmero de matrcula o inscripcin Recibir, verificar y clasificar la correspondencia del Departamento Legal, y Registros que presente nmero de matrcula o inscripcin. Recibir y clasificar la correspondencia reportes de Contratos con Entidades del Estado Recibir y verificar la correspondencia con Entidades Oficiales Recibir y verificar los documentos de Afiliados. Separar de la correspondencia del Departamento Legal recibida, aquellos radicados que no presentan nmero de matrcula, toda vez que estos se deben archivar en los consecutivos AZ por mes respectivo, en orden consecutivo por nmero de radicado de salida, agruparlos en paquete con cartula de cartn y asegurar con una banda de caucho, firma y fecha de la persona que alista. Los radicados que corresponden al Departamento Legal y que presentan nmero de matrcula o inscripcin, se deben alistar, y para ello se debe quitar ganchos de cosedora, agruparlos en paquete y se coloca una cartula de cartn, se aseguran con una banda de caucho anotando CORRESPONDENCIA DEPARTAMENTO LEGAL, con el nmero consecutivo de caja para el da

PROCEDIMIENTO Digitalizacin de documentos

Versin Cdigo Fecha

12 REG-PRE-PPS-P-019 03/08/2010

extrado de la planilla REG-PRE-PPS-F-025 (Control de cajas alistadas para digitalizacin), firma y fecha de la persona que alista. La Correspondencia recibida y que corresponde a reporte de contratos de Entidades Estatales, se clasifica en orden alfabtico de acuerdo con la letra inicial Entidad del Estado afectada, se agrupa en paquete aparte y se marca con la letra inicial de la Entidad, y se asegura con una banda de caucho, firma y fecha de la persona que alista, para ser almacenada en caja de archivo inactivo nmero 4. Para los dems documentos varios como formatos, comunicaciones, correspondencia Registros, se alistan quitando ganchos de cosedora, y se agrupan en paquete aparte y se coloca una cartula de cartn, anotando VARIOS MERCANTIL se aseguran con una banda de caucho con el nmero consecutivo de caja correspondiente al da, firma y fecha de la persona que alista La correspondencia que afecta el Registro nico de Proponentes, se alista quintado ganchos de cosedora, se agrupa en paquete aparte con cartula de cartn, se aseguran con una banda de caucho anotando OTROS PROPONENTES con el nmero consecutivo de caja asignado, firma y fecha de la persona que alista. Los formularios se agrupan en paquete aparte con cartula de cartn se aseguran con una banda de caucho anotando FORMULARIOS con el nmero de caja asignado para formularios digitalizados en service del da, firma y fecha de la persona que alista. La correspondencia con Entidades de oficiales se alista quitando ganchos de cosedora y se agrupan en paquete por mes en el mismo orden de recibido y se aseguran con una banda de caucho. Se digitalizan en Royal Image aplicativo EXTRACTOS DE LIBROS MICROFILMADOS. Los documentos de afiliados no se alistan, toda vez que el Departamento de Afiliados enva la caja previamente alistada con asignacin del nmero consecutivo de caja para efectos de digitalizacin.

2. Ingreso al sistema

Para ingresar al sistema Royal Image, siga el siguiente procedimiento:

Encienda el computador Ingrese a la Red Espere a que cargue el Windows Seleccione del escritorio el icono de Royal Suite y de doble clic

PROCEDIMIENTO Digitalizacin de documentos

Versin Cdigo Fecha

12 REG-PRE-PPS-P-019 03/08/2010

El sistema desplegar una pantalla como la que muestra en la siguiente figura:

PROCEDIMIENTO Digitalizacin de documentos

Versin Cdigo Fecha

12 REG-PRE-PPS-P-019 03/08/2010

Si desea iniciar sesin en Royal/Image coloque el puntero del mouse sobre el botn Royal/Image. Observe que aparece un recuadro indicando que el botn ha sido seleccionado. Por favor haga clic sobre este botn. Cuando ingrese al sistema, se despliega en la pantalla la ventana que se muestra en la siguiente figura:

PROCEDIMIENTO Digitalizacin de documentos

Versin Cdigo Fecha

12 REG-PRE-PPS-P-019 03/08/2010

Desde esta ventana seleccione la Aplicacin REGISTRO MERCANTIL - CCB, EXTRACTOS DE LIBROS MICROFILMADOS- LIBROCCB, REGISTRO UNICO DE PROPONENTES - PROPO segn los documentos a digitalizar y haga doble clic sobre ella. De igual modo puede utilizar el teclado oprimiendo Enter. Luego de iniciar la sesin de captura y consulta en Royal/Image, aparece en pantalla la ventana principal, la cual est provista de mens desplegables y accesos directos a las diferentes funcionalidades del aplicativo

PROCEDIMIENTO Digitalizacin de documentos

Versin Cdigo Fecha

12 REG-PRE-PPS-P-019 03/08/2010

Men principal En este men se encuentran las herramientas principales que contiene el sistema de captura y consulta de Royal/Image. Men Aplicacin Contiene herramientas que permiten efectuar procedimientos en los que intervienen directamente las aplicaciones creadas en Royal/Image.

PROCEDIMIENTO Digitalizacin de documentos

Versin Cdigo Fecha

12 REG-PRE-PPS-P-019 03/08/2010

Cambiar aplicacin. Muestra la ventana con la lista de Aplicaciones disponibles en Royal/Image con base en el sistema de informacin utilizado en la Organizacin. Para abrir una aplicacin, seleccinela de la lista y haga doble clic sobre ella y Enter o utilice el teclado oprimiendo Ctrl+M. Consultar Documentos. Permite consultar la informacin contenida en los ndices y las imgenes de los documentos con base en la aplicacin seleccionada. Para abrir la ventana de Bsqueda de documentos oprima el botn de Consulta o desde teclado oprima Ctrl+B.

La ventana Bsqueda de documentos est conformada por:

Botn Consultar. Permite ejecutar la consulta de acuerdo con la informacin digitada en las cajas de texto o listas desplegables de cada ndice. Botn Salir. Oprima si desea cancelar la consulta y salir de la ventana Bsqueda de documentos. ndices. Corresponde a cada uno de los campos donde se encuentra almacenada la informacin correspondiente a una aplicacin determinada. Para el aplicativo de CCB registros estn CARPETA, No. MATRICULA, LIBRO, REGISTRO, CAJA, AO Capturar. Permite efectuar el proceso de digitalizacin de documentos y puede realizarse desde un escner o un archivo que contiene las imgenes. ltimo conjunto de resultados. Utilice esta opcin para mostrar nuevamente en pantalla el resultado de la ltima consulta realizada. Si desea abrir un ltimo conjunto de resultados utilizando el teclado oprima Ctrl+ U. Salvar ltimo conjunto de resultados. Permite guardar en formato de archivo.res el ltimo conjunto de resultados generados en la consulta. Cada archivo salvado tendr el siguiente formato: Aplicacin_nombre de archivo.RES Por ejemplo se ha salvado un conjunto de resultados obtenidos en la aplicacin CCB con el nombre de resultado1. Si desea consultar este archivo, lo identificar de la siguiente forma: CCB_resultado1.RES

PROCEDIMIENTO Digitalizacin de documentos

Versin Cdigo Fecha

12 REG-PRE-PPS-P-019 03/08/2010

Cargar conjunto de resultados. Carga archivos .res desde cualquier medio de almacenamiento con el objetivo de obtener rpidamente informacin proveniente de consultas realizadas y salvadas anteriormente sin tener que ejecutarlas nuevamente. Propiedades generales. Muestra las propiedades generales que contiene Royal/Image y solo pueden ser visualizadas por el administrador del sistema. Salir. Cierra el sistema de captura y consulta de Royal/Image. Si desea salir de la aplicacin utilizando el teclado oprima Ctrl+X. Men Documento Contiene herramientas que permiten visualizar y administrar eficientemente la informacin almacenada en cada documento

Primera Pgina. Avanza hacia la primera pgina que ha sido cargada en el visor de consulta Royal/Image. Si est observando la primera pgina del documento, este botn estar apagado. Desde teclado oprima Inicio. Pgina Anterior. Avanza hacia la pgina anterior desde la posicin actual. Desde teclado oprima Av Pg. Pgina Siguiente. Avanza a la siguiente pgina desde la posicin actual. Desde teclado oprima Reg. Pg. ltima Pgina. Avanza hacia la ltima pgina cargada en el visor de consulta Royal/Image. Si est observando la ltima pgina del documento, este botn estar apagado. Desde teclado oprima Fin. Ir a... Avanza hacia una determinada pgina de acuerdo al nmero de pgina digitado por el usuario. Desde teclado utilice Ctrl+I. Propiedades documento. Muestra la ventana con la informacin registrada en cada ndice del documento. Inhabilitar documento. Permite nicamente al administrador del sistema inhabilitar documentos que estn en mal estado o posean problemas de digitalizacin defectuosa. Insertar. Inserta una o ms pginas a un documento antes o despus de la pgina que est cargada actualmente en el visor. Eliminar documento. Utilice esta herramienta para eliminar los documentos consultados actualmente. Esta herramienta slo est disponible para ser utilizada por el administrador de la aplicacin. Eliminar pginas. Permite al administrador del sistema eliminar las pginas de un

PROCEDIMIENTO Digitalizacin de documentos

Versin Cdigo Fecha

12 REG-PRE-PPS-P-019 03/08/2010

documento. Modificar ndices. Utilice esta herramienta para modificar la informacin registrada en cada ndice sin tener que indexarlo nuevamente. Recuerde que solamente el usuario administrador es quien posee los permisos para efectuar este tipo de modificaciones. Asociar. Permite asociar la informacin contenida en los ndices de un documento, con informacin diferente de otro, de modo que compartan las mismas pginas. Ver documentos asociados. Permite observar la lista de documentos que estn asociados al documento consultado. Para observar un documento asociado al que actualmente est consultando, despliegue el men Documento y seleccione la opcin Ver documentos asociados. Si el documento consultado posee asociados, la informacin de sus ndices ser mostrada en la ventana Asociados del documento. Men Pgina Contiene herramientas de visualizacin de pginas permitiendo observar detalladamente su contenido. Una pgina representa una hoja que ha sido digitalizada por medio de un escner y ha sido almacenada en formato de archivo Single-Tiff. Cada pgina har parte de un documento en el momento en que sean asignados ndices y su informacin estar relacionada a un tipo documental.

Copiar. Permite copiar un rea o regin seleccionada sobre la imagen de una pgina digitalizada. Para copiar la regin de una pgina realice lo siguiente: Efecte una consulta de modo que logre visualizar el documento en el visor. Ubique el puntero del mouse sobre la imagen del documento. Oprima la tecla Shift y simultneamente dibuje la regin sosteniendo el botn derecho del Mouse. Efecte la copia de la regin seleccionada haciendo clic en el men pgina y seleccionando la opcin copiar. Eliminar regin. Utilice esta opcin si desea borrar la regin o rea seleccionada en la imagen de un documento consultado. Propiedades pgina. Contiene las propiedades generales de cada pgina incluyendo el usuario que cre la pgina, el nombre de la organizacin, la fecha y hora de su creacin, su formato de archivo, entre otros. Rotar a la Derecha. Cada vez que haga clic sobre este botn, la imagen de la pgina har un giro de 90 grados hacia la derecha. Rotar a la Izquierda. Cada vez que haga clic sobre este botn, la imagen de la pgina har un giro de 90 grados hacia la izquierda. Navegador. Permite observar detalladamente porciones de imagen de acuerdo a un rea definida al utilizar las herramientas de Zoom.

PROCEDIMIENTO Digitalizacin de documentos

Versin Cdigo Fecha

12 REG-PRE-PPS-P-019 03/08/2010

Zoom +. Oprima para acercar la imagen de la pgina mostrada actualmente en el visor. Tambin puede hacer Zoom + oprimiendo el botn derecho del Mouse sobre el rea de la imagen que desee ampliar. Zoom -. Oprima para alejar la imagen de la pgina mostrada actualmente en el visor. Ajustar a lo ancho. Este botn permite ajustar horizontalmente la imagen sobre el visor. Ajustar a lo alto. Ajusta la imagen verticalmente y su nueva posicin depender del rea que posea la ventana del visor. Parmetros de Visualizacin. Mejora la nitidez y calidad de visualizacin del documento al ser cargado en el visor de consulta. Desde teclado oprima Ctrl+V. Men Herramientas Este men contiene herramientas que permiten insertar, editar y borrar anotaciones a las pginas de un documento cuando es realizada una consulta.

Anotaciones. Representa el conjunto de herramientas que permiten insertar, editar y borrar mediante notas, lneas, crculos, resaltadores o texto cualquier alerta o novedad inherente a la pgina consultada. Salvar anotaciones. Guarda las anotaciones que han sido insertadas y editadas en una o ms pginas de un documento. Borrar todas las anotaciones. Borra las anotaciones que han sido insertadas en una o ms pginas, restableciendo su apariencia original. Paso automtico. Visualiza automticamente las pginas de un documento de acuerdo a la configuracin de tiempo y recorrido establecido por el usuario. Para conocer ms acerca de visualizacin automtica. Men Ventana Permite ajustar las ventanas que son generadas al consultar varios documentos, con el fin de optimizar el rea de visualizacin en la pantalla del PC.

Cascada. Ajusta las ventanas activas en forma de cascada. (Una tras otra). Mosaico horizontal. Muestra las ventanas activas en mosaico horizontal de modo que se ajusten en fila una tras otra. Mosaico vertical. Muestra las ventanas activas en mosaico vertical de modo que se ajusten en columna una tras otra. Organizar iconos. Permite organizar automticamente las ventanas que contiene cada consulta de

PROCEDIMIENTO Digitalizacin de documentos

Versin Cdigo Fecha

12 REG-PRE-PPS-P-019 03/08/2010

documentos cuando stas se encuentran minimizadas. Cerrar todas. Cierra todos los documentos consultados en la aplicacin. Men Ayuda Haga clic sobre el men de ayuda cuando desee obtener informacin acerca las funcionalidades del sistema de captura y consulta Royal/Image.

Digitalizacin La digitalizacin corresponde al proceso de captura de las imgenes de cada uno de las cartas de correspondencia de los Departamentos Legal, Registros, y correspondencia con Entidades Oficiales as como documentos de afiliaciones y desafiliaciones y sus anexos, la cual debe ser efectuada por un operador mediante la utilizacin de un escner. Una vez digitalizados estos archivos deben ser anexados en los campos correspondientes en el capturador del aplicativo Royal Image segn corresponda, indicando la ruta de los documentos dentro del sistema. Luego de ingresar al sistema como se explic en el capitulo anterior, observe que en ella est activa la opcin Aplicacin y Ayuda. De clic sobre el men Aplicacin y seleccionando la opcin Capturar. Tenga en cuenta que si usted no es usuario Administrador o no posee permisos de captura, esta opcin no estar disponible. Haga doble clic en Nuevo escner o desde teclado oprima Ctrl+N para crear un nuevo documento utilizando un escner o seleccione Importar desde archivo para crear automticamente un documento que est compuesto por un archivo plano (que contiene la aplicacin y los ndices) y un archivo Multi-Tiff con las imgenes.

Luego de seleccionar esta opcin, aparecer la ventana Digitalizacin pginas desde escner, en la cual podr iniciar el proceso de captura de documentos, visualizar el progreso de digitalizacin y determinar la cantidad de pginas digitalizadas. El sistema muestra la siguiente pantalla:

PROCEDIMIENTO Digitalizacin de documentos

Versin Cdigo Fecha

12 REG-PRE-PPS-P-019 03/08/2010

Barra de Herramientas Digitalizacin pginas desde escner Al iniciar la sesin estarn activos los siguientes iconos:

Parmetros de escner. Permite cambiar la configuracin de los parmetros de escner desde el teclado oprima Ctrl+P. Este botn permite la insercin de las pginas tomando como parmetro la posicin del cursor y oprimiendo Ctrl+I. Esta opcin no est habilitada para uso de los usuarios de la entidad. Captura pginas. Esta opcin le permite capturar las pginas nuevas Crtl-N y se debe seleccionar una vez se han colocados los documentos en la bandeja alimentador del escner. Configuraciones. Permite la administracin de configuraciones del escner desde el teclado oprima Ctrl+C. Las pociones Parmetros de escner y Configuraciones se utilizan para la instalacin de escner o para efectuar ajustes en la digitalizacin de imgenes que no presenten una buena calidad, sin embargo todos los equipos dependiendo de su marca o modelo se instalan y se configuran de acuerdo con los diferentes documentos que normalmente se reciben en la institucin, por tanto si el usuario requiere utilizar algunas de estas opciones, se recomienda antes de realizarlo solicitar la asesora correspondiente al rea

PROCEDIMIENTO Digitalizacin de documentos

Versin Cdigo Fecha

12 REG-PRE-PPS-P-019 03/08/2010

de Soporte Tcnico extensiones 1651, 2456, 2413 o 1647. Luego de capturar la primera imagen(es) se activan los siguientes botones:

El uso de cada uno de puede apreciar en el capitulo anterior, ver Men Documento y Men Pagina. Para comenzar la digitalizacin de un documento Nuevo, efecte lo siguiente: - Inicialmente prepare los documentos que desee digitalizar y colquelos ordenadamente en la bandeja de alimentacin del escner. El digitalizador debe separar cada cartulina con rtulo y los documentos que las acompaan. Haga clic sobre el men Digitalizacin y seleccione la opcin Nuevo. Desde teclado puede oprimir Ctrl+N. - Observe que el escner empezar a digitalizar los documentos colocados en la bandeja de alimentacin. - Finalizada la digitalizacin de los documentos, el sistema de captura muestra la ventana Preparar escner, indicando si desea continuar o detener el proceso de digitalizacin. - La ventana Preparar escner aparecer en pantalla si la bandeja de alimentacin del escner se ha desocupado o si se presentan atascos de papel.

Insertar Pginas Utilice esta opcin si desea insertar nuevas pginas a un documento que est en proceso

PROCEDIMIENTO Digitalizacin de documentos

Versin Cdigo Fecha

12 REG-PRE-PPS-P-019 03/08/2010

de digitalizacin. De igual modo seleccione esta opcin cada vez que detenga la captura de documentos al oprimir el botn Parar y desee reanudar de nuevo la digitalizacin. Recuerde que puede ubicarse en una pgina determinada si desea modificar el orden de insercin de las pginas. Tambin puede modificar la ubicacin de las pginas sosteniendo cada una de ellas con el Mouse y arrastrndolas hasta el lugar que desee dentro del rea de pginas. Para reanudar el proceso de Captura de un documento realice lo siguiente: - Prepare nuevamente los documentos que desee digitalizar y colquelos ordenadamente en la bandeja de alimentacin del escner. - En la ventana de Digitalizacin de pginas desde escner haga clic sobre el men Digitalizacin y seleccione la opcin Insertar pginas. Tambin puede utilizar el teclado oprimiendo Ctrl+I. - Observe que el escner empezar a digitalizar los documentos colocados en la bandeja de alimentacin. Si el escner detiene la digitalizacin, aparecer la ventana Preparar escner. Desde all oprima Continuar para reanudar el proceso de captura o Parar para finalizarlo. Al terminar la captura de las imgenes de cada una de las pginas del documento digitalizado, el digitalizador debe revisar que las imgenes hayan quedado completas y ntidas, en caso de encontrar algn faltante a inconsistencia en las pginas, debe proceder a repetirlas insertando la nueva pgina o ajustado el brillo o contraste en la opcin CRTL-P Configuracin parmetros del escner segn la necesidad que muestre el documento a digitalizar. Cuando se trate de documentos de doble cara, como son las escrituras pblicas, con el mouse sombree la pginas que estn en esta condicin y del men Digitalizacin seleccione la opcin Intercalar pginas o haga clic en el botn Intercalar pginas que se encuentra la barra superior y luego proceda a grabar. Cuando los documentos a digitalizar se encuentran grabados en un archivo, estos se pueden trasladar al aplicativo para digitalizar sus imgenes as: Importar Archivo Esta herramienta permite importar desde una ubicacin externa (disco duro, unidad de disco flexible, unidad de CD, ZIP, unidad de almacenamiento en una red corporativa) archivos en diversos tipos de formato de imagen, con el objetivo de cargar imgenes digitalizadas en otra fuente de almacenamiento y posteriormente adicionarle los ndices de una determinada aplicacin. Se recomienda siempre importar archivos en formato Tif, ya que son utilizados frecuentemente cada vez que se crea un documento en Royal/Image.

PROCEDIMIENTO Digitalizacin de documentos

Versin Cdigo Fecha

12 REG-PRE-PPS-P-019 03/08/2010

La ventana importar archivo est compuesta de: Nombre de Archivo. Espacio reservado para visualizar el archivo seleccionado en la lista de archivos. Directorios. Aparecen los directorios de la unidad de disco seleccionada mientras localiza los archivos de imagen. Observe que debajo de la palabra Directorios, aparece la ruta de directorios abiertos y el nombre del archivo seleccionado. Tipos de archivo. Contiene los tipos de archivos de imagen que pueden abrirse en la aplicacin. Unidades. Contiene la lista de discos duros o unidades de almacenamiento disponibles en su PC. Archivos seleccionados. En esta casilla pueden seleccionarse varios archivos para luego ser cargados en el visor como si fueran uno solo. Botn Seleccionar. Oprima para seleccionar el archivo o archivos tipo imagen que sern abiertos en la aplicacin. Cada vez que haga doble clic sobre un archivo, ser adicionado a la casilla de archivos seleccionados. Todas. Oprima este botn cada vez que requiera seleccionar todos los archivos a la lista de seleccionados. Botn Remover. Oprima para remover la cantidad de archivos que se encuentran en la lista de seleccionados. Botn OK. Oprima para abrir los archivos seleccionados. Botn Cancelar. Oprima para omitir las modificaciones y salir de la ventana Importar archivo. Para importar un archivo de imagen a Royal/Image siga los siguientes pasos: - Desde la ventana Digitalizacin de pginas desde escner haga clic en el men Digitalizacin y seleccione la opcin Importar. Utilice tambin el teclado oprimiendo Ctrl+M. - A continuacin aparece la ventana Importar archivo en la cual debe buscar la ruta de almacenamiento y localizar el archivo de imagen que desee importar. - Oprima el botn Abrir para cargar en el visor las imgenes del archivo seleccionado. Grabar Finalizado el proceso de captura es necesario adicionar a las imgenes informacin que las identifique de acuerdo a los ndices existentes en un tipo documental. Para guardar las pginas digitalizadas realice lo siguiente: - Efecte completamente el proceso de captura de documentos desde escner o importacin de archivos. - Despliegue el men Digitalizacin ubicado en la ventana Digitalizacin pginas desde escner y seleccione la opcin Grabar o de un clic en el icono que tiene la figura de disquete Salvar los ndices del documento actual. Tambin puede utilizar el teclado oprimiendo Ctrl+G. - A continuacin aparece la ventana indexacin documentos para que digite en las cajas de texto la informacin solicitada en cada ndice.

PROCEDIMIENTO Digitalizacin de documentos

Versin Cdigo Fecha

12 REG-PRE-PPS-P-019 03/08/2010

Aqu se debe tomar el nmero de matrcula que est en el radicado, o formato de afiliados y el nmero de caja asignado previamente en la fase de alistamiento, para el ao digite el ao actual y digitar en el sistema la informacin solicitada, de acuerdo con el campo requerido: para los radicados en varios, formularios en formularios, correspondencia con Entidades Oficiales y afiliados segn corresponda.

Observe que en la lista desplegable del campo CARPETA aparecen los nombres de las opciones que se definieron los documentos en este instructivo. Ellas son, Formularios, Varios y Afiliados. Diligencie los campos, CAJA Y AO: - CAJA: Digite el nmero consecutivo de la caja que le ha asignado el supervisor de imgenes a cada caja y que aparece consignado en el formato REG-PRE-PPS-F-025 (Control de Cajas Alistadas para Digitalizacin), se debe tomar del paquete alistado.

El documento digitalizado corresponde a un documento que debe ir en VARIOS. Que presenta el nmero de matrcula 1870821, se le asign en el alistamiento en la caja 45554 del ao 2009. Observe que el

PROCEDIMIENTO Digitalizacin de documentos

Versin Cdigo Fecha

12 REG-PRE-PPS-P-019 03/08/2010

sistema muestra un mensaje en la parte inferior Digitando primera vez con el cual se confirma que la informacin del documento varios se realiza por primera vez.

Una vez diligenciados estos campos, para grabar por primer vez oprima el botn Indexar ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla u oprima la tecla F8. El sistema tiene una rutina de validacin para evitar la ocurrencia de errores, por tanto, despliega la misma ventana dejando nicamente como predeterminado los campos CARPETA, CAJA y AO. Observe que las listas y las cajas de texto de cada ndice son limpiadas para que digite por segunda vez la informacin anterior con el fin de verificar que sea la misma y evitar que sea guardada errneamente a la base de datos.

Por tanto nuevamente diligencie el campo MATRICULA. Observe que en la parte inferior de la pantalla aparece el mensaje Digitando segunda vez para confirmar la operacin que se est realizando. Oprima nuevamente el botn Indexar o la tecla F8 para verificar la informacin guardada anteriormente y grabar por segunda vez el nuevo documento. Finalizado el proceso de indexacin aparece el mensaje confirmando que el documento ha sido indexado correctamente. Si durante el proceso de comprobacin de la informacin el sistema detecta que la informacin de algn campo no coincide o est incompleta, se

PROCEDIMIENTO Digitalizacin de documentos

Versin Cdigo Fecha

12 REG-PRE-PPS-P-019 03/08/2010

despliega el siguiente mensaje en la parte inferior izquierda de la pantalla ERROR DE VERIFICACION EN: _________ (Indica el campo MATRICULA, donde est la inconsistencia), por tanto se ubica en el campo del error se corrige y vuelve a seleccionar el botn Permite indexar el documento actual F8. Una vez el sistema ha comprobado que la informacin de los campos coincide, es decir esta correcta, despliega el siguiente mensaje:

El sistema est almacenando en forma definitiva el documento digitalizado. Oprima Aceptar para cerrar el mensaje y regresar a la ventana Digitalizacin pginas desde escner. Realice la operacin de tomar el siguiente radicado o formato de afiliados y los documentos que la acompaen e inicie el paso de digitalizacin inicial. Esta tarea la debe realizar tantas veces cuantas sean necesarias segn la cantidad de documentos que acompae cada documento.

PARA EFECTOS DE DIGITALIZAR LA CORRESPONDENCIA CON ENTIDADES OFICIALES SE PROCEDE A PARTIR DEL APLICATIVO LIBROCCB, Y SE DEBE DILIGENCIAR LOS SIGUIENTES CAMPOS: No. Libro : Digite el da del mes correspondiente al paquete No. Registro: Digite el mes (8 dgitos) Nombre sociedad: Digite: CORRESPONDENCIA CON ENTIDADES OFICIALES Caja: Digite el ao correspondiente a los documentos Se valida los campos y una vez el sistema ha comprobado que la informacin de los campos coincide, es decir esta correcta, despliega el siguiente mensaje:

PROCEDIMIENTO Digitalizacin de documentos

Versin Cdigo Fecha

12 REG-PRE-PPS-P-019 03/08/2010

El sistema est almacenando en forma definitiva el documento digitalizado. Oprima Aceptar para cerrar el mensaje y regresar a la ventana Digitalizacin pginas desde escner. Realice la operacin de tomar el siguiente radicado y los documentos que la acompaen e inicie el paso de digitalizacin inicial. Esta tarea la debe realizar tantas veces cuantas sean necesarias segn la cantidad de documentos que acompae cada documento. PARA EFECTOS DE DIGITALIZAR LA CORRESPONDENCIA DEL REGISTRO UNICO DE PROPONENTES SE PROCEDE A PARTIR DEL APLICATIVO PROPO, Y SE DEBE DILIGENCIAR LOS SIGUIENTES CAMPOS:

CARPETA: INSCRIPCIN: CAJA:

Otros Nmero de inscripcin del Proponente Nmero de Caja asignado previamente

El sistema est almacenando en forma definitiva el documento digitalizado. Oprima Aceptar para cerrar el mensaje y regresar a la ventana Digitalizacin pginas desde escner. Realice la operacin de tomar el siguiente radicado y los documentos que la acompaen e inicie el paso de digitalizacin inicial. Esta tarea la debe realizar tantas veces cuantas sean necesarias segn la cantidad de documentos que acompae cada documento

PROCEDIMIENTO Digitalizacin de documentos

Versin Cdigo Fecha

12 REG-PRE-PPS-P-019 03/08/2010

Procedimiento para digitalizar correspondencia Departamento Legal Registros, formularios, formatos de afiliados El operador del escner encargado de digitalizar correspondencia de los Departamentos Legal Registros, formatos de Afiliados, debe realizar el siguiente procedimiento: - Solicitar al supervisor del rea de imgenes o quien l delegue la asignacin de correspondencia de los Departamentos Legal, Registros, o formatos de Afiliados para ser digitalizados. - Ingresar al sistema Royal Suite Mdulo de Captura - Definir los parmetros del escner - Tomar un radicado o afiliado de la caja. - Extraer el radicado o afiliado - Tomar los documentos y verificar que todos estn listos para ser digitalizados (sin ganchos, que no existan dobleces en las hojas y que todas estn ubicadas en el mismo sentido), verificando que los documentos tengan nmero de matrcula o inscripcin debidamente diligenciado. - Colocar los documentos en el alimentador del escner. - Ordenar a travs del sistema que se inicie la captura de las imgenes de los folios y verificar que las hojas vayan siendo ledas por el escner una por una. - Verificar que la configuracin utilizada produzca imgenes legibles y ntidas. - - Guardar los archivos generados como se indic en el manejo del sistema. - Diligenciar la ventana Indexacin de documentos. La informacin que se debe digitar en cada uno de los campos se obtiene del radicado o formato de afiliados de los diferentes documentos. - Ordenar la grabacin de esta informacin y confirmarla segn la solicitud del sistema. - Verificar que la informacin haya sido grabada, cerciorndose de que siempre al final del proceso el sistema confirme la informacin de la ventana Indexacin de Documentos desplegando el siguiente mensaje: Indexacin y copia de archivos finalizada. - Recoger los documentos, guardarlos dentro de la carpeta, al terminar la captura. - Una vez ha terminado de digitalizar cada grupo de documentos, anota la palabra Digitalizado. El digitalizador debe firmar en la carpeta fsica donde quedan los documentos archivados, anota la fecha y los deposita en la caja correspondiente. - Repetir estas operaciones hasta llegar al ltimo radicado o afiliado de cada caja. - Tomar la caja fsica y devolverla al supervisor del rea de imgenes al terminar la captura de todos los documentos contenidos en la misma.

Control de calidad Para ingresar al sistema de control de calidad se deben ejecutar las siguientes acciones: - Encender el computador - Ingresar a la Red - Esperar a que en el computador se cargue el Windows - Cargar el ROYAL SUITE. Ingreso a Royal Suite Para ingresar al Royal Suite ubique el cursor sobre el botn Inicio, luego seleccione Programas, en el men que se despliega busque Royal Suite, escoja la opcin Royal Image.

PROCEDIMIENTO Digitalizacin de documentos

Versin Cdigo Fecha

12 REG-PRE-PPS-P-019 03/08/2010

Cuando ingrese al sistema, se despliega en la pantalla la ventana que se muestra en la siguiente figura:

Para continuar seleccione la aplicacin de acuerdo con los documentos a revisar CCB, LIBROCCB, o PROPO y luego de un doble clic para abrir la aplicacin. El sistema desplegar enseguida la siguiente ventana:

PROCEDIMIENTO Digitalizacin de documentos

Versin Cdigo Fecha

12 REG-PRE-PPS-P-019 03/08/2010

Seleccione del men la opcin Aplicacin y luego seleccione la opcin Consultar documentos o desde el teclado oprimiendo Ctrl+B, tambin se puede realizar la consulta dando clic sobre el icono cuyo dibujo son unos binculos, el sistema despliega la siguiente pantalla:

PROCEDIMIENTO Digitalizacin de documentos

Versin Cdigo Fecha

12 REG-PRE-PPS-P-019 03/08/2010

El funcionario que realice el control de calidad a radicados, formularios, afiliados debe realizarlo en un porcentaje definido para tal fin por el jefe del rea. Una vez se haya realizado la labor de digitalizacin, la caja que contiene los radicados o afiliados debe entregarse al supervisor para que l o quien designe con estos documentos haga el control de calidad. Una vez seleccionada la opcin de consulta de documentos, el sistema muestra la siguiente pantalla:

PROCEDIMIENTO Digitalizacin de documentos

Versin Cdigo Fecha

12 REG-PRE-PPS-P-019 03/08/2010

De cada carpeta que contiene los radicados, formularios o afiliados debe ingresar al sistema la bsqueda por numero de MATRICULA, en la carpeta VARIOS debe digitar en el campo nmero y dar clic sobre el botn que le permite la bsqueda de documentos en la base de datos o desde el teclado oprimiendo Ctrl+B.

Cuando el numero de la MATRICULA en la carpeta VARIOS no tiene imgenes digitalizadas, el sistema enva el siguiente mensaje:

En este caso debe confirmar el numero de la matricula y volver a realizar la consulta, cuando la matricula en la carpeta VARIOS tiene una sola imagen el sistema directamente la visualiza, en caso de tener ms de una el sistema despliega una tabla que contiene todos los documentos que se han digitalizado con el numero referencia anotado, de la siguiente forma:

PROCEDIMIENTO Digitalizacin de documentos

Versin Cdigo Fecha

12 REG-PRE-PPS-P-019 03/08/2010

Para visualizar cada imagen debe ubicar el cursor en la primera columna de la tabla y seleccionar el documento al cual desea realizar el control de calidad, observe que existen las columnas CARPETA, MATRICULA, CAJA que contiene informacin adicional de la matricula que le servir de ayuda para seleccionar la imagen que desea consultar. Una vez este seguro de la imagen que desea visualizar, selecciones con el Mouse y proceda a dar clic en la parte izquierda de la fila, sta se resaltar completamente en color azul, tal como lo muestra la imagen siguiente:

PROCEDIMIENTO Digitalizacin de documentos

Versin Cdigo Fecha

12 REG-PRE-PPS-P-019 03/08/2010

Despus debe dar doble Clic sobre la fila sombreada el sistema carga automticamente el Royal Image y despus de procesar y buscar el documento solicitado, lo despliega tal como se muestra a continuacin:

PROCEDIMIENTO Digitalizacin de documentos

Versin Cdigo Fecha

12 REG-PRE-PPS-P-019 03/08/2010

Con la imagen visualizada en el sistema se procede a verificar que su nitidez y brillo sea de fcil consulta, en caso de existir alguna inconsistencia debe diligenciar el formato HOJA DE CORRECCIONES DE DIGITALIZACION (REG-PRE-PPS-F-026) y solicitar su correccin. Para regresar a la tabla de consulta de imgenes debe dar un clic en el botn Ultimo conjunto de resultados.

PROCEDIMIENTO Digitalizacin de documentos

Versin Cdigo Fecha

12 REG-PRE-PPS-P-019 03/08/2010

El sistema despliega nuevamente la tabla para consultar imgenes, para seleccionar la siguiente a la cual le realizara el control de calidad, esta operacin la debe realizar cuantas veces lo requiera, en caso que desee finalizar y salir del sistema, seleccione la barra de herramientas superior la opcin Aplicacin y luego Salir o desde el teclado oprimiendo Ctrl+X. Uso de la barra de herramientas

La barra de herramientas est compuesta por un conjunto de iconos que permiten que el operador

PROCEDIMIENTO Digitalizacin de documentos

Versin Cdigo Fecha

12 REG-PRE-PPS-P-019 03/08/2010

del aplicativo de visualizacin de las imgenes pueda realizar operaciones que le faciliten la consulta de los documentos. En la grfica que se muestra, se han numerado cada uno de los botones que conforman la barra de herramientas y en el siguiente texto se describe su uso: 1. Este icono permite cambiar a cualquiera de las otras aplicaciones que se tienen en Royal Image. 2. Permite imprimir el documento que se est visualizando 3.Este icono es utilizado para exportar los documentos (grabar archivos) 4.Este botn se utiliza para visualizar la primera pgina del documento que se tenga cargado. 5. Permite retroceder a la pgina anterior 6. Ventana en la que se despliega el nmero de la pgina que se est visualizando 7. Permite avanzar una pgina hacia delante 8. Con este botn se puede avanzar hasta la ltima pgina del documento que se tenga cargado 9. Permite que se gire a la izquierda la pgina que se est visualizando 10. Permite que se gire a la derecha la pgina que se est visualizando 11. Botn Navegador despliega una ventana pequea, donde aparece un sombreado en negro, que le permite desplazarse por la hoja del documento digitalizado para visualizar en un tamao mayor las diferentes secciones de cada imagen. Esta opcin se utiliza para imgenes de dibujos o mapas que contengan textos. 12. Este icono permite aumentar el tamao de la pgina que est visualizando. 13. Permite disminuir el tamao de la pgina que est visualizando. 14. Ajusta a lo ancho la pgina visualizada cuando esta tuvo alguna modificacin. 15. Ajusta a lo alto la pgina visualizada, muestra la pgina completa a lo largo. 16. Botn parmetros de visualizacin se utiliza para mejorar la resolucin y tonalidad de aquellas imgenes que originalmente no permitieron su digitalizacin de mejor calidad. Cuando se pulsa este botn el sistema muestra el siguiente cuadro de dialogo para configurar las opciones de Contraste y Brillo hasta obtener perfecta visin y legibilidad de la imagen desplegada en la pantalla.

17. Este icono (binculos) es la opcin que le permite consultar los documentos que se encuentra digitalizados en cada MATRICULA o INSCRIPCION. Al dar clic el sistema despliega la ventana en la cual debe completar para realizar la consulta, as: 18. Botn Ultimo conjunto de resultados permite regresar a la tabla de consulta de documentos. , Ejecucin del control de calidad El procedimiento que se debe seguir para ejecutar el Control de Calidad de las imgenes digitalizadas de

PROCEDIMIENTO Digitalizacin de documentos

Versin Cdigo Fecha

12 REG-PRE-PPS-P-019 03/08/2010

la correspondencia recibida de los Departamentos Legal, Registros, formularios, y afiliados, es el siguiente: * Recibir la caja que fue digitalizada por el operario del rea de Registros. * Tomar la carpeta que contiene el grupo de documentos a la que le va a realizar control de calidad. Tomar el radicado, formulario, formato de afiliados, Ir al sistema Royal Suite y en la aplicacin de CCB, LIBROCCB o PROPO segn corresponda, en la carpeta VARIOS o OTROS Consultar documentos, en el campo MATRICULA digitar el nmero de matrcula o inscripcin (en aplicativo PROPO, nmero de inscripcin) del radicado o afiliado al que corresponda el documento que va a visualizar. * En la tabla Resultados de la bsqueda una vez este seguro de la imagen que desea visualizar, de doble clic en la parte izquierda de la fila para que la imagen se muestre en la pantalla. * El sistema despliega las imgenes del documento que se ha digitalizado y al cual se le har Control de Calidad. * Verificar la imagen que despliega el sistema, contra el documento fsico, observar que se cumplan los siguientes pasos: - La imagen debe corresponder al documento fsico seleccionado. - La imagen de cada pgina debe corresponder a la totalidad de la misma, para lo cual debe verificar la primera y la ltima lnea contra la pgina que se visualice en pantalla. - La imagen debe ser perfectamente visible en todas sus lneas - Todo el texto del documento debe ser legible y ntido inclusive los sellos y/o firmas. - El documento debe estar digitalizado en su totalidad (todos los folios que componen el documento) para lo cual debe verificarse que estn todas las pginas que forman parte del mismo, por ambas caras cuando en el anverso de las hojas haya contenido, sellos o firmas. - Las pginas de cada uno de los documentos deben aparecer en el mismo orden en el que estn en el documento fsico. - Dar clic en el icono Ultimo conjunto de resultados (si el documento cumple exactamente con todos los aspectos mencionados anteriormente) y seleccionar el documento siguiente a realizar el control de calidad, repetir la misma operacin hasta terminar los documentos de los radicados o formatos de afiliados. NOTA: Si encuentra que algunos de los aspectos mencionados anteriormente no se cumplen, la persona encargada de llevar a cabo el control de calidad, debe: - Diligenciar el formato HOJA DE CORRECCIONES DE DIGITALIZACION (REG-PRE-PPS-F-026). En los siguientes campos: Fecha: Fecha en la que se hace el control de calidad Caja: Nmero de la caja a la cual se le est haciendo Control de Calidad Registro: No aplica. Matricula o Inscripcin: Nmero de matrcula del documento al cual corresponde el documento examinado. Libro: No aplica. No. Registro: No aplica. Observaciones: Breve descripcin del error evidenciado, indicando la solucin a aplicar. * Introducir una gua (cartulina rosada) dentro de la carpeta en la que debe sealar el documento a corregir. NOTA: La operacin de diligenciar el formato HOJA DE CORRECCIONES DE DIGITALIZACION (REG-PRE-PPS-F-026) debe hacerse tantas veces como errores se encuentren en las imgenes de cada caja. * Recibir de cada operario de control de calidad, las cajas a las que se les haya efectuado el control de calidad, verificar el formato HOJA DE CORRECCIONES DE DIGITALIZACION (REG-PRE-PPS-F-026) y ordenar las correcciones necesarias o dar el Vo. Bo. Correspondiente * Peridicamente debe revisar junto con el Jefe del Departamento de Registros los promedios de error encontrados y ajustar cuando sea necesario el porcentaje de documentos de radicados formularios o afiliados que en promedio sern la muestra en el proceso de control de calidad. * Verificar que las correcciones solicitadas en la HOJA DE CORRECCIONES DE DIGITALIZACION (REG-PREPPS-F-026) hayan sido efectuadas. * Una vez concluido el control de calidad, el supervisor o quien haya realizado el control de calidad, sobre la cartula de cartulina de cada paquete debe firmar como visto bueno de control de calidad con nombre completo y fecha en que realiz el control de calidad, posteriormente la caja debe devolverse al Supervisor de Imgenes para que archive los documentos en la caja para archivo inactivo No. 4

PROCEDIMIENTO Digitalizacin de documentos

Versin Cdigo Fecha

12 REG-PRE-PPS-P-019 03/08/2010

establecida para tal fin. Consulta La consulta de imgenes de los radicados de correspondencia proveniente de los Departamentos Legal y Registros, formularios, formatos de Afiliados, la puede realizar los funcionarios que tengan la licencia de uso del sistema de imgenes Royal Image, siempre y cuando el usuario tenga los permisos correspondientes se podrn visualizar estas imgenes. El procedimiento a seguir es el siguiente:

Consulta desde Royal Image - Encender el computador - Ingresar a la Red - Esperar a que en el computador se cargue el Windows Cargar el ROYAL SUITE Ingreso a Royal Suite Para ingresar al Royal Suite ubique el cursor sobre el botn Inicio, luego seleccione Programas, en el men que se despliega busque Royal Suite, escoja la opcin Royal Image.

Cuando ingrese al sistema, se despliega en la pantalla la ventana que se muestra en la siguiente figura:

PROCEDIMIENTO Digitalizacin de documentos

Versin Cdigo Fecha

12 REG-PRE-PPS-P-019 03/08/2010

Para continuar seleccione la aplicacin CCB, LIBROCCB o PROPO segn corresponda y luego de un doble clic para abrir la aplicacin. El sistema desplegar enseguida la siguiente ventana:

Como realizar una consulta Para realizar una consulta siga cuidadosamente los siguientes pasos: Inicialmente elija la aplicacin CCB, LIBROCCB, O PROPO segn corresponda para realizar la consulta,

PROCEDIMIENTO Digitalizacin de documentos

Versin Cdigo Fecha

12 REG-PRE-PPS-P-019 03/08/2010

haciendo clic sobre el men Aplicacin y seleccionando Cambiar aplicacin o desde la ventana principal de Royal/Image localice y haga clic sobre el icono si desea utilizar el teclado oprima Ctrl+M.

- A continuacin haga clic sobre el men Aplicacin y seleccione la opcin consultar documentos o en la ventana principal de Royal/Image localice y haga clic sobre el icono si desea utilizar el teclado oprima Ctrl+B. Una vez seleccionada la opcin de consulta de documentos, el sistema muestra la pantalla Bsqueda de documentos:

PROCEDIMIENTO Digitalizacin de documentos

Versin Cdigo Fecha

12 REG-PRE-PPS-P-019 03/08/2010

Tenga en cuenta que los ndices que se muestran en esta ventana variarn de acuerdo con la aplicacin seleccionada. Por favor ingrese la informacin en las cajas de texto de cada ndice o en las listas desplegables e inicie la consulta oprimiendo el botn de igual manera puede utilizar el teclado oprimiendo Ctrl+B. Tenga en cuenta que si usted digita completamente la informacin para cada ndice, al efectuar la consulta le ser mostrada la imagen del documento que usted desea visualizar. Si por el contrario digita uno o ms criterios de bsqueda, aparecer la ventana de resultados con la informacin relacionada al criterio digitado. En este caso localice y seleccione de la lista el resultado que desee y oprima el botn Visualizar documento. Si la consulta produjo algn resultado de acuerdo a la informacin ingresada anteriormente, le ser mostrada la ventana Resultados de la bsqueda. De lo contrario aparecer el mensaje:

Para continuar oprima Aceptar y realice una nueva consulta realizando el proceso anteriormente descrito. Visualizacin de resultados Una vez definidos los criterios de bsqueda oprima el cono correspondiente. Aparecer en pantalla la ventana Resultados de la bsqueda que consiste en una grilla que muestra los ndices de los documentos que cumplen con las condiciones de la bsqueda. El resultado puede corresponder a uno o varios documentos y depender de la cantidad de criterios digitados para cada ndice en la ventana de bsqueda. La ventana de resultados consiste en una grilla conformada por celdas en las que aparece la informacin correspondiente a una consulta ejecutada previamente. La

PROCEDIMIENTO Digitalizacin de documentos

Versin Cdigo Fecha

12 REG-PRE-PPS-P-019 03/08/2010

siguiente figura muestra la ventana de Resultado de bsqueda con las partes que la conforman.

Ttulo de la ventana. Contiene el ttulo de la ventana de Resultados de la bsqueda. Men Opciones. Contiene las herramientas de administracin de resultados como lo son visualizar documentos, exportar resultados, salvar configuracin, Cambio de letra, e Imprimir resultados. Cantidad documentos consultados. Muestra la cantidad de documentos que aparecen en la grilla de resultados despus de haber efectuado la consulta. ndices de la aplicacin. Muestra la informacin contenida en cada ndice de acuerdo a la aplicacin que se encuentre en uso. Barra de desplazamiento. Utilice la barra de desplazamiento para observar la informacin que se encuentre oculta cuando la ventana de resultado no est maximizada. Minimizar. Oprima para minimizar la ventana de resultado a la barra de tareas Maximizar / restaurar. Oprima para maximizar la ventana de resultado a su tamao mximo u oprima nuevamente para regresar la ventana a su estado inicial. Cerrar. Oprima para cerrar la ventana de resultado. Desde la ventana de Visualizacin de resultados se puede acceder al men Opciones, que contiene las herramientas de visualizacin y administracin de cada uno de los documentos consultados.

PROCEDIMIENTO Digitalizacin de documentos

Versin Cdigo Fecha

12 REG-PRE-PPS-P-019 03/08/2010

Ttulo de la ventana. Contiene el ttulo de la ventana de Resultados de la bsqueda. Men Opciones. Contiene las herramientas de administracin de resultados como lo son visualizar documentos, exportar resultados, salvar configuracin, Cambio de letra, e Imprimir resultados. Cantidad documentos consultados. Muestra la cantidad de documentos que aparecen en la grilla de resultados despus de haber efectuado la consulta. ndices de la aplicacin. Muestra la informacin contenida en cada ndice de acuerdo a la aplicacin que se encuentre en uso. Barra de desplazamiento. Utilice la barra de desplazamiento para observar la informacin que se encuentre oculta cuando la ventana de resultado no est maximizada. Minimizar. Oprima para minimizar la ventana de resultado a la barra de tareas Maximizar / restaurar. Oprima para maximizar la ventana de resultado a su tamao mximo u oprima nuevamente para regresar la ventana a su estado inicial. Cerrar. Oprima para cerrar la ventana de resultado. Desde la ventana de Visualizacin de resultados se puede acceder al men Opciones, que contiene las herramientas de visualizacin y administracin de cada uno de los documentos consultados.

Visualizar: Permite observar las imgenes de cada documento seleccionado en la ventana Resultados de Bsqueda. Para visualizar la imagen de un documento realice lo siguiente: - Efecte la consulta siguiendo los pasos descritos en el tema Como realizar una Consulta. - A continuacin aparecer la ventana de resultados en la que se muestra detalladamente la informacin de cada documento. - Oprima el botn para visualizar el documento consultado. Exportar: Resultados a archivo, permite exportar y guardar la informacin arrojada en la consulta en formatos de archivo HTML y txt. Para exportar el resultado de la consulta realice lo siguiente: - En la ventana de Resultados de bsqueda localice y oprima el botn - A continuacin aparece la ventana Exportar registros, donde podr seleccionar una de las siguientes opciones:

PROCEDIMIENTO Digitalizacin de documentos

Versin Cdigo Fecha

12 REG-PRE-PPS-P-019 03/08/2010

Actual. Seleccione si desea exportar el registro donde se encuentre actualmente ubicado el cursor en la grilla de resultados. Seleccin. Seleccione si desea exportar los registros seleccionados en la grilla de resultados. Todos. Seleccione si desea exportar todos los registros arrojados en la consulta. Luego de seleccionar una de las tres opciones anteriores, proceda a exportar los registros a formato HTML o txt. Para exportar a HTML, presione el botn correspondiente para abrir la ventana Nombre de archivo HTM.

Digite el nombre del archivo en la casilla nombre, elija la ruta destino donde almacenar el nuevo archivo y oprima el botn Guardar. La apariencia que tendr el archivo exportado a formato HTML habiendo seleccionado la opcin Actual ser la siguiente:

PROCEDIMIENTO Digitalizacin de documentos

Versin Cdigo Fecha

12 REG-PRE-PPS-P-019 03/08/2010

Para exportar a un archivo plano de texto, presione el botn para abrir la ventana Nombre de archivo TXT. Digite el nombre del archivo en la casilla nombre, elija la ruta destino donde almacenar el nuevo archivo y oprima el botn Guardar. La apariencia que tendr el archivo exportado a formato txt habiendo seleccionado la opcin Todos ser la siguiente:

Salvar Configuracin Guarda los cambios de visualizacin efectuados a la tabla o grilla de resultados. Por ejemplo puede cambiar el tipo y tamao de letra o las dimensiones de las celdas. Estas modificaciones puede guardarlas oprimiendo el botn Salvar Configuracin, cada vez que sea generada una consulta, la grilla de resultados tomar el aspecto que el usuario defini para su visualizacin. Letra Permite cambiar el tipo de letra y la apariencia de la grilla donde se muestran los resultados. Al oprimir el botn Cambio de letra del grid aparecer la siguiente ventana desde la cual el usuario puede configurar las opciones de visualizacin de fuente para la grilla de resultados de la ventana de visualizacin:

PROCEDIMIENTO Digitalizacin de documentos

Versin Cdigo Fecha

12 REG-PRE-PPS-P-019 03/08/2010

Fuente. Permite definir el tipo de fuente con la que ser visualizada la informacin de la consulta en la grilla de resultados. Para cambiar el tipo de fuente efecte lo siguiente: - En la ventana de Resultados de bsqueda localice y oprima el botn - En el ttulo fuente haga clic sobre la lista y elija la fuente que desee. - Oprima Aceptar para guardar las modificaciones y salir. Observe el recuadro de ejemplo para previsualizar los cambios que realice en esta opcin antes de oprimir Aceptar. Estilo de fuente. Permite modificar la apariencia del tipo de fuente seleccionado. Seleccione Normal para visualizar la fuente de letra seleccionada en forma normal. Seleccione Cursiva para observar la fuente de letra inclinada hacia la derecha. Seleccione Negrita para observar la fuente de letra normal en formato negrita. Seleccione Negrita cursiva para observar la fuente de letra inclinada hacia la derecha en formato negrita. Tamao. Ajusta el tamao al tipo de fuente de letra seleccionado. Mientras el nmero seleccionado incremente, el tamao de la fuente ser mayor. Observe el recuadro de ejemplo para previsualizar los cambios que realice en esta opcin antes de oprimir Aceptar. Efectos. Permite agregar al tipo de fuente seleccionada los siguientes efectos: Tachado. Active la casilla para insertar una lnea en el centro de cada letra para indicar que ha sido tachada. Ejemplo: ABCDEFG Subrayado. Active la casilla para insertar una lnea debajo de cada letra para indicar que ha sido subrayada. Ejemplo: ABCDEFG Color. Contiene la lista con los colores posibles para ser agregados a la fuente de letra que aparecer en la grilla de resultados. Para cambiar el color a la fuente realice lo siguiente: - En la ventana de Resultados de bsqueda, localice y oprima el botn - En el recuadro efectos localice la opcin Color y despliegue la lista de colores

PROCEDIMIENTO Digitalizacin de documentos

Versin Cdigo Fecha

12 REG-PRE-PPS-P-019 03/08/2010

- Seleccione el color que desee y observe el recuadro de ejemplo para previsualizar los cambios que realice antes de oprimir Aceptar. - Oprima Aceptar para validar los cambios y salir de la ventana fuente. Alfabeto. Contiene los alfabetos para visualizar con base en ellos los diversos tipos de fuente. Ejemplo. Permite previsualizar las modificaciones realizadas por el usuario antes de guardarlas. Botn Aceptar. Oprima para guardar las modificaciones realizadas y salir de la ventana fuente. Botn Cancelar. Oprima para cancelar y omitir las modificaciones realizadas y salir de la ventana fuente. Imprimir Efecta la impresin de los resultados obtenidos en la consulta y solo pueden hacer uso de esta opcin los usuarios que tengan el perfil de impresin asignado por el administrador de la aplicacin. Para imprimir la grilla con el resultado de la consulta, realice lo siguiente: - En la ventana Resultados de la bsqueda oprima el botn - A continuacin aparece en pantalla la ventana Configurar pgina donde encontrar las opciones principales para configurar adecuadamente la pgina donde realizar la impresin.

PROCEDIMIENTO Digitalizacin de documentos

Versin Cdigo Fecha

12 REG-PRE-PPS-P-019 03/08/2010

Papel. Permite configurar el tamao del papel utilizado para efectuar la impresin de documentos. Tamao. Despliegue la lista y seleccione el tamao del papel de acuerdo al tipo de impresora y la informacin que desee imprimir. Origen. Especifica el origen o fuente de alimentacin del papel. Por defecto elija la opcin automtica para que la impresora por s sola elija el papel de la fuente de alimentacin que tenga disponible. Orientacin. Indica la orientacin que tendr el documento en la pgina impresa. Vertical. Seleccione para imprimir un documento con orientacin de pgina vertical. Horizontal. Seleccione para imprimir un documento con orientacin de pgina horizontal. Mrgenes. Permite ajustar el rea de impresin para que sea impresa una pgina de acuerdo a los mrgenes establecidos. Izquierdo. Ajuste el rea de impresin para el margen izquierdo modificando los valores preestablecidos. Derecho. Ajuste el rea de impresin para el margen derecho modificando los valores preestablecidos. Superior. Ajuste el rea de impresin para el margen superior modificando los valores preestablecidos. Inferior. Ajuste el rea de impresin para el margen inferior modificando los valores preestablecidos. Botn Aceptar. Oprima para guardar las modificaciones y abrir la ventana de Vista preliminar. Botn Cancelar. Oprima para omitir las modificaciones efectuadas y salir de la ventana de configurar pgina. Botn Impresora. Oprima para modificar las opciones de la impresora. Si desea modificar las opciones de impresora realice lo siguiente: - Desde la ventana Configurar pgina, oprima el botn Impresora. - De inmediato aparece la ventana de Configuracin para que seleccione y modifique las Propiedades de impresin, las cuales varan de acuerdo al tipo y el modelo de impresora seleccionada.

PROCEDIMIENTO Digitalizacin de documentos

Versin Cdigo Fecha

12 REG-PRE-PPS-P-019 03/08/2010

La ventana configurar pgina est compuesta de: Nombre impresora. Despliegue la lista y seleccione una de las impresoras instaladas en su PC. Estado. Muestra el estado actual en que se encuentra la impresora y puede estar activa o inactiva. Tipo. Muestra la referencia o tipo de impresora conectada en su PC. Ubicacin. Muestra la ubicacin o destino en que se encuentra ubicada la impresora. Comentario. Especifica un ttulo o comentario relacionado con el funcionamiento de la impresora. Botn red. Oprima para configurar la impresora a una ruta de acceso compartido en la red. Botn Propiedades. Oprima para ajustar las propiedades de la impresora seleccionada anteriormente. Tenga en cuenta que la ventana de Propiedades de impresora tendr una apariencia diferente de acuerdo al tipo y modelo de la impresora seleccionada. Botn Aceptar. Oprima para validar los cambios y salir de la ventana de Configurar pgina. Botn Cancelar. Oprima para descartar los cambios y salir de la ventana de Configurar pgina. Si oprimi Aceptar en la ventana Configurar pgina, aparecer en pantalla una nueva ventana que permite realizar una vista preliminar de las pginas antes de ser impresas.

PROCEDIMIENTO Digitalizacin de documentos

Versin Cdigo Fecha

12 REG-PRE-PPS-P-019 03/08/2010

Utilice las siguientes opciones (Men File, Men View) para visualizar las pginas del documento que ser impreso. Finalmente efecte la impresin de las pginas utilizando una de las opciones disponibles en el men File. Tipos de consulta En el momento de ingresar la consulta el usuario debe tener claro que desea consultar y como mnimo el nmero de matrcula, las consultas que podemos realizar son: - Seleccionar de los campos CARPETA, MATRICULA a consultar y en el campo MATRICULA digite nmero de matrcula de Enter y clic sobre el botn que permite la bsqueda de documentos en la base de datos o desde el teclado oprima Ctrl+B.

PROCEDIMIENTO Digitalizacin de documentos

Versin Cdigo Fecha

12 REG-PRE-PPS-P-019 03/08/2010

Con esta opcin el sistema despliega en la pantalla directamente el documento solicitado, para el ejemplo muestra la carpeta VARIOS de la matricula 1870821 caja 45554 as:

- Consulta por numero de MATRICULA se puede realizar la consulta con este dato y el sistema mostrar todos los documentos que estn digitalizados para esa MATRICULA, para utilizar esta opcin en la pantalla bsqueda de documentos en el campo MATRICULA digite el nmero de matrcula de Enter y clic sobre el botn que permite la bsqueda de documentos en la base de datos o desde el teclado oprima

PROCEDIMIENTO Digitalizacin de documentos

Versin Cdigo Fecha

12 REG-PRE-PPS-P-019 03/08/2010

Ctrl+B.

Con esta opcin el sistema despliega la tabla Resultado de la bsqueda, que se muestra a continuacin en la cual aparecen todos documentos que estn digitalizados para esta matrcula.

Oprima el botn correspondiente para visualizar el documento consultado o doble clic sobre la fila que contiene la informacin del mismo - Consulta por nmero de caja, se utiliza para buscar los documentos que se encuentran digitalizados por numero de caja. Para tal efecto en la pantalla bsqueda de documentos en el campo CAJA digite el numero de caja de Enter y clic sobre el botn que permite la bsqueda de documentos en la base de datos o desde el teclado oprima Ctrl+B.

PROCEDIMIENTO Digitalizacin de documentos

Versin Cdigo Fecha

12 REG-PRE-PPS-P-019 03/08/2010

Con esta opcin el sistema despliega la tabla Resultado de la bsqueda, que se muestra a continuacin en la cual aparecen todos documentos de que estn digitalizados para esta caja (45554).

Oprima el botn para visualizar el documento consultado o doble clic sobre la fila que contiene la informacin del mismo. - Consulta por comodines * *, esta opcin se utiliza cuando no hay certeza de las imgenes que se desean visualizar, pero se conoce alguna informacin de la misma, para tal efecto debe digitarla entre dos asteriscos (*), en los campos que correspondan MATRICULA, o CAJA. Por ejemplo deseo ver los VARIOS cuya MATRICULA comience por 1800000, entonces debo proceder as: En el campo MATRICULA digito *1800000* y clic sobre el botn que permite la bsqueda de documentos en la base de datos o desde el teclado oprima Ctrl+B.

PROCEDIMIENTO Digitalizacin de documentos

Versin Cdigo Fecha

12 REG-PRE-PPS-P-019 03/08/2010

Tipos de consulta para correspondencia con Entidades Oficiales: En el momento de ingresar la consulta el usuario debe tener clara la informacin que desea consultar y tener los siguientes datos como mnimo: Mes y da a buscar. Las consultas que podemos realizar son: - Seleccionar de los campos No. Libro (da), No. Registro (mes a consultar 8 dgitos), Nombre (correspondencia con Entidades Oficiales). Digite en el campo No. Libro el da o en el campo No. Registro el mes a buscar y clic sobre el botn que permite la bsqueda de documentos en la base de datos o desde el teclado oprima Ctrl+B

Tipos de consulta para Otros del Registro nico de Proponentes: En el momento de ingresar la consulta el usuario debe tener clara la informacin que desea consultar y tener los siguientes datos como mnimo: Nmero de inscripcin. Las consultas que podemos realizar son: - Seleccionar de los campos CARPETA (otros), INSCRIPCIN (nmero de inscripcin del proponente CAJA (nmero de caja asignada en la fase de alistamiento) y clic sobre el botn que permite la bsqueda de documentos en la base de datos o desde el teclado oprima Ctrl+B

PROCEDIMIENTO Digitalizacin de documentos

Versin Cdigo Fecha

12 REG-PRE-PPS-P-019 03/08/2010

Archivo Los documentos en papel digitalizados soporte de los radicados provenientes de los Departamentos Legal y Registros as como los formatos documentos de Afiliados, correspondencia con Entidades Oficiales una vez se les ha efectuado el control de calidad, se deben archivar por da dentro de los mismos paquetes, asegurados con una banda de caucho y almacenarlos en una caja de archivo inactivo # 4. Luego se debe adherir en la tapa debidamente diligenciado el formato REG-PRE-PPS-F-027 Hoja de ruta y coordinar con el supervisor de imgenes del Departamento de Registros el envo al archivo central, y se conservarn de manera fsica de acuerdo con lo enunciado en el procedimiento REG-PREPPS-P-024 Conservacin de los documentos e informacin de los registros pblicos.

Das könnte Ihnen auch gefallen